“Zorg dat je je eigen kompas in handen hebt!”
“In 2019 zijn we meer gaan luisteren naar de praktijken.”
“Zorg dat je je eigen kompas in handen hebt!”
2019 was voor SpotOnMedics een turbulent jaar vol veranderingen: een nieuwe locatie, nieuwe concepten, nieuwe producten en diensten én weer veel nieuwe gebruikers op het platform. Tegelijkertijd ging dit hand in hand met nieuwe collega’s om alles in de juiste banen te leiden. De turbulentie van 2019 geeft veel frisse energie voor 2020. We drinken een glas champagne met Frans Rientjes, Algemeen Directeur van SpotOnMedics.
Groei
In 2019 heeft SpotOnMedics veel nieuwe fysiotherapiepraktijken en dus therapeuten mogen verwelkomen op het platform. Frans benadrukt dit: “Als we kijken naar 2019 is SpotOnMedics ten opzichte van 2018 met 23% gegroeid.” Deze 23% groei is gericht op FysioOne, het EPD verwerkingsplatform van SpotOnMedics. Naast deze aanwas van nieuwe praktijken groeit SpotOnMedics ook onder de bestaande klanten: steeds meer praktijken maken niet meer alleen gebruik van het EPD, maar stappen over op het volledige all-in-one platform, met de extra (accountancy) diensten en de adviesrol die SpotOnMedics biedt. “Tweederde van onze klanten maakt naast FysioOne ook gebruik van SpotOnMedics Financieel en SpotOnMedics Personeel” zegt Frans. “Dit doen ze door de enorm hechte koppeling tussen de data uit het FysioOne platform en de boekhouding en personeelsadministratie.” De verandering in SpotOnMedics’ groei is vooral terug te koppelen aan de veranderende behoefte bij haar klanten: het ging in 2019 niet langer alleen om het EPD als product, maar ook om de financiële diensten en de adviezen die daarnaast verzorgd worden.
Met een sterke groei komen ook nieuwe uitdagingen: het serverpark wordt zwaarder belast, de interne processen moeten continu verbeterd worden, er zijn meer werkplekken nodig voor meer personeel, er is een continue zoektocht naar nieuwe professionals en de gespreksruimte (customer space) voor klanten en businesspartners moet toenemen. Mede door deze redenen is SpotOnMedics net voor de kerst 2018 verhuisd van hun oude kantoor van 500 m2 naar een nieuw kantoor met een ruimte van bijna 2.000 m2. In dit nieuwe pand heeft SpotOnMedics haar eigen Event Center als ‘FysioHub’ gerealiseerd. Frans: “Door deze ruimte zijn wij steeds beter in staat om activiteiten in eigen huis te organiseren, waarmee we klanten meenemen in de ontwikkelingen van vandaag, morgen en overmorgen.”
De ontwikkeling van de FysioHub
Met de komst van het Event Center is het aantal evenementen dat SpotOnMedics organiseert flink toegenomen. Het afgelopen jaar heeft SpotOnMedics met haar team aan 133 events deelgenomen, waarvan een groot aantal zelf waren georganiseerd. Naast de verdere uitbouw van online producten heeft het SpotOnMedics team door haar Event Center nu de mogelijkheid om live kennis over te brengen aan de hand van masterclasses. Zo kunnen de gebruikers het maximale uit het all-in-one platform halen – dat resulteert in meer tijd voor de patiënt. In 2019 zijn er verschillende masterclasses georganiseerd: van het Basic-Fit event, vakinhoudelijke masterclasses van businesspartner DenkFysio, echografie cursussen van SonoSkills en introducties van nieuwe zorgproducten tot aan de start van de leergang ‘Bedrijfsvoering in de fysiotherapie’ van Wittemeer Academy. In het nieuwe SpotOnMedics Event Center als FysioHub kan het allemaal. “De FysioHub is de plek om te verbinden en doorlopend nieuwe dingen te leren, zowel voor onze klanten als voor onze medewerkers”, zegt Frans. “Want juist met de toenemende complexiteit in de zorg moeten we allemaal door blijven leren.”
Aan de slag met je eigen kompas: Business Intelligence
In de groei van SpotOnMedics heeft big data een belangrijke rol. Frans vindt dat big data ook bij de praktijken een grotere rol moet spelen. Dankzij de SpotOnMedics cloud oplossingen en een grotere hoeveelheid data wordt het makkelijker voor praktijken om realtime hun bedrijfsinformatie te analyseren en met gelijkgestemden te benchmarken. De groeiende mogelijkheden van big data hebben ervoor gezorgd dat in 2019 een nieuw adviesproduct is toegevoegd aan de productportefeuille: SpotOnMedics Intelligence. Frans: “Business Intelligence kan je zien als een kompas. Door dit kompas weet je beter waar je staat, ben je slimmer en kun je efficiënter volgende stappen te maken. Daar kunnen wij als leverancier en adviseur uitstekend in helpen. Het sluit dan ook aan bij onze missie voor de komende jaren.”
Ook op het SpotOnMedics Gebruikersevent in oktober stond big data dit jaar centraal. Wat betekent big data voor de praktijk, en hoe kan dit op een praktische manier worden toegepast? Big data en de juiste analysetools stellen praktijken in staat om een beter beeld te krijgen van hun eigen positie in de markt. Dit leidt tot een betere planning, een betere zorgverlening en ook een beter financieel bedrijfsrendement. Frans: “Big data is het nieuwe goud, en het ligt in de handen van onze praktijkhouders.”
Marktontwikkelingen
SpotOnMedics is niet de enige die in ontwikkeling is geweest in 2019: ook in de fysiotherapiemarkt zijn er veel veranderingen te zien. Wat waren in 2019 de belangrijkste marktontwikkelingen? “In 2019 zag ik een verschuiving van verrichtingen naar zorgproducten, met meer aandacht voor initiatieven zoals FysioTopics en Zorg1. Daarnaast zie ik een verschuiving van tweedelijns zorg naar de eerste of de anderhalvelijns. Dit is een typische ontwikkeling die nieuwe kansen voor fysiotherapiepraktijken biedt. Ditzelfde geldt voor werkgever-gerelateerde activiteiten voor de fysiotherapeut. Door daar actief mee bezig te zijn, kunnen praktijken hierop inspelen en hun marktpositie verbreden en verbeteren”, aldus Frans.
De derde grote ontwikkeling die Frans noemt is de bundeling van fysiotherapiepraktijken binnen de eigen regio. Hij legt uit dat door zaken samen op te pakken, zorgplannen gezamenlijk te definiëren en dus als regio een groter aantal patiënten te bedienen, er sterke samenwerkingsverbanden worden opgezet. Dit leidt tot een betere contracteringspositie die voor fysiotherapiepraktijken uitermate interessant is. Frans: “Wij denken dat ‘Samen Sterk in de Regio’ een model is dat in heel Nederland toegepast kan en moet worden. Praktijken zouden daar met veel belangstelling naar moeten kijken om er voor zichzelf een stuk strategisch en financieel voordeel in te creëren.”
De vierde en laatste ontwikkeling is de verschuiving van de traditionele patiënt naar cliënt, waarbij de cliënt in een vragende positie komt. Frans legt uit: “Cliënten zijn de laatste tijd in veel gevallen beter geïnformeerd over hun aandoening en willen vooraf informatie over het behandeltraject. Dit vraagt een andere manier van positionering en communicatie met de cliënt. Intensivering van behandeltrajecten kan goed plaatsvinden door gebruik te maken van blended care modellen: traditionele fysiotherapie in de praktijk en behandelingen op afstand door middel van huiswerkoefeningen en e-consults.”
Een blik op 2020
Met 2019 dat tot een einde is gekomen, is het tijd om naar 2020 te kijken. In 2020 kunnen praktijken verwachten dat SpotOnMedics de ingezette innovatielijn doorzet. “Wij zullen ons richten op het verder uitbouwen en ontwikkelen van de producten- en dienstenportefeuille in ons all-in-one concept”, vertelt Frans. “In het bijzonder wordt er veel aandacht geschonken aan de doorontwikkeling van de SpotOnMedics Academy, inclusief het organiseren van masterclass programma’s.” Daarnaast wordt de adviesrol van SpotOnMedics steeds belangrijker. In de komende periode wil SpotOnMedics haar klanten steeds meer ondersteunen in bedrijfsontwikkeling en de keuzes die zij daarbij kunnen maken.
Frans legt uit dat dit niet alleen terug zal komen op de SpotOnMedics Academy, maar ook in de gebruikersoverleggen met de klant. “In 2020 blijven we luisteren naar onze klanten, waardoor we ons co-creatiemodel blijven benutten en we oplossingen realiseren die ook aansluiten op de specifieke klantbehoefte van vandaag en morgen”. Tot slot verwacht Frans dat Business Intelligence in 2020 groter en belangrijker wordt, en dat SpotOnMedics Intelligence op diverse niveaus in het land verder uitgerold zal worden. “Dit gaat praktijken helpen met het herkennen van effectieve zorgpaden. Het helpt in het leveren van betaalbare zorg en het geeft ook informatie over optimalisatie van het bedrijfsresultaat”, aldus Frans. “Maar het belangrijkste is dat wij ook in 2020 de ontwikkeling van de Nederlandse zorginfrastructuur zullen volgen en daar weer stappen zullen maken om ons platform mee te nemen naar de toekomst van 2025 of 2030.”
Dankwoord
In afsluiting van het interview grijpt Frans nog de kans aan voor een dankwoord: “Mag ik in dit interview nog gebruik maken van een moment om mensen te bedanken? Ik wil namelijk onze klanten, relaties, businesspartners, stakeholders en alle medewerkers bedanken voor hun vertrouwen in SpotOnMedics. En natuurlijk hoop ik iedereen in 2020 de hand te mogen schudden op een van onze events in het land of in onze eigen FysioHub in Hoofddorp! Zorg dat je in 2020 een eigen kompas krijgt en check regelmatig de juiste koers. Ik wens jullie allemaal een succesvol en gezond 2020. Proost!”
– Frans Rientjes, algemeen directeur SpotOnMedics
“In 2019 zijn we meer gaan luisteren naar de praktijken.”
Met 365 dagen die verstreken zijn kan het FysioOne platform natuurlijk niet ongewijzigd blijven. Nicole Bremer, Productmanager van SpotOnMedics, is elke dag bezig om samen met het team het platform aan te laten sluiten op de werkzaamheden van fysiotherapeuten, secretaresse(s) en managers en daarbij de administratieve lasten zo veel mogelijk te verminderen. Samen kijken we terug op 2019: wat is er veranderd aan het platform en waar is Nicole het meest trots op?
Nieuw, nieuw en nog eens nieuw
Een jaar bij het SpotOnMedics Productteam begint en eindigt altijd hetzelfde: met de jaarovergang. Nicole: “In de jaarovergang begeleiden wij praktijken zo goed mogelijk met standaard, nieuwe fysiotherapie items en wettelijke wijzigingen die doorgevoerd moeten worden in de omgevingen.” Maar tussen de jaargangen in is er natuurlijk heel veel gewijzigd op het platform. De online agenda, die therapeuten onderweg kunnen gebruiken, is opnieuw gereleased, en praktijken kunnen nu verschillende zorgproducten declareren via FysioOne. Er zijn diverse optimalisaties doorgevoerd op het gebied van SpotOnMedics Financieel, waardoor de administratielast van de praktijken en de professionals van SpotOnMedics verminderd is. Ook de metingen en vragenlijsten in het patiëntendossier zijn flink aangepakt. “Het afgelopen jaar hebben we ruim 120 klinimetrie items toegevoegd of gewijzigd” zegt Nicole. “Dit was op het verzoek van de klant of van universiteiten en/of andere instanties. Op deze manier kunnen onze relaties correct werken, en dit leidt tot valide data en dus betrouwbare analyses.”
Om al deze nieuwe en verbeterde functionaliteiten te lanceren, waren er in 2019 meer resources nodig. Dit heeft ervoor gezorgd dat collega Lindsey Tol is toegevoegd aan het productteam in de rol als Kennis- & Kwaliteitsmanager, en er zijn twee Data Scientists bij gekomen. Nicole: “Voorheen was er een IT-team en een apart productteam. Nu is het echt één groep met één taak. We doen het met zijn allen voor hetzelfde product.” Door deze toevoegingen zijn onder andere de Academy 2.0 en SpotOnMedics Intelligence gelanceerd. Nicole lacht: “Oke, als ik het zo bekijk is het allemaal wel veel… En onmogelijk om in één artikel toe te lichten. Maar laat ik mensen meenemen in de updates en lanceringen van 2019 waar ik zelf het meest trots op ben.”
Trots #1: Online inplannen
Begin 2019 is de widget om online afspraken in te plannen vanaf de website gelanceerd, en deze is gedurende het jaar aangepast waar nodig. “We hebben deze widget ontwikkeld om de patiënten 24/7 volledige of selecte beschikbaarheid te geven over de agenda van de therapeut, zodat ze ook afspraken kunnen inplannen buiten de openingstijden.” Eind 2019 is hier nog de functie aan toegevoegd om, naast online afspraken in te plannen, deze ook te wijzigen en te beheren. “Op deze manier komt de regie echt bij de patiënt te liggen. De patiënt beslist zelf wanneer en op welke tijd hij een afspraak maakt met zijn therapeut.” zegt Nicole. “Op deze manier wordt de praktijk ontlast in administratieve handelingen en kan zijn patiëntenstroom doorgaan zonder dat de praktijk daar zelf acties voor moet uitvoeren.”
Trots #2: SpotOnMedics Intelligence
“De komst van SpotOnMedics Intelligence is een enorme mijlpaal in het jaar voor ons, en een belangrijke innovatie voor de fysiotherapie”, vertelt Nicole. “Onze Data Scientists zijn eerst vooral druk bezig geweest met een pilot, waar een tiental praktijken aan deelnamen. De feedback, suggesties en tips die we uit die pilotfase ontvingen brachten ons naar de uiteindelijke release in september. Ik ben heel trots op hoe we met deze analysetool processen in praktijken inzichtelijk kunnen maken, en daarmee controle kunnen geven aan praktijkhouders.”
Trots #3: De Gebruikersoverleggen
In 2019 heeft SpotOnMedics met gebruikers meerdere co-creatiesessies georganiseerd, waaronder de Secretaressedag en diverse gebruikersoverleggen met netwerken, kinder- en bekkenfysiotherapeuten, FysioTopics en Zorg 1. Nicole: “Waar ik blij mee ben, is dat we in 2019 nóg meer zijn gaan luisteren naar de individuele behoefte van de gebruiker, en hierdoor kleine en grote aanpassingen hebben doorgevoerd in FysioOne.” Tijdens een gebruikersoverleg gaat het productteam in gesprek met de gebruiker om te kijken hoe SpotOnMedics de gebruiker kan ontlasten in het werken met het all-in-one platform. Een goed voorbeeld hiervan is de SpotOnMedics Secretaressedag, die georganiseerd werd op 1 mei. “Tijdens deze dag kwam in gesprekken met secretaresses naar voren dat een bepaalde routing in FysioOne niet optimaal verliep. Dankzij het gebruikersoverleg hebben we dit aangepast” zegt Nicole. De overleggen zijn belangrijk, benadrukt ze. “Ik haal veel voldoening uit de optimalisatie van al bestaande onderdelen, want daardoor ervaart een gebruiker ons platform prettiger en wordt hij beter ontlast in zijn werk.”
Trots #4: Deelname aan sessies over aansluiting op Nederlandse zorginfrastructuur bij het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport
Vanuit de overheid is er een initiatief voor een landelijk gezamenlijk Elektronisch Patiënten Dossier: vanuit daar moeten alle softwareleveranciers uiteindelijk aangesloten worden op MedMij. MedMij is de organisatie die de infrastructuur tussen alle softwareleveranciers organiseert en de bouwstenen aanlevert waarmee iedereen dezelfde taal kan praten. “Ik ben zelf aanwezig bij de sessies van het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport om te luisteren naar wat er precies bedacht is en wat de tijdsplanning hiervan is.” zegt Nicole. “Tegelijkertijd ben ik bezig met een analyse van hoe wij, SpotOnMedics, het beste kunnen inspelen op deze ontwikkeling en uiteindelijk kunnen voldoen aan de eisen die het Ministerie aan ons stelt.”
Het gezamenlijke EPD zorgt er uiteindelijk voor dat de patiënt zelf de regie heeft over zijn medische dossier en ook zelf kan bepalen welke zorgverlener het recht heeft om zijn dossier in te zien. Nicole: “Door alle EPD’s op elkaar aan te sluiten hoeft de patiënt niet constant zijn verhaal te herhalen. Dus als je van de fysiotherapeut naar de orthopeed moet, dan hoef je niet weer opnieuw je verhaal te doen. Het is een gewenste ontwikkeling dat de overheid dit hoog op haar prioriteitenlijst heeft staan.” Dankzij de periodieke bijeenkomsten met het ministerie is SpotOnMedics goed op de hoogte van de ontwikkelingen rondom het landelijke platform. Nicole: “Ik zorg dat we naar de bijeenkomsten blijven gaan, dat ik de ontwikkelingen in de gaten blijf houden en dat we op tijd klaar zijn voor eventuele aanpassingen.”
Klaar voor het nieuwe jaar
Voor 2020 staan er wederom veel nieuwe functionaliteiten op de planning. Tegelijkertijd blijft het verbeteren van de al bestaande onderdelen een belangrijk aandachtspunt. Nicole: “Mijn doel is nog steeds om de administratie te verlichten. Dit kan voor de therapeut, de secretaresse of de patiënt zijn.” Zo ligt de aandacht bij het verder doorontwikkelen van de widget online inplannen via de website, bij SpotOnMedics Intelligence en bij het vervangen van de managementrapportage. “Daarnaast willen we in 2020 ook de gebruikersoverleggen uitbreiden. Waar we nu overleggen hebben met de gebruikers van de kinder- of bekkenfysiotherapie specialisatiekaart, willen we ook voor de andere specialisatiekaarten een taskforce gaan oprichten” legt Nicole uit. “Onze focus ligt op het verbeteren van bestaande functies, maar daarnaast ook op het toevoegen van nieuwe functies. Ik vind het vooral belangrijk dat de gebruiker de beste user experience heeft.”
15.943 kilometer flying & biking voor Stichting Ketaaketighar Nepaalmaa
“De bewustwording van de waarde van data is het belangrijkste.”
“We blijven doorgroeien, ook in het nieuwe jaar.”
15.943 kilometer flying & biking voor Stichting Ketaaketighar Nepaalmaa
Bekijk verslagOp vrijdag 20 september vertrok SpotOnMedics’ Financieel Specialist Ronald Sassen samen met twintig andere deelnemers voor elf dagen naar Nepal om geld in te zamelen voor Stichting Ketaaketighar Nepaalmaa. Deze reis werd georganiseerd door Praktijk Boot en Broersen en stond volledig in het teken van fietsen en hiken. Tijdens de reis hebben de deelnemers 15.943 kilometer afgelegd en uiteindelijk een bedrag van €73.065,05 binnengehaald voor kindertehuis Ketaaketighar. SpotOnMedics heeft zelf ook een mooie bijdrage geleverd: een nieuw dak voor het kindertehuis. Ronald vertelt over zijn reis.
Het avontuur begint eigenlijk al in 2018, met de voorbereidingen voor de tocht. “Fysiotherapiepraktijk Boot en Broersen is de eerste gebruiker van het SpotOnMedics platform en organiseert soms evenementen waarbij een goed doel wordt gesteund. Voor 2019 was dit een kindertehuis in Nepal”, vertelt Ronald. “In 2015 is Nepal getroffen door twee zware aardbevingen. Hierdoor is er veel schade aan gebouwen en is een groot gedeelte van het land verwoest, waaronder dit kindertehuis en de bijhorende school. Reden genoeg om hierin de helpende hand te bieden en dit op een sportieve manier voor elkaar te krijgen.”
Elke deelnemer had een streefbedrag van €2.500,- dat op verschillende manieren werd opgehaald: sporttoernooien, kaartenacties, flessenacties en de steun van vrienden, familie en bedrijven. Ronald: “Voor dat geldbedrag was onze lichamelijke inspanning vereist, want wij moesten ervoor fietsen en hiken”. Hij legt uit dat het een zware reis was, met weinig rustdagen. Toch hebben de deelnemers tussen het fietsen en hiken door een kort bezoek kunnen brengen aan het kindertehuis. Ronald: “Het is dan toch mooi dat je met eigen ogen kan zien waar je het allemaal voor doet.”
Dankzij de harde inzet van de deelnemers is er meer opgehaald dan het oorspronkelijke streefbedrag. Hierdoor hebben de deelnemers voor het kindertehuis meerdere doelen kunnen financieren: een muur om het kindertehuis voor de veiligheid van de kinderen, vijf watertanks voor families in de bergen, collegegeld voor de kinderen en kosten voor onderdak. SpotOnMedics steunt met regelmaat goede doelen en heeft in 2019 een nieuw dak gesponsord voor het kindertehuis.
Ronald vertelt dat de stichting van een lokaal revalidatiecentrum in Nepal een verzoek heeft gekregen om hen te steunen in het kopen van een bus, zodat kinderen met een aangeboren lichamelijke afwijking naar het revalidatiecentrum gebracht kunnen worden. Door het ingezamelde bedrag was dit mogelijk. “Wegens het grote succes van de actie hebben we dus, naast het kindertehuis, ook lokale fysiotherapeuten in Nepal kunnen helpen om hun werk voort te zetten.”
Ronald: “Graag wil ik praktijk Boot & Broersen, de deelnemers uit de groep, al mijn sponsoren en SpotOnMedics bedanken voor dit avontuur. Het was een reis om nooit te vergeten en waar ik met veel plezier op terugkijk. Een echt hoogtepunt van 2019!”
“De bewustwording van de waarde van data is het belangrijkste.”
Masterclass big dataAls Data Scientist van SpotOnMedics heeft Monique Rientjes in 2019 vastberaden naar één doel toegewerkt: de lancering van SpotOnMedics Intelligence. Deze innovatieve analyse- en adviestool gebruikt big data om praktijkhouders en kwaliteitsmanagers controle te geven over alle processen in hun praktijk. In september werd SpotOnMedics Intelligence echt gelanceerd voor netwerken en praktijken. De tool kan nu door iedere praktijk afgenomen worden. Monique: “Die bewustwording van de waarde van data, dat is het belangrijkste.”
In het voorjaar van 2019 namen een tiental praktijken deel aan de pilot voor SpotOnMedics Intelligence. Zoals met elke grote innovatie wordt ook deze tool niet door iedereen met open armen ontvangen. “Het ging de afgelopen jaren toch prima, dus waarom is dit dan nodig? Die vraag heb ik zo vaak gehoord”, zegt Monique. “Ik merkte dat dat stukje besef nog ontbrak. Om die reden heb ik het afgelopen jaar ook veel artikelen geschreven en gesproken op landelijke events over niet alleen de tool, maar juist over de enorme, en over een paar jaar onmisbare, waarde van data in de zorg.” Toch bleken de praktijken die meededen aan de pilot zeer enthousiast te zijn. “Met de feedback van de praktijken hebben we kunnen bekijken welke onderdelen ontbraken of overbodig waren. Dat heeft geleid tot de release van de definitieve Intelligence tool. Of nouja, definitieve versie… SpotOnMedics Intelligence zal zich altijd blijven ontwikkelen.”
Nooit meer Excelsheets
Big data blijkt voor veel therapeuten nog onduidelijke taal. Wat is SpotOnMedics Intelligence precies? Monique: “In het kort is SpotOnMedics Intelligence een analysetool waarmee je op eenvoudige en interactieve wijze de data van je praktijk inzichtelijk maakt. Dus met interactieve grafieken en tabellen zie je in één oogopslag hoe het bijvoorbeeld met het behandelgemiddelde van alle algemeen fysiotherapeuten gaat binnen de praktijk. Praktijkhouders en managers hoeven daardoor niet langer oude Excelsheets naast elkaar te leggen: de tool creëert zelf een duidelijk beeld.”
De analysetool is daarmee anders dan FysioOne, het EPD van SpotOnMedics. Monique legt uit dat FysioOne een platform voor agenda, declaratie en verslaglegging is – “Hier wordt de data mee verzameld” – en dat SpotOnMedics Intelligence dienst doet als analysetool. Op deze manier werken de twee systemen nauw samen. Intelligence is gebouwd op de bestaande software van Qlik, één van de wereldspelers op het gebied van Business Intelligence. “Dit is een grote en vooruitstrevende partij die weet wat ze doen. Onze keuze voor de software van Qlik was dan ook snel gemaakt. Waarom zouden wij het wiel opnieuw uitvinden als het er al is? Door de software van Qlik te gebruiken kan SpotOnMedics haar IT team op de juiste manier inzetten, en wordt doorontwikkeling van FysioOne gestimuleerd.”
Meetbare waarde
Dat (big) data een cruciaal element wordt in het Nederlandse zorgveld is in 2019 veel geroepen, ook bij SpotOnMedics. “In de afgelopen twintig jaar zijn we in de gezondheidszorg bezig geweest om patiëntendossiers te digitaliseren”, zegt Monique. “We verzamelen daardoor eigenlijk enorme hoeveelheden data, met een toenemende complexiteit. Het is inmiddels te complex geworden om het totale zorgproces in een praktijk in beeld te krijgen op de bestaande manieren, daarom kan onze Business Intelligence tool daarin een uitkomst bieden.” Een tweede punt waarin de meerwaarde van Intelligence ligt is de toename van kosten in de fysiotherapie. Monique: “Door de verhoging van kosten is iedereen in de zorgsector op zoek nieuwe vergoedingsstructuren, zoals bijvoorbeeld productfinanciering. Om te kunnen bepalen of je daar met je praktijk aan kunt deelnemen, moet je inzicht hebben in de kwaliteit van je behandelprocessen. Value-based healthcare, efficiënte gezondheidszorg die meetbare waarde creëert, wordt steeds belangrijker.”
Plannen voor 2020: twee nieuwe tools
In het gesprek over de toekomst van de zorg vertelt Monique ook over haar plannen voor het nieuwe jaar. Want alhoewel de tool nu officieel is gelanceerd, is hij nooit echt ‘af’. Wat kunnen we verwachten in 2020? “Allereerst zijn we bezig met de ontwikkeling van het Kwaliteitsdashboard”, zegt Monique. “Voor praktijken die zich extra willen inzetten voor kwaliteit en transparantie van de fysiotherapeutische zorg biedt bijvoorbeeld zorgverzekeraar Zilveren Kruis een Plusovereenkomst. Om voor een Plusovereenkomst in aanmerking te komen is één van de voorwaarden van Zilveren Kruis dat je als praktijk per 1 juli 2019 ingeschreven staat bij een praktijkkwaliteitsregister. Het KNGF biedt praktijken de mogelijkheid om aan de kwaliteitscriteria van de Plusovereenkomst van Zilveren Kruis te voldoen via deelname aan het ZK Plusprogramma.”
Monique vertelt dat het binnen dit programma van belang is om 24/7 inzicht te behouden in de voortgang en het behoud van kwaliteit binnen de praktijk. Door het nieuwe Kwaliteitsdashboard kunnen praktijken de behandelprocessen binnen de praktijk bewaken en tijdig bijsturen indien nodig. Met verschillende cijfers en feiten in het dashboard – op basis van de door het KNGF opgestelde normen en criteria voor het ZK Plusprogramma 2020 – is de praktijk altijd op de hoogte van de behaalde kwaliteit binnen de praktijk.
Maar naast dit Kwaliteitsdashboard breidt SpotOnMedics Intelligence zich in 2020 nog verder uit met een tweede nieuwe functionaliteit. Monique: “We willen graag nog een extra dimensie toevoegen aan Intelligence, en in het komende jaar naast Clinical Intelligence ook Financial Intelligence opstarten. We gaan ons eerst verdiepen in het inventarisatieproces hiervoor. Het is weer een nieuwe uitdaging, maar ik kijk er echt naar uit om hiermee aan de slag te gaan. Bij praktijkhouders is er veel vraag naar.” De tool geeft onder andere inzicht in de beschikbaarheid en bezettingsgraad van gebouwen, maar ook bijvoorbeeld mogelijkheden tot productiviteitsverbetering. “En daarbij gaan we ook werken aan een benchmarking functionaliteit, waarmee je precies kunt zien hoe jouw praktijk presteert in vergelijking met gelijksoortige praktijken in je netwerk of regio.”
Plezier maken met data
Naast deze nieuwe plannen zet het originele doel van Monique en SpotOnMedics zich natuurlijk voort: méér fysiotherapeuten laten zien dat er zoveel waarde ligt in data. “In het afgelopen jaar werden wij ons allemaal steeds meer bewust van hoeveel data er om ons heen wordt verzameld en van wat het groeiende belang is van het 24/7 inzicht hebben in de eigen behandelprocessen binnen de praktijk. SpotOnMedics Intelligence kan als analysetool praktijkhouders enorm helpen met het nemen van beslissingen, zowel op operationeel als klinisch gebied”, aldus Monique.
Wil ze in de staart van 2019 nog iets kwijt aan alle fysiotherapeuten van Nederland? Monique: “Ja, creativity is having fun! Durf de reis te maken in creativiteit met data. Je hebt geen IT-achtergrond nodig om met SpotOnMedics Intelligence aan de slag te gaan, want iedereen kan met de gebruiksvriendelijke tool leren werken. Duik in het dashboard en leer spelenderwijs eigen praktijkdata te ontdekken en hierop proactief te reageren. En ik zie natuurlijk graag alle therapeuten bij de masterclasses van SpotOnMedics Intelligence, waar ik hun meeneem in big data in de fysiotherapiepraktijk.”
“We blijven doorgroeien, ook in het nieuwe jaar.”
Ready for boarding?Maurice van Dooren, Implementatie Coördinator bij SpotOnMedics, heeft in het afgelopen jaar met zijn team meer dan 100 fysiotherapiepraktijken overgezet van hun oude softwareleverancier naar het all-in-one-platform van SpotOnMedics. Hoe was 2019 voor het implementatieteam, en met welke visie stappen zij 2020 in?
Maurice is zijn loopbaan begonnen als fysiotherapeut met een specialisatie in knieklachten. Na een aantal jaar merkte hij dat zijn werk als fysiotherapeut minder uitdagend vond en dat hij zich in de praktijk steeds meer bezig ging houden met productontwikkeling en marketing. Maurice: “Ik had eigenlijk steeds minder de behoefte om bezig te zijn met patiënten, en wilde me meer richten op andere zaken.” In december 2016 stapte de praktijk waar Maurice op dat moment werkte over naar het FysioOne platform. Tijdens deze overstap had Maurice de rol als key-user om alles in goede banen te leiden.
Toen Maurice een jaar later een vacature van SpotOnMedics voorbij zag komen, kon hij het niet laten om te solliciteren. Maurice: “SpotOnMedics is een bedrijf dat zich bezighoudt met innovatie en administratieverlichting voor de zorgverlener. Ik had het idee dat ik de kans had om mee te groeien met SpotOnMedics en ondertussen te werken aan mijn persoonlijke ontwikkeling. Ik kon daar bezig zijn met coachen, het uitwerken van customer journeys, het trainen van nieuwe gebruikers en productontwikkeling, maar wel in het werkveld waarvoor ik ben opgeleid en een passie voor heb.” In december 2017 startte Maurice bij SpotOnMedics als Implementatie Consultant. Inmiddels, twee jaar later, is hij doorgegroeid naar Implementatie Coördinator. Nu laat hij praktijken samen met zijn team van specialisten op een veilige en succesvolle manier overstappen naar het all-in-one platform van SpotOnMedics.
Ontwikkelingen in het implementatieproces
Maurice legt uit dat er in de afgelopen twee jaar veel is veranderd in het implementatieproces van SpotOnMedics. “Het is allemaal een stuk persoonlijker. Geen enkele praktijk is hetzelfde, en iedere praktijk wil het op zijn eigen manier doen”, vertelt hij. “Daarnaast worden praktijken steeds kritischer en willen ze zaken direct op de juiste manier neerzetten, terwijl ze daar niet altijd ervaring mee hebben. Praktijkhouders zijn vaak de ‘beste’ fysiotherapeuten, maar ze zijn niet altijd gewend om in processen te denken. Ze beseffen soms niet genoeg dat ze, naast het behandelen van patiënten, ook de praktijk moeten sturen en de markt moeten volgen of leiden.” Door zulke ervaringen weet Maurice goed hoe hij praktijken optimaal kan ondersteunen. “Tijdens het implementatietraject helpen wij praktijken om als zorgondernemer te denken. Daardoor kan het management tijdens de overstap ook meteen andere veranderingen doorvoeren en maakt een praktijk echt een stap vooruit.”
Ook de rol van Implementatie Consultant is door de jaren heen veranderd. Twee jaar geleden was het voornaamste doel van de Implementatie Consultant om de praktijken meer tijdwinst en gemak te geven met het FysioOne EPD. Inmiddels heeft SpotOnMedics, en daarmee ook de consultant, ook een adviserende en begeleidende rol, als businesspartner van de praktijk. Maurice: “Praktijken en therapeuten moeten nu onderling afspraken met elkaar maken. Hoe willen we samenwerken? Wat willen we bereiken in de toekomst? Waar willen we naar kijken, en met welke parameters? Gaat het meer om de financiële positie of toch om de kwaliteit? Tijdens het implementatietraject ondersteun ik praktijken hierbij.”
De customer journey
Om de succesratio van implementaties zo hoog mogelijk te maken heeft het implementatieteam gewerkt aan een strak traject. Dit traject wordt benaderd vanuit de customer journey: de reis die de praktijk aflegt van het oude platform naar FysioOne. Wat kunnen ze verwachten, en wat gebeurt er op welk moment? “Ik hou ervan om zelf te denken in customer journeys, maar ook om deze denkwijze en aanpak mee te geven aan praktijken”, zegt Maurice. “Ik merk dat er steeds meer praktijken zijn die ervoor openstaan om ook zelf met customer (patiënt) journeys te gaan werken. Ze zien in dat de positie van de patiënt is veranderd naar zorgconsument of cliënt: dit vereist in veel gevallen een andere communicatiestrategie en aanvliegroute. Het mooie is dat het FysioOne platform hierin kan helpen en in veel situaties gepersonaliseerd kan worden op praktijkniveau.”
Een voorbeeld van een customer journey
Vanuit het idee van de customer journey heeft het implementatieteam in het afgelopen jaar stap voor stap alle fases genoteerd die doorlopen worden in het implementatietraject: voor FysioOne, Intelligence, Financieel, Personeel en als laatste 100% Cloud. Maurice: “Het was een ontzettend grote klus om dit op papier te zetten, maar het helpt ons om het implementatietraject op procesmatige wijze uit te voeren.” Naast dat SpotOnMedics hier zelf gebruik van maakt, is het ook een document voor praktijken om te zien welke fases ze doorlopen bij een overstap. Dit staat bekend als het SpotOnMedics Routeboek, waarin alle trajecten worden toegelicht met tips en tricks. Het routeboek is in 2019 meer dan 300 keer gedownload.
Onmisbare key-user
Maurice legt uit dat dat de key-user een onmisbare rol speelt in de customer journey en het implementatietraject. De key-user wordt vóór een implementatie aangesteld zodat het team in de praktijk genoeg voorbereid is op de Go-Live dag en de praktijkhouder op deze manier ontzorgd wordt. Hij of zij is verantwoordelijk voor het beantwoorden van vragen en voor het sparren met de Implementatie Consultant. Een onmisbare factor, aldus Maurice: “Dankzij de key-user is het implementatietraject sterker. Ik denk zelfs dat de key-user het belangrijkste element is binnen een implementatie.” De rol van de key-user blijft ook na de afronding van de implementatie van essentieel belang. “Hij volgt en implementeert de nodige updates en traint nieuwe collega’s in de praktijk. Ik adviseer dan ook elke praktijk om minimaal één of, bij grotere praktijken, twee key-users aan te stellen.”
Implementaties in 2020
Met 2019 dat tot een einde is gekomen, is het voor SpotOnMedics tijd om te kijken naar de implementaties in 2020. Een nieuw jaar brengt uiteraard ook veel nieuwe implementatiewerkzaamheden met zich mee. “Het eerste kwartaal zal vooral in het teken staan van alle nieuwe praktijken die eind 2019 of begin 2020 gestart zijn. Zij moeten optimaal gebruik kunnen maken van FysioOne, Financieel en Personeel”, zegt Maurice. “En er staan in het eerste kwartaal van het nieuwe jaar ook alweer veel praktijken klaar om geïmplementeerd te worden door het team! Echt een rustmoment is er voor ons dus beperkt.” Daarnaast is de implementatiecrew continu bezig met het doorvoeren van verbeteringen om het implementatieproces in de toekomst steeds strakker weg te kunnen zetten. Maurice: “Door middel van interne en externe evaluaties zullen wij alle processen doorlopen en deze ook verder klaarstomen voor 2020. Zo blijven we doorgroeien, ook in het nieuwe jaar.”
“Met de groei van het Klant Contact Center kunnen we vraagstukken steeds sneller oplossen.”
“Ook met security willen we voorop lopen.”
“Met de groei van het Klant Contact Center kunnen we vraagstukken steeds sneller oplossen.”
Hulpmiddelen raadplegen?In het jaarverslag mag het Klant Contact Center niet ontbreken, want vanuit dit kloppende hart van SpotOnMedics staan werknemers tien uur per dag in direct contact met de klanten. Niels Rientjes, Klant Succes Manager, is verantwoordelijk voor deze belangrijke plek. Met zijn opleiding in Hotel- en eventmanagement op de hogeschool TIO in Amsterdam heeft hij hospitality hoog in het vaandel staan. Niels: “Het is mijn missie om een gevoel van gastvrijheid door te voeren bij het Klant Contact Center en de rest van SpotOnMedics.”
Bij het Klant Contact Center worden een hoop cijfers verzameld over de prestaties van het team. Op basis van die gegevens kan SpotOnMedics blijven verbeteren. “Als we een blik werpen op een aantal feiten en cijfers van het Klant Contact Center kijken we al snel naar tickets en inkomende telefonie”, vertelt Niels. “Het aantal inkomende tickets van 2019 is ten opzichte van 2018 gestegen van 7.225 tickets naar 7.454 tickets. In 2019 zijn we in staat geweest om 7.883 tickets af te sluiten. Het gemiddeld aantal open tickets per praktijk is 1,5 ticket.” Niels legt uit dat dit positieve cijfers zijn. “Het afgelopen jaar heeft geleid tot verdere professionalisering in het Klant Contact team, en daardoor is er een inhaalslag in openstaande tickets gemaakt. Met de groei van het team zijn we steeds beter in staat om klanten te woord te staan en vraagstukken direct op te lossen.”
Bereikbaarheid en communicatie
In 2019 heeft SpotOnMedics een aantal belangrijke wijzigingen gemaakt in het beleid rondom bereikbaarheid en communicatie. Met de installatie van de nieuwe VOIP telefooncentrale (mei 2019) is het Klant Contact Center in staat gesteld een beter beeld te krijgen van de inbound telefonie. Niels laat het lcd-scherm zien dat aan de muur hangt bij de Klant Contact afdeling. “Hier wordt actuele KPI informatie omtrent de telefooncentrale en het FysioOne platform getoond. Als we zien dat de wachttijd oploopt, schakelen we op zodat alle bellers zo snel mogelijk worden geholpen”, demonstreert Niels. “Gemiddeld ontvangen we bij Klant Contact elke dag een kleine honderd inkomende telefoongesprekken met een gemiddelde gespreksduur van 6,5 minuut.”
Een andere wijziging die in het begin van het jaar plaatsvond is de introductie van het servicebericht als centraal communicatiekanaal. “Deze e-mailberichten met belangrijke en actuele informatie worden veelal gestuurd naar de gebruikers met de licentie ‘Management’ en ‘Kwaliteitsmanager’. Gelukkig hebben we in de afgelopen periode van veel praktijken vernomen dat deze nieuwe manier van informeren als prettig wordt ervaren.”
“Nog iets nieuws in 2019 is dat we in het laatste kwartaal zijn gestart met het versturen van de maandelijkse Academy nieuwsbrief. Deze nieuwsbrief wordt erg goed gelezen, beter dan de release notes, dus hiermee zijn we beter in staat om praktijken te informeren over belangrijke veranderingen en nieuwe functies. De Academy nieuwsbrief klikt ook direct door naar achterliggende Academy artikelen. Uit de gebruikerservaringen en de klik-analyses van de nieuwsbrief leren we dat praktijken hier gebruik van maken. De Academy nieuwsbrief helpt dus in kennisoverdracht vanuit ons team naar onze klanten.”
Oplettende FysioOne gebruikers hebben in 2019 in het FysioOne platform voor het eerst de ‘Academy cap’ ontdekt. Deze vierkante academische hoed is steeds een verwijzing naar een bijbehorend artikel op de Academy waarmee de gebruiker extra informatie over de functie of de verwerking van gegevens kan opvragen. “Een goed voorbeeld hiervan is de Academy cap die uitleg geeft over het verwerkingsverslag van de LDF rapportages. Middels de documentatie op de Academy stellen we praktijken in staat om zelfstandig vragen en/of ontstane problemen op te lossen”, aldus Niels.
Uitdagingen op de afdeling
“Uiteraard hebben wij ook uitdagingen op onze afdeling”, begint Niels. “De grootste uitdaging blijft om praktijken die al jaren op het platform zitten maximaal te blijven ondersteunen. Met de groei van onze organisatie worden er regelmatig nieuwe professionals aan het team toegevoegd. Klanten weten vaak heel goed hoe het platform werkt en stellen dan ook complexe vragen aan deze net startende collega’s. Om die reden werken we steeds meer aan onze interne employee journey om ervoor te zorgen dat nieuwe collega’s zo snel mogelijk up and running zijn.” Daarnaast legt Niels uit dat het soms moeilijk is om bij het Klant Contact Center ‘nee’ te zeggen op vragen over mogelijkheden op het platform. “De collega’s bij het Klant Contact Center willen zich graag maximaal behulpzaam en gastvrij opstellen. In sommige gevallen is de praktijk echter al geholpen met een helder en duidelijk antwoord. Soms is ‘nee, dat is niet mogelijk’ dan ook het gewenste antwoord om te geven.”
Interne Academy
Door de uitdaging van nieuwe Klant Contact professionals die zo snel mogelijk in staat moeten zijn complexe vragen te beantwoorden, is er in 2019 naast de Academy voor praktijken ook aandacht besteed aan een interne Academy. Niels vertelt dat dit aansluit bij de overtuiging van SpotOnMedics dat er elke dag iets te leren is. Niels: “Met alle nieuwe updates op het platform is het team genoodzaakt om, nog voordat een update aan de praktijken beschikbaar wordt gesteld, te weten wat er wordt gewijzigd in de software. Deze informatiesessies worden in de vorm van een masterclass door een senior medewerker verzorgd, waarbij in veel gevallen de sessie ook met een online examen wordt afgesloten.”
Marktontwikkelingen
In 2019 waren er een hoop ontwikkelingen in de fysiotherapie in Nederland. Iedere marktontwikkeling heeft een effect op de werkzaamheden van het Klant Contact Center. “Kijkend naar de marktontwikkelingen zien we dat er steeds meer praktijken gaan samenwerken en dat ze meer gebruik maken van klinimetrie instrumenten. Via onze gesprekken met praktijken helpen we praktijken die een tweede bedrijf acquireren en activeren in FysioOne met het versturen van de declaraties en het verwerken van de retourinformatie.” Daarnaast heeft de opkomst van big data invloed. Niels: “Er worden steeds meer begeleidingen verzorgd over het goed verzamelen van data. Praktijken willen voorkomen dat het ‘garbage in, garbage out’ is: ze willen straks een goede analyse vanuit Intelligence kunnen maken.”
Focus voor 2020
De start van het nieuwe jaar staat voor het Klant Contact Center altijd in het teken van de jaarovergang, vertelt Niels. “De eerste weken van het jaar starten we met veel ondersteuning aan praktijken omtrent het invoeren van de nieuwe contractposities en de gewenste praktijktarieven. Uiteraard wordt er in de deze periode ook veel aandacht geschonken aan het begeleiden van nieuwe praktijken die van een andere EPD-leverancier naar FysioOne zijn overgestapt.” Niels legt uit dat, als onderdeel van het implementatietraject, al deze nieuwe praktijken telefonisch worden begeleid met de nieuw te verzorgen declaratierun via FysioOne. Deze begeleiding bestaat uit drie persoonlijke sessies waarbij het secretariaat van de desbetreffende praktijk door het Klant Contact Center wordt geholpen met het voorbereiden, insturen en verwerken van de volledige declaratierun. “Voor de nieuwe praktijken is dit een spannend moment, want de declaratie moet gewoon voor 100% goed verlopen. Gelukkig zijn we hier in de afgelopen jaren zeer ervaren en bedreven in geworden. De waardering die we van de nieuwe klanten krijgen voor het onboardingproces van praktijken die overstappen naar SpotOnMedics is erg hoog, wat natuurlijk een goed effect heeft op het team bij Klant Contact!”
En waar ligt de focus na deze periode van jaarovergang en begeleiding? Niels: “In 2020 zal de verdere aandacht van Klant Contact liggen bij het nog meer klantgeoriënteerd te werk gaan en bij het beter verzorgen van tussentijdse updates over complexe vraagstukken of nieuw te ontwikkelen programmatuur. De masterclasses gaan hierin een belangrijkere rol spelen. Hier kunnen we klanten uitgebreid inhoudelijk informeren en instrueren, dus ook het Klant Contact Center zal meer naar deze masterclasses verwijzen. Zo bouwen we samen aan het gebruiksgemak van het platform.”
“Tot slot willen we met de groei van het aantal praktijken op het platform en het belang van informatiebeveiliging in 2020 een strenger klant-identificatie beleid gaan voeren”, vertelt Niels. Vaste aanspreekpunten voor praktijken bij het Klant Contact Center moeten leiden tot betere informatieverstrekking en een hogere klant-intimiteit. “Uiteraard zullen we hierbij het belang van de privacy waarborging van onze klanten en de door hen geadministreerde patienten en clienten niet uit het oog verliezen. Het gaat om het verhogen van de kwaliteit van onze dienstverlening.”
Heeft u tips en/of adviezen?
In het gesprek benadrukt Niels hoe belangrijk doorontwikkeling van het serviceniveau is. Doorlopend leren en verbeteren, zowel binnen het Klant Contact team als in gesprekken met de klant. Niels: “Voor verdere doorontwikkeling van ons serviceniveau sta ik altijd open om hierover het gesprek te voeren. Uiteraard kan ik niet met alle praktijken tegelijk het gesprek voeren, maar mochten lezers tips en/of adviezen hebben, dan zijn deze meer dan welkom.” Heeft u tips en/of adviezen? U kunt Niels middels de onderstaande button een e-mailbericht sturen.
“Ook met security willen we voorop lopen.”
Cyber security, Autoriteit Persoonsgegevens, AVG, IB-incident, datalek, ISO en NEN certificering: als softwareleverancier voor de zorg gaat er geen dag voorbij zonder deze onderwerpen in gedachten. Wat was 2019 voor een jaar op het gebied van informatiebeveiliging? In gesprek met Lindsey Tol, Kwaliteit- en Kennismanager van SpotOnMedics.
“Met die functietitel heeft mijn baan eigenlijk twee kanten: kennis en kwaliteit”, vertelt Lindsey. “Het gedeelte ‘kennis’ is vrij eenvoudig uit te leggen: ik houd me bezig met interne opleidingstrajecten in de vorm van masterclasses die medewerkers van SpotOnMedics voor elkaar verzorgen, en met externe masterclasses voor relaties van SpotOnMedics. Een groot onderdeel van die functie is het beheren en het verder uitbouwen van de SpotOnMedics Academy, hét kennisplatform voor fysiotherapiepraktijken. In 2019 is deze kennisbank volledig vernieuwd, dus daar ben ik echt trots op! De Academy gaat ook in 2020 verder groeien, met content en ontwikkeling van nieuwe masterclasses die we zelf en in samenwerking met businesspartners organiseren.”
Kwaliteit
Kwaliteit, het andere deel van haar functie, is diverser. “Tja, wat doe ik daar eigenlijk…” grapt Lindsey. “Kwaliteit is natuurlijk een heel breed begrip. Dit gaat, net als het onderdeel kennis, over interne kwaliteit – alles binnen de organisatie SpotOnMedics – en externe kwaliteit – de producten en diensten die we ontwikkelen. Kwaliteitsmanagement is een tak van management, waarbinnen je streeft naar een zo hoog mogelijke kwaliteit van een product, proces, dienst of organisatie. Het is geen afgebakend gebied, maar komt terug in alle delen van een onderneming. In het afgelopen jaar nam hier vooral het ontwikkelen van procesbeschrijvingen veel tijd in beslag.”
Security Officer
In haar functie van Kennis- & Kwaliteitsmanager draagt Lindsey ook de rol van Security Officer binnen SpotOnMedics. “In 2019 ging deze rol als Security Officer vooral over certificering”, vertelt Lindsey. “Hiermee was ik door mijn vorige functie als manager van team Support (inmiddels Klant Contact, red.) gelukkig al bekend.” Lindsey legt uit dat er twee soorten certificaten zijn die SpotOnMedics aan de muur heeft gespijkerd. De ISO27001 is de algemene internationale standaard voor informatiebeveiliging, en de NEN7510 is de Nederlandse norm die specifiek is opgesteld voor de zorg. De certificaten zijn niet wettelijk vereist, maar voor SpotOnMedics zijn ze desondanks onmisbaar. Lindsey: “Voor onszelf zagen we meteen heel duidelijk: hier moeten we zeker iets mee. Informatiebeveiliging is hartstikke belangrijk en wordt ook steeds belangrijker, en de ISO en NEN certificering zet er veel druk op. SpotOnMedics is een bedrijf in ontwikkeling dat haar blik richt op de toekomst. Ook bij dit soort zaken willen we voorop lopen en laten zien dat we in control zijn. Bij het wekelijkse overleg met het management team van SpotOnMedics staat informatiebeveiliging altijd op de agenda: zo zijn alle afdelingen erbij betrokken en zit het echt geworteld in het DNA van het bedrijf.”
Of een organisatie aantoonbaar voldoet aan alle eisen voor certificering wordt middels een externe audit bepaald. Een auditor van een certificerende instelling bezoekt hiervoor ieder jaar het kantoor van SpotOnMedics. Ook met goede voorbereiding is het een spannend moment, vertelt Lindsey. “Er komt veel bij kijken, en ik wil natuurlijk dat alles perfect verloopt. In 2019 was er een revisie op de NEN7510 norm, waardoor we nog een extra audit kregen. Uiteraard hebben we, zoals ik had verwacht, alles helemaal gehaald.” Door het bezoeken van informatiebijeenkomsten en evenementen over NEN en ISO blijft ze op de hoogte van alle ontwikkelingen.
Informatiebeveiliging in 2020
Wat is Lindsey’s nummer één beveiligingstip voor praktijken in 2020? “Tweelaagse authenticatie! Het is helemaal mogelijk in FysioOne, maar ik zie dat veel praktijken het nog niet gebruiken. Dus aan alle praktijken: zorg dat je er gebruik van gaat maken, want het is een simpele stap in de juiste richting”, zegt Lindsey. Daarnaast gebeurde er begin 2019 iets waardoor Lindsey merkte dat er nog veel werk aan de winkel is: RTL Nieuws publiceerde een artikel over een serversysteem van een fysiotherapiepraktijk dat was gehackt. Lindsey: “Alle gegevens van hun patiënten lagen op straat. Dat was voor mij weer een heel duidelijk teken van hoe waardevol en belangrijk onze 100% Cloud dienst is.”
“Maar, los van concrete tips, denk ik gewoon dat bewustwording onmisbaar is”, zegt Lindsey. “In het afgelopen jaar merkte ik op bijvoorbeeld de jaarlijkse SpotOnMedics Secretaressedag dat veel praktijken helemaal nog niet bezig zijn met informatiebeveiliging. Ze vinden het een ver-van-hun-bed-show en weten eigenlijk niet zo goed wat ze ermee aan moeten. Ook in 2020 wil ik hierbij helpen door verschillende masterclasses te organiseren voor kwaliteitsmanagers en key-users.”
‘Samen op reis’ op 3 oktober 2019
Een hele dag in het teken van het secretariaat
Champagne in de FysioHub!
‘Samen op reis’ op 3 oktober 2019
Het SpotOnMedics Gebruikersevent is een jaarlijks terugkerende ervaring die nieuwsgierige en innovatieve professionals verenigt. Toonaangevende denkers in de fysiotherapiebranche, marktkenners, praktijkhouders en medewerkers van SpotOnMedics verzorgen inspirerende presentaties, parallelsessies en businesscases, ieder met één doel: de deelnemers meenemen op reis naar de toekomst.
Vanuit dat doel was de keuze voor een thema voor 2019 snel gemaakt. Het Gebruikersevent kreeg de titel ‘Samen op reis’. Op reis gaan staat voor ontdekking, vernieuwing, beleving, beweging… En plezier! Want positieve energie voor de toekomst is wat we dit jaar op het Gebruikersevent wilden meegeven. Meer dan 300 fysiotherapeuten en praktijkhouders reisden op donderdag 3 oktober naar Van der Valk Hotel Veenendaal voor deze editie van het Gebruikersevent.
Data als kompas
Bij deze editie van het event was een belangrijke rol weggelegd voor big data. De keynote speaker van de dag was dan ook niemand anders dan Egge van der Poel, dé expert op het gebied van big data in de gezondheidszorg. Als ex-big data consultant bij KPMG, Clinical Data Scientist bij het Erasmus MC in Rotterdam en veelgevraagd spreker waren we trots om hem dit jaar op ons Gebruikersevent te mogen verwelkomen. Hij vertelde over artificial intelligence, machine learning en data, en liet de grote obstakels die je tegenkomt bij innovatie hierin niet achterwege. “Het is tijd om in actie te komen en data met het gebruik van de juiste analyses in je voordeel te laten werken”, benadrukte Egge.
Nieuwe elementen
Omdat data in de reis die dit jaar op 3 oktober werd gemaakt een belangrijke rol speelde, was er dit jaar ook voor het eerst een apart theater waar parallelsessies over big data werden gegeven. Maar dat was dit jaar niet de enige nieuwe toevoeging aan het Gebruikersevent. Voor het eerst was er een speciaal theater voor het secretariaat van de praktijk. Hier werden parallelsessies gegeven over hospitality en konden secretaresses een APK uitvoeren om er zeker van te zijn dat ze optimaal gebruikmaken van FysioOne. Met de nieuwe theaters erbij waren er meer parallelsessies dan ooit: uit eerdere enquêtes bleek dat bezoekers veel behoefte hebben aan het samenstellen van een eigen route op het event.
Daarnaast werd de FysioHub – op deze dag de plek waar de deelnemers onze businesspartners met hun stands kunnen ontmoeten – dit jaar groter dan ooit met 14 (!) partners waaronder Basic-Fit en InMotion VR. Tot slot was een belangrijke nieuwe toevoeging de Genius Room. In deze walk-in-ruimte met een hele lage drempel waren de hele dag collega’s van het Klant Contact Center, Financieel en Personeel aanwezig om allerlei vragen te beantwoorden. Van deze nieuwe feature werd tijdens het event intensief gebruik gemaakt: mensen liepen naar binnen als bij een inloopspreekuur, waar ze samen met een expert het probleem bekeken en verhelderd weer de deur uit stapten.
Hoge scores van deelnemers
Deze editie van het Gebruikersevent was voor SpotOnMedics een groot succes. Het thema ‘Samen op reis’ omvatte de reis naar de toekomst die wij met de gebruikers van ons platform willen maken, waar we hen in willen begeleiden en inspireren. Ook de partners en deelnemers waren zeer enthousiast over deze dag: het Gebruikersevent 2019 kreeg gemiddeld 8 sterren, werd door 87% beoordeeld als ‘inspirerend’ tot ‘zeer inspirerend’ en wordt door maar liefst 93% van de deelnemers aangeraden bij collega’s. Daarmee kijken wij opgetogen uit naar de volgende editie in het najaar van 2020.
Een hele dag in het teken van het secretariaat
Uitkomsten secretaressedagDe secretaresse heeft een belangrijke rol in de fysiotherapie. Ze is het visitekaartje van de praktijk en het eerste aanspreekpunt van patiënten, ze beheert de agenda en verzorgt gasten elke dag een warm welkom. Daarom organiseerden wij op woensdag 1 mei voor de tweede keer Secretaressedag, dit keer in ons eigen Event Center. Op deze dag verwelkomden wij 56 secretaresses die in 29 verschillende praktijken dagelijks met FysioOne werken. Co-creatie stond centraal: wat vindt het secretariaat nou écht belangrijk voor de verdere ontwikkeling van het platform? En hoe kan SpotOnMedics FysioOne nog beter aansluiten op de behoeften van de secretaresses?
Het programma startte om 10.00 uur, met ontvangst en een rondleiding door het nieuwe SpotOnMedics kantoor. Na een warm welkom ging Kwaliteit- en Kennismanager Lindsey Tol van start met een presentatie over informatiebeveiliging in de praktijk. Na de presentatie werden de secretaresses op basis van niveau verdeeld over vier groepen, die ieder met één van onze professionals apart ging zitten voor een brainstormsessie. De sessie stond volledig in het teken van de wensen van de secretaresses, van welke ontwikkelingen zij graag willen zien in FysioOne.
Na de gezamenlijke lunch vond er een stemronde plaats voor de 30 wensen die geformuleerd waren door de secretaresses. Iedereen mocht stemmen op de wensen die zij belangrijk vonden: daarmee werd er een prioritering gemaakt voor het productteam. Na de stemronde heeft Klant Succes Manager Niels Rientjes de secretaresses meegenomen in de presentatie over hospitality en het werken vanuit een customer journey. Wat is hospitality precies, en waarom is het zo belangrijk in de praktijk of voor de klanttevredenheid? De businessmodellen van Coolblue en zorghotels werden door Niels gepresenteerd. De dag werd afgesloten met een gezellige borrel en een goodiebag voor alle aanwezigen.
Na afloop van de Secretaressedag zijn de wensen bij het productteam in behandeling genomen. Alle wensen hebben een status ontvangen, en de eerste wensen zijn ondertussen al ontwikkeld en vrijgegeven op het FysioOne platform. In dit overzicht vindt u alle wensen van de Secretaressedag en in onze releasenote zijn alle aanpassingen (inclusief de wensen) te vinden. Daarnaast zijn er, op basis van de APK check voor secretaresses, verschillende FAQ’s toegevoegd aan de Academy. Deze zijn hier terug te vinden.
Onze Secretaressedag is beoordeeld met een 7.5, en 92% van de deelnemers zou het event aanbevelen bij collega’s. De secretaresses zijn met name tevreden over de mogelijkheid om zelf hun wensen kunnen delen en over het feit dat zij echt een stem hebben in wat er verbeterd kan worden aan FysioOne. SpotOnMedics kijkt zelf ook met veel plezier terug op dit evenement: wij kunnen niet wachten tot Secretaressedag 2020! In het voorjaar ontvangt u de uitnodiging in uw mailbox.
Champagne in de FysioHub!
In de afgelopen acht jaar is SpotOnMedics drie keer verhuisd door een toenemende groei van fysiotherapierelaties en businesspartners. De laatste verhuizing was eind 2018, een paar honderd meter van de oude locatie. Samen met Smith & Nephew en Kyowa Kirin – allebei bedrijven die zich ook richten op medische productontwikkeling en hoogstaande (software) technologie – bezetten we het nieuwe pand ‘Iris’ op Bloemlaan 2 in Hoofddorp. In mei 2019, toen we al helemaal up-and-running waren in het nieuwe pand, was het tijd voor een knallende openingsreceptie. Een feestelijke start van een nieuwe locatie, en daarmee ook van een nieuwe bedrijfsfase.
Event Center
Op vrijdag 17 mei knalden om 16.00 uur de kurken uit de champagneflessen. In het bijzijn van vele praktijken, businesspartners en collega’s vierden we onze nieuwe plek. Vanaf de opbouw van het nieuwe kantoor stond vast dat er een belangrijke rol was weggelegd voor het SpotOnMedics Event Center, gevestigd op de vierde verdieping van het pand. Het Event Center moest een plek worden voor kennis en kruisbestuiving: een plek om trainingen, workshops, inspiratiesessies, gebruikersoverleggen en masterclasses te organiseren. Met de komst van deze ruimte groeide onze customer space in 2019 van 10 naar 450 vierkante meter, en kregen we de kans om niet langer 1, maar heel veel events per jaar op te zetten om professionals uit het vakgebied te ontmoeten.
Zoals verwacht konden we in het Event Center ons hospitality-hart helemaal kwijt. Gastvrijheid zit in het DNA van SpotOnMedics: juist als leverancier van een all-in-one platform vinden we menselijke aandacht belangrijk. Met het Event Center konden we dit jaar ons enthousiasme voor de toekomst overbrengen naar de fysiotherapiebranche.
FysioHub
Hub: 1) een apparaat dat deel uitmaakt van de infrastructuur van een netwerk 2) een plaats waar data van verschillende bronnen samenkomt, en van daaruit weer naar verschillende richtingen doorgestuurd wordt 3) een luchthaven waar vliegtuigen bijtanken en passagiers overstappen op andere vluchten. Het woord ‘hub’ omvat de opzet van het nieuwe SpotOnMedics kantoor en haar Event Center. In de SpotOnMedics FysioHub komen fysiotherapeuten, praktijkhouders, secretaresses, marketeers, praktijkadviseurs, financieel specialisten, IT’ers, innovators en toekomstdenkers samen om te praten over de ontwikkelingen in het vak. De oranje tapijt-cirkel in ons Event Center wordt daarmee een plek voor ontmoeting en co-creatie. Want innovatie gebeurt niet in een laboratorium of een computer: het gebeurt in gesprek met elkaar, door samen te experimenteren.
Een plek om bij te tanken
De FysioHub heeft in 2019 meerdere doelen gediend. Met onze businesspartners werkten we aan de vakinhoudelijke kennis van therapeuten. Zo organiseerde SonoSkills echografie-scholingen in ons Event Center, waren er verschillende trainingen van Enraf Nonius, spijkerde Wittemeer Academy therapeuten bij op het gebied van bedrijfsvoering en kwamen er dankzij Denkfysio regelmatig internationale sprekers over de vloer om de vakinhoudelijke kennis van fysiotherapeuten te vergroten. De FysioHub is daarmee een plek om doorlopend te leren.
Ook moest de FysioHub een plaats worden waar wij onze doelgroep, de fysiotherapeuten, kunnen ontmoeten. Hoe kunnen we samen naar de toekomst bewegen? Wat zijn de knelpunten, de vragen, de wensen? Met deze functie sluit de FysioHub nauw aan op de SpotOnMedics Academy, het kennisplatform voor onze gebruikers dat in 2017 werd gelanceerd. Op de online Academy kunnen gebruikers vragen stellen, handleidingen raadplegen of instructievideo’s bekijken; in de FysioHub is er plek voor live discussie, inspiratie en trainingen van onze specialisten. Zo hebben er in 2019 bijvoorbeeld Fys’Optima Gebruikersoverleggen, masterclasses voor leden van Zorg1 en heel veel demonstraties van FysioOne of SpotOnMedics Intelligence georganiseerd in het Event Center.
Tot slot is de FysioHub er voor alle SpotOnMedics collega’s, die elkaar via interne masterclasses op de hoogte houden van ontwikkelingen in ‘hun’ vakgebied. In het afgelopen jaar leerden ze elkaar meer over nieuwe functionaliteiten van het FysioOne platform, informatiebeveiliging of marketing en sales. Maar ook de soft skills – gesprekstechnieken, gastvrijheid, notuleren – van de SpotOnMedics professionals worden hier getraind. Op die manier bewegen niet alleen onze gebruikers, maar ook ook wij als bedrijf op een duurzame manier naar de toekomst.
Kortom: de FysioHub is een plek om bij te tanken, om vervolgens weer tot grote hoogte te kunnen stijgen. In 2019 hebben we onze visie om het Event Center om te toveren tot FysioHub volop kunnen realiseren. Maar de FysioHub staat nooit stil, dus ook in 2020 zullen wij ons inzetten om de FysioHub maximaal te laten groeien. Houd de event-pagina op de SpotOnMedics Academy in de gaten voor meer informatie over de evenementen die in het SpotOnMedics Event Center worden georganiseerd.
Phasellus vehicula lobortis44
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut eget orci a nulla faucibus dapibus. Nullam sit amet facilisis erat, at dictum augue. Mauris tincidunt elementum nibh. Proin porta mauris eu consectetur varius. Vestibulum suscipit vitae nisl eget pharetra. Quisque nunc mauris, efficitur id elit vitae, tempor facilisis ipsum. Curabitur eu justo non felis fringilla pharetra a eu lacus. Phasellus feugiat sollicitudin diam, quis accumsan quam blandit nec. Maecenas a eros faucibus, condimentum dolor quis, aliquet nisi. Maecenas quam velit, tristique id quam ac, vulputate gravida nisl. In eget velit in metus viverra iaculis at vel erat. Nulla luctus ligula augue, et efficitur ipsum laoreet eget. Phasellus eleifend lorem sem. Curabitur vel turpis ac massa rutrum ultricies at aliquet massa. Morbi ut erat libero.
Ut vulputate nibh quam, eget consectetur lacus maximus sit amet. Maecenas elementum ac justo nec semper. Donec maximus odio ut viverra ullamcorper. Quisque et nunc id est consequat consequat ac vitae ante. Suspendisse egestas risus non neque lacinia, nec blandit tellus efficitur. Donec lorem risus, faucibus at quam ac, aliquet lobortis orci. Sed ut lacus tortor. Morbi ornare sit amet dolor molestie tristique.
Nam varius sapien id sem hendrerit euismod pellentesque sed felis. Nullam nec porttitor mauris. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis in faucibus. Vestibulum feugiat elementum ex, eu laoreet lorem sollicitudin a. Morbi eleifend ex ac condimentum dignissim. Cras enim tortor, varius id semper nec, hendrerit in nulla. Mauris vehicula odio non lectus elementum, sit amet lobortis ante consectetur. Aliquam eu justo nulla. Donec rhoncus placerat nisl id gravida. Proin ut tempus massa. Proin sollicitudin libero commodo massa dictum, eget mattis ante vulputate. In dignissim molestie lacus, ultricies dapibus turpis luctus eget.
Phasellus vehicula lobortis nunc, at tempor risus vulputate ut. Vestibulum condimentum congue nisl eu vestibulum. Integer mauris magna, vestibulum vel hendrerit fringilla, rhoncus in lacus. Mauris iaculis mi sit amet nibh tempor, quis varius nunc porttitor. Nulla facilisi. Proin sem velit, dapibus et sapien et, gravida pharetra nibh. Sed et tincidunt arcu. Nunc vitae faucibus est. Fusce varius accumsan sapien, quis vehicula ligula interdum ac.
Mauris iaculis mi sit
Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing elit. Ut eget orci a nulla faucibus dapibus. Nullam sit amet facilisis erat, at dictum augue. Mauris tincidunt elementum nibh. Proin porta mauris eu consectetur varius. Vestibulum suscipit vitae nisl eget pharetra. Quisque nunc mauris, efficitur id elit vitae, tempor facilisis ipsum. Curabitur eu justo non felis fringilla pharetra a eu lacus. Phasellus feugiat sollicitudin diam, quis accumsan quam blandit nec. Maecenas a eros faucibus, condimentum dolor quis, aliquet nisi. Maecenas quam velit, tristique id quam ac, vulputate gravida nisl. In eget velit in metus viverra iaculis at vel erat. Nulla luctus ligula augue, et efficitur ipsum laoreet eget. Phasellus eleifend lorem sem. Curabitur vel turpis ac massa rutrum ultricies at aliquet massa. Morbi ut erat libero.
Ut vulputate nibh quam, eget consectetur lacus maximus sit amet. Maecenas elementum ac justo nec semper. Donec maximus odio ut viverra ullamcorper. Quisque et nunc id est consequat consequat ac vitae ante. Suspendisse egestas risus non neque lacinia, nec blandit tellus efficitur. Donec lorem risus, faucibus at quam ac, aliquet lobortis orci. Sed ut lacus tortor. Morbi ornare sit amet dolor molestie tristique.
Nam varius sapien id sem hendrerit euismod pellentesque sed felis. Nullam nec porttitor mauris. Interdum et malesuada fames ac ante ipsum primis in faucibus. Vestibulum feugiat elementum ex, eu laoreet lorem sollicitudin a. Morbi eleifend ex ac condimentum dignissim. Cras enim tortor, varius id semper nec, hendrerit in nulla. Mauris vehicula odio non lectus elementum, sit amet lobortis ante consectetur. Aliquam eu justo nulla. Donec rhoncus placerat nisl id gravida. Proin ut tempus massa. Proin sollicitudin libero commodo massa dictum, eget mattis ante vulputate. In dignissim molestie lacus, ultricies dapibus turpis luctus eget.
Phasellus vehicula lobortis nunc, at tempor risus vulputate ut. Vestibulum condimentum congue nisl eu vestibulum. Integer mauris magna, vestibulum vel hendrerit fringilla, rhoncus in lacus. Mauris iaculis mi sit amet nibh tempor, quis varius nunc porttitor. Nulla facilisi. Proin sem velit, dapibus et sapien et, gravida pharetra nibh. Sed et tincidunt arcu. Nunc vitae faucibus est. Fusce varius accumsan sapien, quis vehicula ligula interdum ac.
“Alleen ben je sneller, maar samen kom je verder.”
“De taak die voor ons ligt is de grootste ICT-verbouwing in de zorg. Dat is ingrijpend.”
“Alleen ben je sneller, maar samen kom je verder.”
Een samenwerking tussen een accountantskantoor en een all-in-one platform voor fysiotherapeuten… Het klinkt niet direct logisch, en toch is het voor SpotOnMedics precies de stap die in 2019 gezet moest worden. Waarom?
Om die vraag te beantwoorden starten we bij het SpotOnMedics drielagenmodel. Dit model verdeelt de producten en diensten van SpotOnMedics in – de naam zegt het al – drie lagen. Laag 1 – FysioOne met EPD, Behandelagenda, Praktijk- en Kwaliteitsmodule en 100% Cloud; Laag 2 – Financiële diensten met boekhouding, personeelsadministratie en declaratieverwerking; Laag 3 – Big data met advies, een Business Intelligence dashboard voor zorg- en bedrijfsanalyse en een Academy voor doorlopend leren en verbeteren.
Een lange tijd heeft de nadruk gelegen op de eerste laag, met steeds nieuwe functionaliteiten in FysioOne. In de afgelopen jaren is er echter ook veel gesleuteld aan de tweede laag van het model: de financiële diensten, waarvoor we al lange tijd een integratie hebben met online boekhoudserviceplatform Yuki. De doorlopende innovatie en naadloze integratie met het fysiotherapie-praktijkproces in deze laag heeft de aandacht getrokken van accountantskantoren in Nederland.
Waarom willen accountants samenwerken met SpotOnMedics?
SpotOnMedics Financieel in de spotlights
SpotOnMedics Financieel is een succesvol en belangrijk onderdeel van het all-in-one platform van SpotOnMedics. Cijfers van de laatste vijf jaar tonen aan dat tweederde van de praktijken die overstappen op FysioOne óók meteen aan de slag willen met SpotOnMedics Financieel. Het dagelijks bijwerken van de boekhouding, het opstellen van btw-aangiftes en het samenstellen van jaarrapporten, maar ook het verzorgen van de maandelijkse lonen voor praktijkmedewerkers wordt dagelijks door de Financieel en Personeel specialisten van SpotOnMedics uitgevoerd voor een groeiende groep fysiotherapiepraktijken.
De innovativiteit en snelheid waarmee SpotOnMedics hun financiële laag in de afgelopen jaren heeft ontwikkeld is van bijzonder niveau. Verschillende accountantskantoren merken dat, door de duidelijke focus van SpotOnMedics op paramedisch specialisten, veel fysiotherapiepraktijken de overstap maken van hun vaste accountant naar het SpotOnMedics all-in-one platform. De praktijken verlangen naar een naadloze integratie van hun agenda en declaratieproces met hun boekhouding, wat enorm helpt in efficiëntie en inzicht in de prestaties van de praktijk. Ook zien praktijken de grote voordelen van het feit dat SpotOnMedics werkt met een homogene klantengroep – fysiotherapiepraktijken in Nederland.
Dat meerdere praktijken naar SpotOnMedics overstappen voor hun financiële diensten ontging de accountancybranche niet. Zo heeft SpotOnMedics al twee keer een Yuki-award voor excellent presteren ontvangen en kwam vorig jaar een groep Vlaamse accountants op bezoek bij SpotOnMedics. Als klap op de vuurpijl is onze SpotOnMedics’ Klant Succes Manager dit jaar uitgenodigd om als gastspreker op te treden op het economisch beroepscongres Forum For The Future in Brussel.
Automatisering in de accountancy
Tegelijkertijd is er in het accountancyberoep een duidelijke trend naar automatisering zichtbaar. Door hedendaagse technologie is het beeld van de controlerende accountant verleden tijd. Yuki, het boekhoudplatform dat SpotOnMedics tot een van haar eerste businesspartners mocht rekenen en waar SpotOnMedics Financieel een integratie mee heeft, weet dit als geen ander. Het platform van Yuki is uitermate geschikt voor de (zorg)ondernemer, met een duidelijke focus op eenvoud en snel zicht op de bereikte bedrijfsresultaten. Samen met SpotOnMedics wordt er continu gewerkt aan automatisering om het proces nog efficiënter te laten verlopen. Op dit moment wordt de verwerking van inkoop- en verkoopfacturen door robotic accounting al voor 70% geautomatiseerd verwerkt.
Meer automatisering, betekent dat niet minder werk voor de accountant? Het antwoord op deze vraag is tweeledig. Ja, want efficiëntie is het doel van de automatisering. Nee, want tegelijkertijd leidt meer inzicht tot een verhoging van adviesvragen en -mogelijkheden. Op deze manier verandert de rol van de accountant van verwerking naar advisering. In deze nieuwe rol ontmoeten de accountskantoren SpotOnMedics.
Waarom wil SpotOnMedics samenwerken met accountants?
Adviseurs gezocht
Terwijl de accountants steeds meer een rol als adviseur in moeten nemen, kan SpotOnMedics juist extra adviseurs gebruiken. Inmiddels bedient SpotOnMedics fysiotherapiepraktijken van op de Waddeneilanden tot in Zuid-Limburg, en krijgen ze vanuit het hele land aanvragen van nieuwe fysiotherapiepraktijken die ook willen overstappen op het all-in-one platform. Naast de behoefte aan goede en moderne programmatuur die de praktijkhouder en therapeuten ontzorgt, hebben praktijken ook steeds meer behoefte aan persoonlijke sturing en regionaal of lokaal advies. Hiervoor zijn adviseurs, die bekend zijn met de lokale situatie, door heel Nederland nodig.
Kortom: accountants worden adviseurs en SpotOnMedics zoekt adviseurs. Vanuit die simpele gedachte werden de eerste gesprekken met accountantskantoren gevoerd. Met de VvAA had SpotOnMedics al een samenwerking: nu komen daar twee samenwerkingen met Countus en AccountAnders bij. Alledrie de partners hebben een focus op zorg en paramedici.
Samenwerking op maat
SpotOnMedics heeft met haar accountancy partners afspraken gemaakt om een goede werkverdeling te maken, waarbij er per partner ruimte is voor persoonlijke wensen. Via een te doorlopen opleidingsprogramma worden bedrijfsadviseurs van de partners opgeleid in de belangrijke ontwikkelingen in de fysiotherapie branche. Deze opleiding bestaat uit meerdere lesdagen, omvat verschillende onderdelen en kent ook een jaarlijks update-programma zodat onze partners doorlopend geïnformeerd blijven. Daarnaast krijgen de bedrijfsadviseurs van de partners een SpotOnMedics adviseur als ‘buddy’.
De samenwerking met Countus wordt dit jaar nog zichtbaar met roadshows in het oosten en noorden van het land. Op verschillende locaties zullen Countus en SpotOnMedics een masterclass organiseren om fysiotherapiepraktijken verder te informeren over de toekomst en hoe zij zich daarop kunnen voorbereiden. De eerste roadshow in deze serie vond plaats op maandagavond 16 december 2019 in Wageningen, met als titel ‘Overtref uw doelen in 2020’. Wegens het succes van deze avond worden er in 2020 meerdere masterclasses georganiseerd.
SpotOnMedics Intelligence
De bedrijfsadviseurs van de partners worden na hun opleidingstraject bij de SpotOnMedics Academy dus een kompas voor fysiotherapiepraktijken: ze zorgen dat de praktijk op koers blijft en geven advies voor bijsturingen. Om ervoor te zorgen dat het kompas klopt, dat de adviseur de juiste adviezen geeft, is er data beschikbaar. SpotOnMedics heeft afgelopen zomer SpotOnMedics Intelligence gelanceerd (klik hier voor meer informatie), een data tool die van grote meerwaarde is voor praktijken met vijf of meer therapeuten. De bedrijfsadviseurs leren werken met deze tool en zijn daarmee in staat om praktijken te begeleiden in het lezen van de dashboards in SpotOnMedics Intelligence. Daarmee staat data driven advies centraal, en wordt de adviseur een zeer betrouwbaar kompas waar de praktijk keuzes mee kan maken.
Kennismaking met de samenwerking
SpotOnMedics blijft bouwen aan haar FysioHub en staat open voor nieuwe ontwikkelingen en businesspartners in de accountancy sector. Hiervoor gelden wel specifieke selectiecriteria. Werkt u bij een accountantskantoor dat zich focust op de zorg, en heeft u interesse in een samenwerking? Voor meer informatie over samenwerking en de selectiecriteria staat Praktijkadviseur Debby Dekkers u graag te woord. Debby is te bereiken op 088 6600 800 of via d.dekkers@SpotOnMedics.nl.
“De taak die voor ons ligt is de grootste ICT-verbouwing in de zorg. Dat is ingrijpend.”
De wereld verandert constant, met doorlopende technologische ontwikkelingen. Dit is niet alleen terug te zien in het dagelijkse leven, maar ook in de zorg en de fysiotherapie. Wilco Hamoen is als Technisch Directeur van SpotOnMedics verantwoordelijk is voor de IT ontwikkeling van de producten en diensten die SpotOnMedics levert. Hij vertelt welke veranderingen te zien zijn in het zorglandschap, hoe SpotOnMedics omgaat met de grootste ICT-verbouwing in de zorg en hoe fysiotherapiepraktijken hier het beste op kunnen inspelen.
Wijzigingen
“Als ik kijk naar de productontwikkeling van SpotOnMedics in het afgelopen jaar”, vertelt Wilco, “dan zijn we in 2019 vooral bezig geweest met het robuuster maken van de al bestaande functies, zoals het updaten van klinimetrie items of de verbetering van routing in de applicatie. Daarnaast zijn er ook veel nieuwe functionaliteiten toegevoegd, zoals de widget online inplannen via de website, het verder doorontwikkelen van specialisatiekaarten en de ontwikkeling van de verschillende dashboards. En tot slot zijn we in die twaalf maanden ook erg druk bezig geweest met het verder klaarstomen van het FysioOne platform voor de toekomst.”
Het jaar was dus werken aan wat er al is, aan wat er snel gaat komen en wat er in de verdere toekomst in het verschiet ligt. Wilco legt uit dat in deze laatste twee categorieën in 2019 een groot project is opgezet: SpotOnMedics Intelligence. “Eind zomer werd Clinical Intelligence al gelanceerd, en in 2020 zal Financial Intelligence en een Kwaliteitsdashboard volgen. Waar 2019 voornamelijk in het teken stond van de technische voorbereiding van de nieuwe dashboards, zal 2020 meer in het teken staan van welke stuurinformatie en KPI’s waar op het dashboard gepresenteerd worden. Daarnaast wordt het platform klaargestoomd voor verdere aansluiting op de Nederlandse zorginfrastructuur. De data voor de dashboards is beschikbaar, die hebben we verzameld en kunnen we op het platform presenteren” zegt Wilco. “In 2020 zullen we daar samen met businesspartners en praktijken aan werken.”
Welke (zorg)ontwikkelingen zijn in het afgelopen jaar in gang gezet, en wat kunnen we verwachten in de toekomst? Middels een drietal pijlers neemt Wilco ons mee in de veranderde (zorg)ontwikkelingen.
Pijler 1: Personalised Care
De eerste pijler, Personalised Care, betekent voor SpotOnMedics dat de patiënt meer en meer centraal wordt gesteld. “Wij zien dat de patiënt steeds meer de leiding neemt, en we denken dat dit de komende jaren meer door gaat zetten”, zegt Wilco. “De patiënt heeft zijn medische informatie straks in zijn broekzak en bepaalt zelf welke zorgverlener er bij zijn medische informatie mag komen. Met de patiënt in de lead zal er ook een verschuiving op gang komen van een ziektekostenverzekering naar een gezondheidsverzekering. In plaats van dat mensen geholpen worden als ze al ziek zijn of klachten hebben, gaan we met z’n allen veel meer preventief aan de slag met onze gezondheid.”
Daarnaast ziet Wilco de PGO’s, apps op je telefoon met jouw persoonlijke gezondheidsomgeving, ook vaste grond krijgen in de komende jaren. “Daar zitten straks de medische dossiers van de patiënt in. In deze app komt het medisch dossier terecht: de patiënt kan met één druk op de knop zelf bepalen welke zorgverlener er bij zijn informatie mag. Klinkt slim en gemakkelijk, maar het vergt van alle softwareaanbieders in de zorg veel tijd en energie om dit mogelijk te maken.”
Pijler 2: Zorgbudgetten onder druk
Omdat er in de zorg veel geld wordt uitgegeven, is de tweede pijler dat zorgbudgetten steeds meer onder druk komen te staan. Wilco legt uit dat er een dubbele vergrijzing plaatsvindt: mensen worden ouder én er zijn meer oudere mensen. De zorg wordt betaald voor elke discipline – de fysiotherapie, de huisarts en het ziekenhuis – maar van een beloning voor slimme processen of het slim uitvoeren van de zorg over de disciplines heen is nog geen sprake. “Op het moment dat je niet beloond wordt voor het efficiënt inrichten van je zorgprocessen en het alleen maar pijn doet in je portemonnee om activiteiten aan een ander over te laten… Dan ga je niet bewegen. De huidige zorgstructuur en vergoedingsstructuur maakt het vrijwel onmogelijk om buiten disciplines om na te denken, en het blokkeert ook veranderingen. Het zou een stuk efficiënter zijn als de verschillende disciplines met elkaar gaan samenwerken, samen de zorg gaan indelen. Om een dergelijke verandering mogelijk te maken moet er vanuit de overheid eigenlijk een zak geld klaarstaan die een verandertraject mogelijk maakt en er voor zorgt dat iedereen gecompenseerd wordt voor het slimmer inrichten van zijn werk- en verzorgingsgebied.”
Pijler 3: Ketenintegratie
De laatste pijler van de verandering in het zorglandschap is ketenintegratie. Naast dat veel solo fysiotherapiepraktijken steeds vaker gaan samenwerken, is er ook een toename te zien van specialisten onder één dak, zoals huisarts, fysiotherapie, apotheek en logopedie. Naast het verschijnen van zulke gezondheidscentra in het land is een samenwerking met fysiotherapiepraktijken onderling ook mogelijk: samenwerken in de regio. Dit kan voor praktijken leiden tot een betere onderhandelings- en contractposities bij hun stakeholders. “We zien in de markt terug dat verzekeraars minder snel de individuele fysiotherapiepraktijk willen contracteren.” zegt Wilco. “Ze doen het wel, maar de verhoging van de tarieven zit toch echt in samenwerkingsverbanden.” Ondanks dat het samenwerken tussen zorgdisciplines moeizaam en ingewikkeld is, is het bundelen van krachten en kennis essentieel.
Verandering
Deze drie pijlers samen vragen om een verandering bij fysiotherapiepraktijken: van zorgprofessional naar zorgondernemer. Wilco: “De patiënt komt straks niet meer binnenlopen om te zeggen ‘ik heb last van mijn teen’. Je moet als fysiotherapeut bewust gaan nadenken hoe je de doelgroep kunt benaderen en hoe je je omzet binnen gaat halen.” SpotOnMedics ondersteunt de fysiotherapiepraktijken hierin door middel van tooling en door de administratielasten te verlichten. “Een fysiotherapeut moet innovatief zijn en een commerciële gedachtegang hebben”, noemt Wilco. “Met ons all-in-one platform kunnen wij de ontwikkelingen bijhouden en zorgen dat de software de therapeut ook ondersteunt in de nieuwe activiteiten die passen bij zijn werk.” Eén van de nieuwe releases van SpotOnMedics, SpotOnMedics Intelligence, is hier een voorbeeld van. Door middel van deze tool kunnen fysiotherapiepraktijken realtime zien wat hun huidige situatie is. Wilco: “Op deze manier kunnen we praktijken informatie geven over waar de praktijk op dit moment staat, wat de trends zijn in de markt en wat andere partijen doen. Daarmee kunnen we ook aanwijzen waar kansen liggen.”
Zorglandschap in 2025 als keynote op het Gebruikersevent
Op donderdag 3 oktober werd het SpotOnMedics Gebruikersevent georganiseerd in Veenendaal. Tijdens dit event verzorgde Wilco een presentatie over de toekomstplannen van het FysioOne platform van SpotOnMedics, de fysiotherapiepraktijk van 2025 en de veranderingen in het zorglandschap. In zijn presentatie noemt hij Tesla als voorbeeld: futuristisch en ingrijpend. “Tesla is een bedrijf dat constant bezig is met de toekomst, en daardoor vol zit met innovatieve ideeën.” zegt Wilco. “Waar Tesla ingrijpend is in haar vakgebied, zijn wij dat in ons vakgebied. En met de veranderingen die gaan komen moeten we dat ook zijn.”
De grootste ICT-verbouwing in de zorg
Het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport is bezig om samen met zorgverleners een gezamenlijk platform te ontwikkelen waardoor uitwisseling van informatie tussen verschillende zorgpartijen eenvoudiger en uniform wordt. Op deze manier komt wederom de patiënt centraal te staan en krijgt hij zelf ook inzicht in zijn patiëntendossier en wie hier toegang tot heeft. Dit is een ontwikkeling die in de komende jaren verder wordt uitgewerkt. De focus van het ministerie ligt eerst bij de ziekenhuizen en verschuift daarna naar andere zorgverleners, waaronder de fysiotherapeut. Wilco: “Wij zijn vooral druk bezig met het voorbereiden en het maken van de eerste stappen. Hoe willen we aansluiten op de Nederlandse zorginfrastructuur? Het feit dat het verplicht is, in de wet wordt vastgelegd, is een belangrijk aspect hierin. Achter de schermen zijn we druk bezig met een proof of concept zodat we kunnen voldoen aan deze verplichting, en ook in de nabije toekomst aansluiten bij de Nederlandse zorgstructuur.”
– Wilco Hamoen, technisch directeur SpotOnMedics