Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. FysioOne

1.1 Agenda, trajecten, rooster en ruimtebeheer

Ga verder naar paragraaf 1.1.1.

1.1.1 Hoe zie ik welke patiënten er in de laatste weken voor de corona-uitbraak onder behandeling zijn geweest?

Als u op een eenvoudige manier in kaart wilt brengen welke patientenpopulatie in de laatste weken voor de corona-uitbraak in de agenda’s hebben gestaan dan kunt u hiervoor het beste gebruik maken van de balielijst functionaliteit in FysioOne.

De balielijst kunt u raadplegen via het hoofdnavigatiemenu – Declareren – Balielijst.

Op deze pagina (de balielijst) kunt u filteren op een periode middels een van en t/m datum. Door de selectbox te activeren achter ‘toon contactgegevens’, worden deze ook zichtbaar in de balielijst.

Vanuit hieruit kunt u middels de .XLS of .PDF export dit overzicht exporteren.

Op dit overzicht zijn overigens meer filters mogelijk. Zo kunt u filteren op:

  • therapeut;
  • prestatiecode;
  • praktijklocaties (indien van toepassing).

 

1.1.2 Welk overzicht kan ik het beste raadplegen om te zien hoeveel patiënten er in 2020 in de praktijk zijn geweest?

Hiervoor kunt u gebruik maken van management rapportages – overzichten > verrichtingen en omzet. Er zijn hier diverse rapportages beschikbaar zoals per maand, per kwartaal, per verzekeraar etc.

Let op: controleer van te voren of alle zittingen zijn bepaald om er zeker van te zijn dat de management rapportages zijn actueel zijn. Zittingen kunt u bepalen via Declareren – Zittingen bepalen.

1.1.3 Hoe kan ik zien welke patiënten er zijn uitgevallen door corona of door normale no show / afgemelde afspraken?

Onze klant contact medewerkers ervaren dat praktijken veelal hun eigen beleid hebben bepaald. De ene praktijk heeft een ‘nieuwe’ prestatiecode ‘Corona’ aangemaakt en de andere praktijk heeft alles onder een ‘tijdig afgemelde afspraak’ geplaatst. Ook zijn er praktijken die ervoor hebben gekozen om deze afspraken uit de agenda te verwijderen.

Corona presetatiecode
Wanneer u specifiek een corona prestatiecode heeft aangemaakt, dan kunt u via ‘zittingen per maand’ filteren op uw zelf gemaakte code om de aantallen te zien. Door op het ‘getal’ te klikken komt u in het ‘overzicht van zittingen’, hier treft u alle patiënten die met deze code zijn ingepland.

Reeds bestaande prestatiecode (1960 t/m 1962)
Mocht u geen zelfgemaakte corona prestatiecode hebben aangemaakt, maar gebruik hebben gemaakt van de ‘no show’ prestatiecode, dan kunt u deze ook terugvinden in dit overzicht.

Let op: het verschil is alleen te zien, wanneer u dus specifiek een aparte corona prestatiecode heeft aangemaakt. 

Afspraken verwijderd
Praktijken die er destijds voor gekozen hebben om afspraken definitief te verwijderen uit de agenda, zullen niet in bovenstaand overzicht naar voren komen. Deze afspraken zijn uit de FysioOne omgeving verwijderd.

1.1.4 Wat is de snelste manier om afspraken van patiënten met een lopend traject terug in de agenda te krijgen?

In verband met de opschaling van de fysiotherapeutische zorg hebben praktijken de mogelijkheid conform de maatregelen individuele afspraken weer in de agenda te plannen. Er zijn verschillende manieren waarop deze ‘hervattende’ afspraak in de agenda komen te staan:

  1. praktijk benaderd patiënten pro-actief, middels e-mail of telefoon;
  2. patiënt neemt zelf contact op met praktijk;
  3. patiënt plant zelf afspraak in, middels online inplannen (mits module is geactiveerd.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen periode gewerkt aan een export, zodat de medewerkers van uw praktijk deze patiëntengroep pro-actief kunnen gaan benaderen voor het opnieuw inplannen van de afspraak.

Wij verwijzen u graag naar hoofdstuk ‘handige exports’, voor het generen van dit overzicht. Klik hier om naar deze pagina te navigeren.

1.1.5 In welk traject plan ik mijn nieuw gemaakte afspraken?

Mocht het zo zijn dat het lopende traject van een patiënt in de tussentijd is gesloten (dit gebeurt zodra u in de FysioOne omgevinginstellingen [Configuratie – algemeen – omgevinginstelling – regel ‘trajecten automatisch sluiten heeft geactiveerd met een vinkje’ en het door u aantal gekozen weken] heeft geactiveerd), dan heeft u de mogelijkheid om het traject te heropenen.

Het heropenen van het traject kunt u doen door te klikken op de ‘finish vlag’ in de regel van het desbetreffende traject. De tot-datum komt dan weer open te staan. Hierna heeft u de mogelijkheid om de nieuw gemaakte afspraken in het huidige traject te plannen en door te gaan binnen dit traject met de bijbehorende trajectdetails.

Let op: op het moment dat u bovenstaande functie (automatisch traject sluiten) niet heeft geactiveerd en er is geen noodzaak/behoefte aan een nieuwe afspraak, dan dient u dit traject/dossier nog wel handmatig te sluiten.

Overige handige FAQ’s omtrent behandeltrajecten:

1.1.6 Hoe kan ik mijn rooster goed indelen, voor minder (patiënten)verkeer binnen de praktijk?

Veel praktijken geven aan roosters anders te willen inrichten i.v.m. een betere routing van patiënten aanloop in de praktijk (minder patiënten tegelijkertijd in de wachtruimte en wandelgangen).

Voorbeeld:
Normaal gesproken werken therapeuten A, B, C en D van 08:00 tot 18:00 uur. Er wordt gebruik gemaakt van een standaard 30 minuten rooster, waarbij een behandeling start op het hele (xx:00) en het halve uur (xx:30). Om te voorkomen dat deze patiënten tegelijkertijd de praktijk betreden, kan het slim zijn om roosters te laten verspringen van bijvoorbeeld therapeut A en B en hen te laten starten om bijvoorbeeld 08:15 uur.

Er zijn diverse manieren waarop u een rooster kunt aanpassen van een therapeut. Veel praktijken hanteren hierin hun eigen werkwijze in FysioOne. Hieronder een overzicht en uitleg van de mogelijkheden.

  1. Werken vanuit het basisrooster;
  2. Afwijkend rooster aanmaken.

Werken vanuit het basisrooster
Indien u kiest voor optie 1 (het standaardrooster aanpassen), dan dient u te kijken naar een specifiek gebruikersprofiel en het geselecteerde basisrooster van de therapeut. Dit kunt u raadplegen via Configuratie – Algemeen – Gebruikers – Gebruiker bewerken – Standaard werkrooster. Als u weet welk standaard werkrooster hiervoor wordt gebruikt, dan kunt u deze aanpassen onder Configuratie – Declareren – Roosters – Selecteert u het werkrooster van de betreffende therapeut, middels het kladblok icoon.

Op de volgende pagina kunt u de vanaf en tot en met tijd aanpassen.

Afwijkend rooster aanmaken
Wanneer u kiest voor optie 2 (afwijkend rooster aanmaken), dan gaat u een nieuw afwijkend rooster aanmaken via Configuratie – Declareren – Roosters (kies voor groene + voor een nieuw rooster of kopieer een bestaand rooster, middels de blauwe play button achteraan de regel) en wijzig de naam, omschrijving en voer de gewenste mutaties door.

Als u dit heeft uitgevoerd, denk eraan om dit afwijkende rooster te koppelen aan de betreffende gebruiker (therapeut) onder Configuratie – Algemeen – Gebruikers – Gebruiker bewerken – tabblad roosters. Hier heeft u de mogelijkheid om middels een vanaf en t/m datum een rooster te selecteren. Met deze functie wordt het basisrooster overschreven voor de ingevoerde periode.

Let op: indien u gebruik maakt van online inplannen dan adviseren wij u deze instellingen en de beschikbaarheid van uw roosters en de hiermee gestelde beschikbaarheid op uw website goed na te lopen. Zo komt u / uw therapeuten niet voor verrassingen te staan. 

Overige handige FAQ’s omtrent roosters:

1.1.7 Hoe kan ik de ruimtes van mijn praktijk beheren?

Als u meer te weten wilt komen over het activeren van ruimteplanning in uw praktijk. Klikt u dan hier om naar deze FAQ op de Academy te navigeren.

1.1.8 Welke DCSPH-code gebruikt u voor een behandeling na covid-19?

Over het gebruik van de DCSPH-code voor een behandeling na covid-19 geeft het KNGF het volgende advies op haar eigen nieuws pagina (KNGF, 28 mei 2020).

De afgelopen tijd is gewerkt aan de invoering van een aparte diagnosecode voor patiënten die worden behandeld aan de gevolgen van COVID-19. Het KNGF heeft fysiotherapeuten destijds geadviseerd om declaraties even aan te houden totdat deze nieuwe code is ingevoerd. De nieuwe DCSPH-code is nu bekend: 9363.

Afspraken voor toepassingen van de code

Je kunt deze code met ingang van 1 juni in de systemen gebruiken (met een terugwerkende kracht tot 1 maart). Voor de toepassing van de code gelden de volgende afspraken.

  • De code geldt voor alle nieuwe patiënten voor wie je in de afgelopen periode nog geen behandelingen hebt gedeclareerd met  klachten die zijn gerelateerd aan COVID-19. Dus ongeacht of zij in het ziekenhuis opgenomen zijn geweest of niet.
  • Voor patiënten die in opgenomen zijn geweest in het ziekenhuis geldt de aanspraak op vergoeding van de behandeling vanuit de Zorgverzekeringswet vanaf de 21ste behandeling. De volgorde van CSI-coderingen is 008 gevolgd door 001. Voor patiënten die niet opgenomen zijn geweest in het ziekenhuis geldt de aanspraak op vergoeding van de behandeling vanuit de Aanvullende verzekering of komen de kosten gedeeltelijk of geheel voor rekening van de patiënt. De CSI-code is dan 009. De invoering van de aparte DCSPH-code zegt dus nog niets over (wijziging van) de aanspraak.
  • Voor patiënten met COVID-19 die al onder behandeling zijn en waarvoor ook al is gedeclareerd, blijft de ‘oude’ code 9380 van toepassing met de vastgestelde aanspraak. Het advies is om dit niet te wijzigen omdat er dan problemen kunnen optreden met de registratie van de betaling van de eerste 20 behandelingen

Voor eventuele aanpassing van de aanspraken loopt op dit moment nog een adviestraject bij Zorginstituut Nederland.

1.2 Declareren

Ga verder naar paragraaf 1.2.1.

1.2.1 Tarieven, codes, vergoedingen

Bron: KNGF

SpotOnMedics houdt nauwlettend in de gaten wat de wijzigingen zijn omtrent het declareren van coronatrajecten. In dit kader verwijzen wij graag naar de communicatie van het KNGF. Hieronder treft u deze tekst aan.

Hoe zijn de aanspraken voor patiënten na COVID-19 geregeld?
24 april 2020. Hierover vindt nog overleg plaats met het ministerie van VWS. Vooralsnog kunnen mensen voor behandeling na COVID-19 alleen aanspraak maken op de basisverzekering als ze opgenomen zijn geweest in het ziekenhuis. Deze aanspraak is dan gebaseerd op bijlage 1 bij het Besluit Zorgverzekeringswet artikel 1 lid d onder 5 (status na opname in het ziekenhuis … et cetera). In dat geval is de diagnosecode 9380. De patiënt moet de eerste 20 behandelingen zelf betalen. Deze aanspraak is beperkt tot maximaal 12 maanden.

Het KNGF is van mening

  • dat het recht van deze patiënten op fysiotherapie niet beperkt moet zijn in de tijd;
  • dat zij de eerste 20 behandelingen niet zelf zouden moeten betalen;
  • dat patiënten die COVID-19 hebben gehad maar niet opgenomen zijn geweest in het ziekenhuis vaak ook fysiotherapie nodig hebben. Op dit moment kunnen zij helemaal geen aanspraak maken op vergoeding vanuit de basisverzekering.

KNGF is over deze drie punten in overleg met VWS. Daarnaast vindt ‘technisch overleg’ plaats over de invoering van een aparte diagnosecode voor behandeling na COVID-19. Zodra hier een update over is zullen wij deze informatie aanpassen op de Academy.

Wat is het tarief voor fysiotherapie op afstand?
27 april 2020. Met Zorgverzekeraars Nederland is afgesproken dat de gedeclareerde prestaties (videoconsult/telefonische zitting) op dezelfde wijze doortellen (één ‘tik’ per zitting) in de basis- en aanvullende verzekering van patiënten. Het KNGF vindt dat het tarief voor deze behandelingen dan ook conform het reguliere zittingentarief zou moeten zijn. Het KNGF heeft dat op 27 maart aangekaart bij de zorgverzekeraars. Klik hier voor meer informatie over het declareren van telefonische zittingen in FysioOne.

Is beeldbellen alleen (te declareren) voor bestaande patiënten? Of ook voor nieuwe patiënten?
Voor nieuwe en bestaande patiënten.

Wat zijn de codes voor fysiotherapie op afstand?
1850: screening
1864: screening & intake & onderzoek
1870: intake & onderzoek na verwijzing
1000: zitting fysiotherapie
1920: telefonische zitting fysiotherapie

Welke codes zijn er voor verbijzonderde fysiotherapie?
•    Individuele zitting kinderfysiotherapie (1100)
•    Individuele zitting manuele therapie (1200)
•    Individuele zitting oedeemfysiotherapie (1500)
•    Individuele zitting bekkenfysiotherapie (1600)
•    Individuele zitting psychosomatische fysiotherapie (1750)
•    Individuele zitting geriatriefysiotherapie (1775)
Meer informatie en de voorwaarden vind je hier.

Wat is de ingangsdatum voor deze codes?
1 maart 2020.

1.2.2 Hoe maak ik een prestatiecode aan voor een tijdig afgemelde afspraak ivm afzegging coronavirus?

U heeft de mogelijkheid om in FysioOne een eigen prestatiecode aan te maken. U dient een eigen code aan te maken, zodat u deze kunt gebruiken voor tijdig afgemelde afspraken i.v.m. sluiting van de praktijk vanwege het coronavirus.

Klik hier en lees hoe u een eigen prestatiecode kunt aanmaken.

1.3 Patientendossier tbv verslaglegging

Ga verder naar paragraaf 1.3.1.

1.3.1 Is er een screeningslijst in het dossier aanwezig in FysioOne voor Triage Covid?

Bij de screening in het dossier tijdens de aanmelding kan gekozen worden voor COVID-19 Triage. Aan de hand van deze vragen bent u in staat om te bepalen in welke groep de patiënt valt.

Deze vragen zijn overgenomen uit het stroomdiagram welke is gepubliceerd in het document “Verantwoord opschalen paramedische zorg in de 1e lijn tijdens de coronacrisis” van het KNGF.

Klik op de volgende link om het document “Verantwoord opschalen paramedische zorg in de 1e lijn tijdens de coronacrisis” van het KNGF te raadplegen.

1.3.2 Welke corona vragenlijsten (klinimetrie) zijn beschikbaar in FysioOne?

Het KNGF heeft in het KNGF-Standpunt Fysiotherapie bij patiënten met COVID-19 diverse klinimetrie items aanbevolen om toe te passen tijdens een ‘COVID-19’ behandeltraject. Het overgrote deel van de genoemde klinimetrie items waren reeds beschikbaar in FysioOne.

Ook zijn enkele klinimetrie items recentelijk toegevoegd, namelijk:

  1. Schokverwerkingslijst (SVL-22);
  2. Montreal Cognitive Assessment (MOCA)*;
  3. Activiteiten schema (dagboek) – welke is opgenomen in het Revalidatieboek voor intensive care patiënten.

*: Voor de Montreal Cognitive Assessment (MOCA) is een klinimetrie item aangemaakt om de toegekende score te noteren. Dit vanwege het feit dat enkele vragen bestaan uit het uitvoeren van een tekenopdracht, wat in FysioOne niet wordt ondersteund. De volledige vragenlijst is wel in de introductie opgenomen.

LET OP
Controleert u of u de klinimetrie items uit het KNGF document (KNGF-Standpunt Fysiotherapie bij patiënten met COVID-19) op beschikbaar ‘JA’ heeft gesteld in uw FysioOne omgeving. Zie hieronder handige FAQ items op de Academy.

Overige handige FAQ’s omtrent klinimetrie:

1.3.3 Is er een post-COVID-19 zorgplan beschikbaar in FysioOne?
Op verzoek van diverse praktijken heeft SpotOnMedics een post-COVID-19 zorgplan opgesteld welke voor alle praktijken beschikbaar is in FysioOne. Het zorgplan is opgesteld in samenspraak met verschillende corona therapeuten.
Het zorgplan is opgesteld voor de acute fase (tot en met 12 weken). Voor de periode na 12 weken is op dit moment nog te weinig bekend om daar een zorgplan voor te ontwikkelen. Op het moment dat er vanuit het KNGF documentatie beschikbaar komt voor de sub-acute fase zullen wij dit weer opnieuw beoordelen.
Geeft u de voorkeur aan een ander zorgplan of heeft u in de praktijk de keuze gemaakt voor bijvoorbeeld andere klinimetrie dan kunt u altijd het zorgplan kopiëren en aanpassen naar de standaarden van uw praktijk.
Om gebruik te kunnen maken van het zorgplan dient u deze nog op zichtbaar te zetten in uw FysioOne omgeving. Klik hier voor een handleiding voor met instructie.

1.3.4 Komt er een speciale specialisatiekaart COVID-19?

Voor de dossier verslaglegging van COVID-19 patiënten is er een speciale COVID-19 specialisatiekaart ontwikkeld waarin er gekozen is voor een andere opzet van de anamnese. Deze specialisatiekaart is samen met corona therapeuten opgesteld.

De anamnese van de fysiotherapie kaart is hierin als basis genomen en uitgebreid met vragen voor de disciplines diëtetiek, ergotherapie, psychologie en logopedie. Deze extra vragen zijn toegevoegd op basis van de adviezen vanuit het KNGF en de E-learning van het Chronisch ZorgNet tot coronatherapeut.

Deze specialisatiekaart wordt op korte termijn in alle FysioOne omgevingen beschikbaar gesteld. U bent als praktijk niet verplicht om de specialisatie kaart in gebruik te nemen bij de verslaglegging van COVID-19 patiënten.

Activeren van de specialisatiekaart
FysioOne gebruikers met de licentie ‘Kwaliteitsmanager’ of ‘Management’ kunnen deze specialisatiekaart zelf activeren onder Configuratie – Algemeen – Modules / Specialisatiekaarten. Het is mogelijk om een proefperiode van 30 dagen te activeren.

Kosten
Voor het activeren van deze specialisatiekaart worden in het jaar 2020 geen extra kosten in rekening gebracht.

1.3.5 Hoe kunt u het beste omgaan met het versturen van CQ's?

Deze FAQ wordt z.s.m. ingevuld. SpotOnMedics is in afwachting van terugkoppeling van diverse partijen.

1.4 Abonnementen / Behandelgroepen

Ga verder naar paragraaf 1.4.1.

1.4.1 Op welke manier kan ik een abonnement weer goed opstarten?

SpotOnMedics merkt dat elke praktijk een ander beleid hanteert omtrent de abonnementenregistratie. De ene praktijk heeft ervoor gekozen alle abonnementen te bevriezen en hiermee de abonnementen in FysioOne te stoppen. Andere praktijken hebben de abonnementen laten doorlopen.

SpotOnMedics raadt alle praktijken aan kritisch te kijken naar de keuzes die gemaakt worden voor het heropstarten van de abonnementenregistratie. Om te voorkomen dat er veel correctie werkzaamheden gedaan moeten worden en patiëntennota’s ontvangen die onterecht zijn.

Wilt u een export maken van alle lopende abonnementen en deze patientengroep per mail informeren? Klik hier om direct naar de pagina te navigeren.

1.4.2 Hoe kan ik terug vinden welke abonnementen wel zijn geïncasseerd tijdens de corona tijd en welke niet en hoe pak ik dat op?

Het is vanuit het FysioOne platform niet mogelijk om abonnementen te incasseren voor sport- en fitness abonnementen middels automatische incasso.

Indien u gebruik maakt van SpotOnMedics Financieel, kunt u onder het hoofdnavigatiemenu Verkopen – Afgehandeld zien wat de status is van een abonnementennota en de betaling.

Als uw praktijk geen gebruik maakt van de accountancy diensten van SpotOnMedics, dan verzoeken wij u vriendelijk om in uw eigen financiële administratie te kijken danwel uw eigen accountant te raadplegen.

Overige handige FAQ’s omtrent abonnementen:

Of klik hier om alle abonnementen instructievideo’s te raadplegen.

1.4.3 Hoe kan ik direct naar al mijn patiënten die in een behandelgroep trainen een bericht sturen?

Hiervoor kunt u ook gebruik maken van de export mogelijkheid die beschikbaar is bij de behandelgroepen. Hierbij worden alle patiënten die in de diverse groepen zitten zichtbaar incl. e-mailadres en telefoonnummers. Via de export heeft u direct alle benodigde e-mailadressen tot u beschikking.

Navigeer met uw muis naar het hoofdnavigatiemenu en klik op het icoon van behandelgroepen.

1.5 Communicatie

Ga verder naar paragraaf 1.5.1.

1.5.1 Informatieverschaffing op praktijkwebsite

Wij adviseren alle praktijken informatie te verschaffen op de praktijkwebsite over het te voeren praktijkbeleid.

Houd u hiervoor de richtlijnen van het RIVM en het KNGF in de gaten.

1.5.2 Aanpassen e-mailsjablonen omtrent corona (afmelding, verkoudheid, 1,5m afstand)

Uw praktijk zal hoogstwaarschijnlijk gebruik maken van de mogelijkheid om e-mailbevestigingen vanaf het FysioOne platform te sturen. U kunt hierbij denken aan een afspraakbevestiging of herinneringsmail van een afspraak.

Heldere communicatie met uw patiënten is in deze corona tijd nog belangrijker om een veilige werksituatie voor uw medewerkers en patiënten te garanderen. Overweeg of u uw teksten in de e-mailsjablonen wilt aanpassen.

Lees via onderstaande FAQ waar u een e-mailsjabloon kunt aanpassen. Waar kan ik een e-mailsjabloon aanpassen?

Tip: we merken dat meerdere praktijken ook bijlages in de vorm van .PDF documenten of factsheets aan patiënten meesturen (middels een afspraakbevestiging, etc). Het is in FysioOne mogelijk om aan een e-mailsjabloon een bijlage bij te sluiten. Kik hier voor meer informatie over deze functionaliteit.

1.5.3 Hoe maak ik een (COVID-19) nieuwsbericht aan in het patiëntenportaal?

U heeft de mogelijkheid om een (tijdelijk COVID-19) nieuwsbericht aan te maken en deze beschikbaar te stellen in uw eigen patiëntenportaal. Dit nieuwsbericht verschijnt ook op de startpagina van de therapeuten.

U kunt een nieuwsbericht aanmaken via Configuratie – Intranet – Nieuws – Groene + – schrijf uw nieuwsbericht – activeer de selectbox achter ‘zichtbaar in portaal’.

1.5.4 Hoe kan ik een document in alle portals van mijn patiënten plaatsen?

Heeft u een document ontwikkeld m.b.t. COVID-19 en wilt u dit document beschikbaar stellen in het patiëntenportaal?

Dan kunt u het document uploaden als portal document. Dit kunt u doen via Configuratie – Intranet – Portal documenten – klik op de groene + en kies het betreffende bestand wat u wilt delen met uw patiënten.

Tot slot heeft u de mogelijkheid om een document te laten accorderen door uw patiënt in het portaal. Hiervoor kunt u onderstaande FAQ raadplegen.

Hoe kan ik een document laten accorderen door een patiënt?

1.5.5 Nieuwsbrief programma Mailchimp

SpotOnMedics adviseert praktijken om te kijken naar de mogelijkheden van nieuwsbriefprogramma Mailchimp voor het versturen van een gestijld nieuwsbericht.

U kunt een export van uw patientenbestand dan importeren in het nieuwsbriefprogramma. Middels templates of drag-and-drop tools verstuurd u uw eerste gestijlde nieuwsbrief.

Tip: op donderdag 14 mei organiseert SpotOnMedics een webinar over ‘hoe maak ik mijn eerste nieuwsbrief’. Klik hier voor meer informatie over het webinar of  u in te schrijven.

Meer informatie over Mailchimp? Klik hier.

1.6 Handige export mogelijkheden

Met het bericht van 30 april 2020 kan fysiotherapeutische zorg langzaam worden opgeschaald. Om deze reden zal u zo spoedig mogelijk patiënten uit lopende behandeltrajecten willen benaderen voor het opnieuw inplannen van afspraken.

SpotOnMedics heeft voor alle praktijken diverse nieuwe export mogelijkheden beschikbaar gesteld. In de volgende paragrafen treft u de volgende exportmogelijkheden:

  1. Geannuleerde individuele zittingen;
  2. Lopende abonnementenregistraties;
  3. Groepsbehandelingen.

Wij wensen u veel succes met het contacteren van uw patiënten.

1.6.1 Hoe krijg ik een export van geannuleerde individuele zittingen?

Als u op een eenvoudige manier in kaart wilt brengen welke patiëntenpopulatie in de laatste weken voor de corona uitbraak in de agenda’s hebben gestaan dan kunt u hiervoor het beste gebruik maken van de balielijst functionaliteit in FysioOne.

De balielijst kunt u raadplegen via het hoofdnavigatiemenu – Declareren – Balielijst.

Op deze pagina (de balielijst) kunt u filteren op een periode middels een van en t/m datum. Door de selectbox te activeren achter ‘toon contactgegevens’, worden deze ook zichtbaar in de balielijst.

Vanuit daar kunt u middels de .XLS of .PDF export dit overzicht exporteren.

Op dit overzicht zijn overigens meer filters mogelijk. Zo kunt u filteren op:

  • therapeut;
  • prestatiecode;
  • praktijklocaties (indien van toepassing).

1.6.2 Hoe kan ik een export maken van lopende abonnementenregistraties?

Het was eerder al mogelijk om een export te genereren van de patiënten die een actieve abonnementenregistratie hebben. Er is een toevoeging in de export beschikbaar gesteld voor de contactdetails. Bij het exporteren worden ook het e-mailadres en het telefoonnummer van de patiënt meegenomen.

De export kunt u zelf aanmaken via het hoofdnavigatiemenu Abonnementen – klik op het .XLS icoon om de export te genereren.

1.6.3 Hoe kan ik een export maken van lopende groepsbehandelingen?

Hiervoor kunt u gebruik maken van de export die beschikbaar is bij het behandelgroepen overzicht in FysioOne. Navigeert u hiervoor via het hoofdnavigatiemenu Behandelgroepen – klik op het .XLS icoon om de export te genereren.

Zodra u een export maakt krijgt u direct per groep alle patiënten die in de groep gepland staan inclusief het telefoonnummer en e-mailadres.

2. Dataverzameling (LDF, LDK, ClaudicatioNet, FysioTopics, Zorg1, etc)

2.1 Wat zijn de consequenties van de coronacrisis voor dataverzameling?

Veel praktijken maken zich zorgen over de ‘minimale dataverzameling’ die momenteel plaatsvindt binnen hun praktijk als consequentie van de coronacrisis.

Om uw praktijk zo goed mogelijk te begeleiden heeft SpotOnMedics contact opgenomen met diverse partijen, waaronder de LDF, LDK, Mediquest, ClaudicatioNet, Fysiotopics en Zorg1. Afhankelijk van het contract dat u heeft met één van deze partijen geldt wellicht een ander advies. Om deze reden brengen wij u graag op de hoogte van de verschillende adviezen die partijen SpotOnMedics hebben laten weten.

Via onderstaande hyperlink krijgt u antwoord op de vraag wat de consequenties zijn van de coronacrisis voor het verzamelen van uw data per partij.

Wat zijn de consequenties van de coronacrisis voor mijn dataverzameling?

Let op: SpotOnMedics adviseert alle praktijken voor inhoudelijke vragen omtrent aanlevering en consequenties direct contact op te nemen met de desbetreffende partij.

3. SpotOnMedics Intelligence (enkel voor licentiehouders)

3.1 COVID-19 Intelligence dashboard

In de afgelopen periode heeft SpotOnMedics door het coronavirus nauwlettend de ontwikkelingen bij fysiotherapiepraktijken gevolgd. In week 12 is SpotOnMedics benaderd door diverse instanties met de vraag of we wilden meewerken met het in kaart brengen van de daadwerkelijke zorguitval bij de fysiotherapiepraktijken. De reden van de vraag naar concrete gegevens komt voort uit de nadrukkelijke wens van ZN en zorgverzekeraars om ook voor de fysiosector een eigen noodplan te lanceren.

Omdat SpotOnMedics de belangen van de beroepsgroep zo goed mogelijk wil behartigen heeft het SpotOnMedics Intelligence team een analyse gemaakt van de terugval van fysiotherapie behandelingen in de praktijk. Naar aanleiding van dit bericht is er bij praktijken onduidelijkheid ontstaan over welke gegevens er zijn gedeeld met de zorgverzekeraar. Wij willen hier graag nogmaals bij aangeven dat enkel de relatieve terugvalcijfers per regio zijn gedeeld. Het gaat hier dus niet om specifieke praktijkdata.

Voor u als gebruiker van SpotOnMedics Intelligence is deze app beschikbaar gesteld om specifiek uw praktijksituatie te bekijken en waar mogelijk hierop bij te sturen. Op 28 maart hebben alle Intelligence gebruikers hier een servicebericht over ontvangen.

Het COVID-19 Dashboard geeft informatie over het aantal zittingen, intakes, groepsbehandelingen en omzet voor de periode van de maatregelen vanuit de regering (tot week 12) en de periode daarna (week 12, 13 en 14). Daarnaast is er een werkblad beschikbaar om een vergelijking te kunnen maken voor de jaren 2018, 2019 en 2020.

Via onderstaande hyperlink kunt u de handleiding raadplegen:
Handleiding COVID-19 dashboard SpotOnMedics

3.1.1 Koppeling tussen FysioOne <-> Intelligence

Uw praktijk en SpotOnMedics zullen tussen de integratie tussen FysioOne en Intelligence geen aanpassingen doorvoeren.

4. SpotOnMedics Financieel

4.1 Op dit moment zijn er geen updates

– – – Geen updates – – –

5. SpotOnMedics Personeel

5.1 Op dit moment zijn er geen updates

– – – Geen updates – – –

6. Continuïteitsbijdrage van zorgverzekeraars

6.1 Laatste updates omtrent continuïteitsbijdrage ZN

Afgelopen 1 mei heeft ZorgVerzekeraars Nederland een update gedeeld omtrent de maandelijkse continuïteitsbijdrage. Klik hier om het artikel op de website van ZN te raadplegen.

Voor de laatste informatie hieromtrent verwijzen wij u graag naar de volgende websites:

6.1.1 Welk overzicht toont de benodigde omzetgegevens per zorgverzekeraar?

Via onderstaande FAQ leest u welk overzicht in FysioOne u kunt gebruiken voor het tonen van de benodigde omzetgegevens per zorgverzekeraar.

Welk overzicht toont de benodigde omzetgegevens per zorgverzekeraar?

6.1.2 Vooruitbetaling via VECOZO

Er wordt geadviseerd aan fysiotherapeuten/praktijken die in financiële problemen komen omdat uitbetaling van de continuïteitsbijdrage pas in de tweede helft van mei wordt uitgekeerd, om vooruitbetaling aan te vragen via VECOZO.

7. Serviceberichten

7.1 Overzicht van serviceberichten omtrent corona

8. Webinar programma

8.1 Tijd over? Verrijk uw kennis met meer informatie over het all-in-one platform!

Omdat we zien dat veel praktijkhouders, managers en therapeuten deze tijd gebruiken om hun kennis te verdiepen en te verbreden hebben wij een webinarprogramma opgezet waaraan u kosteloos kunt deelnemen. De afgelopen weken hebben we bij praktijken nagevraagd over welke onderwerpen zij meer willen leren. Ook hebben we gekeken naar welke vragen vaak bij ons Klant Contact Center gesteld worden. Vanuit daar is er een divers programma opgesteld met uiteenlopende onderwerpen: van pinlijsten en debiteurenbeheer in SpotOnMedics Financieel (Yuki), tot aan (marketing)strategie voor de praktijk en optimale automatisering in FysioOne.

Het zijn 10 verschillende webinars, met inmiddels bijna 1000 aanmeldingen van therapeuten en praktijkhouders! Mogelijk worden er nog nieuwe webinars aan het programma toegevoegd.

Klik hier om het webinarprogramma te bekijken en u in te schrijven.
Klik hier om het archief van de webinars in te zien. 

9. Succes met het opstarten van de praktijkvoering

9.1 Op naar opschaling van fysiotherapeutische zorg

Tot slot wensen wij u met het hele SpotOnMedics team veel succes in de komende periode. Werk in een veilige werkomgeving en zorg dat u op de hoogte blijft van de laatste updates. Wij ondersteunen u waar mogelijk!

10. Kunt u ondersteuning gebruiken?

10.1 Onze teamleden staan u graag te woord!

Aan het begin van de corona-uitbraak heeft u van ons al een servicebericht ontvangen over hoe onze praktijkadviseurs u kunnen ondersteunen in de coronacrisis. Hierop hebben we veel positieve reacties van praktijken ontvangen, waardoor onze praktijkadviseurs online gesprekken voeren en digitale hulp kunnen bieden in deze moeilijke periode.

Naast de praktijkadviseurs staan ook andere teams voor u klaar om uw vragen te beantwoorden. Het Klant Contact Center en onze backoffice medewerkers van de financiële administratie en personeelsadministratie zijn zeven dagen per week per telefoon en e-mail beschikbaar.

Contactgegevens Klant Contact Center
088 6600 800
support@spotonmedics.nl

Maandag* t/m vrijdag van 08:00 uur – 17:30 uur.
*Op maandag gesloten tussen 12.00 en 14.00 uur.

Op dinsdag 5 mei 2020 zijn wij gesloten.

 

 

Opstarten na corona (toolkit)

Laatst gewijzigd door: Lindsey Tol op 02-06-2020 - 08:54:16
  • COVID
  • SpotOnMedics Financieel
  • SpotOnMedics FysioOne
  • SpotOnMedics Intelligence
  • SpotOnMedics Personeel

Introductie

Bijgewerkt: maandag 4 mei

Op donderdag 30 april kreeg fysiotherapie Nederland groen licht voor het “behoedzaam en stapsgewijs” opschalen van de werkzaamheden. Het RIVM en het ministerie van VWS hebben hiertoe besloten naar aanleiding van een door de brancheverenigingen (KNGF, PPN, SKF) opgesteld stappenplan. Na een aantal aanpassingen vormt dit plan nu de leidraad voor de fysiotherapeutische zorg. 

Dat is goed nieuws voor uw praktijk en natuurlijk voor uw patiënten. Per heden mag u, indien u volgens de nieuwe protocollen werkt, weer patiënten in de praktijk ontvangen. Voor de laatste richtlijnen en protocollen verwijzen wij u naar de website van KNGF.

SpotOnMedics staat voor u klaar
SpotOnMedics is voorbereid op deze situatie en heeft de afgelopen weken gewerkt aan diverse hulpmiddelen. Zo ondersteunen wij uw praktijk in deze ongewone situatie. Er zijn nieuwe exportmogelijkheden gerealiseerd in FysioOne en diverse metingen/vragenlijsten omtrent het coronavirus zijn beschikbaar gesteld. Daarnaast vindt u in deze handleiding een toelichting op alle veelgestelde vragen. 

Updates en ontwikkelingen
Ons team volgt uiteraard de ontwikkelingen in de branche. Regelmatig zullen wij deze pagina bijwerken, zodat deze strookt met de laatst vrijgegeven informatie door brancheverenigingen, het RIVM en het ministerie van VWS. 

Wij wensen uw praktijk veel succes bij het hervatten van de werkzaamheden.

Inhoudsopgave

1. FysioOne

1.1 Agenda, trajecten, rooster en ruimtebeheer

Ga verder naar paragraaf 1.1.1.

1.1.1 Hoe zie ik welke patiënten er in de laatste weken voor de corona-uitbraak onder behandeling zijn geweest?

Als u op een eenvoudige manier in kaart wilt brengen welke patientenpopulatie in de laatste weken voor de corona-uitbraak in de agenda’s hebben gestaan dan kunt u hiervoor het beste gebruik maken van de balielijst functionaliteit in FysioOne.

De balielijst kunt u raadplegen via het hoofdnavigatiemenu – Declareren – Balielijst.

Op deze pagina (de balielijst) kunt u filteren op een periode middels een van en t/m datum. Door de selectbox te activeren achter ‘toon contactgegevens’, worden deze ook zichtbaar in de balielijst.

Vanuit hieruit kunt u middels de .XLS of .PDF export dit overzicht exporteren.

Op dit overzicht zijn overigens meer filters mogelijk. Zo kunt u filteren op:

  • therapeut;
  • prestatiecode;
  • praktijklocaties (indien van toepassing).

 

1.1.2 Welk overzicht kan ik het beste raadplegen om te zien hoeveel patiënten er in 2020 in de praktijk zijn geweest?

Hiervoor kunt u gebruik maken van management rapportages – overzichten > verrichtingen en omzet. Er zijn hier diverse rapportages beschikbaar zoals per maand, per kwartaal, per verzekeraar etc.

Let op: controleer van te voren of alle zittingen zijn bepaald om er zeker van te zijn dat de management rapportages zijn actueel zijn. Zittingen kunt u bepalen via Declareren – Zittingen bepalen.

1.1.3 Hoe kan ik zien welke patiënten er zijn uitgevallen door corona of door normale no show / afgemelde afspraken?

Onze klant contact medewerkers ervaren dat praktijken veelal hun eigen beleid hebben bepaald. De ene praktijk heeft een ‘nieuwe’ prestatiecode ‘Corona’ aangemaakt en de andere praktijk heeft alles onder een ‘tijdig afgemelde afspraak’ geplaatst. Ook zijn er praktijken die ervoor hebben gekozen om deze afspraken uit de agenda te verwijderen.

Corona presetatiecode
Wanneer u specifiek een corona prestatiecode heeft aangemaakt, dan kunt u via ‘zittingen per maand’ filteren op uw zelf gemaakte code om de aantallen te zien. Door op het ‘getal’ te klikken komt u in het ‘overzicht van zittingen’, hier treft u alle patiënten die met deze code zijn ingepland.

Reeds bestaande prestatiecode (1960 t/m 1962)
Mocht u geen zelfgemaakte corona prestatiecode hebben aangemaakt, maar gebruik hebben gemaakt van de ‘no show’ prestatiecode, dan kunt u deze ook terugvinden in dit overzicht.

Let op: het verschil is alleen te zien, wanneer u dus specifiek een aparte corona prestatiecode heeft aangemaakt. 

Afspraken verwijderd
Praktijken die er destijds voor gekozen hebben om afspraken definitief te verwijderen uit de agenda, zullen niet in bovenstaand overzicht naar voren komen. Deze afspraken zijn uit de FysioOne omgeving verwijderd.

1.1.4 Wat is de snelste manier om afspraken van patiënten met een lopend traject terug in de agenda te krijgen?

In verband met de opschaling van de fysiotherapeutische zorg hebben praktijken de mogelijkheid conform de maatregelen individuele afspraken weer in de agenda te plannen. Er zijn verschillende manieren waarop deze ‘hervattende’ afspraak in de agenda komen te staan:

  1. praktijk benaderd patiënten pro-actief, middels e-mail of telefoon;
  2. patiënt neemt zelf contact op met praktijk;
  3. patiënt plant zelf afspraak in, middels online inplannen (mits module is geactiveerd.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen periode gewerkt aan een export, zodat de medewerkers van uw praktijk deze patiëntengroep pro-actief kunnen gaan benaderen voor het opnieuw inplannen van de afspraak.

Wij verwijzen u graag naar hoofdstuk ‘handige exports’, voor het generen van dit overzicht. Klik hier om naar deze pagina te navigeren.

1.1.5 In welk traject plan ik mijn nieuw gemaakte afspraken?

Mocht het zo zijn dat het lopende traject van een patiënt in de tussentijd is gesloten (dit gebeurt zodra u in de FysioOne omgevinginstellingen [Configuratie – algemeen – omgevinginstelling – regel ‘trajecten automatisch sluiten heeft geactiveerd met een vinkje’ en het door u aantal gekozen weken] heeft geactiveerd), dan heeft u de mogelijkheid om het traject te heropenen.

Het heropenen van het traject kunt u doen door te klikken op de ‘finish vlag’ in de regel van het desbetreffende traject. De tot-datum komt dan weer open te staan. Hierna heeft u de mogelijkheid om de nieuw gemaakte afspraken in het huidige traject te plannen en door te gaan binnen dit traject met de bijbehorende trajectdetails.

Let op: op het moment dat u bovenstaande functie (automatisch traject sluiten) niet heeft geactiveerd en er is geen noodzaak/behoefte aan een nieuwe afspraak, dan dient u dit traject/dossier nog wel handmatig te sluiten.

Overige handige FAQ’s omtrent behandeltrajecten:

1.1.6 Hoe kan ik mijn rooster goed indelen, voor minder (patiënten)verkeer binnen de praktijk?

Veel praktijken geven aan roosters anders te willen inrichten i.v.m. een betere routing van patiënten aanloop in de praktijk (minder patiënten tegelijkertijd in de wachtruimte en wandelgangen).

Voorbeeld:
Normaal gesproken werken therapeuten A, B, C en D van 08:00 tot 18:00 uur. Er wordt gebruik gemaakt van een standaard 30 minuten rooster, waarbij een behandeling start op het hele (xx:00) en het halve uur (xx:30). Om te voorkomen dat deze patiënten tegelijkertijd de praktijk betreden, kan het slim zijn om roosters te laten verspringen van bijvoorbeeld therapeut A en B en hen te laten starten om bijvoorbeeld 08:15 uur.

Er zijn diverse manieren waarop u een rooster kunt aanpassen van een therapeut. Veel praktijken hanteren hierin hun eigen werkwijze in FysioOne. Hieronder een overzicht en uitleg van de mogelijkheden.

  1. Werken vanuit het basisrooster;
  2. Afwijkend rooster aanmaken.

Werken vanuit het basisrooster
Indien u kiest voor optie 1 (het standaardrooster aanpassen), dan dient u te kijken naar een specifiek gebruikersprofiel en het geselecteerde basisrooster van de therapeut. Dit kunt u raadplegen via Configuratie – Algemeen – Gebruikers – Gebruiker bewerken – Standaard werkrooster. Als u weet welk standaard werkrooster hiervoor wordt gebruikt, dan kunt u deze aanpassen onder Configuratie – Declareren – Roosters – Selecteert u het werkrooster van de betreffende therapeut, middels het kladblok icoon.

Op de volgende pagina kunt u de vanaf en tot en met tijd aanpassen.

Afwijkend rooster aanmaken
Wanneer u kiest voor optie 2 (afwijkend rooster aanmaken), dan gaat u een nieuw afwijkend rooster aanmaken via Configuratie – Declareren – Roosters (kies voor groene + voor een nieuw rooster of kopieer een bestaand rooster, middels de blauwe play button achteraan de regel) en wijzig de naam, omschrijving en voer de gewenste mutaties door.

Als u dit heeft uitgevoerd, denk eraan om dit afwijkende rooster te koppelen aan de betreffende gebruiker (therapeut) onder Configuratie – Algemeen – Gebruikers – Gebruiker bewerken – tabblad roosters. Hier heeft u de mogelijkheid om middels een vanaf en t/m datum een rooster te selecteren. Met deze functie wordt het basisrooster overschreven voor de ingevoerde periode.

Let op: indien u gebruik maakt van online inplannen dan adviseren wij u deze instellingen en de beschikbaarheid van uw roosters en de hiermee gestelde beschikbaarheid op uw website goed na te lopen. Zo komt u / uw therapeuten niet voor verrassingen te staan. 

Overige handige FAQ’s omtrent roosters:

1.1.7 Hoe kan ik de ruimtes van mijn praktijk beheren?

Als u meer te weten wilt komen over het activeren van ruimteplanning in uw praktijk. Klikt u dan hier om naar deze FAQ op de Academy te navigeren.

1.1.8 Welke DCSPH-code gebruikt u voor een behandeling na covid-19?

Over het gebruik van de DCSPH-code voor een behandeling na covid-19 geeft het KNGF het volgende advies op haar eigen nieuws pagina (KNGF, 28 mei 2020).

De afgelopen tijd is gewerkt aan de invoering van een aparte diagnosecode voor patiënten die worden behandeld aan de gevolgen van COVID-19. Het KNGF heeft fysiotherapeuten destijds geadviseerd om declaraties even aan te houden totdat deze nieuwe code is ingevoerd. De nieuwe DCSPH-code is nu bekend: 9363.

Afspraken voor toepassingen van de code

Je kunt deze code met ingang van 1 juni in de systemen gebruiken (met een terugwerkende kracht tot 1 maart). Voor de toepassing van de code gelden de volgende afspraken.

  • De code geldt voor alle nieuwe patiënten voor wie je in de afgelopen periode nog geen behandelingen hebt gedeclareerd met  klachten die zijn gerelateerd aan COVID-19. Dus ongeacht of zij in het ziekenhuis opgenomen zijn geweest of niet.
  • Voor patiënten die in opgenomen zijn geweest in het ziekenhuis geldt de aanspraak op vergoeding van de behandeling vanuit de Zorgverzekeringswet vanaf de 21ste behandeling. De volgorde van CSI-coderingen is 008 gevolgd door 001. Voor patiënten die niet opgenomen zijn geweest in het ziekenhuis geldt de aanspraak op vergoeding van de behandeling vanuit de Aanvullende verzekering of komen de kosten gedeeltelijk of geheel voor rekening van de patiënt. De CSI-code is dan 009. De invoering van de aparte DCSPH-code zegt dus nog niets over (wijziging van) de aanspraak.
  • Voor patiënten met COVID-19 die al onder behandeling zijn en waarvoor ook al is gedeclareerd, blijft de ‘oude’ code 9380 van toepassing met de vastgestelde aanspraak. Het advies is om dit niet te wijzigen omdat er dan problemen kunnen optreden met de registratie van de betaling van de eerste 20 behandelingen

Voor eventuele aanpassing van de aanspraken loopt op dit moment nog een adviestraject bij Zorginstituut Nederland.

1.2 Declareren

Ga verder naar paragraaf 1.2.1.

1.2.1 Tarieven, codes, vergoedingen

Bron: KNGF

SpotOnMedics houdt nauwlettend in de gaten wat de wijzigingen zijn omtrent het declareren van coronatrajecten. In dit kader verwijzen wij graag naar de communicatie van het KNGF. Hieronder treft u deze tekst aan.

Hoe zijn de aanspraken voor patiënten na COVID-19 geregeld?
24 april 2020. Hierover vindt nog overleg plaats met het ministerie van VWS. Vooralsnog kunnen mensen voor behandeling na COVID-19 alleen aanspraak maken op de basisverzekering als ze opgenomen zijn geweest in het ziekenhuis. Deze aanspraak is dan gebaseerd op bijlage 1 bij het Besluit Zorgverzekeringswet artikel 1 lid d onder 5 (status na opname in het ziekenhuis … et cetera). In dat geval is de diagnosecode 9380. De patiënt moet de eerste 20 behandelingen zelf betalen. Deze aanspraak is beperkt tot maximaal 12 maanden.

Het KNGF is van mening

  • dat het recht van deze patiënten op fysiotherapie niet beperkt moet zijn in de tijd;
  • dat zij de eerste 20 behandelingen niet zelf zouden moeten betalen;
  • dat patiënten die COVID-19 hebben gehad maar niet opgenomen zijn geweest in het ziekenhuis vaak ook fysiotherapie nodig hebben. Op dit moment kunnen zij helemaal geen aanspraak maken op vergoeding vanuit de basisverzekering.

KNGF is over deze drie punten in overleg met VWS. Daarnaast vindt ‘technisch overleg’ plaats over de invoering van een aparte diagnosecode voor behandeling na COVID-19. Zodra hier een update over is zullen wij deze informatie aanpassen op de Academy.

Wat is het tarief voor fysiotherapie op afstand?
27 april 2020. Met Zorgverzekeraars Nederland is afgesproken dat de gedeclareerde prestaties (videoconsult/telefonische zitting) op dezelfde wijze doortellen (één ‘tik’ per zitting) in de basis- en aanvullende verzekering van patiënten. Het KNGF vindt dat het tarief voor deze behandelingen dan ook conform het reguliere zittingentarief zou moeten zijn. Het KNGF heeft dat op 27 maart aangekaart bij de zorgverzekeraars. Klik hier voor meer informatie over het declareren van telefonische zittingen in FysioOne.

Is beeldbellen alleen (te declareren) voor bestaande patiënten? Of ook voor nieuwe patiënten?
Voor nieuwe en bestaande patiënten.

Wat zijn de codes voor fysiotherapie op afstand?
1850: screening
1864: screening & intake & onderzoek
1870: intake & onderzoek na verwijzing
1000: zitting fysiotherapie
1920: telefonische zitting fysiotherapie

Welke codes zijn er voor verbijzonderde fysiotherapie?
•    Individuele zitting kinderfysiotherapie (1100)
•    Individuele zitting manuele therapie (1200)
•    Individuele zitting oedeemfysiotherapie (1500)
•    Individuele zitting bekkenfysiotherapie (1600)
•    Individuele zitting psychosomatische fysiotherapie (1750)
•    Individuele zitting geriatriefysiotherapie (1775)
Meer informatie en de voorwaarden vind je hier.

Wat is de ingangsdatum voor deze codes?
1 maart 2020.

1.2.2 Hoe maak ik een prestatiecode aan voor een tijdig afgemelde afspraak ivm afzegging coronavirus?

U heeft de mogelijkheid om in FysioOne een eigen prestatiecode aan te maken. U dient een eigen code aan te maken, zodat u deze kunt gebruiken voor tijdig afgemelde afspraken i.v.m. sluiting van de praktijk vanwege het coronavirus.

Klik hier en lees hoe u een eigen prestatiecode kunt aanmaken.

1.3 Patientendossier tbv verslaglegging

Ga verder naar paragraaf 1.3.1.

1.3.1 Is er een screeningslijst in het dossier aanwezig in FysioOne voor Triage Covid?

Bij de screening in het dossier tijdens de aanmelding kan gekozen worden voor COVID-19 Triage. Aan de hand van deze vragen bent u in staat om te bepalen in welke groep de patiënt valt.

Deze vragen zijn overgenomen uit het stroomdiagram welke is gepubliceerd in het document “Verantwoord opschalen paramedische zorg in de 1e lijn tijdens de coronacrisis” van het KNGF.

Klik op de volgende link om het document “Verantwoord opschalen paramedische zorg in de 1e lijn tijdens de coronacrisis” van het KNGF te raadplegen.

1.3.2 Welke corona vragenlijsten (klinimetrie) zijn beschikbaar in FysioOne?

Het KNGF heeft in het KNGF-Standpunt Fysiotherapie bij patiënten met COVID-19 diverse klinimetrie items aanbevolen om toe te passen tijdens een ‘COVID-19’ behandeltraject. Het overgrote deel van de genoemde klinimetrie items waren reeds beschikbaar in FysioOne.

Ook zijn enkele klinimetrie items recentelijk toegevoegd, namelijk:

  1. Schokverwerkingslijst (SVL-22);
  2. Montreal Cognitive Assessment (MOCA)*;
  3. Activiteiten schema (dagboek) – welke is opgenomen in het Revalidatieboek voor intensive care patiënten.

*: Voor de Montreal Cognitive Assessment (MOCA) is een klinimetrie item aangemaakt om de toegekende score te noteren. Dit vanwege het feit dat enkele vragen bestaan uit het uitvoeren van een tekenopdracht, wat in FysioOne niet wordt ondersteund. De volledige vragenlijst is wel in de introductie opgenomen.

LET OP
Controleert u of u de klinimetrie items uit het KNGF document (KNGF-Standpunt Fysiotherapie bij patiënten met COVID-19) op beschikbaar ‘JA’ heeft gesteld in uw FysioOne omgeving. Zie hieronder handige FAQ items op de Academy.

Overige handige FAQ’s omtrent klinimetrie:

1.3.3 Is er een post-COVID-19 zorgplan beschikbaar in FysioOne?
Op verzoek van diverse praktijken heeft SpotOnMedics een post-COVID-19 zorgplan opgesteld welke voor alle praktijken beschikbaar is in FysioOne. Het zorgplan is opgesteld in samenspraak met verschillende corona therapeuten.
Het zorgplan is opgesteld voor de acute fase (tot en met 12 weken). Voor de periode na 12 weken is op dit moment nog te weinig bekend om daar een zorgplan voor te ontwikkelen. Op het moment dat er vanuit het KNGF documentatie beschikbaar komt voor de sub-acute fase zullen wij dit weer opnieuw beoordelen.
Geeft u de voorkeur aan een ander zorgplan of heeft u in de praktijk de keuze gemaakt voor bijvoorbeeld andere klinimetrie dan kunt u altijd het zorgplan kopiëren en aanpassen naar de standaarden van uw praktijk.
Om gebruik te kunnen maken van het zorgplan dient u deze nog op zichtbaar te zetten in uw FysioOne omgeving. Klik hier voor een handleiding voor met instructie.

1.3.4 Komt er een speciale specialisatiekaart COVID-19?

Voor de dossier verslaglegging van COVID-19 patiënten is er een speciale COVID-19 specialisatiekaart ontwikkeld waarin er gekozen is voor een andere opzet van de anamnese. Deze specialisatiekaart is samen met corona therapeuten opgesteld.

De anamnese van de fysiotherapie kaart is hierin als basis genomen en uitgebreid met vragen voor de disciplines diëtetiek, ergotherapie, psychologie en logopedie. Deze extra vragen zijn toegevoegd op basis van de adviezen vanuit het KNGF en de E-learning van het Chronisch ZorgNet tot coronatherapeut.

Deze specialisatiekaart wordt op korte termijn in alle FysioOne omgevingen beschikbaar gesteld. U bent als praktijk niet verplicht om de specialisatie kaart in gebruik te nemen bij de verslaglegging van COVID-19 patiënten.

Activeren van de specialisatiekaart
FysioOne gebruikers met de licentie ‘Kwaliteitsmanager’ of ‘Management’ kunnen deze specialisatiekaart zelf activeren onder Configuratie – Algemeen – Modules / Specialisatiekaarten. Het is mogelijk om een proefperiode van 30 dagen te activeren.

Kosten
Voor het activeren van deze specialisatiekaart worden in het jaar 2020 geen extra kosten in rekening gebracht.

1.3.5 Hoe kunt u het beste omgaan met het versturen van CQ's?

Deze FAQ wordt z.s.m. ingevuld. SpotOnMedics is in afwachting van terugkoppeling van diverse partijen.

1.4 Abonnementen / Behandelgroepen

Ga verder naar paragraaf 1.4.1.

1.4.1 Op welke manier kan ik een abonnement weer goed opstarten?

SpotOnMedics merkt dat elke praktijk een ander beleid hanteert omtrent de abonnementenregistratie. De ene praktijk heeft ervoor gekozen alle abonnementen te bevriezen en hiermee de abonnementen in FysioOne te stoppen. Andere praktijken hebben de abonnementen laten doorlopen.

SpotOnMedics raadt alle praktijken aan kritisch te kijken naar de keuzes die gemaakt worden voor het heropstarten van de abonnementenregistratie. Om te voorkomen dat er veel correctie werkzaamheden gedaan moeten worden en patiëntennota’s ontvangen die onterecht zijn.

Wilt u een export maken van alle lopende abonnementen en deze patientengroep per mail informeren? Klik hier om direct naar de pagina te navigeren.

1.4.2 Hoe kan ik terug vinden welke abonnementen wel zijn geïncasseerd tijdens de corona tijd en welke niet en hoe pak ik dat op?

Het is vanuit het FysioOne platform niet mogelijk om abonnementen te incasseren voor sport- en fitness abonnementen middels automatische incasso.

Indien u gebruik maakt van SpotOnMedics Financieel, kunt u onder het hoofdnavigatiemenu Verkopen – Afgehandeld zien wat de status is van een abonnementennota en de betaling.

Als uw praktijk geen gebruik maakt van de accountancy diensten van SpotOnMedics, dan verzoeken wij u vriendelijk om in uw eigen financiële administratie te kijken danwel uw eigen accountant te raadplegen.

Overige handige FAQ’s omtrent abonnementen:

Of klik hier om alle abonnementen instructievideo’s te raadplegen.

1.4.3 Hoe kan ik direct naar al mijn patiënten die in een behandelgroep trainen een bericht sturen?

Hiervoor kunt u ook gebruik maken van de export mogelijkheid die beschikbaar is bij de behandelgroepen. Hierbij worden alle patiënten die in de diverse groepen zitten zichtbaar incl. e-mailadres en telefoonnummers. Via de export heeft u direct alle benodigde e-mailadressen tot u beschikking.

Navigeer met uw muis naar het hoofdnavigatiemenu en klik op het icoon van behandelgroepen.

1.5 Communicatie

Ga verder naar paragraaf 1.5.1.

1.5.1 Informatieverschaffing op praktijkwebsite

Wij adviseren alle praktijken informatie te verschaffen op de praktijkwebsite over het te voeren praktijkbeleid.

Houd u hiervoor de richtlijnen van het RIVM en het KNGF in de gaten.

1.5.2 Aanpassen e-mailsjablonen omtrent corona (afmelding, verkoudheid, 1,5m afstand)

Uw praktijk zal hoogstwaarschijnlijk gebruik maken van de mogelijkheid om e-mailbevestigingen vanaf het FysioOne platform te sturen. U kunt hierbij denken aan een afspraakbevestiging of herinneringsmail van een afspraak.

Heldere communicatie met uw patiënten is in deze corona tijd nog belangrijker om een veilige werksituatie voor uw medewerkers en patiënten te garanderen. Overweeg of u uw teksten in de e-mailsjablonen wilt aanpassen.

Lees via onderstaande FAQ waar u een e-mailsjabloon kunt aanpassen. Waar kan ik een e-mailsjabloon aanpassen?

Tip: we merken dat meerdere praktijken ook bijlages in de vorm van .PDF documenten of factsheets aan patiënten meesturen (middels een afspraakbevestiging, etc). Het is in FysioOne mogelijk om aan een e-mailsjabloon een bijlage bij te sluiten. Kik hier voor meer informatie over deze functionaliteit.

1.5.3 Hoe maak ik een (COVID-19) nieuwsbericht aan in het patiëntenportaal?

U heeft de mogelijkheid om een (tijdelijk COVID-19) nieuwsbericht aan te maken en deze beschikbaar te stellen in uw eigen patiëntenportaal. Dit nieuwsbericht verschijnt ook op de startpagina van de therapeuten.

U kunt een nieuwsbericht aanmaken via Configuratie – Intranet – Nieuws – Groene + – schrijf uw nieuwsbericht – activeer de selectbox achter ‘zichtbaar in portaal’.

1.5.4 Hoe kan ik een document in alle portals van mijn patiënten plaatsen?

Heeft u een document ontwikkeld m.b.t. COVID-19 en wilt u dit document beschikbaar stellen in het patiëntenportaal?

Dan kunt u het document uploaden als portal document. Dit kunt u doen via Configuratie – Intranet – Portal documenten – klik op de groene + en kies het betreffende bestand wat u wilt delen met uw patiënten.

Tot slot heeft u de mogelijkheid om een document te laten accorderen door uw patiënt in het portaal. Hiervoor kunt u onderstaande FAQ raadplegen.

Hoe kan ik een document laten accorderen door een patiënt?

1.5.5 Nieuwsbrief programma Mailchimp

SpotOnMedics adviseert praktijken om te kijken naar de mogelijkheden van nieuwsbriefprogramma Mailchimp voor het versturen van een gestijld nieuwsbericht.

U kunt een export van uw patientenbestand dan importeren in het nieuwsbriefprogramma. Middels templates of drag-and-drop tools verstuurd u uw eerste gestijlde nieuwsbrief.

Tip: op donderdag 14 mei organiseert SpotOnMedics een webinar over ‘hoe maak ik mijn eerste nieuwsbrief’. Klik hier voor meer informatie over het webinar of  u in te schrijven.

Meer informatie over Mailchimp? Klik hier.

1.6 Handige export mogelijkheden

Met het bericht van 30 april 2020 kan fysiotherapeutische zorg langzaam worden opgeschaald. Om deze reden zal u zo spoedig mogelijk patiënten uit lopende behandeltrajecten willen benaderen voor het opnieuw inplannen van afspraken.

SpotOnMedics heeft voor alle praktijken diverse nieuwe export mogelijkheden beschikbaar gesteld. In de volgende paragrafen treft u de volgende exportmogelijkheden:

  1. Geannuleerde individuele zittingen;
  2. Lopende abonnementenregistraties;
  3. Groepsbehandelingen.

Wij wensen u veel succes met het contacteren van uw patiënten.

1.6.1 Hoe krijg ik een export van geannuleerde individuele zittingen?

Als u op een eenvoudige manier in kaart wilt brengen welke patiëntenpopulatie in de laatste weken voor de corona uitbraak in de agenda’s hebben gestaan dan kunt u hiervoor het beste gebruik maken van de balielijst functionaliteit in FysioOne.

De balielijst kunt u raadplegen via het hoofdnavigatiemenu – Declareren – Balielijst.

Op deze pagina (de balielijst) kunt u filteren op een periode middels een van en t/m datum. Door de selectbox te activeren achter ‘toon contactgegevens’, worden deze ook zichtbaar in de balielijst.

Vanuit daar kunt u middels de .XLS of .PDF export dit overzicht exporteren.

Op dit overzicht zijn overigens meer filters mogelijk. Zo kunt u filteren op:

  • therapeut;
  • prestatiecode;
  • praktijklocaties (indien van toepassing).

1.6.2 Hoe kan ik een export maken van lopende abonnementenregistraties?

Het was eerder al mogelijk om een export te genereren van de patiënten die een actieve abonnementenregistratie hebben. Er is een toevoeging in de export beschikbaar gesteld voor de contactdetails. Bij het exporteren worden ook het e-mailadres en het telefoonnummer van de patiënt meegenomen.

De export kunt u zelf aanmaken via het hoofdnavigatiemenu Abonnementen – klik op het .XLS icoon om de export te genereren.

1.6.3 Hoe kan ik een export maken van lopende groepsbehandelingen?

Hiervoor kunt u gebruik maken van de export die beschikbaar is bij het behandelgroepen overzicht in FysioOne. Navigeert u hiervoor via het hoofdnavigatiemenu Behandelgroepen – klik op het .XLS icoon om de export te genereren.

Zodra u een export maakt krijgt u direct per groep alle patiënten die in de groep gepland staan inclusief het telefoonnummer en e-mailadres.

2. Dataverzameling (LDF, LDK, ClaudicatioNet, FysioTopics, Zorg1, etc)

2.1 Wat zijn de consequenties van de coronacrisis voor dataverzameling?

Veel praktijken maken zich zorgen over de ‘minimale dataverzameling’ die momenteel plaatsvindt binnen hun praktijk als consequentie van de coronacrisis.

Om uw praktijk zo goed mogelijk te begeleiden heeft SpotOnMedics contact opgenomen met diverse partijen, waaronder de LDF, LDK, Mediquest, ClaudicatioNet, Fysiotopics en Zorg1. Afhankelijk van het contract dat u heeft met één van deze partijen geldt wellicht een ander advies. Om deze reden brengen wij u graag op de hoogte van de verschillende adviezen die partijen SpotOnMedics hebben laten weten.

Via onderstaande hyperlink krijgt u antwoord op de vraag wat de consequenties zijn van de coronacrisis voor het verzamelen van uw data per partij.

Wat zijn de consequenties van de coronacrisis voor mijn dataverzameling?

Let op: SpotOnMedics adviseert alle praktijken voor inhoudelijke vragen omtrent aanlevering en consequenties direct contact op te nemen met de desbetreffende partij.

3. SpotOnMedics Intelligence (enkel voor licentiehouders)

3.1 COVID-19 Intelligence dashboard

In de afgelopen periode heeft SpotOnMedics door het coronavirus nauwlettend de ontwikkelingen bij fysiotherapiepraktijken gevolgd. In week 12 is SpotOnMedics benaderd door diverse instanties met de vraag of we wilden meewerken met het in kaart brengen van de daadwerkelijke zorguitval bij de fysiotherapiepraktijken. De reden van de vraag naar concrete gegevens komt voort uit de nadrukkelijke wens van ZN en zorgverzekeraars om ook voor de fysiosector een eigen noodplan te lanceren.

Omdat SpotOnMedics de belangen van de beroepsgroep zo goed mogelijk wil behartigen heeft het SpotOnMedics Intelligence team een analyse gemaakt van de terugval van fysiotherapie behandelingen in de praktijk. Naar aanleiding van dit bericht is er bij praktijken onduidelijkheid ontstaan over welke gegevens er zijn gedeeld met de zorgverzekeraar. Wij willen hier graag nogmaals bij aangeven dat enkel de relatieve terugvalcijfers per regio zijn gedeeld. Het gaat hier dus niet om specifieke praktijkdata.

Voor u als gebruiker van SpotOnMedics Intelligence is deze app beschikbaar gesteld om specifiek uw praktijksituatie te bekijken en waar mogelijk hierop bij te sturen. Op 28 maart hebben alle Intelligence gebruikers hier een servicebericht over ontvangen.

Het COVID-19 Dashboard geeft informatie over het aantal zittingen, intakes, groepsbehandelingen en omzet voor de periode van de maatregelen vanuit de regering (tot week 12) en de periode daarna (week 12, 13 en 14). Daarnaast is er een werkblad beschikbaar om een vergelijking te kunnen maken voor de jaren 2018, 2019 en 2020.

Via onderstaande hyperlink kunt u de handleiding raadplegen:
Handleiding COVID-19 dashboard SpotOnMedics

3.1.1 Koppeling tussen FysioOne <-> Intelligence

Uw praktijk en SpotOnMedics zullen tussen de integratie tussen FysioOne en Intelligence geen aanpassingen doorvoeren.

4. SpotOnMedics Financieel

4.1 Op dit moment zijn er geen updates

– – – Geen updates – – –

5. SpotOnMedics Personeel

5.1 Op dit moment zijn er geen updates

– – – Geen updates – – –

6. Continuïteitsbijdrage van zorgverzekeraars

6.1 Laatste updates omtrent continuïteitsbijdrage ZN

Afgelopen 1 mei heeft ZorgVerzekeraars Nederland een update gedeeld omtrent de maandelijkse continuïteitsbijdrage. Klik hier om het artikel op de website van ZN te raadplegen.

Voor de laatste informatie hieromtrent verwijzen wij u graag naar de volgende websites:

6.1.1 Welk overzicht toont de benodigde omzetgegevens per zorgverzekeraar?

Via onderstaande FAQ leest u welk overzicht in FysioOne u kunt gebruiken voor het tonen van de benodigde omzetgegevens per zorgverzekeraar.

Welk overzicht toont de benodigde omzetgegevens per zorgverzekeraar?

6.1.2 Vooruitbetaling via VECOZO

Er wordt geadviseerd aan fysiotherapeuten/praktijken die in financiële problemen komen omdat uitbetaling van de continuïteitsbijdrage pas in de tweede helft van mei wordt uitgekeerd, om vooruitbetaling aan te vragen via VECOZO.

7. Serviceberichten

7.1 Overzicht van serviceberichten omtrent corona

8. Webinar programma

8.1 Tijd over? Verrijk uw kennis met meer informatie over het all-in-one platform!

Omdat we zien dat veel praktijkhouders, managers en therapeuten deze tijd gebruiken om hun kennis te verdiepen en te verbreden hebben wij een webinarprogramma opgezet waaraan u kosteloos kunt deelnemen. De afgelopen weken hebben we bij praktijken nagevraagd over welke onderwerpen zij meer willen leren. Ook hebben we gekeken naar welke vragen vaak bij ons Klant Contact Center gesteld worden. Vanuit daar is er een divers programma opgesteld met uiteenlopende onderwerpen: van pinlijsten en debiteurenbeheer in SpotOnMedics Financieel (Yuki), tot aan (marketing)strategie voor de praktijk en optimale automatisering in FysioOne.

Het zijn 10 verschillende webinars, met inmiddels bijna 1000 aanmeldingen van therapeuten en praktijkhouders! Mogelijk worden er nog nieuwe webinars aan het programma toegevoegd.

Klik hier om het webinarprogramma te bekijken en u in te schrijven.
Klik hier om het archief van de webinars in te zien. 

9. Succes met het opstarten van de praktijkvoering

9.1 Op naar opschaling van fysiotherapeutische zorg

Tot slot wensen wij u met het hele SpotOnMedics team veel succes in de komende periode. Werk in een veilige werkomgeving en zorg dat u op de hoogte blijft van de laatste updates. Wij ondersteunen u waar mogelijk!

10. Kunt u ondersteuning gebruiken?

10.1 Onze teamleden staan u graag te woord!

Aan het begin van de corona-uitbraak heeft u van ons al een servicebericht ontvangen over hoe onze praktijkadviseurs u kunnen ondersteunen in de coronacrisis. Hierop hebben we veel positieve reacties van praktijken ontvangen, waardoor onze praktijkadviseurs online gesprekken voeren en digitale hulp kunnen bieden in deze moeilijke periode.

Naast de praktijkadviseurs staan ook andere teams voor u klaar om uw vragen te beantwoorden. Het Klant Contact Center en onze backoffice medewerkers van de financiële administratie en personeelsadministratie zijn zeven dagen per week per telefoon en e-mail beschikbaar.

Contactgegevens Klant Contact Center
088 6600 800
support@spotonmedics.nl

Maandag* t/m vrijdag van 08:00 uur – 17:30 uur.
*Op maandag gesloten tussen 12.00 en 14.00 uur.

Op dinsdag 5 mei 2020 zijn wij gesloten.

 

 

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht