Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Voor de overstap

1.1 Powerpoint template nieuwe strategie van uw praktijk

Deze powerpoint template dient als voorbeeld die u kunt gebruiken tijdens een werkoverleg. Wij adviseren uw praktijkmanagement om na te denken over de praktijk missie, visie, strategie en het jaarplan. Als u hier over na heeft gedacht en alle zaken bent overeengekomen met het praktijkmanagement dan wordt het tijd om dit te presenteren aan uw teamleden.

Deze powerpoint kan hiervoor als basis dienen en alle onderwerpen passeren de revue. Op deze manier start u de reis naar ‘de praktijk van de toekomst’ goed en doet u dit niet alleen maar samen met uw team.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden in Powerpoint (Microsoft) of Keynote (Apple) extensie.

2. Functieprofiel: van de aan te stellen key user

2.1 Wie wordt de key user in mijn praktijk?

Dit document is bedoeld voor het praktijkmanagement die overweegt een key user aan te stellen in de voorbereiding, tijdens en na het implementatietraject. Het is soms lastig om daarvoor de juiste persoon in uw praktijk aan te wijzen. SpotOnMedics heeft hiervoor een document opgesteld met de taken en verantwoordelijkheden van de zogenaamde key user.  Op deze manier hopen wij u op de goede weg te helpen.

Wij adviseren alle praktijken die een implementatietraject starten om een key user aan te stellen. Uit ervaring is gebleken dat praktijken die een key user hebben aangesteld een soepele overstap en een prettige werksfeer ervaren. Tot slot resulteert het aanstellen van een key-user in 20% winst in tijd en efficiëntie doordat de knowhow en werkwijze van de software veel rijker is.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

3. Hulpmiddelen: tijdens het implementatietraject

3.1 Template: breng alle contactpersonen in kaart

Tijdens het implementatietraject is het belangrijk om van elkaar te weten welke professional uw praktijk en wij van SpotOnMedics kunnen contacten. Op deze manier bereiken we elkaar op het juiste moment en zijn we altijd in controle.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden en direct te gebruiken.

Let op: deze actie wordt altijd vanuit de SpotOnMedics implementatie consultant geïnitieerd en is standaard onderdeel van het implementatietraject.

3.2 Template: planningssheet implementatietraject

Tijdens het implementatietraject is planning de sleutel tot succes. SpotOnMedics adviseert alle praktijken de planning als integraal onderdeel te maken van de overstap.

Wellicht heeft u tijdens de adviesgesprekken al gesproken over een mogelijke planning. Als u overstapt wordt de data nu officieel bevestigd of in overleg gewijzigd middels een planningsheet (met uw implementatie consultant).

Heeft u nog niet eerder over een mogelijke planning gesproken dan vindt dit overleg nu plaats. De planning wordt altijd met terugwerkende gemaakt, gerekend vanaf de Go-live dag. Dat is de dag waarop uw praktijk voor het eerst echt met FysioOne zal werken.

Zodra alle data bekend zijn adviseren wij uw key-user om deze te verwerken op de door SpotOnMedics beschikbare gestelde planningsheet voor uw interne communicatie.

Deze sheet kunt u in de gemeenschappelijke ruimte van het team ophangen zodat alle medewerkers op de hoogte zijn.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template ‘planningssheet’ te downloaden en in de praktijk  toe te passen.

Let op: deze actie wordt altijd vanuit de SpotOnMedics implementatie consultant geïnitieerd en is standaard onderdeel van het implementatietraject.

3.3 Template: checklist voor het praktijkmanagement / key-user

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics honderden implementatietrajecten mogen uitvoeren voor praktijken in Nederland. Overstappen is best spannend.

Daarom heeft SpotOnMedics een checklist voor het praktijkmanagement en de key-user ontwikkeld. De checklist geeft gedurende het implementatietraject handvatten.

Uit cijfers is gebleken dat praktijken die de checklist hanteren soepeler overstappen dan praktijken die hun eigen koers varen.

SpotOnMedics adviseert het praktijkmanagement dan ook gebruik te maken van de handvatten die wij u aanreiken. In het routeboek ‘op reis met SpotOnMedics’ treft u alle stappen en overige informatie aan.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het de ‘checklist’ te downloaden en in de praktijk  toe te passen.

Als u hierover vragen heeft dan staat uw implementatie consultant u graag te woord.

4. E-mailsjablonen voor uw medewerkers

4.1 E-mailsjabloon: onze praktijk stapt over op nieuwe software

Dit bericht is bedoeld voor het praktijkmanagement. In dit bericht informeert u uw medewerker per brief of e-mail officieel dat er een overstap van de software gaat plaatsvinden. De voorkeur geniet om dit eerst in een fysiek overleg als agendapunt besproken te hebben. Dit bericht dient dan als bevestiging of kan dienen als samenvatting in de notulen.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.2 E-mailsjabloon: hoe kan ik mij (als therapeut) voorbereiden op training

Dit bericht is bedoeld voor de therapeuten en het secretariaat. In dit bericht informeert u uw medewerkers per brief of e-mail dat er een training aankomt en hoe iedereen zich hierop kan voorbereiden.

Dit bericht dient dan als extra bevestiging van het belang om goed te trainen en jezelf voor te bereiden op de eerste draaidag.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.3 E-mailsjabloon: bericht na training aan uw medewerkers

Dit bericht is bedoeld voor de therapeuten en het secretariaat. In dit bericht informeert u uw medewerkers per brief of e-mail dat er na de training van de implementatie consultant nog geoefend kan worden in de trainingsomgeving. De voorkeur geniet dit bericht direct na de training te versturen aan uw medewerkers of groep van medewerkers (als er getraind wordt in groepen).

Dit bericht dient dan als extra bevestiging van het belang om goed te trainen en jezelf voor te bereiden op de eerste draaidag.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.4 E-mailsjabloon: een aantal dagen voor de Go-live dag

Dit bericht is bedoeld voor de therapeuten en het secretariaat. In dit bericht informeert u uw medewerkers per brief of e-mail dat de Go-live dag (1e draaidag) steeds dichterbij komt. Op deze manier wijst u uw therapeuten nog even op het belang om goed voorbereidt te zijn.

Dit bericht dient dan als extra bevestiging van het belang om goed te trainen en jezelf voor te bereiden op de eerste draaidag.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.5 E-mailsjabloon / nieuwsbrief: informeren patiënten over nieuw systeem

Dit bericht is bedoeld om in te zetten voor externe communicatie. In dit bericht informeert u uw patiënten/cliënten per brief of e-mail/nieuwsbrief dat de praktijk overgaat naar nieuwe software. Bij voorkeur wordt het bericht online aan uw patiënten verstuurd.

Op deze manier positioneert uw praktijk zich als een innovatieve praktijk die zich klaar maakt voor de volgende fase waarbij informatiebeveiliging en privacy van de patiënt in een hoog vaandel staat.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.6 E-mailsjabloon: maak gebruik van de SpotOnMedics Personeel App

Dit bericht is alleen van toepassing voor praktijken die gebruik maken van SpotOnMedics Personeel (personeel- & salarisverwerking). Als uw praktijk gebruik maakt van deze dienst dan is dit e-mailsjabloon interessant.

Uw medewerkers kunnen namelijk op een nog makkelijker manier zijn/haar loonstroken en verlofaanvragen bekijken/aanvragen.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

5. Informatie voor uw patiënt

5.1 Print een A4 met uitleg van de overstap uit

Dit bericht is bedoeld voor uw patiënten die behandeld worden tijdens de eerste dagen op en na de Go-live dag. Het is toch even wennen in uw praktijk om echt te werken met een nieuw systeem. Door deze tekst in een bordje op de receptie te plaatsen zullen uw patiënten hiervan op de hoogte zijn en enig begrip hiervoor tonen. Hiermee haalt u de druk van het even niet weten waar het staat weg bij uw therapeuten.

Tot slot hebben wij gemerkt dat dit leidt tot een leuk en interessante praatje met uw patiënten. Ze zijn vaak erg benieuwd hoe dit verlopen is en wat een overstap allemaal teweegbrengt.

Wij adviseren de praktijk deze melding maximaal een week te laten staan. Uiteraard is de praktijk vrij om te bepalen hoe lang deze melding daadwerkelijk er staat.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

6. Kunt u hulp gebruiken?

6.1 Wij wensen u veel succes en werkplezier toe!

Namens ons gehele team willen wij u nogmaals bedanken voor uw keuze voor SpotOnMedics. Wij hopen dat u net als vele andere praktijken gebruik heeft kunnen maken van de hulpmiddelen uit deze handleiding.

Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het gebruik van de hulpmiddelen of als u  het takenpakket van uw key user eens wilt doorspreken dan adviseren wij u om contact op te nemen met uw praktijkadviseur of implementatie consultant.

Contactgegevens:
SpotOnMedics Supportdesk
T: 088 6600 800
E: support@SpotOnMedics.nl

Handige hulpmiddelen

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 06-11-2019 - 07:38:13
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

Met deze handleiding biedt SpotOnMedics het praktijkmanagement een starters toolkit waarmee zij op bepaalde momenten uw medewerkers kan informeren vooraf en tijdens het implementatietraject.

Uw praktijkadviseur / implementatie consultant zal u tijdens het implementatietraject op deze hulpmiddelen getipt hebben. Wij adviseren alle praktijken hier gebruik van te maken. Op deze manier betrekt u uw gehele team bij de implementatie. Uit ervaring blijkt dat dit leidt tot een soepelere overstap. Dat wilt u toch ook?

Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan staat uw praktijkadviseur / implementatie consultant u graag te woord. Mocht hij / zij niet bereikbaar zijn dan kunt u contact opnemen met de supportdesk van SpotOnMedics.

 

Inhoudsopgave

1. Voor de overstap

1.1 Powerpoint template nieuwe strategie van uw praktijk

Deze powerpoint template dient als voorbeeld die u kunt gebruiken tijdens een werkoverleg. Wij adviseren uw praktijkmanagement om na te denken over de praktijk missie, visie, strategie en het jaarplan. Als u hier over na heeft gedacht en alle zaken bent overeengekomen met het praktijkmanagement dan wordt het tijd om dit te presenteren aan uw teamleden.

Deze powerpoint kan hiervoor als basis dienen en alle onderwerpen passeren de revue. Op deze manier start u de reis naar ‘de praktijk van de toekomst’ goed en doet u dit niet alleen maar samen met uw team.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden in Powerpoint (Microsoft) of Keynote (Apple) extensie.

2. Functieprofiel: van de aan te stellen key user

2.1 Wie wordt de key user in mijn praktijk?

Dit document is bedoeld voor het praktijkmanagement die overweegt een key user aan te stellen in de voorbereiding, tijdens en na het implementatietraject. Het is soms lastig om daarvoor de juiste persoon in uw praktijk aan te wijzen. SpotOnMedics heeft hiervoor een document opgesteld met de taken en verantwoordelijkheden van de zogenaamde key user.  Op deze manier hopen wij u op de goede weg te helpen.

Wij adviseren alle praktijken die een implementatietraject starten om een key user aan te stellen. Uit ervaring is gebleken dat praktijken die een key user hebben aangesteld een soepele overstap en een prettige werksfeer ervaren. Tot slot resulteert het aanstellen van een key-user in 20% winst in tijd en efficiëntie doordat de knowhow en werkwijze van de software veel rijker is.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

3. Hulpmiddelen: tijdens het implementatietraject

3.1 Template: breng alle contactpersonen in kaart

Tijdens het implementatietraject is het belangrijk om van elkaar te weten welke professional uw praktijk en wij van SpotOnMedics kunnen contacten. Op deze manier bereiken we elkaar op het juiste moment en zijn we altijd in controle.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden en direct te gebruiken.

Let op: deze actie wordt altijd vanuit de SpotOnMedics implementatie consultant geïnitieerd en is standaard onderdeel van het implementatietraject.

3.2 Template: planningssheet implementatietraject

Tijdens het implementatietraject is planning de sleutel tot succes. SpotOnMedics adviseert alle praktijken de planning als integraal onderdeel te maken van de overstap.

Wellicht heeft u tijdens de adviesgesprekken al gesproken over een mogelijke planning. Als u overstapt wordt de data nu officieel bevestigd of in overleg gewijzigd middels een planningsheet (met uw implementatie consultant).

Heeft u nog niet eerder over een mogelijke planning gesproken dan vindt dit overleg nu plaats. De planning wordt altijd met terugwerkende gemaakt, gerekend vanaf de Go-live dag. Dat is de dag waarop uw praktijk voor het eerst echt met FysioOne zal werken.

Zodra alle data bekend zijn adviseren wij uw key-user om deze te verwerken op de door SpotOnMedics beschikbare gestelde planningsheet voor uw interne communicatie.

Deze sheet kunt u in de gemeenschappelijke ruimte van het team ophangen zodat alle medewerkers op de hoogte zijn.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template ‘planningssheet’ te downloaden en in de praktijk  toe te passen.

Let op: deze actie wordt altijd vanuit de SpotOnMedics implementatie consultant geïnitieerd en is standaard onderdeel van het implementatietraject.

3.3 Template: checklist voor het praktijkmanagement / key-user

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics honderden implementatietrajecten mogen uitvoeren voor praktijken in Nederland. Overstappen is best spannend.

Daarom heeft SpotOnMedics een checklist voor het praktijkmanagement en de key-user ontwikkeld. De checklist geeft gedurende het implementatietraject handvatten.

Uit cijfers is gebleken dat praktijken die de checklist hanteren soepeler overstappen dan praktijken die hun eigen koers varen.

SpotOnMedics adviseert het praktijkmanagement dan ook gebruik te maken van de handvatten die wij u aanreiken. In het routeboek ‘op reis met SpotOnMedics’ treft u alle stappen en overige informatie aan.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het de ‘checklist’ te downloaden en in de praktijk  toe te passen.

Als u hierover vragen heeft dan staat uw implementatie consultant u graag te woord.

4. E-mailsjablonen voor uw medewerkers

4.1 E-mailsjabloon: onze praktijk stapt over op nieuwe software

Dit bericht is bedoeld voor het praktijkmanagement. In dit bericht informeert u uw medewerker per brief of e-mail officieel dat er een overstap van de software gaat plaatsvinden. De voorkeur geniet om dit eerst in een fysiek overleg als agendapunt besproken te hebben. Dit bericht dient dan als bevestiging of kan dienen als samenvatting in de notulen.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.2 E-mailsjabloon: hoe kan ik mij (als therapeut) voorbereiden op training

Dit bericht is bedoeld voor de therapeuten en het secretariaat. In dit bericht informeert u uw medewerkers per brief of e-mail dat er een training aankomt en hoe iedereen zich hierop kan voorbereiden.

Dit bericht dient dan als extra bevestiging van het belang om goed te trainen en jezelf voor te bereiden op de eerste draaidag.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.3 E-mailsjabloon: bericht na training aan uw medewerkers

Dit bericht is bedoeld voor de therapeuten en het secretariaat. In dit bericht informeert u uw medewerkers per brief of e-mail dat er na de training van de implementatie consultant nog geoefend kan worden in de trainingsomgeving. De voorkeur geniet dit bericht direct na de training te versturen aan uw medewerkers of groep van medewerkers (als er getraind wordt in groepen).

Dit bericht dient dan als extra bevestiging van het belang om goed te trainen en jezelf voor te bereiden op de eerste draaidag.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.4 E-mailsjabloon: een aantal dagen voor de Go-live dag

Dit bericht is bedoeld voor de therapeuten en het secretariaat. In dit bericht informeert u uw medewerkers per brief of e-mail dat de Go-live dag (1e draaidag) steeds dichterbij komt. Op deze manier wijst u uw therapeuten nog even op het belang om goed voorbereidt te zijn.

Dit bericht dient dan als extra bevestiging van het belang om goed te trainen en jezelf voor te bereiden op de eerste draaidag.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.5 E-mailsjabloon / nieuwsbrief: informeren patiënten over nieuw systeem

Dit bericht is bedoeld om in te zetten voor externe communicatie. In dit bericht informeert u uw patiënten/cliënten per brief of e-mail/nieuwsbrief dat de praktijk overgaat naar nieuwe software. Bij voorkeur wordt het bericht online aan uw patiënten verstuurd.

Op deze manier positioneert uw praktijk zich als een innovatieve praktijk die zich klaar maakt voor de volgende fase waarbij informatiebeveiliging en privacy van de patiënt in een hoog vaandel staat.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

4.6 E-mailsjabloon: maak gebruik van de SpotOnMedics Personeel App

Dit bericht is alleen van toepassing voor praktijken die gebruik maken van SpotOnMedics Personeel (personeel- & salarisverwerking). Als uw praktijk gebruik maakt van deze dienst dan is dit e-mailsjabloon interessant.

Uw medewerkers kunnen namelijk op een nog makkelijker manier zijn/haar loonstroken en verlofaanvragen bekijken/aanvragen.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

5. Informatie voor uw patiënt

5.1 Print een A4 met uitleg van de overstap uit

Dit bericht is bedoeld voor uw patiënten die behandeld worden tijdens de eerste dagen op en na de Go-live dag. Het is toch even wennen in uw praktijk om echt te werken met een nieuw systeem. Door deze tekst in een bordje op de receptie te plaatsen zullen uw patiënten hiervan op de hoogte zijn en enig begrip hiervoor tonen. Hiermee haalt u de druk van het even niet weten waar het staat weg bij uw therapeuten.

Tot slot hebben wij gemerkt dat dit leidt tot een leuk en interessante praatje met uw patiënten. Ze zijn vaak erg benieuwd hoe dit verlopen is en wat een overstap allemaal teweegbrengt.

Wij adviseren de praktijk deze melding maximaal een week te laten staan. Uiteraard is de praktijk vrij om te bepalen hoe lang deze melding daadwerkelijk er staat.

De geel gemarkeerde teksten dienen nog door u ingevuld te worden.

Klikt u op de onderstaande afbeelding om het template te downloaden.

6. Kunt u hulp gebruiken?

6.1 Wij wensen u veel succes en werkplezier toe!

Namens ons gehele team willen wij u nogmaals bedanken voor uw keuze voor SpotOnMedics. Wij hopen dat u net als vele andere praktijken gebruik heeft kunnen maken van de hulpmiddelen uit deze handleiding.

Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het gebruik van de hulpmiddelen of als u  het takenpakket van uw key user eens wilt doorspreken dan adviseren wij u om contact op te nemen met uw praktijkadviseur of implementatie consultant.

Contactgegevens:
SpotOnMedics Supportdesk
T: 088 6600 800
E: support@SpotOnMedics.nl

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Op de hoogte blijven?

Schrijf u in voor de maandelijkse SpotOnMedics Academy nieuwsbrief.