Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Voorbereiding

1.1 Incassocontract met uw bank

Voordat u kunt gaan incasseren moeten er afspraken worden gemaakt met uw bank. Hiervoor wordt een incassocontract opgesteld. In het incassocontract worden de volgende zaken vermeld:

  • Bankrekeningnummer waarop bijgeschreven zal worden
  • Incassant ID
  • Maximum bedrag per SEPA incasso-opdracht
    Betekent: per factuur mag het bedrag niet hoger zijn dan x bedrag
  • Maximum bedrag per SEPA incasso-batch
    Betekent: het totaal van alle facturen samen mag niet hoger zijn dan x bedrag
  • Maximum aantal SEPA incasso-opdrachten per SEPA incasso-batch
    Betekent: het aantal facturen per opdracht mag niet hoger zijn dan x
  • Maximum aantal SEPA incasso batches
    Betekent: er mag maximaal x aantal keer per maand worden geïncasseerd


Met een SEPA-incasso kunt u eenmalig of regelmatig een bedrag van uw klanten innen via hun betaalrekening. U int het bedrag op het tijdstip dat u met de klant heeft afgesproken. Het initiatief voor de betaling ligt bij u. De betaler heeft de mogelijkheid om de incasso binnen 8 weken na afschrijving te laten terugboeken. 

1.2 Abonnementen in FysioOne

1.2.1 Controle op de instellingen

We gaan eerst controleren of de verkoopfacturen welke geïncasseerd moeten worden zijn aangemaakt in FysioOne. Via configuratie > verkopen > producten en diensten > abonnementsvormen > kunnen we controleren welke abonnementsvormen er zijn aangemaakt.

Wat zijn belangrijke punten om te controleren?

  • Is het juiste bedrijf gekozen?
  • Is het juiste btw percentage ingesteld? De meeste abonnementen hebben een btw percentage van 9%, maar er zijn uitzonderingen. Heeft u hier vragen over? Bespreek dit met uw financieel implementatie consultant of financieel specialist.
  • Is het gewenst dat de verschillende soorten abonnementen op een afwijkende grootboekrekening in Yuki terecht komt? Bespreek dit met uw financieel implementatie consultant of financieel specialist.
  • Is er bewust voor gekozen om wel of niet te verrekenen op hele periode? Het advies van SpotOnMedics is om dit vinkje aan te zetten. Hiermee wordt het mogelijk om de verkoopfactuur in de juiste periode in de financiële administratie te plaatsen. 
  • Is er een prijs gekoppeld aan het abonnement? 
  • Heeft u de instellingen ingevuld of u wenst dat de abonnementsfacturen worden verstuurd naar de particulier? 

In FysioOne kunt u via de knop abonnementen in de navigatiebalk zien welke abonnementsvormen aan welke klanten zijn gekoppeld. 

In de basisinfo van de patiëntenkaart moeten de volgende onderdelen zijn ingevuld: 

  • IBAN-nummer
  • Betaalwijze abonnementen; automatische incasso
  • Incasso machtigingsdatum 

Het is belangrijk dat er een machtiging wordt getekend waarmee de klant akkoord gaat dat er van zijn of haar bankrekening geïncasseerd mag worden. De bank heeft hiervoor een sjabloon opgesteld welke u kunt gebruiken. Vraag dit bij uw bank na wanneer u het incassocontract doorneemt. 

Daarnaast moet er in FysioOne worden ingesteld hoeveel dagen voorafgaand aan de periode u de abonnement nota’s kunt genereren. Indien u bijvoorbeeld voor april een abonnement nota wil genereren kunt u er voor kiezen om dit 0 dagen vooraf te doen, waarbij de nota’s pas gegenereerd kunnen worden vanaf 1 april. Wellicht kiest u er voor om vooraf te factureren. Dan kunt u er voor kiezen om bijvoorbeeld 5 dagen vooraf te kunnen factureren. Wanneer er wordt gekozen voor een te groot aantal dagen loopt u het risico dat u per ongeluk de volgende periode al factureert. Het advies van SpotOnMedics is om 0 dagen vooraf in te stellen, zodat de verkoopfacturen in Yuki ook direct in de juiste periode worden verantwoord. 

U kunt dit instellen via configuratie algemeen > omgeving instellingen > facturatie > abonnement nota’s x aantal dagen vooraf kunnen factureren.

Wilt u uitgebreidere informatie over de abonnementen in FysioOne verwijzen wij u graag naar de andere pagina’s van onze academy. Zie o.a. de link voor FysioOne verkopen.

1.2.2 Genereren van de abonnementen nota’s

Indien de onderdelen in FysioOne zijn gecontroleerd, kunnen de abonnement nota’s gegenereerd worden. 

Alle openstaande nota’s genereren
Via verkopen > factureren > abonnement nota’s > weet u het zeker dat u de facturen voor de abonnementen wilt genereren? > klik op het groene vinkje. 

Nota genereren voor 1 particulier
Wilt u een abonnement nota genereren voor één particulier, volg dan de volgende stappen: patiëntenkaart > tabblad verkoop > klikt u op het kladblok met pen achter het juiste abonnement > maak nota. Er wordt nu alleen voor deze patiënt en dit abonnement een nota aangemaakt.

Vervolgens kunt u de abonnement nota’s versturen naar de klanten door te kiezen voor verkopen > verkoop > te versturen > emailen en daarna afdrukken. 

Of u kunt de abonnement nota’s direct doorzetten naar de financiële administratie wanneer u ervoor heeft gekozen deze niet naar de particulieren te versturen. Dit doet u door te kiezen voor verkopen > boekhouding > Yuki > jaar > maand > verwerken > insturen.

1.3 Instellingen in SpotOnMedics Financieel (Yuki)

In SpotOnMedics Financieel (Yuki) moeten een aantal instellingen doorgevoerd worden. Via bank > overzicht > bankrekeningen > klikt u op de bankrekening welke is gekoppeld aan uw incassocontract. Vervolgens klikt u links bovenaan op het kladblokje waarmee de informatiekaart van de bankrekening wordt geopend. Hierin vult u het incassant ID en incassobestand limiet in. Deze laatste is het maximum bedrag per SEPA incasso-batch, anders gezegd de maximale hoogte van alle facturen samen in één batch. Klik vervolgens links bovenaan op bewaren.

2. Uitvoeren

2.1 Ontbrekende machtigingen

Bank > incasseren > nog te incasseren > zet de kalender op het betreffende jaar > kies voor type schema: alle machtigingen algemeen. 

In onderstaand voorbeeld ziet u dat in de linkerkolom ‘nog te incasseren’ 325 staat en aan de rechterkant ziet u ‘te incasseren facturen’ 280. Dit betekent dat er voor 45 verkoopfacturen nog geen incassomachtiging is aangemaakt in Yuki.

U gaat nu eerst de ontbrekende machtigingen aanmaken. Hiervoor gaat u via bank > incasseren > machtigingen > ontbrekende machtigingen. Zie onderstaand scherm. 

  1. Alle relaties aanvinken
  2. Referentie: leeg laten
  3. Type: doorlopende SEPA machtiging algemeen
  4. Omschrijving: kies een standaard woord zoals incasso of abonnement
  5. Startdatum: kies altijd voor 1 januari van het betreffende jaar
  6. Klik op toepassen op selectie
  7. Klik op aanmaken

Vervolgens gaan we terug naar nog te incasseren. In onderstaand voorbeeld ziet u dat in de linkerkolom ‘nog te incasseren’ 325 staat en aan de rechterkant ziet u ‘te incasseren facturen’ 323. Dit betekent dat er voor 2 verkoopfacturen nog geen incassomachtiging is aangemaakt in Yuki. Dit heeft te maken met fouten in het IBAN nummer. 

Door te kiezen voor type schema geen machtigingen kunt u zien voor welke 2 verkoopfacturen er nog geen machtiging is aangemaakt. 

Wanneer een bankrekeningnummer niet correct is, wordt er voor deze verkoopfacturen geen machtiging aangemaakt. Dat is de reden dat deze 2 verkoopfacturen niet zijn meegenomen in het aanmaken van de 45 ontbrekende machtigingen. We gaan nu als eerste de IBAN nummers controleren via https://www.ibancalculator.com/ 

In bovenstaand overzicht is aangegeven dat het IBAN nummer incorrect is. In eerste instantie is het handig om te controleren welk bankrekeningnummer op de hardcopy machtiging staat welke de particulier heeft getekend. Komt dit nummer overeen met wat er in FysioOne staat of is er een typefout gemaakt? Indien er geen typefout is gemaakt en het nummer overeen komt kunt u opzoeken wat het IBAN nummer moet zijn dat hoort bij het bankrekeningnummer. Dit doet u door alleen de achterste getallen in te vullen. Indien de reeks begint met 0 vult u deze niet in. 

Let op: indien het niet om een typefout gaat, controleer dan altijd bij de particulier wat het juiste bankrekeningnummer moet zijn.

U heeft nu het juiste IBAN nummer gevonden. In Yuki opent u de relatiekaart door te klikken op de relatienaam of door via de zoekbalk te zoeken naar de relatienaam. Vervolgens kiest u voor bankrekeningen. 

Vervolgens kiest u voor + nieuwe rekening.

 

U vult het nieuwe IBAN nummer in en vinkt aan dat dit de standaard bankrekening wordt. De overige velden worden automatisch ingevuld zodra u op bewaren klikt. 

Vervolgens kiest u voor bevestigen.

Het juiste bankrekeningnummer is nu in Yuki toegevoegd aan de relatiekaart. Let op dat u het bankrekeningnummer ook in FysioOne onder de basisinfo van de patiëntenkaart wijzigt. Wanneer u dit vergeet, zal bij een volgende verkoopfactuur opnieuw het verkeerde bankrekeningnummer worden ingelezen. 

De verkoopfacturen welke al in Yuki stonden zijn op dit moment nog gekoppeld aan het verkeerde bankrekeningnummer. Dit moet per verkoopfactuur worden aangepast. Deze taak kan alleen door SpotOnMedics Financieel medewerkers uitgevoerd worden. Dit heeft te maken met de rollen en rechten in Yuki. Neemt u hiervoor contact op met het algemene nummer van SpotOnMedics. 

Wanneer u de bankrekeningnummers hebt aangepast volgt u weer de stappen van ontbrekende machtigingen om deze aan te maken. 

Vervolgens gaat u opnieuw naar nog te incasseren. In onderstaand voorbeeld ziet u dat in de linkerkolom ‘nog te incasseren’ 325 staat en aan de rechterkant ziet u ‘te incasseren facturen’ 325. Dit betekent dat er voor alle verkoopfacturen nu een incassomachtiging is aangemaakt in Yuki. Deze 2 getallen moeten altijd aan elkaar gelijk zijn voordat u kunt starten met incasseren. 

 

2.2 SEPA bestand aanmaken

Vervolgens vinkt u alle verkoopfacturen aan en klikt u op SEPA.

Vervolgens komt u in onderstaand overzicht. Hier kunt u de verwerkingsdatum aanpassen, waarmee de incassodatum verspringt. Het is mogelijk om vandaag de incassobatch aan te maken en in te lezen in uw bankomgeving en dat deze pas over een week daadwerkelijk wordt geïncasseerd. Op deze pagina kunt u ook zien wat het totaal aantal facturen in de batch is en wat het totaalbedrag is van de batch. Het is belangrijk dat dit onder het maximum van het incassocontract blijft. Voor elke regel ziet u een gekleurd bolletje staan. Voordat u op maak definitief klikt moet er gecontroleerd worden of alle bolletjes groen zijn. Indien er een geel bolletje tussen staat moet de incassobatch verwijderd worden, een correctie doorgevoerd, zodat het gele bolletje ook groen wordt en vervolgens de laatste stappen opnieuw uitvoeren. Zie uitleg over verwijderen incassobatch verder in dit hoofdstuk. 

Wanneer u op maak definitief heeft geklikt komt het volgende scherm en kiest u voor download.

Het gedownloade bestand komt links onderin het scherm te staan en in uw downloads op de computer.

Indien de incassobatch nog niet doorgezet is naar de bank kunt u een incassobatch in Yuki verwijderen. Dit doet u door via bank > incasseren > incasso historie > incassobatch open te klikken. U ziet dat er bij match nog een wit blokje staat. U kunt het bestand dan openen en verwijderen. De facturen komen dan weer terecht bij nog te incasseren. 

2.3 Storno’s

Er kunnen meerdere redenen zijn waardoor er sprake is van een storno bij het incasseren. De meest voorkomende reden is dat er onvoldoende saldo op de rekening van de betaler staat. Daarnaast kan het zijn dat de rekeninghouder de bankrekening heeft gesloten. Verder heeft de betaler de mogelijkheid om de incasso binnen 8 weken na afschrijving te laten terugboeken. 

De backoffice medewerker zal de banktransactie van de storno koppelen aan de verkoopfactuur, zodat deze weer de status ‘nog te incasseren’ krijgt. Via bank > incasseren > storno’s > worden de verkoopfacturen welke zijn gestorneerd in beeld gebracht. 

U kunt ervoor kiezen om de verkoopfactuur in een volgende incasso batch opnieuw mee te nemen. Hiervoor moet u de volgende stappen volgen: 

Vink alle teruggedraaide incasso’s aan en klik op de knop ‘terug’.

Vervolgens krijgt u de volgende melding:

Daarna staan de verkoopfacturen weer bij nog te incasseren i.p.v. bij storno’s en kun je weer de stappen volgen vanaf nog te incasseren. 

U kunt er ook voor kiezen om de gestorneerde verkoopfactuur niet opnieuw mee te nemen in een volgende incasso batch. U kunt dan bij de betreffende verkoopfactuur in Yuki een bericht sturen naar de Backoffice van SpotOnMedics, zodat zij de betaalwijze kunnen aanpassen naar bankoverschrijving. U kunt dan een herinnering sturen naar de particulier waarin u aangeeft dat de incasso niet is gelukt en waarin u vraagt om het factuurbedrag te betalen middels een bankoverschrijving. 

Voor een lay-out van de herinnering incasso factuur verwijs ik u graag naar een andere pagina op onze Academy met deze link

Handleiding incasseren in SpotOnMedics Financieel (Yuki)

Laatst gewijzigd door: Lisanne Reurekas op 02-08-2021 - 14:40:12

Introductie

In SpotOnMedics Financieel (Yuki) is het mogelijk om gebruik te maken van de incasso module. Hiermee kunt u eenvoudig verkoopfacturen incasseren bij uw klanten. Hieronder vindt u een handleiding hoe het incasseren uitgevoerd moet worden. 

Maakt u nog geen gebruik van de incasso module, maar wilt u dit wel graag? Neem dan contact op met uw praktijkadviseur om dit in uw contract op te laten nemen.

Succes
Wij wensen u veel succes en helpen u graag verder indien u vragen heeft. Uw financieel implementatie consultant of onze back-office staat u graag te woord.

Inhoudsopgave

1. Voorbereiding

1.1 Incassocontract met uw bank

Voordat u kunt gaan incasseren moeten er afspraken worden gemaakt met uw bank. Hiervoor wordt een incassocontract opgesteld. In het incassocontract worden de volgende zaken vermeld:

  • Bankrekeningnummer waarop bijgeschreven zal worden
  • Incassant ID
  • Maximum bedrag per SEPA incasso-opdracht
    Betekent: per factuur mag het bedrag niet hoger zijn dan x bedrag
  • Maximum bedrag per SEPA incasso-batch
    Betekent: het totaal van alle facturen samen mag niet hoger zijn dan x bedrag
  • Maximum aantal SEPA incasso-opdrachten per SEPA incasso-batch
    Betekent: het aantal facturen per opdracht mag niet hoger zijn dan x
  • Maximum aantal SEPA incasso batches
    Betekent: er mag maximaal x aantal keer per maand worden geïncasseerd


Met een SEPA-incasso kunt u eenmalig of regelmatig een bedrag van uw klanten innen via hun betaalrekening. U int het bedrag op het tijdstip dat u met de klant heeft afgesproken. Het initiatief voor de betaling ligt bij u. De betaler heeft de mogelijkheid om de incasso binnen 8 weken na afschrijving te laten terugboeken. 

1.2 Abonnementen in FysioOne

1.2.1 Controle op de instellingen

We gaan eerst controleren of de verkoopfacturen welke geïncasseerd moeten worden zijn aangemaakt in FysioOne. Via configuratie > verkopen > producten en diensten > abonnementsvormen > kunnen we controleren welke abonnementsvormen er zijn aangemaakt.

Wat zijn belangrijke punten om te controleren?

  • Is het juiste bedrijf gekozen?
  • Is het juiste btw percentage ingesteld? De meeste abonnementen hebben een btw percentage van 9%, maar er zijn uitzonderingen. Heeft u hier vragen over? Bespreek dit met uw financieel implementatie consultant of financieel specialist.
  • Is het gewenst dat de verschillende soorten abonnementen op een afwijkende grootboekrekening in Yuki terecht komt? Bespreek dit met uw financieel implementatie consultant of financieel specialist.
  • Is er bewust voor gekozen om wel of niet te verrekenen op hele periode? Het advies van SpotOnMedics is om dit vinkje aan te zetten. Hiermee wordt het mogelijk om de verkoopfactuur in de juiste periode in de financiële administratie te plaatsen. 
  • Is er een prijs gekoppeld aan het abonnement? 
  • Heeft u de instellingen ingevuld of u wenst dat de abonnementsfacturen worden verstuurd naar de particulier? 

In FysioOne kunt u via de knop abonnementen in de navigatiebalk zien welke abonnementsvormen aan welke klanten zijn gekoppeld. 

In de basisinfo van de patiëntenkaart moeten de volgende onderdelen zijn ingevuld: 

  • IBAN-nummer
  • Betaalwijze abonnementen; automatische incasso
  • Incasso machtigingsdatum 

Het is belangrijk dat er een machtiging wordt getekend waarmee de klant akkoord gaat dat er van zijn of haar bankrekening geïncasseerd mag worden. De bank heeft hiervoor een sjabloon opgesteld welke u kunt gebruiken. Vraag dit bij uw bank na wanneer u het incassocontract doorneemt. 

Daarnaast moet er in FysioOne worden ingesteld hoeveel dagen voorafgaand aan de periode u de abonnement nota’s kunt genereren. Indien u bijvoorbeeld voor april een abonnement nota wil genereren kunt u er voor kiezen om dit 0 dagen vooraf te doen, waarbij de nota’s pas gegenereerd kunnen worden vanaf 1 april. Wellicht kiest u er voor om vooraf te factureren. Dan kunt u er voor kiezen om bijvoorbeeld 5 dagen vooraf te kunnen factureren. Wanneer er wordt gekozen voor een te groot aantal dagen loopt u het risico dat u per ongeluk de volgende periode al factureert. Het advies van SpotOnMedics is om 0 dagen vooraf in te stellen, zodat de verkoopfacturen in Yuki ook direct in de juiste periode worden verantwoord. 

U kunt dit instellen via configuratie algemeen > omgeving instellingen > facturatie > abonnement nota’s x aantal dagen vooraf kunnen factureren.

Wilt u uitgebreidere informatie over de abonnementen in FysioOne verwijzen wij u graag naar de andere pagina’s van onze academy. Zie o.a. de link voor FysioOne verkopen.

1.2.2 Genereren van de abonnementen nota’s

Indien de onderdelen in FysioOne zijn gecontroleerd, kunnen de abonnement nota’s gegenereerd worden. 

Alle openstaande nota’s genereren
Via verkopen > factureren > abonnement nota’s > weet u het zeker dat u de facturen voor de abonnementen wilt genereren? > klik op het groene vinkje. 

Nota genereren voor 1 particulier
Wilt u een abonnement nota genereren voor één particulier, volg dan de volgende stappen: patiëntenkaart > tabblad verkoop > klikt u op het kladblok met pen achter het juiste abonnement > maak nota. Er wordt nu alleen voor deze patiënt en dit abonnement een nota aangemaakt.

Vervolgens kunt u de abonnement nota’s versturen naar de klanten door te kiezen voor verkopen > verkoop > te versturen > emailen en daarna afdrukken. 

Of u kunt de abonnement nota’s direct doorzetten naar de financiële administratie wanneer u ervoor heeft gekozen deze niet naar de particulieren te versturen. Dit doet u door te kiezen voor verkopen > boekhouding > Yuki > jaar > maand > verwerken > insturen.

1.3 Instellingen in SpotOnMedics Financieel (Yuki)

In SpotOnMedics Financieel (Yuki) moeten een aantal instellingen doorgevoerd worden. Via bank > overzicht > bankrekeningen > klikt u op de bankrekening welke is gekoppeld aan uw incassocontract. Vervolgens klikt u links bovenaan op het kladblokje waarmee de informatiekaart van de bankrekening wordt geopend. Hierin vult u het incassant ID en incassobestand limiet in. Deze laatste is het maximum bedrag per SEPA incasso-batch, anders gezegd de maximale hoogte van alle facturen samen in één batch. Klik vervolgens links bovenaan op bewaren.

2. Uitvoeren

2.1 Ontbrekende machtigingen

Bank > incasseren > nog te incasseren > zet de kalender op het betreffende jaar > kies voor type schema: alle machtigingen algemeen. 

In onderstaand voorbeeld ziet u dat in de linkerkolom ‘nog te incasseren’ 325 staat en aan de rechterkant ziet u ‘te incasseren facturen’ 280. Dit betekent dat er voor 45 verkoopfacturen nog geen incassomachtiging is aangemaakt in Yuki.

U gaat nu eerst de ontbrekende machtigingen aanmaken. Hiervoor gaat u via bank > incasseren > machtigingen > ontbrekende machtigingen. Zie onderstaand scherm. 

  1. Alle relaties aanvinken
  2. Referentie: leeg laten
  3. Type: doorlopende SEPA machtiging algemeen
  4. Omschrijving: kies een standaard woord zoals incasso of abonnement
  5. Startdatum: kies altijd voor 1 januari van het betreffende jaar
  6. Klik op toepassen op selectie
  7. Klik op aanmaken

Vervolgens gaan we terug naar nog te incasseren. In onderstaand voorbeeld ziet u dat in de linkerkolom ‘nog te incasseren’ 325 staat en aan de rechterkant ziet u ‘te incasseren facturen’ 323. Dit betekent dat er voor 2 verkoopfacturen nog geen incassomachtiging is aangemaakt in Yuki. Dit heeft te maken met fouten in het IBAN nummer. 

Door te kiezen voor type schema geen machtigingen kunt u zien voor welke 2 verkoopfacturen er nog geen machtiging is aangemaakt. 

Wanneer een bankrekeningnummer niet correct is, wordt er voor deze verkoopfacturen geen machtiging aangemaakt. Dat is de reden dat deze 2 verkoopfacturen niet zijn meegenomen in het aanmaken van de 45 ontbrekende machtigingen. We gaan nu als eerste de IBAN nummers controleren via https://www.ibancalculator.com/ 

In bovenstaand overzicht is aangegeven dat het IBAN nummer incorrect is. In eerste instantie is het handig om te controleren welk bankrekeningnummer op de hardcopy machtiging staat welke de particulier heeft getekend. Komt dit nummer overeen met wat er in FysioOne staat of is er een typefout gemaakt? Indien er geen typefout is gemaakt en het nummer overeen komt kunt u opzoeken wat het IBAN nummer moet zijn dat hoort bij het bankrekeningnummer. Dit doet u door alleen de achterste getallen in te vullen. Indien de reeks begint met 0 vult u deze niet in. 

Let op: indien het niet om een typefout gaat, controleer dan altijd bij de particulier wat het juiste bankrekeningnummer moet zijn.

U heeft nu het juiste IBAN nummer gevonden. In Yuki opent u de relatiekaart door te klikken op de relatienaam of door via de zoekbalk te zoeken naar de relatienaam. Vervolgens kiest u voor bankrekeningen. 

Vervolgens kiest u voor + nieuwe rekening.

 

U vult het nieuwe IBAN nummer in en vinkt aan dat dit de standaard bankrekening wordt. De overige velden worden automatisch ingevuld zodra u op bewaren klikt. 

Vervolgens kiest u voor bevestigen.

Het juiste bankrekeningnummer is nu in Yuki toegevoegd aan de relatiekaart. Let op dat u het bankrekeningnummer ook in FysioOne onder de basisinfo van de patiëntenkaart wijzigt. Wanneer u dit vergeet, zal bij een volgende verkoopfactuur opnieuw het verkeerde bankrekeningnummer worden ingelezen. 

De verkoopfacturen welke al in Yuki stonden zijn op dit moment nog gekoppeld aan het verkeerde bankrekeningnummer. Dit moet per verkoopfactuur worden aangepast. Deze taak kan alleen door SpotOnMedics Financieel medewerkers uitgevoerd worden. Dit heeft te maken met de rollen en rechten in Yuki. Neemt u hiervoor contact op met het algemene nummer van SpotOnMedics. 

Wanneer u de bankrekeningnummers hebt aangepast volgt u weer de stappen van ontbrekende machtigingen om deze aan te maken. 

Vervolgens gaat u opnieuw naar nog te incasseren. In onderstaand voorbeeld ziet u dat in de linkerkolom ‘nog te incasseren’ 325 staat en aan de rechterkant ziet u ‘te incasseren facturen’ 325. Dit betekent dat er voor alle verkoopfacturen nu een incassomachtiging is aangemaakt in Yuki. Deze 2 getallen moeten altijd aan elkaar gelijk zijn voordat u kunt starten met incasseren. 

 

2.2 SEPA bestand aanmaken

Vervolgens vinkt u alle verkoopfacturen aan en klikt u op SEPA.

Vervolgens komt u in onderstaand overzicht. Hier kunt u de verwerkingsdatum aanpassen, waarmee de incassodatum verspringt. Het is mogelijk om vandaag de incassobatch aan te maken en in te lezen in uw bankomgeving en dat deze pas over een week daadwerkelijk wordt geïncasseerd. Op deze pagina kunt u ook zien wat het totaal aantal facturen in de batch is en wat het totaalbedrag is van de batch. Het is belangrijk dat dit onder het maximum van het incassocontract blijft. Voor elke regel ziet u een gekleurd bolletje staan. Voordat u op maak definitief klikt moet er gecontroleerd worden of alle bolletjes groen zijn. Indien er een geel bolletje tussen staat moet de incassobatch verwijderd worden, een correctie doorgevoerd, zodat het gele bolletje ook groen wordt en vervolgens de laatste stappen opnieuw uitvoeren. Zie uitleg over verwijderen incassobatch verder in dit hoofdstuk. 

Wanneer u op maak definitief heeft geklikt komt het volgende scherm en kiest u voor download.

Het gedownloade bestand komt links onderin het scherm te staan en in uw downloads op de computer.

Indien de incassobatch nog niet doorgezet is naar de bank kunt u een incassobatch in Yuki verwijderen. Dit doet u door via bank > incasseren > incasso historie > incassobatch open te klikken. U ziet dat er bij match nog een wit blokje staat. U kunt het bestand dan openen en verwijderen. De facturen komen dan weer terecht bij nog te incasseren. 

2.3 Storno’s

Er kunnen meerdere redenen zijn waardoor er sprake is van een storno bij het incasseren. De meest voorkomende reden is dat er onvoldoende saldo op de rekening van de betaler staat. Daarnaast kan het zijn dat de rekeninghouder de bankrekening heeft gesloten. Verder heeft de betaler de mogelijkheid om de incasso binnen 8 weken na afschrijving te laten terugboeken. 

De backoffice medewerker zal de banktransactie van de storno koppelen aan de verkoopfactuur, zodat deze weer de status ‘nog te incasseren’ krijgt. Via bank > incasseren > storno’s > worden de verkoopfacturen welke zijn gestorneerd in beeld gebracht. 

U kunt ervoor kiezen om de verkoopfactuur in een volgende incasso batch opnieuw mee te nemen. Hiervoor moet u de volgende stappen volgen: 

Vink alle teruggedraaide incasso’s aan en klik op de knop ‘terug’.

Vervolgens krijgt u de volgende melding:

Daarna staan de verkoopfacturen weer bij nog te incasseren i.p.v. bij storno’s en kun je weer de stappen volgen vanaf nog te incasseren. 

U kunt er ook voor kiezen om de gestorneerde verkoopfactuur niet opnieuw mee te nemen in een volgende incasso batch. U kunt dan bij de betreffende verkoopfactuur in Yuki een bericht sturen naar de Backoffice van SpotOnMedics, zodat zij de betaalwijze kunnen aanpassen naar bankoverschrijving. U kunt dan een herinnering sturen naar de particulier waarin u aangeeft dat de incasso niet is gelukt en waarin u vraagt om het factuurbedrag te betalen middels een bankoverschrijving. 

Voor een lay-out van de herinnering incasso factuur verwijs ik u graag naar een andere pagina op onze Academy met deze link

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht