Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. FysioOne Verkoopmodule

1.1 Inhoud FysioOne Verkoopmodule

De verkoopmodule maakt het mogelijk om abonnementen, losse producten en uitleen van producten te registreren en te factureren. Na registratie kan een factuur worden aangemaakt en kan de informatie worden verzonden naar het SpotOnMedics-boekhoudsysteem of kan een CSV bestand worden aangemaakt voor AFAS, Twinfield of Exact.

We onderscheiden de volgende functies:

  • Verkopen;
  • Uitleenregistratie;
  • Abonnementen;
  • Behandelgroepen.

2. Verkopen

2.1 Nieuw verkoopartikel aanmaken

Wanneer u als praktijk artikelen zoals bijvoorbeeld een rolletje tape verkopen, dan heeft u de mogelijkheid om dit in FyioOne te verwerken. Deze ‘verkopen’ kunt u aanmaken via configuratie – verkopen – verkoopartikelen.

Voeg hier middels de groene plus een nieuw verkoopartikel toe.

Vul de gevraagde gegevens in en druk op opslaan.
Let op: wanneer u werkt met verschillende bedrijven en u wilt een verkoopartikel koppelen aan dit bedrijf dan dient u dit te kiezen bij het aanmaken van het verkoopartikel. Indien het verkoopartikel op een andere grootboekrekening moet worden geboekt, kunt u dit aan te geven in het vakje ‘afwijkende grootboekrekening’. 

2.2 Bestaand verkoopartikel aanpassen

U kunt middels het kladbokje een bestaand artikel inhoudelijk bewerken. Per verkoop artikel kunt u de uitgebreide omschrijving, nota betreft en de aftiteling op nota aanpassen.

Let op: indien u extra gegevens op de nota wil plaatsen, dan dient u dit bij ‘nota betreft’ in te vullen en niet bij ‘uitgebreide omschrijving’. 

2.3 Prijs per verkoopartikel aanpassen

Bij het aanmaken van een verkoopartikel kunt u een prijs ingeven. Deze prijs kunt u toevoegen door op de knop ‘ nieuw’ onder prijzen te klikken

U dient een vanaf, tot en met en prijs (exclusief BTW) in te geven. Geef tevens aan of de prijs per stuk, liter, kilo of meter moet zijn en druk op opslaan.

2.4 Losse verkoop

Wanneer u een rolletje tape o.i.d. wilt koppelen aan een particuliere patiëntenafspraak dan kunt u een losse verkoop aanmaken. Deze losse verkoop kunt u op meerdere manieren aanmaken.

Losse verkoop bij de particuliere afspraak
Wanneer u een afspraak in de agenda heeft gemaakt kunt u klikken op de naam om gebruikte materiaal toe te voegen. Dit gebruikte materiaal dient u aan te maken als verkoopartikel onder configuratie – verkopen – verkoopartikelen.

Wanneer u het artikel heeft toegevoegd dan wordt dit artikel zichtbaar onder de tab verkoop in de patiëntenkaart onder losse verkopen. Het gebruikte materiaal wordt op de patiëntennota vermeld en gezamenlijk gefactureerd. Wanneer u dit niet wenst en een losse nota wilt, dan kunt u het vinkje uitzetten onder configuratie – algemeen – omgeving instellingen – facturatie – losse verkopen combineren met patiëntnota’s.

Losse verkoop bij een afspraak naar een zorgverzekering.
Een losse verkoop kunt u niet factureren naar een zorgverzekeraar. Na het maken van de afspraak kunt u het gebruikte materiaal toevoegen door te klikken op de naam van de patiënt in de agenda. De losse verkoop verschijnt onder de tab verkoop in de patiëntenkaart en onder verkoop – losse verkopen. Vanuit daar kunt u klikken op de knop factureren. Er wordt dan een particuliere nota voor de losse verkoop aangemaakt.

Losse verkoop onder losse verkopen
Een laatste optie voor het aanmaken van losse verkopen is onder het icoon verkoop in het hoofdnavigatiemenu en vervolgens te klikken op losse verkopen. Klik op de groene plus, vul de gevraagde gegevens in en druk op factureren. De losse verkoop is nu zichtbaar onder de tab verkoop in de patiëntenkaart.

2.5 Directe verkoop aanmaken

Wanneer je een artikel wil verkopen, die niet gerelateerd is aan een afspraak, dan kunt u gaan naar de tab verkoop in de desbetreffende patiëntenkaart. Klik achter verkopen op de groene plus om een nieuwe verkoop aan te maken.

Onder ‘ registratie verkoop’  kunt u de gevraagde gegevens invullen. Let op: indien u de directe verkoop op een ander bedrijf wil aanmaken dan het ‘standaard’ bedrijf, dan dient u het andere bedrijf te selecteren. 

Selecteer vervolgens tot 10 verschillende artikelen en klik op ‘opslaan’. Indien u geen aantal invult, wordt automatisch 1 als aantal gekozen. Ook heeft u de mogelijkheid om een kortingspercentage en prijs in te vullen.

Na het opslaan wordt u teruggeleid naar het tabje ‘verkoop’ in de cliëntkaart. Onder verkoop – verkoop – te versturen verschijnt uw net aangemaakte nota.

Middels het loepje krijgt u een voorbeeld van de nota te zien. Let op: eerst krijgt u nog een tussen scherm met de vraag of u de conceptfactuur direct ‘definitief’ wil afdrukken.  Wanneer u de factuur inderdaad ‘definitief’ wil afdrukken kunt u een vinkje zetten voor ‘definitief’ afdrukken. Er wordt direct een factuurnummer gekoppeld aan de factuur en wordt de nota direct verplaatst naar het tabje ‘te boeken’ onder verkoop – verkoop. U kunt middels het ‘kladblokje’ terugkeren naar de verkoop registratie  en eventueel de registratie aanvullen waar nodig. Het verwijderen van een verkoopbon doet u middels het rode kruisje achter de nota.

2.6 Verkoopnota aan de relatie

Wanneer een externe relatie bijvoorbeeld een ruimte huurt van de praktijk dan kunt u een nota aanmaken naar deze externe relatie.

Voorafgaand aan de nota dient u een verkoopartikel aan te maken onder configuratie – verkopen – verkoopartikelen.

Let op: wanneer de prijs per nota verschilt, kunt u de prijs leeg laten, deze kunt u bij de nota zelf invullen.

Ga vervolgens naar verkoop – relaties. Zoek de desbetreffende relatie op en controleer de gegevens. Let op: vul zowel het post- als het bezoekadres in.

Wanneer de gegevens compleet zijn dan kunt u terug gaan naar het overzicht van de relaties. Klik achter de relatie op het blauwe pijltje om de nota  aan te kunnen maken.

Vul de gevraagde gegevens in en noteer eventueel de juiste prijs. Wanneer u op opslaan klikt, verschijnt de nota onder verkoop – verkoop – te versturen. Let op: wanneer u nog extra informatie zou willen toevoegen op de nota, dan kunt u klikken op het witte blokje met de blauwe pijltjes.

2.7 Verwijderde nota herstellen

Wanneer u een concept nota heeft verwijderd, heeft u altijd nog de mogelijkheid om deze nota te herstellen. Dit doet u door onder de tab ‘verkoop’ in de patiëntenkaart op ‘toon verwijderde factureren’ te klikken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

U krijgt nu een overzicht van alle verwijderde verkoop nota’s bij de betreffende patiënt. Middels het groene vinkje achter de nota kunt u de nota herstellen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

De nota verschijnt weer onder verkopen in de patiëntenkaart als concept.

2.8 Directe verkopen afdruken via verkoop - verkoop

Wanneer u de nota heeft gemaakt en deze niet via de patiëntenkaart ‘definitief’ heeft afgedrukt, wordt de nota onder verkoop – verkoop – te versturen zichtbaar. Vanuit hier kunt u de nota ‘definitief’ afdrukken.  Dit wordt verder besproken in hoofdstuk nota’s definitief afdrukken. 

3. Uitleenregistratie

3.1 Productenbeheer

Producten die uitgeleend worden moeten bekend gemaakt worden in FysioOne. Kies hiervoor configuratie – verkopen – uitleenartikelen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

 

3.2 Uitleenregistratie

Ga via de tab clienten naar de desbetreffende patiënt. Onder de tab verkoop in de patiëntenkaart kunt u klikken op de groen plus achter uitgeleende artikelen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Vul hier de gevraagde gegevens in en druk op opslaan

3.3 Herinnering retour

Door op het envelop icoontje achter het uitgeleende artikel te klikken kan er een email gestuurd worden naar de patiënt ter herinnering van de retourdatum. Let op: er dient een e-mailadres in de basisinfo van de patientenkaart ingevuld te zijn. Tevens kunt u een e-mailadres invullen wanneer u de e-mail verstuurd

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Sjabloonemails kunnen aangemaakt worden via configuratie – intranet – emailsjablonen. Via configuratie – algemeen – emailinstellingen kan er ingesteld worden dat bij een herinnering voor retour van uitgeleende artikelen altijd het opgestelde sjabloon wordt gehanteerd.

 

3.4 Retour registreren

Op het moment dat een artikel wordt teruggebracht registreert u een retour door bij uitleenartikelen op het icoontje met de blauwe voetjes te klikken. Dit kan ofwel in de patientenkaart of via de optie “uitleen” onder de button “verkoop”.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Registreer de retourdatum en eventuele schades en klik op “opslaan”.

3.5 Overzicht uitgeleende artikelen

Via verkoop – uitleen krijgt u een overzicht van alle artikelen die op dit moment uitgeleend zijn. Zodra een artikel is geretourneerd dan verdwijnt het artikel uit dit overzicht en treft u alleen nog bij de cliënt aan dat het artikel uitgeleend is geweest voor welke periode en wat de staat van het artikel was voor en na uitleen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

4. Abonnementen

4.1 Abonnementen beheer

U kunt uw abonnementen aanmaken in FysioOne onder configuratie – verkopen – abonnementsvormen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Voeg hier middels de button “nieuw” nieuwe abonnementen toe of pas de gegevens van een abonnement aan door het betreffende abonnement te selecteren middels het kladblokje icoontje.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer een patiënt halverwege een maand of kwartaal begint kunt u ervoor kiezen om deze periode te verrekenen zodat de cliënt niet het volle maand of kwartaalbedrag betaald. U vinkt dan ‘verrekenen op hele periode’ aan.

4.2 Abonnementen registreren

Het registreren van een abonnement kan op twee manieren. Via de optie inschrijvingen of via de patiëntenkaart.

Abonnement aanmaken via inschrijvingen
De verkoopmodule van FysioOne kent de mogelijkheid een inschrijfformulier voor de verschillende abonnementen te generen voor de patiënt. Let op: wanneer deze optie nog niet beschikbaar is gemaakt in de inrichting dan dient u de inschrijvingen actief te maken via configuratie – algemeen – omgeving instellingen. Daar vinkt u de optie ‘abonnementen inschrijvingen actief’ aan.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer de knop inschrijvingen zichtbaar is, kiest u op de startpagina onder acties voor ‘inschrijvingen’. Hier vult u de gevraagde gegevens in. Klik op de tab formulier om het formulier af te drukken en ter ondertekening aan te bieden bij de patiënt.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer u vanuit het overzicht inschrijvingen op de blauwe pijltjes achter de regel klikt dan maakt u de inschrijving definitief. Er is dan een patiëntenkaart aangemaakt waarin het abonnement is gekoppeld.

Abonnement aanmaken via de patiëntenkaart
Wanneer u het abonnement aanmaakt via de patiëntenkaart dan klikt u op de tab verkoop in de patiëntenkaart. Middels de groene plus koppelt u een nieuw abonnement, vul alle gevraagde gegevens in en sla dit op. Let op: deze optie kunt u gebruiken als de patiëntenkaart als is aangemaakt.

Aan het einde van de regel bij het abonnement vindt u verschillende icoontjes. Wanneer u klikt op  dan beëindigd u het abonnement. Wanneer u klikt op  dan genereert u een nota en wanneer u klikt op  dan verlengt u de prolongatiedatum. U verschuift hier dus de datum van het abonnement. Wanneer u nog geen nota heeft gegenereerd dan kunt u klikken op  om het abonnement te verwijderen. Wanneer u een nota heeft aangemaakt dan verdwijnt het rode kruisje en kunt u het abonnement niet meer verwijderen.

4.3 Betaalwijze abonnement

Via de patiëntenkaart kunt u de betaalwijze van de patiënt opgeven. Klik hiervoor op de tab basisinfo in de patiëntenkaart. Onderaan de tweede kolom vindt u de betaalwijze voor de abonnementen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: wanneer u kiest voor automatische incasso dan dient u de bankgegevens en ten name van geheel in te vullen in de basisinfo. Is dit niet volledig dan kunt u de nota niet incasseren.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer u gebruik maakt van SpotOnMedics financieel dan kunt u meer informatie omtrent het incasseren in SpotOnMedics financieel vinden in de handleiding ‘ incasso machtigingen’.

4.4 Nota's genereren

U kunt op twee manieren abonnementennota’s genereren in FysioOne.

Nota’s genereren voor de hele groep
Wanneer u alle abonnementen op de juiste manier heeft gekoppeld dan kunt u de nota’s in één keer genereren. Dit kunt u doen onder verkoop – nota’s genereren. Nadat u de controle vraag met ‘Ja’ heeft beantwoord dan worden alle eerstvolgende nota’s gegenereerd. De nota’s komen terecht onder verkoop – verkoop – te versturen. Wanneer u bij abonnementsvormen heeft aangegeven dat u de nota’s niet  wilt versturen dan komen de nota’s terecht onder verkoop – te boeken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: het aantal dagen van te voren genereren kunt u zelf aangeven via configuratie – algemeen – facturatie – abonnementennota’s x aantal dagen vooraf kunnen factureren.

Nota’s genereren per patiënt
Het is ook mogelijk om een nota per patiënt uit te draaien. Hiervoor kunt u gaan naar de tab verkoop in de desbetreffende patiëntenkaart. Klik op de gele sleutel aan het einde van de regel om de nota uit te draaien. De nota wordt alleen voor de desbetreffende patiënt aangemaakt en verschijnt onder verkoop – verkoop – te versturen of verkoop – verkoop – te boeken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer de nota’s zijn gegenereerd dan worden deze zichtbaar onder verkopen in de patiëntenkaart.

4.5 Afdrukken/e-mailen van de nota's

Wanneer u kiest voor het versturen van de nota’s dan verschijnen de nota’s onder verkoop – verkoop – te versturen. Hier heeft u de mogelijkheid om een nota af te drukken of om te e-mailen. Let op: wanneer de optie e-mailen nog niet beschikbaar is in uw omgeving maar u zou hier graag gebruik  van maken dan kunt u contact opnemen met de afdeling support.

Definitief afdrukken
Klik op de knop afdrukken, hier kunt u alle gevraagde gegevens invullen. U dient een vinkje te zetten bij definitief afdrukken om de nota’s te voorzien van een factuurnummer en ze door te zetten naar verkoop – verkoop – te boeken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Definitief e-mailen
Klik op de knop e-mailen, hier kunt u alle gevraagde gegevens invullen. U dient een vinkje te zetten bij definitief e-mailen om de nota’s te voorzien van een factuurnummer en ze door te zetten naar verkoop – verkoop – te boeken. Let op: wanneer er wordt gekozen voor e-mailen dan dient er een e-mailadres ingevuld te zijn onder de basisinfo in de patiëntenkaart.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Keuze tussen afdrukken/e-mailen
Wanneer u gebruik maakt van de optie e-mailen dan dient u eerst alle nota’s mailen en daarna de nota’s af te drukken. De nota’s die afgedrukt moeten worden blijven staan nadat u de nota’s heeft gemaild.

4.6 Nota's doorsturen naar uw boekhouding

Nadat de nota’s definitief zijn gemaakt dan kunt u de nota’s doorzetten naar uw boekhouding. De nota’s gaan dan van de tab – verkoop – verkoop – te boeken naar verkoop – verkoop – afgehandeld.

Kies voor de tab verkoop in het hoofdnavigatiemenu, klik vervolgens op de knop die bij uw boekhouding hoort. Voor de boekhouding van SpotOnMedics kiest u bijvoorbeeld voor Yuki verkopen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Afhankelijk  van uw boekhouding kiest u voor verwerken of insturen.

4.7 Behandelgroepen

Het is mogelijk dat u het gebruiken van de abonnementen combineert met behandelgroepen. Meer informatie over de behandelgroepen vindt u terug in de handleiding van de FysioOne Agenda.

FysioOne verkoop

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 24-06-2019 - 22:37:36
  • Verkoop
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

Maakt u gebruik van losse verkopen, abonnementen of leent u artikelen uit? In deze handleiding nemen wij deze onderdelen stap voor stap met u door.

Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan staat onze supportdesk u graag te woord. Onze contactgegevens kunt u onderaan de website vinden.

Inhoudsopgave

1. FysioOne Verkoopmodule

1.1 Inhoud FysioOne Verkoopmodule

De verkoopmodule maakt het mogelijk om abonnementen, losse producten en uitleen van producten te registreren en te factureren. Na registratie kan een factuur worden aangemaakt en kan de informatie worden verzonden naar het SpotOnMedics-boekhoudsysteem of kan een CSV bestand worden aangemaakt voor AFAS, Twinfield of Exact.

We onderscheiden de volgende functies:

  • Verkopen;
  • Uitleenregistratie;
  • Abonnementen;
  • Behandelgroepen.

2. Verkopen

2.1 Nieuw verkoopartikel aanmaken

Wanneer u als praktijk artikelen zoals bijvoorbeeld een rolletje tape verkopen, dan heeft u de mogelijkheid om dit in FyioOne te verwerken. Deze ‘verkopen’ kunt u aanmaken via configuratie – verkopen – verkoopartikelen.

Voeg hier middels de groene plus een nieuw verkoopartikel toe.

Vul de gevraagde gegevens in en druk op opslaan.
Let op: wanneer u werkt met verschillende bedrijven en u wilt een verkoopartikel koppelen aan dit bedrijf dan dient u dit te kiezen bij het aanmaken van het verkoopartikel. Indien het verkoopartikel op een andere grootboekrekening moet worden geboekt, kunt u dit aan te geven in het vakje ‘afwijkende grootboekrekening’. 

2.2 Bestaand verkoopartikel aanpassen

U kunt middels het kladbokje een bestaand artikel inhoudelijk bewerken. Per verkoop artikel kunt u de uitgebreide omschrijving, nota betreft en de aftiteling op nota aanpassen.

Let op: indien u extra gegevens op de nota wil plaatsen, dan dient u dit bij ‘nota betreft’ in te vullen en niet bij ‘uitgebreide omschrijving’. 

2.3 Prijs per verkoopartikel aanpassen

Bij het aanmaken van een verkoopartikel kunt u een prijs ingeven. Deze prijs kunt u toevoegen door op de knop ‘ nieuw’ onder prijzen te klikken

U dient een vanaf, tot en met en prijs (exclusief BTW) in te geven. Geef tevens aan of de prijs per stuk, liter, kilo of meter moet zijn en druk op opslaan.

2.4 Losse verkoop

Wanneer u een rolletje tape o.i.d. wilt koppelen aan een particuliere patiëntenafspraak dan kunt u een losse verkoop aanmaken. Deze losse verkoop kunt u op meerdere manieren aanmaken.

Losse verkoop bij de particuliere afspraak
Wanneer u een afspraak in de agenda heeft gemaakt kunt u klikken op de naam om gebruikte materiaal toe te voegen. Dit gebruikte materiaal dient u aan te maken als verkoopartikel onder configuratie – verkopen – verkoopartikelen.

Wanneer u het artikel heeft toegevoegd dan wordt dit artikel zichtbaar onder de tab verkoop in de patiëntenkaart onder losse verkopen. Het gebruikte materiaal wordt op de patiëntennota vermeld en gezamenlijk gefactureerd. Wanneer u dit niet wenst en een losse nota wilt, dan kunt u het vinkje uitzetten onder configuratie – algemeen – omgeving instellingen – facturatie – losse verkopen combineren met patiëntnota’s.

Losse verkoop bij een afspraak naar een zorgverzekering.
Een losse verkoop kunt u niet factureren naar een zorgverzekeraar. Na het maken van de afspraak kunt u het gebruikte materiaal toevoegen door te klikken op de naam van de patiënt in de agenda. De losse verkoop verschijnt onder de tab verkoop in de patiëntenkaart en onder verkoop – losse verkopen. Vanuit daar kunt u klikken op de knop factureren. Er wordt dan een particuliere nota voor de losse verkoop aangemaakt.

Losse verkoop onder losse verkopen
Een laatste optie voor het aanmaken van losse verkopen is onder het icoon verkoop in het hoofdnavigatiemenu en vervolgens te klikken op losse verkopen. Klik op de groene plus, vul de gevraagde gegevens in en druk op factureren. De losse verkoop is nu zichtbaar onder de tab verkoop in de patiëntenkaart.

2.5 Directe verkoop aanmaken

Wanneer je een artikel wil verkopen, die niet gerelateerd is aan een afspraak, dan kunt u gaan naar de tab verkoop in de desbetreffende patiëntenkaart. Klik achter verkopen op de groene plus om een nieuwe verkoop aan te maken.

Onder ‘ registratie verkoop’  kunt u de gevraagde gegevens invullen. Let op: indien u de directe verkoop op een ander bedrijf wil aanmaken dan het ‘standaard’ bedrijf, dan dient u het andere bedrijf te selecteren. 

Selecteer vervolgens tot 10 verschillende artikelen en klik op ‘opslaan’. Indien u geen aantal invult, wordt automatisch 1 als aantal gekozen. Ook heeft u de mogelijkheid om een kortingspercentage en prijs in te vullen.

Na het opslaan wordt u teruggeleid naar het tabje ‘verkoop’ in de cliëntkaart. Onder verkoop – verkoop – te versturen verschijnt uw net aangemaakte nota.

Middels het loepje krijgt u een voorbeeld van de nota te zien. Let op: eerst krijgt u nog een tussen scherm met de vraag of u de conceptfactuur direct ‘definitief’ wil afdrukken.  Wanneer u de factuur inderdaad ‘definitief’ wil afdrukken kunt u een vinkje zetten voor ‘definitief’ afdrukken. Er wordt direct een factuurnummer gekoppeld aan de factuur en wordt de nota direct verplaatst naar het tabje ‘te boeken’ onder verkoop – verkoop. U kunt middels het ‘kladblokje’ terugkeren naar de verkoop registratie  en eventueel de registratie aanvullen waar nodig. Het verwijderen van een verkoopbon doet u middels het rode kruisje achter de nota.

2.6 Verkoopnota aan de relatie

Wanneer een externe relatie bijvoorbeeld een ruimte huurt van de praktijk dan kunt u een nota aanmaken naar deze externe relatie.

Voorafgaand aan de nota dient u een verkoopartikel aan te maken onder configuratie – verkopen – verkoopartikelen.

Let op: wanneer de prijs per nota verschilt, kunt u de prijs leeg laten, deze kunt u bij de nota zelf invullen.

Ga vervolgens naar verkoop – relaties. Zoek de desbetreffende relatie op en controleer de gegevens. Let op: vul zowel het post- als het bezoekadres in.

Wanneer de gegevens compleet zijn dan kunt u terug gaan naar het overzicht van de relaties. Klik achter de relatie op het blauwe pijltje om de nota  aan te kunnen maken.

Vul de gevraagde gegevens in en noteer eventueel de juiste prijs. Wanneer u op opslaan klikt, verschijnt de nota onder verkoop – verkoop – te versturen. Let op: wanneer u nog extra informatie zou willen toevoegen op de nota, dan kunt u klikken op het witte blokje met de blauwe pijltjes.

2.7 Verwijderde nota herstellen

Wanneer u een concept nota heeft verwijderd, heeft u altijd nog de mogelijkheid om deze nota te herstellen. Dit doet u door onder de tab ‘verkoop’ in de patiëntenkaart op ‘toon verwijderde factureren’ te klikken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

U krijgt nu een overzicht van alle verwijderde verkoop nota’s bij de betreffende patiënt. Middels het groene vinkje achter de nota kunt u de nota herstellen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

De nota verschijnt weer onder verkopen in de patiëntenkaart als concept.

2.8 Directe verkopen afdruken via verkoop - verkoop

Wanneer u de nota heeft gemaakt en deze niet via de patiëntenkaart ‘definitief’ heeft afgedrukt, wordt de nota onder verkoop – verkoop – te versturen zichtbaar. Vanuit hier kunt u de nota ‘definitief’ afdrukken.  Dit wordt verder besproken in hoofdstuk nota’s definitief afdrukken. 

3. Uitleenregistratie

3.1 Productenbeheer

Producten die uitgeleend worden moeten bekend gemaakt worden in FysioOne. Kies hiervoor configuratie – verkopen – uitleenartikelen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

 

3.2 Uitleenregistratie

Ga via de tab clienten naar de desbetreffende patiënt. Onder de tab verkoop in de patiëntenkaart kunt u klikken op de groen plus achter uitgeleende artikelen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Vul hier de gevraagde gegevens in en druk op opslaan

3.3 Herinnering retour

Door op het envelop icoontje achter het uitgeleende artikel te klikken kan er een email gestuurd worden naar de patiënt ter herinnering van de retourdatum. Let op: er dient een e-mailadres in de basisinfo van de patientenkaart ingevuld te zijn. Tevens kunt u een e-mailadres invullen wanneer u de e-mail verstuurd

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Sjabloonemails kunnen aangemaakt worden via configuratie – intranet – emailsjablonen. Via configuratie – algemeen – emailinstellingen kan er ingesteld worden dat bij een herinnering voor retour van uitgeleende artikelen altijd het opgestelde sjabloon wordt gehanteerd.

 

3.4 Retour registreren

Op het moment dat een artikel wordt teruggebracht registreert u een retour door bij uitleenartikelen op het icoontje met de blauwe voetjes te klikken. Dit kan ofwel in de patientenkaart of via de optie “uitleen” onder de button “verkoop”.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Registreer de retourdatum en eventuele schades en klik op “opslaan”.

3.5 Overzicht uitgeleende artikelen

Via verkoop – uitleen krijgt u een overzicht van alle artikelen die op dit moment uitgeleend zijn. Zodra een artikel is geretourneerd dan verdwijnt het artikel uit dit overzicht en treft u alleen nog bij de cliënt aan dat het artikel uitgeleend is geweest voor welke periode en wat de staat van het artikel was voor en na uitleen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

4. Abonnementen

4.1 Abonnementen beheer

U kunt uw abonnementen aanmaken in FysioOne onder configuratie – verkopen – abonnementsvormen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Voeg hier middels de button “nieuw” nieuwe abonnementen toe of pas de gegevens van een abonnement aan door het betreffende abonnement te selecteren middels het kladblokje icoontje.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer een patiënt halverwege een maand of kwartaal begint kunt u ervoor kiezen om deze periode te verrekenen zodat de cliënt niet het volle maand of kwartaalbedrag betaald. U vinkt dan ‘verrekenen op hele periode’ aan.

4.2 Abonnementen registreren

Het registreren van een abonnement kan op twee manieren. Via de optie inschrijvingen of via de patiëntenkaart.

Abonnement aanmaken via inschrijvingen
De verkoopmodule van FysioOne kent de mogelijkheid een inschrijfformulier voor de verschillende abonnementen te generen voor de patiënt. Let op: wanneer deze optie nog niet beschikbaar is gemaakt in de inrichting dan dient u de inschrijvingen actief te maken via configuratie – algemeen – omgeving instellingen. Daar vinkt u de optie ‘abonnementen inschrijvingen actief’ aan.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer de knop inschrijvingen zichtbaar is, kiest u op de startpagina onder acties voor ‘inschrijvingen’. Hier vult u de gevraagde gegevens in. Klik op de tab formulier om het formulier af te drukken en ter ondertekening aan te bieden bij de patiënt.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer u vanuit het overzicht inschrijvingen op de blauwe pijltjes achter de regel klikt dan maakt u de inschrijving definitief. Er is dan een patiëntenkaart aangemaakt waarin het abonnement is gekoppeld.

Abonnement aanmaken via de patiëntenkaart
Wanneer u het abonnement aanmaakt via de patiëntenkaart dan klikt u op de tab verkoop in de patiëntenkaart. Middels de groene plus koppelt u een nieuw abonnement, vul alle gevraagde gegevens in en sla dit op. Let op: deze optie kunt u gebruiken als de patiëntenkaart als is aangemaakt.

Aan het einde van de regel bij het abonnement vindt u verschillende icoontjes. Wanneer u klikt op  dan beëindigd u het abonnement. Wanneer u klikt op  dan genereert u een nota en wanneer u klikt op  dan verlengt u de prolongatiedatum. U verschuift hier dus de datum van het abonnement. Wanneer u nog geen nota heeft gegenereerd dan kunt u klikken op  om het abonnement te verwijderen. Wanneer u een nota heeft aangemaakt dan verdwijnt het rode kruisje en kunt u het abonnement niet meer verwijderen.

4.3 Betaalwijze abonnement

Via de patiëntenkaart kunt u de betaalwijze van de patiënt opgeven. Klik hiervoor op de tab basisinfo in de patiëntenkaart. Onderaan de tweede kolom vindt u de betaalwijze voor de abonnementen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: wanneer u kiest voor automatische incasso dan dient u de bankgegevens en ten name van geheel in te vullen in de basisinfo. Is dit niet volledig dan kunt u de nota niet incasseren.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer u gebruik maakt van SpotOnMedics financieel dan kunt u meer informatie omtrent het incasseren in SpotOnMedics financieel vinden in de handleiding ‘ incasso machtigingen’.

4.4 Nota's genereren

U kunt op twee manieren abonnementennota’s genereren in FysioOne.

Nota’s genereren voor de hele groep
Wanneer u alle abonnementen op de juiste manier heeft gekoppeld dan kunt u de nota’s in één keer genereren. Dit kunt u doen onder verkoop – nota’s genereren. Nadat u de controle vraag met ‘Ja’ heeft beantwoord dan worden alle eerstvolgende nota’s gegenereerd. De nota’s komen terecht onder verkoop – verkoop – te versturen. Wanneer u bij abonnementsvormen heeft aangegeven dat u de nota’s niet  wilt versturen dan komen de nota’s terecht onder verkoop – te boeken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: het aantal dagen van te voren genereren kunt u zelf aangeven via configuratie – algemeen – facturatie – abonnementennota’s x aantal dagen vooraf kunnen factureren.

Nota’s genereren per patiënt
Het is ook mogelijk om een nota per patiënt uit te draaien. Hiervoor kunt u gaan naar de tab verkoop in de desbetreffende patiëntenkaart. Klik op de gele sleutel aan het einde van de regel om de nota uit te draaien. De nota wordt alleen voor de desbetreffende patiënt aangemaakt en verschijnt onder verkoop – verkoop – te versturen of verkoop – verkoop – te boeken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer de nota’s zijn gegenereerd dan worden deze zichtbaar onder verkopen in de patiëntenkaart.

4.5 Afdrukken/e-mailen van de nota's

Wanneer u kiest voor het versturen van de nota’s dan verschijnen de nota’s onder verkoop – verkoop – te versturen. Hier heeft u de mogelijkheid om een nota af te drukken of om te e-mailen. Let op: wanneer de optie e-mailen nog niet beschikbaar is in uw omgeving maar u zou hier graag gebruik  van maken dan kunt u contact opnemen met de afdeling support.

Definitief afdrukken
Klik op de knop afdrukken, hier kunt u alle gevraagde gegevens invullen. U dient een vinkje te zetten bij definitief afdrukken om de nota’s te voorzien van een factuurnummer en ze door te zetten naar verkoop – verkoop – te boeken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Definitief e-mailen
Klik op de knop e-mailen, hier kunt u alle gevraagde gegevens invullen. U dient een vinkje te zetten bij definitief e-mailen om de nota’s te voorzien van een factuurnummer en ze door te zetten naar verkoop – verkoop – te boeken. Let op: wanneer er wordt gekozen voor e-mailen dan dient er een e-mailadres ingevuld te zijn onder de basisinfo in de patiëntenkaart.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Keuze tussen afdrukken/e-mailen
Wanneer u gebruik maakt van de optie e-mailen dan dient u eerst alle nota’s mailen en daarna de nota’s af te drukken. De nota’s die afgedrukt moeten worden blijven staan nadat u de nota’s heeft gemaild.

4.6 Nota's doorsturen naar uw boekhouding

Nadat de nota’s definitief zijn gemaakt dan kunt u de nota’s doorzetten naar uw boekhouding. De nota’s gaan dan van de tab – verkoop – verkoop – te boeken naar verkoop – verkoop – afgehandeld.

Kies voor de tab verkoop in het hoofdnavigatiemenu, klik vervolgens op de knop die bij uw boekhouding hoort. Voor de boekhouding van SpotOnMedics kiest u bijvoorbeeld voor Yuki verkopen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Afhankelijk  van uw boekhouding kiest u voor verwerken of insturen.

4.7 Behandelgroepen

Het is mogelijk dat u het gebruiken van de abonnementen combineert met behandelgroepen. Meer informatie over de behandelgroepen vindt u terug in de handleiding van de FysioOne Agenda.

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Op de hoogte blijven?

Schrijf u in voor de maandelijkse SpotOnMedics Academy nieuwsbrief.