Om u voor te bereiden op het declaratieproces zijn er een paar instellingen die moeten worden nagelopen. We vragen u dit te doen voor u de eerste declaraties uitstuurt in het nieuwe jaar om te zorgen dat alles goed verloopt.
Het eerste wat we hiervoor gaan doorlopen zijn:
VECOZO
Controleer onderstaande instellingen m.b.t. VECOZO (via Configuratie – Algemeen – VECOZO):
Toestemmingsverklaring
Om te kunnen declareren vanuit FysioOne, dient u bij VECOZO ook een toestemmingsverklaring af te leggen. Een uitgebreide handleiding vindt u hier.
Fysiovergoeding
Controleer onderstaande instellingen m.b.t. Fysiovergoeding (via Configuratie – Algemeen –Fysiovergoeding):
Nu wordt het tijd om de facturatie instellingen te gaan doornemen.
Controleer onderstaande instellingen m.b.t. facturatie (via Configuratie – Algemeen – Omgevinginstellingen – Tabblad facturatie):
Contractposities
Controleer in het overzicht contractposities of alle contracten met uw zorgverzekeraars zijn ingesteld. Dit doet u bij configuratie > Algemeen> Contractposities.
De meest recente contracten ziet u in het overzicht:
Wanneer u een zorgverzekeraar uit de lijst opent met het kladblok, kunt u het contract toevoegen. Selecteer de prestatiecodelijst, het juiste contract (De contracttypen die voor uw praktijk gelden kunt u terugvinden in uw eigen contractdocumenten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraars), de juiste vanaf datum (bijvoorbeeld per 01-01-2025) en sla op.
Onderin de lijst ziet u nu dat het contract er in staat.
Let op: wanneer u meerdere bedrijven heeft ingesteld, dient u per bedrijf de juiste contracten te selecteren. Tevens dient u per bedrijf een eigen werkruimte + locatie te koppelen. Vervolgens dient u de ruimte in het rooster te koppelen zodat de declaraties op het juiste bedrijf worden verstuurd. Voor informatie hier over kunt u terecht bij onze handleiding Agenda.
Praktijktarieven
Ook is het belangrijk dat de praktijktarieven staan ingevuld. Deze kunt u controleren via configuratie – algemeen – declaratie tarieven – contractgroep selecteren op ‘praktijktarieven’ – controleer tarieven. Ontbreken hier de praktijktarieven? Vul deze dan achter de prestatiecodes in die u gebruikt en sla dit na iedere regel op middels het diskette icoon. Door de peildatum aan te passen, kunt u tarieven uit andere jaren aanpassen:
Indien uw praktijk meerdere bedrijven in FysioOne heeft opgevoerd dan dient onderstaande gecontroleerd te worden (via Configuratie – Algemeen – Omgevinginstellingen – tab Bedrijven)
Indien afwijkend gedeclareerd moet worden naar de verzekeraar, dient u een vinkje te zetten bij ‘afwijkende instellingen’ gebruiken. Daarbij controleert u de AGB code van de praktijk en de AGB code van de praktijkhouder. Let op: een AGB code bestaat uit acht cijfers. Ook dient ‘Vektis standaard voor declareren bij VECOZO’ te zijn ingevuld.
Controleer of de afwijkende lay-out correct is en wanneer u de factuurnummering opnieuw wil laten starten, dient u ook de factuurnummering gegevens in te hebben gevuld.
Let op: Indien u een nieuw bedrijf wilt gaan instellen, neem dan contact op met uw praktijkadviseur. Zij kunnen kijken wat de behoefte is van uw praktijk en hoe dit extra bedrijf hier op moet worden ingesteld.
Voordat gedeclareerd gaat worden is het belangrijk dat de AGB codes correct staan ingevuld bij alle therapeuten. Dit kunt u controleren (via Configuratie – Algemeen – Gebruikers – tab Registratie). Mocht u een AGB code willen controleren, dan kan dit via Vektis (AGB register).
Voor de samenstelling van de restitutienota is het belangrijk dat u de benodigde informatie invult bij Basisgegevens en Omgeving instellingen -> Facturatie > Onderaan de pagina. Hier vult u het IBAN nummer in waarop moet worden gefactureerd, de betaaltermijn en het logo dat u wilt tonen op de nota’s:
De logo’s kunt u uploaden/terugvinden onder Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: logo’s.
Let op dat ook de NAW gegevens van de praktijk staat ingevuld bij configuratie > Algemeen > Basisgegevens
Indien u een afwijkend bedrijf heeft, dient u deze instellingen ook in te vullen bij Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: Bedrijven > Open het bedrijf met het kladblok.
We hebben het in onze handleiding: Starten met FysioOne over het inplannen van een patiënt.
Voor het declaratieproces moeten we ook zorgen dat de juiste declaratiegegevens kunnen worden meegestuurd na het plannen van de afspraak. Deze informatie is ook relevant voor het verwerken van de retouren en andere stappen in het declaratieproces. In deze paragraaf lichten we uit waar u de relevantie informatie voor declareren kunt invullen en aanpassen in FysioOne.
De belangrijke informatie voor het declareren vindt u terug in de trajecten. U vindt deze in de patiëntenkaart onder het tabblad ‘Trajecten’. In deze paragraaf zullen we kort ingaan op de trajectstructuur en hoe u deze aanmaakt.
Via de wachtlijst
Wanneer u via de wachtlijst of middels de plus-enter methode een patiënt inplant voor een nieuwe klacht, maakt FysioOne automatisch een cliëntenkaart, traject en nieuw dossier voor u aan.
Via de patiëntenkaart
U kunt ook een nieuw traject aanmaken door linksboven bij trajecten op het groene plusje te klikken.
Let op: Er wordt op deze manier niet automatisch een dossier klaargezet en dus ook geen klinimetrie pre-set of dossierstructuur toegepast. De patiënt ontvangt ook niet automatisch de intake vragenlijst. Deze manier van een traject aanmaken is daarom alleen aan te raden bij uitzondering
Naast nieuwe trajecten kunt u ook vervolgtrajecten aanmaken. U doet dit met het blauwe pijltje achter het traject.
U kunt kiezen voor de volgende opties:
Er kunnen dus meerdere trajecten aan een dossier hangen. Deze kunnen ondanks een gedeeld dossier, afwijkende trajectgegevens hebben.
Dit is bijvoorbeeld handig wanneer u overgaat van een aanspraakcode 008 naar een aanspraakcode 001. U werkt dan in hetzelfde dossier, maar houdt de trajectgegevens gescheiden in losse trajecten.
De gegevens die relevant zijn voor declareren vindt u voornamelijk in de details van het traject (In de patiëntenkaart > Tabblad ‘trajecten’):
U kunt linksboven het traject selecteren dat u wilt inzien en het scherm met ‘details voor traject’ uitklappen. Hier vindt u alle relevante traject informatie die wordt meegestuurd naar de zorgverzekeraar.
Een lijst met uitleg bij de velden in de details voor het traject vindt u in de volgende paragrafen.
Dit vult het systeem automatisch in bij het aanmaken van een nieuw traject.
Aandoening
Via het blauwe pijltje bij aandoening kunt u gemakkelijk de juiste diagnosecode selecteren. U kunt hier kiezen voor alleen de locatie of de aandoening. Het systeem toont vervolgens de mogelijke combinaties met de gekozen locatie of aandoening. Zo weet u zeker dat de gekozen diagnosecode conform is met de up-to-date DSCPH-lijst van Vektis. Eventuele wijzigingen binnen deze lijst worden geupdate door SpotOnMedics:
Wanneer u de juiste locatie en aandoening heeft geselecteerd, toont het systeem ook direct de bijpassende aanspraakcodes waar op gedeclareerd mag worden. Klik op selecteer om de diagnose- en aanspraakcode automatisch over te nemen in de details voor het traject.
Via het drop-down menu/tekstveld
U zou ook simpelweg de diagnosecode kunnen invullen middels de drop-down menu’s of door de diagnosecode zelf in te vullen in het tekstveld. Let wel op dat hier geen controle zit op de juistheid van de diagnosecode. Indien de code incorrect is, wordt dit alsnog afgevangen door de validaties in het declaratieproces.
Wanneer u de juiste diagnosecode in de details voor het traject heeft staan en deze heeft opgeslagen, heeft u de optie om middels de bolletjes aan te geven of de klacht gaat om links, rechts of beide kanten.
Let op: Wanneer u overgaat op een nieuwe indicatiecode (bijvoorbeeld van een 008 naar een 001) dan dient u een vervolgtraject aan te maken, zodat u in het vervolgtraject de juiste indicatie kunt invullen. Als u namelijk de aanspraakcode van het lopende traject wijzigt, levert dit mogelijk problemen op als u behandelingen op de oude aanspraakdatum moet crediteren.
Verwijzing
Wanneer het traject als ‘Via Verwijzing’ wordt aangegeven, worden ook de gegevens van de verwijzer en de verwijsdatum meegestuurd naar de zorgverzekeraar. Belangrijk is dat deze gegevens correct worden ingevuld.
DTF
Wanneer het traject als DTF staat aangegeven, worden er geen verwijsgegevens meegestuurd naar de Zorgverzekeraar.
U kunt zelf verwijzers toevoegen aan uw relatie adresboek.
Van de geselecteerde verwijzer wordt de AGB code meegestuurd naar de zorgverzekeraar. Let dus op dat de AGB code bij de relatie correct is ingevuld om retouren te voorkomen.
U heeft in dit menu de optie een verwijzing te selecteren als deze is geüpload in het tabblad “Docs” in de patiëntenkaart.
U kunt in de instellingen van uw omgeving aangeven of alle declaraties uit het traject in kwestie moeten worden gedeclareerd op de AGB code van de coördinerend therapeut, in plaats van de therapeut die de behandeling heeft uitgevoerd. Hiervan wordt dan de AGB code meegestuurd bij de declaratie. (Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Vinkje: “Declareren op behandelaar i.p.v. coördinerend therapeut (vanuit traject)”
Wanneer u een behandeling heeft ingeplant en uitgevoerd, bevindt deze zich in de declaratieflow. In dit hoofdstuk lichten we u toe welke weg de behandelingen nemen in deze flow en welke handelingen u per stap kunt uitvoeren.
Een behandeling blijft na het inplannen in deze declaratie flow tot deze is afgehandeld door de zorgverzekeraar of er een nota is gemaakt. Dan wordt de behandeling “dichtgezet”. Wanneer u een behandeling crediteert komt deze weer open en terug in de declaratie flow.
U kunt altijd gemakkelijk terugvinden waar de behandeling van een patiënt zich in de flow bevindt door te kijken naar de afspraken in het traject van de patiënt.
Zweef met uw muis boven de blauwe knop met de ‘i’ van informatie. Het systeem geeft aan waar de behandeling zich bevindt. Klik op de informatieknop om direct naar de desbetreffende pagina te gaan in FysioOne:
U ziet in het screenshot ook dat sommige regels als licht- of donkergrijs zijn gemarkeerd. Aan de hand hiervan kunt u duidelijk zien welke behandelingen van een patiënt al zijn afgehandeld en welke nog actie vereisen:
Wit:
Deze behandeling staat bij stap 1: Controleren of bij Stap 3: Corrigeren. Deze behandeling staat open en kan vrij worden aangepast.
Lichtgrijs:
Deze behandeling is geboekt en staat bij stap 2: Verzenden. U kunt nog wijzigingen aanbrengen aan de behandeling/het traject, maar let op dat deze wijzigingen niet meer langs de validaties van het Controleren/Corrigeren komen.
Donkergrijs:
Deze behandeling staat “dicht” en deze vindt u niet meer terug op één van de declaratie schermen in FysioOne. Een behandeling is donkergrijs wanneer deze:
Een behandeling die op “declareren aan patiënt” staat herkent u aan de blauwe ‘P’ achter de behandeling (in het traject/Controleren/Corrigeren). U kunt er voor kiezen om een losse behandeling of een heel traject op “patiënt” te zetten voor de declaraties. Ook kunt u er voor kiezen om bepaalde behandelingen (prestatiecodes) standaard op patiënt te laten plannen.
Traject op patiënt zetten
Dit doet u in de details voor het traject. Alle nog niet gedeclareerde behandelingen in het traject komen na het opslaan op Patiënt te staan. Dit traject staat nu op patiënt en alle toekomstige afspraken in het traject worden ook zo ingepland. Dit is handig wanneer een patiënt over zijn aanvulling heen is, bijvoorbeeld.
Behandeling op patiënt zetten (handmatig)
U kunt er ook voor kiezen om slechts 1 losse behandeling op patiënt te zetten voor declaraties. Dit doet u door de behandeling te openen vanuit Controleren/Corrigeren en dit vervolgens aan te vinken in de agenda details.
Prestatiecode automatisch op patiënt
Sommige prestatiecodes wilt u altijd aan de patiënt factureren, bijvoorbeeld prestatiecodes die niet declareerbaar zijn bij de zorgverzekeraar. Dit doet u in de prestatiecodeinstellingen (Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > Open prestatiecode. Vink hiervoor het vinkje aan bij “Altijd aan cliënt”. Deze prestatiecode wordt nu bij het inplannen altijd al voor u op “Patiënt” gezet.
Over het algemeen wordt een behandeling pas dichtgezet (donkergrijs) wanneer deze is afgehandeld als een patiëntfactuur, of is uitbetaald door de zorgverzekeraar.
U heeft in FysioOne ook de mogelijkheid om een behandeling dicht te zetten, zodat deze niet meer gedeclareerd wordt. Dit is handig in het geval van bijvoorbeeld:
In het geval dat u een niet uitbetaalde behandeling niet meer wilt declareren/facturen, opent u de behandeling vanuit Controleren/Corrigeren en kiest u linksboven voor de knop “niet declareren”. Het systeem vraagt vervolgens of u een reden wilt opgeven. Dit is voor uw eigen overzicht (en deze kunt u zelf aanmaken via Configuratie > Declareren > Redenen niet declareren).
De behandeling staat nu dicht en komt niet meer voor in de declaratieflow.
Behandelingen heropenen
U kunt de dichtgezette behandeling weer heropenen door de afspraak weer te openen. Bij dichtgezette behandelingen vindt u linksonder de knop “heropenen”.
Overzicht dichtgezette behandelingen
Om een overzicht te vinden van alle handmatig dichtgezette behandelingen gaat u naar Declareren > Niet gedeclareerd. U kunt deze vanuit hier de redenen van niet declareren terugzien en de behandeling opnieuw openen middels het groene pijltje.
U heeft ook de optie om een traject tijdelijk te blokkeren voor declaraties. Dit kan handig zijn wanneer u in afwachting bent van bijvoorbeeld een machtiging of om een andere reden de declaraties op nog even niet de deur uit wilt sturen.
Traject blokkeren
U doet dit door de details voor traject te openen. Rechtsboven ziet u een stopbord of een vinkje.
– Een stopbord houdt in dat het traject is geblokkeerd voor declaraties.
– Een vinkje houdt in dat het traject open staat en gedeclareerd kan worden.
Hoe zie ik of een traject is geblokkeerd?
Tip
Vul in het geval van een trajectblokkade de reden van het blokkeren in bij ‘details voor traject’ onder het veld ‘opmerkingen mbt declareren’. Zo weet een collega altijd bij het declareren wat de reden is dat het traject geblokkeerd staat.
Hoofdnavigatiemenu: Declareren
Submenu: Controleren
Functie
Op deze pagina vindt u alle behandelingen die in de agenda zijn gepland en zijn uitgevoerd. U hoeft dus zelf geen actie te ondernemen om de behandelingen onder ’controleren’ te krijgen. Voordat u gaat declareren dient u te controleren of al de patiënt afspraken correct staan om gedeclareerd te gaan worden. Dit doet u op de pagina ‘Controleren’.
Handelingen
In het overzicht controleren dient u ervoor te zorgen dat er geen ‘lichtgroene’ vlakken en geen stopbordjes meer op de pagina staan. Concreet betekent dit dat alle benodigde gegevens zijn ingevuld.
Advies
Is om vanuit het praktijk beleid vast te stellen dat de therapeuten dit aan het einde van de werkdag zelf uitvoeren om hiermee de declaratie voor te bereiden. De therapeut heeft de patiënt behandeld en weet welke diagnose er gesteld is en bepaalt daarmee dus ook de diagnosecode.
Voor alle behandelingen dient er een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) gedaan worden. U kunt controleren checken of deze handeling is uitgevoerd als onder de kolom COV groene vinkjes in beeld staan. Mocht dit vinkje er niet staan, dan dient u voor deze behandeling nog op de knop COV te klikken.
De actie met groene vinkjes/stopbordjes is een check voor het klaarzetten en voor het versturen van de declaraties. Het kan zijn dat hier geen groen vinkje staat maar een stopbord. Als u met de muis op het stopbord gaat staan, wordt de melding / benodigde correctie zichtbaar:
Een lijst van veel voorkomende stopbordjes, welke validaties vervallen per 01-01-2025 en hoe u de stopbordjes oplost vindt u hier:
https://academy.spotonmedics.nl/faqs/validaties2025/
Wanneer u bij beide acties de groene vinkjes ziet staan (géén groene vlakken en géén stopbordjes) dan kunt u de behandelingen doorboeken. Mocht u specifiek één behandeling willen doorboeken, dan kunt u op de knop ‘boek’ klikken voor de betreffende behandeling.
Tip:
Voordat u gaat doorboeken, kunnen indien gewenst nog filters geactiveerd worden. Een voorbeeld van een filter is bijvoorbeeld het filteren van de indicatie op CSI code 8. U krijgt dan alle behandelingen te zien die op CSI code 8 staan. Wanneer u hierna op boeken klikt, worden ook alleen deze behandelingen geboekt.
Klik op de button ‘boek alles’ om alle behandelingen door te boeken naar Stap 2: Verzenden
U zult soms behandelingen tegen blijven komen in het scherm Controleren die al zijn doorgeboekt en verzonden. Deze behandelingen zijn waarschijnlijk ongeldig verklaard door onze VeCoZO validaties.
Nadat u behandelingen heeft verzonden in stap 2: Verzenden, voert het systeem namelijk dezelfde validatie uit die VeCoZo normaal gesproken uitvoert om retouren te voorkomen. Een behandeling die door deze validatie als ongeldig wordt verklaard, wordt na het verzenden teruggezet bij Controleren.
Ga naar het nieuwe GDS statusoverzicht (Verzenden > Declaratieoverzicht nieuw) om de ongeldige behandelingen terug te vinden onder Op te lossen – Ongeldig. Het overzicht opent zich op een nieuw tabblad, zodat u dit naast FysioOne kunt houden tijdens het verwerken van de behandelingen.
Klik op een behandeling in de lijst om de reden van ongeldig te tonen. Het systeem geeft de nodige actiepunten aan om de behandeling te corrigeren.
Nu u de reden van Ongeldig weet, kunt u de behandeling aanpassen. Het aanpassen van de behandeling doet u altijd in FysioOne zelf en niet in het statusoverzicht. Zoek de patiënt in kwestie daarom op in het systeem en pas daar de gewenste gegevens aan.
Ga terug naar Controleren om de aangepaste behandeling opnieuw te boeken – Zodra u deze heeft geboekt, verdwijnt deze uit de lijst bij Ongeldig. Zo kunt u per patiënt de lijst afwerken.
Nadat de behandelingen zijn geboekt, komen deze weer bij Stap 2: Verzenden en kunt u de gecorrigeerde behandelingen opnieuw uitsturen. FysioOne voert opnieuw de VeCoZo validatie uit:
Hoofdnavigatiemenu: declareren
Submenu: Verzenden
Functie
Op deze pagina worden alle behandelingen verzameld die zijn doorgeboekt vanuit ‘Controleren’ of ‘Corrigeren’. Daarnaast vind u hier ook de aangemaakte credits naar zorgverzekeraars.
Handelingen
Vanaf deze pagina kunt u de behandelingen declareren naar de zorgverzekeraar, particuliere nota’s maken en credits verzenden.
Wanneer u op de pagina ‘Verzenden’ bent, kunt u gebruik maken van filters om te kiezen wat u wilt gaan declareren:
Kies bijvoorbeeld het filter voor “Type Declaratie: Particulier” als u alleen restitutienota’s wilt versturen.
Wanneer u hier dag/maand/jaar invult, worden ook daadwerkelijk alleen de behandelingen getoond met die specifieke datum.
U kunt ook een vinkje zetten bij ‘tot en met gekozen periode’. Ook alle behandelingen die voor de geselecteerde periode staan worden nu zichtbaar en kunnen gedeclareerd worden.
Let op: Zorg dat u na het selecteren van een of meer filters op “zoeken” klikt. Alleen dan wordt de gekozen selectie geladen.
Op de pagina Declareren – Verzenden kunt u ervan uitgaan dat alle behandelingen en informatie correct zijn. Dit hebben de therapeuten of het secretariaat namelijk al nagelopen bij stap 1: Declareren – Controleren. Mocht het zo zijn dat u toch een onjuiste behandeling ziet staan, dan klikt u aan de rechterkant op het rode kruis:
Met deze actie zorgt u ervoor dat de behandeling wordt teruggezet bij declareren ‘Controleren’’ of bij Declareren – ‘Corrigeren’. Op bovengenoemde pagina’s kunt u de behandeling opnieuw aanpassen en opnieuw doorboeken.
Als de filters m.b.t. het declareren goed staan, kunnen de declaratiebestanden worden aangemaakt. Klik op de button ‘declareren’ linksboven op de pagina.
Behandelingen blijven staan na het Verzenden
Soms ziet u na het verzenden dat er nog behandelingen staan bij Verzenden. Dit kan twee oorzaken hebben:door twee redenen voorkomen:
Wanneer u dit heeft aangepast en opnieuw verzendt,verzend, zullen ook deze behandelingen worden verzonden.
Vanaf het begin van het jaar 2025 gaan de gedeclareerde behandelingen na Stap 2: Versturen naar verschillende plekken in FysioOne op basis van de behandeldatum of soort declaratie.
Declareerbare behandelingen
Behandelingen onder een declareerbare code worden worden verwerkt volgens de nieuwe declaratiestandaard. Een declareerbare code is bijvoorbeeld een code 1000, 1864 of andere code die de zorgverzekeraar kan vergoeden. Declaraties vindt u na het verzenden in het nieuwe declaratieoverzicht en patiëntfacturen vindt u als restitutienota onder Verkopen > Te Versturen.
Let op: Door de validaties kan het even duren voordat een declaratie of restitutienota wordt opgepakt. U herkent dit door bij een gedeclareerde patiënt de status van de behandeling te controleren. Deze zal aangeven “wordt verwerkt”. Zo weet u dat het systeem nog bezig is met het valideren:
Eigen prestatiecodes
Zelf bedachte prestatiecodes die niet aan een declareerbare code hangen en niet ingediend kunnen worden bij de zorgverzekeraar, hoeven niet via de GDS standaard. Deze worden nog gedeclareerd volgens het PM304 formaat.
Een voorbeeld van een eigen prestatiecode is een “code 12345 – Massage 30 min”. De zorgverzekeraar kent geen 12345 en de code hangt niet aan een bekende “declareren onder” code. Deze volgen daarom de oude declaratiestandaard.
U vindt deze terug in het oude declaratieoverzicht (declareren > Declaratieoverzicht).
Behandelingen voor 01-01-2025
Ook behandelingen met een behandeldatum die voor 01-01-2025 liggen, worden afgehandeld volgens de oude declaratiestandaard (PM304). Ook deze volgen de oude manier van declareren. Ook deze vindt u na het verzenden onder Declareren > Declaratieoverzicht.
Infomedics
Infomedics facturen worden op dezelfde manier afgehandeld zoals u gewend bent. We hopen dit in de toekomst ook te faciliteren in de nieuwe front-end. Voor nu verandert er voor u niks als u Infomedics gebruikt. Voor meer informatie over Infomedics declareren, klik hier.
Dit scherm kunt u bereiken via Declareren > Verzenden > Declaratieoverzicht (Nieuw).
In het nieuwe declaratieoverzicht vindt u een overzicht van al uw gedeclareerde behandelingen. Nadat u in FysioOne bij stap 2: ‘Verzenden’ de bestanden heeft verzonden, worden de behandelingen in het nieuwe declaratieoverzicht zichtbaar. Hier ziet u welke behandelingen in afwachting zijn van de zorgverzekeraar en welke wel of niet zijn vergoed.
U vindt verschillende mappen in het statusoverzicht. U kunt zowel op de boven- als onderliggende mappen klikken om behandelingen te tonen die zich onder deze map bevinden.
Op te lossen – Ongeldig
Dit zijn behandelingen die niet door de VECOZO controle komen die wordt uitgevoerd bij het Verzenden. Wij voeren deze controle uit om retouren van VECOZO te voorkomen. Deze behandelingen vindt u in FysioOne terug onder Controleren, omdat deze hier worden teruggezet.
U kunt de reden van Ongeldig terugvinden in het overzicht en dit verwerken in FysioOne, zodat het opnieuw en correct kan worden uitgestuurd. Meer uitleg over hoe u dit verwerkt vindt u hier.
Uitgaand – Wachtende
Hier vindt u de behandelingen die door de controles zijn goedgekeurd. Deze zijn op weg naar de zorgverzekeraar.
Wanneer de zorgverzekeraar de behandeling heeft beoordeeld, verdwijnt deze uit de lijst ‘wachtende’ en komt deze in een van de mappen onder ‘Inkomend’. U hoeft in deze map dus geen actie te ondernemen.
Inkomend – Toegekend, Niet toegekend, Deels toegekend
Hier vindt u de behandelingen die door de zorgverzekeraar zijn afgehandeld.
Onder ‘Volledig toegekend’ vindt u de toegekende behandelingen. Middels de zoekbalk kunt u hier zoeken op factuurnummer als u wilt weten welke patiënten op dit factuurnummer zijn uitbetaald/afgewezen.
Onder ‘Niet Toegekend’ vindt u de behandelingen die zijn afgewezen door de zorgverzekeraar. Wanneer een behandeling in deze map staat, is er automatisch ook al een credit aangemaakt voor de boekhouding. De behandelingen vindt u óók in FysioOne terug onder Stap 3: Corrigeren. Meer toelichting over hoe u het statusoverzicht gebruikt om retouren te verwerken, vindt u hier.
In de nieuwe module heeft u de optie om uitgebreid te filteren op gedeclareerde behandelingen. Gebruik hiervoor de filter knop.
Let op: In de zoekbalk kunt u zoeken op naam of op factuurnummer.
Zo kunt u bijvoorbeeld zoeken op een factuurnummer in de map “inkomend” om zo een overzicht te zien van alle behandelingen onder dit factuurnummer, welke patiënten hier van wel/niet zijn toegekend.
Om meer informatie te zien over de behandeling, de patiënt of de diagnose, kunt u op de behandeling klikken. Er opent zich een nieuw scherm waar u onder andere de reden van Ongeldig of Niet Toegekend kunt zien.
Hoofdnavigatiemenu: Declareren
Submenu: Corrigeren
Functie
De pagina Corrigeren heeft dezelfde functie als de pagina ‘Controleren’, behalve dat deze behandelingen al eens naar de zorgverzekeraar zijn geweest. Voor uitleg over de stopborden en filters kunt u daarom terecht bij Stap 1: Controleren.
Behandelingen die bij corrigeren komen zijn afgewezen door de zorgverzekeraar met een retourcode. Dit is de reden van afwijzing. Er is vaak iets incorrect aan een behandeling of de patiënt is bijvoorbeeld over hun aanvullende verzekering heen, waardoor de zorgverzekeraar het bedrag niet kan vergoeden.
Handelingen
U kunt de behandelingen corrigeren voor de zorgverzekeraar of kiezen om deze aan de patiënt te factureren. In deze paragraaf lichten we toe hoe u de retourreden achterhaalt, welke retourcodes vaak voorkomen en hoe u de meest voorkomende meldingen kunt oplossen met de tools in FysioOne.
Behandelingen die u boekt vanuit de pagina ‘Corrigeren’, komen bij Stap 2: Verzenden.
U kunt op twee manieren achterhalen wat de reden is van de afwijzing van de zorgverzekeraar. Dit kan zowel in de lijst bij Corrigeren, als in het nieuwe GDS overzicht.
De informatie die in het GDS overzicht komt, biedt vaak meer context over de retour en is belangrijk als u retouren krijg op de startdata. In sommige gevallen sturen de zorgverzekeraars namelijk de correcte startdatum mee. In deze paragraaf lichten we toe hoe u kunt zien wat de reden is van afwijzing.
Via Corrigeren
De behandelingen die retour zijn gekomen van de zorgverzekeraar worden automatisch gecrediteerd en komen in het scherm Declareren > Corrigeren.
Klik op het vergrootglas voor de behandeling:
U komt nu in de agenda details van de afspraak. Hier kunt u een overzicht zien van alle declaraties die zijn geweest.
Hoe lees ik de agenda details?
U leest de agenda details van onder naar boven. De onderste declaratie is als eerste ingediend. Als er bij de kolom “Vecozo” een “ja” staat, is dit een declaratie die via VECOZO naar de zorgverzekeraar is gestuurd. Als er bij Vecozo een “Nee” staat, gaat dit om een patiëntfactuur of een credit voor de boekhouding.
In het bovenstaande voorbeeld:
– Er is een behandeling ingediend en toegekend door de zorgverzekeraar.
– Er is een credit gemaakt die is afgekeurd door de zorgverzekeraar wegens de retourcode “van deze creditering is geen debitering bekend”.
– Er is een debit van de credit gemaakt voor de boekhouding
– Er is een nieuwe credit gemaakt die is goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
——
Verrekend door verzekeraar staat op 0 euro:
Er staan geen bedragen meer open en de behandeling kan dus opnieuw worden ingediend.
Aanvullende retourinfo in het GDS overzicht
De behandelingen die retour zijn gekomen van de zorgverzekeraar worden automatisch gecrediteerd en komen óók het nieuwe GDS statusoverzicht. Hier vindt u vaak net wat meer informatie of uitleg over de retourcode. In het geval van retouren over startdatums vindt u hier ook de correcte startdatum terug als de zorgeverzekeraar deze terugstuurt.
Ga naar de map Niet Toegekend en klik op een behandeling om de retourinformatie van de behandeling te zien:
Wanneer u weet wat de reden is van de afkeuring, kunt u de behandeling aanpassen naar wens en deze opnieuw aanbieden bij de zorgverzekeraar.
Voor een lijst van de meest voorkomende retourcodes en hoe u deze kunt verwerken, klik hier.
Let op: Ondanks dat u de informatie over de retouren ook kunt terugvinden in het nieuwe declaratieoverzicht, doet u de correcties altijd in FysioOne. Deze voert u meestal uit in de details van het traject. In sommige gevallen dient u iets aan te passen in de basisinformatie van de patiënt, in de gegevens van de verwijzer of ergens anders in het systeem.
Om te zorgen dat een behandeling als patiëntennota wordt aangemaakt in plaats van als zorgverzekeraarsdeclaratie, dient u de behandeling of het traject op “declareren aan patiënt” te zetten. U herkent behandelingen die op patiënt staan bij Controleren, Corrigeren, Verzenden en achter het traject aan de blauwe “P” achter de behandeling.
In deze paragraaf lichten we toe hoe u dit voor elkaar krijgt en hoe de nota’s worden aangemaakt om te versturen.
Om te zorgen dat een declaratie als patiëntennota wordt verwerkt, dient u deze te markeren als “declareren aan Patiënt”. Informatie over hoe u dit doet, vindt u hier.
Het boeken en verzenden van de patiëntfacturen werkt hetzelfde als voor de zorgverekeraarsdeclaraties. U kunt deze indien alles goed is ingevuld gewoon boeken bij Controleren of Corrigeren. Zo lang de behandeling op “declareren aan patiënt” staat, wordt deze als patiëntfactuur afgehandeld.
U kunt bij Stap 2: Verzenden kiezen voor het filter “Type declaratie: alleen particuliere facturen” > Zoeken. Zo kunt u uitsluitend de patiëntfacturen tonen en verzenden.
Wanneer u als praktijk patiënten behandeld die specifiek behoren tot een bepaalde instelling en waarvan de factuur voor een periode naar deze instelling wordt verstuurd, kunt u onderstaande stappen volgen.
Stap 1: aanmaken / controleren relatie
Voordat u kunt declareren, dient u via adresboek – relaties te controleren of u de instelling al reeds als ‘relaties’ heeft aangemaakt. Indien u dien niet heeft gedaan, kunt u de relatie aanmaken via de groene plus. Let op: dat u zowel het postadres als het bezoekadres compleet invult.
Stap 2: prestatiecode aanmaken
Na het aanmaken / controleren van de relatie kunt u via configuratie – declareren – prestatiecodes, middels de groene + een nieuwe prestatiecode aanmaken. Let op: zorg ervoor dat u een duidelijke omschrijving geeft aan de prestatiecode, zodat duidelijk binnen de praktijk is dat deze prestatiecode wordt gebruikt. U dient een vinkje te zetten bij ‘vast tariefafspraak’ en een tarief in te vullen achter ‘tarief’. Daarbij is het belangrijk dat u aangeeft of er BTW berekend dient te worden en dat de facturen aan een ‘relatie’ worden verstuurd. U kunt dit instellen achter ‘factureren aan’. Ook dient u een vinkje te zetten achter ‘altijd aan cliënt’.
Wanneer u een behandeling inplant met deze prestatiecode, worden de behandelingen na het doorboeken onder declareren – afhandelen geplaatst onder verkopen – externe nota’s. Vanuit het overzicht aan relaties te declareren verrichtingen, dient u een specifieke ‘periode’ te selecteren. Hierna kunt u de facturen voor deze nota’s aanmaken.
In de vorige hoofdstukken hebben we de declaratie flow toegelicht. Een belangrijk deel van de flow is het crediteren. Zoals aangegeven blijft een behandeling in de declaratie flow tot deze is afgehandeld als uitbetaalde declaratie of patiëntenfactuur. Door te crediteren kunt u deze behandeling weer open zetten, zodat u deze opnieuw kunt declareren.
In dit hoofdstuk lichten we de verschillende soorten credits toe en hoe u deze kunt verwerken.
Het systeem maakt voor behandelingen die retour zijn gekomen en niet zijn uitbetaald door de zorgverzekeraar automatisch een credit aan voor de boekhouding. Deze credit komt automatisch ook bij Verkopen – Te boeken te staan, zodat deze mee kan naar de boekhouding.
De behandelingen komen automatisch onder Stap 3: Corrigeren te staan.
Wanneer u een declaratie heeft die is uitbetaald door de zorgverzekeraar, maar er blijkt achteraf dat er toch iets gecorrigeerd moet worden, moet deze worden gecrediteerd naar de zorgverzekeraar. Dit doet u als volgt:
Ga naar de patiëntenkaart van de patiënt die u wilt crediteren, open het traject in kwestie en bekijk de behandelingen in het traject. Afgehandelde behandelingen staan als donkergrijs gemarkeerd:
Open de afspraak die u wilt crediteren met het vergrootglas om in de agenda details van de afspraak te komen. Hier ziet u het verloop van de declaratie. U kunt hier op het declaratienummer klikken waarop het bedrag is toegekend dat u wilt terughalen, waardoor u automatisch in het juiste declaratiebestand terechtkomt:
Hier kunt u dan de behandelingen van de patiënt opzoekendie u wilt crediteren uit deze batch. Klik vervolgens op de ‘crediteren’: 
Het systeem zet nu een credit van deze behandeling klaar bij Stap 2: Verzenden Deze herkent u aan de ‘C’ van ‘credit’ achter de regel. U kunt deze credit vanuit dit scherm verzenden.
In het traject van de patiënt blijft de behandeling dicht (donkergrijs) nadat de credit is verzonden. Dit blijft dicht totdat de zorgverzekeraar de credit heeft verwerkt om te voorkomen dat een debit voor de credit wordt ingediend.
Wanneer de zorgverzekeraar de credit heeft verwerkt, komt de behandeling automatisch open te staan bij Stap 3: Corrigeren. Nadat u de gewenste wijzigingen heeft toegepast, kunt u de behandeling vanuit Corrigeren opnieuw boeken en verzenden.
Wanneer een behandeling deels toegekend retour komt, kunt u twee dingen doen:
Het restbedrag bij de patiënt in rekening brengen
Wanneer u behandelingen retour krijgt die ‘deels zijn toegekend’ en u het restbedrag bij de patiënt in rekening wilt brengen, dient u onderstaande stappen te doorlopen:
Stap 1: het bestand met de behandelingen komt retour, waarbij de behandelingen deels zijn toegekend (bijv. berekend bedrag €40 en toegekend bedrag €30).
Stap 2: wanneer u middels het loepje het retour bestand opent, ziet u dat de reeds retour gekomen behandelingen zijn aangevinkt. U dient hier alleen op de button ‘crediteren’ te klikken. Bij behandelingen die deels zijn toegekend wordt het verschil tussen het berekende bedrag en het toegekende bedrag gecrediteerd.
Stap 3: de deels toegekende behandelingen staan nu onder Declareren – Corrigeren. Doordat u het restbedrag nog bij de patiënt in rekening gaat brengen, dient u hier de behandeling op ‘niet declareren’ te zetten.
Stap 4: om een restnota aan te maken dient u eerst een verkoopartikel te maken. Dit kunt u doen via configuratie – verkopen – verkoopartikelen – groene plus.
Stap 5: Maak een verkoopfactuur met het restbedrag in het tabblad verkoop van de patiënt.
De behandeling opnieuw aanbieden
Om de behandeling volledig te crediteren en opnieuw in te dienen, volgt u dezelfde stappen als u doet wanneer u een behandeling wilt crediteren naar de zorgverzekeraar. U doet dit in de batch waarop u een deel uitbetaald heeft gekregen.
U dient een Infomedics declaratie zowel in Infomedics als in FysioOne te crediteren. Voor het crediteren van een Infomedics bestand binnen de Infomedics omgeving, verwijzen wij u naar de website van Infomedics : https://www.infomedics.nl
Om een Infomedics declaratie te crediteren in FysioOne, dient u onderstaande stappen door te nemen:
Stap 1: Zoek het Infomedics bestand op via het ‘declaratie overzicht’ Hier kunt u zoeken op het betreffende declaratienummer (tip: zet de status op alles statuscodes)
Stap 2: Middels het vergrootglas kunt u het bestand openen en heeft u een overzicht van alle behandelingen die in het bestand zitten.
Stap 3: In het bestand kunt u bovenaan op de knop ‘crediteren‘ klikken.
Stap 4: De behandelingen worden in FysioOne gecrediteerd en verplaatst naar het bakje ‘retouren‘. Hier heeft u de mogelijkheid om de behandeling aan te passen en opnieuw in te dienen.
Voor bepaalde therapiesoorten dient er afwijkend gedeclareerd te worden. In deze paragraaf zullen we de uitzonderingen toelichten en hoe u deze verwerkt. Dit gaat om:
U kunt via FysioOne Ergotherapie behandelingen declareren. Hiervoor dient u een aantal stappen te ondernemen:
Contractpositie toevoegen
U kunt via configuratie – algemeen – contractposities – per zorgverzekeraar uw Ergotherapie contract uploaden. Let op: indien u werkt met meerdere bedrijven en u voor deze bedrijven ook Ergotherapie behandelingen declareert dient u per bedrijf het Ergotherapie contract te uploaden. Daarbij is het belangrijk dat u de lijst op ‘Ergotherapie’ zet en u de correcte ingangsdatum invult.
Prestatiecodes aanmaken
U kunt via configuratie – declareren – prestatiecodes – middels de groene plus een nieuwe prestatiecode aanmaken.
– 5000 Enkelvoudige Extramural ergotherapie (uurtarief)
– 5001 Thuisbehandeling Ergotherapie (vast tarief toeslag)
– 5002 Screening Directe Toegang Ergotherapie
(Let op: de 5002 Screening Directe Toegang Ergotherapie, kan niet gedeclareerd worden bij CZ).
Let op: dat u bij de prestatiecode 5001 een vinkje zet bij ‘niet meetellen als behandeltijd’.
Ergotherapie toeslag correct inplannen (prestatiecode 5000/5001)
— Op dit moment in onderzoek
Details voor traject invullen
U dient via de patiëntenkaart naar de tab ‘trajecten’ te gaan. Hier selecteert u het juiste traject en klikt u op ‘details voor traject’. U dient hier eerst de categorie op ‘Ergotherapie’ te zetten. De indicatiecode wijzigt automatisch naar 000 – indicatie Ergotherapie. Hierna dient u de diagnosecode te selecteren.
Let op: het selecteren van de diagnosecode kan niet via ‘aandoening’ , omdat dit de lijst fysiotherapie betreft. U dient handmatig de diagnosecode (post 3+4) en diagnosecode (post 1+2) te selecteren of deze in te vullen in het tekstveld voor diagnosecode. Hier krijgt u alleen de aandoeningen en locaties die betrekking hebben op Ergotherapie.
Declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder declareren – Controleren op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden.
U dient voor het declareren van spalken een aantal stappen te ondernemen. Deze stappen lichten we toe in deze paragraaf:
Toevoegen contractpositie
Om spalken te kunnen declareren dient u de contractposities voor spalken toe te voegen aan FysioOne. De contractpositie kunt u toevoegen via Configuratie – Algemeen – Contractposities. Hier kunt u bij Menzis en VGZ, via de lijst Spalken, de contracten toevoegen.
Menzis
Specifiek voor Menzis gebruikt u onderstaande prestatiecodes
| Omschrijving | Prestatiecode |
| Handspalk klein (fysiotherapie) | 1972 |
| Handspalk middel (fysiotherapie) | 1973 |
| Handspalk groot (fysiotherapie) | 1974 |
| Handspalk klein (handergotherapie) | 5048 |
| Handspalk middel (handergotherapie) | 5049 |
| Handspalk groot (handergotherapie) | 5050 |
Deze prestatiecodes maakt u aan via Configuratie – Declareren – Prestatiecodes. Via de volgende FAQ op de Academy van SpotOnMedics gaan we hier nader op in.
VGZ
Specifiek voor VGZ gebruikt u onderstaande prestatiecodes
| Omschrijving | Prestatiecode |
| Spalk klein | 9700 |
| Spalk groot | 9710 |
| Spalk dynamisch | 9720 |
Deze prestatiecodes maakt u aan via Configuratie – Declareren – Prestatiecodes. Via de volgende FAQ op de Academy van SpotOnMedics gaan we hier nader op in.
Voor het declareren van beweegprogramma’s, dient u een aantal stappen door te nemen. Per zorgverzekeraar kunt u diverse beweegprogramma’s declareren;
Let op: per zorgverzekeraar gelden andere voorwaarden. Deze dient u goed door te nemen, alvorens u begint met het declareren van beweegprogramma’s. Voor de voorwaarden per zorgverzekeraar verwijzen wij u naar uw contract.
Prestatiecodes aanmaken
Per zorgverzekeraar wordt bekendgemaakt onder welke prestatiecodes de beweegprogramma’s gedeclareerd dienen te worden. Deze prestatiecodes dient u aan te maken via configuratie – declareren – prestatiecodes – groene plus. Hierbij is belangrijk dat een vinkje wordt gezet bij ‘vast tariefafspraak ‘ en ‘tarief’ invullen (het opgegeven tarief vanuit de zorgverzekeraar). Let op: dat u precies de code overneemt, zoals de zorgverzekeraar dit ook aangeeft. Deze kunt u terugvinden in uw contract.
Naast de prestatiecodes die u krijgt van de zorgverzekeraar dient u ook bij elke verrichting een prestatiecode met een nultarief aan te maken. Deze code gebruikt u namelijk om bij te houden hoe vaak de patiënt binnen het beweegprogramma is behandeld. U dient bij deze prestatiecode een vinkje te zetten bij ‘vast tariefafspraak’ – ‘altijd aan cliënt’ en ‘gratis behandeling’.
Vb: stel dat de zorgverzekeraar aangeeft dat u pas na de 8e behandeling het beweegprogramma mag declareren, dan kunt u middels de prestatiecode (bijv. prestatiecode beweegprogramma Diabetis €0,00) de behandelingen plannen. U kunt in het traject bijhouden hoe vaak de patiënt al onder de gratis code is ingepland. Indien u de 8e behandeling gaat inplannen gebruikt u niet de prestatiecode met het €0,00 tarief, maar de prestatiecode met het tarief (bijv. prestatiecode beweegprogramma Diabetis €350).
Details voor traject invullen
De volgende gegevens zijn voor beweegprogramma’s van belang in details voor traject:
Diagnosecode: 0000
Aanspraakcode 000
Categorie: beweegprogramma
Kies bij de drop down voor de diagnosecode bij beide posities voor 00-beweegprogramma. U dient de ‘aanspraakcode’ op beweegprogramma te zetten (000). De categorie van het traject dient u ook op ‘beweegprogramma’ te zetten.
Declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder declareren – afhandelen op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden. Let op: de registratiebehandelingen (prestatiecode met nultarief) komen ook onder declareren – afhandelen te staan. Deze dient u ook door te boeken, maar zal na het doorboeken dicht worden gezet. Hierdoor komen de behandelingen niet onder declareren – Verzenden te staan.
Het declaratieproces is een belangrijk proces voor uw praktijk. Uiteindelijk gaat het om de continuïteit van uw praktijk. Des te belangrijk dat uw praktijk goed weet hoe u moet declareren.
In deze handleiding leggen wij u stap voor stap uit hoe het declaratieproces werkt. Op deze manier kunt u na de eerste begeleiding met onze declaratie specialisten zonder stress zelfstandig declareren.
Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn, dan staat onze supportdesk u graag te woord. Onze contactgegevens kunt u onderaan de website vinden.
Klik op een hoofdstuk in de inhoudsopgave om te beginnen!
Om u voor te bereiden op het declaratieproces zijn er een paar instellingen die moeten worden nagelopen. We vragen u dit te doen voor u de eerste declaraties uitstuurt in het nieuwe jaar om te zorgen dat alles goed verloopt.
Het eerste wat we hiervoor gaan doorlopen zijn:
VECOZO
Controleer onderstaande instellingen m.b.t. VECOZO (via Configuratie – Algemeen – VECOZO):
Toestemmingsverklaring
Om te kunnen declareren vanuit FysioOne, dient u bij VECOZO ook een toestemmingsverklaring af te leggen. Een uitgebreide handleiding vindt u hier.
Fysiovergoeding
Controleer onderstaande instellingen m.b.t. Fysiovergoeding (via Configuratie – Algemeen –Fysiovergoeding):
Nu wordt het tijd om de facturatie instellingen te gaan doornemen.
Controleer onderstaande instellingen m.b.t. facturatie (via Configuratie – Algemeen – Omgevinginstellingen – Tabblad facturatie):
Contractposities
Controleer in het overzicht contractposities of alle contracten met uw zorgverzekeraars zijn ingesteld. Dit doet u bij configuratie > Algemeen> Contractposities.
De meest recente contracten ziet u in het overzicht:
Wanneer u een zorgverzekeraar uit de lijst opent met het kladblok, kunt u het contract toevoegen. Selecteer de prestatiecodelijst, het juiste contract (De contracttypen die voor uw praktijk gelden kunt u terugvinden in uw eigen contractdocumenten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraars), de juiste vanaf datum (bijvoorbeeld per 01-01-2025) en sla op.
Onderin de lijst ziet u nu dat het contract er in staat.
Let op: wanneer u meerdere bedrijven heeft ingesteld, dient u per bedrijf de juiste contracten te selecteren. Tevens dient u per bedrijf een eigen werkruimte + locatie te koppelen. Vervolgens dient u de ruimte in het rooster te koppelen zodat de declaraties op het juiste bedrijf worden verstuurd. Voor informatie hier over kunt u terecht bij onze handleiding Agenda.
Praktijktarieven
Ook is het belangrijk dat de praktijktarieven staan ingevuld. Deze kunt u controleren via configuratie – algemeen – declaratie tarieven – contractgroep selecteren op ‘praktijktarieven’ – controleer tarieven. Ontbreken hier de praktijktarieven? Vul deze dan achter de prestatiecodes in die u gebruikt en sla dit na iedere regel op middels het diskette icoon. Door de peildatum aan te passen, kunt u tarieven uit andere jaren aanpassen:
Indien uw praktijk meerdere bedrijven in FysioOne heeft opgevoerd dan dient onderstaande gecontroleerd te worden (via Configuratie – Algemeen – Omgevinginstellingen – tab Bedrijven)
Indien afwijkend gedeclareerd moet worden naar de verzekeraar, dient u een vinkje te zetten bij ‘afwijkende instellingen’ gebruiken. Daarbij controleert u de AGB code van de praktijk en de AGB code van de praktijkhouder. Let op: een AGB code bestaat uit acht cijfers. Ook dient ‘Vektis standaard voor declareren bij VECOZO’ te zijn ingevuld.
Controleer of de afwijkende lay-out correct is en wanneer u de factuurnummering opnieuw wil laten starten, dient u ook de factuurnummering gegevens in te hebben gevuld.
Let op: Indien u een nieuw bedrijf wilt gaan instellen, neem dan contact op met uw praktijkadviseur. Zij kunnen kijken wat de behoefte is van uw praktijk en hoe dit extra bedrijf hier op moet worden ingesteld.
Voordat gedeclareerd gaat worden is het belangrijk dat de AGB codes correct staan ingevuld bij alle therapeuten. Dit kunt u controleren (via Configuratie – Algemeen – Gebruikers – tab Registratie). Mocht u een AGB code willen controleren, dan kan dit via Vektis (AGB register).
Voor de samenstelling van de restitutienota is het belangrijk dat u de benodigde informatie invult bij Basisgegevens en Omgeving instellingen -> Facturatie > Onderaan de pagina. Hier vult u het IBAN nummer in waarop moet worden gefactureerd, de betaaltermijn en het logo dat u wilt tonen op de nota’s:
De logo’s kunt u uploaden/terugvinden onder Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: logo’s.
Let op dat ook de NAW gegevens van de praktijk staat ingevuld bij configuratie > Algemeen > Basisgegevens
Indien u een afwijkend bedrijf heeft, dient u deze instellingen ook in te vullen bij Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: Bedrijven > Open het bedrijf met het kladblok.
We hebben het in onze handleiding: Starten met FysioOne over het inplannen van een patiënt.
Voor het declaratieproces moeten we ook zorgen dat de juiste declaratiegegevens kunnen worden meegestuurd na het plannen van de afspraak. Deze informatie is ook relevant voor het verwerken van de retouren en andere stappen in het declaratieproces. In deze paragraaf lichten we uit waar u de relevantie informatie voor declareren kunt invullen en aanpassen in FysioOne.
De belangrijke informatie voor het declareren vindt u terug in de trajecten. U vindt deze in de patiëntenkaart onder het tabblad ‘Trajecten’. In deze paragraaf zullen we kort ingaan op de trajectstructuur en hoe u deze aanmaakt.
Via de wachtlijst
Wanneer u via de wachtlijst of middels de plus-enter methode een patiënt inplant voor een nieuwe klacht, maakt FysioOne automatisch een cliëntenkaart, traject en nieuw dossier voor u aan.
Via de patiëntenkaart
U kunt ook een nieuw traject aanmaken door linksboven bij trajecten op het groene plusje te klikken.
Let op: Er wordt op deze manier niet automatisch een dossier klaargezet en dus ook geen klinimetrie pre-set of dossierstructuur toegepast. De patiënt ontvangt ook niet automatisch de intake vragenlijst. Deze manier van een traject aanmaken is daarom alleen aan te raden bij uitzondering
Naast nieuwe trajecten kunt u ook vervolgtrajecten aanmaken. U doet dit met het blauwe pijltje achter het traject.
U kunt kiezen voor de volgende opties:
Er kunnen dus meerdere trajecten aan een dossier hangen. Deze kunnen ondanks een gedeeld dossier, afwijkende trajectgegevens hebben.
Dit is bijvoorbeeld handig wanneer u overgaat van een aanspraakcode 008 naar een aanspraakcode 001. U werkt dan in hetzelfde dossier, maar houdt de trajectgegevens gescheiden in losse trajecten.
De gegevens die relevant zijn voor declareren vindt u voornamelijk in de details van het traject (In de patiëntenkaart > Tabblad ‘trajecten’):
U kunt linksboven het traject selecteren dat u wilt inzien en het scherm met ‘details voor traject’ uitklappen. Hier vindt u alle relevante traject informatie die wordt meegestuurd naar de zorgverzekeraar.
Een lijst met uitleg bij de velden in de details voor het traject vindt u in de volgende paragrafen.
Dit vult het systeem automatisch in bij het aanmaken van een nieuw traject.
Aandoening
Via het blauwe pijltje bij aandoening kunt u gemakkelijk de juiste diagnosecode selecteren. U kunt hier kiezen voor alleen de locatie of de aandoening. Het systeem toont vervolgens de mogelijke combinaties met de gekozen locatie of aandoening. Zo weet u zeker dat de gekozen diagnosecode conform is met de up-to-date DSCPH-lijst van Vektis. Eventuele wijzigingen binnen deze lijst worden geupdate door SpotOnMedics:
Wanneer u de juiste locatie en aandoening heeft geselecteerd, toont het systeem ook direct de bijpassende aanspraakcodes waar op gedeclareerd mag worden. Klik op selecteer om de diagnose- en aanspraakcode automatisch over te nemen in de details voor het traject.
Via het drop-down menu/tekstveld
U zou ook simpelweg de diagnosecode kunnen invullen middels de drop-down menu’s of door de diagnosecode zelf in te vullen in het tekstveld. Let wel op dat hier geen controle zit op de juistheid van de diagnosecode. Indien de code incorrect is, wordt dit alsnog afgevangen door de validaties in het declaratieproces.
Wanneer u de juiste diagnosecode in de details voor het traject heeft staan en deze heeft opgeslagen, heeft u de optie om middels de bolletjes aan te geven of de klacht gaat om links, rechts of beide kanten.
Let op: Wanneer u overgaat op een nieuwe indicatiecode (bijvoorbeeld van een 008 naar een 001) dan dient u een vervolgtraject aan te maken, zodat u in het vervolgtraject de juiste indicatie kunt invullen. Als u namelijk de aanspraakcode van het lopende traject wijzigt, levert dit mogelijk problemen op als u behandelingen op de oude aanspraakdatum moet crediteren.
Verwijzing
Wanneer het traject als ‘Via Verwijzing’ wordt aangegeven, worden ook de gegevens van de verwijzer en de verwijsdatum meegestuurd naar de zorgverzekeraar. Belangrijk is dat deze gegevens correct worden ingevuld.
DTF
Wanneer het traject als DTF staat aangegeven, worden er geen verwijsgegevens meegestuurd naar de Zorgverzekeraar.
U kunt zelf verwijzers toevoegen aan uw relatie adresboek.
Van de geselecteerde verwijzer wordt de AGB code meegestuurd naar de zorgverzekeraar. Let dus op dat de AGB code bij de relatie correct is ingevuld om retouren te voorkomen.
U heeft in dit menu de optie een verwijzing te selecteren als deze is geüpload in het tabblad “Docs” in de patiëntenkaart.
U kunt in de instellingen van uw omgeving aangeven of alle declaraties uit het traject in kwestie moeten worden gedeclareerd op de AGB code van de coördinerend therapeut, in plaats van de therapeut die de behandeling heeft uitgevoerd. Hiervan wordt dan de AGB code meegestuurd bij de declaratie. (Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Vinkje: “Declareren op behandelaar i.p.v. coördinerend therapeut (vanuit traject)”
Wanneer u een behandeling heeft ingeplant en uitgevoerd, bevindt deze zich in de declaratieflow. In dit hoofdstuk lichten we u toe welke weg de behandelingen nemen in deze flow en welke handelingen u per stap kunt uitvoeren.
Een behandeling blijft na het inplannen in deze declaratie flow tot deze is afgehandeld door de zorgverzekeraar of er een nota is gemaakt. Dan wordt de behandeling “dichtgezet”. Wanneer u een behandeling crediteert komt deze weer open en terug in de declaratie flow.
U kunt altijd gemakkelijk terugvinden waar de behandeling van een patiënt zich in de flow bevindt door te kijken naar de afspraken in het traject van de patiënt.
Zweef met uw muis boven de blauwe knop met de ‘i’ van informatie. Het systeem geeft aan waar de behandeling zich bevindt. Klik op de informatieknop om direct naar de desbetreffende pagina te gaan in FysioOne:
U ziet in het screenshot ook dat sommige regels als licht- of donkergrijs zijn gemarkeerd. Aan de hand hiervan kunt u duidelijk zien welke behandelingen van een patiënt al zijn afgehandeld en welke nog actie vereisen:
Wit:
Deze behandeling staat bij stap 1: Controleren of bij Stap 3: Corrigeren. Deze behandeling staat open en kan vrij worden aangepast.
Lichtgrijs:
Deze behandeling is geboekt en staat bij stap 2: Verzenden. U kunt nog wijzigingen aanbrengen aan de behandeling/het traject, maar let op dat deze wijzigingen niet meer langs de validaties van het Controleren/Corrigeren komen.
Donkergrijs:
Deze behandeling staat “dicht” en deze vindt u niet meer terug op één van de declaratie schermen in FysioOne. Een behandeling is donkergrijs wanneer deze:
Een behandeling die op “declareren aan patiënt” staat herkent u aan de blauwe ‘P’ achter de behandeling (in het traject/Controleren/Corrigeren). U kunt er voor kiezen om een losse behandeling of een heel traject op “patiënt” te zetten voor de declaraties. Ook kunt u er voor kiezen om bepaalde behandelingen (prestatiecodes) standaard op patiënt te laten plannen.
Traject op patiënt zetten
Dit doet u in de details voor het traject. Alle nog niet gedeclareerde behandelingen in het traject komen na het opslaan op Patiënt te staan. Dit traject staat nu op patiënt en alle toekomstige afspraken in het traject worden ook zo ingepland. Dit is handig wanneer een patiënt over zijn aanvulling heen is, bijvoorbeeld.
Behandeling op patiënt zetten (handmatig)
U kunt er ook voor kiezen om slechts 1 losse behandeling op patiënt te zetten voor declaraties. Dit doet u door de behandeling te openen vanuit Controleren/Corrigeren en dit vervolgens aan te vinken in de agenda details.
Prestatiecode automatisch op patiënt
Sommige prestatiecodes wilt u altijd aan de patiënt factureren, bijvoorbeeld prestatiecodes die niet declareerbaar zijn bij de zorgverzekeraar. Dit doet u in de prestatiecodeinstellingen (Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > Open prestatiecode. Vink hiervoor het vinkje aan bij “Altijd aan cliënt”. Deze prestatiecode wordt nu bij het inplannen altijd al voor u op “Patiënt” gezet.
Over het algemeen wordt een behandeling pas dichtgezet (donkergrijs) wanneer deze is afgehandeld als een patiëntfactuur, of is uitbetaald door de zorgverzekeraar.
U heeft in FysioOne ook de mogelijkheid om een behandeling dicht te zetten, zodat deze niet meer gedeclareerd wordt. Dit is handig in het geval van bijvoorbeeld:
In het geval dat u een niet uitbetaalde behandeling niet meer wilt declareren/facturen, opent u de behandeling vanuit Controleren/Corrigeren en kiest u linksboven voor de knop “niet declareren”. Het systeem vraagt vervolgens of u een reden wilt opgeven. Dit is voor uw eigen overzicht (en deze kunt u zelf aanmaken via Configuratie > Declareren > Redenen niet declareren).
De behandeling staat nu dicht en komt niet meer voor in de declaratieflow.
Behandelingen heropenen
U kunt de dichtgezette behandeling weer heropenen door de afspraak weer te openen. Bij dichtgezette behandelingen vindt u linksonder de knop “heropenen”.
Overzicht dichtgezette behandelingen
Om een overzicht te vinden van alle handmatig dichtgezette behandelingen gaat u naar Declareren > Niet gedeclareerd. U kunt deze vanuit hier de redenen van niet declareren terugzien en de behandeling opnieuw openen middels het groene pijltje.
U heeft ook de optie om een traject tijdelijk te blokkeren voor declaraties. Dit kan handig zijn wanneer u in afwachting bent van bijvoorbeeld een machtiging of om een andere reden de declaraties op nog even niet de deur uit wilt sturen.
Traject blokkeren
U doet dit door de details voor traject te openen. Rechtsboven ziet u een stopbord of een vinkje.
– Een stopbord houdt in dat het traject is geblokkeerd voor declaraties.
– Een vinkje houdt in dat het traject open staat en gedeclareerd kan worden.
Hoe zie ik of een traject is geblokkeerd?
Tip
Vul in het geval van een trajectblokkade de reden van het blokkeren in bij ‘details voor traject’ onder het veld ‘opmerkingen mbt declareren’. Zo weet een collega altijd bij het declareren wat de reden is dat het traject geblokkeerd staat.
Hoofdnavigatiemenu: Declareren
Submenu: Controleren
Functie
Op deze pagina vindt u alle behandelingen die in de agenda zijn gepland en zijn uitgevoerd. U hoeft dus zelf geen actie te ondernemen om de behandelingen onder ’controleren’ te krijgen. Voordat u gaat declareren dient u te controleren of al de patiënt afspraken correct staan om gedeclareerd te gaan worden. Dit doet u op de pagina ‘Controleren’.
Handelingen
In het overzicht controleren dient u ervoor te zorgen dat er geen ‘lichtgroene’ vlakken en geen stopbordjes meer op de pagina staan. Concreet betekent dit dat alle benodigde gegevens zijn ingevuld.
Advies
Is om vanuit het praktijk beleid vast te stellen dat de therapeuten dit aan het einde van de werkdag zelf uitvoeren om hiermee de declaratie voor te bereiden. De therapeut heeft de patiënt behandeld en weet welke diagnose er gesteld is en bepaalt daarmee dus ook de diagnosecode.
Voor alle behandelingen dient er een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) gedaan worden. U kunt controleren checken of deze handeling is uitgevoerd als onder de kolom COV groene vinkjes in beeld staan. Mocht dit vinkje er niet staan, dan dient u voor deze behandeling nog op de knop COV te klikken.
De actie met groene vinkjes/stopbordjes is een check voor het klaarzetten en voor het versturen van de declaraties. Het kan zijn dat hier geen groen vinkje staat maar een stopbord. Als u met de muis op het stopbord gaat staan, wordt de melding / benodigde correctie zichtbaar:
Een lijst van veel voorkomende stopbordjes, welke validaties vervallen per 01-01-2025 en hoe u de stopbordjes oplost vindt u hier:
https://academy.spotonmedics.nl/faqs/validaties2025/
Wanneer u bij beide acties de groene vinkjes ziet staan (géén groene vlakken en géén stopbordjes) dan kunt u de behandelingen doorboeken. Mocht u specifiek één behandeling willen doorboeken, dan kunt u op de knop ‘boek’ klikken voor de betreffende behandeling.
Tip:
Voordat u gaat doorboeken, kunnen indien gewenst nog filters geactiveerd worden. Een voorbeeld van een filter is bijvoorbeeld het filteren van de indicatie op CSI code 8. U krijgt dan alle behandelingen te zien die op CSI code 8 staan. Wanneer u hierna op boeken klikt, worden ook alleen deze behandelingen geboekt.
Klik op de button ‘boek alles’ om alle behandelingen door te boeken naar Stap 2: Verzenden
U zult soms behandelingen tegen blijven komen in het scherm Controleren die al zijn doorgeboekt en verzonden. Deze behandelingen zijn waarschijnlijk ongeldig verklaard door onze VeCoZO validaties.
Nadat u behandelingen heeft verzonden in stap 2: Verzenden, voert het systeem namelijk dezelfde validatie uit die VeCoZo normaal gesproken uitvoert om retouren te voorkomen. Een behandeling die door deze validatie als ongeldig wordt verklaard, wordt na het verzenden teruggezet bij Controleren.
Ga naar het nieuwe GDS statusoverzicht (Verzenden > Declaratieoverzicht nieuw) om de ongeldige behandelingen terug te vinden onder Op te lossen – Ongeldig. Het overzicht opent zich op een nieuw tabblad, zodat u dit naast FysioOne kunt houden tijdens het verwerken van de behandelingen.
Klik op een behandeling in de lijst om de reden van ongeldig te tonen. Het systeem geeft de nodige actiepunten aan om de behandeling te corrigeren.
Nu u de reden van Ongeldig weet, kunt u de behandeling aanpassen. Het aanpassen van de behandeling doet u altijd in FysioOne zelf en niet in het statusoverzicht. Zoek de patiënt in kwestie daarom op in het systeem en pas daar de gewenste gegevens aan.
Ga terug naar Controleren om de aangepaste behandeling opnieuw te boeken – Zodra u deze heeft geboekt, verdwijnt deze uit de lijst bij Ongeldig. Zo kunt u per patiënt de lijst afwerken.
Nadat de behandelingen zijn geboekt, komen deze weer bij Stap 2: Verzenden en kunt u de gecorrigeerde behandelingen opnieuw uitsturen. FysioOne voert opnieuw de VeCoZo validatie uit:
Hoofdnavigatiemenu: declareren
Submenu: Verzenden
Functie
Op deze pagina worden alle behandelingen verzameld die zijn doorgeboekt vanuit ‘Controleren’ of ‘Corrigeren’. Daarnaast vind u hier ook de aangemaakte credits naar zorgverzekeraars.
Handelingen
Vanaf deze pagina kunt u de behandelingen declareren naar de zorgverzekeraar, particuliere nota’s maken en credits verzenden.
Wanneer u op de pagina ‘Verzenden’ bent, kunt u gebruik maken van filters om te kiezen wat u wilt gaan declareren:
Kies bijvoorbeeld het filter voor “Type Declaratie: Particulier” als u alleen restitutienota’s wilt versturen.
Wanneer u hier dag/maand/jaar invult, worden ook daadwerkelijk alleen de behandelingen getoond met die specifieke datum.
U kunt ook een vinkje zetten bij ‘tot en met gekozen periode’. Ook alle behandelingen die voor de geselecteerde periode staan worden nu zichtbaar en kunnen gedeclareerd worden.
Let op: Zorg dat u na het selecteren van een of meer filters op “zoeken” klikt. Alleen dan wordt de gekozen selectie geladen.
Op de pagina Declareren – Verzenden kunt u ervan uitgaan dat alle behandelingen en informatie correct zijn. Dit hebben de therapeuten of het secretariaat namelijk al nagelopen bij stap 1: Declareren – Controleren. Mocht het zo zijn dat u toch een onjuiste behandeling ziet staan, dan klikt u aan de rechterkant op het rode kruis:
Met deze actie zorgt u ervoor dat de behandeling wordt teruggezet bij declareren ‘Controleren’’ of bij Declareren – ‘Corrigeren’. Op bovengenoemde pagina’s kunt u de behandeling opnieuw aanpassen en opnieuw doorboeken.
Als de filters m.b.t. het declareren goed staan, kunnen de declaratiebestanden worden aangemaakt. Klik op de button ‘declareren’ linksboven op de pagina.
Behandelingen blijven staan na het Verzenden
Soms ziet u na het verzenden dat er nog behandelingen staan bij Verzenden. Dit kan twee oorzaken hebben:door twee redenen voorkomen:
Wanneer u dit heeft aangepast en opnieuw verzendt,verzend, zullen ook deze behandelingen worden verzonden.
Vanaf het begin van het jaar 2025 gaan de gedeclareerde behandelingen na Stap 2: Versturen naar verschillende plekken in FysioOne op basis van de behandeldatum of soort declaratie.
Declareerbare behandelingen
Behandelingen onder een declareerbare code worden worden verwerkt volgens de nieuwe declaratiestandaard. Een declareerbare code is bijvoorbeeld een code 1000, 1864 of andere code die de zorgverzekeraar kan vergoeden. Declaraties vindt u na het verzenden in het nieuwe declaratieoverzicht en patiëntfacturen vindt u als restitutienota onder Verkopen > Te Versturen.
Let op: Door de validaties kan het even duren voordat een declaratie of restitutienota wordt opgepakt. U herkent dit door bij een gedeclareerde patiënt de status van de behandeling te controleren. Deze zal aangeven “wordt verwerkt”. Zo weet u dat het systeem nog bezig is met het valideren:
Eigen prestatiecodes
Zelf bedachte prestatiecodes die niet aan een declareerbare code hangen en niet ingediend kunnen worden bij de zorgverzekeraar, hoeven niet via de GDS standaard. Deze worden nog gedeclareerd volgens het PM304 formaat.
Een voorbeeld van een eigen prestatiecode is een “code 12345 – Massage 30 min”. De zorgverzekeraar kent geen 12345 en de code hangt niet aan een bekende “declareren onder” code. Deze volgen daarom de oude declaratiestandaard.
U vindt deze terug in het oude declaratieoverzicht (declareren > Declaratieoverzicht).
Behandelingen voor 01-01-2025
Ook behandelingen met een behandeldatum die voor 01-01-2025 liggen, worden afgehandeld volgens de oude declaratiestandaard (PM304). Ook deze volgen de oude manier van declareren. Ook deze vindt u na het verzenden onder Declareren > Declaratieoverzicht.
Infomedics
Infomedics facturen worden op dezelfde manier afgehandeld zoals u gewend bent. We hopen dit in de toekomst ook te faciliteren in de nieuwe front-end. Voor nu verandert er voor u niks als u Infomedics gebruikt. Voor meer informatie over Infomedics declareren, klik hier.
Dit scherm kunt u bereiken via Declareren > Verzenden > Declaratieoverzicht (Nieuw).
In het nieuwe declaratieoverzicht vindt u een overzicht van al uw gedeclareerde behandelingen. Nadat u in FysioOne bij stap 2: ‘Verzenden’ de bestanden heeft verzonden, worden de behandelingen in het nieuwe declaratieoverzicht zichtbaar. Hier ziet u welke behandelingen in afwachting zijn van de zorgverzekeraar en welke wel of niet zijn vergoed.
U vindt verschillende mappen in het statusoverzicht. U kunt zowel op de boven- als onderliggende mappen klikken om behandelingen te tonen die zich onder deze map bevinden.
Op te lossen – Ongeldig
Dit zijn behandelingen die niet door de VECOZO controle komen die wordt uitgevoerd bij het Verzenden. Wij voeren deze controle uit om retouren van VECOZO te voorkomen. Deze behandelingen vindt u in FysioOne terug onder Controleren, omdat deze hier worden teruggezet.
U kunt de reden van Ongeldig terugvinden in het overzicht en dit verwerken in FysioOne, zodat het opnieuw en correct kan worden uitgestuurd. Meer uitleg over hoe u dit verwerkt vindt u hier.
Uitgaand – Wachtende
Hier vindt u de behandelingen die door de controles zijn goedgekeurd. Deze zijn op weg naar de zorgverzekeraar.
Wanneer de zorgverzekeraar de behandeling heeft beoordeeld, verdwijnt deze uit de lijst ‘wachtende’ en komt deze in een van de mappen onder ‘Inkomend’. U hoeft in deze map dus geen actie te ondernemen.
Inkomend – Toegekend, Niet toegekend, Deels toegekend
Hier vindt u de behandelingen die door de zorgverzekeraar zijn afgehandeld.
Onder ‘Volledig toegekend’ vindt u de toegekende behandelingen. Middels de zoekbalk kunt u hier zoeken op factuurnummer als u wilt weten welke patiënten op dit factuurnummer zijn uitbetaald/afgewezen.
Onder ‘Niet Toegekend’ vindt u de behandelingen die zijn afgewezen door de zorgverzekeraar. Wanneer een behandeling in deze map staat, is er automatisch ook al een credit aangemaakt voor de boekhouding. De behandelingen vindt u óók in FysioOne terug onder Stap 3: Corrigeren. Meer toelichting over hoe u het statusoverzicht gebruikt om retouren te verwerken, vindt u hier.
In de nieuwe module heeft u de optie om uitgebreid te filteren op gedeclareerde behandelingen. Gebruik hiervoor de filter knop.
Let op: In de zoekbalk kunt u zoeken op naam of op factuurnummer.
Zo kunt u bijvoorbeeld zoeken op een factuurnummer in de map “inkomend” om zo een overzicht te zien van alle behandelingen onder dit factuurnummer, welke patiënten hier van wel/niet zijn toegekend.
Om meer informatie te zien over de behandeling, de patiënt of de diagnose, kunt u op de behandeling klikken. Er opent zich een nieuw scherm waar u onder andere de reden van Ongeldig of Niet Toegekend kunt zien.
Hoofdnavigatiemenu: Declareren
Submenu: Corrigeren
Functie
De pagina Corrigeren heeft dezelfde functie als de pagina ‘Controleren’, behalve dat deze behandelingen al eens naar de zorgverzekeraar zijn geweest. Voor uitleg over de stopborden en filters kunt u daarom terecht bij Stap 1: Controleren.
Behandelingen die bij corrigeren komen zijn afgewezen door de zorgverzekeraar met een retourcode. Dit is de reden van afwijzing. Er is vaak iets incorrect aan een behandeling of de patiënt is bijvoorbeeld over hun aanvullende verzekering heen, waardoor de zorgverzekeraar het bedrag niet kan vergoeden.
Handelingen
U kunt de behandelingen corrigeren voor de zorgverzekeraar of kiezen om deze aan de patiënt te factureren. In deze paragraaf lichten we toe hoe u de retourreden achterhaalt, welke retourcodes vaak voorkomen en hoe u de meest voorkomende meldingen kunt oplossen met de tools in FysioOne.
Behandelingen die u boekt vanuit de pagina ‘Corrigeren’, komen bij Stap 2: Verzenden.
U kunt op twee manieren achterhalen wat de reden is van de afwijzing van de zorgverzekeraar. Dit kan zowel in de lijst bij Corrigeren, als in het nieuwe GDS overzicht.
De informatie die in het GDS overzicht komt, biedt vaak meer context over de retour en is belangrijk als u retouren krijg op de startdata. In sommige gevallen sturen de zorgverzekeraars namelijk de correcte startdatum mee. In deze paragraaf lichten we toe hoe u kunt zien wat de reden is van afwijzing.
Via Corrigeren
De behandelingen die retour zijn gekomen van de zorgverzekeraar worden automatisch gecrediteerd en komen in het scherm Declareren > Corrigeren.
Klik op het vergrootglas voor de behandeling:
U komt nu in de agenda details van de afspraak. Hier kunt u een overzicht zien van alle declaraties die zijn geweest.
Hoe lees ik de agenda details?
U leest de agenda details van onder naar boven. De onderste declaratie is als eerste ingediend. Als er bij de kolom “Vecozo” een “ja” staat, is dit een declaratie die via VECOZO naar de zorgverzekeraar is gestuurd. Als er bij Vecozo een “Nee” staat, gaat dit om een patiëntfactuur of een credit voor de boekhouding.
In het bovenstaande voorbeeld:
– Er is een behandeling ingediend en toegekend door de zorgverzekeraar.
– Er is een credit gemaakt die is afgekeurd door de zorgverzekeraar wegens de retourcode “van deze creditering is geen debitering bekend”.
– Er is een debit van de credit gemaakt voor de boekhouding
– Er is een nieuwe credit gemaakt die is goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
——
Verrekend door verzekeraar staat op 0 euro:
Er staan geen bedragen meer open en de behandeling kan dus opnieuw worden ingediend.
Aanvullende retourinfo in het GDS overzicht
De behandelingen die retour zijn gekomen van de zorgverzekeraar worden automatisch gecrediteerd en komen óók het nieuwe GDS statusoverzicht. Hier vindt u vaak net wat meer informatie of uitleg over de retourcode. In het geval van retouren over startdatums vindt u hier ook de correcte startdatum terug als de zorgeverzekeraar deze terugstuurt.
Ga naar de map Niet Toegekend en klik op een behandeling om de retourinformatie van de behandeling te zien:
Wanneer u weet wat de reden is van de afkeuring, kunt u de behandeling aanpassen naar wens en deze opnieuw aanbieden bij de zorgverzekeraar.
Voor een lijst van de meest voorkomende retourcodes en hoe u deze kunt verwerken, klik hier.
Let op: Ondanks dat u de informatie over de retouren ook kunt terugvinden in het nieuwe declaratieoverzicht, doet u de correcties altijd in FysioOne. Deze voert u meestal uit in de details van het traject. In sommige gevallen dient u iets aan te passen in de basisinformatie van de patiënt, in de gegevens van de verwijzer of ergens anders in het systeem.
Om te zorgen dat een behandeling als patiëntennota wordt aangemaakt in plaats van als zorgverzekeraarsdeclaratie, dient u de behandeling of het traject op “declareren aan patiënt” te zetten. U herkent behandelingen die op patiënt staan bij Controleren, Corrigeren, Verzenden en achter het traject aan de blauwe “P” achter de behandeling.
In deze paragraaf lichten we toe hoe u dit voor elkaar krijgt en hoe de nota’s worden aangemaakt om te versturen.
Om te zorgen dat een declaratie als patiëntennota wordt verwerkt, dient u deze te markeren als “declareren aan Patiënt”. Informatie over hoe u dit doet, vindt u hier.
Het boeken en verzenden van de patiëntfacturen werkt hetzelfde als voor de zorgverekeraarsdeclaraties. U kunt deze indien alles goed is ingevuld gewoon boeken bij Controleren of Corrigeren. Zo lang de behandeling op “declareren aan patiënt” staat, wordt deze als patiëntfactuur afgehandeld.
U kunt bij Stap 2: Verzenden kiezen voor het filter “Type declaratie: alleen particuliere facturen” > Zoeken. Zo kunt u uitsluitend de patiëntfacturen tonen en verzenden.
Wanneer u als praktijk patiënten behandeld die specifiek behoren tot een bepaalde instelling en waarvan de factuur voor een periode naar deze instelling wordt verstuurd, kunt u onderstaande stappen volgen.
Stap 1: aanmaken / controleren relatie
Voordat u kunt declareren, dient u via adresboek – relaties te controleren of u de instelling al reeds als ‘relaties’ heeft aangemaakt. Indien u dien niet heeft gedaan, kunt u de relatie aanmaken via de groene plus. Let op: dat u zowel het postadres als het bezoekadres compleet invult.
Stap 2: prestatiecode aanmaken
Na het aanmaken / controleren van de relatie kunt u via configuratie – declareren – prestatiecodes, middels de groene + een nieuwe prestatiecode aanmaken. Let op: zorg ervoor dat u een duidelijke omschrijving geeft aan de prestatiecode, zodat duidelijk binnen de praktijk is dat deze prestatiecode wordt gebruikt. U dient een vinkje te zetten bij ‘vast tariefafspraak’ en een tarief in te vullen achter ‘tarief’. Daarbij is het belangrijk dat u aangeeft of er BTW berekend dient te worden en dat de facturen aan een ‘relatie’ worden verstuurd. U kunt dit instellen achter ‘factureren aan’. Ook dient u een vinkje te zetten achter ‘altijd aan cliënt’.
Wanneer u een behandeling inplant met deze prestatiecode, worden de behandelingen na het doorboeken onder declareren – afhandelen geplaatst onder verkopen – externe nota’s. Vanuit het overzicht aan relaties te declareren verrichtingen, dient u een specifieke ‘periode’ te selecteren. Hierna kunt u de facturen voor deze nota’s aanmaken.
In de vorige hoofdstukken hebben we de declaratie flow toegelicht. Een belangrijk deel van de flow is het crediteren. Zoals aangegeven blijft een behandeling in de declaratie flow tot deze is afgehandeld als uitbetaalde declaratie of patiëntenfactuur. Door te crediteren kunt u deze behandeling weer open zetten, zodat u deze opnieuw kunt declareren.
In dit hoofdstuk lichten we de verschillende soorten credits toe en hoe u deze kunt verwerken.
Het systeem maakt voor behandelingen die retour zijn gekomen en niet zijn uitbetaald door de zorgverzekeraar automatisch een credit aan voor de boekhouding. Deze credit komt automatisch ook bij Verkopen – Te boeken te staan, zodat deze mee kan naar de boekhouding.
De behandelingen komen automatisch onder Stap 3: Corrigeren te staan.
Wanneer u een declaratie heeft die is uitbetaald door de zorgverzekeraar, maar er blijkt achteraf dat er toch iets gecorrigeerd moet worden, moet deze worden gecrediteerd naar de zorgverzekeraar. Dit doet u als volgt:
Ga naar de patiëntenkaart van de patiënt die u wilt crediteren, open het traject in kwestie en bekijk de behandelingen in het traject. Afgehandelde behandelingen staan als donkergrijs gemarkeerd:
Open de afspraak die u wilt crediteren met het vergrootglas om in de agenda details van de afspraak te komen. Hier ziet u het verloop van de declaratie. U kunt hier op het declaratienummer klikken waarop het bedrag is toegekend dat u wilt terughalen, waardoor u automatisch in het juiste declaratiebestand terechtkomt:
Hier kunt u dan de behandelingen van de patiënt opzoekendie u wilt crediteren uit deze batch. Klik vervolgens op de ‘crediteren’: Het systeem zet nu een credit van deze behandeling klaar bij Stap 2: Verzenden Deze herkent u aan de ‘C’ van ‘credit’ achter de regel. U kunt deze credit vanuit dit scherm verzenden.
In het traject van de patiënt blijft de behandeling dicht (donkergrijs) nadat de credit is verzonden. Dit blijft dicht totdat de zorgverzekeraar de credit heeft verwerkt om te voorkomen dat een debit voor de credit wordt ingediend.
Wanneer de zorgverzekeraar de credit heeft verwerkt, komt de behandeling automatisch open te staan bij Stap 3: Corrigeren. Nadat u de gewenste wijzigingen heeft toegepast, kunt u de behandeling vanuit Corrigeren opnieuw boeken en verzenden.
Wanneer een behandeling deels toegekend retour komt, kunt u twee dingen doen:
Het restbedrag bij de patiënt in rekening brengen
Wanneer u behandelingen retour krijgt die ‘deels zijn toegekend’ en u het restbedrag bij de patiënt in rekening wilt brengen, dient u onderstaande stappen te doorlopen:
Stap 1: het bestand met de behandelingen komt retour, waarbij de behandelingen deels zijn toegekend (bijv. berekend bedrag €40 en toegekend bedrag €30).
Stap 2: wanneer u middels het loepje het retour bestand opent, ziet u dat de reeds retour gekomen behandelingen zijn aangevinkt. U dient hier alleen op de button ‘crediteren’ te klikken. Bij behandelingen die deels zijn toegekend wordt het verschil tussen het berekende bedrag en het toegekende bedrag gecrediteerd.
Stap 3: de deels toegekende behandelingen staan nu onder Declareren – Corrigeren. Doordat u het restbedrag nog bij de patiënt in rekening gaat brengen, dient u hier de behandeling op ‘niet declareren’ te zetten.
Stap 4: om een restnota aan te maken dient u eerst een verkoopartikel te maken. Dit kunt u doen via configuratie – verkopen – verkoopartikelen – groene plus.
Stap 5: Maak een verkoopfactuur met het restbedrag in het tabblad verkoop van de patiënt.
De behandeling opnieuw aanbieden
Om de behandeling volledig te crediteren en opnieuw in te dienen, volgt u dezelfde stappen als u doet wanneer u een behandeling wilt crediteren naar de zorgverzekeraar. U doet dit in de batch waarop u een deel uitbetaald heeft gekregen.
U dient een Infomedics declaratie zowel in Infomedics als in FysioOne te crediteren. Voor het crediteren van een Infomedics bestand binnen de Infomedics omgeving, verwijzen wij u naar de website van Infomedics : https://www.infomedics.nl
Om een Infomedics declaratie te crediteren in FysioOne, dient u onderstaande stappen door te nemen:
Stap 1: Zoek het Infomedics bestand op via het ‘declaratie overzicht’ Hier kunt u zoeken op het betreffende declaratienummer (tip: zet de status op alles statuscodes)
Stap 2: Middels het vergrootglas kunt u het bestand openen en heeft u een overzicht van alle behandelingen die in het bestand zitten.
Stap 3: In het bestand kunt u bovenaan op de knop ‘crediteren‘ klikken.
Stap 4: De behandelingen worden in FysioOne gecrediteerd en verplaatst naar het bakje ‘retouren‘. Hier heeft u de mogelijkheid om de behandeling aan te passen en opnieuw in te dienen.
Voor bepaalde therapiesoorten dient er afwijkend gedeclareerd te worden. In deze paragraaf zullen we de uitzonderingen toelichten en hoe u deze verwerkt. Dit gaat om:
U kunt via FysioOne Ergotherapie behandelingen declareren. Hiervoor dient u een aantal stappen te ondernemen:
Contractpositie toevoegen
U kunt via configuratie – algemeen – contractposities – per zorgverzekeraar uw Ergotherapie contract uploaden. Let op: indien u werkt met meerdere bedrijven en u voor deze bedrijven ook Ergotherapie behandelingen declareert dient u per bedrijf het Ergotherapie contract te uploaden. Daarbij is het belangrijk dat u de lijst op ‘Ergotherapie’ zet en u de correcte ingangsdatum invult.
Prestatiecodes aanmaken
U kunt via configuratie – declareren – prestatiecodes – middels de groene plus een nieuwe prestatiecode aanmaken.
– 5000 Enkelvoudige Extramural ergotherapie (uurtarief)
– 5001 Thuisbehandeling Ergotherapie (vast tarief toeslag)
– 5002 Screening Directe Toegang Ergotherapie
(Let op: de 5002 Screening Directe Toegang Ergotherapie, kan niet gedeclareerd worden bij CZ).
Let op: dat u bij de prestatiecode 5001 een vinkje zet bij ‘niet meetellen als behandeltijd’.
Ergotherapie toeslag correct inplannen (prestatiecode 5000/5001)
— Op dit moment in onderzoek
Details voor traject invullen
U dient via de patiëntenkaart naar de tab ‘trajecten’ te gaan. Hier selecteert u het juiste traject en klikt u op ‘details voor traject’. U dient hier eerst de categorie op ‘Ergotherapie’ te zetten. De indicatiecode wijzigt automatisch naar 000 – indicatie Ergotherapie. Hierna dient u de diagnosecode te selecteren.
Let op: het selecteren van de diagnosecode kan niet via ‘aandoening’ , omdat dit de lijst fysiotherapie betreft. U dient handmatig de diagnosecode (post 3+4) en diagnosecode (post 1+2) te selecteren of deze in te vullen in het tekstveld voor diagnosecode. Hier krijgt u alleen de aandoeningen en locaties die betrekking hebben op Ergotherapie.
Declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder declareren – Controleren op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden.
U dient voor het declareren van spalken een aantal stappen te ondernemen. Deze stappen lichten we toe in deze paragraaf:
Toevoegen contractpositie
Om spalken te kunnen declareren dient u de contractposities voor spalken toe te voegen aan FysioOne. De contractpositie kunt u toevoegen via Configuratie – Algemeen – Contractposities. Hier kunt u bij Menzis en VGZ, via de lijst Spalken, de contracten toevoegen.
Menzis
Specifiek voor Menzis gebruikt u onderstaande prestatiecodes
| Omschrijving | Prestatiecode |
| Handspalk klein (fysiotherapie) | 1972 |
| Handspalk middel (fysiotherapie) | 1973 |
| Handspalk groot (fysiotherapie) | 1974 |
| Handspalk klein (handergotherapie) | 5048 |
| Handspalk middel (handergotherapie) | 5049 |
| Handspalk groot (handergotherapie) | 5050 |
Deze prestatiecodes maakt u aan via Configuratie – Declareren – Prestatiecodes. Via de volgende FAQ op de Academy van SpotOnMedics gaan we hier nader op in.
VGZ
Specifiek voor VGZ gebruikt u onderstaande prestatiecodes
| Omschrijving | Prestatiecode |
| Spalk klein | 9700 |
| Spalk groot | 9710 |
| Spalk dynamisch | 9720 |
Deze prestatiecodes maakt u aan via Configuratie – Declareren – Prestatiecodes. Via de volgende FAQ op de Academy van SpotOnMedics gaan we hier nader op in.
Voor het declareren van beweegprogramma’s, dient u een aantal stappen door te nemen. Per zorgverzekeraar kunt u diverse beweegprogramma’s declareren;
Let op: per zorgverzekeraar gelden andere voorwaarden. Deze dient u goed door te nemen, alvorens u begint met het declareren van beweegprogramma’s. Voor de voorwaarden per zorgverzekeraar verwijzen wij u naar uw contract.
Prestatiecodes aanmaken
Per zorgverzekeraar wordt bekendgemaakt onder welke prestatiecodes de beweegprogramma’s gedeclareerd dienen te worden. Deze prestatiecodes dient u aan te maken via configuratie – declareren – prestatiecodes – groene plus. Hierbij is belangrijk dat een vinkje wordt gezet bij ‘vast tariefafspraak ‘ en ‘tarief’ invullen (het opgegeven tarief vanuit de zorgverzekeraar). Let op: dat u precies de code overneemt, zoals de zorgverzekeraar dit ook aangeeft. Deze kunt u terugvinden in uw contract.
Naast de prestatiecodes die u krijgt van de zorgverzekeraar dient u ook bij elke verrichting een prestatiecode met een nultarief aan te maken. Deze code gebruikt u namelijk om bij te houden hoe vaak de patiënt binnen het beweegprogramma is behandeld. U dient bij deze prestatiecode een vinkje te zetten bij ‘vast tariefafspraak’ – ‘altijd aan cliënt’ en ‘gratis behandeling’.
Vb: stel dat de zorgverzekeraar aangeeft dat u pas na de 8e behandeling het beweegprogramma mag declareren, dan kunt u middels de prestatiecode (bijv. prestatiecode beweegprogramma Diabetis €0,00) de behandelingen plannen. U kunt in het traject bijhouden hoe vaak de patiënt al onder de gratis code is ingepland. Indien u de 8e behandeling gaat inplannen gebruikt u niet de prestatiecode met het €0,00 tarief, maar de prestatiecode met het tarief (bijv. prestatiecode beweegprogramma Diabetis €350).
Details voor traject invullen
De volgende gegevens zijn voor beweegprogramma’s van belang in details voor traject:
Diagnosecode: 0000
Aanspraakcode 000
Categorie: beweegprogramma
Kies bij de drop down voor de diagnosecode bij beide posities voor 00-beweegprogramma. U dient de ‘aanspraakcode’ op beweegprogramma te zetten (000). De categorie van het traject dient u ook op ‘beweegprogramma’ te zetten.
Declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder declareren – afhandelen op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden. Let op: de registratiebehandelingen (prestatiecode met nultarief) komen ook onder declareren – afhandelen te staan. Deze dient u ook door te boeken, maar zal na het doorboeken dicht worden gezet. Hierdoor komen de behandelingen niet onder declareren – Verzenden te staan.