Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Algemeen

1.1 Randvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot deze dienst heeft u een geldig VECOZO-certificaat nodig, op naam van de contactpersoon voor VECOZO van de praktijk of instelling.

1.2 Over de toestemmingsverklaring

Voor sommige softwarepakketten is het noodzakelijk dat de tussenpartij software gemachtigd wordt om namens uw praktijk of instelling bepaalde handelingen bij VECOZO uit te voeren. Ook als u gebruik maakt van een administratieve tussenpartij, zoals bijvoorbeeld een declarant die namens u declaraties indient, kan een toestemmingsverklaring nodig zijn.

Indien u een tussenpartij wilt machtigen om namens u een van de onderstaande diensten te verzorgen, kan de contactpersoon van uw instantie via het VECOZO-portaal zelf de benodigde toestemmingsverklaring registreren. De tussenpartij ontvangt hiervan automatisch een notificatie per e-mail. De verklaringen kunnen te allen tijde worden geraadpleegd, toegekend of ingetrokken.

De diensten waarvoor een toestemmingsverklaring aan een tussenpartij software (TPS) kan worden afgegeven zijn:

  • COV (Verzekeringsrecht controleren)
  • Jeugdwet declaraties
  • Wmo declaraties
  • Zvw en Wlz declaraties
  • VSP-JW (Jeugdwet-berichten versturen)
  • VSP-WMO (Wmo-berichten versturen)
  • VSP-WLZ (Wlz-berichten versturen en Notitieverkeer)
  • ION (Inschrijven op Naam)

1.3 Spelregels vanuit VECOZO
  • VECOZO kan u niet vertellen of voor het gebruik van uw softwarepakket een toestemmingsverklaring noodzakelijk is. Vraag dit bij twijfel na bij uw tussenpartij software.
  • Toestemmingsverklaringen kunnen alleen geraadpleegd en gewijzigd worden door de VECOZO-contactpersoon bij uw praktijk of instelling. Diens persoonlijk certificaat is automatisch van de benodigde rechten voorzien.
  • Voor Verzekeringsrecht controleren (COV) en Inschrijven op naam (ION) kunnen twee gelijktijdige toestemmingsverklaringen voor twee verschillende tussenpartijen software ingeregeld worden, voor de verschillende soorten declaratie- en berichtenverkeer per soort één.
  • Een extra (tweede) toestemmingsverklaring voor het declaratieverkeer aan een tussenpartij software kan alleen door VECOZO ingeregeld worden. Dit kunt u aanvragen via het Formulier tweede toestemmingsklaring softwareleverancier.
  • Als een toestemming wordt ingetrokken kan vanaf 00.00 uur van de volgende dag een nieuwe verklaring worden toegevoegd.

2. Toestemmingsverklaring afgeven

2.1 Stap 1: inloggen op het VECOZO portaal

Om de toestemmingsverklaring af te geven logt u in op de site van VECOZO.

2.2 Stap 2: verklaring raadplegen

Als contactpersoon roept u het scherm met toestemmingsverklaringen op door rechtsboven in de navigatiebalk op het gebruikersnummer van uw certificaat te klikken.

Klik op de knop Mijn toestemmingsverklaringen om de lijst met afgegeven verklaringen te openen, of om een verklaring toe te voegen of te verwijderen.

2.3 Stap 3: verklaring toevoegen

Klik op de knop Voeg toestemmingsverklaring toe om een nieuwe toestemmingsverklaring aan te maken.

– Selecteer in de keuzelijst ‘Naam’ de dienst waarvoor u een toestemmingsverklaring wilt aanmaken of toevoegen. Als een dienst voor u niet van toepassing is of als het maximum aantal toegestane toestemmingsverklaringen voor deze dienst al in gebruik is dan staat de dienst NIET in de lijst.

– Selecteer in de keuzelijst ‘Type instantie’ het soort partij waarvoor u een toestemmingsverklaring wilt aanmaken: een tussenpartij software (SpotOnMedics met haar product FysioOne) of een tussenpartij administratief:

  • Tussenpartij software: Deze partij levert zelf niet direct inhoudelijke zorg maar is op IT-gebied faciliterend aan de (zorg)aanbieder op grond van een (bewerkers)overeenkomst. Bijvoorbeeld: software service providers en SAAS-aanbieders.
  • Tussenpartij administratief: Deze partij levert zelf niet direct inhoudelijke zorg maar is op administratief gebied faciliterend aan de (zorg)aanbieder en neemt taken van de (zorg)aanbieder over op grond van een (bewerkers)overeenkomst. Bijvoorbeeld: servicebureaus en declaranten.

– Selecteer in de keuzelijst ‘Geeft toestemmingsverklaring aan’ de tussenpartij software of de tussenpartij administratief. Als die voor de gekozen dienst geen overeenkomst bij VECOZO heeft staat deze NIET in de lijst. Neem in dat geval contact op met uw tussenpartij software of tussenpartij administratief.

– Pas indien nodig de einddatum voor de toestemmingsverklaring aan. De einddatum mag maximaal 2 jaar in de toekomst liggen en mag niet gelijk of kleiner zijn dan vandaag.

Klik op de knop Doorgaan en lees de disclaimer. Vink het vierkantje bij ‘Ik ga akkoord’ aan als u de disclaimer gelezen heeft en klik op Opslaan om de toestemmingsverklaring aan te maken.

3. Overige opties

3.1 Verklaring verlengen

Als een toestemmingsverklaring gaat verlopen krijgt de contactpersoon van uw praktijk of instelling 30, 15, 2 en 1 dag(en) voor de verloopdatum een notificatie per e-mail.

Om de einddatum van de toestemmingsverklaring te wijzigen roept u via de knop Mijn toestemmingsverklaringen de lijst met afgegeven verklaringen op, en klikt u achter de te wijzigen verklaring op het wijzig-icoon. U kunt dan een nieuwe einddatum tot maximaal 2 jaar in de toekomst vastleggen.

3.2 Verklaring intrekken

Om een toestemmingsverklaring in te trekken roept u via de knop Mijn toestemmingsverklaringen de lijst met afgegeven verklaringen op, en klikt u achter de in te trekken verklaring op het rode stopbord-icoon. Bij de einddatum van de toestemming wordt dan de datum van intrekking ingevuld. Als het een dienst betreft waarvoor maar één toestemmingsverklaring tegelijk actief kan zijn kan vanaf de volgende dag om 0.00 uur een nieuwe toestemmingsverklaring worden toegevoegd.

Als u geen stop-icoon ziet is de toestemmingsverklaring door VECOZO aangemaakt na toezending van een formulier door u of uw tussenpartij software. In dat geval kan de verklaring ook alleen door VECOZO worden ingetrokken. U kunt dit aanvragen met behulp van het Formulier intrekken toestemmingsverklaring softwareleverancier.

4. Kunt u hulp gebruiken?

4.1 Wij wensen u veel succes!

Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het afgeven van een toestemmingsverklaring in het VECOZO portaal dan verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met de supportdesk van VECOZO.

VECOZO contactgegevens:
Telefoonnummer: 013 – 46 25 641

VECOZO toestemmingsverklaring

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 10-07-2019 - 13:12:12
  • FysioOne algemeen|Declaratie|Opstarten
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

Als u een tussenpartij software of tussenpartij administratief wilt machtigen om namens u een VECOZO-dienst uit te voeren dient hiervoor een toestemmingsverklaring te worden afgegeven. Deze verklaring kan door de contactpersoon van uw praktijk of instelling online worden geregeld.

Aan de hand van deze handleiding helpt SpotOnMedics u graag op weg en presenteren wij u stap voor stap welke acties u hiervoor dient uit te voeren.

Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan staat uw declaratiespecialist (van de declaratiebegeleiding) u graag te woord. Bent u al enige tijd live op FysioOne dan kunt u direct contact opnemen met de supportdesk van SpotOnMedics.

Inhoudsopgave

1. Algemeen

1.1 Randvoorwaarden

Om toegang te krijgen tot deze dienst heeft u een geldig VECOZO-certificaat nodig, op naam van de contactpersoon voor VECOZO van de praktijk of instelling.

1.2 Over de toestemmingsverklaring

Voor sommige softwarepakketten is het noodzakelijk dat de tussenpartij software gemachtigd wordt om namens uw praktijk of instelling bepaalde handelingen bij VECOZO uit te voeren. Ook als u gebruik maakt van een administratieve tussenpartij, zoals bijvoorbeeld een declarant die namens u declaraties indient, kan een toestemmingsverklaring nodig zijn.

Indien u een tussenpartij wilt machtigen om namens u een van de onderstaande diensten te verzorgen, kan de contactpersoon van uw instantie via het VECOZO-portaal zelf de benodigde toestemmingsverklaring registreren. De tussenpartij ontvangt hiervan automatisch een notificatie per e-mail. De verklaringen kunnen te allen tijde worden geraadpleegd, toegekend of ingetrokken.

De diensten waarvoor een toestemmingsverklaring aan een tussenpartij software (TPS) kan worden afgegeven zijn:

  • COV (Verzekeringsrecht controleren)
  • Jeugdwet declaraties
  • Wmo declaraties
  • Zvw en Wlz declaraties
  • VSP-JW (Jeugdwet-berichten versturen)
  • VSP-WMO (Wmo-berichten versturen)
  • VSP-WLZ (Wlz-berichten versturen en Notitieverkeer)
  • ION (Inschrijven op Naam)

1.3 Spelregels vanuit VECOZO
  • VECOZO kan u niet vertellen of voor het gebruik van uw softwarepakket een toestemmingsverklaring noodzakelijk is. Vraag dit bij twijfel na bij uw tussenpartij software.
  • Toestemmingsverklaringen kunnen alleen geraadpleegd en gewijzigd worden door de VECOZO-contactpersoon bij uw praktijk of instelling. Diens persoonlijk certificaat is automatisch van de benodigde rechten voorzien.
  • Voor Verzekeringsrecht controleren (COV) en Inschrijven op naam (ION) kunnen twee gelijktijdige toestemmingsverklaringen voor twee verschillende tussenpartijen software ingeregeld worden, voor de verschillende soorten declaratie- en berichtenverkeer per soort één.
  • Een extra (tweede) toestemmingsverklaring voor het declaratieverkeer aan een tussenpartij software kan alleen door VECOZO ingeregeld worden. Dit kunt u aanvragen via het Formulier tweede toestemmingsklaring softwareleverancier.
  • Als een toestemming wordt ingetrokken kan vanaf 00.00 uur van de volgende dag een nieuwe verklaring worden toegevoegd.

2. Toestemmingsverklaring afgeven

2.1 Stap 1: inloggen op het VECOZO portaal

Om de toestemmingsverklaring af te geven logt u in op de site van VECOZO.

2.2 Stap 2: verklaring raadplegen

Als contactpersoon roept u het scherm met toestemmingsverklaringen op door rechtsboven in de navigatiebalk op het gebruikersnummer van uw certificaat te klikken.

Klik op de knop Mijn toestemmingsverklaringen om de lijst met afgegeven verklaringen te openen, of om een verklaring toe te voegen of te verwijderen.

2.3 Stap 3: verklaring toevoegen

Klik op de knop Voeg toestemmingsverklaring toe om een nieuwe toestemmingsverklaring aan te maken.

– Selecteer in de keuzelijst ‘Naam’ de dienst waarvoor u een toestemmingsverklaring wilt aanmaken of toevoegen. Als een dienst voor u niet van toepassing is of als het maximum aantal toegestane toestemmingsverklaringen voor deze dienst al in gebruik is dan staat de dienst NIET in de lijst.

– Selecteer in de keuzelijst ‘Type instantie’ het soort partij waarvoor u een toestemmingsverklaring wilt aanmaken: een tussenpartij software (SpotOnMedics met haar product FysioOne) of een tussenpartij administratief:

  • Tussenpartij software: Deze partij levert zelf niet direct inhoudelijke zorg maar is op IT-gebied faciliterend aan de (zorg)aanbieder op grond van een (bewerkers)overeenkomst. Bijvoorbeeld: software service providers en SAAS-aanbieders.
  • Tussenpartij administratief: Deze partij levert zelf niet direct inhoudelijke zorg maar is op administratief gebied faciliterend aan de (zorg)aanbieder en neemt taken van de (zorg)aanbieder over op grond van een (bewerkers)overeenkomst. Bijvoorbeeld: servicebureaus en declaranten.

– Selecteer in de keuzelijst ‘Geeft toestemmingsverklaring aan’ de tussenpartij software of de tussenpartij administratief. Als die voor de gekozen dienst geen overeenkomst bij VECOZO heeft staat deze NIET in de lijst. Neem in dat geval contact op met uw tussenpartij software of tussenpartij administratief.

– Pas indien nodig de einddatum voor de toestemmingsverklaring aan. De einddatum mag maximaal 2 jaar in de toekomst liggen en mag niet gelijk of kleiner zijn dan vandaag.

Klik op de knop Doorgaan en lees de disclaimer. Vink het vierkantje bij ‘Ik ga akkoord’ aan als u de disclaimer gelezen heeft en klik op Opslaan om de toestemmingsverklaring aan te maken.

3. Overige opties

3.1 Verklaring verlengen

Als een toestemmingsverklaring gaat verlopen krijgt de contactpersoon van uw praktijk of instelling 30, 15, 2 en 1 dag(en) voor de verloopdatum een notificatie per e-mail.

Om de einddatum van de toestemmingsverklaring te wijzigen roept u via de knop Mijn toestemmingsverklaringen de lijst met afgegeven verklaringen op, en klikt u achter de te wijzigen verklaring op het wijzig-icoon. U kunt dan een nieuwe einddatum tot maximaal 2 jaar in de toekomst vastleggen.

3.2 Verklaring intrekken

Om een toestemmingsverklaring in te trekken roept u via de knop Mijn toestemmingsverklaringen de lijst met afgegeven verklaringen op, en klikt u achter de in te trekken verklaring op het rode stopbord-icoon. Bij de einddatum van de toestemming wordt dan de datum van intrekking ingevuld. Als het een dienst betreft waarvoor maar één toestemmingsverklaring tegelijk actief kan zijn kan vanaf de volgende dag om 0.00 uur een nieuwe toestemmingsverklaring worden toegevoegd.

Als u geen stop-icoon ziet is de toestemmingsverklaring door VECOZO aangemaakt na toezending van een formulier door u of uw tussenpartij software. In dat geval kan de verklaring ook alleen door VECOZO worden ingetrokken. U kunt dit aanvragen met behulp van het Formulier intrekken toestemmingsverklaring softwareleverancier.

4. Kunt u hulp gebruiken?

4.1 Wij wensen u veel succes!

Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het afgeven van een toestemmingsverklaring in het VECOZO portaal dan verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met de supportdesk van VECOZO.

VECOZO contactgegevens:
Telefoonnummer: 013 – 46 25 641

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Op de hoogte blijven?

Schrijf u in voor de maandelijkse SpotOnMedics Academy nieuwsbrief.