U kunt het patiëntendossier op verschillende manieren benaderen.
Agenda
Wanneer u de patiënt opzoekt in de agenda dan zult u zien dat er naast de naam een blauw mapje zichtbaar is.
Wanneer u hierop klikt komt u automatisch in het patiëntendossier uit.
Let op: wanneer het mapje niet zichtbaar is, dient u ‘dossier informatie niet tonen’ uit te vinken onder uw persoonlijke instellingen via mijn profiel – persoonlijke instellingen – agenda.
Ook via de patiënt afspraak / agenda details kunt u rechtstreeks naar het dossier navigeren door op het blauwe mapje te klikken.
Mijn cliënten – trajecten
U kunt uw patiënt opzoeken via Mijn cliënten. Door op de patiëntnaam te klikken komt u bij de trajecten.
Via de blauwe dossiermap navigeert u vervolgens naar het betreffende dossier. Is er nog geen dossier bij het traject aanwezig, dan kunt u op het groene plusje klikken om er één aan te maken.
Dossiers
Via het dossieroverzicht, patiëntendossier – dossier overzicht, kunt u gericht zoeken naar een bepaald dossier.
Door op het vergrootglas te klikken komt u bij het betreffende dossier.
Statusoverzicht
Via het statusoverzicht, patiëntendossier – status overzicht, heeft u een overzicht van de dossiers op inhoud. Hier ziet u bijvoorbeeld bij welke dossiers informatie ontbreekt, zoals de anamnese, SOEP of eindevaluatie. Ook hier kunt u rechtstreeks naar het betreffende dossier navigeren via het vergrootglas.
Dossier aanmaken
In sommige gevallen wordt er nog geen dossier aangemaakt, bijvoorbeeld bij het handmatig aanmaken van een traject. Als het traject nog geen dossier heeft, kunt u een nieuw dossier aanmaken via het groene plusje.
Dossier koppelen
Het kan voorkomen dat u meerdere trajecten aan hetzelfde dossier wil koppelen, denk bijvoorbeeld aan een chronisch traject.
Open het bestaande dossier en navigeer naar de basisgegevens. Helemaal onderaan vindt u een overzicht van de gekoppelde trajecten aan het dossier.
Via het groene plusje kunt u een bestaand traject zonder dossier koppelen aan het dossier.
Een dossier kan gekoppeld zijn aan één of meerdere trajecten.
Een traject heeft geen of één dossier.
Traject loskoppelen
Voor het loskoppelen van een traject kunt u de basisgegevens op dezelfde wijze benaderen. Weer ziet u uw gekoppelde trajecten, echter klikt u nu niet op de groene plus maar op het rode kruis achter het gekoppelde traject.
U verwijdert geen traject, u koppelt alleen een traject los van dit dossier.
Het dossier is opgebouwd uit een aantal onderdelen, deze zijn aan de linkerkant zichtbaar.
In de configuratie van het dossier wordt bepaald of het screeningsproces eerst afgerond moet worden voordat het volledige dossier wordt geopend. Hierdoor kunt u verschillen zien wanneer u een dossier opent op basis van DTF of verwijzing.
De opbouw van een dossier voor een eenmalig consult is altijd een stuk beperkter dan een dossier via verwijzing of DTF.
De inhoud van het dossier wordt bepaald door de gekozen richtlijn (standaard Fysiotherapie 2019) en eventueel de specialisatie kaart.
De groene vinkjes aan de linkerkant geven aan dat de verplichte registratie is gedaan volgens de ingestelde richtlijn.
Soms zijn er al groene vinkjes terwijl u nog helemaal niets heeft gedaan in het onderdeel, dit komt omdat u er op dit moment nog niets mee hoeft te doen.
Binnen het dossier worden sommige velden gekenmerkt met een dubbele asterisk (**) en/of geel weergegeven. De velden met een dubbele asterisk geven aan dat de informatie wordt verstuurd naar de landelijke databases. De gele velden zijn verplichte velden volgens de richtlijn.
De meeste velden zijn ook in te spreken, dit gaat via het microfoon icoon. De gesproken tekst wordt omgezet naar geschreven tekst.
Let op de eerste keer moet u waarschijnlijk uw browser toestemming geven om uw microfoon te mogen gebruiken.
Het is mogelijk om gebruik te maken van vaste teksten. Dubbelklikk op het tekstveld, er opent zich vervolgens een pop-up met de beschikbare vaste teksten. Deze kunnen ingericht worden in de configuratie en zijn voor alle gebruikers beschikbaar (Configuratie – patiëntendossier – vaste teksten). In het hoofdstuk Configuratie wordt precies uitgelegd hoe u dit inricht.
Onder het kopje basisgegevens staan de gegevens van de patiënt, de gegevens van de coördinerende therapeut, de gegevens van de huisarts en de gegevens van de verwijzer vermeld. Tevens ziet u welke trajecten er gekoppeld zijn. Op deze manier kunt u informatie over uw patiënt vinden zonder het dossier te hoeven verlaten.
In de aanmelding en screening worden de verwijsgegevens geregistreerd en de aanmelding en screening gedaan. Ook kan hier nog gewisseld worden van specialisatiekaart. Als in de wachtlijst al een opmerking of klacht is geregistreerd, dan wordt dit automatisch overgenomen.
Let op bij het wisselen van specialisatiekaart kan ingevulde data worden overschreven.
Als de patiënt de intake vragenlijst heeft ingevuld, dan kan deze informatie overgenomen worden in de anamnese. Hiervoor navigeert u naar het tabblad Intake, u ziet hier de antwoorden van de patiënt op de intake vragenlijsten. Helemaal onderaan kunt u de intake vragenlijst overnemen.
Klinimetrie
De NRS en PSK worden standaard uitgevraagd in de Intake vragenlijst en anamnese. Op basis van deze scores zullen ook de verschillende behandel (sub)doelen aangemaakt worden.
Mocht dit in uw omgeving niet het geval zijn, dan is dat een instelling welke niet aanstaat. Zie hiervoor ook het hoofdstuk configuratie.
Profiel
In de anamnese kan gekozen worden of er volgens een profiel gewerkt wordt. Het profiel zet het onderzoeksplan en zorgplan voor u klaar. Op deze manier kan er meer uniform gewerkt worden binnen de praktijk of keten. De inrichting hiervan wordt besproken in het hoofdstuk Configuratie.
Verwachtingen opstellen
Onderaan de anamnese kunt u verwachtingen opstellen. De verwachtingen worden aan de hand van de volgende componenten opgesteld;
– uw toolbox (deze vindt u in de persoonlijke instellingen op de startpagina)
– het verwacht herstel
– de score bij de PSK
Binnen het onderzoek kunt u gebruik maken van een onderzoeksplan. Als u gebruik maakt van een profiel dan is deze al voor u geselecteerd. Een onderzoeksplan zet een aantal testen en metingen voor u klaar welke u zou kunnen uitvoeren. Hier kunt u ook aangeven om het resultaat op één of meerdere van deze metingen te gebruiken als subdoel.
De analyse geeft een overzicht van de tot nog toe ingevulde gegevens. Hier kunt u een werkdiagnose opgeven en aangeven of de patiënt in aanmerking komt voor fysiotherapeutische behandeling.
Indien uw praktijk gebruik maakt van een apart screeningsproces (eerst screenen voordat het volledige dossier wordt aangemaakt) dan rond u dit proces hier af. U kunt een rapportage versturen en/of doorgaan met het behandelplan.
In het behandelplan heeft u de mogelijkheid om het hoofdoel en subdoelen op te stellen. Het hoofddoel wordt overgenomen vanuit de anamnese (op basis van de verwachtingen opstellen), de subdoelen worden gegenereerd door op de knop “doelen opstellen” te drukken.
Zorgplan
Een zorgplan zorgt voor een signalering op de activiteiten en verrichtingen die gedaan moeten worden tijdens de behandelingen. Het zorgplan is zichtbaar in het onderdeel Behandeljournaal. Op deze manier ondersteunt FysioOne de uniformiteit van de behandelingen binnen de praktijk. Zorgplannen kunnen via de configuratie beschikbaar worden gesteld (zie ook 5.8 Configuratie zorgplan).
Toestemming
Onder toestemming staan een aantal vragen die u uit dient te vragen bij de patiënt.
Wanneer de behandeling, gepland in de agenda, heeft plaatsgevonden wordt er automatisch een behandeljournaal aangemaakt. In dit journaal kunt u de SOEP invullen:
S = subjectief
O = objectief
E = evaluatie
P = plan van aanpak/uitgevoerde verrichtingen
Indien nodig kunt u een vinkje zetten bij een afwijking van de richtlijn en hierbij een uitleg geven waarom u wil afwijken. Wanneer u het behandeljournaal niet heeft ingevuld nadat de afspraak is geweest, zal de naam van de patiënt rood kleuren in de agenda.
Wanneer er in het behandelplan een zorgplan is geselecteerd dan wordt deze weergegeven in het behandeljournaal. Klik in het zorgplan op de rapportages en metingen om deze uit te voeren. Afhankelijk van uw instellingen is deze rechts of onder de SOEP zichtbaar. U kunt deze ook vinden onder het tabblad plan.
Tevens kunt u vanuit het behandeljournaal eenvoudig een kwaliteitsitem, klinimetrie of tussenevaluatie toevoegen.
Onder het kopje klinimetrie heeft u een overzicht van alle ingevulde klinimitrie. Ook kunt u hier metingen en vragenlijsten toevoegen voor de patiënt.
De klinimetrie die onderstreept zijn, zijn gevalideerd door onze productmanager. Het advies is dan ook om deze klinimetrie te kiezen. Klik op het groene plusje om de klinimetrie toe te voegen.
Portaal
Wanneer een patiënt beschikt over een patiëntenportaal dan heeft u de mogelijkheid om klinimetrie klaar te zetten in het portaal. Zet een vinkje bij ‘invullen door cliënt’ en klik op verder. De vragenlijst staat nu klaar in het portaal.
Tussenevaluatie
U heeft de mogelijkheid om een tussenevaluatie toe te voegen (groene plusje) of aan te passen (kladblok). De signalering op de tussenevaluatie wordt bepaald door de inrichting, zie hiervoor het hoofdstuk Configuratie.
Tijdens de tussenevaluatie doorloopt u de NRS en PSK, klinimetrie, subdoelen en schrijft u de evaluatie. Indien nodig kunnen de subdoelen geschoven worden, hiermee wordt een kopie gemaakt welke u vervolgens naar wens kunt aanpassen.
Eindevaluatie
De inhoud van de eindevaluatie is vergelijkbaar met de tussenevaluatie, de NRS, PSK, klinimetrie en doelen worden doorgenomen. Tot slot geeft u (ten minste) aan of het resultaat behaald is en wat de code einde zorg is. U kunt vervolgens een rapportage opstellen en het dossier sluiten.
Wanneer u een dossier afsluit heeft u de mogelijkheid om een eindrapportage op te stellen. U kunt ook tussentijds rapportages versturen via het tabblad “rapportage” in de patiëntenkaart. Hier vindt u tevens een overzicht van alle gemaakte rapportages.
Er is een standaardset aan rapportages beschikbaar, deze bestaan uit vaste teksten en zogenoemde mergecodes. Deze mergecodes halen informatie op uit bijv. het dossier van uw patiënt. U heeft de mogelijkheid eigen sjablonen aan te maken, de sjablonen vindt u terug onder Configuratie – PatiëntenDossier – Rapportages. Meer hierover in het hoofdstuk Configuratie.
Kies de juiste rapportage en vul de gegevens in. Kies voor Zorgmail of voor post/pdf voor het maken van de rapportage en druk op opslaan.
Zorgmail
In FysioOne is er een zorgmailadresboek beschikbaar. De adressen zijn geïmporteerd vanuit Zorgmail en beschikken over zorgmailadressen van artsen en specialisten.
Let op: in een zorgmailrapportage kunt u geen kolommen of plaatjes plakken, deze rapportage wordt verstuurd als platte tekst.
Het is mogelijk om een notitie op het dossier te plaatsen, u kunt dit zien als een post-it op de dossiermap. Het is in die zin geen onderdeel van het dossier.
U kunt aangeven of het een belangrijke notitie betreft. Op het moment dat u navigeert naar het dossier, verschijnt er een pop-up met de melding dat er een belangrijke notitie aanwezig is.
Let op wilt u een notitie wijzigen of verwijderen, klik dan op de titel “Notities” en niet op de daadwerkelijke notitie die u heeft aangemaakt.
Het is mogelijk om te koppelen met externe partijen voor bijvoorbeeld oefeningen. FysioOne kan op dit moment koppelen met Physitrack en Smartfysio. Deze zijn beide géén onderdeel van SpotOnMedics. Voor meer uitleg over Physitrack of Smartfysio kunt u kijken op de betreffende websites. Daarnaast zijn er een aantal video’s op de Academy beschikbaar.
Bij Configuratie – Algemeen – omgeving instellingen zijn een heel aantal instellingen in te richten.
Een toelichting op een aantal belangrijke instellingen:
Via configuratie – patiëntendossier kunnen nog een aantal specifieke zaken binnen het dossier worden ingericht. Zoals de antwoordmogelijkheden op verschillende vragen. Àfhankelijk van het wel of niet aanwezig zijn van specialisatiekaarten zullen hier meer of minder kopjes zichtbaar zijn. Per specialisatiekaart worden de eigen configureerbare antwoorden weergegeven.
U kunt sommige antwoorden in het dossier of intake vragenlijst uitbreiden met opties. Als voorbeeld de vraag over de oorzaak van de klacht. Het advies om bestaande antwoordopties niet te verwijderen, sommige zijn namelijk gecodeerd voor de landelijke databases (LDF/LDK/LDO).
Via Configuratie – patiëntendossier – algemeen – vaste teksten kunt u de vaste teksten aanpassen. Op het moment dat u dubbelklikt op een tekstveld zullen de vaste teksten in een pop-up naar voren komen.
Via Configuratie – patiëntendossier – algemeen – toolbox is het mogelijk om verrichtingen en handelingen toe te voegen aan de toolbox. De toolbox wordt gebruikt voor het opstellen van de verwachtingen en subdoelen. Iedere gebruiker kan zelf instellen wat zijn/haar toolbox bevat (zie persoonlijke instellingen).
Dossier vanuit agenda
Via profiel – agenda kunt u aangeven of u rechtstreeks wilt navigeren naar het dossier van de patiënt vanuit de agenda.
Toolbox
Met de Toolbox kunt u aangeven welke interventies of verrichtingen u gaat toepassen bij welke stoornis. Dit wordt vervolgens gebruikt bij het opstellen van de verwachtingen en subdoelen van de patiënt. N.b. voor de PSK is dit altijd de stoornis “Algemeen”.
In het dossier bij de verwachtingen:
Met een klinimetrie preset kunt u klinimetrie klaarzetten afhankelijk van de gekozen categorie. Via Configuratie – Patiëntendossier – Klinimetrie preset kunt u aangeven welke klinimetrie bij welke categorie klaar wordt gezet.
Klik hiervoor op het vergrootglas bij de betreffende categorie. Vervolgens kunt u via het groene plusje aangeven welke klinimetrie op welk moment klaar moet staan (door in de bijbehorende kolom op “nee” danwel “ja” te klikken).
Klik op de GIF om te vergroten.
In bovenstaand voorbeeld wordt de AIAK-2 klaargezet in het portaal op het moment dat de categorie Total Knee is geselecteerd in de wachtlijst. De andere twee klinimetrie staat klaar bij de eindevaluatie.
Door een profiel te selecteren (in de anamnese) wordt het onderzoeksplan en zorgplan al klaargezet voor de gebruiker. Tevens kunt u aanvullende informatie kwijt over het betreffende profiel, zoals een tekstuele toelichting op het behandelplan en de selectiecriteria. Indien gewenst kunt u ook al aangeven welke diagnosecode gebruikt moet worden bij het gekozen profiel.
Via Configuratie – Patiëntendossier – Profielen kunt u nieuwe profielen toevoegen of bestaande profielen kopiëren, wijzigen en/of (in)activeren.
Let op nadat u een profiel heeft aangemaakt moet u deze nog activeren! Selecteer Alle behandelprofielen tonen en klik op “nee” onder de kolom Beschikbaar. Hiermee zet u de beschikbaarheid op “ja”.
In onderstaande GIF kunt u zien hoe u een profiel aanpast. Klik op de GIF om deze te vergroten.
Met een zorgplan worden de inhoudelijke activiteiten binnen een behandeling bepaald. Hiermee wordt aangegeven wat er in welke fase van de behandeling gedaan moet worden.
Via Configuratie – Patiëntendossier – Zorgplannen kunt u nieuwe plannen toevoegen of bestaande plannen wijzigen, kopiëren en/of (in)activeren.
De zorgplannen die door SpotOnMedics zijn aangemaakt, te herkennen aan “SOM:”, zijn niet te wijzigen. U kunt hier een kopie van maken door op de blauwe pijl te drukken, vervolgens kunt u de kopie naar wens wijzigen (vergrootglas).
Een uitzondering hierop zijn de zorgplannen van Chronisch ZorgNet. In verband met de aanlevering moet u altijd de originele zorgplannen gebruiken. Deze mag u dus niet kopiëren en wijzigen.
Let op nadat u een zorgplan heeft aangemaakt moet u deze nog activeren! Selecteer Alle zorgplannen tonen en klik op “nee” onder de kolom Beschikbaar. Hiermee zet u de beschikbaarheid op “ja”.
In onderstaande GIF ziet u hoe u een activiteit aan een zorgplan toevoegt. Tip: kopieer een bestaande activiteit, op deze manier staat deze op de juiste plek in in de juiste fase.
Klik op de GIF om deze te vergroten.
Met een onderzoeksplan worden een aantal onderzoeken en testen klaargezet in het onderdeel Onderzoek in het dossier. Dit maakt het voor de therapeut gemakkelijker om de juiste gegevens te noteren.
Via Configuratie – Patiëntendossier – Onderzoeksplannen kunt u nieuwe plannen toevoegen, of bestaande plannen wijzigen, kopiëren en/of (in)activeren.
De onderzoeksplannen die door SpotOnMedics zijn aangemaakt, te herkennen aan “SOM:”, zijn niet te wijzigen. U kunt hier een kopie van maken door op de blauwe pijl te drukken, vervolgens kunt u de kopie naar wens wijzigen (vergrootglas).
Let op nadat u een onderzoeksplan heeft aangemaakt moet u deze nog activeren! Selecteer Alle plannen en klik op “nee” onder de kolom Beschikbaar. Hiermee zet u de beschikbaarheid op “ja”.
Het is mogelijk om eigen sjablonen te maken voor rapportages. De rapportages kunnen geprint of verstuurd worden via Zorgmail.
Via Configuratie – Patiëntendossier – Rapportages kunt u nieuwe rapportages toevoegen of bestaande rapportages wijzigen, kopiëren en/of (in)activeren.
De rapportages die door SpotOnMedics zijn aangemaakt, te herkennen aan “SOM:”, zijn niet te wijzigen. U kunt hier een kopie van maken door op de blauwe pijl te drukken, vervolgens kunt u de kopie naar wens wijzigen (vergrootglas).
De algemene instellingen van de rapportage zijn aan te passen via het kladblok. Hier kunt u aangeven aan wie de rapportage gericht is, wie er in de cc moet worden opgenomen, welke titel de rapportage heeft en welke versie van toepassing is.
Via het vergrootglas kan de inhoud van de rapportage worden bekeken. Klik in het volgende scherm nogmaals op het kladblok om de inhoud te wijzigen.
U ziet aan de linkerkant het sjabloon en aan de rechterkant een overzicht van mergecodes. Met mergecodes kan informatie over de patiënt of uit het dossier van de patiënt opgehaald worden. Let op, niet alle mergecodes werken meer, hanteer daarom altijd deze lijst met beschikbare mergcodes!
N.b. als u de mergecodes kopieert en plakt, doe dit dan via ctrl + shift + v. Hiermee plakt u de mergecode zonder opmaak. U kunt uiteraard ook de mergecode overtypen.
Let op nadat u een rapportage heeft aangemaakt moet u deze nog activeren! Klik op “nee” onder de kolom Beschikbaar, hiermee zet u de beschikbaarheid op “ja”.
In deze handleiding nemen wij u stap voor stap mee in het patiëntendossier van FysioOne en leggen wij uit welke configuratie mogelijkheden er zijn.
Deze handleiding focust zich enkel op het dossier van de patiënt. Wilt u meer informatie over de andere onderdelen binnen de patiëntenkaart, dan verwijzen u binnenkort naar deze handleiding (nog in ontwikkeling).
N.b. alle patiëntgegevens in de gebruikte screenshots zijn fictief.
U kunt het patiëntendossier op verschillende manieren benaderen.
Agenda
Wanneer u de patiënt opzoekt in de agenda dan zult u zien dat er naast de naam een blauw mapje zichtbaar is.
Wanneer u hierop klikt komt u automatisch in het patiëntendossier uit.
Let op: wanneer het mapje niet zichtbaar is, dient u ‘dossier informatie niet tonen’ uit te vinken onder uw persoonlijke instellingen via mijn profiel – persoonlijke instellingen – agenda.
Ook via de patiënt afspraak / agenda details kunt u rechtstreeks naar het dossier navigeren door op het blauwe mapje te klikken.
Mijn cliënten – trajecten
U kunt uw patiënt opzoeken via Mijn cliënten. Door op de patiëntnaam te klikken komt u bij de trajecten.
Via de blauwe dossiermap navigeert u vervolgens naar het betreffende dossier. Is er nog geen dossier bij het traject aanwezig, dan kunt u op het groene plusje klikken om er één aan te maken.
Dossiers
Via het dossieroverzicht, patiëntendossier – dossier overzicht, kunt u gericht zoeken naar een bepaald dossier.
Door op het vergrootglas te klikken komt u bij het betreffende dossier.
Statusoverzicht
Via het statusoverzicht, patiëntendossier – status overzicht, heeft u een overzicht van de dossiers op inhoud. Hier ziet u bijvoorbeeld bij welke dossiers informatie ontbreekt, zoals de anamnese, SOEP of eindevaluatie. Ook hier kunt u rechtstreeks naar het betreffende dossier navigeren via het vergrootglas.
Dossier aanmaken
In sommige gevallen wordt er nog geen dossier aangemaakt, bijvoorbeeld bij het handmatig aanmaken van een traject. Als het traject nog geen dossier heeft, kunt u een nieuw dossier aanmaken via het groene plusje.
Dossier koppelen
Het kan voorkomen dat u meerdere trajecten aan hetzelfde dossier wil koppelen, denk bijvoorbeeld aan een chronisch traject.
Open het bestaande dossier en navigeer naar de basisgegevens. Helemaal onderaan vindt u een overzicht van de gekoppelde trajecten aan het dossier.
Via het groene plusje kunt u een bestaand traject zonder dossier koppelen aan het dossier.
Een dossier kan gekoppeld zijn aan één of meerdere trajecten.
Een traject heeft geen of één dossier.
Traject loskoppelen
Voor het loskoppelen van een traject kunt u de basisgegevens op dezelfde wijze benaderen. Weer ziet u uw gekoppelde trajecten, echter klikt u nu niet op de groene plus maar op het rode kruis achter het gekoppelde traject.
U verwijdert geen traject, u koppelt alleen een traject los van dit dossier.
Het dossier is opgebouwd uit een aantal onderdelen, deze zijn aan de linkerkant zichtbaar.
In de configuratie van het dossier wordt bepaald of het screeningsproces eerst afgerond moet worden voordat het volledige dossier wordt geopend. Hierdoor kunt u verschillen zien wanneer u een dossier opent op basis van DTF of verwijzing.
De opbouw van een dossier voor een eenmalig consult is altijd een stuk beperkter dan een dossier via verwijzing of DTF.
De inhoud van het dossier wordt bepaald door de gekozen richtlijn (standaard Fysiotherapie 2019) en eventueel de specialisatie kaart.
De groene vinkjes aan de linkerkant geven aan dat de verplichte registratie is gedaan volgens de ingestelde richtlijn.
Soms zijn er al groene vinkjes terwijl u nog helemaal niets heeft gedaan in het onderdeel, dit komt omdat u er op dit moment nog niets mee hoeft te doen.
Binnen het dossier worden sommige velden gekenmerkt met een dubbele asterisk (**) en/of geel weergegeven. De velden met een dubbele asterisk geven aan dat de informatie wordt verstuurd naar de landelijke databases. De gele velden zijn verplichte velden volgens de richtlijn.
De meeste velden zijn ook in te spreken, dit gaat via het microfoon icoon. De gesproken tekst wordt omgezet naar geschreven tekst.
Let op de eerste keer moet u waarschijnlijk uw browser toestemming geven om uw microfoon te mogen gebruiken.
Het is mogelijk om gebruik te maken van vaste teksten. Dubbelklikk op het tekstveld, er opent zich vervolgens een pop-up met de beschikbare vaste teksten. Deze kunnen ingericht worden in de configuratie en zijn voor alle gebruikers beschikbaar (Configuratie – patiëntendossier – vaste teksten). In het hoofdstuk Configuratie wordt precies uitgelegd hoe u dit inricht.
Onder het kopje basisgegevens staan de gegevens van de patiënt, de gegevens van de coördinerende therapeut, de gegevens van de huisarts en de gegevens van de verwijzer vermeld. Tevens ziet u welke trajecten er gekoppeld zijn. Op deze manier kunt u informatie over uw patiënt vinden zonder het dossier te hoeven verlaten.
In de aanmelding en screening worden de verwijsgegevens geregistreerd en de aanmelding en screening gedaan. Ook kan hier nog gewisseld worden van specialisatiekaart. Als in de wachtlijst al een opmerking of klacht is geregistreerd, dan wordt dit automatisch overgenomen.
Let op bij het wisselen van specialisatiekaart kan ingevulde data worden overschreven.
Als de patiënt de intake vragenlijst heeft ingevuld, dan kan deze informatie overgenomen worden in de anamnese. Hiervoor navigeert u naar het tabblad Intake, u ziet hier de antwoorden van de patiënt op de intake vragenlijsten. Helemaal onderaan kunt u de intake vragenlijst overnemen.
Klinimetrie
De NRS en PSK worden standaard uitgevraagd in de Intake vragenlijst en anamnese. Op basis van deze scores zullen ook de verschillende behandel (sub)doelen aangemaakt worden.
Mocht dit in uw omgeving niet het geval zijn, dan is dat een instelling welke niet aanstaat. Zie hiervoor ook het hoofdstuk configuratie.
Profiel
In de anamnese kan gekozen worden of er volgens een profiel gewerkt wordt. Het profiel zet het onderzoeksplan en zorgplan voor u klaar. Op deze manier kan er meer uniform gewerkt worden binnen de praktijk of keten. De inrichting hiervan wordt besproken in het hoofdstuk Configuratie.
Verwachtingen opstellen
Onderaan de anamnese kunt u verwachtingen opstellen. De verwachtingen worden aan de hand van de volgende componenten opgesteld;
– uw toolbox (deze vindt u in de persoonlijke instellingen op de startpagina)
– het verwacht herstel
– de score bij de PSK
Binnen het onderzoek kunt u gebruik maken van een onderzoeksplan. Als u gebruik maakt van een profiel dan is deze al voor u geselecteerd. Een onderzoeksplan zet een aantal testen en metingen voor u klaar welke u zou kunnen uitvoeren. Hier kunt u ook aangeven om het resultaat op één of meerdere van deze metingen te gebruiken als subdoel.
De analyse geeft een overzicht van de tot nog toe ingevulde gegevens. Hier kunt u een werkdiagnose opgeven en aangeven of de patiënt in aanmerking komt voor fysiotherapeutische behandeling.
Indien uw praktijk gebruik maakt van een apart screeningsproces (eerst screenen voordat het volledige dossier wordt aangemaakt) dan rond u dit proces hier af. U kunt een rapportage versturen en/of doorgaan met het behandelplan.
In het behandelplan heeft u de mogelijkheid om het hoofdoel en subdoelen op te stellen. Het hoofddoel wordt overgenomen vanuit de anamnese (op basis van de verwachtingen opstellen), de subdoelen worden gegenereerd door op de knop “doelen opstellen” te drukken.
Zorgplan
Een zorgplan zorgt voor een signalering op de activiteiten en verrichtingen die gedaan moeten worden tijdens de behandelingen. Het zorgplan is zichtbaar in het onderdeel Behandeljournaal. Op deze manier ondersteunt FysioOne de uniformiteit van de behandelingen binnen de praktijk. Zorgplannen kunnen via de configuratie beschikbaar worden gesteld (zie ook 5.8 Configuratie zorgplan).
Toestemming
Onder toestemming staan een aantal vragen die u uit dient te vragen bij de patiënt.
Wanneer de behandeling, gepland in de agenda, heeft plaatsgevonden wordt er automatisch een behandeljournaal aangemaakt. In dit journaal kunt u de SOEP invullen:
S = subjectief
O = objectief
E = evaluatie
P = plan van aanpak/uitgevoerde verrichtingen
Indien nodig kunt u een vinkje zetten bij een afwijking van de richtlijn en hierbij een uitleg geven waarom u wil afwijken. Wanneer u het behandeljournaal niet heeft ingevuld nadat de afspraak is geweest, zal de naam van de patiënt rood kleuren in de agenda.
Wanneer er in het behandelplan een zorgplan is geselecteerd dan wordt deze weergegeven in het behandeljournaal. Klik in het zorgplan op de rapportages en metingen om deze uit te voeren. Afhankelijk van uw instellingen is deze rechts of onder de SOEP zichtbaar. U kunt deze ook vinden onder het tabblad plan.
Tevens kunt u vanuit het behandeljournaal eenvoudig een kwaliteitsitem, klinimetrie of tussenevaluatie toevoegen.
Onder het kopje klinimetrie heeft u een overzicht van alle ingevulde klinimitrie. Ook kunt u hier metingen en vragenlijsten toevoegen voor de patiënt.
De klinimetrie die onderstreept zijn, zijn gevalideerd door onze productmanager. Het advies is dan ook om deze klinimetrie te kiezen. Klik op het groene plusje om de klinimetrie toe te voegen.
Portaal
Wanneer een patiënt beschikt over een patiëntenportaal dan heeft u de mogelijkheid om klinimetrie klaar te zetten in het portaal. Zet een vinkje bij ‘invullen door cliënt’ en klik op verder. De vragenlijst staat nu klaar in het portaal.
Tussenevaluatie
U heeft de mogelijkheid om een tussenevaluatie toe te voegen (groene plusje) of aan te passen (kladblok). De signalering op de tussenevaluatie wordt bepaald door de inrichting, zie hiervoor het hoofdstuk Configuratie.
Tijdens de tussenevaluatie doorloopt u de NRS en PSK, klinimetrie, subdoelen en schrijft u de evaluatie. Indien nodig kunnen de subdoelen geschoven worden, hiermee wordt een kopie gemaakt welke u vervolgens naar wens kunt aanpassen.
Eindevaluatie
De inhoud van de eindevaluatie is vergelijkbaar met de tussenevaluatie, de NRS, PSK, klinimetrie en doelen worden doorgenomen. Tot slot geeft u (ten minste) aan of het resultaat behaald is en wat de code einde zorg is. U kunt vervolgens een rapportage opstellen en het dossier sluiten.
Wanneer u een dossier afsluit heeft u de mogelijkheid om een eindrapportage op te stellen. U kunt ook tussentijds rapportages versturen via het tabblad “rapportage” in de patiëntenkaart. Hier vindt u tevens een overzicht van alle gemaakte rapportages.
Er is een standaardset aan rapportages beschikbaar, deze bestaan uit vaste teksten en zogenoemde mergecodes. Deze mergecodes halen informatie op uit bijv. het dossier van uw patiënt. U heeft de mogelijkheid eigen sjablonen aan te maken, de sjablonen vindt u terug onder Configuratie – PatiëntenDossier – Rapportages. Meer hierover in het hoofdstuk Configuratie.
Kies de juiste rapportage en vul de gegevens in. Kies voor Zorgmail of voor post/pdf voor het maken van de rapportage en druk op opslaan.
Zorgmail
In FysioOne is er een zorgmailadresboek beschikbaar. De adressen zijn geïmporteerd vanuit Zorgmail en beschikken over zorgmailadressen van artsen en specialisten.
Let op: in een zorgmailrapportage kunt u geen kolommen of plaatjes plakken, deze rapportage wordt verstuurd als platte tekst.
Het is mogelijk om een notitie op het dossier te plaatsen, u kunt dit zien als een post-it op de dossiermap. Het is in die zin geen onderdeel van het dossier.
U kunt aangeven of het een belangrijke notitie betreft. Op het moment dat u navigeert naar het dossier, verschijnt er een pop-up met de melding dat er een belangrijke notitie aanwezig is.
Let op wilt u een notitie wijzigen of verwijderen, klik dan op de titel “Notities” en niet op de daadwerkelijke notitie die u heeft aangemaakt.
Het is mogelijk om te koppelen met externe partijen voor bijvoorbeeld oefeningen. FysioOne kan op dit moment koppelen met Physitrack en Smartfysio. Deze zijn beide géén onderdeel van SpotOnMedics. Voor meer uitleg over Physitrack of Smartfysio kunt u kijken op de betreffende websites. Daarnaast zijn er een aantal video’s op de Academy beschikbaar.
Bij Configuratie – Algemeen – omgeving instellingen zijn een heel aantal instellingen in te richten.
Een toelichting op een aantal belangrijke instellingen:
Via configuratie – patiëntendossier kunnen nog een aantal specifieke zaken binnen het dossier worden ingericht. Zoals de antwoordmogelijkheden op verschillende vragen. Àfhankelijk van het wel of niet aanwezig zijn van specialisatiekaarten zullen hier meer of minder kopjes zichtbaar zijn. Per specialisatiekaart worden de eigen configureerbare antwoorden weergegeven.
U kunt sommige antwoorden in het dossier of intake vragenlijst uitbreiden met opties. Als voorbeeld de vraag over de oorzaak van de klacht. Het advies om bestaande antwoordopties niet te verwijderen, sommige zijn namelijk gecodeerd voor de landelijke databases (LDF/LDK/LDO).
Via Configuratie – patiëntendossier – algemeen – vaste teksten kunt u de vaste teksten aanpassen. Op het moment dat u dubbelklikt op een tekstveld zullen de vaste teksten in een pop-up naar voren komen.
Via Configuratie – patiëntendossier – algemeen – toolbox is het mogelijk om verrichtingen en handelingen toe te voegen aan de toolbox. De toolbox wordt gebruikt voor het opstellen van de verwachtingen en subdoelen. Iedere gebruiker kan zelf instellen wat zijn/haar toolbox bevat (zie persoonlijke instellingen).
Dossier vanuit agenda
Via profiel – agenda kunt u aangeven of u rechtstreeks wilt navigeren naar het dossier van de patiënt vanuit de agenda.
Toolbox
Met de Toolbox kunt u aangeven welke interventies of verrichtingen u gaat toepassen bij welke stoornis. Dit wordt vervolgens gebruikt bij het opstellen van de verwachtingen en subdoelen van de patiënt. N.b. voor de PSK is dit altijd de stoornis “Algemeen”.
In het dossier bij de verwachtingen:
Met een klinimetrie preset kunt u klinimetrie klaarzetten afhankelijk van de gekozen categorie. Via Configuratie – Patiëntendossier – Klinimetrie preset kunt u aangeven welke klinimetrie bij welke categorie klaar wordt gezet.
Klik hiervoor op het vergrootglas bij de betreffende categorie. Vervolgens kunt u via het groene plusje aangeven welke klinimetrie op welk moment klaar moet staan (door in de bijbehorende kolom op “nee” danwel “ja” te klikken).
Klik op de GIF om te vergroten.
In bovenstaand voorbeeld wordt de AIAK-2 klaargezet in het portaal op het moment dat de categorie Total Knee is geselecteerd in de wachtlijst. De andere twee klinimetrie staat klaar bij de eindevaluatie.
Door een profiel te selecteren (in de anamnese) wordt het onderzoeksplan en zorgplan al klaargezet voor de gebruiker. Tevens kunt u aanvullende informatie kwijt over het betreffende profiel, zoals een tekstuele toelichting op het behandelplan en de selectiecriteria. Indien gewenst kunt u ook al aangeven welke diagnosecode gebruikt moet worden bij het gekozen profiel.
Via Configuratie – Patiëntendossier – Profielen kunt u nieuwe profielen toevoegen of bestaande profielen kopiëren, wijzigen en/of (in)activeren.
Let op nadat u een profiel heeft aangemaakt moet u deze nog activeren! Selecteer Alle behandelprofielen tonen en klik op “nee” onder de kolom Beschikbaar. Hiermee zet u de beschikbaarheid op “ja”.
In onderstaande GIF kunt u zien hoe u een profiel aanpast. Klik op de GIF om deze te vergroten.
Met een zorgplan worden de inhoudelijke activiteiten binnen een behandeling bepaald. Hiermee wordt aangegeven wat er in welke fase van de behandeling gedaan moet worden.
Via Configuratie – Patiëntendossier – Zorgplannen kunt u nieuwe plannen toevoegen of bestaande plannen wijzigen, kopiëren en/of (in)activeren.
De zorgplannen die door SpotOnMedics zijn aangemaakt, te herkennen aan “SOM:”, zijn niet te wijzigen. U kunt hier een kopie van maken door op de blauwe pijl te drukken, vervolgens kunt u de kopie naar wens wijzigen (vergrootglas).
Een uitzondering hierop zijn de zorgplannen van Chronisch ZorgNet. In verband met de aanlevering moet u altijd de originele zorgplannen gebruiken. Deze mag u dus niet kopiëren en wijzigen.
Let op nadat u een zorgplan heeft aangemaakt moet u deze nog activeren! Selecteer Alle zorgplannen tonen en klik op “nee” onder de kolom Beschikbaar. Hiermee zet u de beschikbaarheid op “ja”.
In onderstaande GIF ziet u hoe u een activiteit aan een zorgplan toevoegt. Tip: kopieer een bestaande activiteit, op deze manier staat deze op de juiste plek in in de juiste fase.
Klik op de GIF om deze te vergroten.
Met een onderzoeksplan worden een aantal onderzoeken en testen klaargezet in het onderdeel Onderzoek in het dossier. Dit maakt het voor de therapeut gemakkelijker om de juiste gegevens te noteren.
Via Configuratie – Patiëntendossier – Onderzoeksplannen kunt u nieuwe plannen toevoegen, of bestaande plannen wijzigen, kopiëren en/of (in)activeren.
De onderzoeksplannen die door SpotOnMedics zijn aangemaakt, te herkennen aan “SOM:”, zijn niet te wijzigen. U kunt hier een kopie van maken door op de blauwe pijl te drukken, vervolgens kunt u de kopie naar wens wijzigen (vergrootglas).
Let op nadat u een onderzoeksplan heeft aangemaakt moet u deze nog activeren! Selecteer Alle plannen en klik op “nee” onder de kolom Beschikbaar. Hiermee zet u de beschikbaarheid op “ja”.
Het is mogelijk om eigen sjablonen te maken voor rapportages. De rapportages kunnen geprint of verstuurd worden via Zorgmail.
Via Configuratie – Patiëntendossier – Rapportages kunt u nieuwe rapportages toevoegen of bestaande rapportages wijzigen, kopiëren en/of (in)activeren.
De rapportages die door SpotOnMedics zijn aangemaakt, te herkennen aan “SOM:”, zijn niet te wijzigen. U kunt hier een kopie van maken door op de blauwe pijl te drukken, vervolgens kunt u de kopie naar wens wijzigen (vergrootglas).
De algemene instellingen van de rapportage zijn aan te passen via het kladblok. Hier kunt u aangeven aan wie de rapportage gericht is, wie er in de cc moet worden opgenomen, welke titel de rapportage heeft en welke versie van toepassing is.
Via het vergrootglas kan de inhoud van de rapportage worden bekeken. Klik in het volgende scherm nogmaals op het kladblok om de inhoud te wijzigen.
U ziet aan de linkerkant het sjabloon en aan de rechterkant een overzicht van mergecodes. Met mergecodes kan informatie over de patiënt of uit het dossier van de patiënt opgehaald worden. Let op, niet alle mergecodes werken meer, hanteer daarom altijd deze lijst met beschikbare mergcodes!
N.b. als u de mergecodes kopieert en plakt, doe dit dan via ctrl + shift + v. Hiermee plakt u de mergecode zonder opmaak. U kunt uiteraard ook de mergecode overtypen.
Let op nadat u een rapportage heeft aangemaakt moet u deze nog activeren! Klik op “nee” onder de kolom Beschikbaar, hiermee zet u de beschikbaarheid op “ja”.