Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Inhoud Basismodule

1.1 Inhoud basismodule

Deze handleiding geeft uitleg over de basismodule van FysioOne. De functies van deze module zijn via de startpagina benaderbaar. Onderstaande functies worden in deze handleiding individueel behandeld.

We onderscheiden op de volgende functies:

  • Nieuwsberichten
  • Elektronisch dossier
  • Help
  • Jaarplanning
  • Wachtlijst
  • Inschrijvingen
  • To Do Lijst
  • Intern bericht
  • Email versturen
  • Vakantierooster
  • Nuttige links
  • Gebruiksbeheer

2. Nieuwsberichten

2.1 Nieuwsberichten algemeen

Nieuwsberichten zijn berichten die u wilt delen met de gebruikers van uw praktijk of met de gebruikers van de praktijken binnen uw keten. Daarbij komen onder nieuwsberichten ook berichten te staan die door het team van SpotOnMedics aangemaakt worden. Deze nieuwsberichten bevatten belangrijke informatie omtrent FysioOne, denk hierbij aan: aankondigen releases, webinars, storingen, informatie vanuit zorgverzekeraars enz. De nieuwsberichten worden getoond op de startpagina van de gebruikers.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: de therapeut dient de nieuwsberichten zichtbaar te hebben op de startpagina middels de persoonlijke instellingen.  Elke therapeut kan dit controleren in zijn/haar  eigen persoonlijke instellingen via:  persoonlijke instellingen – tab intranet – nieuwsberichten.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Klik op “lees meer. . . . “ achter het nieuwsbericht om het gehele bericht te lezen. Nieuwsberichten worden niet meer getoond op de startpagina als de termijn is verstreken die door de beheerde is aangegeven.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Oude berichten zijn terug te zoeken via de optie “nieuws” links op de startpagina. Zet een vinkje achter ‘historie tonen’ om oude berichten terug te lezen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

 

2.2 Nieuwsberichten beheren

De optie nieuwsberichten is niet voor iedere gebruiker beschikbaar. Alleen wanneer de gebruiker de licentie ‘management’ of ‘kwaliteitsmanager’ heeft, krijgt hij/zij toegang tot deze optie.

Kies voor ‘configuratie – intranet – nieuws’ om het overzicht met nieuwsberichten te openen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

2.3 Nieuwsberichten aanmaken

Klik in het overzicht nieuwsberichten op de groene plus  om een nieuwsbericht aan te maken. U voert in eerste instantie alleen een omschrijving in en klikt op het diskette icoontje.

–    Omschrijving: de titel van het nieuwsbericht
–    Datum: dit is de systeemdatum, de datum van vandaag
–    Beschikbaar: u kunt een vinkje zetten achter ‘beschikbaar’, zodat het nieuwsbericht direct zichtbaar is onder nieuwsberichten
–    Startpagina:  door een vinkje te zetten achter ‘startpagina’ is het nieuwsbericht direct zichtbaar op de startpagina
–    Op startpagina vanaf:  in deze periode wordt het nieuwsbericht op de startpagina getoond.
–    In nieuwsbrief opnemen: deze functie is nog niet actief
–    Beschikbaar voor de keten: het nieuwsbericht wordt ook getoond bij andere praktijken in uw keten wanneer deze optie staat aangevinkt.
–    Zichtbaar in portaal: wanneer deze optie staat aangevinkt dan is het nieuwsbericht ook zichtbaar in het portaal van de patiënten.
–    Alleen voor management zichtbaar: alleen gebruikers met de licentie ‘management’ kunnen het nieuwsbericht openen en lezen

Eventueel kunnen dossierstukken uit het elektronisch dossier of documenten uit handboeken worden toegevoegd aan het nieuwsbericht. Zo bent u in staat nieuwe versies van documenten actief te delen met uw collega’s. Klik hiervoor op de groene plus onderaan in het nieuwsbericht.

2.4 Nieuwsbericht wijzigen

Wanneer u klikt op het kladblok icoontje voor het nieuwsbericht kunt u het bericht wijzigen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Nadat u het nieuwsbericht heeft geselecteerd kunt u het nieuwsbericht aanvullen.

3. Elektronisch dossier algemeen

3.1 Elektronisch dossier algemeen

In het elektronisch dossier kunnen documenten geplaatst worden die intern in een praktijk gebruikt worden. De documenten worden ingedeeld in een mappenstructuur en zijn via de startpagina te benaderen. De mappen kunnen beschikbaar gemaakt worden voor kwaliteitsmanagers en/of medewerkers.

Klik hiervoor op ‘dossier’ op de startpagina.

3.2 Beheren van het elektronisch dossier

Iedere gebruiker die toegang heeft tot de map kan een document toevoegen aan het elektronisch dossier.

Klik vanuit de startpagina op dossier – klik vervolgens op het cloud-icoon om een document toe te kunnen voegen. Browse hiervoor naar het desbetreffende bestand op uw lokale pc of server en selecteer de map van het elektronisch dossier waarin het document geplaatst moet worden.

Let op: u kunt tot 5 documenten tegelijkertijd uploaden naar het elektronisch dossier.

Wanneer het juiste document en de map zijn gekozen dan kunt u klikken op uploaden om het document toe te voegen.

3.3 Beheren van de mappenstructuur

De mappenstructuur voor het elektronisch dossier wordt vastgesteld door het ‘management’ of door de ‘kwaliteitsmanager’. Onder configuratie-intranet-mappenstructuur kunt u de structuur aanpassen c.q. uitgebreiden.

Klik op de groene plus achter de tekst ‘mappen’ om een nieuwe hoofdmap toe te voegen.

Klik op een hoofdmap of een submap om de gegevens van de map aan te passen of een supmap te definiëren.

Per map kan aangegeven worden of de documenten in de map beschikbaar zijn voor ‘medewerkers’ of de ‘kwaliteitsmanager’. Het management heeft toegang tot alle mappen en documenten. Ook kunt u een vinkje zeker achter ‘beschikbaar voor maatschap leden’.

Klik op het diskette icoon om de wijzigingen vast te leggen, klik op de groene plus om een submap toe te voegen. De map verschijnt onder de hoofdmap.

4. Help

4.1 Help algemeen

Wanneer u geen tijd heeft voor een telefonisch gesprek dan kunt u terecht bij de knop help. Met de knop help kunt u via een eenvoudige manier digitaal contact leggen met de afdeling support.

4.2 Contact helpdesk

Onder de tab ‘contact helpdesk’ kunt u uw vraag noteren. Tevens kunt u aangegeven met welke urgentie uw vraag/verzoek behandeld dient te worden. Daarnaast kunt u een bijlage toevoegen aan uw vraag/verzoek. Klik op bladeren om een bijlage toe te kunnen voegen. U kunt 3 bijlagen in één melding plaatsen. Een bijlage kan geplaatst worden met de volgende extensies: doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, gif, ppt, tif, jpeg, jpg, png, zip.op help kunt u via een eenvoudige manier digitaal contact leggen met de afdeling support.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Als laatste optie kunt u klikken op de onderstaande blauw knop om een teamview sessie te starten met de afdeling support. Wanneer u klikt op de knop dan wordt teamview automatisch gestart. Een medewerker van de afdeling support kan direct met u meekijken en uw vraag beantwoorden.

4.3 Meldingen/vragen

Onder meldingen/vragen vindt u de vragen terug die door de medewerkers van de praktijk zijn ingestuurd onder de tab ‘contact helpdesk’. Wanneer u op het loepje voor de melding klikt kunt u de melding inzien.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Onder gebruikers ziet u terug wie de melding heeft ingeschoten. Onder de kolom ontvangen ziet u de datum waarop de datum is aangemaakt. Onder de kolom afgesloten ziet u de datum waarop de melding is afgesloten.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Een melding kan in verschillende ‘bakjes’ terecht komen. Deze ‘bakjes’ geven aan wat de status is van de melding. Wanneer een melding bijvoorbeeld bij de afdeling IT/Development ligt wordt deze in het bakje 1e lijns supportgroep geplaatst. Zo zijn er verschillende statussen beschikbaar.

Let op: wanneer u als gebruiker alleen de meldingen wil zien die door u zijn ingeschoten dan dient uw kwaliteitsmanager een instelling aan te passen. Hiervoor gaat u naar configuratie – algemeen – omgeving instellingen – personaliseren vragen aan de helpdesk. Deze instelling geldt dan voor de gehele praktijk.

4.4 Contactgegevens

Onder de tab contactgegevens vindt u de gegevens van SpotOnMedics.

5. Persoonlijke instellingen

5.1 Persoonlijke instellingen algemeen

Onder de persoonlijke instellingen vindt u de instellingen van de gebruiker die is ingelogd.

5.2 Algemeen

Onder de tab algemeen vindt u de inloggegevens van de gebruiker. Tevens ziet u op welke server u op dat moment werkt. Het kan zijn dat deze informatie wordt gevraagd door de afdeling support of de afdeling IT/Development.

5.3 Intranet

Onder de tab intranet bepaalt u welke onderdelen op welke volgorde worden getoond op de startpagina. Wanneer u een onderdeel niet op de startpagina zou willen hebben staan dan kunt u het onderdeel zetten op niet tonen.

5.4 Agenda

Onder de tab agenda vindt u de specifieke instellingen en de weergave instellingen.
De specifieke instellingen vindt u ook terug via configuratie – algemeen – gebruikers – kladblok voor gebruiker – agenda. Deze instellingen hebben betrekking op de agenda weergave.
– De instellingen ‘niet beschikbaar voor inplannen’ heeft betrekking op het inplannen via de wachtlijst.
– Wanneer een patiënt wordt ingepland via de wachtlijst dan vindt u het aantal beschikbare therapeuten.
– Wanneer er onder de persoonlijke instellingen wordt aangevinkt dat de therapeut niet beschikbaar is, dan zal de therapeut als niet beschikbaar getoond worden in de wachtlijst.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

De weergave instellingen hebben te maken met de informatie die de agenda wordt vertoond. Deze aanpassingen kunnen zorgen voor een aanzienlijke tijdswinst in de agendafunctie. U kunt per gebruiker de volgende instellingen maken, namelijk

– Dossier informatie niet tonen (het blauwe mapje in de agenda wordt niet meer getoond) (plaatje)
– De afspraakkleuren worden onderdrukt (wanneer er een kleur aan een prestatiecode wordt gehangen) (plaatje)
– Mouse-over onderdrukken (wanneer er met de muis op de afspraak gaat staan verschijnt er een tekst) (plaatje)
– Per agenda dag tonen. Wanneer deze optie staat aangevinkt dan wordt de agenda opgebouwd per rooster van de een therapeut. Dit zorgt ervoor dat de agenda sneller laad en niet alle gegevens van de therapeuten tegelijk moet laden. Deze optie is vooral voor het laden van de medewerker agenda
– Aantal dagen tonen in weekweergave (aantal dagen die worden getoond wanneer u op weekweergave in de agenda klikt) (plaatje)

U bent vrij in het aan- en uitzetten van deze instellingen. Vanuit SpotOnMedics hanteren wij het volgende advies. Voor een administratief (secretariaat) medewerker zouden wij de volgende instellingen aanzetten, namelijk;

Dossier informatie niet tonen ✔
Afspraakkleuren onderdrukken ✔
Mouse-over onderdrukken ✔
Per agendadag tonen ✔
Aantal dagen tonen in weekweergave 14 of 21 dagen

Voor de therapeuten zouden wij onderstaande instellingen aanzetten, namelijk;

Dossier informatie niet tonen X
Afspraakkleuren onderdrukken X
Mouse-over onderdrukken ✔
Per agendadag tonen ✔
Aantal dagen tonen in weekweergave 8 dagen

5.5 Wachtwoord

Onder het kopje wachtwoord kunt u uw wachtwoord wijzigen. U kunt klikken op de link die vermeld staat. U wordt direct omgeleid naar een nieuwe pagina waar u uw wachtwoord direct kunt wijzigen. Vervolgens kunt u opnieuw inloggen met uw nieuwe inloggegevens.

5.6 Toolbox

De toolbox is een soort gereedschapskist voor de therapeut. Binnen de toolbox kan een therapeut specifieke verrichtingen koppelen aan een stoornis. Wanneer er in het patiëntendossier een subdoel is opgesteld dan wordt er automatisch bij die betreffende stoornis de gekoppelde verrichtingen zichtbaar. Hierdoor hoeft u niet continue bij elke stoornis u verrichting te selecteren.
U kunt de stoornissen zelf niet aanmaken, wel kunt u de verrichtingen zelf aanmaken via configuratie – patiëntdossier – toolbox.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: bij het opstellen van het eindresultaat/hoofddoel en de verwachting van de patiënt wordt de toolbox ook gebruikt bij het opstellen van de doelen/verwachtingen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

 

6. Jaarplanning

6.1 Jaarplanning algemeen

Onder de jaarplanning vindt u de planning die u als praktijk hanteert. Wanneer u onder ‘nieuw kwaliteitsitem’ op de startpagina een nieuw jaarplan item aanmaakt dan vindt u dit terug op de jaarplanning.

6.2 Nieuw kwaliteitsitem

Onder een nieuw kwaliteitsitem kunt u een item toevoegen aan uw kwaliteitssysteem. Deze punten vindt u terug onder kwaliteitssysteem – verbetercyclus. Onderstaande punten kunt u als medewerker aanmaken:

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

7. Wachtlijst

7.1 Wachtlijst algemeen

Wanneer u via de startpagina klikt op wachtlijst dan wordt u naar de wachtlijst verwezen. U kunt deze optie zien als een snelkoppeling naar de wachtlijst. In de wachtlijst kunt u nieuwe patiënten,  bestaande patiënten met een nieuw klacht of patiënten die 3 maanden niet zijn behandeld in plannen. Meer informatie over het inplannen in de wachtlijst vindt u in de handleiding FysioOne Agenda.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

8. Inschrijvingen

8.1 Inschrijvingen algemeen

Via de knop inschrijvingen op de startpagina kunt u direct een abonnement aan een patiënt hangen. Er worden geen traject en dossier aangemaakt zoals u wel gewend bent bij de wachtlijst. Wanneer inschrijvingen wordt gebruikt dan maakt het systeem een patiëntenkaart aan en koppelt onder de tab verkoop in de patiëntenkaart het abonnement.

8.2 Inschrijvingen aanmaken

Klik op de knop inschrijvingen, voor het aanmaken van een nieuwe inschrijving klikt u op de groene plus. Vul de gegevens in en klik op de tab formulier om het inschrijfformulier uit te printen en mee te geven aan de patiënt. Klik vervolgens links bovenaan op het blauwe pijltje. U wordt teruggestuurd naar het startscherm van de inschrijvingen. Klik op de dubbele blauwe pijltjes achter de inschrijving om de inschrijving definitief te maken.

9. To do lijst

9.1 To Do lijst algemeen

De ‘To Do’ Lijst is een lijst waar u als therapeut uw eigen actielijst kunt bijhouden. Wanneer u op ‘To Do Lijst’ klikt op de startpagina, krijgt u een overzicht van al uw To do lijst items. Hier kunt u eventueel ook filteren op ‘afgehandelde acties’ door een vinkje te zette bij afgehandelde acties.

9.2 To do item aanmaken

U kunt op twee manieren een ‘To do’ item aanmaken. Allereerst kunt u een item aanmaken door via de startpagina op ‘To Do Lijst’ te klikken. Hier kunt u middels de groene plus bovenaan de pagina een nieuw item aanmaken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Ook is het mogelijk om een to do item aan te maken via de agenda. U opent de agenda van de desbetreffende therapeut op de correcte datum. Hierna klikt u op het tijdstip. U heeft middels de tab ‘To do item’ de mogelijkheid om een to do item aan te maken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer u een korte omschrijving en een beschrijving bij het item heeft ingevuld en u drukt op de knop ‘opslaan’, wordt het item zichtbaar in de agenda van de therapeut. Let op: de ‘datum planning’ en het ‘tijdstip’ worden automatisch gevuld, omdat u bewust op een datum en tijdstip in de agenda heeft geklikt.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

9.3 To do item verwijderen

Het verwijderen van een to do item kunt u doen door te klikken op het item in de agenda en te klikken op verwijderen. Tevens kunt u het item verwijderen via startpagina – to do lijst.  Let op: wanneer u via startpagina – to do lijst een item verwijderd dan wordt deze ook uit  de agenda verwijderd.

9.4 To do item afronden

Naast het verwijderen van een item heeft u ook de mogelijkheid om een To do item af te ronden. Dit kunt u zowel via het overzicht van to do items of via het to do item in de agenda doen. Hiervoor kunt u klikken op afgerond wanneer u het item opent.

10. Interne berichten

10.1 Interne berichten algemeen

Deze functie maakt het mogelijk om interne berichten te versturen. Denk hierbij aan terugbelverzoeken of reminders.

10.2 Invoeren van een bericht

Klik op ‘intern bericht’ op de startpagina om een bericht aan te maken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Kies een of meerdere collega’s (houd de CTRL-toets ingedrukt voor meer dan 1 collega) en typ het bericht. Voeg eventueel een bijlage toe. U kunt maximaal 3 bijlagen tegelijk selecteren en uploaden. Klik vervolgens op opslaan om het bericht vast te leggen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Het bericht wordt (indien aangegeven in de persoonlijke instellingen) getoond op de startpagina van uw collega.

10.3 Reageren op een bericht

Berichten worden getoond op de startpagina van de geadresseerde. Niet bekeken berichten worden vetgedrukt weergegeven.
Klik op het bericht om het bericht te lezen, te reageren op het bericht, een to do item van het bericht te maken, of het bericht te verwijderen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

11. E-mail versturen

11.1 E-mail versturen algemeen

Met deze functie kunt u e-mails versturen aan uw patiënten of specialisten ( zonder zorgmail). Wanneer u klikt op e-mail versturen vanuit de startpagina dan krijgt u een overzicht van alle mails die zijn verstuurd ( ook de e-mails vanuit de tab e-mail in de patiëntenkaart).

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

11.2 E-mail opstellen

Klik op op de groen plus om een nieuwe e-mail op te stellen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Voer de gevraagde informatie in. Kies eventuele bijlage(n) uit het elektronisch dossier. Wilt u de email wel bewaren maar (nog) niet versturen, klik dan op opslaan. Wilt u de email versturen klik dan op versturen. Wilt u het concept verwijderen, klik dan op verwijderen.
Let op: indien u een dossierstuk als bijlage toevoegt, dient u wel eerst op de ‘opslaan’ knop te klikken, voordat u op de knop ‘versturen’ klikt. U loopt anders het risico dat de e-mail verstuurt wordt zonder bijlage(n).

Let op: Een bijlage kan geplaatst worden met de volgende extensies: doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, gif, ppt, tif, jpeg, jpg, png, zip.

E-mails worden verstuurd met als afzender uw eigen e-mailadres dat u kunt terugvinden op de startpagina onder persoonlijke instellingen.

12. Vakantierooster

12.1 Vakantierooster algemeen

Onder de knop vakantierooster kunt u een vakantierooster aan een medewerker koppelen. Dit rooster wordt direct zichtbaar op de startpagina van de therapeuten. Let op: het is afhankelijk  van de persoonlijke instellingen op welke plaats en of het vakantierooster zichtbaar is.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Klik op de groene plus om een vakantierooster aan te maken en vul de gevraagde gegevens in.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: Het vakantierooster aangemaakt op de startpagina is niet direct zichtbaar in de agenda. Wanneer u een afwijkend of vakantierooster wil koppelen dient u dit te doen onder configuratie – algemeen – gebruikers – roosters.

13. Nuttige links

13.1 Nuttige links algemeen

De praktijk heeft de mogelijkheid om nuttige links te tonen op de startpagina. Nuttige links zijn snelkoppelingen naar bijvoorbeeld websites of applicaties die door de medewerkers van de praktijk regelmatig geraadpleegd worden.

13.2 Beheren van nuttige links

Nuttige links worden beheerd door het ‘management’ of de ‘kwaliteitsmanager’ van de praktijk.
Klik op configuratie – intranet – nuttige links om het overzicht van nuttige links op te vragen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Klik op de groene plus om een nuttige link toe te voegen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Titel: de omschrijving van de nuttige link die getoond wordt op de startpagina
Url: dit is het websiteadres waarnaar de link moet verwijzen, vergeet hierbij niet https://  in te voeren
Openen in  nieuw venster: hierbij kan de link worden geopend in een nieuw venster of op de startpagina van FysioOne.

13.3 Verwijderen van een nuttige link

Klik op het rode kruis  in het overzicht nuttige links (configuratie – intranet- nuttige links) om de link te verwijderen. De link wordt per direct verwijderd van de startpagina van de gebruikers.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

14. Gebruikersbeheer

14.1 Gebruiksbeheer algemeen

De ‘kwaliteitsmanager’ en het ‘management’ zijn in staat de gegevens van gebruikers van FsyioOne te beheren.
Klik hiervoor op configuratie – algemeen – en kies vervolgens voor de optie ‘gebruikers’.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

14.2 Nieuwe gebruikers toevoegen

Klik in het overzicht gebruikers op de groen plus om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Voer de gevraagde informatie en klik op het diskette icoon. De gebruiker kan nu inloggen in het systeem.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Bij het aanmaken van een FysioOne gebruiker kan ervoor gekozen worden om de gebruikers bij nieuwsberichten, interne berichten etc. hierop te attenderen middels een email naar de gebruiker. Dat kan door het vinkje te zetten bij ‘e-mailnotificaties ontvangen’.

Het systeem kent ook de mogelijkheid om de accountgegevens, dat wil zeggen userid en wachtwoord via de mail naar de gebruiker te sturen. Dat kan door een vinkje te zetten bij ‘accountgegevens via email naar gebruiker’.

FysioOne kent verschillende licentieniveaus voor de FysioOne gebruikers, te weten medewerker, kwaliteitsmanager en management. Afhankelijk van het licentieniveau heeft de desbetreffende gebruiker meer of minder rechten in het systeem.

14.3 Tijdelijke gebruiker toevoegen

Een voorbeeld van een tijdelijke gebruiker is een stagiair of een waarnemer. Een stagiair of waarnemer kunt u ook het beste aanmaken als nieuwe gebruiker, zodat u dit onderscheid van andere gebruikers.

Stagiair:
De stagiaires volgen een opleiding tot fysiotherapeut en zullen derhalve (uiteraard met toestemming van de patiënt) aanwezig zijn en / of deelnemen aan de  fysiotherapeutische behandeling van de patiënt. De stagiaire mag onder toezicht van de stagebegeleider(s) fysiotherapeutische handelingen uitvoeren waarbij de stagebegeleider te allen tijde de eindverantwoordelijkheid (voor veiligheid en kwaliteit) draagt.
Let op: wees u ervan bewust dat wanneer u besluit om een stagiair behandelingen uit te laten voeren en deze gedeclareerd dienen te worden naar de zorgverzekeraar, u bij deze gebruiker onder het tabje registratie de AGB code van de praktijkhouder invult. De behandelingen worden dan onder de AGB code van de praktijkhouder verstuurd naar de zorgverzekeraar.

Waarnemer:
Wanneer u gebruik maakt van een waarnemer binnen de praktijk, is het belangrijk om te weten of de waarnemer een eigen AGB code heeft.

Eigen AGB:
De waarnemer dient bij Vektis aan te geven bij welke praktijk de waarneming gaat plaats vinden. Via AGBcode.nl kunt u als praktijk zien vanaf wanneer de waarnemer aan de praktijk gekoppeld is. Tevens dient u bij Vecozo aan te geven dat er een nieuwe ABGcode is aangemeld bij Vektis.

Binnen SpotOnMedics kunt u de waarnemer als nieuwe gebruiker aanmaken en gebruik maken van zijn of haar eigen AGB code.

Geen eigen AGB:
Wanneer een waarnemer tijdelijk in dienst komt, kun u het beste de AGB code van de praktijkhouder bij de gebruiker invullen. De waarnemer staat in dit geval niet geregistreerd bij de praktijk.

14.4 Gebruikersgegevens invullen

Nadat u een gebruiker heeft aangemaakt kunt u de gegevens van de gebruiker verder aanvullen met de volgende informatie:

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

14.5 Gebruiker uit dienst

Wanneer een gebruiker uit dienst treed dient u een vinkje te zetten bij non-inlog account en uit dienst. Hierbij dient u een uitdiensttreding datum op te geven. Ook is het verstandig om een vinkje te zetten bij ‘geen agenda’. De therapeut wordt dan niet meer getoond in de agenda. Als laatste kan er een vinkje gezet worden bij ‘gegevens niet aanleveren aan LDF/LDK’. Deze gegevens hoeven namelijk niet meer ingestuurd te worden.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer behandelingen van de gebruiker worden overgenomen door een andere gebruiker, dient u in eerste instantie de agenda van deze therapeut nog actief te laten staan. U kunt de behandelingen van deze therapeut overzetten naar een collega therapeut. Dit dient u wel handmatig aan te passen. Na het overzetten van de behandelingen, kunt u bij de gebruiker op ‘geen agenda’ klikken.

14.6 Wachtwoord wijzigen

Er zijn verschillende manieren om een wachtwoord te wijzigen.

Wanneer een therapeut zijn/haar wachtwoord wil wijzigen dan kan hij/zij op het inlogscherm klikken op wachtwoord vergeten. Er wordt gevraagd om een e-mailadres in te vullen, dit is het e-mail adres  dat staat genoteerd onder configuratie – algemeen – gebruikers – e-mail adres. Binnen 10 minuten wordt er een mail verstuurd naar het e-mail adres.

Wanneer u deze e-mail heeft ontvangen dan kunt u de blauwe klink kopiëren om uw wachtwoord daadwerkelijk te wijzigen. Wanneer u uw wachtwoord heeft gewijzigd wordt u omgeleid naar de inlogpagina en kunt u opnieuw inloggen. U ontvangt een mail waarin wordt bevestiging dat u uw wachtwoord heeft gewijzigd.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Een andere manier om uw wachtwoord te wijzigen is uw wachtwoord wijzigen wanneer u al bent ingelogd. Wanneer u klikt op startpagina – persoonlijke instellingen – tab wachtwoorden dan kunt u klikken op de blauw link. Wanneer u op deze link klikt wordt u omgeleid naar een nieuwe pagina om uw wachtwoord direct te wijzigen. Vervolgens kunt u inloggen met uw nieuwe inloggegevens. U ontvangt een mail waarin wordt bevestiging dat u uw wachtwoord heeft gewijzigd.

Als laatste optie kan een medewerker met de licentie kwaliteitsmanager of management kan een nieuw wachtwoord genereren. Het wachtwoord kan gegenereerd worden onder configuratie – algemeen – gebruikers – gele sleutel. Ook dan wordt er een mail verstuurd naar de desbetreffende therapeut. Via de verstuurde mail kan de medewerker de blauwe link kopiëren om het wachtwoord te wijzigen en vervolgens opnieuw in te loggen met de nieuwe gegevens. De therapeut ontvangt een mail waarin wordt bevestiging dat het wachtwoord is gewijzigd

14.7 Patientenportaal instellingen

Het kan ook voorkomen dat een patiënt telefonisch contact opneemt omdat hij/zij niet kan inloggen. Een therapeut kan het wachtwoord dan opnieuw ingeven voor de patiënt. U kunt gaan naar de desbetreffende patiëntenkaart en kunt klikken op de tab portaal.

Onder deze tab vindt u een knop met wachtwoord resetten, door op deze knop te klikken kunt u het wachtwoord opnieuw voor de patiënt instellen. Het nieuwe wachtwoord wordt vervolgens naar de patiënt gestuurd. Via die mail heeft de patiënt zelf de optie om het wachtwoord weer te wijzigen.

FysioOne Basismodule

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 06-09-2019 - 12:44:27
  • Algemeen
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

Als uw praktijk net gestart is met het gebruiken van FysioOne dan kan deze handleiding handig zijn. Veel van de functionaliteiten zijn door uw adviseur besproken tijdens de training. Er komt echter veel informatie tijdens een training aanbod. Vandaar deze handleiding voor het nog eens rustig kunnen nalezen van de de basisfunctionaliteiten van FysioOne.

Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan staat onze supportdesk u graag te woord. Onze contactgegevens kunt u onderaan de website vinden.

Inhoudsopgave

1. Inhoud Basismodule

1.1 Inhoud basismodule

Deze handleiding geeft uitleg over de basismodule van FysioOne. De functies van deze module zijn via de startpagina benaderbaar. Onderstaande functies worden in deze handleiding individueel behandeld.

We onderscheiden op de volgende functies:

  • Nieuwsberichten
  • Elektronisch dossier
  • Help
  • Jaarplanning
  • Wachtlijst
  • Inschrijvingen
  • To Do Lijst
  • Intern bericht
  • Email versturen
  • Vakantierooster
  • Nuttige links
  • Gebruiksbeheer

2. Nieuwsberichten

2.1 Nieuwsberichten algemeen

Nieuwsberichten zijn berichten die u wilt delen met de gebruikers van uw praktijk of met de gebruikers van de praktijken binnen uw keten. Daarbij komen onder nieuwsberichten ook berichten te staan die door het team van SpotOnMedics aangemaakt worden. Deze nieuwsberichten bevatten belangrijke informatie omtrent FysioOne, denk hierbij aan: aankondigen releases, webinars, storingen, informatie vanuit zorgverzekeraars enz. De nieuwsberichten worden getoond op de startpagina van de gebruikers.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: de therapeut dient de nieuwsberichten zichtbaar te hebben op de startpagina middels de persoonlijke instellingen.  Elke therapeut kan dit controleren in zijn/haar  eigen persoonlijke instellingen via:  persoonlijke instellingen – tab intranet – nieuwsberichten.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Klik op “lees meer. . . . “ achter het nieuwsbericht om het gehele bericht te lezen. Nieuwsberichten worden niet meer getoond op de startpagina als de termijn is verstreken die door de beheerde is aangegeven.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Oude berichten zijn terug te zoeken via de optie “nieuws” links op de startpagina. Zet een vinkje achter ‘historie tonen’ om oude berichten terug te lezen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

 

2.2 Nieuwsberichten beheren

De optie nieuwsberichten is niet voor iedere gebruiker beschikbaar. Alleen wanneer de gebruiker de licentie ‘management’ of ‘kwaliteitsmanager’ heeft, krijgt hij/zij toegang tot deze optie.

Kies voor ‘configuratie – intranet – nieuws’ om het overzicht met nieuwsberichten te openen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

2.3 Nieuwsberichten aanmaken

Klik in het overzicht nieuwsberichten op de groene plus  om een nieuwsbericht aan te maken. U voert in eerste instantie alleen een omschrijving in en klikt op het diskette icoontje.

–    Omschrijving: de titel van het nieuwsbericht
–    Datum: dit is de systeemdatum, de datum van vandaag
–    Beschikbaar: u kunt een vinkje zetten achter ‘beschikbaar’, zodat het nieuwsbericht direct zichtbaar is onder nieuwsberichten
–    Startpagina:  door een vinkje te zetten achter ‘startpagina’ is het nieuwsbericht direct zichtbaar op de startpagina
–    Op startpagina vanaf:  in deze periode wordt het nieuwsbericht op de startpagina getoond.
–    In nieuwsbrief opnemen: deze functie is nog niet actief
–    Beschikbaar voor de keten: het nieuwsbericht wordt ook getoond bij andere praktijken in uw keten wanneer deze optie staat aangevinkt.
–    Zichtbaar in portaal: wanneer deze optie staat aangevinkt dan is het nieuwsbericht ook zichtbaar in het portaal van de patiënten.
–    Alleen voor management zichtbaar: alleen gebruikers met de licentie ‘management’ kunnen het nieuwsbericht openen en lezen

Eventueel kunnen dossierstukken uit het elektronisch dossier of documenten uit handboeken worden toegevoegd aan het nieuwsbericht. Zo bent u in staat nieuwe versies van documenten actief te delen met uw collega’s. Klik hiervoor op de groene plus onderaan in het nieuwsbericht.

2.4 Nieuwsbericht wijzigen

Wanneer u klikt op het kladblok icoontje voor het nieuwsbericht kunt u het bericht wijzigen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Nadat u het nieuwsbericht heeft geselecteerd kunt u het nieuwsbericht aanvullen.

3. Elektronisch dossier algemeen

3.1 Elektronisch dossier algemeen

In het elektronisch dossier kunnen documenten geplaatst worden die intern in een praktijk gebruikt worden. De documenten worden ingedeeld in een mappenstructuur en zijn via de startpagina te benaderen. De mappen kunnen beschikbaar gemaakt worden voor kwaliteitsmanagers en/of medewerkers.

Klik hiervoor op ‘dossier’ op de startpagina.

3.2 Beheren van het elektronisch dossier

Iedere gebruiker die toegang heeft tot de map kan een document toevoegen aan het elektronisch dossier.

Klik vanuit de startpagina op dossier – klik vervolgens op het cloud-icoon om een document toe te kunnen voegen. Browse hiervoor naar het desbetreffende bestand op uw lokale pc of server en selecteer de map van het elektronisch dossier waarin het document geplaatst moet worden.

Let op: u kunt tot 5 documenten tegelijkertijd uploaden naar het elektronisch dossier.

Wanneer het juiste document en de map zijn gekozen dan kunt u klikken op uploaden om het document toe te voegen.

3.3 Beheren van de mappenstructuur

De mappenstructuur voor het elektronisch dossier wordt vastgesteld door het ‘management’ of door de ‘kwaliteitsmanager’. Onder configuratie-intranet-mappenstructuur kunt u de structuur aanpassen c.q. uitgebreiden.

Klik op de groene plus achter de tekst ‘mappen’ om een nieuwe hoofdmap toe te voegen.

Klik op een hoofdmap of een submap om de gegevens van de map aan te passen of een supmap te definiëren.

Per map kan aangegeven worden of de documenten in de map beschikbaar zijn voor ‘medewerkers’ of de ‘kwaliteitsmanager’. Het management heeft toegang tot alle mappen en documenten. Ook kunt u een vinkje zeker achter ‘beschikbaar voor maatschap leden’.

Klik op het diskette icoon om de wijzigingen vast te leggen, klik op de groene plus om een submap toe te voegen. De map verschijnt onder de hoofdmap.

4. Help

4.1 Help algemeen

Wanneer u geen tijd heeft voor een telefonisch gesprek dan kunt u terecht bij de knop help. Met de knop help kunt u via een eenvoudige manier digitaal contact leggen met de afdeling support.

4.2 Contact helpdesk

Onder de tab ‘contact helpdesk’ kunt u uw vraag noteren. Tevens kunt u aangegeven met welke urgentie uw vraag/verzoek behandeld dient te worden. Daarnaast kunt u een bijlage toevoegen aan uw vraag/verzoek. Klik op bladeren om een bijlage toe te kunnen voegen. U kunt 3 bijlagen in één melding plaatsen. Een bijlage kan geplaatst worden met de volgende extensies: doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, gif, ppt, tif, jpeg, jpg, png, zip.op help kunt u via een eenvoudige manier digitaal contact leggen met de afdeling support.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Als laatste optie kunt u klikken op de onderstaande blauw knop om een teamview sessie te starten met de afdeling support. Wanneer u klikt op de knop dan wordt teamview automatisch gestart. Een medewerker van de afdeling support kan direct met u meekijken en uw vraag beantwoorden.

4.3 Meldingen/vragen

Onder meldingen/vragen vindt u de vragen terug die door de medewerkers van de praktijk zijn ingestuurd onder de tab ‘contact helpdesk’. Wanneer u op het loepje voor de melding klikt kunt u de melding inzien.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Onder gebruikers ziet u terug wie de melding heeft ingeschoten. Onder de kolom ontvangen ziet u de datum waarop de datum is aangemaakt. Onder de kolom afgesloten ziet u de datum waarop de melding is afgesloten.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Een melding kan in verschillende ‘bakjes’ terecht komen. Deze ‘bakjes’ geven aan wat de status is van de melding. Wanneer een melding bijvoorbeeld bij de afdeling IT/Development ligt wordt deze in het bakje 1e lijns supportgroep geplaatst. Zo zijn er verschillende statussen beschikbaar.

Let op: wanneer u als gebruiker alleen de meldingen wil zien die door u zijn ingeschoten dan dient uw kwaliteitsmanager een instelling aan te passen. Hiervoor gaat u naar configuratie – algemeen – omgeving instellingen – personaliseren vragen aan de helpdesk. Deze instelling geldt dan voor de gehele praktijk.

4.4 Contactgegevens

Onder de tab contactgegevens vindt u de gegevens van SpotOnMedics.

5. Persoonlijke instellingen

5.1 Persoonlijke instellingen algemeen

Onder de persoonlijke instellingen vindt u de instellingen van de gebruiker die is ingelogd.

5.2 Algemeen

Onder de tab algemeen vindt u de inloggegevens van de gebruiker. Tevens ziet u op welke server u op dat moment werkt. Het kan zijn dat deze informatie wordt gevraagd door de afdeling support of de afdeling IT/Development.

5.3 Intranet

Onder de tab intranet bepaalt u welke onderdelen op welke volgorde worden getoond op de startpagina. Wanneer u een onderdeel niet op de startpagina zou willen hebben staan dan kunt u het onderdeel zetten op niet tonen.

5.4 Agenda

Onder de tab agenda vindt u de specifieke instellingen en de weergave instellingen.
De specifieke instellingen vindt u ook terug via configuratie – algemeen – gebruikers – kladblok voor gebruiker – agenda. Deze instellingen hebben betrekking op de agenda weergave.
– De instellingen ‘niet beschikbaar voor inplannen’ heeft betrekking op het inplannen via de wachtlijst.
– Wanneer een patiënt wordt ingepland via de wachtlijst dan vindt u het aantal beschikbare therapeuten.
– Wanneer er onder de persoonlijke instellingen wordt aangevinkt dat de therapeut niet beschikbaar is, dan zal de therapeut als niet beschikbaar getoond worden in de wachtlijst.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

De weergave instellingen hebben te maken met de informatie die de agenda wordt vertoond. Deze aanpassingen kunnen zorgen voor een aanzienlijke tijdswinst in de agendafunctie. U kunt per gebruiker de volgende instellingen maken, namelijk

– Dossier informatie niet tonen (het blauwe mapje in de agenda wordt niet meer getoond) (plaatje)
– De afspraakkleuren worden onderdrukt (wanneer er een kleur aan een prestatiecode wordt gehangen) (plaatje)
– Mouse-over onderdrukken (wanneer er met de muis op de afspraak gaat staan verschijnt er een tekst) (plaatje)
– Per agenda dag tonen. Wanneer deze optie staat aangevinkt dan wordt de agenda opgebouwd per rooster van de een therapeut. Dit zorgt ervoor dat de agenda sneller laad en niet alle gegevens van de therapeuten tegelijk moet laden. Deze optie is vooral voor het laden van de medewerker agenda
– Aantal dagen tonen in weekweergave (aantal dagen die worden getoond wanneer u op weekweergave in de agenda klikt) (plaatje)

U bent vrij in het aan- en uitzetten van deze instellingen. Vanuit SpotOnMedics hanteren wij het volgende advies. Voor een administratief (secretariaat) medewerker zouden wij de volgende instellingen aanzetten, namelijk;

Dossier informatie niet tonen ✔
Afspraakkleuren onderdrukken ✔
Mouse-over onderdrukken ✔
Per agendadag tonen ✔
Aantal dagen tonen in weekweergave 14 of 21 dagen

Voor de therapeuten zouden wij onderstaande instellingen aanzetten, namelijk;

Dossier informatie niet tonen X
Afspraakkleuren onderdrukken X
Mouse-over onderdrukken ✔
Per agendadag tonen ✔
Aantal dagen tonen in weekweergave 8 dagen

5.5 Wachtwoord

Onder het kopje wachtwoord kunt u uw wachtwoord wijzigen. U kunt klikken op de link die vermeld staat. U wordt direct omgeleid naar een nieuwe pagina waar u uw wachtwoord direct kunt wijzigen. Vervolgens kunt u opnieuw inloggen met uw nieuwe inloggegevens.

5.6 Toolbox

De toolbox is een soort gereedschapskist voor de therapeut. Binnen de toolbox kan een therapeut specifieke verrichtingen koppelen aan een stoornis. Wanneer er in het patiëntendossier een subdoel is opgesteld dan wordt er automatisch bij die betreffende stoornis de gekoppelde verrichtingen zichtbaar. Hierdoor hoeft u niet continue bij elke stoornis u verrichting te selecteren.
U kunt de stoornissen zelf niet aanmaken, wel kunt u de verrichtingen zelf aanmaken via configuratie – patiëntdossier – toolbox.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: bij het opstellen van het eindresultaat/hoofddoel en de verwachting van de patiënt wordt de toolbox ook gebruikt bij het opstellen van de doelen/verwachtingen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

 

6. Jaarplanning

6.1 Jaarplanning algemeen

Onder de jaarplanning vindt u de planning die u als praktijk hanteert. Wanneer u onder ‘nieuw kwaliteitsitem’ op de startpagina een nieuw jaarplan item aanmaakt dan vindt u dit terug op de jaarplanning.

6.2 Nieuw kwaliteitsitem

Onder een nieuw kwaliteitsitem kunt u een item toevoegen aan uw kwaliteitssysteem. Deze punten vindt u terug onder kwaliteitssysteem – verbetercyclus. Onderstaande punten kunt u als medewerker aanmaken:

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

7. Wachtlijst

7.1 Wachtlijst algemeen

Wanneer u via de startpagina klikt op wachtlijst dan wordt u naar de wachtlijst verwezen. U kunt deze optie zien als een snelkoppeling naar de wachtlijst. In de wachtlijst kunt u nieuwe patiënten,  bestaande patiënten met een nieuw klacht of patiënten die 3 maanden niet zijn behandeld in plannen. Meer informatie over het inplannen in de wachtlijst vindt u in de handleiding FysioOne Agenda.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

8. Inschrijvingen

8.1 Inschrijvingen algemeen

Via de knop inschrijvingen op de startpagina kunt u direct een abonnement aan een patiënt hangen. Er worden geen traject en dossier aangemaakt zoals u wel gewend bent bij de wachtlijst. Wanneer inschrijvingen wordt gebruikt dan maakt het systeem een patiëntenkaart aan en koppelt onder de tab verkoop in de patiëntenkaart het abonnement.

8.2 Inschrijvingen aanmaken

Klik op de knop inschrijvingen, voor het aanmaken van een nieuwe inschrijving klikt u op de groene plus. Vul de gegevens in en klik op de tab formulier om het inschrijfformulier uit te printen en mee te geven aan de patiënt. Klik vervolgens links bovenaan op het blauwe pijltje. U wordt teruggestuurd naar het startscherm van de inschrijvingen. Klik op de dubbele blauwe pijltjes achter de inschrijving om de inschrijving definitief te maken.

9. To do lijst

9.1 To Do lijst algemeen

De ‘To Do’ Lijst is een lijst waar u als therapeut uw eigen actielijst kunt bijhouden. Wanneer u op ‘To Do Lijst’ klikt op de startpagina, krijgt u een overzicht van al uw To do lijst items. Hier kunt u eventueel ook filteren op ‘afgehandelde acties’ door een vinkje te zette bij afgehandelde acties.

9.2 To do item aanmaken

U kunt op twee manieren een ‘To do’ item aanmaken. Allereerst kunt u een item aanmaken door via de startpagina op ‘To Do Lijst’ te klikken. Hier kunt u middels de groene plus bovenaan de pagina een nieuw item aanmaken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Ook is het mogelijk om een to do item aan te maken via de agenda. U opent de agenda van de desbetreffende therapeut op de correcte datum. Hierna klikt u op het tijdstip. U heeft middels de tab ‘To do item’ de mogelijkheid om een to do item aan te maken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer u een korte omschrijving en een beschrijving bij het item heeft ingevuld en u drukt op de knop ‘opslaan’, wordt het item zichtbaar in de agenda van de therapeut. Let op: de ‘datum planning’ en het ‘tijdstip’ worden automatisch gevuld, omdat u bewust op een datum en tijdstip in de agenda heeft geklikt.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

9.3 To do item verwijderen

Het verwijderen van een to do item kunt u doen door te klikken op het item in de agenda en te klikken op verwijderen. Tevens kunt u het item verwijderen via startpagina – to do lijst.  Let op: wanneer u via startpagina – to do lijst een item verwijderd dan wordt deze ook uit  de agenda verwijderd.

9.4 To do item afronden

Naast het verwijderen van een item heeft u ook de mogelijkheid om een To do item af te ronden. Dit kunt u zowel via het overzicht van to do items of via het to do item in de agenda doen. Hiervoor kunt u klikken op afgerond wanneer u het item opent.

10. Interne berichten

10.1 Interne berichten algemeen

Deze functie maakt het mogelijk om interne berichten te versturen. Denk hierbij aan terugbelverzoeken of reminders.

10.2 Invoeren van een bericht

Klik op ‘intern bericht’ op de startpagina om een bericht aan te maken.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Kies een of meerdere collega’s (houd de CTRL-toets ingedrukt voor meer dan 1 collega) en typ het bericht. Voeg eventueel een bijlage toe. U kunt maximaal 3 bijlagen tegelijk selecteren en uploaden. Klik vervolgens op opslaan om het bericht vast te leggen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Het bericht wordt (indien aangegeven in de persoonlijke instellingen) getoond op de startpagina van uw collega.

10.3 Reageren op een bericht

Berichten worden getoond op de startpagina van de geadresseerde. Niet bekeken berichten worden vetgedrukt weergegeven.
Klik op het bericht om het bericht te lezen, te reageren op het bericht, een to do item van het bericht te maken, of het bericht te verwijderen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

11. E-mail versturen

11.1 E-mail versturen algemeen

Met deze functie kunt u e-mails versturen aan uw patiënten of specialisten ( zonder zorgmail). Wanneer u klikt op e-mail versturen vanuit de startpagina dan krijgt u een overzicht van alle mails die zijn verstuurd ( ook de e-mails vanuit de tab e-mail in de patiëntenkaart).

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

11.2 E-mail opstellen

Klik op op de groen plus om een nieuwe e-mail op te stellen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Voer de gevraagde informatie in. Kies eventuele bijlage(n) uit het elektronisch dossier. Wilt u de email wel bewaren maar (nog) niet versturen, klik dan op opslaan. Wilt u de email versturen klik dan op versturen. Wilt u het concept verwijderen, klik dan op verwijderen.
Let op: indien u een dossierstuk als bijlage toevoegt, dient u wel eerst op de ‘opslaan’ knop te klikken, voordat u op de knop ‘versturen’ klikt. U loopt anders het risico dat de e-mail verstuurt wordt zonder bijlage(n).

Let op: Een bijlage kan geplaatst worden met de volgende extensies: doc, docx, xls, xlsx, pdf, txt, gif, ppt, tif, jpeg, jpg, png, zip.

E-mails worden verstuurd met als afzender uw eigen e-mailadres dat u kunt terugvinden op de startpagina onder persoonlijke instellingen.

12. Vakantierooster

12.1 Vakantierooster algemeen

Onder de knop vakantierooster kunt u een vakantierooster aan een medewerker koppelen. Dit rooster wordt direct zichtbaar op de startpagina van de therapeuten. Let op: het is afhankelijk  van de persoonlijke instellingen op welke plaats en of het vakantierooster zichtbaar is.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Klik op de groene plus om een vakantierooster aan te maken en vul de gevraagde gegevens in.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Let op: Het vakantierooster aangemaakt op de startpagina is niet direct zichtbaar in de agenda. Wanneer u een afwijkend of vakantierooster wil koppelen dient u dit te doen onder configuratie – algemeen – gebruikers – roosters.

13. Nuttige links

13.1 Nuttige links algemeen

De praktijk heeft de mogelijkheid om nuttige links te tonen op de startpagina. Nuttige links zijn snelkoppelingen naar bijvoorbeeld websites of applicaties die door de medewerkers van de praktijk regelmatig geraadpleegd worden.

13.2 Beheren van nuttige links

Nuttige links worden beheerd door het ‘management’ of de ‘kwaliteitsmanager’ van de praktijk.
Klik op configuratie – intranet – nuttige links om het overzicht van nuttige links op te vragen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Klik op de groene plus om een nuttige link toe te voegen.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Titel: de omschrijving van de nuttige link die getoond wordt op de startpagina
Url: dit is het websiteadres waarnaar de link moet verwijzen, vergeet hierbij niet https://  in te voeren
Openen in  nieuw venster: hierbij kan de link worden geopend in een nieuw venster of op de startpagina van FysioOne.

13.3 Verwijderen van een nuttige link

Klik op het rode kruis  in het overzicht nuttige links (configuratie – intranet- nuttige links) om de link te verwijderen. De link wordt per direct verwijderd van de startpagina van de gebruikers.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

14. Gebruikersbeheer

14.1 Gebruiksbeheer algemeen

De ‘kwaliteitsmanager’ en het ‘management’ zijn in staat de gegevens van gebruikers van FsyioOne te beheren.
Klik hiervoor op configuratie – algemeen – en kies vervolgens voor de optie ‘gebruikers’.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

14.2 Nieuwe gebruikers toevoegen

Klik in het overzicht gebruikers op de groen plus om een nieuwe gebruiker toe te voegen. Voer de gevraagde informatie en klik op het diskette icoon. De gebruiker kan nu inloggen in het systeem.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Bij het aanmaken van een FysioOne gebruiker kan ervoor gekozen worden om de gebruikers bij nieuwsberichten, interne berichten etc. hierop te attenderen middels een email naar de gebruiker. Dat kan door het vinkje te zetten bij ‘e-mailnotificaties ontvangen’.

Het systeem kent ook de mogelijkheid om de accountgegevens, dat wil zeggen userid en wachtwoord via de mail naar de gebruiker te sturen. Dat kan door een vinkje te zetten bij ‘accountgegevens via email naar gebruiker’.

FysioOne kent verschillende licentieniveaus voor de FysioOne gebruikers, te weten medewerker, kwaliteitsmanager en management. Afhankelijk van het licentieniveau heeft de desbetreffende gebruiker meer of minder rechten in het systeem.

14.3 Tijdelijke gebruiker toevoegen

Een voorbeeld van een tijdelijke gebruiker is een stagiair of een waarnemer. Een stagiair of waarnemer kunt u ook het beste aanmaken als nieuwe gebruiker, zodat u dit onderscheid van andere gebruikers.

Stagiair:
De stagiaires volgen een opleiding tot fysiotherapeut en zullen derhalve (uiteraard met toestemming van de patiënt) aanwezig zijn en / of deelnemen aan de  fysiotherapeutische behandeling van de patiënt. De stagiaire mag onder toezicht van de stagebegeleider(s) fysiotherapeutische handelingen uitvoeren waarbij de stagebegeleider te allen tijde de eindverantwoordelijkheid (voor veiligheid en kwaliteit) draagt.
Let op: wees u ervan bewust dat wanneer u besluit om een stagiair behandelingen uit te laten voeren en deze gedeclareerd dienen te worden naar de zorgverzekeraar, u bij deze gebruiker onder het tabje registratie de AGB code van de praktijkhouder invult. De behandelingen worden dan onder de AGB code van de praktijkhouder verstuurd naar de zorgverzekeraar.

Waarnemer:
Wanneer u gebruik maakt van een waarnemer binnen de praktijk, is het belangrijk om te weten of de waarnemer een eigen AGB code heeft.

Eigen AGB:
De waarnemer dient bij Vektis aan te geven bij welke praktijk de waarneming gaat plaats vinden. Via AGBcode.nl kunt u als praktijk zien vanaf wanneer de waarnemer aan de praktijk gekoppeld is. Tevens dient u bij Vecozo aan te geven dat er een nieuwe ABGcode is aangemeld bij Vektis.

Binnen SpotOnMedics kunt u de waarnemer als nieuwe gebruiker aanmaken en gebruik maken van zijn of haar eigen AGB code.

Geen eigen AGB:
Wanneer een waarnemer tijdelijk in dienst komt, kun u het beste de AGB code van de praktijkhouder bij de gebruiker invullen. De waarnemer staat in dit geval niet geregistreerd bij de praktijk.

14.4 Gebruikersgegevens invullen

Nadat u een gebruiker heeft aangemaakt kunt u de gegevens van de gebruiker verder aanvullen met de volgende informatie:

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

14.5 Gebruiker uit dienst

Wanneer een gebruiker uit dienst treed dient u een vinkje te zetten bij non-inlog account en uit dienst. Hierbij dient u een uitdiensttreding datum op te geven. Ook is het verstandig om een vinkje te zetten bij ‘geen agenda’. De therapeut wordt dan niet meer getoond in de agenda. Als laatste kan er een vinkje gezet worden bij ‘gegevens niet aanleveren aan LDF/LDK’. Deze gegevens hoeven namelijk niet meer ingestuurd te worden.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Wanneer behandelingen van de gebruiker worden overgenomen door een andere gebruiker, dient u in eerste instantie de agenda van deze therapeut nog actief te laten staan. U kunt de behandelingen van deze therapeut overzetten naar een collega therapeut. Dit dient u wel handmatig aan te passen. Na het overzetten van de behandelingen, kunt u bij de gebruiker op ‘geen agenda’ klikken.

14.6 Wachtwoord wijzigen

Er zijn verschillende manieren om een wachtwoord te wijzigen.

Wanneer een therapeut zijn/haar wachtwoord wil wijzigen dan kan hij/zij op het inlogscherm klikken op wachtwoord vergeten. Er wordt gevraagd om een e-mailadres in te vullen, dit is het e-mail adres  dat staat genoteerd onder configuratie – algemeen – gebruikers – e-mail adres. Binnen 10 minuten wordt er een mail verstuurd naar het e-mail adres.

Wanneer u deze e-mail heeft ontvangen dan kunt u de blauwe klink kopiëren om uw wachtwoord daadwerkelijk te wijzigen. Wanneer u uw wachtwoord heeft gewijzigd wordt u omgeleid naar de inlogpagina en kunt u opnieuw inloggen. U ontvangt een mail waarin wordt bevestiging dat u uw wachtwoord heeft gewijzigd.

Screenshot in mei 2017 met lancering van nieuwe lay-out FysioOne.

Een andere manier om uw wachtwoord te wijzigen is uw wachtwoord wijzigen wanneer u al bent ingelogd. Wanneer u klikt op startpagina – persoonlijke instellingen – tab wachtwoorden dan kunt u klikken op de blauw link. Wanneer u op deze link klikt wordt u omgeleid naar een nieuwe pagina om uw wachtwoord direct te wijzigen. Vervolgens kunt u inloggen met uw nieuwe inloggegevens. U ontvangt een mail waarin wordt bevestiging dat u uw wachtwoord heeft gewijzigd.

Als laatste optie kan een medewerker met de licentie kwaliteitsmanager of management kan een nieuw wachtwoord genereren. Het wachtwoord kan gegenereerd worden onder configuratie – algemeen – gebruikers – gele sleutel. Ook dan wordt er een mail verstuurd naar de desbetreffende therapeut. Via de verstuurde mail kan de medewerker de blauwe link kopiëren om het wachtwoord te wijzigen en vervolgens opnieuw in te loggen met de nieuwe gegevens. De therapeut ontvangt een mail waarin wordt bevestiging dat het wachtwoord is gewijzigd

14.7 Patientenportaal instellingen

Het kan ook voorkomen dat een patiënt telefonisch contact opneemt omdat hij/zij niet kan inloggen. Een therapeut kan het wachtwoord dan opnieuw ingeven voor de patiënt. U kunt gaan naar de desbetreffende patiëntenkaart en kunt klikken op de tab portaal.

Onder deze tab vindt u een knop met wachtwoord resetten, door op deze knop te klikken kunt u het wachtwoord opnieuw voor de patiënt instellen. Het nieuwe wachtwoord wordt vervolgens naar de patiënt gestuurd. Via die mail heeft de patiënt zelf de optie om het wachtwoord weer te wijzigen.

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht