1.1 Wat houdt de werkkostenregeling in?

Alles wat een werknemer voor de werkzaamheden van zijn werkgever ontvangt, is in beginsel belast als loon bij die werknemer. 

Binnen de werkkostenregeling zijn hier uitzonderingen op mogelijk. Ook kan een bepaald percentage van de totale fiscale loonsom van de werkgever worden besteed aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan de werknemers, zonder dat dit belast is bij de werknemers. Dit kan in de zogenaamde vrije ruimte. 

De werkgever kan hiervoor kiezen door vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. Eindheffingsbestanddeel betekent dat de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling ten laste van de vrije ruimte komt. Hiervoor gelden, behalve een toets op gebruikelijkheid en sommige loonbestanddelen die u niet mag aanwijzen, in principe geen voorwaarden, dus ook geen toets op zakelijkheid. Voor vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die binnen de vrije ruimte blijven, volgt geen belastingheffing. Alleen als de werkgever meer dan de vrije ruimte besteedt aan vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen, volgt er belastingheffing in de vorm van een eindheffing bij de werkgever. Deze eindheffing dient opgenomen te worden in de loonaangifte over februari 2022.

1.2 Stappenplan om te bepalen of een vergoeding, verstrekking, of terbeschikkingstelling, loon voor de medewerker is ja of nee

Alle vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen = in eerste instantie, belast loon voor de medewerker, tenzij …….

• stap 1: Bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling belast loon is voor de werknemer en vanuit de relatie werkgever-werknemer wordt gegeven. In hoofdstuk 4 leest u welke vergoedingen altijd belast loon voor de medewerker zijn.
• stap 2: Is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder een gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt. In Bijlage 1 (einde document) vind u een overzicht van de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen.
• stap 3: Valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of u deze als onderdeel van de vrije ruimte van de werkkostenregeling aanwijst (eindheffingsbestanddeel) of als loon van de werknemer behandelt.

1.3 Wat is de hoogte van de vrije ruimte in 2021?

• Algemeen
• Nmbrs
• Yuki

1.4 Welke vergoedingen komen ten laste van de vrije ruimte in 2021?

• bonusbedragen voor medewerkers;
• personeelsuitjes: met een onderverdeling in gerichte vrijstelling en een deel ten laste van vrije ruimte;
• kerstpakketten of anderszins een geste tijdens feestdagen;
• redelijke vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen tot een bedrag van € 2.400 per werknemer per jaar vindt de fiscus altijd gebruikelijk;
• reiskostenvergoeding boven € 0,19 per kilometer (het bovenmatige deel);
• studiekosten kind van werknemer (max € 3.000 per kalenderjaar).
• Zorgbonus 2021

De zorgbonus 2021 wordt onbelast uitgekeerd aan de medewerkers, dit moet binnen 5 maanden nadat u het bericht heeft ontvangen van het ministerie van VWS. Het bedrag voor de zorgbonus 2021 wordt ten laste van de vrije ruimte geboekt. Kiest u ervoor om de zorgbonus 2021 in 2022 uit te keren, dan wordt de vrije ruimte van 2022 aangesproken. 

In de brief van het ministerie van VWS staat vermeld welk bedrag u ontvangt om als netto bonus (per medewerker) uit te keren. Daarnaast staat in de beschikking vermeld hoeveel u aan subsidie ontvangt om de eindheffing van 80% over de overschrijding van de vrije ruimte te betalen. Als er geen sprake is van overschrijding van de vrije ruimte, dan dient u hier melding van te maken bij het ministerie van VWS. Het teveel uitbetaalde subsidiegeld, wordt teruggevorderd. Het team Financieel en Personeel verzorgd ondersteuning bij de berekening van de eventueel teveel ontvangen subsidie.

1.5 Welke vergoedingen zijn altijd loon voor de medewerker?

Altijd loon voor de medewerker zijn:

• loon dat niet is aangewezen als eindheffingsbestanddeel (zoals vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen). Dit kan ook het bovenmatige deel van een gerichte vrijstelling zijn of een deel daarvan. 
• auto van de zaak (behalve de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen aan die auto);
• (dienst)woning (behalve het pied-à-terre en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen aan de woning);
• vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor criminele activiteiten; 
• deel van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat uitkomt boven de gebruikelijkheidstoets (30% afwijking);
• een te betalen geldsom op grond van een strafbeschikking of daarmee vergelijkbare buitenlandse wijze van bestraffing; 
• de bestuursrechtelijke dwangsom en daarmee vergelijkbare buitenlandse dwangsommen; 
• loon uit vroegere dienstbetrekking (tenzij u de werknemer daarnaast ook nog loon uitbetaalt waarop de arbeidskorting van toepassing is; in dat geval mag u het loon uit vroegere dienstbetrekking aanwijzen als eindheffingsloon als aan de gebruikelijkheidstoets is voldaan.);
• het rentevoordeel en de kosten van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente (inclusief de kosten) aftrekbaar is in de inkomstenbelasting.

1.6 Welke vergoedingen zijn geen loon voor de medewerker?

Als u een werknemer een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling geeft die buiten de relatie werkgever-werknemer valt, is dat geen loon. Er is dan namelijk geen verband met de dienstbetrekking.

Als u aan de volgende 3 voorwaarden voldoet, kunt u ervan uitgaan dat uw kleine geschenk (attentie) geen loon is: 

• U geeft een persoonlijke attentie in situaties waarin ook anderen zo’n attentie zouden geven uit wellevendheid, sympathie of piëteit op grond van een persoonlijke relatie en niet zozeer op basis van de relatie werkgever-werknemer.
• U geeft géén geld of een waardebon. 
• De factuurwaarde (inclusief btw) van de attentie is maximaal € 25. U hoeft eventuele bezorgkosten niet mee te tellen als die kosten op de factuur zijn gespecificeerd of apart zijn gefactureerd.

Denk hierbij aan de volgende situaties: uw werknemer is ziek en u geeft hem een fruitmand. Of uw werknemer is overleden en u stuurt zijn nabestaanden een rouwkrans.

1.7 Aanlevering voor de financiële administratie

Om juist te kunnen boeken in de financiële administratie willen wij graag weten of de factuur c.q. bon een personeelsuitje betreft (uitstapje/borrel/etentje) of een kado aan de werknemer of een bonus.

Bij een personeelsuitje willen wij graag weten hoeveel medewerkers daar aanwezig waren en hoeveel directieleden. Het bedrag voor de medewerkers gaat t.l.v. de vrije ruimte en van de directieleden niet.

Alles wat te maken heeft met de WKR boeken wij op #40970 (m.u.v. reiskostenvergoedingen boven 0,19 ct/km).

Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen worden in de financiële administratie geboekt op de volgende grootboekrekeningen:

• 02400: Hardware (computers, laptops, telefoons) (terbeschikkingstelling)
• 40200: Reiskostenvergoeding (OV en max 0,19 ct/km)
• 40300: Opleidingen/cursussen
• 40750: Arbokosten
• 40451: Vergoedingen contributies en abonnementen
• 40990: VOG
• 44400: Representatiekosten (bijv. geschenken < € 25)
• 45310: Hulpmiddelen aan werknemer < € 450
• 45680: Congressen/seminars

1.8 Bijlage 1: overzicht gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen

Welke gerichte vrijstellingen zijn er? 

Voor een aantal vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaan gerichte vrijstellingen. In dit overzicht zijn de meest voorkomende gerichte vrijstellingen opgenomen. Als u twijfelt of u een vergoeding of verstrekking onbelast aan uw medewerkers kunt uitkeren, neem dan contact op met de afdeling Personeel of Financieel.

Er zijn gerichte vrijstellingen voor het vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen van: 

• vervoer;
• vergoeden van reizen met eigen vervoer (= auto, motor, fiets of te voet) -> onbelaste vergoeding van € 0,19 per kilometer; dit geldt voor woon-werk en overig zakelijk vervoer; boven € 0,19 per kilometer is bovenmatig en is loon voor de medewerker of de werkgever wijst dit aan als eindheffingsloon en wordt ten laste van de vrije ruimte geboekt;
• bij het reizen naar een vaste werkplek kan er sprake zijn van een ‘vaste reiskostenvergoeding’ -> neem hiervoor contact op met de afdeling Personeel 088-6600800
• vergoeden van reizen met openbaar vervoer (niet zijnde: taxi, boot of vliegtuig) -> de werkelijke kosten mogen onbelast worden vergoed als gerichte vrijstelling (de werkgever hoeft geen rekening te houden met een vertragingsvergoeding die de vervoerder eventueel geeft aan uw werknemer) of maximaal € 0,19 per kilometer onbelast vergoeden.
• cursussen, congressen, vakliteratuur en dergelijke voor het onderhouden en verbeteren van de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het werk, inschrijving in een beroepsregister en outplacement;
• studie- en opleiding met het oog op het verwerven van (meer) inkomen en procedures tot erkenning van verworven competenties (evc-procedures);
• noodzakelijke gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur; 

Een vergoeding of verstrekking hiervoor moet voldoen aan de volgende voorwaarden:

• de voorziening naar uw redelijke oordeel noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking (noodzakelijkheidscriterium -> ‘Noodzakelijk’ betekent dat de werknemer zonder de voorziening zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen. Dat houdt in dat de werknemer de voorziening voor zijn werk nodig heeft en gebruikt. De mate van dat zakelijke gebruik is daarbij niet doorslaggevend.) 
• uw werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking 
• de voorziening geen onderdeel uitmaakt van een cafetariaregeling
• korting op producten uit eigen bedrijf;

Als u aan uw werknemer een korting of vergoeding geeft bij de aankoop van producten uit eigen bedrijf, dan is dit onder de volgende voorwaarden gericht vrijgesteld: 

• De producten zijn niet branchevreemd. 
• De korting of vergoeding is per product maximaal 20% van de waarde van dat product in het economische verkeer. 
• De kortingen of vergoedingen bedragen in het kalenderjaar samen niet meer dan € 500 (het niet-gebruikte deel van de vrijstelling kunt u niet doorschuiven naar een volgend jaar).
• arbovoorzieningen:

De arbovoorzieningen moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: 

• De voorzieningen vloeien rechtstreeks voort uit het arbeidsomstandighedenbeleid dat u voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet. 
• De werknemer gebruikt of verbruikt de voorzieningen op de (thuis)werkplek (geheel of gedeeltelijk) of op een plaats waar u uitvoering geeft aan het arbeidsomstandighedenbeleid dat u voert op grond van de Arbeidsomstandighedenwet (bijvoorbeeld een medische keuring). 
• U brengt geen kosten ten laste van de werknemer (eigen bijdrage).
• hulpmiddelen;

Hulpmiddelen die uw werknemer ook buiten de werkplek kan gebruiken en die hij voor 90% of meer zakelijk gebruikt.

• VOG (verklaring omtrent gedrag)

Een vergoeding van een voor de dienstbetrekking aangevraagde VOG is vanaf 2020 gericht vrijgesteld.

Welke meest voorkomende nihilwaarderingen zijn er?:

Alles wat u uw werknemer verstrekt, vergoedt of ter beschikking stelt voor zijn dienstbetrekking, is loon. Om te voorkomen dat de waarde van voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt, in de vrije ruimte valt, is een aantal voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze ‘nihilwaarderingen’ gaan dus niet ten koste van uw vrije ruimte. 

De volgende voorzieningen waardeert u op nihil: 

• voorzieningen die uw werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt, zoals een bureau of een kopieermachine, maar dit kan ook de fitnessruimte op de werkplek zijn.
• consumpties op de werkplek die geen deel uitmaken van een maaltijd, zoals koffie, thee, gebak, fruit en andere tussendoortjes van weinig waarden (maaltijden vallen hier niet onder). 
• ter beschikking gestelde werkkleding (de werkgever blijft eigenaar van de werkkleding en de werkkleding wordt geheel of gedeeltelijk op de werkplek gedragen). 
• het rentevoordeel van een personeelslening als uw werknemer daarmee een (elektrische) fiets of elektrische scooter koopt; bij alle andere personeelsleningen (bv. voor eigen woning) is het rentevoordeel belast voor de werknemer.
• ter beschikking gestelde ov-abonnementen als uw werknemer het abonnement ook voor het werk gebruikt