Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Introductie

1.1 Wat is Twinfield?

Het bedrijf Wolters Kluwer levert het boekhoudplatform Twinfield. Twinfield is in de gezondheidszorg een veel gebruikt boekhoudpakket door accountants en zorgondernemers. Als uw praktijk gebruikt maakt van het Twinfield product voor uw boekhouding(en) dan heeft u de mogelijkheid om een koppeling te leggen tussen het FysioOne EPD en het boekhoudpakket Twinfield.

Voor meer informatie over Twinfield en de functionaliteiten in het boekhoudpakket, klik hier.

1.2 Maakt onze praktijk gebruik van het Twinfield pakket?

Veel praktijken zijn op de hoogte van welk boekhoudpakket ze gebruik maken. De ervaring leert dat er praktijken zijn die enkel inkoopnota’s aanleveren bij hun accountant en dat zij aan het eind van het jaar het jaarrapport tot zich krijgen.

Als uw praktijk niet op de hoogte is welk boekhoudpakket uw accountant gebruikt voor het voeren van de boekhouding dan adviseren wij u om dit na te vragen. Indien uw accountant gebruikt maakt van het Twinfield boekhoudpakket dan heeft u de mogelijkheid om middels deze handleiding de koppeling tussen FysioOne en het boekhoudpakket te leggen.

1.3 Wat zijn de kosten voor het gebruik van Twinfield en de koppeling?

Voor meer informatie over de kosten van het boekhoudpakket Twinfield verwijzen wij u graag door naar Twinfield en/of uw accountant.

Voor het leggen van de webservices koppeling tussen FysioOne en Twinfield rekent SpotOnMedics een koppelingsfee van 376 euro exclusief BTW per jaar. Indien u de koppeling gedurende het jaar activeert zullen deze kosten voor het eerste licentiejaar naar rato in rekening worden gebracht.

2. Het maken van de koppeling tussen FysioOne <-> Twinfield

2.1 Heeft u een boekhouding bij Twinfield?

Als uw praktijk gebruik maakt van het boekhoudpakket Twinfield dan heeft u de mogelijkheid om het FysioOne EPD en Twinfield aan elkaar te koppelen. Hoe u de koppeling legt kunt u lezen in de volgende paragrafen.

2.2 Accountgegevens Twinfield benodigd [min. level 4 account]

Om de koppeling tussen FysioOne en Twinfield op de correcte manier uit te voeren is het noodzakelijk dat uw Twinfield gebruikersaccount bepaalde rechten heeft om transacties tussen FysioOne en Twinfield te kunnen uitvoeren. Hiervoor heeft u een koppelaccount tot uw beschikking nodig.

Vanuit Twinfield is aangegeven dat minimaal een gebruikersaccount met level 4 benodigd is voor het leggen van de koppeling tussen een extern product en Twinfield. Als u vragen heeft over een koppelaccount dan adviseren wij u contact op te nemen met uw accountant.

2.3 Stappen om de koppeling te leggen in FysioOne

Op deze pagina wordt u stap voor stap meegenomen met hoe u de koppeling kunt leggen. Om de koppeling te kunnen maken heeft u een gebruikersaccount met de licentie ‘management’ of ‘kwaliteitsmanager’ nodig in FysioOne. Hiermee heeft u de mogelijkheid om de configuratiepagina’s in FysioOne te raadplegen.

Als u gebruik wilt maken van de configuratie zal SpotOnMedics in de menustructuur onder het tabblad Verkoop – Boekhouding eerst het e.a. voor u moeten activeren. Indien dit nog niet voor uw praktijk is gedaan kunt u hierover contact opnemen met SpotOnMedics.

Klik op het submenu Twinfield webservices en u komt op de volgende pagina uit:

Voor het aanmaken van een nieuwe configuratie klikt u op de groene + linksboven op de pagina. In de volgende paragraaf worden de instellingen met u doorgenomen.

2.4 Configuratie instellingen voor boekingen richting Twinfield

Als u op de groene + heeft geklikt heeft u de mogelijkheid om de instellingen van de configuratie door te nemen. Middels een lightbox (pop-up scherm) is de configuratie zichtbaar.

Dit formulier is opgebouwd uit verschillende onderdelen, te weten:

  • Selecteer bedrijf (als u meerdere bedrijven heeft kunt u per bedrijf een keuze maken voor de inrichting)
  • Boekhouding instellingen
  • Debiteuren instellingen
  • Bijzondere debiteurnummers
  • OAUTH2 (koppeling) instellingen

Per onderdeel wordt hieronder het e.a. toegelicht:

  • Selecteer bedrijf
    • Als u één bedrijf heeft kunt u hier het standaard bedrijf selecteren
      • Bij meerdere bedrijven kunt u ervoor kiezen om alles in te sturen conform dezelfde instellingen per bedrijf of ervoor kiezen om aparte instellingen te gebruiken per bedrijf. Als de voorkeur de laatste variant geniet dan zullen er dus meerdere configuraties in uw omgeving actief zijn.
    • Schedule type
      • Hierin geniet de voorkeur om elke dag de data te versturen. Andere opties zijn mogelijk en kunnen naar wens worden geselecteerd.
    • Start datum
      • Deze door u ingevoerde datum wordt aangehouden voor de start van het versturen van data.
  • Boekhouding instellingen
    • Wij adviseren u dit overzicht samen met uw accountant door te lopen om er zeker van te zijn dat de juiste codes hierin zijn opgenomen.
  • Debiteurnummer instellingen
    • Wij adviseren u dit overzicht samen met uw accountant door te lopen om er zeker van te zijn dat de juiste codes hierin zijn opgenomen.
    • Wij adviseren de selectiebox ‘UseNumericDeptorNumbers’ te activeren zodat er van (externe) relaties, waar nodig, automatisch debiteurnummers worden aangemaakt. Doe u dit niet dan zullen niet alle nota’s ingestuurd kunnen worden en zal er een error (melding: code moet nog ingevuld worden) naar voren komen in de verwerkingsverslagen.
  • Bijzondere debiteurnummers
    • Als uw praktijk gebruik maakt van de diensten van Infomedics/Famed dan heeft u de mogelijkheid om hier een debiteurnummer te vermelden. Als uw praktijk hier geen gebruik van maakt dan kunt u deze velden leeg laten.

Als u deze stappen heeft doorlopen dan adviseren wij u eerst deze ingevulde data op te slaan middels de ‘opslaan’ button rechtsonder in de lightbox.

  • OAUTH2 koppeling instellingen
    • Om de koppeling te maken dient u op de button ‘Autoriseer API connectie’ te klikken. In de volgende paragraaf leggen we het activeren van de koppeling verder uit.

 

2.5 Koppelen met Twinfield vanuit configuratie scherm

Als u op de button ‘Autoriseer API connectie’ klikt wordt er een nieuw tabblad in uw browser geopend. U komt terecht op het inlogscherm van Twinfield. Zoals eerder in deze handleiding genoemd is het belangrijk dat u inlogt met het ‘koppelaccount’ van Twinfield.

Vul de beschikbare gegevens in de volgende velden in:

  • Gebruiker
  • Wachtwoord
  • Omgeving

Zie hieronder de screenshot als voorbeeld. Als u er zeker van bent dat de gegevens juist zijn dan kunt u klikken op de button ‘Inloggen’.

Als de inloggegevens juist zijn dan komt u op de volgende pagina uit op de Twinfield website: ‘SpotOnMedics FysioOne is requesting your permission’. De instellingen op de pagina middels de geactiveerde selectievakjes kunt u laten staan zoals het staat. Het enige dat u hoeft te doen is naar beneden te scrollen en op de button ‘Yes, allow’ te klikken.

Zodra u dit doet wordt het tabblad afgesloten en navigeert u terug naar de FysioOne omgeving. U zult zien dat het configuratie scherm en de velden in het onderdeel OAUTH2 zijn ingevuld. Vergeet niet om de pagina op te slaan door middel van de ‘opslaan’ button rechtsonder in de lightbox.

2.6 Koppel het bedrijf aan uw Twinfield administratie

In de vorige paragraaf is doorgenomen hoe u de koppeling tussen FysioOne en Twinfield kunt maken. De handshake is nu actief en beschikbaar. Om ervoor te zorgen dat de data in de ‘juiste’ administratie wordt gezet is het noodzakelijk dat u de administratiecode van uw Twinfield administratie bij FysioOne bekend maakt.

In het geval dat er één bedrijf (standaard) actief is in FysioOne kunt u deze administratiecode invoeren onder: Configuratie – Algemeen – Omgeving instellingen – (tabblad) Facturatie – Externe identificatie (Twinfield). Vergeet niet om de administratiecode in FysioOne op te slaan. De administratiecode is beschikbaar in Twinfield. Als de administratiecode niet bekend is dan adviseren wij u de code op te vragen bij uw accountant.

Screenshot ‘externe identificatie Twinfield in FysioOne’:

Screenshot ‘administratiecode in Twinfield’ (let op administratiecode per regel):

2.7 Laat uw accountant de koppeling bekijken/testen

Wij adviseren uw accountant alle instellingen te controleren en bij de eerste run van de data een aantal controles uit te voeren aan de kant van Twinfield. Uw accountant ziet alle transacties binnenkomen in Twinfield waarna deze verwerkt zullen worden in de boekhouding.

3. Automatisch versturen taak van data naar Twinfield

3.1 Automatisch versturen proces

Op basis van de door u geselecteerde keuze van de schedule type wordt er per periode een batchproces aangemaakt en de data verstuurd. Zoals ook eerder in de handleiding aangegeven geniet de voorkeur om de data dagelijks te versturen.

Screenshot schedule type:

Als u kiest voor dagelijkse verwerking zal elke ochtend vanaf 06:00 uur het batchproces starten. Alle nota’s die onder het station ‘Verkoop – te boeken’ staan zullen, indien alle instellingen goed staan, worden aangeboden aan Twinfield. Nota’s die niet overgezet kunnen worden blijven staan onder het station ‘Verkoop – te boeken’.

 

4. Verwerkingsverslag vanuit Twinfield in FysioOne

4.1 Overzicht verstuurde XML berichten aan Twinfield

Zodra de koppeling is gelegd en er periodiek een batchproces draait om de nota’s vanuit FysioOne bij Twinfield aan te bieden treft u aan de linkerkant van het scherm (Verkoop – Twinfield webservices) een overzicht van alle batchjobs die zijn gedraaid. Hieronder een screenshot van hoe dit eruit ziet.

Niet alle configuraties zijn standaard zichtbaar. Als historie configuraties niet zichtbaar zijn klikt u op het selectievakje ‘Toon historische configuraties’. U kunt vervolgens per configuratie de reports raadplegen.

Als u een configuratie heeft geselecteerd worden alle batchjobs gepresenteerd met de volgende kolommenstructuur:

  • Taak ID
  • Configuratie ID
  • Periode
  • Ingestuurd (datum)
  • Succes / Failed bericht
    • Succes > batchjob met succes afgerond
    • Failed > batchjob gestopt en niet met succes afgerond
  • Toelichting
    • Samenvatting van batchjob (aantal facturen verstuurd, etc.)

Als u de inhoudt van de batchjob wilt raadplegen dan klikt u op het loepje aan het eind van de regel. Meer over de inhoud en terugkoppeling treft u in de volgende paragraaf.

4.2 Verwerkingsverslag vanuit Twinfield terug in FysioOne

Als u op het loepje aan het eind van de regel (per batchjob) klikt wordt er aan de rechterkant van het scherm een nieuw ventster geopend waarin de inhoud van de job wordt gepresenteerd. Een voorbeeld van de inhoud wordt hieronder weergegeven.

De kolommen die hier gepresenteerd worden zijn:

  • Icoon
    • Waarschuwingsbord > let op: nota niet geaccepteerd
    • Groen vinkje > geaccepteerd en doorgezet aan Twinfield administratie
  • Office
    • Administratiecode Twinfield
  • Code
    • Debiteurnummer
  • Name
    • Naam van verzekeraar, particulier, externe relatie, overig
  • Messages
    • Terugkoppeling vanuit Twinfield met toelichting waarom de nota/boeking niet geaccepteerd kan worden.
      • Er zijn meerdere toelichtingen mogelijk. Op bovenstaand voorbeeld wordt er aangegeven dat er geen code (debiteurnummer) beschikbaar is en dat het dimensie type niet voldoet aan de instellingen bij Twinfield.
      • De nota’s die een error melding hebben gekregen blijven staan onder het station Verkoop – te boeken.

Op basis van de terugkoppeling is de taak aan de praktijk en de medewerker die hier verantwoordelijk voor is om de fouten op te lossen. Tot die tijd blijven de nota’s hangen onder het station Verkoop – te boeken.

5. Welke functionaliteit niet beschikbaar is in de huidige koppeling

5.1 Twinfield Saldi (betaalstatus)

Op dit moment wordt er data vanuit FysioOne naar Twinfield overgezet. Met de huidige koppeling is het niet mogelijk om de betaalstatus van de factuur uit Twinfield op te halen en terug te plaatsen in FysioOne (onder tabblad verkoop in de patiëntenkaart). Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.

5.2 Financiele data integratie vanuit Twinfield > Financial Intelligence

Voor de praktijken die gebruik maken van het Financial Intelligence dashboard is het met de huidige koppeling niet mogelijk om de financiële informatie uit Twinfield te halen en te presenteren in het Financial Intelligence dashboard. Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.

6. Rolverdeling ondersteuningsvragen

6.1 Toelichting op ondersteuning vanuit SpotOnMedics

Wanneer u SpotOnMedics kunt contacten over de Twinfield koppeling

  • Voor het verkrijgen van het menu item Twinfield webservices in uw FysioOne omgeving;
  • Bij vragen over het leggen van de koppeling;
  • Bij vragen over het aflezen van de verwerkingsverslagen.

SpotOnMedics kan u niet ondersteunen bij

  • Het controleren of alle data ook in Twinfield verwerkt kan worden (dit kan uw accountant);
  • Het controleren of de inloggegevens voor het koppelaccount van Twinfield juist zijn;
  • Het bevestigen of de door u ingevoerde codes bij de configuratie juist zijn.

Contactgegevens:
SpotOnMedics Klant Contact Center
T: 088 6600 800 (keuze 1)
E: support@SpotOnMedics.nl

6.2 Toelichting op ondersteuning vanuit uw accountant

Wanneer u uw accountant kunt contacten over de Twinfield koppeling

  • Als u niet beschikt over de inloggegevens van een koppelaccount voor het leggen van de koppeling tussen FysioOne – Twinfield;
  • Voor het ontvangen van de codes die ingevuld moeten worden bij de configuratie voor de boekhoud- en debiteurnummer instellingen;
  • Voor het verifiëren of de data in Twinfield goed is aangekomen en verwerkt kan worden door de accountant;
  • Overige boekhoud vragen.

7. Succes met de implementatie!

7.1 Hulp nodig?

Wij wensen u praktijk veel succes met de implementatie van de Twinfield koppeling.

Twinfield handleiding

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 24-05-2022 - 13:40:20
  • Koppelingen / Huiswerkprogramma's
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

Dank voor het raadplegen van deze handleiding. In deze handleiding gaan we in op de webservices koppeling met het boekhoudpakket Twinfield.

Twinfield is een veelgebruikt boekhoudpakket in de Nederlandse zorgsector. Meerdere fysiotherapiepraktijken (of hun accountants) werken met het Twinfield product. Middels de webservices koppeling is het mogelijk om automatisch de omzet vanuit het FysioOne platform naar Twinfield te sturen.

Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan staat onze supportdesk u graag te woord. Inhoudelijke vragen omtrent de boekhouding, instellingen m.b.t. grootboekrekeningen, BTW-codes en overig dienen bij de partij die u boekhouding(en) verzorgd gesteld te worden.

Inhoudsopgave

1. Introductie

1.1 Wat is Twinfield?

Het bedrijf Wolters Kluwer levert het boekhoudplatform Twinfield. Twinfield is in de gezondheidszorg een veel gebruikt boekhoudpakket door accountants en zorgondernemers. Als uw praktijk gebruikt maakt van het Twinfield product voor uw boekhouding(en) dan heeft u de mogelijkheid om een koppeling te leggen tussen het FysioOne EPD en het boekhoudpakket Twinfield.

Voor meer informatie over Twinfield en de functionaliteiten in het boekhoudpakket, klik hier.

1.2 Maakt onze praktijk gebruik van het Twinfield pakket?

Veel praktijken zijn op de hoogte van welk boekhoudpakket ze gebruik maken. De ervaring leert dat er praktijken zijn die enkel inkoopnota’s aanleveren bij hun accountant en dat zij aan het eind van het jaar het jaarrapport tot zich krijgen.

Als uw praktijk niet op de hoogte is welk boekhoudpakket uw accountant gebruikt voor het voeren van de boekhouding dan adviseren wij u om dit na te vragen. Indien uw accountant gebruikt maakt van het Twinfield boekhoudpakket dan heeft u de mogelijkheid om middels deze handleiding de koppeling tussen FysioOne en het boekhoudpakket te leggen.

1.3 Wat zijn de kosten voor het gebruik van Twinfield en de koppeling?

Voor meer informatie over de kosten van het boekhoudpakket Twinfield verwijzen wij u graag door naar Twinfield en/of uw accountant.

Voor het leggen van de webservices koppeling tussen FysioOne en Twinfield rekent SpotOnMedics een koppelingsfee van 376 euro exclusief BTW per jaar. Indien u de koppeling gedurende het jaar activeert zullen deze kosten voor het eerste licentiejaar naar rato in rekening worden gebracht.

2. Het maken van de koppeling tussen FysioOne <-> Twinfield

2.1 Heeft u een boekhouding bij Twinfield?

Als uw praktijk gebruik maakt van het boekhoudpakket Twinfield dan heeft u de mogelijkheid om het FysioOne EPD en Twinfield aan elkaar te koppelen. Hoe u de koppeling legt kunt u lezen in de volgende paragrafen.

2.2 Accountgegevens Twinfield benodigd [min. level 4 account]

Om de koppeling tussen FysioOne en Twinfield op de correcte manier uit te voeren is het noodzakelijk dat uw Twinfield gebruikersaccount bepaalde rechten heeft om transacties tussen FysioOne en Twinfield te kunnen uitvoeren. Hiervoor heeft u een koppelaccount tot uw beschikking nodig.

Vanuit Twinfield is aangegeven dat minimaal een gebruikersaccount met level 4 benodigd is voor het leggen van de koppeling tussen een extern product en Twinfield. Als u vragen heeft over een koppelaccount dan adviseren wij u contact op te nemen met uw accountant.

2.3 Stappen om de koppeling te leggen in FysioOne

Op deze pagina wordt u stap voor stap meegenomen met hoe u de koppeling kunt leggen. Om de koppeling te kunnen maken heeft u een gebruikersaccount met de licentie ‘management’ of ‘kwaliteitsmanager’ nodig in FysioOne. Hiermee heeft u de mogelijkheid om de configuratiepagina’s in FysioOne te raadplegen.

Als u gebruik wilt maken van de configuratie zal SpotOnMedics in de menustructuur onder het tabblad Verkoop – Boekhouding eerst het e.a. voor u moeten activeren. Indien dit nog niet voor uw praktijk is gedaan kunt u hierover contact opnemen met SpotOnMedics.

Klik op het submenu Twinfield webservices en u komt op de volgende pagina uit:

Voor het aanmaken van een nieuwe configuratie klikt u op de groene + linksboven op de pagina. In de volgende paragraaf worden de instellingen met u doorgenomen.

2.4 Configuratie instellingen voor boekingen richting Twinfield

Als u op de groene + heeft geklikt heeft u de mogelijkheid om de instellingen van de configuratie door te nemen. Middels een lightbox (pop-up scherm) is de configuratie zichtbaar.

Dit formulier is opgebouwd uit verschillende onderdelen, te weten:

  • Selecteer bedrijf (als u meerdere bedrijven heeft kunt u per bedrijf een keuze maken voor de inrichting)
  • Boekhouding instellingen
  • Debiteuren instellingen
  • Bijzondere debiteurnummers
  • OAUTH2 (koppeling) instellingen

Per onderdeel wordt hieronder het e.a. toegelicht:

  • Selecteer bedrijf
    • Als u één bedrijf heeft kunt u hier het standaard bedrijf selecteren
      • Bij meerdere bedrijven kunt u ervoor kiezen om alles in te sturen conform dezelfde instellingen per bedrijf of ervoor kiezen om aparte instellingen te gebruiken per bedrijf. Als de voorkeur de laatste variant geniet dan zullen er dus meerdere configuraties in uw omgeving actief zijn.
    • Schedule type
      • Hierin geniet de voorkeur om elke dag de data te versturen. Andere opties zijn mogelijk en kunnen naar wens worden geselecteerd.
    • Start datum
      • Deze door u ingevoerde datum wordt aangehouden voor de start van het versturen van data.
  • Boekhouding instellingen
    • Wij adviseren u dit overzicht samen met uw accountant door te lopen om er zeker van te zijn dat de juiste codes hierin zijn opgenomen.
  • Debiteurnummer instellingen
    • Wij adviseren u dit overzicht samen met uw accountant door te lopen om er zeker van te zijn dat de juiste codes hierin zijn opgenomen.
    • Wij adviseren de selectiebox ‘UseNumericDeptorNumbers’ te activeren zodat er van (externe) relaties, waar nodig, automatisch debiteurnummers worden aangemaakt. Doe u dit niet dan zullen niet alle nota’s ingestuurd kunnen worden en zal er een error (melding: code moet nog ingevuld worden) naar voren komen in de verwerkingsverslagen.
  • Bijzondere debiteurnummers
    • Als uw praktijk gebruik maakt van de diensten van Infomedics/Famed dan heeft u de mogelijkheid om hier een debiteurnummer te vermelden. Als uw praktijk hier geen gebruik van maakt dan kunt u deze velden leeg laten.

Als u deze stappen heeft doorlopen dan adviseren wij u eerst deze ingevulde data op te slaan middels de ‘opslaan’ button rechtsonder in de lightbox.

  • OAUTH2 koppeling instellingen
    • Om de koppeling te maken dient u op de button ‘Autoriseer API connectie’ te klikken. In de volgende paragraaf leggen we het activeren van de koppeling verder uit.

 

2.5 Koppelen met Twinfield vanuit configuratie scherm

Als u op de button ‘Autoriseer API connectie’ klikt wordt er een nieuw tabblad in uw browser geopend. U komt terecht op het inlogscherm van Twinfield. Zoals eerder in deze handleiding genoemd is het belangrijk dat u inlogt met het ‘koppelaccount’ van Twinfield.

Vul de beschikbare gegevens in de volgende velden in:

  • Gebruiker
  • Wachtwoord
  • Omgeving

Zie hieronder de screenshot als voorbeeld. Als u er zeker van bent dat de gegevens juist zijn dan kunt u klikken op de button ‘Inloggen’.

Als de inloggegevens juist zijn dan komt u op de volgende pagina uit op de Twinfield website: ‘SpotOnMedics FysioOne is requesting your permission’. De instellingen op de pagina middels de geactiveerde selectievakjes kunt u laten staan zoals het staat. Het enige dat u hoeft te doen is naar beneden te scrollen en op de button ‘Yes, allow’ te klikken.

Zodra u dit doet wordt het tabblad afgesloten en navigeert u terug naar de FysioOne omgeving. U zult zien dat het configuratie scherm en de velden in het onderdeel OAUTH2 zijn ingevuld. Vergeet niet om de pagina op te slaan door middel van de ‘opslaan’ button rechtsonder in de lightbox.

2.6 Koppel het bedrijf aan uw Twinfield administratie

In de vorige paragraaf is doorgenomen hoe u de koppeling tussen FysioOne en Twinfield kunt maken. De handshake is nu actief en beschikbaar. Om ervoor te zorgen dat de data in de ‘juiste’ administratie wordt gezet is het noodzakelijk dat u de administratiecode van uw Twinfield administratie bij FysioOne bekend maakt.

In het geval dat er één bedrijf (standaard) actief is in FysioOne kunt u deze administratiecode invoeren onder: Configuratie – Algemeen – Omgeving instellingen – (tabblad) Facturatie – Externe identificatie (Twinfield). Vergeet niet om de administratiecode in FysioOne op te slaan. De administratiecode is beschikbaar in Twinfield. Als de administratiecode niet bekend is dan adviseren wij u de code op te vragen bij uw accountant.

Screenshot ‘externe identificatie Twinfield in FysioOne’:

Screenshot ‘administratiecode in Twinfield’ (let op administratiecode per regel):

2.7 Laat uw accountant de koppeling bekijken/testen

Wij adviseren uw accountant alle instellingen te controleren en bij de eerste run van de data een aantal controles uit te voeren aan de kant van Twinfield. Uw accountant ziet alle transacties binnenkomen in Twinfield waarna deze verwerkt zullen worden in de boekhouding.

3. Automatisch versturen taak van data naar Twinfield

3.1 Automatisch versturen proces

Op basis van de door u geselecteerde keuze van de schedule type wordt er per periode een batchproces aangemaakt en de data verstuurd. Zoals ook eerder in de handleiding aangegeven geniet de voorkeur om de data dagelijks te versturen.

Screenshot schedule type:

Als u kiest voor dagelijkse verwerking zal elke ochtend vanaf 06:00 uur het batchproces starten. Alle nota’s die onder het station ‘Verkoop – te boeken’ staan zullen, indien alle instellingen goed staan, worden aangeboden aan Twinfield. Nota’s die niet overgezet kunnen worden blijven staan onder het station ‘Verkoop – te boeken’.

 

4. Verwerkingsverslag vanuit Twinfield in FysioOne

4.1 Overzicht verstuurde XML berichten aan Twinfield

Zodra de koppeling is gelegd en er periodiek een batchproces draait om de nota’s vanuit FysioOne bij Twinfield aan te bieden treft u aan de linkerkant van het scherm (Verkoop – Twinfield webservices) een overzicht van alle batchjobs die zijn gedraaid. Hieronder een screenshot van hoe dit eruit ziet.

Niet alle configuraties zijn standaard zichtbaar. Als historie configuraties niet zichtbaar zijn klikt u op het selectievakje ‘Toon historische configuraties’. U kunt vervolgens per configuratie de reports raadplegen.

Als u een configuratie heeft geselecteerd worden alle batchjobs gepresenteerd met de volgende kolommenstructuur:

  • Taak ID
  • Configuratie ID
  • Periode
  • Ingestuurd (datum)
  • Succes / Failed bericht
    • Succes > batchjob met succes afgerond
    • Failed > batchjob gestopt en niet met succes afgerond
  • Toelichting
    • Samenvatting van batchjob (aantal facturen verstuurd, etc.)

Als u de inhoudt van de batchjob wilt raadplegen dan klikt u op het loepje aan het eind van de regel. Meer over de inhoud en terugkoppeling treft u in de volgende paragraaf.

4.2 Verwerkingsverslag vanuit Twinfield terug in FysioOne

Als u op het loepje aan het eind van de regel (per batchjob) klikt wordt er aan de rechterkant van het scherm een nieuw ventster geopend waarin de inhoud van de job wordt gepresenteerd. Een voorbeeld van de inhoud wordt hieronder weergegeven.

De kolommen die hier gepresenteerd worden zijn:

  • Icoon
    • Waarschuwingsbord > let op: nota niet geaccepteerd
    • Groen vinkje > geaccepteerd en doorgezet aan Twinfield administratie
  • Office
    • Administratiecode Twinfield
  • Code
    • Debiteurnummer
  • Name
    • Naam van verzekeraar, particulier, externe relatie, overig
  • Messages
    • Terugkoppeling vanuit Twinfield met toelichting waarom de nota/boeking niet geaccepteerd kan worden.
      • Er zijn meerdere toelichtingen mogelijk. Op bovenstaand voorbeeld wordt er aangegeven dat er geen code (debiteurnummer) beschikbaar is en dat het dimensie type niet voldoet aan de instellingen bij Twinfield.
      • De nota’s die een error melding hebben gekregen blijven staan onder het station Verkoop – te boeken.

Op basis van de terugkoppeling is de taak aan de praktijk en de medewerker die hier verantwoordelijk voor is om de fouten op te lossen. Tot die tijd blijven de nota’s hangen onder het station Verkoop – te boeken.

5. Welke functionaliteit niet beschikbaar is in de huidige koppeling

5.1 Twinfield Saldi (betaalstatus)

Op dit moment wordt er data vanuit FysioOne naar Twinfield overgezet. Met de huidige koppeling is het niet mogelijk om de betaalstatus van de factuur uit Twinfield op te halen en terug te plaatsen in FysioOne (onder tabblad verkoop in de patiëntenkaart). Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.

5.2 Financiele data integratie vanuit Twinfield > Financial Intelligence

Voor de praktijken die gebruik maken van het Financial Intelligence dashboard is het met de huidige koppeling niet mogelijk om de financiële informatie uit Twinfield te halen en te presenteren in het Financial Intelligence dashboard. Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.

6. Rolverdeling ondersteuningsvragen

6.1 Toelichting op ondersteuning vanuit SpotOnMedics

Wanneer u SpotOnMedics kunt contacten over de Twinfield koppeling

  • Voor het verkrijgen van het menu item Twinfield webservices in uw FysioOne omgeving;
  • Bij vragen over het leggen van de koppeling;
  • Bij vragen over het aflezen van de verwerkingsverslagen.

SpotOnMedics kan u niet ondersteunen bij

  • Het controleren of alle data ook in Twinfield verwerkt kan worden (dit kan uw accountant);
  • Het controleren of de inloggegevens voor het koppelaccount van Twinfield juist zijn;
  • Het bevestigen of de door u ingevoerde codes bij de configuratie juist zijn.

Contactgegevens:
SpotOnMedics Klant Contact Center
T: 088 6600 800 (keuze 1)
E: support@SpotOnMedics.nl

6.2 Toelichting op ondersteuning vanuit uw accountant

Wanneer u uw accountant kunt contacten over de Twinfield koppeling

  • Als u niet beschikt over de inloggegevens van een koppelaccount voor het leggen van de koppeling tussen FysioOne – Twinfield;
  • Voor het ontvangen van de codes die ingevuld moeten worden bij de configuratie voor de boekhoud- en debiteurnummer instellingen;
  • Voor het verifiëren of de data in Twinfield goed is aangekomen en verwerkt kan worden door de accountant;
  • Overige boekhoud vragen.

7. Succes met de implementatie!

7.1 Hulp nodig?

Wij wensen u praktijk veel succes met de implementatie van de Twinfield koppeling.

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht