Het bedrijf Wolters Kluwer levert het boekhoudplatform Twinfield. Twinfield is in de gezondheidszorg een veel gebruikt boekhoudpakket door accountants en zorgondernemers. Als uw praktijk gebruikt maakt van het Twinfield product voor uw boekhouding(en) dan heeft u de mogelijkheid om een koppeling te leggen tussen het FysioOne EPD en het boekhoudpakket Twinfield.
Voor meer informatie over Twinfield en de functionaliteiten in het boekhoudpakket, klik hier.
Veel praktijken zijn op de hoogte van welk boekhoudpakket ze gebruik maken. De ervaring leert dat er praktijken zijn die enkel inkoopnota’s aanleveren bij hun accountant en dat zij aan het eind van het jaar het jaarrapport tot zich krijgen.
Als uw praktijk niet op de hoogte is welk boekhoudpakket uw accountant gebruikt voor het voeren van de boekhouding dan adviseren wij u om dit na te vragen. Indien uw accountant gebruikt maakt van het Twinfield boekhoudpakket dan heeft u de mogelijkheid om middels deze handleiding de koppeling tussen FysioOne en het boekhoudpakket te leggen.
Voor meer informatie over de kosten van het boekhoudpakket Twinfield verwijzen wij u graag door naar Twinfield en/of uw accountant.
Voor het leggen van de webservices koppeling tussen FysioOne en Twinfield rekent SpotOnMedics een koppelingsfee van 376 euro exclusief BTW per jaar. Indien u de koppeling gedurende het jaar activeert zullen deze kosten voor het eerste licentiejaar naar rato in rekening worden gebracht.
Als uw praktijk gebruik maakt van het boekhoudpakket Twinfield dan heeft u de mogelijkheid om het FysioOne EPD en Twinfield aan elkaar te koppelen. Hoe u de koppeling legt kunt u lezen in de volgende paragrafen.
Om de koppeling tussen FysioOne en Twinfield op de correcte manier uit te voeren is het noodzakelijk dat uw Twinfield gebruikersaccount bepaalde rechten heeft om transacties tussen FysioOne en Twinfield te kunnen uitvoeren. Hiervoor heeft u een koppelaccount tot uw beschikking nodig.
Vanuit Twinfield is aangegeven dat minimaal een gebruikersaccount met level 4 benodigd is voor het leggen van de koppeling tussen een extern product en Twinfield. Als u vragen heeft over een koppelaccount dan adviseren wij u contact op te nemen met uw accountant.
Op deze pagina wordt u stap voor stap meegenomen met hoe u de koppeling kunt leggen. Om de koppeling te kunnen maken heeft u een gebruikersaccount met de licentie ‘management’ of ‘kwaliteitsmanager’ nodig in FysioOne. Hiermee heeft u de mogelijkheid om de configuratiepagina’s in FysioOne te raadplegen.
Als u gebruik wilt maken van de configuratie zal SpotOnMedics in de menustructuur onder het tabblad Verkoop – Boekhouding eerst het e.a. voor u moeten activeren. Indien dit nog niet voor uw praktijk is gedaan kunt u hierover contact opnemen met SpotOnMedics.
Klik op het submenu Twinfield webservices en u komt op de volgende pagina uit:
Voor het aanmaken van een nieuwe configuratie klikt u op de groene + linksboven op de pagina. In de volgende paragraaf worden de instellingen met u doorgenomen.
Als u op de groene + heeft geklikt heeft u de mogelijkheid om de instellingen van de configuratie door te nemen. Middels een lightbox (pop-up scherm) is de configuratie zichtbaar.
Dit formulier is opgebouwd uit verschillende onderdelen, te weten:
Per onderdeel wordt hieronder het e.a. toegelicht:
Als u deze stappen heeft doorlopen dan adviseren wij u eerst deze ingevulde data op te slaan middels de ‘opslaan’ button rechtsonder in de lightbox.
Als u op de button ‘Autoriseer API connectie’ klikt wordt er een nieuw tabblad in uw browser geopend. U komt terecht op het inlogscherm van Twinfield. Zoals eerder in deze handleiding genoemd is het belangrijk dat u inlogt met het ‘koppelaccount’ van Twinfield.
Vul de beschikbare gegevens in de volgende velden in:
Zie hieronder de screenshot als voorbeeld. Als u er zeker van bent dat de gegevens juist zijn dan kunt u klikken op de button ‘Inloggen’.
Als de inloggegevens juist zijn dan komt u op de volgende pagina uit op de Twinfield website: ‘SpotOnMedics FysioOne is requesting your permission’. De instellingen op de pagina middels de geactiveerde selectievakjes kunt u laten staan zoals het staat. Het enige dat u hoeft te doen is naar beneden te scrollen en op de button ‘Yes, allow’ te klikken.
Zodra u dit doet wordt het tabblad afgesloten en navigeert u terug naar de FysioOne omgeving. U zult zien dat het configuratie scherm en de velden in het onderdeel OAUTH2 zijn ingevuld. Vergeet niet om de pagina op te slaan door middel van de ‘opslaan’ button rechtsonder in de lightbox.
In de vorige paragraaf is doorgenomen hoe u de koppeling tussen FysioOne en Twinfield kunt maken. De handshake is nu actief en beschikbaar. Om ervoor te zorgen dat de data in de ‘juiste’ administratie wordt gezet is het noodzakelijk dat u de administratiecode van uw Twinfield administratie bij FysioOne bekend maakt.
In het geval dat er één bedrijf (standaard) actief is in FysioOne kunt u deze administratiecode invoeren onder: Configuratie – Algemeen – Omgeving instellingen – (tabblad) Facturatie – Externe identificatie (Twinfield). Vergeet niet om de administratiecode in FysioOne op te slaan. De administratiecode is beschikbaar in Twinfield. Als de administratiecode niet bekend is dan adviseren wij u de code op te vragen bij uw accountant.
Screenshot ‘externe identificatie Twinfield in FysioOne’:
Screenshot ‘administratiecode in Twinfield’ (let op administratiecode per regel):
Wij adviseren uw accountant alle instellingen te controleren en bij de eerste run van de data een aantal controles uit te voeren aan de kant van Twinfield. Uw accountant ziet alle transacties binnenkomen in Twinfield waarna deze verwerkt zullen worden in de boekhouding.
Op basis van de door u geselecteerde keuze van de schedule type wordt er per periode een batchproces aangemaakt en de data verstuurd. Zoals ook eerder in de handleiding aangegeven geniet de voorkeur om de data dagelijks te versturen.
Screenshot schedule type:
Als u kiest voor dagelijkse verwerking zal elke ochtend vanaf 06:00 uur het batchproces starten. Alle nota’s die onder het station ‘Verkoop – te boeken’ staan zullen, indien alle instellingen goed staan, worden aangeboden aan Twinfield. Nota’s die niet overgezet kunnen worden blijven staan onder het station ‘Verkoop – te boeken’.
Zodra de koppeling is gelegd en er periodiek een batchproces draait om de nota’s vanuit FysioOne bij Twinfield aan te bieden treft u aan de linkerkant van het scherm (Verkoop – Twinfield webservices) een overzicht van alle batchjobs die zijn gedraaid. Hieronder een screenshot van hoe dit eruit ziet.
Niet alle configuraties zijn standaard zichtbaar. Als historie configuraties niet zichtbaar zijn klikt u op het selectievakje ‘Toon historische configuraties’. U kunt vervolgens per configuratie de reports raadplegen.
Als u een configuratie heeft geselecteerd worden alle batchjobs gepresenteerd met de volgende kolommenstructuur:
Als u de inhoudt van de batchjob wilt raadplegen dan klikt u op het loepje aan het eind van de regel. Meer over de inhoud en terugkoppeling treft u in de volgende paragraaf.
Als u op het loepje aan het eind van de regel (per batchjob) klikt wordt er aan de rechterkant van het scherm een nieuw ventster geopend waarin de inhoud van de job wordt gepresenteerd. Een voorbeeld van de inhoud wordt hieronder weergegeven.
De kolommen die hier gepresenteerd worden zijn:
Op basis van de terugkoppeling is de taak aan de praktijk en de medewerker die hier verantwoordelijk voor is om de fouten op te lossen. Tot die tijd blijven de nota’s hangen onder het station Verkoop – te boeken.
Op dit moment wordt er data vanuit FysioOne naar Twinfield overgezet. Met de huidige koppeling is het niet mogelijk om de betaalstatus van de factuur uit Twinfield op te halen en terug te plaatsen in FysioOne (onder tabblad verkoop in de patiëntenkaart). Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.
Voor de praktijken die gebruik maken van het Financial Intelligence dashboard is het met de huidige koppeling niet mogelijk om de financiële informatie uit Twinfield te halen en te presenteren in het Financial Intelligence dashboard. Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.
Wanneer u SpotOnMedics kunt contacten over de Twinfield koppeling
SpotOnMedics kan u niet ondersteunen bij
Contactgegevens:
SpotOnMedics Klant Contact Center
T: 088 6600 800 (keuze 1)
E: support@SpotOnMedics.nl
Wanneer u uw accountant kunt contacten over de Twinfield koppeling
Wij wensen u praktijk veel succes met de implementatie van de Twinfield koppeling.
Dank voor het raadplegen van deze handleiding. In deze handleiding gaan we in op de webservices koppeling met het boekhoudpakket Twinfield.
Twinfield is een veelgebruikt boekhoudpakket in de Nederlandse zorgsector. Meerdere fysiotherapiepraktijken (of hun accountants) werken met het Twinfield product. Middels de webservices koppeling is het mogelijk om automatisch de omzet vanuit het FysioOne platform naar Twinfield te sturen.
Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan staat onze supportdesk u graag te woord. Inhoudelijke vragen omtrent de boekhouding, instellingen m.b.t. grootboekrekeningen, BTW-codes en overig dienen bij de partij die u boekhouding(en) verzorgd gesteld te worden.
Het bedrijf Wolters Kluwer levert het boekhoudplatform Twinfield. Twinfield is in de gezondheidszorg een veel gebruikt boekhoudpakket door accountants en zorgondernemers. Als uw praktijk gebruikt maakt van het Twinfield product voor uw boekhouding(en) dan heeft u de mogelijkheid om een koppeling te leggen tussen het FysioOne EPD en het boekhoudpakket Twinfield.
Voor meer informatie over Twinfield en de functionaliteiten in het boekhoudpakket, klik hier.
Veel praktijken zijn op de hoogte van welk boekhoudpakket ze gebruik maken. De ervaring leert dat er praktijken zijn die enkel inkoopnota’s aanleveren bij hun accountant en dat zij aan het eind van het jaar het jaarrapport tot zich krijgen.
Als uw praktijk niet op de hoogte is welk boekhoudpakket uw accountant gebruikt voor het voeren van de boekhouding dan adviseren wij u om dit na te vragen. Indien uw accountant gebruikt maakt van het Twinfield boekhoudpakket dan heeft u de mogelijkheid om middels deze handleiding de koppeling tussen FysioOne en het boekhoudpakket te leggen.
Voor meer informatie over de kosten van het boekhoudpakket Twinfield verwijzen wij u graag door naar Twinfield en/of uw accountant.
Voor het leggen van de webservices koppeling tussen FysioOne en Twinfield rekent SpotOnMedics een koppelingsfee van 376 euro exclusief BTW per jaar. Indien u de koppeling gedurende het jaar activeert zullen deze kosten voor het eerste licentiejaar naar rato in rekening worden gebracht.
Als uw praktijk gebruik maakt van het boekhoudpakket Twinfield dan heeft u de mogelijkheid om het FysioOne EPD en Twinfield aan elkaar te koppelen. Hoe u de koppeling legt kunt u lezen in de volgende paragrafen.
Om de koppeling tussen FysioOne en Twinfield op de correcte manier uit te voeren is het noodzakelijk dat uw Twinfield gebruikersaccount bepaalde rechten heeft om transacties tussen FysioOne en Twinfield te kunnen uitvoeren. Hiervoor heeft u een koppelaccount tot uw beschikking nodig.
Vanuit Twinfield is aangegeven dat minimaal een gebruikersaccount met level 4 benodigd is voor het leggen van de koppeling tussen een extern product en Twinfield. Als u vragen heeft over een koppelaccount dan adviseren wij u contact op te nemen met uw accountant.
Op deze pagina wordt u stap voor stap meegenomen met hoe u de koppeling kunt leggen. Om de koppeling te kunnen maken heeft u een gebruikersaccount met de licentie ‘management’ of ‘kwaliteitsmanager’ nodig in FysioOne. Hiermee heeft u de mogelijkheid om de configuratiepagina’s in FysioOne te raadplegen.
Als u gebruik wilt maken van de configuratie zal SpotOnMedics in de menustructuur onder het tabblad Verkoop – Boekhouding eerst het e.a. voor u moeten activeren. Indien dit nog niet voor uw praktijk is gedaan kunt u hierover contact opnemen met SpotOnMedics.
Klik op het submenu Twinfield webservices en u komt op de volgende pagina uit:
Voor het aanmaken van een nieuwe configuratie klikt u op de groene + linksboven op de pagina. In de volgende paragraaf worden de instellingen met u doorgenomen.
Als u op de groene + heeft geklikt heeft u de mogelijkheid om de instellingen van de configuratie door te nemen. Middels een lightbox (pop-up scherm) is de configuratie zichtbaar.
Dit formulier is opgebouwd uit verschillende onderdelen, te weten:
Per onderdeel wordt hieronder het e.a. toegelicht:
Als u deze stappen heeft doorlopen dan adviseren wij u eerst deze ingevulde data op te slaan middels de ‘opslaan’ button rechtsonder in de lightbox.
Als u op de button ‘Autoriseer API connectie’ klikt wordt er een nieuw tabblad in uw browser geopend. U komt terecht op het inlogscherm van Twinfield. Zoals eerder in deze handleiding genoemd is het belangrijk dat u inlogt met het ‘koppelaccount’ van Twinfield.
Vul de beschikbare gegevens in de volgende velden in:
Zie hieronder de screenshot als voorbeeld. Als u er zeker van bent dat de gegevens juist zijn dan kunt u klikken op de button ‘Inloggen’.
Als de inloggegevens juist zijn dan komt u op de volgende pagina uit op de Twinfield website: ‘SpotOnMedics FysioOne is requesting your permission’. De instellingen op de pagina middels de geactiveerde selectievakjes kunt u laten staan zoals het staat. Het enige dat u hoeft te doen is naar beneden te scrollen en op de button ‘Yes, allow’ te klikken.
Zodra u dit doet wordt het tabblad afgesloten en navigeert u terug naar de FysioOne omgeving. U zult zien dat het configuratie scherm en de velden in het onderdeel OAUTH2 zijn ingevuld. Vergeet niet om de pagina op te slaan door middel van de ‘opslaan’ button rechtsonder in de lightbox.
In de vorige paragraaf is doorgenomen hoe u de koppeling tussen FysioOne en Twinfield kunt maken. De handshake is nu actief en beschikbaar. Om ervoor te zorgen dat de data in de ‘juiste’ administratie wordt gezet is het noodzakelijk dat u de administratiecode van uw Twinfield administratie bij FysioOne bekend maakt.
In het geval dat er één bedrijf (standaard) actief is in FysioOne kunt u deze administratiecode invoeren onder: Configuratie – Algemeen – Omgeving instellingen – (tabblad) Facturatie – Externe identificatie (Twinfield). Vergeet niet om de administratiecode in FysioOne op te slaan. De administratiecode is beschikbaar in Twinfield. Als de administratiecode niet bekend is dan adviseren wij u de code op te vragen bij uw accountant.
Screenshot ‘externe identificatie Twinfield in FysioOne’:
Screenshot ‘administratiecode in Twinfield’ (let op administratiecode per regel):
Wij adviseren uw accountant alle instellingen te controleren en bij de eerste run van de data een aantal controles uit te voeren aan de kant van Twinfield. Uw accountant ziet alle transacties binnenkomen in Twinfield waarna deze verwerkt zullen worden in de boekhouding.
Op basis van de door u geselecteerde keuze van de schedule type wordt er per periode een batchproces aangemaakt en de data verstuurd. Zoals ook eerder in de handleiding aangegeven geniet de voorkeur om de data dagelijks te versturen.
Screenshot schedule type:
Als u kiest voor dagelijkse verwerking zal elke ochtend vanaf 06:00 uur het batchproces starten. Alle nota’s die onder het station ‘Verkoop – te boeken’ staan zullen, indien alle instellingen goed staan, worden aangeboden aan Twinfield. Nota’s die niet overgezet kunnen worden blijven staan onder het station ‘Verkoop – te boeken’.
Zodra de koppeling is gelegd en er periodiek een batchproces draait om de nota’s vanuit FysioOne bij Twinfield aan te bieden treft u aan de linkerkant van het scherm (Verkoop – Twinfield webservices) een overzicht van alle batchjobs die zijn gedraaid. Hieronder een screenshot van hoe dit eruit ziet.
Niet alle configuraties zijn standaard zichtbaar. Als historie configuraties niet zichtbaar zijn klikt u op het selectievakje ‘Toon historische configuraties’. U kunt vervolgens per configuratie de reports raadplegen.
Als u een configuratie heeft geselecteerd worden alle batchjobs gepresenteerd met de volgende kolommenstructuur:
Als u de inhoudt van de batchjob wilt raadplegen dan klikt u op het loepje aan het eind van de regel. Meer over de inhoud en terugkoppeling treft u in de volgende paragraaf.
Als u op het loepje aan het eind van de regel (per batchjob) klikt wordt er aan de rechterkant van het scherm een nieuw ventster geopend waarin de inhoud van de job wordt gepresenteerd. Een voorbeeld van de inhoud wordt hieronder weergegeven.
De kolommen die hier gepresenteerd worden zijn:
Op basis van de terugkoppeling is de taak aan de praktijk en de medewerker die hier verantwoordelijk voor is om de fouten op te lossen. Tot die tijd blijven de nota’s hangen onder het station Verkoop – te boeken.
Op dit moment wordt er data vanuit FysioOne naar Twinfield overgezet. Met de huidige koppeling is het niet mogelijk om de betaalstatus van de factuur uit Twinfield op te halen en terug te plaatsen in FysioOne (onder tabblad verkoop in de patiëntenkaart). Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.
Voor de praktijken die gebruik maken van het Financial Intelligence dashboard is het met de huidige koppeling niet mogelijk om de financiële informatie uit Twinfield te halen en te presenteren in het Financial Intelligence dashboard. Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.
Wanneer u SpotOnMedics kunt contacten over de Twinfield koppeling
SpotOnMedics kan u niet ondersteunen bij
Contactgegevens:
SpotOnMedics Klant Contact Center
T: 088 6600 800 (keuze 1)
E: support@SpotOnMedics.nl
Wanneer u uw accountant kunt contacten over de Twinfield koppeling
Wij wensen u praktijk veel succes met de implementatie van de Twinfield koppeling.