1.1 Aanvragen koppeling met Twinfield

Voordat u gebruik kunt maken van de koppeling met Twinfield is het noodzakelijk dit kenbaar te maken aan SpotOnMedics. U kunt hiervoor een melding maken in Freshdesk met het verzoek om de koppeling (webservices) met Twinfield te activeren. U krijgt een bericht wanneer dit voor u klaar staat en u verder kan met de configuratie van de koppeling.

1.2 Accountgegevens Twinfield benodigd [min. level 4 account]

Om de koppeling tussen FysioOne en Twinfield op de correcte manier uit te voeren is het noodzakelijk dat uw Twinfield gebruikersaccount bepaalde rechten heeft om transacties tussen FysioOne en Twinfield te kunnen uitvoeren. Hiervoor heeft u een koppelaccount tot uw beschikking nodig.

Vanuit Twinfield is aangegeven dat minimaal een gebruikersaccount met level 4 benodigd is voor het leggen van de koppeling tussen een extern product en Twinfield. Als u vragen heeft over een koppelaccount dan adviseren wij u contact op te nemen met uw accountant.

1.3 Configuratie - Algemeen FysioOne

Om de koppeling te kunnen maken heeft u een gebruikersaccount met de licentie ‘management’ of ‘kwaliteitsmanager’ nodig in FysioOne.

Twinfield administratiecode
Om ervoor te zorgen dat de data in de ‘juiste’ administratie wordt gezet is het noodzakelijk dat u de administratiecode van uw Twinfield administratie bij FysioOne bekend maakt.

In het geval dat er één bedrijf (standaard) actief is in FysioOne kunt u deze administratiecode invoeren onder: Configuratie – Algemeen – Omgeving instellingen – (tabblad) Facturatie – Externe identificatie (Twinfield). Vergeet niet om de administratiecode in FysioOne op te slaan. De administratiecode is beschikbaar in Twinfield (zie onderstaande screenshot). Als de administratiecode niet bekend is dan adviseren wij u de code op te vragen bij uw accountant.

Heeft u meerdere bedrijven in uw omgeving, dan moet u per bedrijf een administratiecode invoeren. Navigeer naar Configuratie – Algemeen – Omgevingsinstellingen – (tabblad) Bedrijven – kladblok – Externe identificatie (Twinfield). Mocht er een extra bedrijf zijn waarbij BTW wordt verrekend (bijv. gewichtsconsulent), controleer dan of dit staat aangevinkt. Anders ontbreekt de dimensie van grootboekrekening “Te betalen OB” en het BTW bedrag in Twinfield.

Let op overal moet een administratiecode geregistreerd staan, ook al is deze voor ieder bedrijf hetzelfde

 

FysioOne

Administratiecode in Twinfield (let op administratiecode per regel)

FysioOne per bedrijf wel of niet BTW plichtig

1.4 Configuratie instellingen voor boekingen richting Twinfield

Belangrijk voordat u start
Onze ervaring is dat de configuratie het beste gedaan kan worden via Microsoft Edge. Via Google Chrome ervaren wij soms problemen met de browsegeschiedenis (cache). Maakt u toch gebruik van Chrome, dan adviseren wij u de cache te legen voordat u start met de configuratie (gebruik in Chrome de toetsencombinatie ctrl + shift + del)

Let op: Mocht u gebruik maken van Safari dan dient u rekening te houden dat de access code niet overgenomen wordt. 

Configuratie
Nadat wij de koppeling hebben geactiveerd op uw omgeving (zie hoofdstuk “Aanvragen koppeling met Twinfield”), krijgt u de optie Twinfield webservice beschikbaar onder het tabblad Verkoop – Boekhouding. 

Klik op het submenu Twinfield webservices en u komt op de volgende pagina uit:

Voor het aanmaken van een nieuwe configuratie klikt u op de groene + linksboven op de pagina. De configuratie opent zich in een pop-up.

• Selecteer bedrijf
  • Als u één bedrijf heeft kunt u hier het standaard bedrijf selecteren
    • Bij meerdere bedrijven kunt u ervoor kiezen om alles in te sturen conform dezelfde instellingen per bedrijf of ervoor kiezen om aparte instellingen te gebruiken per bedrijf. Als de voorkeur de laatste variant geniet dan zullen er dus meerdere configuraties in uw omgeving actief zijn. Let op als u meerdere ‘bedrijven’ gebruikt voor een aparte factuur lay-out, laat deze instelling dan op — alle bedrijven — staan.
  • Schedule type
    • Hiermee bepaalt u wanneer de data wordt overgezet naar Twinfield. Ons advies is om dit op dagelijks te zetten, hiermee wordt dit elke dag om 6:00 uur ‘s ochtends gedaan.
    • Let op: zet dit in eerste instantie op manueel. Op deze manier kunt u na de configuratie direct de koppeling testen door de data handmatig te versturen naar Twinfield. Staat alles goed, dan zet u dit om naar dagelijks.
  • Start datum
    • Deze datum wordt aangehouden voor de start van het versturen van data.
• Boekhouding instellingen
  • Wij adviseren u dit overzicht samen met uw accountant te doorlopen om er zeker van te zijn dat de juiste codes hierin zijn opgenomen.
  • Let op: zorg ervoor dat de nummers  precies  overeenkomen met de gegevens in Twinfield. Let bijvoorbeeld op 01 vs. 1, het moet exact overeenkomen.
  • Let op: er moet in alle velden  iets  worden geregistreerd.
• Debiteurnummer instellingen
  • Wij adviseren u dit overzicht samen met uw accountant door te lopen om er zeker van te zijn dat de juiste codes hierin zijn opgenomen.
  • Wij adviseren de selectiebox ‘UseNumericDeptorNumbers’ te activeren zodat er van (externe) relaties, waar nodig, automatisch debiteurnummers worden aangemaakt. Doe u dit niet dan zullen niet alle nota’s ingestuurd kunnen worden en zal er een error (melding: code moet nog ingevuld worden) naar voren komen in de verwerkingsverslagen. Let op, dit betekent ook dat er geen letters mogen voorkomen bij het debiteurnummer in uw relatie bestand in FysioOne.
  • Let op: zorg ervoor dat de nummers  precies  overeenkomen met de gegevens in Twinfield. Let bijvoorbeeld op 01 vs. 1, het moet exact overeenkomen.
  • Let op: er moet in alle velden  iets  worden geregistreerd.
• Bijzondere debiteurnummers
  • Als uw praktijk gebruik maakt van de diensten van Infomedics dan heeft u de mogelijkheid om hier een debiteurnummer te vermelden. Als uw praktijk hier geen gebruik van maakt dan kunt u deze velden leeg laten.

Sla de gegevens nu eerst op!

1.5 Koppelen met Twinfield vanuit configuratie scherm

Om de koppeling te maken dient u op de button ‘Autoriseer API connectie’ te klikken. Er wordt een nieuw tabblad in uw browser geopend. U komt terecht op het inlogscherm van Twinfield, het is belangrijk dat u inlogt met het ‘koppelaccount’ van Twinfield (minimaal level 4!).

Zie hieronder de screenshot als voorbeeld. Als u er zeker van bent dat de gegevens juist zijn dan kunt u klikken op de button ‘Inloggen’.

U komt op de volgende pagina op de Twinfield website: ‘SpotOnMedics FysioOne is requesting your permission’. De instellingen op de pagina kunt u laten staan zoals het staat. Het enige dat u hoeft te doen is naar beneden te scrollen en op de button ‘Yes, allow’ te klikken.

Zodra u dit doet wordt het tabblad afgesloten en navigeert u terug naar de FysioOne omgeving. U zult zien dat het configuratie scherm en de velden in het onderdeel OAUTH2 zijn ingevuld.

Let op: vergeet niet om de pagina op te slaan door middel van de ‘opslaan’ button rechtsonder!

1.6 Laat uw accountant de koppeling bekijken/testen

Wij adviseren uw accountant alle instellingen te controleren en de eerste run handmatig uit te voeren. Dit kunt u doen door Schedule type op “manueel” te zetten.

Om dit te testen gaat u naar Verkoop – Twinfield webservices. Klik vervolgens op de blauwe pijl om de gegevens te versturen via de koppeling.

Na het versturen zult u onder “aanleveringen” resultaat krijgen. In het volgende hoofdstuk zullen we ingaan op de resultaten die u te zien krijgt.

Is deze eerste handmatige batch succesvol, zet dan de instelling op dagelijks versturen (Kladblok – Schedule type).

2.1 Resultaten bekijken van verstuurde batch

Via Verkoop – Twinfield webservices ziet u een overzicht van alle verstuurde batches.

Niet alle configuraties zijn standaard zichtbaar. Als historie configuraties niet zichtbaar zijn klikt u op het selectievakje ‘Toon historische configuraties’. U kunt vervolgens per configuratie de reports raadplegen.

Als u een configuratie heeft geselecteerd worden alle batchjobs gepresenteerd. Onder de kolom Status kunt u Succes of Failed tegenkomen. Succes betekent dat de batchjob met succes is afgerond, dit kan nog steeds betekenen dat er een aantal facturen niet zijn overgezet. In de samenvatting ziet u de aantallen die zijn verstuurd. Failed betekent dat de batchjob is gestopt en niet is afgerond, er is dus iets in de configuratie wat het versturen van alle facturen tegenhoudt.

Via het vergrootglas kunt u de details zien, deze wordt aan de rechterkant geopend.

De kolommen die hier gepresenteerd worden zijn:

• Icoon
  • Waarschuwingsbord > let op: nota niet geaccepteerd
  • Groen vinkje > geaccepteerd en doorgezet aan Twinfield administratie
• Office
  • Administratiecode Twinfield
• Code
  • Debiteurnummer
• Name
  • Naam van verzekeraar, particulier, externe relatie, overig
• Messages
  • Terugkoppeling vanuit Twinfield met toelichting waarom de nota/boeking niet geaccepteerd kan worden.
    • Er zijn meerdere toelichtingen mogelijk. In het bovenstaande voorbeeld wordt er aangegeven dat er geen code (debiteurnummer) beschikbaar is en dat het dimensie type niet voldoet aan de instellingen bij Twinfield.
    • Let op: de nota’s die een error melding hebben gekregen blijven staan onder het station Verkoop – te boeken, ze zijn immers nog niet geboekt.

Op basis van de terugkoppeling is de taak aan de praktijk en de medewerker die hier verantwoordelijk voor is om de fouten op te lossen. Tot die tijd blijven de nota’s hangen onder het station Verkoop – te boeken.

2.2 Veel voorkomende foutmeldingen

Code voldoet niet aan het formaat/dimensietype: [0-8][0-8][0-8][0-8][0-8][0-8][0-8] = de configuratie instellingen komt niet overheen met de instellingen in Twinfield. In dit geval is de lengte (aantal karakters) van het debiteurnummer niet correct en mogen er enkel nummerieke karakters voorkomen. Voorbeeld: 0145876.
Te controleren via Adresboek – Externe contacten – Relaties

Code moet worden ingevuld = debiteurnummer ontbreekt bij de relatie.
Te controleren via Adresboek – Externe contacten – Relaties 

Code mag uitsluitend uit de tekens A tot Z, 0 tot 9, _, – en + bestaan en mag maximaal 16 tekens lang zijn. = het debiteurnummer bij relatie is onjuist/voldoet niet aan de configuratie instellingen en komt niet overeen met de instellingen in Twinfield.
Te controleren via Adresboek – Externe contacten – Relaties

Rekeningnaam moet zijn ingevuld = in de patiëntenkaart bij basisinfo ontbreekt deze informatie.
Te controleren via Patientkaart – Basisinfo

IBAN moet zijn ingevuld =  in de patiëntenkaart bij basisinfo ontbreekt deze informatie. |
Te controleren via Patientkaart – Basisinfo

2.3 Extra informatie voor factureren aan Externe relaties

Voor het factureren aan relaties dient de praktijk rekening te houden met de volgende punten:

• Relatienaam mag niet met een spatie
• Relatienaam mag geen speciale tekens bevatten, zoals bijvoorbeeld een trema
• Vul altijd een debiteurnummer in. Let op: werk OF met numerieke debiteurnummers OF niet numeriek (maar geen combinatie). Door het vinkje ‘UseNumericDeptorNumbers’  in de configuratie bepaalt u OF met cijfers te werken OF met letters als debiteurnummer (ons advies is numeriek – vinkje aan!).

3.1 Schedule type aanpassen naar dagelijks

Is de eerste run handmatig gedaan en gecontroleerd, dan kunt u de koppeling dagelijks laten draaien. Wijzig uw configuratie door op het kladblok te klikken en wijzig het Schedule type naar Dagelijks.

Screenshot schedule type:

Als u kiest voor dagelijkse verwerking zal elke ochtend vanaf 06:00 uur het batchproces starten. Alle nota’s die onder het station ‘Verkoop – te boeken’ staan zullen, indien alle instellingen goed staan, worden aangeboden aan Twinfield. Nota’s die niet overgezet kunnen worden blijven staan onder het station ‘Verkoop – te boeken’.

 

4.1 Twinfield Saldi (betaalstatus)

Op dit moment wordt er data vanuit FysioOne naar Twinfield overgezet. Met de huidige koppeling is het niet mogelijk om de betaalstatus van de factuur uit Twinfield op te halen en terug te plaatsen in FysioOne (onder tabblad verkoop in de patiëntenkaart). Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.

4.2 Financiele data integratie vanuit Twinfield > Financial Intelligence

Voor de praktijken die gebruik maken van het Financial Intelligence dashboard is het met de huidige koppeling niet mogelijk om de financiële informatie uit Twinfield te halen en te presenteren in het Financial Intelligence dashboard. Er is op dit moment geen planning beschikbaar om aan te geven wanneer deze functionaliteit wel beschikbaar wordt gesteld.

5.1 SpotOnMedics

Wanneer u SpotOnMedics kunt contacten over de Twinfield koppeling

• Voor het verkrijgen van het menu item Twinfield webservices in uw FysioOne omgeving;
• Bij vragen over het leggen van de koppeling;
• Bij vragen over het aflezen van de verwerkingsverslagen.

Voor deze vragen kunt u altijd een melding aanmaken via Freshdesk.

SpotOnMedics kan u niet ondersteunen bij

• Het controleren of alle data ook in Twinfield verwerkt kan worden (dit kan uw accountant);
• Het controleren of de inloggegevens voor het koppelaccount van Twinfield juist zijn;
• Het bevestigen of de door u ingevoerde codes bij de configuratie juist zijn.

5.2 Accountant

Wanneer u uw accountant kunt contacten over de Twinfield koppeling

• Als u niet beschikt over de inloggegevens van een koppelaccount voor het leggen van de koppeling tussen FysioOne – Twinfield;
• Voor het ontvangen van de codes die ingevuld moeten worden bij de configuratie voor de boekhoud- en debiteurnummer instellingen;
• Voor het verifiëren of de data in Twinfield goed is aangekomen en verwerkt kan worden door de accountant;
• Overige boekhoud vragen.