In de nieuwe regeling blijft informatieverschaffing essentieel en wordt specifiek vermeld dat zorgaanbieders:
Deze informatie moet ‘actief’ en ‘aantoonbaar’ worden verstrekt vóór de zorgverlening begint.
“Actief” betekent dat de zorgaanbieder de informatie daadwerkelijk aan de patiënt moet geven. Informatie die de patiënt zelf moet zoeken, zoals op de website, is niet voldoende.
“Aantoonbaar” houdt in dat de zorgaanbieder moet kunnen bewijzen dat de informatie actief is gedeeld. Volgens de NZa voldoet men aan dit vereiste als de informatie per post, e-mail of via het patiëntenportaal aan de patiënt wordt gestuurd. Een aantekening in het dossier volstaat dus niet.
De informatie moet vóór de zorgverlening worden verstrekt, wat betekent dat dit moet gebeuren voordat een declarabele prestatie geleverd wordt of een behandelingsovereenkomst tot stand komt.
De NZa geeft in de toelichting bij de regeling voorbeelden van hoe actieve, aantoonbare en tijdige informatieverstrekking kan plaatsvinden:
“Informatieverstrekking vindt bijvoorbeeld actief en aantoonbaar voor de start van de zorgverlening plaats indien de zorgaanbieder in de afspraakbevestiging een toelichting zet over de contractstatus met de verschillende zorgverzekeraars en daaronder vallende merken en een korte uitleg geeft over de mogelijke gevolgen van het ontbreken van een contract met een verwijzing naar de (zorg)verzekeraar voor de specifieke gevolgen voor de betreffende patiënt.
Indien de afspraakbevestiging per e-mail aan de patiënt wordt toegestuurd, kan worden volstaan met een link naar de webpagina waarop voornoemde informatie beschikbaar is.
Informatieverstrekking via het patiëntenportaal geldt als actief, indien dat tenminste gepaard gaat met een attendering van nieuw bericht.
De informatieverstrekking is ook aantoonbaar indien de zorgaanbieder deze telefonisch heeft gedaan en dit bevestigt per e-mail, per post of via het patiëntenportaal. Het is aan de zorgaanbieder om desgevraagd aan te tonen dat de informatie verstrekt is.
Voor informatie over de specifieke gevolgen voor de hoogte van de vergoeding voor de betreffende cliënt / patiënt, is het raadzaam om de cliënt / patiënt te verwijzen naar diens eigen zorgverzekeraar. Niet alleen wordt daarmee voorkomen dat de zorgaanbieder de verantwoordelijkheid draagt indien de patiënt toch minder vergoedt krijgt dan verwacht, ook is de zorgverzekeraar beter op de hoogte van de actuele stand van zaken (bijvoorbeeld ten aanzien van het eigen risico, eventueel wettelijke eigen bijdragen, een eventuele aanvullende verzekering et cetera). Daarnaast is in de NZa-regeling nu ook opgenomen dat een verwijzing naar de zorgverzekeraar beoogd is.”
Wat wij aanraden is dat u een afwijkend e-mailsjabloon toevoegt in FysioOne voor de eerste afspraakbevestiging. In deze mail kunt u de patiënt wijzen op dat ze op de hoogte moeten zijn van ongecontracteerde zorg.
Zoals eerder aangegeven volstaat volgens de NZA een link naar uw website waar deze informatie op te vinden is, of u zou deze kunnen toevoegen als een bijlage.
Let op dat het volgens de transparantie in de zorgwet van belang is dat op de website ook de nodige informatie te vinden is, zodat de cliënt een weloverwogen keuze kan maken tussen zorgaanbieders. Om deze reden kan het geen kwaad om deze informatie ook te vermelden op uw website.
Ga in FysioOne naar configuratie > Intranet > E-mail instellingen. Hier kunt u zien welk e-mail sjabloon u op dit moment gebruikt voor de afspraakbevestigingen.
Ga naar configuratie > Intranet > E-mailsjablonen en zoek het sjabloon op dat u nu gebruikt. Klik naast het sjabloon op het blauwe pijltje om hier een kopie van de maken. Het kopie kan worden aangepast naar wens.
Voor extra tekstinstellingen en de mogelijkheid om een link toe te voegen, klikt u rechtsboven in het tekstvak op het uitklap driehoekje. Sla het sjabloon op.
Wanneer het slabloon naar wens is, kan deze worden gekoppeld aan de prestatiecodes die u gebruikt voor uw intakes (over het algemeen zijn dit codes 1850 t/m 1872). Ga hiervoor naar configuratie > Declareren > Prestatiecodes en zoek bijvoorbeeld code 1864 op > Open deze met het kladblok. Hier vind u de optie “afwijkend e-mailsjabloon”. Het sjabloon kan hier worden gekoppeld.
Patiënten ontvangen nu het aangemaakte e-mailsjabloon bij de eerste afspraakbevestiging.
Let op: Als u gebruik maakt van het online inplannen, dan kunt u het sjabloon ook koppelen aan configuratie > Intranet > E-mailinstellingen > “Sjabloon voor afspraakverzoek inplannen via de website”. Wellicht wilt u hiervoor een ander soort sjabloon maken dat meer lijkt op de originele mail na een afspraak via de website. Deze is anders dan de reguliere afspraakbevestiging.
Om een bijlage toe te voegen aan het sjabloon, dient u deze eerst te uploaden in het documentendossier. Klik hier om hier meer over te lezen.
Op dit moment hebben wij geen ingebouwde functie om een nieuw document te uploaden in het portaal dat patiënten kunnen accorderen bij een nieuw traject. We zullen jullie informeren als deze mogelijkheid in FysioOne komt op een latere termijn, zodat u de informatieverstrekking via het portaal kan laten verlopen.
De NZA heeft voorbeelden voorzien van een brief en van een e-mail die u kunt gebruiken voor het opstellen van uw communicatie. U vindt deze hier.
e-mail:
e-mail-afspraakbevestiging-met-informatie-vergoeding-en-contractering-aug-2024
Brief:
brief-informeren-patient-over-vergoeding-en-contractering-aug-2024
Per 1 september 2024 zijn er nieuwe regels geïntroduceerd voor de informatievoorziening en de Regeling transparantie zorgaanbieders. Zorgaanbieders zonder contract zijn verplicht om patiënten/cliënten vooraf actief en aantoonbaar te informeren dat ze niet-gecontracteerde zorg gaan gebruiken, en welke gevolgen dit heeft voor hun vergoeding. Meer informatie van NZA zelf vind u hier.
In deze handleiding informeren we u over wat de nieuwe wet inhoud en leggen we uit hoe u dit kunt verzorgen binnen FysioOne.
In de nieuwe regeling blijft informatieverschaffing essentieel en wordt specifiek vermeld dat zorgaanbieders:
Deze informatie moet ‘actief’ en ‘aantoonbaar’ worden verstrekt vóór de zorgverlening begint.
“Actief” betekent dat de zorgaanbieder de informatie daadwerkelijk aan de patiënt moet geven. Informatie die de patiënt zelf moet zoeken, zoals op de website, is niet voldoende.
“Aantoonbaar” houdt in dat de zorgaanbieder moet kunnen bewijzen dat de informatie actief is gedeeld. Volgens de NZa voldoet men aan dit vereiste als de informatie per post, e-mail of via het patiëntenportaal aan de patiënt wordt gestuurd. Een aantekening in het dossier volstaat dus niet.
De informatie moet vóór de zorgverlening worden verstrekt, wat betekent dat dit moet gebeuren voordat een declarabele prestatie geleverd wordt of een behandelingsovereenkomst tot stand komt.
De NZa geeft in de toelichting bij de regeling voorbeelden van hoe actieve, aantoonbare en tijdige informatieverstrekking kan plaatsvinden:
“Informatieverstrekking vindt bijvoorbeeld actief en aantoonbaar voor de start van de zorgverlening plaats indien de zorgaanbieder in de afspraakbevestiging een toelichting zet over de contractstatus met de verschillende zorgverzekeraars en daaronder vallende merken en een korte uitleg geeft over de mogelijke gevolgen van het ontbreken van een contract met een verwijzing naar de (zorg)verzekeraar voor de specifieke gevolgen voor de betreffende patiënt.
Indien de afspraakbevestiging per e-mail aan de patiënt wordt toegestuurd, kan worden volstaan met een link naar de webpagina waarop voornoemde informatie beschikbaar is.
Informatieverstrekking via het patiëntenportaal geldt als actief, indien dat tenminste gepaard gaat met een attendering van nieuw bericht.
De informatieverstrekking is ook aantoonbaar indien de zorgaanbieder deze telefonisch heeft gedaan en dit bevestigt per e-mail, per post of via het patiëntenportaal. Het is aan de zorgaanbieder om desgevraagd aan te tonen dat de informatie verstrekt is.
Voor informatie over de specifieke gevolgen voor de hoogte van de vergoeding voor de betreffende cliënt / patiënt, is het raadzaam om de cliënt / patiënt te verwijzen naar diens eigen zorgverzekeraar. Niet alleen wordt daarmee voorkomen dat de zorgaanbieder de verantwoordelijkheid draagt indien de patiënt toch minder vergoedt krijgt dan verwacht, ook is de zorgverzekeraar beter op de hoogte van de actuele stand van zaken (bijvoorbeeld ten aanzien van het eigen risico, eventueel wettelijke eigen bijdragen, een eventuele aanvullende verzekering et cetera). Daarnaast is in de NZa-regeling nu ook opgenomen dat een verwijzing naar de zorgverzekeraar beoogd is.”
Wat wij aanraden is dat u een afwijkend e-mailsjabloon toevoegt in FysioOne voor de eerste afspraakbevestiging. In deze mail kunt u de patiënt wijzen op dat ze op de hoogte moeten zijn van ongecontracteerde zorg.
Zoals eerder aangegeven volstaat volgens de NZA een link naar uw website waar deze informatie op te vinden is, of u zou deze kunnen toevoegen als een bijlage.
Let op dat het volgens de transparantie in de zorgwet van belang is dat op de website ook de nodige informatie te vinden is, zodat de cliënt een weloverwogen keuze kan maken tussen zorgaanbieders. Om deze reden kan het geen kwaad om deze informatie ook te vermelden op uw website.
Ga in FysioOne naar configuratie > Intranet > E-mail instellingen. Hier kunt u zien welk e-mail sjabloon u op dit moment gebruikt voor de afspraakbevestigingen.
Ga naar configuratie > Intranet > E-mailsjablonen en zoek het sjabloon op dat u nu gebruikt. Klik naast het sjabloon op het blauwe pijltje om hier een kopie van de maken. Het kopie kan worden aangepast naar wens.
Voor extra tekstinstellingen en de mogelijkheid om een link toe te voegen, klikt u rechtsboven in het tekstvak op het uitklap driehoekje. Sla het sjabloon op.
Wanneer het slabloon naar wens is, kan deze worden gekoppeld aan de prestatiecodes die u gebruikt voor uw intakes (over het algemeen zijn dit codes 1850 t/m 1872). Ga hiervoor naar configuratie > Declareren > Prestatiecodes en zoek bijvoorbeeld code 1864 op > Open deze met het kladblok. Hier vind u de optie “afwijkend e-mailsjabloon”. Het sjabloon kan hier worden gekoppeld.
Patiënten ontvangen nu het aangemaakte e-mailsjabloon bij de eerste afspraakbevestiging.
Let op: Als u gebruik maakt van het online inplannen, dan kunt u het sjabloon ook koppelen aan configuratie > Intranet > E-mailinstellingen > “Sjabloon voor afspraakverzoek inplannen via de website”. Wellicht wilt u hiervoor een ander soort sjabloon maken dat meer lijkt op de originele mail na een afspraak via de website. Deze is anders dan de reguliere afspraakbevestiging.
Om een bijlage toe te voegen aan het sjabloon, dient u deze eerst te uploaden in het documentendossier. Klik hier om hier meer over te lezen.
Op dit moment hebben wij geen ingebouwde functie om een nieuw document te uploaden in het portaal dat patiënten kunnen accorderen bij een nieuw traject. We zullen jullie informeren als deze mogelijkheid in FysioOne komt op een latere termijn, zodat u de informatieverstrekking via het portaal kan laten verlopen.
De NZA heeft voorbeelden voorzien van een brief en van een e-mail die u kunt gebruiken voor het opstellen van uw communicatie. U vindt deze hier.
e-mail:
e-mail-afspraakbevestiging-met-informatie-vergoeding-en-contractering-aug-2024
Brief:
brief-informeren-patient-over-vergoeding-en-contractering-aug-2024