Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Nieuwe vs. oude module Online inplannen

1.1 Algemeen

Maakt u nog geen gebruik van het Online inplannen, dan kunt u beginnen bij hoofdstuk 2 in deze handleiding. Daar nemen we u stap voor stap mee in de functionaliteiten en inrichting. Indien u op dit moment al gebruik maakt van het Online inplannen, dan lichten we in dit hoofdstuk toe wat de nieuwe functionaliteiten zijn en wat u zelf nog moet doen.

1.2 Activeren van het nieuwe Online inplannen

Onder configuratie – intranet – Online inplannen vindt u de link naar het nieuwe Online inplannen (zie geel gearceerde deel). 

Indien u gebruik gaat maken van het nieuwe Online inplannen kunt u de huidige link op uw website vervangen door de nieuwe link. Zo lang u dit niet doet, zal het oude Online inplannen gewoon blijven werken! Op den duur zullen we het oude Online inplannen uitfaseren. 

We adviseren om de link naar het Online inplannen achter een knop te plaatsen. Hiervoor is het belangrijk dat u alleen het deel na src=” (geel gearceerd in bovenstaand screenshot) kopieert uit uw eigen omgeving. Het inframen (geïntegreerd weergeven op de website) werkt namelijk niet op sommige browsers en mobiele apparaten.

Voorbeeld testomgeving:
In dit geval wordt het oranje deel gekopieerd en geplakt, let erop dat u de dubbele aanhalingstekens (“) niet meeneemt.

<iframe style=”width: 100%; height: 600px” src=”https://inplannen.spotonmedics.nl/login?token=m%2FTD3oSWJzNO6oZZctXI9Ldv9kgd%2BI2tZVv%2FDxQTTgDvnOC9BmPid3klW4xTXerL………..“></iframe>

Let op: in het patiëntenportaal (oud en nieuw) blijft het oude Online inplannen bestaan. Uiteindelijk zal in het oude portaal het oude inplannen bestaan en in het nieuwe portaal het nieuwe inplannen. Wanneer dit zo ver is, brengen wij u op de hoogte. 

Voordat u het nieuwe Online inplannen beschikbaar stelt op uw website, is het belangrijk een aantal onderdelen te controleren. 

1.3 Categorie selecteren

Op basis van feedback hebben we de categorie toegevoegd aan de triage. Patiënten die een afspraak maken voor een nieuw traject via uw website kunnen nu aangeven voor welke klachten (categorie) ze een afspraak willen maken.

Deze categorieën kunt u controleren en beheren in FysioOne. Dit vindt u onder configuratie – declareren – verrichtingen – categorieen. 

Indien u werkt met onze systeem categorieën hoeft u hier niets aan te passen en hoeft u enkel een controle te doen of de gebruikers aan de categorie zijn gekoppeld.

De categorie is namelijk pas beschikbaar als een gebruiker gekoppeld is aan deze specialisatie. Ga naar configuratie – algemeen – gebruikers – tabblad specialisatie.

In het tabblad specialisatie zijn dezelfde categorieën te selecteren. Hier kunt u aangeven welke therapeut gespecialiseerd is voor welke categorie. Een therapeut kan zich voor meerdere categorieën specialiseren. 

Op het moment dat één gebruiker de categorie heeft geselecteerd, komt deze naar voren in het nieuwe Online inplannen. Als geen van de gebruikers de categorie heeft geselecteerd, zal deze ook niet te selecteren zijn bij het Online inplannen. 

Voordat u live gaat met het nieuwe Online inplannen is het dus belangrijk alle gebruikers langs te lopen om de Specialisaties te controleren. Dit bepaald namelijk wat de patiënt ziet en bij wie de afspraken ingepland kunnen worden!

1.4 Beschikbare therapeuten tonen op basis van specialisatie

In de volgende stap ziet de patiënt enkel de therapeuten welke zich gespecialiseerd hebben voor de gekozen klacht (categorie). 

Voordat u live gaat met het nieuwe Online inplannen is het dus belangrijk alle gebruikers langs te lopen om het tabblad Specialisaties te controleren. Dit bepaald namelijk wat de patiënt ziet en bij wie de afspraken ingepland kunnen worden!

1.5 Eerst mogelijke beschikbare tijd tonen

Bij het overzicht van de beschikbare therapeuten ziet de patiënt meteen de eerstvolgende optie waarop gepland kan worden. De patiënt kan daarna zelf nog kiezen voor welke datum en tijd hij/zij daadwerkelijk de afspraak wil plannen. Hij is dus niet gebonden aan deze eerste optie.

 

1.6 Automatische selecteren van locatie en therapeut indien één keuze

Als er voor een categorie maar één therapeut beschikbaar is op één locatie, dan wordt de vorige stap overgeslagen en gaat de patiënt meteen door naar het kiezen van een datum en tijd. 

1.7 Module gebouwd op nieuwe IT standaarden

De code is herschreven zodat deze volgens nieuwe IT standaarden is opgebouwd. Dit zorgt ervoor dat het gemakkelijker is om het Online inplannen continue te blijven verbeteren. 

In de volgende paragrafen wordt de volledige configuratie en gebruik van het Online inplannen uitgelegd. 

 

2. Functionaliteiten Online inplannen

2.1 Introductie

Met het Online inplannen is het mogelijk dat patiënten via uw website een afspraak voor een nieuw traject plannen. Daarnaast is het mogelijk dat patiënten via hun portaal vervolgafspraken plannen, wijzigen of annuleren. U kunt zelf bepalen of het Online inplannen ook in uw patiëntenportaal wordt aangeboden. 

2.2 Widget op uw website

Voor het Online inplannen adviseren wij een knop te plaatsen op uw website. Op het moment dat de patiënt op deze knop drukt, wordt hij/zij genavigeerd naar de Online inplan module. 

De patiënt komt daarmee bij het Online inplannen en doorloopt de volgende stappen:

  • Kies type afspraak
  • Waar heeft u klachten of waar heeft u last van?
  • Kies therapeut
  • Kies tijd
  • Voer contactgegevens in

Het is ook mogelijk een widget in te framen op uw eigen website, zodat de module meteen op de uw pagina zichtbaar is. Het nadeel hiervan is dat browsers (bijv. Google chrome) hier niet altijd goed mee omgaan met name op mobiele apparaten. Wij adviseren het gebruik van doorlinken naar een nieuw tabblad. 

2.3 Kies type afspraak

In de configuratie (zie volgende hoofdstuk) van FysioOne geeft u aan welke afspraaktype beschikbaar mogen zijn voor het Online inplannen. De patiënt kan kiezen uit één van deze types afspraken. 

2.4 Waar heeft u klachten of waar heeft u last van?

De patiënt geeft aan waar hij/zij last van heeft. Dit zijn in FysioOne de categorieën. Een categorie zorgt ervoor dat eventueel de specifieke intake vragenlijst en specialisatie kaarten worden gebruikt. Bij het Online Inplannen bepaald deze categorie ook welke therapeuten beschikbaar zijn voor het inplannen. In FysioOne kenmerkt u een therapeut voor één of meerdere categorieën. Op het moment dat de patiënt hier kiest voor een klacht van categorie Bovenbeen, zullen enkel fysiotherapeuten met specialisatie Bovenbeen naar voren komen. 

2.5 Kies therapeut

De patiënt heeft de mogelijkheid om zelf de therapeut te kiezen. De therapeut is gekoppeld aan een locatie. De patiënt ziet hier ook de eerstvolgende mogelijkheid bij de betreffende therapeut. De patiënt kan daarna zelf nog kiezen voor welke datum en tijd hij/zij daadwerkelijk de afspraak wil plannen. Hij is dus niet gebonden aan deze eerste optie. Als er maar één therapeut beschikbaar is voor de gekozen klacht/categorie, dan zal deze stap overgeslagen worden. 

2.6 Kies tijd

In de volgende stap kiest de patiënt de datum en tijd waarop hij/zij de afspraak wil plannen. Deze komt overeen met het vrijgestelde online rooster van de therapeut. Zie paragraaf 3.2 voor een uitleg over het inrichten van het rooster van de therapeut. 

2.7 Voer contactgegevens in

De patiënt vult zijn/haar gegevens in. Met deze gegevens wordt de patiënt aangemaakt in FysioOne. 

Afhankelijk van uw eigen instellingen komt de afspraak op de wachtlijst of wordt deze rechtstreeks in de agenda geboekt.

 

3. Configuratie Online inplannen

3.1 Type afspraak

De eerste optie die de patiënt krijgt, is voor welke type afspraak hij/zij wil plannen. Dit beheer kunt u vinden onder configuratie – declareren – type afspraken

Hier kunt bestaande type afspraken online beschikbaar maken (wijzig type afspraak) of nieuwe type afspraken aanmaken. 

Tonen op website en als nieuw behandeltraject: hiermee maak je de afspraak online beschikbaar. Zolang dit vinkje niet aanstaat, is de type afspraak niet online beschikbaar. 

Inplannen in de wachtlijst als: als de afspraak eerst op wachtlijst wordt geplaatst, dan wordt deze daar gekenmerkt als ‘verwijzing’, ‘directe toegang’ of ‘eenmalig consult’. Let op: indien u aangeeft dat de afspraak rechtstreeks wordt ingepland in de agenda, wordt de wachtlijst module overgeslagen. 

Duur afspraak: met deze tijd wordt de afspraak ingepland. 

Vervolgafspraak voor in het portaal: hiermee kunt u dit type afspraak beschikbaar stellen als vervolgafspraak vanuit het portaal.

Inplannen als prestatiecode: als de afspraak rechtstreeks in de agenda wordt gepland, kunt u hier aangeven onder welke prestatiecode deze geboekt moet worden. 

3.2 Rooster

In het rooster geef je aan of in de gekozen tijdsperiode Online afspraken gepland mogen worden. Let op in dit tijdsblok mogen alle als online gedefinieerde type afspraken gepland worden. 

In bovenstaand voorbeeld is het rooster op dinsdag van 08:00 uur tot 12:00 uur online vrijgegeven voor alle online afspraak types. Het is dus niet beperkt tot type afspraak “behandeltijd”, maar tot alle type afspraken waar het vinkje “tonen op website als nieuwe behandeltraject” of “Vervolgafspraak voor in het portaal” aanstaat. 

Let op om de locatie te bepalen is het noodzakelijk dat er een werkruimte is geselecteerd! De ruimte is gekoppeld aan een locatie en daarmee is het in de Online inplannen module mogelijk om te zien op welke locatie de afspraak plaatsvindt. 

3.3 Categorieën en specialisatie gebruiker

De patiënt geeft in de triage aan voor welke klachten hij/zij komt. Deze soort klachten komen overeen met de categorieën in FysioOne. Deze categorieën vindt u onder configuratie – declareren – verrichtingen – categorieen. 

Indien u werkt met onze systeem categorieën hoeft u hier niets aan te passen.

De categorie is pas beschikbaar in het Online inplannen als een gebruiker gekoppeld is aan deze categorie. Ga naar configuratie – algemeen – gebruikers – tabblad specialisatie.

In het tabblad specialisatie zijn dezelfde categorieën te selecteren en kunt u aangeven welke therapeut gespecialiseerd is voor welke categorie. Een therapeut kan zich voor meerdere categorieën specialiseren. 

Op het moment dat één gebruiker de categorie heeft geselecteerd, komt deze naar voren in het Online inplannen onder de vraag “voor welke klacht komt u”. Als geen van de gebruikers de categorie heeft geselecteerd, zal deze ook niet te selecteren zijn bij het Online inplannen. 

De beschikbare therapeuten onder “kies therapeut” zijn enkel de therapeuten met een online rooster én gespecialiseerd/gekoppeld aan de gekozen categorie. 

3.4 Styling widget online inplannen

Via configuratie – intranet – styling widget online inplannen kunt u de widget/pagina aanpassen naar uw eigen praktijk kleuren. 

3.5 Configuratiepagina online inplannen

Via configuratie – intranet – Online inplannen zijn algemene instellingen voor de module te bepalen. 

Afspraken maken vanuit patiëntenportaal

Door het vinkje ‘ afspraken maken vanuit patiëntenportaal’ te selecteren kunnen uw patiënten in hun patiëntenportaal een vervolgafspraak inplannen voor een bestaand traject of een eerste afspraak voor een nieuw traject. 

Wanneer dit vinkje geselecteerd is krijgen uw patiënten in het persoonlijke patiëntenportaal de knop ‘afspraak maken’ te zien en kunnen uw patiënten een afspraak maken via het patiëntenportaal. Wanneer het vinkje niet is geselecteerd is deze knop niet zichtbaar en is de functionaliteit om via het patiëntenportaal een afspraak in te plannen niet beschikbaar. 

LET OP: op het moment van schrijven zijn er twee patiëntportalen beschikbaar en twee online inplan modules. Zowel de oude als nieuwe patiëntportaal communiceert nu nog met het oude online inplannen (zie handleiding). Op den duur zal het oude patiëntenportaal communiceren met de oude online inplannen en het nieuwe portaal met de nieuwe online inplannen. Uiteindelijk worden zowel het oude online inplannen als het oude patiëntenportaal uitgefaseerd. 

De stappen die doorlopen worden voor de patiënt in zijn patiëntenportaal zijn vrijwel identiek aan de website. Als de patiënt een vervolgafspraak plant zal de eerste vraag zijn voor welk traject en hoeft hij/zij onderaan geen contactgegevens te vullen. 

Het wijzigen en annuleren van een afspraak in het patiëntenportaal is nog niet mogelijk

Tot hoeveel uur voor afspraak mag een patiënt de afspraak wijzigen of annuleren in het patiëntenportaal

Deze functionaliteit is nog niet beschikbaar in het nieuwe patiëntenportaal. 

Tot hoeveel uur beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak plannen

U kunt hier aangeven tot hoeveel uur voor een mogelijke beschikbare tijd patiënten een afspraak kunnen inplannen.

Voorbeeld:
U heeft bij ‘Tot hoeveel uur voor beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak inplannen’ twee uur geselecteerd. Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari om 11:55 een afspraak inplannen. De eerst beschikbare tijd zal in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur moeten zijn mits er in de praktijk ook een lege plek is.

Tot hoeveel dagen in de toekomst kan een patiënt een afspraak inplannen

U kunt hier aangeven tot hoeveel dagen in de toekomst een patiënt een afspraak kan inplannen.

Voorbeeld:
U heeft bij ‘Tot hoeveel dagen in de toekomst kan een patiënt een afspraak inplannen’ 10 dagen geselecteerd. Let hierbij op dat de huidige dag niet meetelt en dat er gekeken wordt naar kalenderdagen en niet naar beschikbare dagen. Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari een afspraak inplannen. In dit geval zal er vanaf 12 februari geteld worden tot en met 21 februari.

Verwijzen naar URL na inplannen afspraak via website

U kunt hier een URL invullen waarna genavigeerd moet worden op het moment dat er een afspraak via de praktijkwebsite is ingepland. Let op dat u de URL altijd inclusief; https:// invult. U kunt de patiënt bijvoorbeeld terugleiden naar uw eigen homepage. Wanneer u het URL leeg laat zal de standaard bevestiging van de afspraak getoond worden.

Tonen foto therapeut in online inplan module

Deze functionaliteit is nog niet live maar alvast klaar gezet. Het is op dit moment nog niet mogelijk om foto’s in FysioOne te uploaden welke getoond worden in de online inplan module. 

Afspraak via website direct bevestigd in agenda

Door het vinkje ’afspraak via website direct bevestigd in agenda’ te selecteren worden de afspraken die via de praktijkwebsite via de widget worden gemaakt direct via de wachtlijst in de agenda bevestigd. Automatisch wordt op dat moment de intake vragenlijst (afhankelijk van de categorie) verstuurd en de afspraakbevestiging. 

Wanneer het vinkje ’afspraak via website direct bevestigd in agenda’ niet is geselecteerd zullen afspraken die via de praktijkwebsite via de widget worden gemaakt op de wachtlijst geplaatst worden. Als praktijk dient u handmatig de afspraak via de wachtlijst in de agenda te bevestigen. 

Let op: Wanneer u ervoor kiest om deze functionaliteit te gebruiken en afspraken dus direct in de agenda bevestigd, dient u een aanpassing door te voeren in de e-mail instellingen. Via configuratie – intranet – e-mail instellingen dient u het e-mail sjabloon welke gekoppeld staat aan het sjabloon “Sjabloon voor afspraakverzoek inplannen via de website” aan te passen naar de afspraak bevestiging van de praktijk. De patiënt ontvang namelijk direct na het inplannen van de afspraak op de praktijkwebsite de afspraak bevestiging. 

Let op: Deze afspraak bevestiging wordt niet geplaatst bij het tabblad “email” bij de patiënt. Daarnaast zal bij de afspraak details worden aangegeven dat de afspraak bevestiging niet verstuurd dient te worden.

4. Hulp nodig?

4.1 Melding via Freshdesk

Indien u vragen heeft over deze release en hoe u de functionaliteiten optimaal kunt inzetten in uw praktijk dan adviseren wij u om contact op te nemen met het SpotOnMedics Klant Contact Center via een melding in Freshdesk. 

Online inplannen | nieuw

Laatst gewijzigd door: Sophie Brouwer op 26-01-2023 - 09:08:17
  • Agenda
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

In deze handleiding worden de functionaliteiten van het Online inplannen uitgelegd en wat u hier aan inrichting voor kunt doen. Met Online inplannen kunnen patiënten via uw eigen website en hun eigen patiëntenportaal een nieuwe afspraak en/of vervolgafspraken inplannen, wijzigen en annuleren. 

Let op: u bepaalt als praktijk zelf of en wanneer u het nieuwe Online inplannen activeert. Vooralsnog blijven beide modules voor u beschikbaar, op termijn zal de ondersteuning van het oude Online inplannen komen te vervallen.

Let op: in het patiëntenportaal is het nieuwe online inplannen nog niet doorgevoerd. Dit volgt in één van de volgende releases. Uiteindelijk zullen zowel de oude online module en patiëntenportaal uit gefaseerd worden. Dit gebeurt gelijktijdig, waardoor vanaf dat moment alleen het nieuwe portaal met de nieuwe module beschikbaar zal zijn

Inhoudsopgave

1. Nieuwe vs. oude module Online inplannen

1.1 Algemeen

Maakt u nog geen gebruik van het Online inplannen, dan kunt u beginnen bij hoofdstuk 2 in deze handleiding. Daar nemen we u stap voor stap mee in de functionaliteiten en inrichting. Indien u op dit moment al gebruik maakt van het Online inplannen, dan lichten we in dit hoofdstuk toe wat de nieuwe functionaliteiten zijn en wat u zelf nog moet doen.

1.2 Activeren van het nieuwe Online inplannen

Onder configuratie – intranet – Online inplannen vindt u de link naar het nieuwe Online inplannen (zie geel gearceerde deel). 

Indien u gebruik gaat maken van het nieuwe Online inplannen kunt u de huidige link op uw website vervangen door de nieuwe link. Zo lang u dit niet doet, zal het oude Online inplannen gewoon blijven werken! Op den duur zullen we het oude Online inplannen uitfaseren. 

We adviseren om de link naar het Online inplannen achter een knop te plaatsen. Hiervoor is het belangrijk dat u alleen het deel na src=” (geel gearceerd in bovenstaand screenshot) kopieert uit uw eigen omgeving. Het inframen (geïntegreerd weergeven op de website) werkt namelijk niet op sommige browsers en mobiele apparaten.

Voorbeeld testomgeving:
In dit geval wordt het oranje deel gekopieerd en geplakt, let erop dat u de dubbele aanhalingstekens (“) niet meeneemt.

<iframe style=”width: 100%; height: 600px” src=”https://inplannen.spotonmedics.nl/login?token=m%2FTD3oSWJzNO6oZZctXI9Ldv9kgd%2BI2tZVv%2FDxQTTgDvnOC9BmPid3klW4xTXerL………..“></iframe>

Let op: in het patiëntenportaal (oud en nieuw) blijft het oude Online inplannen bestaan. Uiteindelijk zal in het oude portaal het oude inplannen bestaan en in het nieuwe portaal het nieuwe inplannen. Wanneer dit zo ver is, brengen wij u op de hoogte. 

Voordat u het nieuwe Online inplannen beschikbaar stelt op uw website, is het belangrijk een aantal onderdelen te controleren. 

1.3 Categorie selecteren

Op basis van feedback hebben we de categorie toegevoegd aan de triage. Patiënten die een afspraak maken voor een nieuw traject via uw website kunnen nu aangeven voor welke klachten (categorie) ze een afspraak willen maken.

Deze categorieën kunt u controleren en beheren in FysioOne. Dit vindt u onder configuratie – declareren – verrichtingen – categorieen. 

Indien u werkt met onze systeem categorieën hoeft u hier niets aan te passen en hoeft u enkel een controle te doen of de gebruikers aan de categorie zijn gekoppeld.

De categorie is namelijk pas beschikbaar als een gebruiker gekoppeld is aan deze specialisatie. Ga naar configuratie – algemeen – gebruikers – tabblad specialisatie.

In het tabblad specialisatie zijn dezelfde categorieën te selecteren. Hier kunt u aangeven welke therapeut gespecialiseerd is voor welke categorie. Een therapeut kan zich voor meerdere categorieën specialiseren. 

Op het moment dat één gebruiker de categorie heeft geselecteerd, komt deze naar voren in het nieuwe Online inplannen. Als geen van de gebruikers de categorie heeft geselecteerd, zal deze ook niet te selecteren zijn bij het Online inplannen. 

Voordat u live gaat met het nieuwe Online inplannen is het dus belangrijk alle gebruikers langs te lopen om de Specialisaties te controleren. Dit bepaald namelijk wat de patiënt ziet en bij wie de afspraken ingepland kunnen worden!

1.4 Beschikbare therapeuten tonen op basis van specialisatie

In de volgende stap ziet de patiënt enkel de therapeuten welke zich gespecialiseerd hebben voor de gekozen klacht (categorie). 

Voordat u live gaat met het nieuwe Online inplannen is het dus belangrijk alle gebruikers langs te lopen om het tabblad Specialisaties te controleren. Dit bepaald namelijk wat de patiënt ziet en bij wie de afspraken ingepland kunnen worden!

1.5 Eerst mogelijke beschikbare tijd tonen

Bij het overzicht van de beschikbare therapeuten ziet de patiënt meteen de eerstvolgende optie waarop gepland kan worden. De patiënt kan daarna zelf nog kiezen voor welke datum en tijd hij/zij daadwerkelijk de afspraak wil plannen. Hij is dus niet gebonden aan deze eerste optie.

 

1.6 Automatische selecteren van locatie en therapeut indien één keuze

Als er voor een categorie maar één therapeut beschikbaar is op één locatie, dan wordt de vorige stap overgeslagen en gaat de patiënt meteen door naar het kiezen van een datum en tijd. 

1.7 Module gebouwd op nieuwe IT standaarden

De code is herschreven zodat deze volgens nieuwe IT standaarden is opgebouwd. Dit zorgt ervoor dat het gemakkelijker is om het Online inplannen continue te blijven verbeteren. 

In de volgende paragrafen wordt de volledige configuratie en gebruik van het Online inplannen uitgelegd. 

 

2. Functionaliteiten Online inplannen

2.1 Introductie

Met het Online inplannen is het mogelijk dat patiënten via uw website een afspraak voor een nieuw traject plannen. Daarnaast is het mogelijk dat patiënten via hun portaal vervolgafspraken plannen, wijzigen of annuleren. U kunt zelf bepalen of het Online inplannen ook in uw patiëntenportaal wordt aangeboden. 

2.2 Widget op uw website

Voor het Online inplannen adviseren wij een knop te plaatsen op uw website. Op het moment dat de patiënt op deze knop drukt, wordt hij/zij genavigeerd naar de Online inplan module. 

De patiënt komt daarmee bij het Online inplannen en doorloopt de volgende stappen:

  • Kies type afspraak
  • Waar heeft u klachten of waar heeft u last van?
  • Kies therapeut
  • Kies tijd
  • Voer contactgegevens in

Het is ook mogelijk een widget in te framen op uw eigen website, zodat de module meteen op de uw pagina zichtbaar is. Het nadeel hiervan is dat browsers (bijv. Google chrome) hier niet altijd goed mee omgaan met name op mobiele apparaten. Wij adviseren het gebruik van doorlinken naar een nieuw tabblad. 

2.3 Kies type afspraak

In de configuratie (zie volgende hoofdstuk) van FysioOne geeft u aan welke afspraaktype beschikbaar mogen zijn voor het Online inplannen. De patiënt kan kiezen uit één van deze types afspraken. 

2.4 Waar heeft u klachten of waar heeft u last van?

De patiënt geeft aan waar hij/zij last van heeft. Dit zijn in FysioOne de categorieën. Een categorie zorgt ervoor dat eventueel de specifieke intake vragenlijst en specialisatie kaarten worden gebruikt. Bij het Online Inplannen bepaald deze categorie ook welke therapeuten beschikbaar zijn voor het inplannen. In FysioOne kenmerkt u een therapeut voor één of meerdere categorieën. Op het moment dat de patiënt hier kiest voor een klacht van categorie Bovenbeen, zullen enkel fysiotherapeuten met specialisatie Bovenbeen naar voren komen. 

2.5 Kies therapeut

De patiënt heeft de mogelijkheid om zelf de therapeut te kiezen. De therapeut is gekoppeld aan een locatie. De patiënt ziet hier ook de eerstvolgende mogelijkheid bij de betreffende therapeut. De patiënt kan daarna zelf nog kiezen voor welke datum en tijd hij/zij daadwerkelijk de afspraak wil plannen. Hij is dus niet gebonden aan deze eerste optie. Als er maar één therapeut beschikbaar is voor de gekozen klacht/categorie, dan zal deze stap overgeslagen worden. 

2.6 Kies tijd

In de volgende stap kiest de patiënt de datum en tijd waarop hij/zij de afspraak wil plannen. Deze komt overeen met het vrijgestelde online rooster van de therapeut. Zie paragraaf 3.2 voor een uitleg over het inrichten van het rooster van de therapeut. 

2.7 Voer contactgegevens in

De patiënt vult zijn/haar gegevens in. Met deze gegevens wordt de patiënt aangemaakt in FysioOne. 

Afhankelijk van uw eigen instellingen komt de afspraak op de wachtlijst of wordt deze rechtstreeks in de agenda geboekt.

 

3. Configuratie Online inplannen

3.1 Type afspraak

De eerste optie die de patiënt krijgt, is voor welke type afspraak hij/zij wil plannen. Dit beheer kunt u vinden onder configuratie – declareren – type afspraken

Hier kunt bestaande type afspraken online beschikbaar maken (wijzig type afspraak) of nieuwe type afspraken aanmaken. 

Tonen op website en als nieuw behandeltraject: hiermee maak je de afspraak online beschikbaar. Zolang dit vinkje niet aanstaat, is de type afspraak niet online beschikbaar. 

Inplannen in de wachtlijst als: als de afspraak eerst op wachtlijst wordt geplaatst, dan wordt deze daar gekenmerkt als ‘verwijzing’, ‘directe toegang’ of ‘eenmalig consult’. Let op: indien u aangeeft dat de afspraak rechtstreeks wordt ingepland in de agenda, wordt de wachtlijst module overgeslagen. 

Duur afspraak: met deze tijd wordt de afspraak ingepland. 

Vervolgafspraak voor in het portaal: hiermee kunt u dit type afspraak beschikbaar stellen als vervolgafspraak vanuit het portaal.

Inplannen als prestatiecode: als de afspraak rechtstreeks in de agenda wordt gepland, kunt u hier aangeven onder welke prestatiecode deze geboekt moet worden. 

3.2 Rooster

In het rooster geef je aan of in de gekozen tijdsperiode Online afspraken gepland mogen worden. Let op in dit tijdsblok mogen alle als online gedefinieerde type afspraken gepland worden. 

In bovenstaand voorbeeld is het rooster op dinsdag van 08:00 uur tot 12:00 uur online vrijgegeven voor alle online afspraak types. Het is dus niet beperkt tot type afspraak “behandeltijd”, maar tot alle type afspraken waar het vinkje “tonen op website als nieuwe behandeltraject” of “Vervolgafspraak voor in het portaal” aanstaat. 

Let op om de locatie te bepalen is het noodzakelijk dat er een werkruimte is geselecteerd! De ruimte is gekoppeld aan een locatie en daarmee is het in de Online inplannen module mogelijk om te zien op welke locatie de afspraak plaatsvindt. 

3.3 Categorieën en specialisatie gebruiker

De patiënt geeft in de triage aan voor welke klachten hij/zij komt. Deze soort klachten komen overeen met de categorieën in FysioOne. Deze categorieën vindt u onder configuratie – declareren – verrichtingen – categorieen. 

Indien u werkt met onze systeem categorieën hoeft u hier niets aan te passen.

De categorie is pas beschikbaar in het Online inplannen als een gebruiker gekoppeld is aan deze categorie. Ga naar configuratie – algemeen – gebruikers – tabblad specialisatie.

In het tabblad specialisatie zijn dezelfde categorieën te selecteren en kunt u aangeven welke therapeut gespecialiseerd is voor welke categorie. Een therapeut kan zich voor meerdere categorieën specialiseren. 

Op het moment dat één gebruiker de categorie heeft geselecteerd, komt deze naar voren in het Online inplannen onder de vraag “voor welke klacht komt u”. Als geen van de gebruikers de categorie heeft geselecteerd, zal deze ook niet te selecteren zijn bij het Online inplannen. 

De beschikbare therapeuten onder “kies therapeut” zijn enkel de therapeuten met een online rooster én gespecialiseerd/gekoppeld aan de gekozen categorie. 

3.4 Styling widget online inplannen

Via configuratie – intranet – styling widget online inplannen kunt u de widget/pagina aanpassen naar uw eigen praktijk kleuren. 

3.5 Configuratiepagina online inplannen

Via configuratie – intranet – Online inplannen zijn algemene instellingen voor de module te bepalen. 

Afspraken maken vanuit patiëntenportaal

Door het vinkje ‘ afspraken maken vanuit patiëntenportaal’ te selecteren kunnen uw patiënten in hun patiëntenportaal een vervolgafspraak inplannen voor een bestaand traject of een eerste afspraak voor een nieuw traject. 

Wanneer dit vinkje geselecteerd is krijgen uw patiënten in het persoonlijke patiëntenportaal de knop ‘afspraak maken’ te zien en kunnen uw patiënten een afspraak maken via het patiëntenportaal. Wanneer het vinkje niet is geselecteerd is deze knop niet zichtbaar en is de functionaliteit om via het patiëntenportaal een afspraak in te plannen niet beschikbaar. 

LET OP: op het moment van schrijven zijn er twee patiëntportalen beschikbaar en twee online inplan modules. Zowel de oude als nieuwe patiëntportaal communiceert nu nog met het oude online inplannen (zie handleiding). Op den duur zal het oude patiëntenportaal communiceren met de oude online inplannen en het nieuwe portaal met de nieuwe online inplannen. Uiteindelijk worden zowel het oude online inplannen als het oude patiëntenportaal uitgefaseerd. 

De stappen die doorlopen worden voor de patiënt in zijn patiëntenportaal zijn vrijwel identiek aan de website. Als de patiënt een vervolgafspraak plant zal de eerste vraag zijn voor welk traject en hoeft hij/zij onderaan geen contactgegevens te vullen. 

Het wijzigen en annuleren van een afspraak in het patiëntenportaal is nog niet mogelijk

Tot hoeveel uur voor afspraak mag een patiënt de afspraak wijzigen of annuleren in het patiëntenportaal

Deze functionaliteit is nog niet beschikbaar in het nieuwe patiëntenportaal. 

Tot hoeveel uur beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak plannen

U kunt hier aangeven tot hoeveel uur voor een mogelijke beschikbare tijd patiënten een afspraak kunnen inplannen.

Voorbeeld:
U heeft bij ‘Tot hoeveel uur voor beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak inplannen’ twee uur geselecteerd. Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari om 11:55 een afspraak inplannen. De eerst beschikbare tijd zal in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur moeten zijn mits er in de praktijk ook een lege plek is.

Tot hoeveel dagen in de toekomst kan een patiënt een afspraak inplannen

U kunt hier aangeven tot hoeveel dagen in de toekomst een patiënt een afspraak kan inplannen.

Voorbeeld:
U heeft bij ‘Tot hoeveel dagen in de toekomst kan een patiënt een afspraak inplannen’ 10 dagen geselecteerd. Let hierbij op dat de huidige dag niet meetelt en dat er gekeken wordt naar kalenderdagen en niet naar beschikbare dagen. Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari een afspraak inplannen. In dit geval zal er vanaf 12 februari geteld worden tot en met 21 februari.

Verwijzen naar URL na inplannen afspraak via website

U kunt hier een URL invullen waarna genavigeerd moet worden op het moment dat er een afspraak via de praktijkwebsite is ingepland. Let op dat u de URL altijd inclusief; https:// invult. U kunt de patiënt bijvoorbeeld terugleiden naar uw eigen homepage. Wanneer u het URL leeg laat zal de standaard bevestiging van de afspraak getoond worden.

Tonen foto therapeut in online inplan module

Deze functionaliteit is nog niet live maar alvast klaar gezet. Het is op dit moment nog niet mogelijk om foto’s in FysioOne te uploaden welke getoond worden in de online inplan module. 

Afspraak via website direct bevestigd in agenda

Door het vinkje ’afspraak via website direct bevestigd in agenda’ te selecteren worden de afspraken die via de praktijkwebsite via de widget worden gemaakt direct via de wachtlijst in de agenda bevestigd. Automatisch wordt op dat moment de intake vragenlijst (afhankelijk van de categorie) verstuurd en de afspraakbevestiging. 

Wanneer het vinkje ’afspraak via website direct bevestigd in agenda’ niet is geselecteerd zullen afspraken die via de praktijkwebsite via de widget worden gemaakt op de wachtlijst geplaatst worden. Als praktijk dient u handmatig de afspraak via de wachtlijst in de agenda te bevestigen. 

Let op: Wanneer u ervoor kiest om deze functionaliteit te gebruiken en afspraken dus direct in de agenda bevestigd, dient u een aanpassing door te voeren in de e-mail instellingen. Via configuratie – intranet – e-mail instellingen dient u het e-mail sjabloon welke gekoppeld staat aan het sjabloon “Sjabloon voor afspraakverzoek inplannen via de website” aan te passen naar de afspraak bevestiging van de praktijk. De patiënt ontvang namelijk direct na het inplannen van de afspraak op de praktijkwebsite de afspraak bevestiging. 

Let op: Deze afspraak bevestiging wordt niet geplaatst bij het tabblad “email” bij de patiënt. Daarnaast zal bij de afspraak details worden aangegeven dat de afspraak bevestiging niet verstuurd dient te worden.

4. Hulp nodig?

4.1 Melding via Freshdesk

Indien u vragen heeft over deze release en hoe u de functionaliteiten optimaal kunt inzetten in uw praktijk dan adviseren wij u om contact op te nemen met het SpotOnMedics Klant Contact Center via een melding in Freshdesk. 

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Tip: handleiding jaarovergang (klik hier)