| Check | Wat | Wanneer | Tip |
|---|---|---|---|
| Vergoeding axiale spondylartritis (axSpA) vanuit de basisverzekering | Vanaf 2026 wordt fysiotherapie en oefentherapie bij axiale spondylartritis vergoedt vanuit de basisverzekering. Dit geldt voor patiënten van 18 jaar of ouder. | Tip Wat betekent dit voor praktijken? Vanaf 1 januari 2026 kunt u fysiotherapie en oefentherapie bij axiale spondylartritis declareren vanuit de basisverzekering van onze verzekerden. U declareert met diagnosecode 3993 en aanspraakcode 022 (voormalig CSI). De prestaties 10041 en 10042 vervallen per 31 december 2025 |
|
| Diagnosecode parkinsonisme wijzigt | Vanaf 1 januari 2026 registreert u nieuwe patiënten met parkinsonisme onder DCSPH-code Parkinson (9374). Deze wijziging gaat landelijk gelden voor alle zorgverzekeraars. |
Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u om dit aan ons door te geven.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw HCI SpotOnMedics omgeving door te lopen m.b.t. de e-mail aftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.
Ook is het mogelijk dat er veranderingen plaatsvinden in de maatschap. Ook deze gegevens zouden we graag van u ontvangen.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
In de afgelopen jaren heeft HCI SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren.
Mocht dit bij uw praktijk zo zijn, dan ontvangen we deze informatie graag spoedig. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en HCI SpotOnMedics gewijzigd moeten worden en dienen er instellingen in uw HCI SpotOnMedics omgeving aangepast te worden.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Is er een praktijkovername? Dan vernemen we dit ook graag spoedig.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 12.0 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.
Wanneer
Uiterlijk begin april 2026, bij de eerste aanlevering van het nieuwe jaar.
Academy
Wilt u meer weten over welke meetinstrumenten allemaal worden aangeleverd aan het LDF/LDK/LDO? Raadpleeg dan de FAQ.
Wat
Inlezen contracttarieven 2026. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2026 voor Fysio en alle andere specialisaties.
Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door zorgvergoeding.nl (ook wel bekend als fysiovergoeding.nl). Stel eind
Hoe
n.v.t.
Wat
HCI SpotOnMedics zal de nieuwste DCSPH lijst uploaden in HCI SpotOnMedics zodra deze bekend zijn.
Wanneer
z.s.m
Wat
Indien u als praktijk in 2026 gebruik maakt van de CZ module netwerkzorg dan dient u verschillende instellingen aan te zetten.
Wanneer
Direct begin 2026. Voor het uitsturen van de eerste declaraties.
Hoe
Omgevingsinstellingen: Configuratie > Algemeen > Omgeving instellingen het vinkje aanzetten bij de CZ module Netwerkzorg om de extra toeslag te krijgen van 0,50 of 1 euro bij de afgesproken diagnosecodes.
Bedrijven: Dit kan ook per bedrijf ingesteld worden. Ga dan naar Configuratie > Algemeen > Omgeving instelling > Bedrijven > Kladblokje en zet het vinkje aan bij de CZ module Netwerkzorg.
Let op: Gebruikers: Vergeet niet om daarna bij de gebruikers aan te geven dat zij zijn geregistreerd als deelnemer.
Ga naar Configuratie > Algemeen> Gebruikers en vink aan CZ module Netwerkzorg op tabblad Basisgegevens
Wat
Bent u gestart met een ander boekhoudpakket of heeft u van de jaarovergang gebruik gemaakt om uw grootboekschema aan te passen? Controleer dan uw boekhoudkoppelingsinstellingen. Zo weet u zeker dat alle gegevens goed staan voor het overzetten van uw facturen naar de boekhouding.
Wanneer
Zsm
Hoe
Controleer de instellingen bij Configuratie > Algemeen > Instellingen AFAS, Exact Online en Twinfield.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Net zoals vorig jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor de lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar.
Om een contract te kunnen selecteren in SpotOnMedics dient u de volgende stappen te doorlopen.
Let op: we raden aan om deze wijzigingen door te voeren in Chrome of een andere Windows browser. Indien u gebruik maakt van Safari van Apple, dan kan het zo zijn dat ook contracten van andere jaren in het overzicht verschijnen, waardoor u mogelijk een verkeerd contract koppelt.
Als u navigeert naar configuratie > algemeen > contractposities dan komt u bij onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contractposities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contracttarieven van de specifieke contractgroep.
Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Selecteer hier het bedrijf > selecteer de lijst > zet het jaar op 2026 > selecteer het contract > bepaal de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken.
Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.
Ga naar configuratie > algemeen > declaratietarieven > selecteerde contractgroep > selecteer de lijst > selecteer de peildatum (vb 1-1-2026). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.
Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren, deze nog niet beschikbaar is.
U kunt hieronder onze instructievideo ‘Wijzigen van contractposities’ bekijken.
Wat
Mocht u voor 2026 een verandering hebben in uw praktijktarieven dan dient u onderstaande stappen uit te voeren.
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratie tarieven > (contractgroep) praktijk tarieven
Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2026 om de lijst met praktijktarieven van 2026 zichtbaar te maken. Indien de praktijk tarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2025 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2026.
Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.
Hieronder kunt u de instructievideo ‘Wijzigen van praktijk tarieven’ bekijken.
Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijk tarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen. Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.
Wanneer
z.s.m.
Let op: de wijziging van het tarief ingaat zodra u de prestatiecode aanpast. U kunt deze niet wijzigen op basis van een peildatum. Als u nog declaraties moet uitvoeren in 2025, dient u dit te doen voordat u de tarieven aanpast.
Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief
Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.
‘Declareren onder’: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘declareren onder’
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw
U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.
Wat
Behandelgroepen doorplannen
Wanneer
Z.s.m.
Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.
Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgevoerd, wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.
Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan
Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in één. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.
https://www.youtube.com/watch?v=yxOo5ij4PSk
Wat
In HCI SpotOnMedics is het bij de jaarovergang in principe niet nodig om nieuwe trajecten aan te maken. Te veel trajecten maken het trajectoverzicht onoverzichtelijk en vergroten de kans op fouten, zeker omdat binnen de GDS-declaratiestandaard het unieke zorgtrajectnummer per diagnose en locatie belangrijk is voor een foutloze verwerking.
Een nieuw traject maakt u alleen aan als u vanaf de jaarovergang met een nieuwe aanspraakcode (voorheen CSI-code) moet starten voor dezelfde indicatie. Dit kan bijvoorbeeld spelen bij wijzigingen in aanspraakcodes voor specifieke doelgroepen zoals kinderfysiotherapie, zoals zorgverzekeraars en GDS-richtlijnen beschrijven. Zie voor voorbeelden de volgende link van VGZ: Overzicht aanspraakcodes (voorheen CSI)
Wat
Trajecten die handmatig op patientfactuur staan waarbij het traject doorloopt, dienen in 2026 handmatig weer op verzekeraar gezet te worden. Dit doet u handmatig.
Wanneer
Begin 2026
Hoe
patientenkaart > trajecten> details voor traject
Wat
Bij de jaarovergang is het prettig om de profielen en zorgplannen te controleren op de juiste CSI en diagnosecodes. Ook is het prettig om te controleren of de praktijk nog altijd de up to date zorgplannen gebruikt.
Wanneer
z.s.m
Hoe
configuratie > patientendossier> zorgplannen > profielen
Wat
Sommige patiënten hebben recht op extra behandelingen, bijvoorbeeld bij een Meeneem-polis of SamenDelen-polis. Je kunt dit nu eenvoudig registreren in de patiëntenkaart.
Wanneer
Begin 2026
Hoe
Ga naar de patiëntenkaart naar het tabje “polissen”. Open de functie “extra behandelingen” door middel van het kladblokje. Vul het aantal extra behandelingen in en sla op. Er kan eventueel ook nog een toelichting worden ingevuld.
Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2025-1234 of 1234-2025)
Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in HCI SpotOnMedics, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.
Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.
Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.
Let op: Stel voor de verschillende bedrijven waarvoor je afwijkend wilt declareren niet dezelfde factuurnummering in
Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2025 is verstuurd.
Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2025, dan zal het factuurnummer van 2026 getoond worden.
Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassing van factuurnummering’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > Algemeen > Declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven
Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2026, zodat u de tarieven voor 2026 kunt toevoegen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.
Wat
Verloning
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Indien u gebruik maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.
Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2026 > bewerk de gewenste interne tarieven.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.
COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2025 gegeven zijn, dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntenkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2026 al reeds beschikbaar is. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2025 gekeken.
Voor het correct toepassen van Zorgproducten ontvangt u van ons een aparte e-mail en een aparte handleiding.
Wat
Indien u gebruik maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboards van SpotOnMedics Intelligence, dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2026.
Wanneer
Januari 2026
Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor SpotOnMedics Intelligence.
Wanneer u een inhoudelijke vraag heeft over het gebruik van HCI SpotOnMedics vragen wij u een ticket aan te maken in ons klantenportaal klant.hci-software.com Bij het aanmaken van uw ticket heeft u toegang tot alle beschikbare informatie over actuele zaken en veelgestelde vragen en vaak vindt u zelf al het antwoord op uw vraag.
Heeft de praktijkhouder nog geen inlogmail ontvangen? Bel ons op 088-6600800. Overige medewerkers kunnen worden uitgenodigd via de praktijkhouder in het klantportaal.
Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2026.
Het jaar 2025 loopt alweer op zijn einde. Deze handleiding bevat alle benodigde informatie rondom de jaarovergang, inclusief actiepunten en stap-voor-stap instructies.
U sluit het jaar 2025 af en bereid uw online omgeving(en) voor op 2026. Bij de benodigde acties kunt u denken aan: het selecteren van het juiste contract per zorgverzekeraar, wijzigen interne tarieven, doorplannen behandelgroepen, etcetera.
Hierop staan alle benodigde acties. U kunt de checklist downloaden, printen en vervolgens stapsgewijs afvinken. Zo weet u zeker dat u niets vergeet. Er is geen checklist voor SpotOnMedics Intelligence.
In deze handleiding vindt u ook korte instructievideo’s. Deze staan ook gebundeld op de volgende pagina: klik hier. In sommige video’s worden voorgaande jaartallen genoemd. De instructies zijn dan nog steeds actueel.
In januari kunnen patiënten nog wisselen van zorgverzekeraar. De juiste gegevens worden uiterlijk eind februari (maar vaak al eerder) bijgewerkt bij VECOZO en zorgvergoeding (ook wel bekend als fysiovergoeding). Tot die tijd kan het voorkomen dat de verkeerde zorgverzekeraar zichtbaar is bij de COV-controle. Als u in januari toch declareert, kan dit leiden tot extra retouren.
| Check | Wat | Wanneer | Tip |
|---|---|---|---|
| Vergoeding axiale spondylartritis (axSpA) vanuit de basisverzekering | Vanaf 2026 wordt fysiotherapie en oefentherapie bij axiale spondylartritis vergoedt vanuit de basisverzekering. Dit geldt voor patiënten van 18 jaar of ouder. | Tip Wat betekent dit voor praktijken? Vanaf 1 januari 2026 kunt u fysiotherapie en oefentherapie bij axiale spondylartritis declareren vanuit de basisverzekering van onze verzekerden. U declareert met diagnosecode 3993 en aanspraakcode 022 (voormalig CSI). De prestaties 10041 en 10042 vervallen per 31 december 2025 |
|
| Diagnosecode parkinsonisme wijzigt | Vanaf 1 januari 2026 registreert u nieuwe patiënten met parkinsonisme onder DCSPH-code Parkinson (9374). Deze wijziging gaat landelijk gelden voor alle zorgverzekeraars. |
Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u om dit aan ons door te geven.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw HCI SpotOnMedics omgeving door te lopen m.b.t. de e-mail aftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.
Ook is het mogelijk dat er veranderingen plaatsvinden in de maatschap. Ook deze gegevens zouden we graag van u ontvangen.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
In de afgelopen jaren heeft HCI SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren.
Mocht dit bij uw praktijk zo zijn, dan ontvangen we deze informatie graag spoedig. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en HCI SpotOnMedics gewijzigd moeten worden en dienen er instellingen in uw HCI SpotOnMedics omgeving aangepast te worden.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Is er een praktijkovername? Dan vernemen we dit ook graag spoedig.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 12.0 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.
Wanneer
Uiterlijk begin april 2026, bij de eerste aanlevering van het nieuwe jaar.
Academy
Wilt u meer weten over welke meetinstrumenten allemaal worden aangeleverd aan het LDF/LDK/LDO? Raadpleeg dan de FAQ.
Wat
Inlezen contracttarieven 2026. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2026 voor Fysio en alle andere specialisaties.
Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door zorgvergoeding.nl (ook wel bekend als fysiovergoeding.nl). Stel eind
Hoe
n.v.t.
Wat
HCI SpotOnMedics zal de nieuwste DCSPH lijst uploaden in HCI SpotOnMedics zodra deze bekend zijn.
Wanneer
z.s.m
Wat
Indien u als praktijk in 2026 gebruik maakt van de CZ module netwerkzorg dan dient u verschillende instellingen aan te zetten.
Wanneer
Direct begin 2026. Voor het uitsturen van de eerste declaraties.
Hoe
Omgevingsinstellingen: Configuratie > Algemeen > Omgeving instellingen het vinkje aanzetten bij de CZ module Netwerkzorg om de extra toeslag te krijgen van 0,50 of 1 euro bij de afgesproken diagnosecodes.
Bedrijven: Dit kan ook per bedrijf ingesteld worden. Ga dan naar Configuratie > Algemeen > Omgeving instelling > Bedrijven > Kladblokje en zet het vinkje aan bij de CZ module Netwerkzorg.
Let op: Gebruikers: Vergeet niet om daarna bij de gebruikers aan te geven dat zij zijn geregistreerd als deelnemer.
Ga naar Configuratie > Algemeen> Gebruikers en vink aan CZ module Netwerkzorg op tabblad Basisgegevens
Wat
Bent u gestart met een ander boekhoudpakket of heeft u van de jaarovergang gebruik gemaakt om uw grootboekschema aan te passen? Controleer dan uw boekhoudkoppelingsinstellingen. Zo weet u zeker dat alle gegevens goed staan voor het overzetten van uw facturen naar de boekhouding.
Wanneer
Zsm
Hoe
Controleer de instellingen bij Configuratie > Algemeen > Instellingen AFAS, Exact Online en Twinfield.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Net zoals vorig jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor de lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar.
Om een contract te kunnen selecteren in SpotOnMedics dient u de volgende stappen te doorlopen.
Let op: we raden aan om deze wijzigingen door te voeren in Chrome of een andere Windows browser. Indien u gebruik maakt van Safari van Apple, dan kan het zo zijn dat ook contracten van andere jaren in het overzicht verschijnen, waardoor u mogelijk een verkeerd contract koppelt.
Als u navigeert naar configuratie > algemeen > contractposities dan komt u bij onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contractposities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contracttarieven van de specifieke contractgroep.
Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Selecteer hier het bedrijf > selecteer de lijst > zet het jaar op 2026 > selecteer het contract > bepaal de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken.
Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.
Ga naar configuratie > algemeen > declaratietarieven > selecteerde contractgroep > selecteer de lijst > selecteer de peildatum (vb 1-1-2026). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.
Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren, deze nog niet beschikbaar is.
U kunt hieronder onze instructievideo ‘Wijzigen van contractposities’ bekijken.
Wat
Mocht u voor 2026 een verandering hebben in uw praktijktarieven dan dient u onderstaande stappen uit te voeren.
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratie tarieven > (contractgroep) praktijk tarieven
Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2026 om de lijst met praktijktarieven van 2026 zichtbaar te maken. Indien de praktijk tarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2025 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2026.
Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.
Hieronder kunt u de instructievideo ‘Wijzigen van praktijk tarieven’ bekijken.
Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijk tarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen. Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.
Wanneer
z.s.m.
Let op: de wijziging van het tarief ingaat zodra u de prestatiecode aanpast. U kunt deze niet wijzigen op basis van een peildatum. Als u nog declaraties moet uitvoeren in 2025, dient u dit te doen voordat u de tarieven aanpast.
Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief
Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.
‘Declareren onder’: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘declareren onder’
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw
U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.
Wat
Behandelgroepen doorplannen
Wanneer
Z.s.m.
Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.
Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgevoerd, wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.
Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan
Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in één. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.
https://www.youtube.com/watch?v=yxOo5ij4PSk
Wat
In HCI SpotOnMedics is het bij de jaarovergang in principe niet nodig om nieuwe trajecten aan te maken. Te veel trajecten maken het trajectoverzicht onoverzichtelijk en vergroten de kans op fouten, zeker omdat binnen de GDS-declaratiestandaard het unieke zorgtrajectnummer per diagnose en locatie belangrijk is voor een foutloze verwerking.
Een nieuw traject maakt u alleen aan als u vanaf de jaarovergang met een nieuwe aanspraakcode (voorheen CSI-code) moet starten voor dezelfde indicatie. Dit kan bijvoorbeeld spelen bij wijzigingen in aanspraakcodes voor specifieke doelgroepen zoals kinderfysiotherapie, zoals zorgverzekeraars en GDS-richtlijnen beschrijven. Zie voor voorbeelden de volgende link van VGZ: Overzicht aanspraakcodes (voorheen CSI)
Wat
Trajecten die handmatig op patientfactuur staan waarbij het traject doorloopt, dienen in 2026 handmatig weer op verzekeraar gezet te worden. Dit doet u handmatig.
Wanneer
Begin 2026
Hoe
patientenkaart > trajecten> details voor traject
Wat
Bij de jaarovergang is het prettig om de profielen en zorgplannen te controleren op de juiste CSI en diagnosecodes. Ook is het prettig om te controleren of de praktijk nog altijd de up to date zorgplannen gebruikt.
Wanneer
z.s.m
Hoe
configuratie > patientendossier> zorgplannen > profielen
Wat
Sommige patiënten hebben recht op extra behandelingen, bijvoorbeeld bij een Meeneem-polis of SamenDelen-polis. Je kunt dit nu eenvoudig registreren in de patiëntenkaart.
Wanneer
Begin 2026
Hoe
Ga naar de patiëntenkaart naar het tabje “polissen”. Open de functie “extra behandelingen” door middel van het kladblokje. Vul het aantal extra behandelingen in en sla op. Er kan eventueel ook nog een toelichting worden ingevuld.
Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2025-1234 of 1234-2025)
Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in HCI SpotOnMedics, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.
Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.
Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.
Let op: Stel voor de verschillende bedrijven waarvoor je afwijkend wilt declareren niet dezelfde factuurnummering in
Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2025 is verstuurd.
Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2025, dan zal het factuurnummer van 2026 getoond worden.
Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassing van factuurnummering’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > Algemeen > Declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven
Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2026, zodat u de tarieven voor 2026 kunt toevoegen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.
Wat
Verloning
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Indien u gebruik maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.
Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2026 > bewerk de gewenste interne tarieven.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.
COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2025 gegeven zijn, dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntenkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2026 al reeds beschikbaar is. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2025 gekeken.
Voor het correct toepassen van Zorgproducten ontvangt u van ons een aparte e-mail en een aparte handleiding.
Wat
Indien u gebruik maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboards van SpotOnMedics Intelligence, dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2026.
Wanneer
Januari 2026
Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor SpotOnMedics Intelligence.
Wanneer u een inhoudelijke vraag heeft over het gebruik van HCI SpotOnMedics vragen wij u een ticket aan te maken in ons klantenportaal klant.hci-software.com Bij het aanmaken van uw ticket heeft u toegang tot alle beschikbare informatie over actuele zaken en veelgestelde vragen en vaak vindt u zelf al het antwoord op uw vraag.
Heeft de praktijkhouder nog geen inlogmail ontvangen? Bel ons op 088-6600800. Overige medewerkers kunnen worden uitgenodigd via de praktijkhouder in het klantportaal.
Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2026.