Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mailaftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.
De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2024) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).
Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.
SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleid met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is voor een eventuele praktijkovername.
Indien dit bij uw praktijk het geval is dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten.
SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleid met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van een eventuele praktijkovername. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van uw FysioOne omgeving.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 10.0 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.
De aanpassingen op het gebied van de meetinstrumenten volgens specificaties 10.0 zijn als volgt:
Toevoegingen algemeen
Ten opzichte van de voorgaande specificatie worden de volgende meetinstrumenten in FysioOne op basis van de specificaties 10.0 aangeleverd:
Algemeen fysiotherapie: Victorian Institute of Sports Assessment-Achilles (VISA-A),Patient Rated Wrist Hand Evaluation (PRWHE), Boston Carpal Tunnel Questionnaire (BCTQ), Single- hop test for distance, Triple-hop test for distance, 6-m Timed-hop test, modified Oswedstry disability index (mODI), International Knee Documentation Committee Subjective Knee Form(IKDC), Anterior Cruciate Ligament Return to Sport after Injury (ACL-RSI), Patient-Rated Tennis Elbow Evaluation Questionnaire – Dutch Version(PRTEE-DV)
Bekkenfysiotherapie: Fecal Incontinence Quality of Life Scale (FIQL), Amterdamse Hyperactieve Bekkenbodemschaal -Vrouwen (AHBBS-V), Golombok Rust Inventory of Sexual Satisfaction – man (GRISS-M), Golombok Rust Inventory of Sexual Satisfaction – vrouw(GRISS-V)
Chronisch ZorgNet: Covid baseline vragenlijst, Covid periodieke vragenlijst
PROMIS: PROMIS – Vermogen om een aandeel te hebben in sociale rollen en activiteiten, PROMIS – Vermoeidheid, PROMIS – Lichamelijk functioneren, PROMIS – Lichamelijk functioneren bovenste extremiteit
Wanneer
Uiterlijk begin februari 2024, bij de eerste aanlevering van het nieuwe jaar.
Academy
Wilt u meer weten over welke meetinstrumenten allemaal worden aangeleverd aan het LDF/LDK/LDO? Raadpleeg dan de FAQ.
Wat
Inlezen contracttarieven 2024. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2024 voor fysio en alle andere specialisaties.
Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door Fysiovergoeding.nl.
Hoe
n.v.t.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar.
Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen.
Als u navigeert naar configuratie > algemeen > contractposities dan komt u in het onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contract posities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contract tarieven van de specifieke contractgroep.
Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Selecteer hier het bedrijf > selecteer de lijst > zet het jaar op 2024 > selecteer het contract > bepaal de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken.
Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.
Ga naar configuratie > algemeen > declaratietarieven > selecteerde contractgroep > selecteer de lijst > selecteer de peildatum (vb 1-1-2024). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.
Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren, deze nog niet beschikbaar is.
U kunt hieronder onze instructievideo ‘Wijzigen van contractposities’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijktarieven
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratietarieven > (contractgroep) praktijktarieven
Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2024 om de lijst met praktijktarieven van 2024 zichtbaar te maken. Indien de praktijktarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2023 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2024.
Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.
Hieronder kunt u de instructievideo ‘Wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.
Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijk tarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.
Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.
Wanneer
z.s.m.
Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief
Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.
‘Declareren onder’: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘declareren onder’
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw
U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.
Wat
Behandelgroepen doorplannen
Wanneer
Z.s.m.
Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.
Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.
Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan
Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in één keer. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.
Let op: Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Hierin geldt één uitzondering en dat is bij niet-chronische indicaties bij kinderen (<18 jaar). Bij trajecten met CSI003, CSI004 of CSI005 moet wel een vervolgtraject worden aangemaakt.
Wanneer
Eind 2023/begin 2024
Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)
Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2024-1234 of 1234-2024)
Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.
Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.
Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.
Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2023 is verstuurd.
Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2023, dan zal het factuurnummer van 2024 getoond worden.
Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassing van factuurnummering’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2024, zodat u de tarieven voor 2024 kunt toevoegen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.
Wat
Verloning
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Indien u gebruik maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.
Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2024 > bewerk de gewenste interne tarieven.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.
COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2023 gegeven zijn, dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntenkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2024 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2023 gekeken.
Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.
Mocht u het toch noodzakelijk vinden om in januari 2024 te declareren en de polisinformatie 2024 van de patiënt kan nog niet worden opgehaald, dan kunt u via de patiëntenkaart – tabje polissen – op COV klikken. De polisinformatie van 2023 wordt opgehaald, zodat de behandeling onder de polisinformatie van 2023 gedeclareerd kan worden.
De COV alles-knop bij afhandelen, gaan we de hele maand januari deactiveren. De knop zal zichtbaar blijven en er kan ook op gedrukt worden, maar het haalt alleen de polisinformatie van het afgelopen jaar op (geen nieuwe polisinformatie van 2024). De COV-knop blijft wel werken op patiëntniveau, zoals deze hiervoor ook werkte. Mocht u toch in januari willen declareren, houd er rekening mee dat de polis wellicht niet up-to-date is. Hierdoor is de kans op meer retouren groter dan gewoonlijk.
Als u de module Netwerkzorg bij CZ heeft afgesloten, kunt u dit (na de eerste release van januari) als volgt instellen: configuratie > algemeen > omgeving instellingen > zet het vinkje aan bij de CZ module Netwerkzorg om de extra toeslag te krijgen van 0,50 of 1 euro bij de afgesproken diagnosecodes.
Dit kan ook per bedrijf ingesteld worden. Ga dan naar configuratie > algemeen > omgeving instelling > bedrijven > kladblokje en zet het vinkje aan bij de CZ module Netwerkzorg.
Deze informatie is nog niet bekend en zal in de loop van de maand/begin januari aangevuld worden.
Wat
Indien u gebruik maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboards van SpotOnMedics Intelligence, dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2024.
Wanneer
Januari 2024
Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy handleiding voor SpotOnMedics Intelligence.
Wanneer u een inhoudelijke vraag heeft over het gebruik van FysioOne, vragen wij u een ticket aan te maken in ons klantenportaal Freshdesk. Bij het aanmaken van uw ticket heeft u toegang tot alle beschikbare informatie over actuele zaken en veelgestelde vragen en vaak vindt u zelf al het antwoord op uw vraag.
Met het ticketnummer kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen voor extra informatie of persoonlijke hulp. Dat kan via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).
Heeft u geen ticketnummer?
Als u geen ticketnummer heeft of kunt aanmaken, vraag dan de key user van uw praktijk om de vraag te stellen via ons klantenportaal.
Klik hier voor de directe link naar ons klantenportaal Freshdesk
Klik hier voor de handleiding over het aanmelden van een ticket
Zorg ervoor dat de KCC medewerker toegang heeft tot uw omgeving, zodat wij u direct kunnen helpen bij vragen. Ga naar instellingen > algemeen > helpdesktoegang en klik op het groene plusje. Selecteer KCC professionals/Implementatie consultants en kies bij voorkeur voor een langere periode waar u ons toegang geeft.
Stuur een mail naar sales@spotonmedics.nl zodat wij u uit kunnen nodigen als key user van de praktijk en u een account kunt aanmaken op ons klantenportaal. Vervolgens kunt u, met het ticketnummer bij de hand, telefonisch contact zoeken met ons Klant Contact Center.
Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2024.
Het jaar 2023 loopt alweer op zijn einde. Deze handleiding bevat alle benodigde informatie rondom de jaarovergang, inclusief actiepunten en stap-voor-stap instructies.
U sluit het jaar 2023 af en bereidt uw online omgeving(en) voor op 2024. Bij de benodigde acties kunt u denken aan: het selecteren van het juiste contract per zorgverzekeraar, wijzigen interne tarieven, doorplannen behandelgroepen, et cetera.
Hierop staan alle benodigde acties. U kunt de checklist downloaden, printen en vervolgens stapsgewijs afvinken. Zo weet u zeker dat u niets vergeet. Er is geen checklist voor SpotOnMedics Intelligence.
In deze handleiding vindt u ook korte instructievideo’s. Deze staan ook gebundeld op de volgende pagina: klik hier. In sommige video’s worden voorgaande jaartallen genoemd. De instructies zijn dan nog steeds actueel.
Het advies is om in januari nog niet te declareren, maar dit uit te stellen tot begin februari. Door alle wijzigingen bij de zorgverzekeraars is de COV check in januari nog niet up-to-date. Dit kan resulteren in meer retouren en daardoor meer werk. Ga naar hoofdstuk 3.13 voor meer informatie.
Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mailaftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.
De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2024) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).
Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.
SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleid met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is voor een eventuele praktijkovername.
Indien dit bij uw praktijk het geval is dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten.
SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleid met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van een eventuele praktijkovername. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van uw FysioOne omgeving.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 10.0 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.
De aanpassingen op het gebied van de meetinstrumenten volgens specificaties 10.0 zijn als volgt:
Toevoegingen algemeen
Ten opzichte van de voorgaande specificatie worden de volgende meetinstrumenten in FysioOne op basis van de specificaties 10.0 aangeleverd:
Algemeen fysiotherapie: Victorian Institute of Sports Assessment-Achilles (VISA-A),Patient Rated Wrist Hand Evaluation (PRWHE), Boston Carpal Tunnel Questionnaire (BCTQ), Single- hop test for distance, Triple-hop test for distance, 6-m Timed-hop test, modified Oswedstry disability index (mODI), International Knee Documentation Committee Subjective Knee Form(IKDC), Anterior Cruciate Ligament Return to Sport after Injury (ACL-RSI), Patient-Rated Tennis Elbow Evaluation Questionnaire – Dutch Version(PRTEE-DV)
Bekkenfysiotherapie: Fecal Incontinence Quality of Life Scale (FIQL), Amterdamse Hyperactieve Bekkenbodemschaal -Vrouwen (AHBBS-V), Golombok Rust Inventory of Sexual Satisfaction – man (GRISS-M), Golombok Rust Inventory of Sexual Satisfaction – vrouw(GRISS-V)
Chronisch ZorgNet: Covid baseline vragenlijst, Covid periodieke vragenlijst
PROMIS: PROMIS – Vermogen om een aandeel te hebben in sociale rollen en activiteiten, PROMIS – Vermoeidheid, PROMIS – Lichamelijk functioneren, PROMIS – Lichamelijk functioneren bovenste extremiteit
Wanneer
Uiterlijk begin februari 2024, bij de eerste aanlevering van het nieuwe jaar.
Academy
Wilt u meer weten over welke meetinstrumenten allemaal worden aangeleverd aan het LDF/LDK/LDO? Raadpleeg dan de FAQ.
Wat
Inlezen contracttarieven 2024. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2024 voor fysio en alle andere specialisaties.
Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door Fysiovergoeding.nl.
Hoe
n.v.t.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar.
Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen.
Als u navigeert naar configuratie > algemeen > contractposities dan komt u in het onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contract posities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contract tarieven van de specifieke contractgroep.
Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Selecteer hier het bedrijf > selecteer de lijst > zet het jaar op 2024 > selecteer het contract > bepaal de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken.
Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.
Ga naar configuratie > algemeen > declaratietarieven > selecteerde contractgroep > selecteer de lijst > selecteer de peildatum (vb 1-1-2024). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.
Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren, deze nog niet beschikbaar is.
U kunt hieronder onze instructievideo ‘Wijzigen van contractposities’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijktarieven
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratietarieven > (contractgroep) praktijktarieven
Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2024 om de lijst met praktijktarieven van 2024 zichtbaar te maken. Indien de praktijktarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2023 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2024.
Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.
Hieronder kunt u de instructievideo ‘Wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.
Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijk tarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.
Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.
Wanneer
z.s.m.
Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief
Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.
‘Declareren onder’: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘declareren onder’
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw
U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.
Wat
Behandelgroepen doorplannen
Wanneer
Z.s.m.
Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.
Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.
Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan
Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in één keer. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.
Let op: Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Hierin geldt één uitzondering en dat is bij niet-chronische indicaties bij kinderen (<18 jaar). Bij trajecten met CSI003, CSI004 of CSI005 moet wel een vervolgtraject worden aangemaakt.
Wanneer
Eind 2023/begin 2024
Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)
Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2024-1234 of 1234-2024)
Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.
Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.
Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.
Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2023 is verstuurd.
Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2023, dan zal het factuurnummer van 2024 getoond worden.
Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassing van factuurnummering’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2024, zodat u de tarieven voor 2024 kunt toevoegen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.
Wat
Verloning
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Indien u gebruik maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.
Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2024 > bewerk de gewenste interne tarieven.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.
COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2023 gegeven zijn, dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntenkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2024 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2023 gekeken.
Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.
Mocht u het toch noodzakelijk vinden om in januari 2024 te declareren en de polisinformatie 2024 van de patiënt kan nog niet worden opgehaald, dan kunt u via de patiëntenkaart – tabje polissen – op COV klikken. De polisinformatie van 2023 wordt opgehaald, zodat de behandeling onder de polisinformatie van 2023 gedeclareerd kan worden.
De COV alles-knop bij afhandelen, gaan we de hele maand januari deactiveren. De knop zal zichtbaar blijven en er kan ook op gedrukt worden, maar het haalt alleen de polisinformatie van het afgelopen jaar op (geen nieuwe polisinformatie van 2024). De COV-knop blijft wel werken op patiëntniveau, zoals deze hiervoor ook werkte. Mocht u toch in januari willen declareren, houd er rekening mee dat de polis wellicht niet up-to-date is. Hierdoor is de kans op meer retouren groter dan gewoonlijk.
Als u de module Netwerkzorg bij CZ heeft afgesloten, kunt u dit (na de eerste release van januari) als volgt instellen: configuratie > algemeen > omgeving instellingen > zet het vinkje aan bij de CZ module Netwerkzorg om de extra toeslag te krijgen van 0,50 of 1 euro bij de afgesproken diagnosecodes.
Dit kan ook per bedrijf ingesteld worden. Ga dan naar configuratie > algemeen > omgeving instelling > bedrijven > kladblokje en zet het vinkje aan bij de CZ module Netwerkzorg.
Deze informatie is nog niet bekend en zal in de loop van de maand/begin januari aangevuld worden.
Wat
Indien u gebruik maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboards van SpotOnMedics Intelligence, dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2024.
Wanneer
Januari 2024
Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy handleiding voor SpotOnMedics Intelligence.
Wanneer u een inhoudelijke vraag heeft over het gebruik van FysioOne, vragen wij u een ticket aan te maken in ons klantenportaal Freshdesk. Bij het aanmaken van uw ticket heeft u toegang tot alle beschikbare informatie over actuele zaken en veelgestelde vragen en vaak vindt u zelf al het antwoord op uw vraag.
Met het ticketnummer kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen voor extra informatie of persoonlijke hulp. Dat kan via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).
Heeft u geen ticketnummer?
Als u geen ticketnummer heeft of kunt aanmaken, vraag dan de key user van uw praktijk om de vraag te stellen via ons klantenportaal.
Klik hier voor de directe link naar ons klantenportaal Freshdesk
Klik hier voor de handleiding over het aanmelden van een ticket
Zorg ervoor dat de KCC medewerker toegang heeft tot uw omgeving, zodat wij u direct kunnen helpen bij vragen. Ga naar instellingen > algemeen > helpdesktoegang en klik op het groene plusje. Selecteer KCC professionals/Implementatie consultants en kies bij voorkeur voor een langere periode waar u ons toegang geeft.
Stuur een mail naar sales@spotonmedics.nl zodat wij u uit kunnen nodigen als key user van de praktijk en u een account kunt aanmaken op ons klantenportaal. Vervolgens kunt u, met het ticketnummer bij de hand, telefonisch contact zoeken met ons Klant Contact Center.
Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2024.