Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Praktijkmutaties (NAW, maatschap, rechtsvorm)

1.1 NAW wijzigingen

Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mailaftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.  

1.2 Uit- & intreden van nieuwe maatschapsleden

De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.3 Nieuwe rechtsvorm bedrijfsstructuur

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2023) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).

Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van de financiële administratie.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.4 Praktijkovername

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is voor een eventuele praktijkovername.

Indien dit bij uw praktijk het geval is dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van een eventuele praktijkovername. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van uw FysioOne omgeving.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

2. Wijzigingen fysiotherapie per 2023

2.1 Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) per 1 januari 2022

In dit artikel van het KNGF leest u een toelichting op de nieuwe Wet toetreding zorgaanbieders (ook wel de Wtza genoemd). Deze nieuwe wetgeving treedt per 1 januari 2022 in werking en heeft o.a. invloed op uw financiële administratie.

Meer informatie volgt per e-mail
Momenteel inventariseren onze financieel specialisten welke invloed de nieuwe wetgeving op uw administratie heeft. Gebruikers van SpotOnMedics Financieel ontvangen in het nieuwe jaar een e-mail met meer informatie en (indien nodig) advies of hulpmiddelen.

2.2 Covid-19 herstelzorg fysiotherapie en oefentherapie ook in 2023

Per 18 juli 2020 is er een tijdelijke aanspraak voor covid-19 herstelzorg vanuit de basisverzekering mogelijk. Ook in 2023 is er een tijdelijke aanspraak voor covid-19 herstelzorg vanuit de basisverzekering mogelijk.

Dit betreffen de CSI 020 (eerste zes maanden of max 50 behandelingen) en CSI 021 (tweede periode van zes maanden, max 50 behandelingen). Voor deze herstelzorg is de diagnosecode 9363 van toepassing. Deze diagnosecode kan in beginsel alleen voor deze aanspraak worden gebruikt. Na afloop van de 50 behandelingen kan, afhankelijk van de verzekeraar, met CSI code 009 worden gedeclareerd. De hierop aangepaste DCSPH codelijst wordt in de aankomende periode door Vektis gepubliceerd.

Voor de aankomende jaarovergang mbt tot het declareren van herstelzorg COVID patiënten is het volgende van belang.

Bent u momenteel gestart in een traject met CSI code 020 en heeft u aan het einde van het jaar de max. van 50 behandelingen nog niet gebruikt, dan kunt u in het volgende jaar gewoon doorgaan in het huidige traject. U hoeft geen nieuw traject te starten voor die patiënt in FysioOne.

Het maximaal van 50 behandelingen per indicatiecode hebben wij daarnaast voor u ingesteld. U krijgt dus automatisch een signalering bij inplannen en onder afhandelen, wanneer de maximaal aantal behandelingen zijn bereikt. Dit is hetzelfde als bij een chronisch traject die start op CSI 008.

2.3 Nieuwe specificaties LDK, LDF en LDO 9.1

Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 9.1 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.

De aanpassingen op het gebied van de meetinstrumenten volgens specificaties 9.1 zijn als volgt:

Toevoegingen algemeen
Ten opzichte van de voorgaande specificatie worden de volgende meetinstrumenten in FysioOne op basis van de specificaties 9.1 aangeleverd:

Algemeen fysiotherapie: Functiescore enkelgewricht, IPQ-kort, CSI

Kinderfysiotherapie: GMFM, SOS-II-NL, AIMS, FSM, Beery-VMI, Bayley-III-NL, KinderPROM 0-18jr, FTT, MPST, 10x5m sprint test, Shuttlerun CP, Tonusonderzoek Amiel Tison 

Bekkenfysiotherapie: Wexner score, IPSS, IIQ-7,FSFI, IIEF, PinQ, VSSDES

Oefentherapie: QoL VvOCM, PCI, PVAQ, PCS-DV

Chronisch ZorgNet: Fit4Surgery baseline CZN, Indirecte 1RM leg press, Steep Ramp test

Toevoegingen COPD: COPD-vragenlijst IQ healthcare samengevoegd met COPD-vragenlijsten

Aanpassingen: De volgende meetinstrumenten waren reeds aanwezig in FysioOne maar worden op basis van de specificaties 9.1 vervangen door een nieuwe versie: BBS.

Uitfasering

De volgende meetinstrumenten in FysioOne worden op basis van de specificaties 9.1 uitgefaseerd: Kinder PROMs.

Dit betekent dat wij deze niet meer kunnen aanleveren volgens de specificaties.

Wanneer
Uiterlijk februari 2023. Via een algemeen service bericht zullen wij u informeren over de daadwerkelijke overgangsdatum naar specificaties 9.0.

Academy
Wilt u meer weten over welke meetinstrumenten allemaal worden aangeleverd aan het LDF/LDK/LDO? Raadpleeg dan de FAQ.

3. FysioOne

3.1 Acties door SpotOnMedics

Wat
Inlezen contracttarieven 2023. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2023 voor Fysio en alle andere specialisaties.

Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door Fysiovergoeding.nl

Hoe
n.v.t.

3.2 Wijzigen contractposities

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar. 

Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen. 

Als u navigeert naar configuratie -> algemeen -> contractposities dan komt u in het onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contract posities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contract tarieven van de specifieke contractgroep.

Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Hier selecteer u het bedrijf, de selecteer de lijst, het jaar zet u op 2023, u  selecteer het contract en bepaalt de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken. 

Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.

Configuratie -> algemeen -> declaratietarieven -> selecteerde contractgroep -> selecteer de lijst -> selecteer de peildatum (vb 1-1-2023). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.

 

Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren deze nog niet beschikbaar is.

U kunt hieronder onze instructievideo ‘wijzigen van contractposities’ bekijken.

3.3 Wijzigen praktijktarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijktarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > algemeen > declaratietarieven > (contractgroep) praktijktarieven

Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2023 om de lijst met praktijktarieven van 2022 zichtbaar te maken. Indien de praktijktarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2022 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2023.

Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.

Hieronder kunt u de instructievideo ‘wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.

3.4 Wijzigen tarieven zelf aangemaakte prestatiecodes

Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijktarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.

Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.

Wanneer
z.s.m.

Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief

Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.

‘Declareren onder’: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘Declareren onder’

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.

3.5 Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.

3.6 Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw

U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.

3.7 Behandelgroep doorplannen

Wat
Behandelgroepen doorplannen

Wanneer
Z.s.m.

Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.

Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.

3.8 Patiënten in behandelgroep doorplannen

Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan

Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in 1x. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.

3.9 Trajecten aanmaken

Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.

Let op: Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Hierin geldt 1 uitzondering en dat is bij niet-chronische indicaties bij kinderen (<18 jaar). Bij trajecten met CSI003, CSI004 of CSI005 moet wel een vervolgtraject worden aangemaakt.

Wanneer
Eind 2022/begin 2023

Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)

3.10 Aanpassen factuurnummering

Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2023-1234 of 1234-2023)

Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.

Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.

Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.

Let op: bent u FysioOne Light gebruiker? Als FysioOne Light gebruiker heeft u op dit moment niet de mogelijkheid om configuratie aanpassingen te doen. Daarom heeft SpotOnMedics in het verleden de factuurnummers voor u aangepast. Wij begrijpen dat dit niet de meest wenselijke situatie is. Om deze reden zullen wij in de eerste helft van januari alle FysioOne Light praktijken de mogelijkheid geven om zelfstandig de factuurnummering aan te passen. Lees hier verder of bekijk de video.

Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2022 is verstuurd.

Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2022, dan zal het factuurnummer van 2023 getoond worden.

Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
FysioOne Light: Configuratie > algemeen > factuur lay-out


Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer


Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassing van factuurnummering’ bekijken.

3.11 Wijzigen interne tarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > Algemeen > Declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2023, zodat u de tarieven voor 2023 kunt toevoegen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.

3.12 Verloning

Wat
Verloning

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Indien u gebruikt maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.

Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2023 > bewerk de gewenste interne tarieven.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.

3.13 Info m.b.t. declareren

COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2022 gegeven zijn dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2022 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2022 gekeken.

Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.

Let op m.b.t declareren 2022: 

Moeten er nog behandelingen uit 2022 worden gedeclareerd? Maak dan alleen gebruik van de cov-knop in de regel bij Afhandelen.

De cov-alles knop bij Afhandelen of de cov-knop in de patientenkaart (tabblad “basisinfo” & “polissen”) kan er voor zorgen dat de polisinformatie uit 2022 tijdelijk niet opgehaald kan worden ivm het inlezen van de nieuwe polisinformatie door Fysiovergoeding. Fysiovergoeding zal eind januari klaar zijn met het inlezen van de nieuwe polisinformatie. We verwachten dat vanaf dat moment de cov functie weer naar behoren kan worden gebruikt.

 

3.14 Vragen?

Als u vragen heeft over de functionaliteiten en activiteiten in het FysioOne platform, dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

4. Zorgproducten

4.1 FysioTopics

Wat
Voor FysioTopics hebben er sinds februari 2021 geen nieuwe wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot de FysioTopics zorgplannen. Er zijn om deze reden geen extra werkzaamheden vereist om uit te voeren in FysioOne.

Let op! Om gebruik te kunnen maken van FysioTopics Zorgplannen dient u deze beschikbaar te stellen in de configuratie van uw FysioOne omgeving. Dit kunt u controleren via de configuratie > patiëntendossier > zorgplannen.

Wijzigingen jaarovergang 2021/2022
Het aantal eenheden van Menzis is met ingang van 1-1-2022 verlaagd voor alle medium en high risico zorgplannen lage rug, nek en schouder. Raadpleeg de handleiding FysioTopics voor het vast aantal eenheden. Hier hoeft u als praktijk verder geen acties voor uit te voeren.

Dataverzameling FysioTopics
Sinds de zomer 2021 is het een vereiste om gebruik te maken van SpotOnMedics Intelligence om uw data verzameling te downloaden en aan te leveren aan FysioTopics. Voor meer informatie over SpotOnMedics Intelligence kunt u contact opnemen met uw praktijkadviseur.

Handleiding
In de handleiding van FysioTopics kunt u verdere informatie terugvinden over de configuratie van FysioOne, declaratie en het FysioTopics Intelligence dashboard in SpotOnMedics Intelligence.

4.2 Zorg1

Wat
Voor Zorg1 hebben er sinds april 2021 geen nieuwe wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot de reeds bestaande zorgprogramma’s lage rug, nek, schouder artrose heup, artrose knie, THP en TKP.

Dataverzameling Zorg1
Sinds 2021 is het een vereiste om gebruik te maken van SpotOnMedics Intelligence om uw data verzameling te downloaden en aan te leveren aan Zorg1. Voor meer informatie over SpotOnMedics Intelligence kunt u contact opnemen met uw praktijkadviseur.

Handleiding
In de handleiding van Zorg1 kunt u verdere informatie terugvinden over de configuratie van FysioOne, declaratie en het Zorg1 Intelligence dashboard in SpotOnMedics Intelligence.

5. SpotOnMedics Intelligence

5.1 Bladwijzers controleren en aanmaken

Wat
Indien u gebruikt maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboard van SpotOnMedics Intelligence dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2023.

Wanneer
Januari 2023

Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor SpotOnMedics Intelligence.

5.2 Update Fysiotopics Praktijkdashboard en overgangsjaar Zorg1 - Fysiotpics

Wat

Graag informeren wij u over een een update in uw SpotOnMedics Intelligence account. Op basis van wensen en analyse vraagstukken van praktijken en ontwikkelingen binnen Fysiotopics is het Fysiotopics dashboard voorzien van een grote update. Dit betekent dat er in Q1 van 2023 een nieuw dashboard gereed staat in uw Intelligence omgeving.

Mocht u momenteel klant zijn van Zorg1 en u weet per wanneer u overgaat naar Fysiotopics, geef dat dan aan ons door via intelligence@spotonmedics.nl

Webinar

Graag nemen wij u mee in de update van het Fysiotopics dashboard tijdens een webinar. De datum van het webinar volgt.

5.3 Financial Intelligence: Attributen controleren en aanmaken

Wat
Maakt u gebruik van het Financial Dashboard in SpotOnMedics Intelligence dan is de jaarovergang een goed moment om uw attributen te controleren en indien nodig nieuwe attributen aan te maken voor het jaar 2023.

Wanneer
Januari 2023

Hoe
Voor het toevoegen van attributen in FysioOne voor het Financial Dashboard in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor het Financial Dashboard in SpotOnMedics Intelligence (let op; deze handleiding is bescherm met een wachtwoord).

5.4 Vragen?

Als u vragen heeft over het de functionaliteit en activiteiten in het Intelligence platform dan kan dat per ticket, middels het supportplatform.

6. SpotOnMedics Financieel

6.1 Algemene volledigheid van boekhouding controleren

Voor het volledig maken van de boekhouding kunt u onderstaande checklist volgen:

  • Aanleveren van de aandachtspunten van de inkoop
  • Toelichting geven op de aandachtspunten van de verkoop
  • Beantwoorden van openstaande vragen
  • Aanleveren van ontbrekende personeelsdeclaraties
  • Aanleveren kasstaten t/m 31-12-2022
  • Aanleveren pinlijsten t/m 31-12-2022
  • Aanleveren ontbrekende banktransacties (spaarrekeningen of niet gekoppelde bank)
  • Aanleveren van financiële jaaroverzichten bankrekeningen 

Mocht u de salarisadministraties ergens anders voeren dan bij SpotOnMedics vragen wij u het volgende aan te leveren:

  • Cumulatieve loonjournaalposten 2022
  • Verzamelloonstaat 2022
  • Stand reserveringen vakantiegeld per 31-12-2022
  • Loonstaat alle medewerkers 2022
  • Overzicht aangifte loonbelasting 2022
  • Werkkostenregeling vrije ruimte per 31-12-2022

6.2 WTZA / WMG

Zoals inmiddels bekend heeft de Wet toetreding zorgaanbieder (Wtza) en de Aanpassingswet Wet toetreding zorgaanbieders (AWtza) grote invloed op de verantwoording van de jaarcijfers voor zorgaanbieders. Om ervoor te zorgen dat wij uw jaarcijfers 2022 tijdig kunnen opstellen vragen wij u om de administratie zo compleet mogelijk te maken in het 4e kwartaal van dit jaar en januari 2023. 

Heeft u specifieke verzoeken omtrent het opstellen van uw jaarcijfers 2022 vragen wij u dit te melden bij uw financieel specialist of via de mail naar financieel@spotonmedics.nl.

Weet u wat de Wtza precies inhoudt en wat voor uw praktijk van toepassing is? In 6 minuten geeft VvAA u in hun mini-college een totaalbeeld van de wet. Klik hier om de video te bekijken.

6.3 KOR (Kleine Ondernemers Regeling)

Per 1 januari 2020 is de KOR gewijzigd. Heeft u in 2022 geen gebruik gemaakt van de KOR, maar denkt u er in 2023 wel recht op te hebben? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij SpotOnMedics Financieel. 

Indien u bevestiging van de Belastingdienst hebt ontvangen dat u bent aangemeld voor de KOR 2022, betekent dit dat u vrijgesteld bent van het doen van BTW aangifte voor de aankomende 3 jaar. Dit heeft als consequentie dat u geen BTW meer op uw facturen aan uw cliënten mag hebben staan. U dient dan ook uw abonnementen en verkoopartikelen in FysioOne in te stellen op ‘geen’ BTW.

6.4 Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA)

U kunt gebruik maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA) indien u in 2022 meer dan 2.401,- euro aan investeringen hebt gedaan (zoals bijvoorbeeld inventaris, verbouwing etc). U kunt overwegen om dit jaar nog (december) te investeren om gebruik te kunnen maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek, het percentage bedraagt 28% voor het totaalbedrag aan investeringen tussen € 2.401 en € 59.940. Let op: het is noodzakelijk dat de factuur van de investering een factuurdatum in 2022 betreft. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website van de Belastingdienst. 

6.5 Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke info uploaden

Indien wij uw IB-aangifte(n) doen vragen wij u uw jaaroverzichten en overige belangrijke informatie uploaden in Yuki.

6.6 Fiscale eindejaarstips i.s.m. VvAA

Wellicht kunt u in 2022 nog fiscale voordelen benutten, zowel zakelijk als privé. Onlangs hebben wij samen met VvAA een aantal tips op een rij gezet. Klik hier om de tips te bekijken.

6.7 Vragen?

Als u vragen heeft over uw financiële administratie m.b.t. de jaarovergang dan staat ons team u uiteraard graag te woord. Neem hiervoor contact op via uw Yuki administratie of bel naar het algemene nummer van team Financieel, via: 088 6600 800 (keuze 2).

7. SpotOnMedics Personeel

7.1 Aandachtsgebieden voor uw personeels- / salarisadministratie

Indien de praktijk haar personeelsadministratie bij SpotOnMedics heeft ondergebracht vragen wij u vriendelijk om de volgende punten aan te leveren. Op deze manier kan uw personeels- & salarisspecialist uw administratie zo snel mogelijk afronden.

7.2 Werkkostenregeling (WKR)

Het einde van het jaar nadert al snel. In december geeft u wellicht een kerstgeschenk aan uw werknemers en/of relaties. De waarde in geld van deze pakketten, verstrekt aan uw werknemers, kan ondergebracht worden in de ruimte die u nog heeft in de zgn. Werkkostenregeling. Deze regeling geldt voor alle werkgevers en de ruimte bedraagt over 2022 1,7% tot en met het fiscale loon van 400.000 euro. Over het meerdere van het fiscale loon (> 400.000 euro) bedraagt de vrije ruimte 1,18%. Als u gebruik maakt van SpotOnMedics Personeel dan kunt u uw ruimte makkelijk zelf bereken. Onder de dashlet Salarisdocumenten / Werkkostenregeling van Personeel kunt u een overzicht downloaden van de ruimte tot het huidige verwerkingsmoment. U vindt hierin het fiscaal loon, de geschatte vrije ruimte per jaar en de tot op heden ongebruikte ruimte.

Op basis hiervan kunt u een ruwe inschatting maken van de jaarruimte. (A) Let wel, de kosten vanuit uw boekhouding (bijvoorbeeld personeelsfeestjes) dient u nog van deze ruimte af te trekken. Maakt u gebruik van SpotOnMedics Financieel dan kunt u deze kosten vinden onder grootboekrekeningen 40970.(B) Saldeert u nu A met B dan heeft u het restantbedrag van de forfaitaire ruimte van 3% die u gebruiken kunt voor bijvoorbeeld kerstpakketten. Mocht u nu al inschatten dat u de vrije ruimte gaat overschrijden dan ontvangen wij graag t.z.t. (januari 2023) het overschreden bedrag. Dit bedrag moeten wij in de salarisadministratie opnemen tegen 80 % eindheffing. Voor verstrekkingen aan derden gelden andere eindheffingspercentages.

7.3 Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2023

Wat: Kopie van het schrijven van Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2023 (hierna: WhK-beschikking).

Wanneer: Deze mededeling zou u in de maand november 2022 van de belastingdienst ontvangen moeten hebben.

Hoe: Zodra u de WhK-beschikking ontvangt, deze mailen naar de afdeling SpotOnMedics Personeel: personeel@SpotOnMedics.nl

7.4 Onbelaste kilometervergoeding omhoog

De onbelaste vergoeding per zakelijke kilometer stijgt per 1 januari 2023 van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer. Onder zakelijke kilometers vallen ook de zogenaamde woon-werk kilometers. Wilt u meer dan € 0,21 vergoeden? Dan blijven de huidige regels van kracht. Het deel wat erboven vergoed wordt, moet als belast loon verwerkt worden. Als het budget dat toelaat kan deze extra beloning ook ondergebracht worden in de vrije ruimte van de WKR.

Dit stellen we voor, kijkt u mee?

Tenzij u als werkgever onder een cao valt, is het aan u om deze verhoging van de vrijstelling wel of niet, of gedeeltelijk door te voeren in de arbeidsvoorwaarden van uw werknemer. Om alles tijdig door te kunnen verwerken, is dit ons voorstel:

  • Valt u onder een cao? Dan voeren wij automatisch door wat de cao-partijen per 1 januari 2023 besloten hebben. U hoeft niets aan ons door te geven. Wij voeren de cao-afspraken uit.
  • Passen we op dit moment € 0,19 toe als kilometervergoeding? Dan passen we deze vergoeding per 1 januari 2023 aan naar € 0,21 per kilometer.
  • Vergoedt u op dit moment een lager bedrag dan € 0,19? Dan passen we de kilometervergoeding niet aan. 
  • Past u nu een hogere kilometervergoeding dan € 0,19 toe, bijvoorbeeld € 0,28? Dan passen we het bedrag van de onbelaste kilometervergoeding aan naar € 0,21. Daardoor komt het totaalbedrag nog steeds uit op € 0,28. 

Wilt u het anders?

Valt u niet onder een cao en wilt u iets anders dan wij hierboven voorstellen? Geef dan aan ons door welk bedrag per kilometer u per 1 januari 2023 wilt toepassen.

7.5 Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2023

Wat: Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2023.

Wanneer: Indien er wijzigingen doorgevoerd dienen te worden in de administratie.

Hoe: Doorgeven van wijzigingen per e-mail of via het mutatieformulier in SpotOnMedics Personeel (personeel@spotonmedics.nl).

7.6 Doorgeven van het percentage ziekteverzuim verzekeraar 2023

Wat: Doorgeven van het premie percentage verzuimverzekering 2023, waarmee rekening gehouden moet worden als werkgeverslast, bij de vaststelling van het variabele salaris.

Wanneer: Wanneer dit bekend is.

Hoe: Doorgeven wijzigingen aan team Personeel.

7.7 Vragen?

Als u vragen heeft over uw personeelsadministratie m.b.t. de jaarovergang dan staat ons team u uiteraard graag te woord. Neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon of bel naar het algemene nummer van team Personeel, via: 088 6600 800 (keuze 3).

8. Op naar een voorspoedig 2023!

8.1 Succes!

Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2023.

Jaarovergang 2022 / 2023

Laatst gewijzigd door: Emma Rebel op 26-01-2023 - 09:56:17
  • Jaarovergang
  • SpotOnMedics Financieel
  • SpotOnMedics FysioOne
  • SpotOnMedics Intelligence
  • SpotOnMedics Personeel

Introductie

Het jaar 2022 loopt alweer op zijn einde. Deze handleiding bevat alle benodigde informatie rondom de jaarovergang, inclusief actiepunten en stap-voor-stap instructies.

Wat houdt de jaarovergang in?

U sluit het jaar 2022 af en bereidt uw online omgeving(en) voor op 2023. Bij de benodigde acties kunt u bijvoorbeeld denken aan het wijzigen van interne tarieven, het doorplannen van behandelgroepen, de volledigheid van de boekhouding controleren, etc.

Checklists (.pdf)

Hierop staan alle benodigde acties. U kunt de checklists downloaden, printen en vervolgens stapsgewijs afvinken. Zo weet u zeker dat u niets vergeet. Er is geen checklist voor SpotOnMedics Intelligence.

Instructievideo’s

In deze handleiding vindt u ook korte instructievideo’s. Deze staan ook gebundeld op de volgende pagina: klik hier. In sommige video’s worden voorgaande jaartallen genoemd. De instructies zijn dan nog steeds actueel.

Inhoudsopgave

1. Praktijkmutaties (NAW, maatschap, rechtsvorm)

1.1 NAW wijzigingen

Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mailaftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.  

1.2 Uit- & intreden van nieuwe maatschapsleden

De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.3 Nieuwe rechtsvorm bedrijfsstructuur

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2023) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).

Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van de financiële administratie.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.4 Praktijkovername

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is voor een eventuele praktijkovername.

Indien dit bij uw praktijk het geval is dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van een eventuele praktijkovername. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van uw FysioOne omgeving.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

2. Wijzigingen fysiotherapie per 2023

2.1 Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) per 1 januari 2022

In dit artikel van het KNGF leest u een toelichting op de nieuwe Wet toetreding zorgaanbieders (ook wel de Wtza genoemd). Deze nieuwe wetgeving treedt per 1 januari 2022 in werking en heeft o.a. invloed op uw financiële administratie.

Meer informatie volgt per e-mail
Momenteel inventariseren onze financieel specialisten welke invloed de nieuwe wetgeving op uw administratie heeft. Gebruikers van SpotOnMedics Financieel ontvangen in het nieuwe jaar een e-mail met meer informatie en (indien nodig) advies of hulpmiddelen.

2.2 Covid-19 herstelzorg fysiotherapie en oefentherapie ook in 2023

Per 18 juli 2020 is er een tijdelijke aanspraak voor covid-19 herstelzorg vanuit de basisverzekering mogelijk. Ook in 2023 is er een tijdelijke aanspraak voor covid-19 herstelzorg vanuit de basisverzekering mogelijk.

Dit betreffen de CSI 020 (eerste zes maanden of max 50 behandelingen) en CSI 021 (tweede periode van zes maanden, max 50 behandelingen). Voor deze herstelzorg is de diagnosecode 9363 van toepassing. Deze diagnosecode kan in beginsel alleen voor deze aanspraak worden gebruikt. Na afloop van de 50 behandelingen kan, afhankelijk van de verzekeraar, met CSI code 009 worden gedeclareerd. De hierop aangepaste DCSPH codelijst wordt in de aankomende periode door Vektis gepubliceerd.

Voor de aankomende jaarovergang mbt tot het declareren van herstelzorg COVID patiënten is het volgende van belang.

Bent u momenteel gestart in een traject met CSI code 020 en heeft u aan het einde van het jaar de max. van 50 behandelingen nog niet gebruikt, dan kunt u in het volgende jaar gewoon doorgaan in het huidige traject. U hoeft geen nieuw traject te starten voor die patiënt in FysioOne.

Het maximaal van 50 behandelingen per indicatiecode hebben wij daarnaast voor u ingesteld. U krijgt dus automatisch een signalering bij inplannen en onder afhandelen, wanneer de maximaal aantal behandelingen zijn bereikt. Dit is hetzelfde als bij een chronisch traject die start op CSI 008.

2.3 Nieuwe specificaties LDK, LDF en LDO 9.1

Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 9.1 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.

De aanpassingen op het gebied van de meetinstrumenten volgens specificaties 9.1 zijn als volgt:

Toevoegingen algemeen
Ten opzichte van de voorgaande specificatie worden de volgende meetinstrumenten in FysioOne op basis van de specificaties 9.1 aangeleverd:

Algemeen fysiotherapie: Functiescore enkelgewricht, IPQ-kort, CSI

Kinderfysiotherapie: GMFM, SOS-II-NL, AIMS, FSM, Beery-VMI, Bayley-III-NL, KinderPROM 0-18jr, FTT, MPST, 10x5m sprint test, Shuttlerun CP, Tonusonderzoek Amiel Tison 

Bekkenfysiotherapie: Wexner score, IPSS, IIQ-7,FSFI, IIEF, PinQ, VSSDES

Oefentherapie: QoL VvOCM, PCI, PVAQ, PCS-DV

Chronisch ZorgNet: Fit4Surgery baseline CZN, Indirecte 1RM leg press, Steep Ramp test

Toevoegingen COPD: COPD-vragenlijst IQ healthcare samengevoegd met COPD-vragenlijsten

Aanpassingen: De volgende meetinstrumenten waren reeds aanwezig in FysioOne maar worden op basis van de specificaties 9.1 vervangen door een nieuwe versie: BBS.

Uitfasering

De volgende meetinstrumenten in FysioOne worden op basis van de specificaties 9.1 uitgefaseerd: Kinder PROMs.

Dit betekent dat wij deze niet meer kunnen aanleveren volgens de specificaties.

Wanneer
Uiterlijk februari 2023. Via een algemeen service bericht zullen wij u informeren over de daadwerkelijke overgangsdatum naar specificaties 9.0.

Academy
Wilt u meer weten over welke meetinstrumenten allemaal worden aangeleverd aan het LDF/LDK/LDO? Raadpleeg dan de FAQ.

3. FysioOne

3.1 Acties door SpotOnMedics

Wat
Inlezen contracttarieven 2023. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2023 voor Fysio en alle andere specialisaties.

Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door Fysiovergoeding.nl

Hoe
n.v.t.

3.2 Wijzigen contractposities

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar. 

Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen. 

Als u navigeert naar configuratie -> algemeen -> contractposities dan komt u in het onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contract posities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contract tarieven van de specifieke contractgroep.

Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Hier selecteer u het bedrijf, de selecteer de lijst, het jaar zet u op 2023, u  selecteer het contract en bepaalt de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken. 

Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.

Configuratie -> algemeen -> declaratietarieven -> selecteerde contractgroep -> selecteer de lijst -> selecteer de peildatum (vb 1-1-2023). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.

 

Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren deze nog niet beschikbaar is.

U kunt hieronder onze instructievideo ‘wijzigen van contractposities’ bekijken.

3.3 Wijzigen praktijktarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijktarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > algemeen > declaratietarieven > (contractgroep) praktijktarieven

Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2023 om de lijst met praktijktarieven van 2022 zichtbaar te maken. Indien de praktijktarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2022 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2023.

Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.

Hieronder kunt u de instructievideo ‘wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.

3.4 Wijzigen tarieven zelf aangemaakte prestatiecodes

Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijktarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.

Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.

Wanneer
z.s.m.

Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief

Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.

‘Declareren onder’: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘Declareren onder’

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.

3.5 Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.

3.6 Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw

U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.

3.7 Behandelgroep doorplannen

Wat
Behandelgroepen doorplannen

Wanneer
Z.s.m.

Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.

Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.

3.8 Patiënten in behandelgroep doorplannen

Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan

Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in 1x. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.

3.9 Trajecten aanmaken

Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.

Let op: Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Hierin geldt 1 uitzondering en dat is bij niet-chronische indicaties bij kinderen (<18 jaar). Bij trajecten met CSI003, CSI004 of CSI005 moet wel een vervolgtraject worden aangemaakt.

Wanneer
Eind 2022/begin 2023

Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)

3.10 Aanpassen factuurnummering

Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2023-1234 of 1234-2023)

Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.

Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.

Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.

Let op: bent u FysioOne Light gebruiker? Als FysioOne Light gebruiker heeft u op dit moment niet de mogelijkheid om configuratie aanpassingen te doen. Daarom heeft SpotOnMedics in het verleden de factuurnummers voor u aangepast. Wij begrijpen dat dit niet de meest wenselijke situatie is. Om deze reden zullen wij in de eerste helft van januari alle FysioOne Light praktijken de mogelijkheid geven om zelfstandig de factuurnummering aan te passen. Lees hier verder of bekijk de video.

Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2022 is verstuurd.

Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2022, dan zal het factuurnummer van 2023 getoond worden.

Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
FysioOne Light: Configuratie > algemeen > factuur lay-out


Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer


Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassing van factuurnummering’ bekijken.

3.11 Wijzigen interne tarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > Algemeen > Declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2023, zodat u de tarieven voor 2023 kunt toevoegen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.

3.12 Verloning

Wat
Verloning

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Indien u gebruikt maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.

Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2023 > bewerk de gewenste interne tarieven.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.

3.13 Info m.b.t. declareren

COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2022 gegeven zijn dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2022 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2022 gekeken.

Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.

Let op m.b.t declareren 2022: 

Moeten er nog behandelingen uit 2022 worden gedeclareerd? Maak dan alleen gebruik van de cov-knop in de regel bij Afhandelen.

De cov-alles knop bij Afhandelen of de cov-knop in de patientenkaart (tabblad “basisinfo” & “polissen”) kan er voor zorgen dat de polisinformatie uit 2022 tijdelijk niet opgehaald kan worden ivm het inlezen van de nieuwe polisinformatie door Fysiovergoeding. Fysiovergoeding zal eind januari klaar zijn met het inlezen van de nieuwe polisinformatie. We verwachten dat vanaf dat moment de cov functie weer naar behoren kan worden gebruikt.

 

3.14 Vragen?

Als u vragen heeft over de functionaliteiten en activiteiten in het FysioOne platform, dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

4. Zorgproducten

4.1 FysioTopics

Wat
Voor FysioTopics hebben er sinds februari 2021 geen nieuwe wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot de FysioTopics zorgplannen. Er zijn om deze reden geen extra werkzaamheden vereist om uit te voeren in FysioOne.

Let op! Om gebruik te kunnen maken van FysioTopics Zorgplannen dient u deze beschikbaar te stellen in de configuratie van uw FysioOne omgeving. Dit kunt u controleren via de configuratie > patiëntendossier > zorgplannen.

Wijzigingen jaarovergang 2021/2022
Het aantal eenheden van Menzis is met ingang van 1-1-2022 verlaagd voor alle medium en high risico zorgplannen lage rug, nek en schouder. Raadpleeg de handleiding FysioTopics voor het vast aantal eenheden. Hier hoeft u als praktijk verder geen acties voor uit te voeren.

Dataverzameling FysioTopics
Sinds de zomer 2021 is het een vereiste om gebruik te maken van SpotOnMedics Intelligence om uw data verzameling te downloaden en aan te leveren aan FysioTopics. Voor meer informatie over SpotOnMedics Intelligence kunt u contact opnemen met uw praktijkadviseur.

Handleiding
In de handleiding van FysioTopics kunt u verdere informatie terugvinden over de configuratie van FysioOne, declaratie en het FysioTopics Intelligence dashboard in SpotOnMedics Intelligence.

4.2 Zorg1

Wat
Voor Zorg1 hebben er sinds april 2021 geen nieuwe wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot de reeds bestaande zorgprogramma’s lage rug, nek, schouder artrose heup, artrose knie, THP en TKP.

Dataverzameling Zorg1
Sinds 2021 is het een vereiste om gebruik te maken van SpotOnMedics Intelligence om uw data verzameling te downloaden en aan te leveren aan Zorg1. Voor meer informatie over SpotOnMedics Intelligence kunt u contact opnemen met uw praktijkadviseur.

Handleiding
In de handleiding van Zorg1 kunt u verdere informatie terugvinden over de configuratie van FysioOne, declaratie en het Zorg1 Intelligence dashboard in SpotOnMedics Intelligence.

5. SpotOnMedics Intelligence

5.1 Bladwijzers controleren en aanmaken

Wat
Indien u gebruikt maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboard van SpotOnMedics Intelligence dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2023.

Wanneer
Januari 2023

Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor SpotOnMedics Intelligence.

5.2 Update Fysiotopics Praktijkdashboard en overgangsjaar Zorg1 - Fysiotpics

Wat

Graag informeren wij u over een een update in uw SpotOnMedics Intelligence account. Op basis van wensen en analyse vraagstukken van praktijken en ontwikkelingen binnen Fysiotopics is het Fysiotopics dashboard voorzien van een grote update. Dit betekent dat er in Q1 van 2023 een nieuw dashboard gereed staat in uw Intelligence omgeving.

Mocht u momenteel klant zijn van Zorg1 en u weet per wanneer u overgaat naar Fysiotopics, geef dat dan aan ons door via intelligence@spotonmedics.nl

Webinar

Graag nemen wij u mee in de update van het Fysiotopics dashboard tijdens een webinar. De datum van het webinar volgt.

5.3 Financial Intelligence: Attributen controleren en aanmaken

Wat
Maakt u gebruik van het Financial Dashboard in SpotOnMedics Intelligence dan is de jaarovergang een goed moment om uw attributen te controleren en indien nodig nieuwe attributen aan te maken voor het jaar 2023.

Wanneer
Januari 2023

Hoe
Voor het toevoegen van attributen in FysioOne voor het Financial Dashboard in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor het Financial Dashboard in SpotOnMedics Intelligence (let op; deze handleiding is bescherm met een wachtwoord).

5.4 Vragen?

Als u vragen heeft over het de functionaliteit en activiteiten in het Intelligence platform dan kan dat per ticket, middels het supportplatform.

6. SpotOnMedics Financieel

6.1 Algemene volledigheid van boekhouding controleren

Voor het volledig maken van de boekhouding kunt u onderstaande checklist volgen:

  • Aanleveren van de aandachtspunten van de inkoop
  • Toelichting geven op de aandachtspunten van de verkoop
  • Beantwoorden van openstaande vragen
  • Aanleveren van ontbrekende personeelsdeclaraties
  • Aanleveren kasstaten t/m 31-12-2022
  • Aanleveren pinlijsten t/m 31-12-2022
  • Aanleveren ontbrekende banktransacties (spaarrekeningen of niet gekoppelde bank)
  • Aanleveren van financiële jaaroverzichten bankrekeningen 

Mocht u de salarisadministraties ergens anders voeren dan bij SpotOnMedics vragen wij u het volgende aan te leveren:

  • Cumulatieve loonjournaalposten 2022
  • Verzamelloonstaat 2022
  • Stand reserveringen vakantiegeld per 31-12-2022
  • Loonstaat alle medewerkers 2022
  • Overzicht aangifte loonbelasting 2022
  • Werkkostenregeling vrije ruimte per 31-12-2022

6.2 WTZA / WMG

Zoals inmiddels bekend heeft de Wet toetreding zorgaanbieder (Wtza) en de Aanpassingswet Wet toetreding zorgaanbieders (AWtza) grote invloed op de verantwoording van de jaarcijfers voor zorgaanbieders. Om ervoor te zorgen dat wij uw jaarcijfers 2022 tijdig kunnen opstellen vragen wij u om de administratie zo compleet mogelijk te maken in het 4e kwartaal van dit jaar en januari 2023. 

Heeft u specifieke verzoeken omtrent het opstellen van uw jaarcijfers 2022 vragen wij u dit te melden bij uw financieel specialist of via de mail naar financieel@spotonmedics.nl.

Weet u wat de Wtza precies inhoudt en wat voor uw praktijk van toepassing is? In 6 minuten geeft VvAA u in hun mini-college een totaalbeeld van de wet. Klik hier om de video te bekijken.

6.3 KOR (Kleine Ondernemers Regeling)

Per 1 januari 2020 is de KOR gewijzigd. Heeft u in 2022 geen gebruik gemaakt van de KOR, maar denkt u er in 2023 wel recht op te hebben? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij SpotOnMedics Financieel. 

Indien u bevestiging van de Belastingdienst hebt ontvangen dat u bent aangemeld voor de KOR 2022, betekent dit dat u vrijgesteld bent van het doen van BTW aangifte voor de aankomende 3 jaar. Dit heeft als consequentie dat u geen BTW meer op uw facturen aan uw cliënten mag hebben staan. U dient dan ook uw abonnementen en verkoopartikelen in FysioOne in te stellen op ‘geen’ BTW.

6.4 Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA)

U kunt gebruik maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA) indien u in 2022 meer dan 2.401,- euro aan investeringen hebt gedaan (zoals bijvoorbeeld inventaris, verbouwing etc). U kunt overwegen om dit jaar nog (december) te investeren om gebruik te kunnen maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek, het percentage bedraagt 28% voor het totaalbedrag aan investeringen tussen € 2.401 en € 59.940. Let op: het is noodzakelijk dat de factuur van de investering een factuurdatum in 2022 betreft. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website van de Belastingdienst. 

6.5 Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke info uploaden

Indien wij uw IB-aangifte(n) doen vragen wij u uw jaaroverzichten en overige belangrijke informatie uploaden in Yuki.

6.6 Fiscale eindejaarstips i.s.m. VvAA

Wellicht kunt u in 2022 nog fiscale voordelen benutten, zowel zakelijk als privé. Onlangs hebben wij samen met VvAA een aantal tips op een rij gezet. Klik hier om de tips te bekijken.

6.7 Vragen?

Als u vragen heeft over uw financiële administratie m.b.t. de jaarovergang dan staat ons team u uiteraard graag te woord. Neem hiervoor contact op via uw Yuki administratie of bel naar het algemene nummer van team Financieel, via: 088 6600 800 (keuze 2).

7. SpotOnMedics Personeel

7.1 Aandachtsgebieden voor uw personeels- / salarisadministratie

Indien de praktijk haar personeelsadministratie bij SpotOnMedics heeft ondergebracht vragen wij u vriendelijk om de volgende punten aan te leveren. Op deze manier kan uw personeels- & salarisspecialist uw administratie zo snel mogelijk afronden.

7.2 Werkkostenregeling (WKR)

Het einde van het jaar nadert al snel. In december geeft u wellicht een kerstgeschenk aan uw werknemers en/of relaties. De waarde in geld van deze pakketten, verstrekt aan uw werknemers, kan ondergebracht worden in de ruimte die u nog heeft in de zgn. Werkkostenregeling. Deze regeling geldt voor alle werkgevers en de ruimte bedraagt over 2022 1,7% tot en met het fiscale loon van 400.000 euro. Over het meerdere van het fiscale loon (> 400.000 euro) bedraagt de vrije ruimte 1,18%. Als u gebruik maakt van SpotOnMedics Personeel dan kunt u uw ruimte makkelijk zelf bereken. Onder de dashlet Salarisdocumenten / Werkkostenregeling van Personeel kunt u een overzicht downloaden van de ruimte tot het huidige verwerkingsmoment. U vindt hierin het fiscaal loon, de geschatte vrije ruimte per jaar en de tot op heden ongebruikte ruimte.

Op basis hiervan kunt u een ruwe inschatting maken van de jaarruimte. (A) Let wel, de kosten vanuit uw boekhouding (bijvoorbeeld personeelsfeestjes) dient u nog van deze ruimte af te trekken. Maakt u gebruik van SpotOnMedics Financieel dan kunt u deze kosten vinden onder grootboekrekeningen 40970.(B) Saldeert u nu A met B dan heeft u het restantbedrag van de forfaitaire ruimte van 3% die u gebruiken kunt voor bijvoorbeeld kerstpakketten. Mocht u nu al inschatten dat u de vrije ruimte gaat overschrijden dan ontvangen wij graag t.z.t. (januari 2023) het overschreden bedrag. Dit bedrag moeten wij in de salarisadministratie opnemen tegen 80 % eindheffing. Voor verstrekkingen aan derden gelden andere eindheffingspercentages.

7.3 Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2023

Wat: Kopie van het schrijven van Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2023 (hierna: WhK-beschikking).

Wanneer: Deze mededeling zou u in de maand november 2022 van de belastingdienst ontvangen moeten hebben.

Hoe: Zodra u de WhK-beschikking ontvangt, deze mailen naar de afdeling SpotOnMedics Personeel: personeel@SpotOnMedics.nl

7.4 Onbelaste kilometervergoeding omhoog

De onbelaste vergoeding per zakelijke kilometer stijgt per 1 januari 2023 van € 0,19 naar € 0,21 per kilometer. Onder zakelijke kilometers vallen ook de zogenaamde woon-werk kilometers. Wilt u meer dan € 0,21 vergoeden? Dan blijven de huidige regels van kracht. Het deel wat erboven vergoed wordt, moet als belast loon verwerkt worden. Als het budget dat toelaat kan deze extra beloning ook ondergebracht worden in de vrije ruimte van de WKR.

Dit stellen we voor, kijkt u mee?

Tenzij u als werkgever onder een cao valt, is het aan u om deze verhoging van de vrijstelling wel of niet, of gedeeltelijk door te voeren in de arbeidsvoorwaarden van uw werknemer. Om alles tijdig door te kunnen verwerken, is dit ons voorstel:

  • Valt u onder een cao? Dan voeren wij automatisch door wat de cao-partijen per 1 januari 2023 besloten hebben. U hoeft niets aan ons door te geven. Wij voeren de cao-afspraken uit.
  • Passen we op dit moment € 0,19 toe als kilometervergoeding? Dan passen we deze vergoeding per 1 januari 2023 aan naar € 0,21 per kilometer.
  • Vergoedt u op dit moment een lager bedrag dan € 0,19? Dan passen we de kilometervergoeding niet aan. 
  • Past u nu een hogere kilometervergoeding dan € 0,19 toe, bijvoorbeeld € 0,28? Dan passen we het bedrag van de onbelaste kilometervergoeding aan naar € 0,21. Daardoor komt het totaalbedrag nog steeds uit op € 0,28. 

Wilt u het anders?

Valt u niet onder een cao en wilt u iets anders dan wij hierboven voorstellen? Geef dan aan ons door welk bedrag per kilometer u per 1 januari 2023 wilt toepassen.

7.5 Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2023

Wat: Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2023.

Wanneer: Indien er wijzigingen doorgevoerd dienen te worden in de administratie.

Hoe: Doorgeven van wijzigingen per e-mail of via het mutatieformulier in SpotOnMedics Personeel (personeel@spotonmedics.nl).

7.6 Doorgeven van het percentage ziekteverzuim verzekeraar 2023

Wat: Doorgeven van het premie percentage verzuimverzekering 2023, waarmee rekening gehouden moet worden als werkgeverslast, bij de vaststelling van het variabele salaris.

Wanneer: Wanneer dit bekend is.

Hoe: Doorgeven wijzigingen aan team Personeel.

7.7 Vragen?

Als u vragen heeft over uw personeelsadministratie m.b.t. de jaarovergang dan staat ons team u uiteraard graag te woord. Neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon of bel naar het algemene nummer van team Personeel, via: 088 6600 800 (keuze 3).

8. Op naar een voorspoedig 2023!

8.1 Succes!

Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2023.

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Tip: handleiding jaarovergang (klik hier)