Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Declaratiehandleiding

1.1 Inhoud declaratiehandleiding

Dit document beschrijft de handelingen die uitgevoerd dienen te worden om correct te kunnen declareren met FysioOne. Wij raden u aan dit document na de eerste declaratie begeleiding nogmaals te bestuderen en aan te houden als leidraad tijdens het declareren. Bij twijfel vragen wij u vriendelijk contact op te nemen met onze declaratie afdeling. Wij ondersteunen u graag met de diverse declaratie vraagstukken.

We onderscheiden op de volgende functies:

  • Instellingen m.b.t declareren controleren;
  • Declareren met FysioOne;
  • Aanmaken en versturen van patiënt facturen;
  • Nota’s doorzetten naar SpotOnMedics Financieel;

2. Instellingen m.bt. declareren controleren

2.1 Instellingen m.bt. declareren controleren algemeen

Wanneer u voor de eerste keer gaat declareren in FysioOne dient u een aantal instellingen te controleren. Klik op de volgende stap om de eerste actie te controleren.

2.2 VECOZO / Fysiovergoeding

Het eerste wat we hiervoor gaan doorlopen zijn:

VECOZO

Controleer onderstaande instellingen m.b.t. VECOZO (via Configuratie – Algemeen – VECOZO):

  • AGB code praktijk
  • AGB code van de praktijkhouder
  • Vektis standaard voor declareren bij VECOZO
  • VECOZO certificaat geüpload

 

Fysiovergoeding

Controleer onderstaande instellingen m.b.t. Fysiovergoeding (via Configuratie – Algemeen –Fysiovergoeding):

  • Controleer of de inlognaam en het wachtwoord correct staan. Door te klikken op de gele sleutel in het veld van het wachtwoord kunt u uw wachtwoord zichtbaar maken.
  • De inloggegevens kunnen getest worden door in te loggen op de website van Fysiovergoeding.

2.3 Facturatie instellingen

Nu wordt het tijd om de facturatie instellingen te gaan doornemen.

Controleer onderstaande instellingen m.b.t. facturatie (via Configuratie – Algemeen – Omgevinginstellingen – Tabblad facturatie):

  • Facturen aan verzekeraars versturen via VECOZO of Infomedics;
  • Patiëntfacturen versturen:  direct aan patiënt / Fa-Med / Infomedics;
  • controleer de factuur lay-out (via Configuratie – Algemeen – Factuur layout);
  • Factuurnummering.(Let op: activeer de prefix met het jaartal, controleer het laatst uitgegeven volgnummer vanuit uw vorige softwarepakket / boekhoudprogramma, geef de factuurnummer ophoging aan met 1 en vul als minimaal aantal volgposities volgnummer 4 in)

2.4 Contractposities en praktijktarieven

Contractposities

Controleer in het overzicht contractposities of alle contracten met uw zorgverzekeraars zijn ingesteld. De contracttypen die voor uw praktijk gelden kunt u terugvinden in uw eigen contractdocumenten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraars.

Let op: wanneer u meerdere bedrijven heeft ingesteld, dient u per bedrijf de juiste contracten te selecteren. Tevens dient u per bedrijf een eigen werkruimte + locatie te koppelen. Vervolgens dient u de ruimte in het rooster te koppelen zodat de declaraties op het juiste bedrijf worden verstuurd.

Praktijktarieven

Ook is het belangrijk dat de praktijktarieven staan ingevuld. Deze kunt u controleren via configuratie – algemeen – declaratie tarieven –  contractgroep selecteren op ‘praktijktarieven’ – controleer tarieven .Ontbreken hier de praktijktarieven? Vul deze dan achter iedere, voor de praktijk geldende, prestatiecode in en sla dit na iedere regel op middels het diskette icoon!

2.5 Bedrijven

Indien uw praktijk meerdere bedrijven in FysioOne heeft opgevoerd dan dient onderstaande gecontroleerd te worden (via Configuratie – Algemeen  – Omgevinginstellingen – tab Bedrijven)

Bedrijven

Indien afwijkend gedeclareerd moet worden naar de verzekeraar, dient u een vinkje te zetten bij ‘afwijkende instellingen’ gebruiken. Daarbij controleert u de AGB code van de praktijk en de AGB code van de praktijkhouder. Let op: een AGB code bestaat uit acht cijfers. Ook dient ‘Vektis standaard voor declareren bij VECOZO’ te zijn ingevuld.

Controleer of de afwijkende lay-out correct is en wanneer u de factuurnummering opnieuw wil laten starten, dient u ook de factuurnummering gegevens in te hebben gevuld.

2.6 Controleren AGB codes bij alle gebruikers

Voordat gedeclareerd gaat worden is het belangrijk dat de AGB codes correct staan ingevuld bij alle therapeuten. Dit kunt u controleren (via Configuratie – Algemeen – Gebruikers – tab Registratie).

Let op: hier dient u de eerste (0) voor de AGB code niet in te vullen. In totaal worden hier dan 7 cijfers zichtbaar. Mocht u dit vergeten, dan haalt het systeem automatisch de eerste (0) weg.

2.7 Bedrijf aan gebruiker gekoppeld

Indien gewerkt wordt met aparte bedrijven, moet ook gecontroleerd worden of de therapeuten aan het juiste bedrijf zijn gekoppeld.  Dit kunt u controleren (via Configuratie – Algemeen – Gebruikers – klik op het kladblok voor de gebruiker – onder het tab basisgegevens staat ‘bedrijf’ – selecteer d.m.v. de dropdown hier het betreffende bedrijf).

Let op: indien de therapeut onder meerdere bedrijven werkt, hoeft het bedrijf niet gekoppeld te worden. Hiervoor geldt wel dat in het werkrooster de juiste werkruimtes gekoppeld worden óf dat bij het inplannen van een afspraak de juiste ruimte wordt ingevuld.

De voorkeur geniet om dit in het rooster vast te leggen, zodat dit niet vergeten kan worden. Dit uiteindelijk leidt tot een efficiëntere werkwijze en minder fouten.

3. Declareren met SpotonMedics

3.1 We gaan nu echt van start

Wij adviseren u, na de eerste declaratie begeleiding van FysioOne, dit stappenplan te volgen voor het zelfstandig declareren van uw behandelingen in SpotOnMedics FysioOne.

Doorloopt u hiervoor de onderstaande acties:

  • Verrichtingen afhandelen;

3.2 Declareren - afhandelen

Voordat u gaat declareren dient u te controleren of al de patiënt afspraken correct staan om gedeclareerd te gaan worden. Deze check kan uitgevoerd worden onder:

Hoofdnavigatiemenu: declareren
Submenu: afhandelen

Hier dient u er voor te zorgen dat er geen ‘lichtblauwe’ vlakken en geen stopbordjes meer op de pagina staan. Concreet betekent dit dat alle benodigde gegevens zijn ingevuld. Hierna moet er voor alle behandelingen een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) gedaan worden. U kunt checken of deze handeling is uitgevoerd als onder de kolom COV groene vinkjes in beeld staan.

De actie met groene vinkjes is een check voor het klaarzetten en voor het versturen van de declaraties. Het kan zijn dat hier geen groen vinkje staat maar een stopbord. Als u met de muis op het stopbord gaat staan, wordt de melding / benodigde correctie zichtbaar.

Positief resultaat: wanneer u bij beide acties de groene vinkjes ziet staan (géén oranje vlakken en géén stopbordjes) dan kunt u de behandelingen doorboeken.

Advies: is om vanuit het praktijkbeleid vast te stellen dat de therapeuten dit aan het einde van de werkdag zelf uitvoeren om hiermee de declaratie voor te bereiden.

Tip: Voordat u gaat doorboeken, kunnen indien gewenst nog filters geactiveerd worden. Een voorbeeld van een filter is bijvoorbeeld het filteren van de indicatie op CSI code 8. U krijgt dan alle behandelingen te zien die op CSI code 8 staan. Wanneer u hierna op boeken klikt, worden ook alleen deze behandelingen geboekt.

Klik op de button ‘boek alles’ om alle behandelingen door te boeken naar verrichtingen – te declareren.

3.3 Declareren - te declareren

Hoofdnavigatie menu: declareren
Submenu: te declareren

Wanneer u op de pagina ‘te declareren’ bent, kunt u filteren op periode. Wanneer u hier dag / maand / jaar invult, worden ook daadwerkelijk alleen de behandelingen getoond met die specifieke datum. Ook kan bijvoorbeeld alleen de maand en het jaar worden geselecteerd.

Let op: alle behandelingen van de geselecteerde maand in het geselecteerde jaar worden zichtbaar. U kunt ook een vinkje zetten bij ‘tot en met gekozen periode’. Ook alle behandelingen die voor de geselecteerde periode staan worden nu zichtbaar en kunnen gedeclareerd worden.

Wanneer u een gedeelte van uw behandelingen onder declareren – afhandelen, declareren – retouren of onder declareren – te declareren laat staan, kan wel gewoon gedeclareerd worden.

(Indien nodig) behandeling(en) terugzetten
Op de pagina declareren – declareren kunt u ervan uitgaan dat alle behandelingen en informatie correct zijn. Dit hebben de therapeuten of het secretariaat namelijk nagelopen op de pagina declareren – afhandelen. Mocht het zo zijn dat u toch een onjuiste behandeling ziet staan, dan klikt u aan de rechterkant op het rode kruis. Met deze actie zorgt u ervoor dat de behandeling wordt teruggezet bij declareren ‘af te handelen’  of bij declareren – ‘retouren’ (indien de behandeling reeds eerder naar de zorgverzekeraar is verstuurd of gecrediteerd is). Op deze pagina’s kunt u de behandeling opnieuw aanpassen en opnieuw doorboeken.

Declaratie bestanden aanmaken
Als de instellingen m.b.t. het declareren goed staan kunnen de declaratiebestanden worden aangemaakt. Klikt u op de button ‘declareren’ linksboven op de pagina. Na enkele seconden presenteert FysioOne u het volgende scherm.

Let op: indien er bij ‘verrichtingen niet declarabel’ 0 staat, kunt u klikken op rechter button declareren. Staat er wel een getal bij ‘verrichtingen niet declarabel’ klikt u dan op de linker button controleren. De overige bestanden worden dan wel overgezet naar declareren.

Als u terug navigeert naar het vorige scherm (declareren – te declareren), ziet u hier de behandelingen die nog aandacht behoeven. De volgende situaties zijn hier mogelijk, namelijk:

  • De therapeut is niet ingevuld bij het traject;
  • Het systeem kan de AGB-code niet vinden van de therapeut;
  • Het systeem kan de NAW-gegevens niet vinden van de patiënt;
  • Behandeltraject is geblokkeerd.

Het is belangrijk dat u deze behandelingen aanpast en alsnog doorboekt. Vervolgens komt u uit op de volgende pagina:

Plaatje

Het bovenstaande scherm is tevens terug te vinden onder declareren – declaraties. Klik één keer op de button verzend/boek.

Alle batches (op deze pagina) worden nu klaargezet om naar VECOZO verstuurt te worden. Vervolgens dient u op ‘ja’ te klikken wanneer er wordt gevraagd om de declaraties te verzenden.

Wanneer u ervoor kiest om te klikken op ‘ja’ dan worden de batches verstuurd naar de server. Houdt u er rekening mee dat dit scherm tot maximaal 30 minuten kan blijven staan. De batches krijgen de status ‘te verzenden/boeken’. Vanaf dit moment zijn de declaraties klaar om naar VECOZO verstuurd te worden. Let op: indien na 30 minuten de batches niet verstuurd zijn, kunt u contact opnemen met de afdeling support.

Wanneer u ervoor kiest om te klikken op ‘nee’ dan komt u automatisch terug op het vorige scherm met het overzicht van de declaratie bestanden.

Let op: op het moment dat u ervoor kiest om te verzenden (verzend/boek) en vervolgens op ‘Ja’ klikt, hoeft u verder niets meer te doen. De declaratiebestanden krijgen een declaratienummer en krijgen na 30 minuten de status ‘ verzonden/geboekt’. De batches zijn dan verstuurd naar de zorgverzekeraar.

3.4 Declareren - declaraties

Op het moment dat er wordt gedeclareerd kunnen de declaratiebestanden teruggevonden worden onder declareren – declaraties. Wanneer behandelingen retour zijn gekomen door de zorgverzekeraar, krijgt het bestand de status ‘retour’. Uw retourbestanden kunt u terugvinden onder:

Hoofdnavigatie menu: declareren
Submenu: declaraties

Plaatje

Onder declareren – declaraties kunt u  de status filteren op ‘retour’, hiermee krijgt u alleen uw retourbestanden in beeld.

Plaatje

Let op: indien u ook een overzicht wil verkrijgen van alle aangemaakte zorgverzekeraars bestanden, patiënten factureren die nog aangemaakt dienen te worden, afgekeurde bestanden, retour bestanden en aangemaakte creditbestanden, dan kunt u filteren op de status ‘te behandelen’.

3.5 Declaratiebestanden goedgekeurd

Wanneer het declaratiebestand  volledig door de zorgverzekeraar wordt toegekend (goedgekeurd), krijgt het declaratiebestand automatisch in FysioOne de status ‘afgehandeld’. U kunt dit bestand vinden via verrichtingen – declaraties – status ‘afgehandeld’ of u zet de status op ‘alle statuscodes’ en zoekt specifiek op het declaratienummer van het bestand. U hoeft verder geen actie meer te ondernemen wanneer het bestand de status ‘afgehandeld’ heeft.

3.6 Retourbestanden crediteren (retourinformatie verwerken)

FysioOne controleert iedere 30 minuten bij VECOZO of er reeds afhandelingsinformatie over ingediende declaratiebestanden voor de praktijk beschikbaar is. De VECOZO informatie komt hierdoor geautomatiseerd naar FysioOne. Door gebruik van FysioOne hoeft u niet meer in te loggen bij VECOZO om deze informatie te bekijken. Het advies is om per bestand de retourinformatie te verwerken. Het overzicht declaratie bestanden geeft u direct inzicht in onderstaande:

U ziet of het bestand naar VECOZO is verstuurd. Er staat dan een Ja onder ‘naar VECOZO’.

  1. U kunt het totaal bedrag van het declaratiebestand zien onder ‘totaal bedrag’.
  2. U ziet het totaal aantal behandelingen die in het declaratiebestand zitten onder ‘totaal aantal’.
  3. U ziet per declaratiebestand het retour gekomen bedrag onder ‘retour bedrag’
  4. U ziet onder ‘retour aantal’ het aantal retour behandelingen die in het declaratiebestand zitten.

Plaatje

U klikt voor het bestand op het loepje om te kunnen zien welke behandelingen van welke patiënt retour zijn gekomen (let op: u ziet hier alleen de retourbehandelingen in beeld en niet de behandelingen die reeds toegekend zijn door de zorgverzekeraar). Achter de retourbehandelingen staat de ‘retourcode’ (wat is de reden dat de behandeling retour is gekomen?).

Alle verrichtingen tonen: indien u een vinkje zet achter ‘alle verrichtingen tonen’, dan worden ook de behandelingen zichtbaar die in het bestand reeds toegekend/goedgekeurd zijn door de zorgverzekeraar.

Alle verrichtingen selecteren: door hier een vinkje te zetten kunt u direct alle verrichtingen selecteren die in het declaratiebestand staat.

Plaatje

Alle behandelingen die retour zijn gekomen staan reeds automatisch onder acties al voor u aangevinkt. U kunt middels één druk op de knop de retourbehandelingen ‘crediteren’.

Let op: dat u maar één keer op de knop crediteren klikt! Dit is van belang, omdat het systeem bij dubbel klikken ook twee creditbestanden aanmaakt.

Het systeem voert automatisch twee handelingen voor u uit:
1. De behandelingen worden door het systeem automatisch onder verrichtingen – retouren geplaatst (zie paragraaf 2.4 voor verdere uitleg omtrent het aanpassen van retourbehandelingen).
2. 2.    Wanneer behandelingen retour zijn gekomen staat in het retourbestand onder ‘toegekend’ een € 0,00. Wanneer deze behandelingen worden gecrediteerd wordt automatisch door het systeem het creditbestand voor u aangemaakt. Het declaratiebestand krijgt nu automatisch de status ‘afgehandeld’.

Let op: het creditbestand krijgt automatisch de knop ‘boeken’ achter het bestand. Het retour gekomen bestand dat gecrediteerd is, is namelijk niet uitbetaalt door de zorgverzekeraar en hoeft alleen in de boekhouding gecrediteerd te worden. Het creditbestand hoeft niet verstuurd te worden naar de zorgverzekeraar. 

De creditbestanden krijgt u in beeld, wanneer u onder verrichtingen – declaraties het filter op ‘te behandelen’ zet. Advies is om direct nadat u het retour gekomen bestand heeft gecrediteerd het creditbestand te boeken in de boekhouding, door op de knop ‘boeken’ te klikken achter het creditbestand. Hierna kunt u doorgaan naar verrichtingen – retouren om daar de behandelingen uit het bestand aan te passen en opnieuw door te boeken, zodat deze opnieuw gedeclareerd kunnen worden.

Let op: indien u vragen heeft omtrent de diverse retourcodes, dan adviseren wij u om telefonisch contact op te nemen met de zorgverzekeraar. Zij kunnen u hier meer duidelijkheid over geven. 

3.7 Behandeling achteraf crediteren

Wanneer u achteraf toch nog behandelingen wil crediteren dan dient u dit op een andere wijze aan te pakken.

Let op: crediteer nooit direct in het retour gekomen bestand ook de behandelingen die wel reeds toegekend/goedgekeurd zijn door de zorgverzekeraar. Op het moment dat u dat doet, weet het systeem niet meer of het creditbestand alleen gecrediteerd dient te worden in de boekhouding, of dat dit bestand naar de zorgverzekeraar verstuurd dient te worden.

Er zijn twee manieren om achteraf de behandelingen te crediteren:
1. U kunt zoeken op het declaratienummer (indien u deze direct weet)
2. U kunt zoeken per behandeling in de patiëntenkaart

Situatie 1: indien u in het bezit bent van het declaratienummer en u meerdere behandelingen uit deze declaratie wil crediteren, dan is het verstandig om het bestand op te zoeken via verrichtingen – declaraties – status kunt u zetten op ‘alle statuscodes’ of ‘afgehandeld’ – u vult in de zoekbalk het declaratienummer in. U klikt op het loepje voor het declaratiebestand. Indien u een vinkje zet bij ‘alle verrichtingen tonen’ dan komen ook de behandelingen in beeld die retour zijn gekomen. Dit gebeurd alleen bij declaratiebestanden waarbij de retouren eerst zijn afgehandeld. Hier vinkt u de behandelingen aan die volgens u gecrediteerd moeten worden. Hierna klikt u op de knop ‘crediteren’.

Plaatje

Situatie 2: behandelingen die u achteraf wil crediteren, waarvan u niet direct weet om welke declaratiebestand het gaat, kunt u het beste via de patiëntenkaart opzoeken. U klikt op de knop ‘cliënten’ en vult de naam of de geboortedatum van de patiënt in de zoekbalk. U klikt op de naam van de patiënt waardoor u automatisch in de tab ‘trajecten’ komt. U dient hier de juiste behandeling op te zoeken. U klikt voor de behandeling op het loepje, waardoor u in de agenda details terecht komt. Hier ziet u het verloop van de declaratie. U kunt hier op het declaratienummer klikken, waardoor u automatisch in het juiste declaratiebestand terecht komt. Hier kunt u dan de behandeling van de patiënt opzoeken en een vinkje zetten onder ‘acties’. Hierna klikt u op de knop ‘crediteren’.

In beide situaties voert het systeem automatisch twee handelingen uit:
1. De behandelingen worden door het systeem automatisch onder verrichtingen – retouren geplaatst (zie paragraaf 2.4 voor verdere uitleg omtrent het aanpassen van retourbehandelingen en behandelingen die achteraf gecrediteerd zijn). Hier kunt u de behandelingen aanpassen.
2. Wanneer deze behandelingen worden gecrediteerd wordt automatisch door het systeem het creditbestand voor u aangemaakt.
Let op: het creditbestand krijgt automatisch de knop ‘verzenden’ achter het bestand. Het creditbestand dient namelijk naar de zorgverzekeraar verstuurd te worden, omdat deze behandelingen ook reeds door de zorgverzekeraar zijn uitbetaald.

3.8 Afgekeurd bestand

Het kan voorkomen dat het declaratiebestand de status ‘afgekeurd’ heeft gekregen. Dit kan in sommige situaties gebeuren, namelijk wanneer het bestand volledig wordt tegengehouden bij VECOZO. Dit kan al gebeuren wanneer in het bestand bij één patiënt het huisnummer niet is ingevoerd. VECOZO keurt het bestand dan direct volledig af (het bestand is dan ook niet doorgezet naar de zorgverzekeraar). Wanneer u het bestand opent middels het loepje, ziet u rechts bovenaan de pagina: ‘bericht is afgekeurd om technische redenen’.

Achter bijna alle behandelingen ziet u de tekst ‘geen melding bij dit recordtype’. U dient dit bestand door te lopen en te controleren bij welke patiënt de fout is geconstateerd. Hier staat dan niet de retourcode ‘geen melding bij dit recordtype’, maar bijvoorbeeld ‘huisnummer ontbreekt bij de patiënt’. In deze situatie dient u het bestand volledig te crediteren. Het creditbestand kunt u boeken in de boekhouding.

De behandelingen komen open te staan onder verrichtingen – retouren. Hier kunt u de behandeling aanpassen en het volledige bestand weer opnieuw door boeken.Ook kan het zijn dat de zorgverzekeraar het bestand met de status ‘afgekeurd’ terugstuurt. Deze situatie kan voorkomen, maar gebeurd niet vaak. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer het bankrekeningnummer van de debiteur ontbreekt of onjuist is. Wanneer u het bestand opent middels het loepje, ziet u rechts bovenaan de pagina: ‘bankrekeningnummer debiteur ontbreekt of is onjuist’. In deze situatie dient u ook het bestand volledig te crediteren. Het creditbestand kunt u boeken in de boekhouding.

De behandelingen komen open te staan onder verrichtingen – retouren. Hier dient u de melding omtrent ‘bankrekeningnummer debiteur ontbreekt of is onjuist’ op te lossen, voordat u de behandelingen opnieuw doorboekt.

3.9 Bestand op in gebruik

Indien het declaratiebestand de status ‘in gebruik’ heeft gekregen, dient u contact op te nemen met onze afdeling support.

3.10 Betalingen matchen

Wanneer u het overzicht declaratiebestanden filtert op ‘afgehandeld’ krijgt u een overzicht van alle afgehandelde bestanden. Achter de bestanden kunt u middels het icoon bekijken wat de status is van het bestand.

Plaatje

Uitleg symbolen

Groene vinkje : het bedrag is ontvangen/volledig afgehandeld. Het bedrag van het saldo is €0,00
Briefgeld : de toegezegde betaling is nog niet ontvangen/verwerkt of deels ontvangen/verwerkt. Bij het saldo staat nog een bedrag.
Stopbordje: De creditnota is in deze situatie nog niet geboekt of verwerkt
Vraagteken : dit zijn altijd patiënten nota’s. Voor het bestand staat geen declaratienummer,omdat particuliere nota’s na het aanmaken allemaal aparte factuurnummers krijgen. FysioOne geeft daarom de melding dat factuur niet gevonden is in de financiële administratie.

3.11 Verrichtingen - retouren

Hoofdnavigatie menu: verrichtingen
Submenu: Retouren

Plaatje

Deze pagina in de applicatie is identiek aan het scherm verrichtingen – afhandelen. Het enige verschil is dat deze behandelingen al een keer gedeclareerd zijn en vervolgens afgewezen of op verzoek van de therapeut gecrediteerd zijn.

Concreet: indien u eerder gedeclareerd heeft en behandelingen zijn afgewezen en naar aanleiding van de retourinformatie heeft gecrediteerd dan vind u op de pagina ‘verrichtingen – retouren’ deze behandelingen terug. Ook zittingen die in eerste instantie goedgekeurd zijn en toch gecrediteerd worden komen onder hetzelfde submenu te staan.

Op deze pagina kunt u de gewenste aanpassingen uitvoeren. Hierbij geldt net als bij verrichtingen – afhandelen dat er twee groene vinkjes nodig zijn om de behandelingen door te boeken.

Indien nodig kunt u hier per behandeling een actie uitvoeren door te klikken op het loepje vóór de behandeling of klik op de naam van de patiënt. Als u klikt op de naam van de patiënt kunt u de details van het traject wijzigen. Door te klikken op het loepje komt u in de agenda details terecht. Hier vind u de declaratie historie van de behandeling (onder welke declaratiebestanden de behandeling reeds gedeclareerd of gecrediteerd zijn). Hier kunt u ook altijd de retourcode terugvinden (waarom is de behandeling retour gekomen?). Binnen de declaratie historie heeft het bestand de status ‘retour’ gekregen.

Let op: de aanpassingen die gemaakt worden door de actie via het loepje zijn leidend en zullen de andere instellingen overrulen. Bijv. wanneer u bij details voor traject het gehele traject declareert ‘aan de verzekeraar’ of op ‘particulier’, dan geldt dit voor het gehele traject. Indien u een nieuwe afspraak plant in dit traject, zal het systeem deze gewijzigde traject details aanhouden.

Nadat u de behandelingen één voor één heeft gewijzigd en u opnieuw een COV check heeft gedaan, verschijnen er twee groene vinkjes. U kunt dan voor de behandeling op de knop ‘boek’ klikken, om de behandeling door te boeken naar verrichtingen – te declareren. Advies is om behandelingen na aanpassing direct door te boeken en géén gebruik te maken van de knop ‘boek alles’ onder verrichtingen – retouren. Dit omdat u hiermee pas achteraf alles gaat doorboeken en de kans bestaat dat hier ook behandelingen worden doorgeboekt die nog niet aangepast zijn.

Plaatje

3.12 Declaratieverslag

Middels declaratie verslag krijgt u beter inzicht in uw declaratie stroom.  Ook wordt er een specificatie zichtbaar van de retouren. Hierbij worden de retourcodes zichtbaar (incl. de omschrijvingen) met daarachter het aantal behandelingen die retour zijn gekomen (conform de code). In dit verslag is het ook mogelijk om de specificatie retouren te bekijken voor een bepaalde maand. Wanneer u klikt op januari wordt alleen de specificatie van januari zichtbaar. Indien u over het gehele jaar een specificatie van de retouren wil zien, kunt u op het ‘jaartal’ klikken of op ‘totaal’. U kunt dit verslag raadplegen via verrichtingen – declaratie verslag

Plaatje

Let op: het overzicht wordt elke avond ververst. Indien u ’s middags bijvoorbeeld retouren verwerkt heeft, zal dit in het overzicht pas de volgende dag zichtbaar zijn.

3.13 Behandeling op 'niet declareren' zetten

Bijvoorbeeld te gebruiken in onderstaande situaties:

1. wanneer een behandeling deels is toegekend en u het restbedrag niet in rekening wilt brengen bij een patiënt (sociale overweging);
2. wanneer een behandeling volledig is afgewezen door de zorgverzekeraar en u bepaalt dat u de nota niet in rekening wilt brengen bij de patiënt (sociale overweging);
3. aantal chronische behandelingen die op CSI 008 door de zorgverzekeraar gezien moeten worden, maar naar de patiënt gefactureerd worden vanwege niet voldoende aanvullende verzekering.

Door op het loepje voor de behandeling te klikken krijgt u een overzicht van een aantal buttons. Hier wordt ook de button  ‘niet declareren’ zichtbaar. Middels deze button kunt u de behandeling met een reden dichtzetten.

Plaatje

Redenen kunt u aanmaken via configuratie – verrichtingen – redenen niet declareren.

Wat zijn de stappen die u in bovenstaande situaties dient uit te voeren:
Situatie 1:
u krijgt behandelingen retour waarbij de behandeling deels is toegekend en u besluit om het restbedrag niet in rekening te brengen bij de patiënt. U dient eerst de behandelingen die retour zijn gekomen te crediteren. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – retouren te staan. Hier kunt u voor de behandeling op het loepje klikken en de behandeling op ‘niet declareren’ zetten. Geef hierbij bijvoorbeeld de reden ‘sociale overweging’.
Situatie 2: wanneer een behandeling volledig is afgewezen door de zorgverzekeraar en u bepaalt dat u de nota niet in rekening wilt brengen bij de patiënt. U dient de behandelingen die retour zijn gekomen te crediteren. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – retouren te staan. Hier kunt u voor de behandeling op het loepje klikken en de behandeling op ‘niet declareren’ zetten. Geef hierbij bijvoorbeeld de reden ‘sociale overweging’.
Situatie 3: een aantal chronische behandelingen die op CSI 008 door de zorgverzekeraar gezien moeten worden, maar naar de patiënt gefactureerd worden vanwege niet voldoende aanvullende verzekering. U dient deze behandelingen, die naar de patiënt zijn verstuurd te crediteren. De behandelingen komen open te staan. U kunt de behandelingen opnieuw declareren naar de zorgverzekeraar. De zorgverzekeraar wijst de behandelingen af en stuurt ze retour. U dient de behandelingen die retour zijn gekomen te crediteren. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – retouren te staan. Hier kunt u voor de behandeling op het loepje klikken en de behandeling op ‘niet declareren’ zetten. Geef hierbij bijvoorbeeld de reden ‘betaling reeds voldaan door patiënt.

3.14 Heropenen niet gedeclareerde afspraken

Het is mogelijk dat u de behandelingen die u met een reden op ‘niet declareren’ heeft gezet te‘heropenen’.  Dit kunt u doen door de behandeling op te zoeken via de patiëntenkaart onder hettabje ‘trajecten’.  U klikt op het loepje voor de behandeling. Hier kunt u op de knop ‘heropenen’ klikken.

Plaatje

3.15 Bijzonderheden m.b.t tot declareren

Behandelingen crediteren of behandelingen openzetten

Op het moment dat u het besluit heeft genomen om over te stappen naar SpotOnMedics, wordt u datum bepaalt voor de laatste keer declareren in het voorgaande softwarepakket.
Let op: indien er een NAW conversie voor uw praktijk is uitgevoerd, is het niet mogelijk om de behandelingen voor u open te zetten of te crediteren. In dit geval adviseren wij u deze behandelingen te verwerken in uw oude softwarepakket.

Situatie 1: Vanuit deze declaraties kunnen nog retouren binnenkomen. Dit zijn behandelingen die niet uitbetaald zijn door de zorgverzekeraar. Deze retouren komen niet in FysioOne binnen, maar nog in het voorgaande systeem.
U kunt via onze afdeling support een melding aanmaken en aangeven welke behandelingen retour zijn gekomen. Wij vragen u vriendelijk om hiervoor het standaard Excel format te gebruiken die uw implementatie consultant heeft aangereikt tijdens de overstap. Middels dit format gaan wij de behandelingen voor u openzetten, zodat u de behandelingen in FysioOne kunt aanpassen en opnieuw kunt declareren. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – afhandelen te staan. Vanuit hier kunnen de behandelingen geboekt worden. Op deze manier worden de behandelingen klaargezet voor declaratie.

Situatie 2: Ook kan het voorkomen dat behandelingen in uw vorige softwarepakket reeds zijn goedgekeurd door de zorgverzekeraar, maar u er achter komt dat de behandeling bijv. is ingediend onder een verkeerde diagnosecode. De behandeling is in deze situatie wel uitbetaald door de zorgverzekeraar. U wilt de behandeling crediteren en dit creditbestand versturen naar de zorgverzekeraar.
In dit geval kunt u ook via de afdeling support een melding aanmaken en aangeven welke behandelingen gecrediteerd dienen te worden. Wij vragen u vriendelijk om hiervoor het standaard Excel format te gebruiken die uw implementatie consultant heeft aangereikt tijdens de overstap. Wij gaan de behandelingen dan voor u crediteren. Wij versturen uw creditbestand naar de zorgverzekeraar. Het creditbestand wordt door de zorgverzekeraar in behandeling genomen.

Creditbestand is goedgekeurd door zorgverzekeraar:
U dient na de goedkeuring opnieuw een melding te maken via onze afdeling support, omdat de behandelingen dan nog niet direct open staan. Via uw melding zetten wij de behandelingen voor u open. Dit kan alleen nadat het creditbestand is goedgekeurd door de zorgverzekeraar. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – retouren te staan. Vanuit hier kunnen de behandelingen aangepast en door geboekt worden. Op deze manier worden de behandelingen klaargezet voor declaratie.

Creditbestand is niet goedgekeurd door zorgverzekeraar:
Wanneer het creditbestand retour komt met de retourcode ‘van dit creditbestand is geen debet bestand bekend’, dient u het retourbestand te openen, de vinkjes uit te zetten en op de button crediteren te klikken. Het creditbestand krijgt dan de status ‘afgehandeld’. In dit geval kunt u via de afdeling support een melding aanmaken en aangeven welke behandelingen opengezet dienen te worden. Wij gaan deze behandelingen dan voor u openzetten. Hierna kunt u de behandelingen vinden onder verrichtingen – retouren en daar middels het loepje voor de behandeling aanpassingen doorvoeren.

Behandeling is deels toegekend (restbedrag in rekening brengen bij patiënt)
Wanneer u behandelingen retour krijgt die ‘deels zijn toegekend’ en u het restbedrag bij de patiënt in rekening wilt brengen, dient u onderstaande stappen te doorlopen:

Stap1: het bestand met de behandelingen komt retour, waarbij de behandelingen deels zijn toegekend (bijv. berekend bedrag €40 en toegekend bedrag €30).
Stap 2: wanneer u middels het loepje het retour bestand opent, ziet u dat de reeds retour gekomen behandelingen zijn aangevinkt. U dient hier alleen op de button ‘crediteren’ te klikken. Bij behandelingen die deels zijn toegekend wordt het verschil tussen het berekende bedrag en het toegekende bedrag gecrediteerd.
Stap 3: de deels toegekende behandelingen staan nu onder verrichtingen – retouren. Doordat u het restbedrag nog bij de patiënt in rekening gaat brengen, dient u hier de behandeling op ‘niet declareren’ te zetten. Dit kunt u doen door op het loepje voor de behandeling te klikken en op de button ‘niet declareren’ te klikken. Middels deze button kunt u de behandeling met een reden dichtzetten (hier kunt u dan als reden aangeven dat het om een deels toegekend bedrag gaat).
Stap 4: om een restnota aan te maken dient u eerst een verkoopartikel te maken. Dit kunt u doen via configuratie – verkopen – verkoopartikelen – groene plus.

Plaatje

Wanneer u het verkoopartikel heeft aangemaakt, dient u de restnota nog bij de patiënt aan te maken. U kunt dit doen via cliënten – zoek de patiënt op – klik op de naam/kladblokje – klik op het tabje verkoop – klik op de groene plus naast ‘verkopen’.

Vul onderstaand scherm in en klik op ‘opslaan’.

Plaatje
Plaatje

De nota is aangemaakt en staat nu onder  verkoop – verkoop – te versturen. Hier kunt u de nota definitief afdrukken en versturen naar de patiënt.

Nabetaling door zorgverzekeraar na eerdere afwijzing van behandeling(en)
Wanneer u van de zorgverzekeraar te horen krijgt dat er een nabetaling gaat plaatsvinden dan dient u het retour gekomen bestand op een andere manier te verwerken. U dient de vinkjes van de retour gekomen behandelingen uit te vinken. U drukt daarna op de button ‘crediteren’. Het bestand krijgt nu de status ‘afgehandeld’.

Wanneer u per ongeluk bij het retour gekomen bestand de vinkjes niet heeft uitgezet en u direct op crediteren heeft geklikt, dan komen de behandelingen onder verrichtingen – retouren te staan. Hier kunt u voor de behandeling op het loepje klikken en de behandeling op ‘niet declareren’ zetten. Geef als reden ‘nabetaling’.

Boekhoudkundige afhandeling:
Wanneer u gebruik maakt van SpotOnMedics Financieel dient u in Yuki te melden dat er een nabetaling binnen gaat komen op declaratienummer (……).  U kunt in SpotOnMedics Financieel bij de betreffende factuur op de vraagteken klikken. Hier kunt u aangeven dat u per ongeluk voor deze factuur een creditfactuur heeft aangemaakt en dat er een nabetaling volgt door de zorgverzekeraar.Wanneer u gebruik maakt van uw eigen boekhoudprogramma, dan adviseren wij u dit zelf door te geven aan uw accountant.

3.16 Externe nota's

Wanneer u als praktijk patiënten behandeld die specifiek behoren tot een bepaalde instelling en waarvan de factuur voor een periode naar deze instelling wordt verstuurd, kunt u onderstaande stappen volgen.

Stap 1: aanmaken / controleren relatie
Voordat u kunt declareren, dient u via verrichtingen – relaties te controleren of u de instelling al reeds als ‘relaties’ heeft aangemaakt. Indien u dien niet heeft gedaan, kunt u de relatie aanmaken via de groene plus. Let op: dat u zowel het postadres als het bezoekadres compleet invult.
Stap 2: prestatiecode aanmaken
Na het aanmaken / controleren van de relatie  kunt u via configuratie – verrichtingen – prestatiecodes, middels de groene + een nieuwe prestatiecode aanmaken. Let op: zorg ervoor dat u een duidelijke omschrijving geeft aan de prestatiecode, zodat duidelijk binnen de praktijk is dat deze prestatiecode wordt gebruikt. U dient een vinkje te zetten bij ‘vast tariefafspraak’ en een tarief  in te vullen achter ‘tarief’. Daarbij is het belangrijk dat u aangeeft of er BTW berekend dient te worden en dat de facturen aan een ‘relatie’ worden verstuurd. U kunt dit instellen achter ‘factureren aan’. Ook dient u een vinkje te zetten achter ‘altijd aan cliënt’.

Wanneer u een behandeling inplant met deze prestatiecode, worden de behandelingen na het doorboeken onder verrichtingen – afhandelen geplaatst onder verrichtingen – externe nota’s. Vanuit het overzicht aan relaties te declareren verrichtingen, dient u een specifieke ‘periode’ te selecteren. Hierna kunt u de facturen voor deze nota’s aanmaken.

3.17 Beweegprogramma

Voor het declareren van beweegprogramma’s, dient u een aantal stappen door te nemen. Per zorgverzekeraar kunt u diverse beweegprogramma’s declareren;

  • Beweegprogramma COPD
  • Beweegprogramma Diabetes
  • Beweegprogramma Hartfalen
  • Beweegprogramma Obesitas
  • Beweegprogramma Reuma
  • Beweegprogramma Oncologie
  • Beweegprogramma Artrose
  • Beweegprogramma Coronaire hartziekten
  • Beweegprogramma Osteoporose
  • Beweegprogramma Overgewicht en obesitas bij kinderen

Let op: per zorgverzekeraar gelden andere voorwaarden. Deze dient u goed door te nemen, alvorens u begint met het declareren van beweegprogramma’s. Voor de voorwaarden per zorgverzekeraar verwijzen wij u naar uw contract.

Stap 1: prestatiecodes beweegprogramma’s aanmaken
Per zorgverzekeraar wordt bekend gemaakt onder welke prestatiecodes de beweegprogramma’s gedeclareerd dienen te worden. Deze prestatiecodes dient u aan te maken via configuratie – verrichtingen – prestatiecodes – groene plus. Hierbij is belangrijk dat een vinkje wordt gezet bij ‘vast tariefafspraak ‘ en ‘tarief’ invullen (het opgegeven tarief vanuit de zorgverzekeraar). Let op: dat u precies de code overneemt, zoals de zorgverzekeraar dit ook aangeeft. Deze kunt u terugvinden in uw contract.

Plaatje

Naast de prestatiecodes die u krijgt van de zorgverzekeraar dient u ook bij elke verrichting een prestatiecode met een nultarief aan te maken. Deze code gebruikt u namelijk om bij te houden hoe vaak de patiënt binnen het beweegprogramma is behandeld. U dient bij deze prestatiecode een vinkje te zetten bij ‘vast tariefafspraak’ – ‘altijd aan cliënt’ en ‘gratis behandeling’.

Plaatje

Vb: stel dat de zorgverzekeraar aangeeft dat u pas na de 8e behandeling het beweegprogramma mag declareren, dan kunt u middels de prestatiecode (bijv. prestatiecode beweegprogramma Diabetis €0,00) de behandelingen plannen. U kunt in het traject bijhouden hoe vaak de patiënt al onder de gratis code is ingepland. Indien u de 8e behandeling gaat inplannen gebruikt u niet de prestatiecode met het €0,00 tarief, maar de prestatiecode met het tarief (bijv. prestatiecode beweegprogramma Diabetis €350).

Stap 2: details voor traject invullen
Bij details voor traject dient u zelf de diagnosecode te selecteren middels het blauwe pijltje achter ‘aandoening’ (pos 3+4). Ook dient u zelf de locatie te selecteren (pos 1+2).  De diagnosecode wordt gevuld. U dient de ‘indicatiecode’ op beweegprogramma te zetten (000) en de categorie van het traject dient u ook op ‘beweegprogramma’ te zetten.

Plaatje

Stap 3: declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder verrichtingen – afhandelen op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden. Let op: de registratie behandelingen (prestatiecode met nultarief) komen ook onder verrichtingen – afhandelen te staan. Deze dient u ook door te boeken, maar zullen na het doorboeken dicht worden gezet. Hierdoor komen de behandelingen niet onder verrichtingen – te declareren te staan.

3.18 Fysiofitheidsscan Menzis

U kunt via FysioOne de Fysiofitheidsscan van  Menzis declareren. Hiervoor dient u een aantal stappen te ondernemen.

Stap 1: prestatiecodes Fysiofitheidsscan aanmaken
U kunt via configuratie – verrichtingen – prestatiecodes – middels de groene plus een nieuwe prestatiecode aanmaken: 100262, Fitscan Menzis

Plaatje

Stap 2: contracten Fitheidsscan controleren in het Menzis contract
U dient in het Menzis contract opgenomen te hebben dat u een fitheidsscan mag declareren.

Stap 3: details voor traject aanpassen
U dient via de patiëntenkaart naar de tab ‘trajecten’ te gaan. Hier selecteert u het juiste traject en klikt u op ‘details voor traject’. De Fitheidsscan kunt u gewoon in het lopende traject plannen (uitzondering CSI 008, omdat u anders de telling van 20 behandelingen niet goed loopt). Let op: dat dit niet op een zelfde dag is als een andere behandeling. In het lopende traject heeft u al de indicatiecode en diagnosecode ingevuld. U gebruikt namelijk gewoon de diagnosecode en indicatiecode die u normaal gesproken ook zou invullen.

Stap 4: declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder verrichtingen – afhandelen op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden.

3.19 Ergotherapie

U kunt via FysioOne Ergotherapie behandelingen declareren. Hiervoor dient u een aantal stappen te ondernemen.

Stap 1: prestatiecodes Ergotherapie aanmaken
U kunt via configuratie – verrichtingen – prestatiecodes – middels de groene plus een nieuwe prestatiecode aanmaken.
– 5000    Enkelvoudige Extramural ergotherapie (uurtarief)
– 5001    Thuisbehandeling Ergotherapie (vast tarief toeslag)
– 5002    Screening Directe Toegang Ergotherapie
(Let op: de 5002 Screening Directe Toegang Ergotherapie, kan niet gedeclareerd worden bij CZ).

Let op: dat u bij de prestatiecode 5001 een vinkje zet bij ‘niet meetellen als behandeltijd’. 

Stap 2: contracten Ergotherapie uploaden in FysioOne
U kunt via configuratie – algemeen – contractposities – per zorgverzekeraar uw Ergotherapie contract uploaden. Let op: indien u werkt met meerdere bedrijven en u voor deze bedrijven ook Ergotherapie behandelingen declareert dient u per bedrijf het Ergotherapie contract te uploaden. Daarbij is het belangrijk dat u de lijst op ‘Ergotherapie’ zet en u de correcte ingangsdatum invult.

Stap 3: details voor traject aanpassen
U dient via de patiëntenkaart naar de tab ‘trajecten’ te gaan. Hier selecteert u het juiste traject en klikt u op ‘details voor traject’. U dient hier eerst de categorie op ‘Ergotherapie’ te zetten. De indicatiecode wijzigt automatisch naar 000 – indicatie Ergotherapie. Hierna dient u de diagnosecode te selecteren. Let op: dat dit niet via ‘aandoening’ kan, omdat dit lijst Borst betreft en niet geldig bij Ergotherapie. U dient handmatig de diagnosecode (post 3+ 4) en diagnosecode (post 1+2) te selecteren. Hier krijgt u alleen de aandoeningen en locaties die betrekking hebben op Ergotherapie.


Let op: per zorgverzekeraar dient u Ergotherapie behandelingen volgens onderstaande codes te declareren, omdat de zorgverzekeraar de behandelingen anders niet uitbetaalt. 

Stap 4: declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder verrichtingen – afhandelen op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden.

 

 

3.20 Spalken

Bij vragen over spalken neemt u contact op met ons Klant Contact center.

4. Aanmaken en versturen van patiënt facturen

4.1 Statndaard aanmaken van patiënt facturen

Voor het aanmaken van patiënt facturen navigeert u naar de pagina verrichtingen – declaraties en filtert u op status patiënt factureren maken.

Plaatje

Wanneer u klikt op het loepje, kunt u inzien welke patiënten allemaal een factuur ontvangen. Om de patiënt factureren daadwerkelijk aan te maken dien u te klikken op de button ‘maken’. Alle patiënt facturen worden klaargezet om verstuurt te worden. De patiënt facturen zijn nog niet aangemaakt want u dient op het volgende scherm uw gemaakte actie te bevestigen.

Plaatje

Wanneer u ervoor kiest om te klikken op ‘Ja’ dan worden de patiënt facturen aangemaakt in PDF formaat. U kunt de nota’s terugvinden onder verkoop – verkoop – tab te versturen. Wanneer u kiest om te klikken op ‘Nee’ dan komt u automatisch terug op het vorige scherm met het overzicht van de declaratie bestanden.

4.2 Instructie patiënt facturen via Infomedics

Wanneer u uw patiënt facturen verstuurt via Infomedics, dient u de facturen op een andere manier te versturen.  U zet hierbij de status op ‘Infomedics samenstellen’. Daar klikt u op de button ‘Insturen’.

Zet vervolgens de status op ‘Infomedics in te sturen’. U kunt hier een bestand downloaden, middels de button download. Dit bestand kunt u opslaan op uw lokale computer. Hierna dient u in te loggen in het portaal van Infomedics en upload u het bestand. Klik onder de status ‘Infomedics in te sturen’ op de button ‘ingestuurd’, zodat de declaratie onder de status ‘Infomedics ingestuurd’ komt te staan. Hier heeft u een overzicht van alle bestanden die naar Infomedics zijn verstuurd.

4.3 Verkoop-verkoop (definitief afdrukken van de patiënt facturen)

Hoofdnavigatie menu: verkoop
Submenu: Verkoop

Plaatje

U kunt uw nota’s vinden via verkoop – verkoop. Dit is de verzamelplek van alle nota’s die aangemaakt kunnen worden binnen FysioOne. Wanneer u op het loepje klikt ziet u hoe de concep nota eruit ziet.

Plaatje

Nota’s definitief afdrukken
De nota’s dienen nu nog definitief afgedrukt te worden. Dit kunt u doen door op de button ‘afdrukken’ te klikken. Op het volgende scherm moet u de volgende acties uitvoeren, namelijk:

Plaatje

– selecteren van de juiste lay-out (voor patiënt facturen geldt lay-out 6, voor abonnement geldt lay-out 1 en voor directe verkopen gebruikt u lay-out standaard);
– activeer de select box ‘definitief afdrukken’ (indien de inhoud / opmaak van de nota correct is), indien u dit vinkje bent vergeten, dan blijven de nota’s de status concept houden en blijven de nota’s onder het tabje te versturen staan;
– het invoeren van de juiste datum (let op: hierbij kunt u een t/m datum ingeven zodat u meerdere nota’s tegelijk kunt aanmaken)

Van hieruit kunt u klikken op de button ‘afdrukken’. De PDF bestanden worden nu aangemaakt en kunnen geprint worden op het briefpapier van de praktijk of op blanco papier als de instellingen via configuratie – algemeen – omgevingsinstellingen – factuur layout zijn ingesteld.

Zodra deze actie is uitgevoerd zijn de nota’s verplaatst naar de tweede tab verkoop – verkoop – te boeken.

Nota’s versturen per e-mail
Ook bestaat binnen FysioOne de mogelijkheid om facturen te versturen per e-mail. Deze functie wordt tijdens de inrichting voor u aangezet. Wanneer u de functie later wilt gaan gebruiken dan kunt u contact opnemen met de afdeling support. Het e-mailen zal dan voor u worden ingesteld en tevens zal er een extra uitleg worden gegeven.

Bij het versturen van factureren per e-mail, drukt u niet op de button ‘afdrukken’, maar op de button ‘e-mailen’.  De nota’s worden nu gemaild. Let op: het is erg belangrijk dat u eerst alle nota’s per e-mail verstuurd en daarna de nota’s gaat afdrukken.

De factuur wordt alleen per e-mail verstuurd, wanneer het e-mailadres van de patiënt goed staat ingevuld in de basisinfo in de patiëntenkaart. Een factuur die verstuurd is per e-mail kunt u herkennen aan het envelop tekentje i.p.v. het PDF tekentje bij de verkoop registratie.

5. Nota's doorzetten naar FysioOne financieel

5.1 FysioOne financieel

Indien uw praktijk gebruik maakt van FysioOne Financieel (online boekhouding), dan kunt u door middels de volgende acties de nota’s doorzetten naar uw boekhouding.

5.2 Nota’s doorzetten naar FysioOne Financieel

Wanneer u gebruik maakt van FysioOne financieel, dan kunt u de nota’s via verkoop – Yuki verkopen doorzetten naar FysioOne financieel.
Selecteer hier het jaartal en de maand.

Let op: indien kiest u voor maand 2 / 2017, dan worden alle nota’s die aangemaakt zijn in februari doorgezet naar FysioOne Financieel. U dient dit voor elke maand apart te herhalen.

Plaatje

Wanneer u nu kijkt onder verkoop – verkoop, ziet u dat de nota’s niet meer onder de tab te boeken staan, maar onder de tab afgehandeld. Dit is het eindstation van alle nota’s.

5.3 Nota’s exporteren naar andere boekhoudprogramma’s

Vanuit FysioOne is het mogelijk om een overzicht te exporteren die u kunt importeren in uw boekhoudprogramma. De exportfunctie vanuit FysioOne faciliteert op dit moment de mogelijkheid om te importeren in de boekhoudprgramma’s AFAS, Twinfield en Exact.

Plaatje

Wanneer u klikt op de button AFAS verkopen, Twinfield verkopen of Exact verkopen, kunt u het exportbestand genereren en downloaden op uw lokale computer. Deze kan dan weer geïmporteerd worden in één van deze programma’s.

5.4 Omzetgegevens updaten in FysioOne

Wij adviseren u aan het begin van de maand opnieuw de zittingen te bepalen, zodat alle management rapportages een adequaat overzicht geeft van de juiste informatie. Deze rapportages kunt u gebruiken voor het verkrijgen van bepaalde inzichten in uw cijfers en zo nodig het aansturen van u praktijk.

Zittingen bepalen
U kunt de zittingen bepalen via management rapportage – invoer – zittingen bepalen.

Zittingen raadplegen
U kunt de zittingen raadplegen via management rapportage – invoer – zittingen.

Management rapportages
U kunt de management rapportages raadplegen via management rapportage – rapportages.

6. Kunt u hulp gebruiken?

6.1 Wij wensen u veel succes toe!

Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het informeren van uw team, het activeren van 2-laags authenticatie voor uw praktijk of andere zaken op het gebied van informatiebeveiliging? Neem dan contact op met onze support professionals en zij staan u graag te woord.

Contactgegevens:
SpotOnMedics Supportdesk
T: 088 6600 800
E: support@SpotOnMedics.nl

FysioOne declareren

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 24-06-2019 - 22:34:36
  • Declareren
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

Het declaratieproces is een belangrijk proces voor uw praktijk. Uiteindelijk gaat het om de continuïteit van uw praktijk. Des te belangrijk dat uw praktijk goed weet hoe u moet declareren.  In deze handleiding leggen wij u stap voor stap uit hoe het declaratieproces werkt. Op deze manier kunt u na de eerste begeleiding met onze declaratie specialisten zonder stress zelfstandig declareren.

Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan staat onze supportdesk u graag te woord. Onze contactgegevens kunt u onderaan de website vinden.

Inhoudsopgave

1. Declaratiehandleiding

1.1 Inhoud declaratiehandleiding

Dit document beschrijft de handelingen die uitgevoerd dienen te worden om correct te kunnen declareren met FysioOne. Wij raden u aan dit document na de eerste declaratie begeleiding nogmaals te bestuderen en aan te houden als leidraad tijdens het declareren. Bij twijfel vragen wij u vriendelijk contact op te nemen met onze declaratie afdeling. Wij ondersteunen u graag met de diverse declaratie vraagstukken.

We onderscheiden op de volgende functies:

  • Instellingen m.b.t declareren controleren;
  • Declareren met FysioOne;
  • Aanmaken en versturen van patiënt facturen;
  • Nota’s doorzetten naar SpotOnMedics Financieel;

2. Instellingen m.bt. declareren controleren

2.1 Instellingen m.bt. declareren controleren algemeen

Wanneer u voor de eerste keer gaat declareren in FysioOne dient u een aantal instellingen te controleren. Klik op de volgende stap om de eerste actie te controleren.

2.2 VECOZO / Fysiovergoeding

Het eerste wat we hiervoor gaan doorlopen zijn:

VECOZO

Controleer onderstaande instellingen m.b.t. VECOZO (via Configuratie – Algemeen – VECOZO):

  • AGB code praktijk
  • AGB code van de praktijkhouder
  • Vektis standaard voor declareren bij VECOZO
  • VECOZO certificaat geüpload

 

Fysiovergoeding

Controleer onderstaande instellingen m.b.t. Fysiovergoeding (via Configuratie – Algemeen –Fysiovergoeding):

  • Controleer of de inlognaam en het wachtwoord correct staan. Door te klikken op de gele sleutel in het veld van het wachtwoord kunt u uw wachtwoord zichtbaar maken.
  • De inloggegevens kunnen getest worden door in te loggen op de website van Fysiovergoeding.

2.3 Facturatie instellingen

Nu wordt het tijd om de facturatie instellingen te gaan doornemen.

Controleer onderstaande instellingen m.b.t. facturatie (via Configuratie – Algemeen – Omgevinginstellingen – Tabblad facturatie):

  • Facturen aan verzekeraars versturen via VECOZO of Infomedics;
  • Patiëntfacturen versturen:  direct aan patiënt / Fa-Med / Infomedics;
  • controleer de factuur lay-out (via Configuratie – Algemeen – Factuur layout);
  • Factuurnummering.(Let op: activeer de prefix met het jaartal, controleer het laatst uitgegeven volgnummer vanuit uw vorige softwarepakket / boekhoudprogramma, geef de factuurnummer ophoging aan met 1 en vul als minimaal aantal volgposities volgnummer 4 in)

2.4 Contractposities en praktijktarieven

Contractposities

Controleer in het overzicht contractposities of alle contracten met uw zorgverzekeraars zijn ingesteld. De contracttypen die voor uw praktijk gelden kunt u terugvinden in uw eigen contractdocumenten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraars.

Let op: wanneer u meerdere bedrijven heeft ingesteld, dient u per bedrijf de juiste contracten te selecteren. Tevens dient u per bedrijf een eigen werkruimte + locatie te koppelen. Vervolgens dient u de ruimte in het rooster te koppelen zodat de declaraties op het juiste bedrijf worden verstuurd.

Praktijktarieven

Ook is het belangrijk dat de praktijktarieven staan ingevuld. Deze kunt u controleren via configuratie – algemeen – declaratie tarieven –  contractgroep selecteren op ‘praktijktarieven’ – controleer tarieven .Ontbreken hier de praktijktarieven? Vul deze dan achter iedere, voor de praktijk geldende, prestatiecode in en sla dit na iedere regel op middels het diskette icoon!

2.5 Bedrijven

Indien uw praktijk meerdere bedrijven in FysioOne heeft opgevoerd dan dient onderstaande gecontroleerd te worden (via Configuratie – Algemeen  – Omgevinginstellingen – tab Bedrijven)

Bedrijven

Indien afwijkend gedeclareerd moet worden naar de verzekeraar, dient u een vinkje te zetten bij ‘afwijkende instellingen’ gebruiken. Daarbij controleert u de AGB code van de praktijk en de AGB code van de praktijkhouder. Let op: een AGB code bestaat uit acht cijfers. Ook dient ‘Vektis standaard voor declareren bij VECOZO’ te zijn ingevuld.

Controleer of de afwijkende lay-out correct is en wanneer u de factuurnummering opnieuw wil laten starten, dient u ook de factuurnummering gegevens in te hebben gevuld.

2.6 Controleren AGB codes bij alle gebruikers

Voordat gedeclareerd gaat worden is het belangrijk dat de AGB codes correct staan ingevuld bij alle therapeuten. Dit kunt u controleren (via Configuratie – Algemeen – Gebruikers – tab Registratie).

Let op: hier dient u de eerste (0) voor de AGB code niet in te vullen. In totaal worden hier dan 7 cijfers zichtbaar. Mocht u dit vergeten, dan haalt het systeem automatisch de eerste (0) weg.

2.7 Bedrijf aan gebruiker gekoppeld

Indien gewerkt wordt met aparte bedrijven, moet ook gecontroleerd worden of de therapeuten aan het juiste bedrijf zijn gekoppeld.  Dit kunt u controleren (via Configuratie – Algemeen – Gebruikers – klik op het kladblok voor de gebruiker – onder het tab basisgegevens staat ‘bedrijf’ – selecteer d.m.v. de dropdown hier het betreffende bedrijf).

Let op: indien de therapeut onder meerdere bedrijven werkt, hoeft het bedrijf niet gekoppeld te worden. Hiervoor geldt wel dat in het werkrooster de juiste werkruimtes gekoppeld worden óf dat bij het inplannen van een afspraak de juiste ruimte wordt ingevuld.

De voorkeur geniet om dit in het rooster vast te leggen, zodat dit niet vergeten kan worden. Dit uiteindelijk leidt tot een efficiëntere werkwijze en minder fouten.

3. Declareren met SpotonMedics

3.1 We gaan nu echt van start

Wij adviseren u, na de eerste declaratie begeleiding van FysioOne, dit stappenplan te volgen voor het zelfstandig declareren van uw behandelingen in SpotOnMedics FysioOne.

Doorloopt u hiervoor de onderstaande acties:

  • Verrichtingen afhandelen;

3.2 Declareren - afhandelen

Voordat u gaat declareren dient u te controleren of al de patiënt afspraken correct staan om gedeclareerd te gaan worden. Deze check kan uitgevoerd worden onder:

Hoofdnavigatiemenu: declareren
Submenu: afhandelen

Hier dient u er voor te zorgen dat er geen ‘lichtblauwe’ vlakken en geen stopbordjes meer op de pagina staan. Concreet betekent dit dat alle benodigde gegevens zijn ingevuld. Hierna moet er voor alle behandelingen een Controle Op Verzekeringsrecht (COV) gedaan worden. U kunt checken of deze handeling is uitgevoerd als onder de kolom COV groene vinkjes in beeld staan.

De actie met groene vinkjes is een check voor het klaarzetten en voor het versturen van de declaraties. Het kan zijn dat hier geen groen vinkje staat maar een stopbord. Als u met de muis op het stopbord gaat staan, wordt de melding / benodigde correctie zichtbaar.

Positief resultaat: wanneer u bij beide acties de groene vinkjes ziet staan (géén oranje vlakken en géén stopbordjes) dan kunt u de behandelingen doorboeken.

Advies: is om vanuit het praktijkbeleid vast te stellen dat de therapeuten dit aan het einde van de werkdag zelf uitvoeren om hiermee de declaratie voor te bereiden.

Tip: Voordat u gaat doorboeken, kunnen indien gewenst nog filters geactiveerd worden. Een voorbeeld van een filter is bijvoorbeeld het filteren van de indicatie op CSI code 8. U krijgt dan alle behandelingen te zien die op CSI code 8 staan. Wanneer u hierna op boeken klikt, worden ook alleen deze behandelingen geboekt.

Klik op de button ‘boek alles’ om alle behandelingen door te boeken naar verrichtingen – te declareren.

3.3 Declareren - te declareren

Hoofdnavigatie menu: declareren
Submenu: te declareren

Wanneer u op de pagina ‘te declareren’ bent, kunt u filteren op periode. Wanneer u hier dag / maand / jaar invult, worden ook daadwerkelijk alleen de behandelingen getoond met die specifieke datum. Ook kan bijvoorbeeld alleen de maand en het jaar worden geselecteerd.

Let op: alle behandelingen van de geselecteerde maand in het geselecteerde jaar worden zichtbaar. U kunt ook een vinkje zetten bij ‘tot en met gekozen periode’. Ook alle behandelingen die voor de geselecteerde periode staan worden nu zichtbaar en kunnen gedeclareerd worden.

Wanneer u een gedeelte van uw behandelingen onder declareren – afhandelen, declareren – retouren of onder declareren – te declareren laat staan, kan wel gewoon gedeclareerd worden.

(Indien nodig) behandeling(en) terugzetten
Op de pagina declareren – declareren kunt u ervan uitgaan dat alle behandelingen en informatie correct zijn. Dit hebben de therapeuten of het secretariaat namelijk nagelopen op de pagina declareren – afhandelen. Mocht het zo zijn dat u toch een onjuiste behandeling ziet staan, dan klikt u aan de rechterkant op het rode kruis. Met deze actie zorgt u ervoor dat de behandeling wordt teruggezet bij declareren ‘af te handelen’  of bij declareren – ‘retouren’ (indien de behandeling reeds eerder naar de zorgverzekeraar is verstuurd of gecrediteerd is). Op deze pagina’s kunt u de behandeling opnieuw aanpassen en opnieuw doorboeken.

Declaratie bestanden aanmaken
Als de instellingen m.b.t. het declareren goed staan kunnen de declaratiebestanden worden aangemaakt. Klikt u op de button ‘declareren’ linksboven op de pagina. Na enkele seconden presenteert FysioOne u het volgende scherm.

Let op: indien er bij ‘verrichtingen niet declarabel’ 0 staat, kunt u klikken op rechter button declareren. Staat er wel een getal bij ‘verrichtingen niet declarabel’ klikt u dan op de linker button controleren. De overige bestanden worden dan wel overgezet naar declareren.

Als u terug navigeert naar het vorige scherm (declareren – te declareren), ziet u hier de behandelingen die nog aandacht behoeven. De volgende situaties zijn hier mogelijk, namelijk:

  • De therapeut is niet ingevuld bij het traject;
  • Het systeem kan de AGB-code niet vinden van de therapeut;
  • Het systeem kan de NAW-gegevens niet vinden van de patiënt;
  • Behandeltraject is geblokkeerd.

Het is belangrijk dat u deze behandelingen aanpast en alsnog doorboekt. Vervolgens komt u uit op de volgende pagina:

Plaatje

Het bovenstaande scherm is tevens terug te vinden onder declareren – declaraties. Klik één keer op de button verzend/boek.

Alle batches (op deze pagina) worden nu klaargezet om naar VECOZO verstuurt te worden. Vervolgens dient u op ‘ja’ te klikken wanneer er wordt gevraagd om de declaraties te verzenden.

Wanneer u ervoor kiest om te klikken op ‘ja’ dan worden de batches verstuurd naar de server. Houdt u er rekening mee dat dit scherm tot maximaal 30 minuten kan blijven staan. De batches krijgen de status ‘te verzenden/boeken’. Vanaf dit moment zijn de declaraties klaar om naar VECOZO verstuurd te worden. Let op: indien na 30 minuten de batches niet verstuurd zijn, kunt u contact opnemen met de afdeling support.

Wanneer u ervoor kiest om te klikken op ‘nee’ dan komt u automatisch terug op het vorige scherm met het overzicht van de declaratie bestanden.

Let op: op het moment dat u ervoor kiest om te verzenden (verzend/boek) en vervolgens op ‘Ja’ klikt, hoeft u verder niets meer te doen. De declaratiebestanden krijgen een declaratienummer en krijgen na 30 minuten de status ‘ verzonden/geboekt’. De batches zijn dan verstuurd naar de zorgverzekeraar.

3.4 Declareren - declaraties

Op het moment dat er wordt gedeclareerd kunnen de declaratiebestanden teruggevonden worden onder declareren – declaraties. Wanneer behandelingen retour zijn gekomen door de zorgverzekeraar, krijgt het bestand de status ‘retour’. Uw retourbestanden kunt u terugvinden onder:

Hoofdnavigatie menu: declareren
Submenu: declaraties

Plaatje

Onder declareren – declaraties kunt u  de status filteren op ‘retour’, hiermee krijgt u alleen uw retourbestanden in beeld.

Plaatje

Let op: indien u ook een overzicht wil verkrijgen van alle aangemaakte zorgverzekeraars bestanden, patiënten factureren die nog aangemaakt dienen te worden, afgekeurde bestanden, retour bestanden en aangemaakte creditbestanden, dan kunt u filteren op de status ‘te behandelen’.

3.5 Declaratiebestanden goedgekeurd

Wanneer het declaratiebestand  volledig door de zorgverzekeraar wordt toegekend (goedgekeurd), krijgt het declaratiebestand automatisch in FysioOne de status ‘afgehandeld’. U kunt dit bestand vinden via verrichtingen – declaraties – status ‘afgehandeld’ of u zet de status op ‘alle statuscodes’ en zoekt specifiek op het declaratienummer van het bestand. U hoeft verder geen actie meer te ondernemen wanneer het bestand de status ‘afgehandeld’ heeft.

3.6 Retourbestanden crediteren (retourinformatie verwerken)

FysioOne controleert iedere 30 minuten bij VECOZO of er reeds afhandelingsinformatie over ingediende declaratiebestanden voor de praktijk beschikbaar is. De VECOZO informatie komt hierdoor geautomatiseerd naar FysioOne. Door gebruik van FysioOne hoeft u niet meer in te loggen bij VECOZO om deze informatie te bekijken. Het advies is om per bestand de retourinformatie te verwerken. Het overzicht declaratie bestanden geeft u direct inzicht in onderstaande:

U ziet of het bestand naar VECOZO is verstuurd. Er staat dan een Ja onder ‘naar VECOZO’.

  1. U kunt het totaal bedrag van het declaratiebestand zien onder ‘totaal bedrag’.
  2. U ziet het totaal aantal behandelingen die in het declaratiebestand zitten onder ‘totaal aantal’.
  3. U ziet per declaratiebestand het retour gekomen bedrag onder ‘retour bedrag’
  4. U ziet onder ‘retour aantal’ het aantal retour behandelingen die in het declaratiebestand zitten.

Plaatje

U klikt voor het bestand op het loepje om te kunnen zien welke behandelingen van welke patiënt retour zijn gekomen (let op: u ziet hier alleen de retourbehandelingen in beeld en niet de behandelingen die reeds toegekend zijn door de zorgverzekeraar). Achter de retourbehandelingen staat de ‘retourcode’ (wat is de reden dat de behandeling retour is gekomen?).

Alle verrichtingen tonen: indien u een vinkje zet achter ‘alle verrichtingen tonen’, dan worden ook de behandelingen zichtbaar die in het bestand reeds toegekend/goedgekeurd zijn door de zorgverzekeraar.

Alle verrichtingen selecteren: door hier een vinkje te zetten kunt u direct alle verrichtingen selecteren die in het declaratiebestand staat.

Plaatje

Alle behandelingen die retour zijn gekomen staan reeds automatisch onder acties al voor u aangevinkt. U kunt middels één druk op de knop de retourbehandelingen ‘crediteren’.

Let op: dat u maar één keer op de knop crediteren klikt! Dit is van belang, omdat het systeem bij dubbel klikken ook twee creditbestanden aanmaakt.

Het systeem voert automatisch twee handelingen voor u uit:
1. De behandelingen worden door het systeem automatisch onder verrichtingen – retouren geplaatst (zie paragraaf 2.4 voor verdere uitleg omtrent het aanpassen van retourbehandelingen).
2. 2.    Wanneer behandelingen retour zijn gekomen staat in het retourbestand onder ‘toegekend’ een € 0,00. Wanneer deze behandelingen worden gecrediteerd wordt automatisch door het systeem het creditbestand voor u aangemaakt. Het declaratiebestand krijgt nu automatisch de status ‘afgehandeld’.

Let op: het creditbestand krijgt automatisch de knop ‘boeken’ achter het bestand. Het retour gekomen bestand dat gecrediteerd is, is namelijk niet uitbetaalt door de zorgverzekeraar en hoeft alleen in de boekhouding gecrediteerd te worden. Het creditbestand hoeft niet verstuurd te worden naar de zorgverzekeraar. 

De creditbestanden krijgt u in beeld, wanneer u onder verrichtingen – declaraties het filter op ‘te behandelen’ zet. Advies is om direct nadat u het retour gekomen bestand heeft gecrediteerd het creditbestand te boeken in de boekhouding, door op de knop ‘boeken’ te klikken achter het creditbestand. Hierna kunt u doorgaan naar verrichtingen – retouren om daar de behandelingen uit het bestand aan te passen en opnieuw door te boeken, zodat deze opnieuw gedeclareerd kunnen worden.

Let op: indien u vragen heeft omtrent de diverse retourcodes, dan adviseren wij u om telefonisch contact op te nemen met de zorgverzekeraar. Zij kunnen u hier meer duidelijkheid over geven. 

3.7 Behandeling achteraf crediteren

Wanneer u achteraf toch nog behandelingen wil crediteren dan dient u dit op een andere wijze aan te pakken.

Let op: crediteer nooit direct in het retour gekomen bestand ook de behandelingen die wel reeds toegekend/goedgekeurd zijn door de zorgverzekeraar. Op het moment dat u dat doet, weet het systeem niet meer of het creditbestand alleen gecrediteerd dient te worden in de boekhouding, of dat dit bestand naar de zorgverzekeraar verstuurd dient te worden.

Er zijn twee manieren om achteraf de behandelingen te crediteren:
1. U kunt zoeken op het declaratienummer (indien u deze direct weet)
2. U kunt zoeken per behandeling in de patiëntenkaart

Situatie 1: indien u in het bezit bent van het declaratienummer en u meerdere behandelingen uit deze declaratie wil crediteren, dan is het verstandig om het bestand op te zoeken via verrichtingen – declaraties – status kunt u zetten op ‘alle statuscodes’ of ‘afgehandeld’ – u vult in de zoekbalk het declaratienummer in. U klikt op het loepje voor het declaratiebestand. Indien u een vinkje zet bij ‘alle verrichtingen tonen’ dan komen ook de behandelingen in beeld die retour zijn gekomen. Dit gebeurd alleen bij declaratiebestanden waarbij de retouren eerst zijn afgehandeld. Hier vinkt u de behandelingen aan die volgens u gecrediteerd moeten worden. Hierna klikt u op de knop ‘crediteren’.

Plaatje

Situatie 2: behandelingen die u achteraf wil crediteren, waarvan u niet direct weet om welke declaratiebestand het gaat, kunt u het beste via de patiëntenkaart opzoeken. U klikt op de knop ‘cliënten’ en vult de naam of de geboortedatum van de patiënt in de zoekbalk. U klikt op de naam van de patiënt waardoor u automatisch in de tab ‘trajecten’ komt. U dient hier de juiste behandeling op te zoeken. U klikt voor de behandeling op het loepje, waardoor u in de agenda details terecht komt. Hier ziet u het verloop van de declaratie. U kunt hier op het declaratienummer klikken, waardoor u automatisch in het juiste declaratiebestand terecht komt. Hier kunt u dan de behandeling van de patiënt opzoeken en een vinkje zetten onder ‘acties’. Hierna klikt u op de knop ‘crediteren’.

In beide situaties voert het systeem automatisch twee handelingen uit:
1. De behandelingen worden door het systeem automatisch onder verrichtingen – retouren geplaatst (zie paragraaf 2.4 voor verdere uitleg omtrent het aanpassen van retourbehandelingen en behandelingen die achteraf gecrediteerd zijn). Hier kunt u de behandelingen aanpassen.
2. Wanneer deze behandelingen worden gecrediteerd wordt automatisch door het systeem het creditbestand voor u aangemaakt.
Let op: het creditbestand krijgt automatisch de knop ‘verzenden’ achter het bestand. Het creditbestand dient namelijk naar de zorgverzekeraar verstuurd te worden, omdat deze behandelingen ook reeds door de zorgverzekeraar zijn uitbetaald.

3.8 Afgekeurd bestand

Het kan voorkomen dat het declaratiebestand de status ‘afgekeurd’ heeft gekregen. Dit kan in sommige situaties gebeuren, namelijk wanneer het bestand volledig wordt tegengehouden bij VECOZO. Dit kan al gebeuren wanneer in het bestand bij één patiënt het huisnummer niet is ingevoerd. VECOZO keurt het bestand dan direct volledig af (het bestand is dan ook niet doorgezet naar de zorgverzekeraar). Wanneer u het bestand opent middels het loepje, ziet u rechts bovenaan de pagina: ‘bericht is afgekeurd om technische redenen’.

Achter bijna alle behandelingen ziet u de tekst ‘geen melding bij dit recordtype’. U dient dit bestand door te lopen en te controleren bij welke patiënt de fout is geconstateerd. Hier staat dan niet de retourcode ‘geen melding bij dit recordtype’, maar bijvoorbeeld ‘huisnummer ontbreekt bij de patiënt’. In deze situatie dient u het bestand volledig te crediteren. Het creditbestand kunt u boeken in de boekhouding.

De behandelingen komen open te staan onder verrichtingen – retouren. Hier kunt u de behandeling aanpassen en het volledige bestand weer opnieuw door boeken.Ook kan het zijn dat de zorgverzekeraar het bestand met de status ‘afgekeurd’ terugstuurt. Deze situatie kan voorkomen, maar gebeurd niet vaak. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen wanneer het bankrekeningnummer van de debiteur ontbreekt of onjuist is. Wanneer u het bestand opent middels het loepje, ziet u rechts bovenaan de pagina: ‘bankrekeningnummer debiteur ontbreekt of is onjuist’. In deze situatie dient u ook het bestand volledig te crediteren. Het creditbestand kunt u boeken in de boekhouding.

De behandelingen komen open te staan onder verrichtingen – retouren. Hier dient u de melding omtrent ‘bankrekeningnummer debiteur ontbreekt of is onjuist’ op te lossen, voordat u de behandelingen opnieuw doorboekt.

3.9 Bestand op in gebruik

Indien het declaratiebestand de status ‘in gebruik’ heeft gekregen, dient u contact op te nemen met onze afdeling support.

3.10 Betalingen matchen

Wanneer u het overzicht declaratiebestanden filtert op ‘afgehandeld’ krijgt u een overzicht van alle afgehandelde bestanden. Achter de bestanden kunt u middels het icoon bekijken wat de status is van het bestand.

Plaatje

Uitleg symbolen

Groene vinkje : het bedrag is ontvangen/volledig afgehandeld. Het bedrag van het saldo is €0,00
Briefgeld : de toegezegde betaling is nog niet ontvangen/verwerkt of deels ontvangen/verwerkt. Bij het saldo staat nog een bedrag.
Stopbordje: De creditnota is in deze situatie nog niet geboekt of verwerkt
Vraagteken : dit zijn altijd patiënten nota’s. Voor het bestand staat geen declaratienummer,omdat particuliere nota’s na het aanmaken allemaal aparte factuurnummers krijgen. FysioOne geeft daarom de melding dat factuur niet gevonden is in de financiële administratie.

3.11 Verrichtingen - retouren

Hoofdnavigatie menu: verrichtingen
Submenu: Retouren

Plaatje

Deze pagina in de applicatie is identiek aan het scherm verrichtingen – afhandelen. Het enige verschil is dat deze behandelingen al een keer gedeclareerd zijn en vervolgens afgewezen of op verzoek van de therapeut gecrediteerd zijn.

Concreet: indien u eerder gedeclareerd heeft en behandelingen zijn afgewezen en naar aanleiding van de retourinformatie heeft gecrediteerd dan vind u op de pagina ‘verrichtingen – retouren’ deze behandelingen terug. Ook zittingen die in eerste instantie goedgekeurd zijn en toch gecrediteerd worden komen onder hetzelfde submenu te staan.

Op deze pagina kunt u de gewenste aanpassingen uitvoeren. Hierbij geldt net als bij verrichtingen – afhandelen dat er twee groene vinkjes nodig zijn om de behandelingen door te boeken.

Indien nodig kunt u hier per behandeling een actie uitvoeren door te klikken op het loepje vóór de behandeling of klik op de naam van de patiënt. Als u klikt op de naam van de patiënt kunt u de details van het traject wijzigen. Door te klikken op het loepje komt u in de agenda details terecht. Hier vind u de declaratie historie van de behandeling (onder welke declaratiebestanden de behandeling reeds gedeclareerd of gecrediteerd zijn). Hier kunt u ook altijd de retourcode terugvinden (waarom is de behandeling retour gekomen?). Binnen de declaratie historie heeft het bestand de status ‘retour’ gekregen.

Let op: de aanpassingen die gemaakt worden door de actie via het loepje zijn leidend en zullen de andere instellingen overrulen. Bijv. wanneer u bij details voor traject het gehele traject declareert ‘aan de verzekeraar’ of op ‘particulier’, dan geldt dit voor het gehele traject. Indien u een nieuwe afspraak plant in dit traject, zal het systeem deze gewijzigde traject details aanhouden.

Nadat u de behandelingen één voor één heeft gewijzigd en u opnieuw een COV check heeft gedaan, verschijnen er twee groene vinkjes. U kunt dan voor de behandeling op de knop ‘boek’ klikken, om de behandeling door te boeken naar verrichtingen – te declareren. Advies is om behandelingen na aanpassing direct door te boeken en géén gebruik te maken van de knop ‘boek alles’ onder verrichtingen – retouren. Dit omdat u hiermee pas achteraf alles gaat doorboeken en de kans bestaat dat hier ook behandelingen worden doorgeboekt die nog niet aangepast zijn.

Plaatje

3.12 Declaratieverslag

Middels declaratie verslag krijgt u beter inzicht in uw declaratie stroom.  Ook wordt er een specificatie zichtbaar van de retouren. Hierbij worden de retourcodes zichtbaar (incl. de omschrijvingen) met daarachter het aantal behandelingen die retour zijn gekomen (conform de code). In dit verslag is het ook mogelijk om de specificatie retouren te bekijken voor een bepaalde maand. Wanneer u klikt op januari wordt alleen de specificatie van januari zichtbaar. Indien u over het gehele jaar een specificatie van de retouren wil zien, kunt u op het ‘jaartal’ klikken of op ‘totaal’. U kunt dit verslag raadplegen via verrichtingen – declaratie verslag

Plaatje

Let op: het overzicht wordt elke avond ververst. Indien u ’s middags bijvoorbeeld retouren verwerkt heeft, zal dit in het overzicht pas de volgende dag zichtbaar zijn.

3.13 Behandeling op 'niet declareren' zetten

Bijvoorbeeld te gebruiken in onderstaande situaties:

1. wanneer een behandeling deels is toegekend en u het restbedrag niet in rekening wilt brengen bij een patiënt (sociale overweging);
2. wanneer een behandeling volledig is afgewezen door de zorgverzekeraar en u bepaalt dat u de nota niet in rekening wilt brengen bij de patiënt (sociale overweging);
3. aantal chronische behandelingen die op CSI 008 door de zorgverzekeraar gezien moeten worden, maar naar de patiënt gefactureerd worden vanwege niet voldoende aanvullende verzekering.

Door op het loepje voor de behandeling te klikken krijgt u een overzicht van een aantal buttons. Hier wordt ook de button  ‘niet declareren’ zichtbaar. Middels deze button kunt u de behandeling met een reden dichtzetten.

Plaatje

Redenen kunt u aanmaken via configuratie – verrichtingen – redenen niet declareren.

Wat zijn de stappen die u in bovenstaande situaties dient uit te voeren:
Situatie 1:
u krijgt behandelingen retour waarbij de behandeling deels is toegekend en u besluit om het restbedrag niet in rekening te brengen bij de patiënt. U dient eerst de behandelingen die retour zijn gekomen te crediteren. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – retouren te staan. Hier kunt u voor de behandeling op het loepje klikken en de behandeling op ‘niet declareren’ zetten. Geef hierbij bijvoorbeeld de reden ‘sociale overweging’.
Situatie 2: wanneer een behandeling volledig is afgewezen door de zorgverzekeraar en u bepaalt dat u de nota niet in rekening wilt brengen bij de patiënt. U dient de behandelingen die retour zijn gekomen te crediteren. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – retouren te staan. Hier kunt u voor de behandeling op het loepje klikken en de behandeling op ‘niet declareren’ zetten. Geef hierbij bijvoorbeeld de reden ‘sociale overweging’.
Situatie 3: een aantal chronische behandelingen die op CSI 008 door de zorgverzekeraar gezien moeten worden, maar naar de patiënt gefactureerd worden vanwege niet voldoende aanvullende verzekering. U dient deze behandelingen, die naar de patiënt zijn verstuurd te crediteren. De behandelingen komen open te staan. U kunt de behandelingen opnieuw declareren naar de zorgverzekeraar. De zorgverzekeraar wijst de behandelingen af en stuurt ze retour. U dient de behandelingen die retour zijn gekomen te crediteren. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – retouren te staan. Hier kunt u voor de behandeling op het loepje klikken en de behandeling op ‘niet declareren’ zetten. Geef hierbij bijvoorbeeld de reden ‘betaling reeds voldaan door patiënt.

3.14 Heropenen niet gedeclareerde afspraken

Het is mogelijk dat u de behandelingen die u met een reden op ‘niet declareren’ heeft gezet te‘heropenen’.  Dit kunt u doen door de behandeling op te zoeken via de patiëntenkaart onder hettabje ‘trajecten’.  U klikt op het loepje voor de behandeling. Hier kunt u op de knop ‘heropenen’ klikken.

Plaatje

3.15 Bijzonderheden m.b.t tot declareren

Behandelingen crediteren of behandelingen openzetten

Op het moment dat u het besluit heeft genomen om over te stappen naar SpotOnMedics, wordt u datum bepaalt voor de laatste keer declareren in het voorgaande softwarepakket.
Let op: indien er een NAW conversie voor uw praktijk is uitgevoerd, is het niet mogelijk om de behandelingen voor u open te zetten of te crediteren. In dit geval adviseren wij u deze behandelingen te verwerken in uw oude softwarepakket.

Situatie 1: Vanuit deze declaraties kunnen nog retouren binnenkomen. Dit zijn behandelingen die niet uitbetaald zijn door de zorgverzekeraar. Deze retouren komen niet in FysioOne binnen, maar nog in het voorgaande systeem.
U kunt via onze afdeling support een melding aanmaken en aangeven welke behandelingen retour zijn gekomen. Wij vragen u vriendelijk om hiervoor het standaard Excel format te gebruiken die uw implementatie consultant heeft aangereikt tijdens de overstap. Middels dit format gaan wij de behandelingen voor u openzetten, zodat u de behandelingen in FysioOne kunt aanpassen en opnieuw kunt declareren. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – afhandelen te staan. Vanuit hier kunnen de behandelingen geboekt worden. Op deze manier worden de behandelingen klaargezet voor declaratie.

Situatie 2: Ook kan het voorkomen dat behandelingen in uw vorige softwarepakket reeds zijn goedgekeurd door de zorgverzekeraar, maar u er achter komt dat de behandeling bijv. is ingediend onder een verkeerde diagnosecode. De behandeling is in deze situatie wel uitbetaald door de zorgverzekeraar. U wilt de behandeling crediteren en dit creditbestand versturen naar de zorgverzekeraar.
In dit geval kunt u ook via de afdeling support een melding aanmaken en aangeven welke behandelingen gecrediteerd dienen te worden. Wij vragen u vriendelijk om hiervoor het standaard Excel format te gebruiken die uw implementatie consultant heeft aangereikt tijdens de overstap. Wij gaan de behandelingen dan voor u crediteren. Wij versturen uw creditbestand naar de zorgverzekeraar. Het creditbestand wordt door de zorgverzekeraar in behandeling genomen.

Creditbestand is goedgekeurd door zorgverzekeraar:
U dient na de goedkeuring opnieuw een melding te maken via onze afdeling support, omdat de behandelingen dan nog niet direct open staan. Via uw melding zetten wij de behandelingen voor u open. Dit kan alleen nadat het creditbestand is goedgekeurd door de zorgverzekeraar. De behandelingen komen dan onder verrichtingen – retouren te staan. Vanuit hier kunnen de behandelingen aangepast en door geboekt worden. Op deze manier worden de behandelingen klaargezet voor declaratie.

Creditbestand is niet goedgekeurd door zorgverzekeraar:
Wanneer het creditbestand retour komt met de retourcode ‘van dit creditbestand is geen debet bestand bekend’, dient u het retourbestand te openen, de vinkjes uit te zetten en op de button crediteren te klikken. Het creditbestand krijgt dan de status ‘afgehandeld’. In dit geval kunt u via de afdeling support een melding aanmaken en aangeven welke behandelingen opengezet dienen te worden. Wij gaan deze behandelingen dan voor u openzetten. Hierna kunt u de behandelingen vinden onder verrichtingen – retouren en daar middels het loepje voor de behandeling aanpassingen doorvoeren.

Behandeling is deels toegekend (restbedrag in rekening brengen bij patiënt)
Wanneer u behandelingen retour krijgt die ‘deels zijn toegekend’ en u het restbedrag bij de patiënt in rekening wilt brengen, dient u onderstaande stappen te doorlopen:

Stap1: het bestand met de behandelingen komt retour, waarbij de behandelingen deels zijn toegekend (bijv. berekend bedrag €40 en toegekend bedrag €30).
Stap 2: wanneer u middels het loepje het retour bestand opent, ziet u dat de reeds retour gekomen behandelingen zijn aangevinkt. U dient hier alleen op de button ‘crediteren’ te klikken. Bij behandelingen die deels zijn toegekend wordt het verschil tussen het berekende bedrag en het toegekende bedrag gecrediteerd.
Stap 3: de deels toegekende behandelingen staan nu onder verrichtingen – retouren. Doordat u het restbedrag nog bij de patiënt in rekening gaat brengen, dient u hier de behandeling op ‘niet declareren’ te zetten. Dit kunt u doen door op het loepje voor de behandeling te klikken en op de button ‘niet declareren’ te klikken. Middels deze button kunt u de behandeling met een reden dichtzetten (hier kunt u dan als reden aangeven dat het om een deels toegekend bedrag gaat).
Stap 4: om een restnota aan te maken dient u eerst een verkoopartikel te maken. Dit kunt u doen via configuratie – verkopen – verkoopartikelen – groene plus.

Plaatje

Wanneer u het verkoopartikel heeft aangemaakt, dient u de restnota nog bij de patiënt aan te maken. U kunt dit doen via cliënten – zoek de patiënt op – klik op de naam/kladblokje – klik op het tabje verkoop – klik op de groene plus naast ‘verkopen’.

Vul onderstaand scherm in en klik op ‘opslaan’.

Plaatje
Plaatje

De nota is aangemaakt en staat nu onder  verkoop – verkoop – te versturen. Hier kunt u de nota definitief afdrukken en versturen naar de patiënt.

Nabetaling door zorgverzekeraar na eerdere afwijzing van behandeling(en)
Wanneer u van de zorgverzekeraar te horen krijgt dat er een nabetaling gaat plaatsvinden dan dient u het retour gekomen bestand op een andere manier te verwerken. U dient de vinkjes van de retour gekomen behandelingen uit te vinken. U drukt daarna op de button ‘crediteren’. Het bestand krijgt nu de status ‘afgehandeld’.

Wanneer u per ongeluk bij het retour gekomen bestand de vinkjes niet heeft uitgezet en u direct op crediteren heeft geklikt, dan komen de behandelingen onder verrichtingen – retouren te staan. Hier kunt u voor de behandeling op het loepje klikken en de behandeling op ‘niet declareren’ zetten. Geef als reden ‘nabetaling’.

Boekhoudkundige afhandeling:
Wanneer u gebruik maakt van SpotOnMedics Financieel dient u in Yuki te melden dat er een nabetaling binnen gaat komen op declaratienummer (……).  U kunt in SpotOnMedics Financieel bij de betreffende factuur op de vraagteken klikken. Hier kunt u aangeven dat u per ongeluk voor deze factuur een creditfactuur heeft aangemaakt en dat er een nabetaling volgt door de zorgverzekeraar.Wanneer u gebruik maakt van uw eigen boekhoudprogramma, dan adviseren wij u dit zelf door te geven aan uw accountant.

3.16 Externe nota's

Wanneer u als praktijk patiënten behandeld die specifiek behoren tot een bepaalde instelling en waarvan de factuur voor een periode naar deze instelling wordt verstuurd, kunt u onderstaande stappen volgen.

Stap 1: aanmaken / controleren relatie
Voordat u kunt declareren, dient u via verrichtingen – relaties te controleren of u de instelling al reeds als ‘relaties’ heeft aangemaakt. Indien u dien niet heeft gedaan, kunt u de relatie aanmaken via de groene plus. Let op: dat u zowel het postadres als het bezoekadres compleet invult.
Stap 2: prestatiecode aanmaken
Na het aanmaken / controleren van de relatie  kunt u via configuratie – verrichtingen – prestatiecodes, middels de groene + een nieuwe prestatiecode aanmaken. Let op: zorg ervoor dat u een duidelijke omschrijving geeft aan de prestatiecode, zodat duidelijk binnen de praktijk is dat deze prestatiecode wordt gebruikt. U dient een vinkje te zetten bij ‘vast tariefafspraak’ en een tarief  in te vullen achter ‘tarief’. Daarbij is het belangrijk dat u aangeeft of er BTW berekend dient te worden en dat de facturen aan een ‘relatie’ worden verstuurd. U kunt dit instellen achter ‘factureren aan’. Ook dient u een vinkje te zetten achter ‘altijd aan cliënt’.

Wanneer u een behandeling inplant met deze prestatiecode, worden de behandelingen na het doorboeken onder verrichtingen – afhandelen geplaatst onder verrichtingen – externe nota’s. Vanuit het overzicht aan relaties te declareren verrichtingen, dient u een specifieke ‘periode’ te selecteren. Hierna kunt u de facturen voor deze nota’s aanmaken.

3.17 Beweegprogramma

Voor het declareren van beweegprogramma’s, dient u een aantal stappen door te nemen. Per zorgverzekeraar kunt u diverse beweegprogramma’s declareren;

  • Beweegprogramma COPD
  • Beweegprogramma Diabetes
  • Beweegprogramma Hartfalen
  • Beweegprogramma Obesitas
  • Beweegprogramma Reuma
  • Beweegprogramma Oncologie
  • Beweegprogramma Artrose
  • Beweegprogramma Coronaire hartziekten
  • Beweegprogramma Osteoporose
  • Beweegprogramma Overgewicht en obesitas bij kinderen

Let op: per zorgverzekeraar gelden andere voorwaarden. Deze dient u goed door te nemen, alvorens u begint met het declareren van beweegprogramma’s. Voor de voorwaarden per zorgverzekeraar verwijzen wij u naar uw contract.

Stap 1: prestatiecodes beweegprogramma’s aanmaken
Per zorgverzekeraar wordt bekend gemaakt onder welke prestatiecodes de beweegprogramma’s gedeclareerd dienen te worden. Deze prestatiecodes dient u aan te maken via configuratie – verrichtingen – prestatiecodes – groene plus. Hierbij is belangrijk dat een vinkje wordt gezet bij ‘vast tariefafspraak ‘ en ‘tarief’ invullen (het opgegeven tarief vanuit de zorgverzekeraar). Let op: dat u precies de code overneemt, zoals de zorgverzekeraar dit ook aangeeft. Deze kunt u terugvinden in uw contract.

Plaatje

Naast de prestatiecodes die u krijgt van de zorgverzekeraar dient u ook bij elke verrichting een prestatiecode met een nultarief aan te maken. Deze code gebruikt u namelijk om bij te houden hoe vaak de patiënt binnen het beweegprogramma is behandeld. U dient bij deze prestatiecode een vinkje te zetten bij ‘vast tariefafspraak’ – ‘altijd aan cliënt’ en ‘gratis behandeling’.

Plaatje

Vb: stel dat de zorgverzekeraar aangeeft dat u pas na de 8e behandeling het beweegprogramma mag declareren, dan kunt u middels de prestatiecode (bijv. prestatiecode beweegprogramma Diabetis €0,00) de behandelingen plannen. U kunt in het traject bijhouden hoe vaak de patiënt al onder de gratis code is ingepland. Indien u de 8e behandeling gaat inplannen gebruikt u niet de prestatiecode met het €0,00 tarief, maar de prestatiecode met het tarief (bijv. prestatiecode beweegprogramma Diabetis €350).

Stap 2: details voor traject invullen
Bij details voor traject dient u zelf de diagnosecode te selecteren middels het blauwe pijltje achter ‘aandoening’ (pos 3+4). Ook dient u zelf de locatie te selecteren (pos 1+2).  De diagnosecode wordt gevuld. U dient de ‘indicatiecode’ op beweegprogramma te zetten (000) en de categorie van het traject dient u ook op ‘beweegprogramma’ te zetten.

Plaatje

Stap 3: declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder verrichtingen – afhandelen op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden. Let op: de registratie behandelingen (prestatiecode met nultarief) komen ook onder verrichtingen – afhandelen te staan. Deze dient u ook door te boeken, maar zullen na het doorboeken dicht worden gezet. Hierdoor komen de behandelingen niet onder verrichtingen – te declareren te staan.

3.18 Fysiofitheidsscan Menzis

U kunt via FysioOne de Fysiofitheidsscan van  Menzis declareren. Hiervoor dient u een aantal stappen te ondernemen.

Stap 1: prestatiecodes Fysiofitheidsscan aanmaken
U kunt via configuratie – verrichtingen – prestatiecodes – middels de groene plus een nieuwe prestatiecode aanmaken: 100262, Fitscan Menzis

Plaatje

Stap 2: contracten Fitheidsscan controleren in het Menzis contract
U dient in het Menzis contract opgenomen te hebben dat u een fitheidsscan mag declareren.

Stap 3: details voor traject aanpassen
U dient via de patiëntenkaart naar de tab ‘trajecten’ te gaan. Hier selecteert u het juiste traject en klikt u op ‘details voor traject’. De Fitheidsscan kunt u gewoon in het lopende traject plannen (uitzondering CSI 008, omdat u anders de telling van 20 behandelingen niet goed loopt). Let op: dat dit niet op een zelfde dag is als een andere behandeling. In het lopende traject heeft u al de indicatiecode en diagnosecode ingevuld. U gebruikt namelijk gewoon de diagnosecode en indicatiecode die u normaal gesproken ook zou invullen.

Stap 4: declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder verrichtingen – afhandelen op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden.

3.19 Ergotherapie

U kunt via FysioOne Ergotherapie behandelingen declareren. Hiervoor dient u een aantal stappen te ondernemen.

Stap 1: prestatiecodes Ergotherapie aanmaken
U kunt via configuratie – verrichtingen – prestatiecodes – middels de groene plus een nieuwe prestatiecode aanmaken.
– 5000    Enkelvoudige Extramural ergotherapie (uurtarief)
– 5001    Thuisbehandeling Ergotherapie (vast tarief toeslag)
– 5002    Screening Directe Toegang Ergotherapie
(Let op: de 5002 Screening Directe Toegang Ergotherapie, kan niet gedeclareerd worden bij CZ).

Let op: dat u bij de prestatiecode 5001 een vinkje zet bij ‘niet meetellen als behandeltijd’. 

Stap 2: contracten Ergotherapie uploaden in FysioOne
U kunt via configuratie – algemeen – contractposities – per zorgverzekeraar uw Ergotherapie contract uploaden. Let op: indien u werkt met meerdere bedrijven en u voor deze bedrijven ook Ergotherapie behandelingen declareert dient u per bedrijf het Ergotherapie contract te uploaden. Daarbij is het belangrijk dat u de lijst op ‘Ergotherapie’ zet en u de correcte ingangsdatum invult.

Stap 3: details voor traject aanpassen
U dient via de patiëntenkaart naar de tab ‘trajecten’ te gaan. Hier selecteert u het juiste traject en klikt u op ‘details voor traject’. U dient hier eerst de categorie op ‘Ergotherapie’ te zetten. De indicatiecode wijzigt automatisch naar 000 – indicatie Ergotherapie. Hierna dient u de diagnosecode te selecteren. Let op: dat dit niet via ‘aandoening’ kan, omdat dit lijst Borst betreft en niet geldig bij Ergotherapie. U dient handmatig de diagnosecode (post 3+ 4) en diagnosecode (post 1+2) te selecteren. Hier krijgt u alleen de aandoeningen en locaties die betrekking hebben op Ergotherapie.


Let op: per zorgverzekeraar dient u Ergotherapie behandelingen volgens onderstaande codes te declareren, omdat de zorgverzekeraar de behandelingen anders niet uitbetaalt. 

Stap 4: declareren behandelingen
U dient de behandelingen onder verrichtingen – afhandelen op de reguliere wijze door te boeken, zodat de behandelingen gedeclareerd kunnen worden.

 

 

3.20 Spalken

Bij vragen over spalken neemt u contact op met ons Klant Contact center.

4. Aanmaken en versturen van patiënt facturen

4.1 Statndaard aanmaken van patiënt facturen

Voor het aanmaken van patiënt facturen navigeert u naar de pagina verrichtingen – declaraties en filtert u op status patiënt factureren maken.

Plaatje

Wanneer u klikt op het loepje, kunt u inzien welke patiënten allemaal een factuur ontvangen. Om de patiënt factureren daadwerkelijk aan te maken dien u te klikken op de button ‘maken’. Alle patiënt facturen worden klaargezet om verstuurt te worden. De patiënt facturen zijn nog niet aangemaakt want u dient op het volgende scherm uw gemaakte actie te bevestigen.

Plaatje

Wanneer u ervoor kiest om te klikken op ‘Ja’ dan worden de patiënt facturen aangemaakt in PDF formaat. U kunt de nota’s terugvinden onder verkoop – verkoop – tab te versturen. Wanneer u kiest om te klikken op ‘Nee’ dan komt u automatisch terug op het vorige scherm met het overzicht van de declaratie bestanden.

4.2 Instructie patiënt facturen via Infomedics

Wanneer u uw patiënt facturen verstuurt via Infomedics, dient u de facturen op een andere manier te versturen.  U zet hierbij de status op ‘Infomedics samenstellen’. Daar klikt u op de button ‘Insturen’.

Zet vervolgens de status op ‘Infomedics in te sturen’. U kunt hier een bestand downloaden, middels de button download. Dit bestand kunt u opslaan op uw lokale computer. Hierna dient u in te loggen in het portaal van Infomedics en upload u het bestand. Klik onder de status ‘Infomedics in te sturen’ op de button ‘ingestuurd’, zodat de declaratie onder de status ‘Infomedics ingestuurd’ komt te staan. Hier heeft u een overzicht van alle bestanden die naar Infomedics zijn verstuurd.

4.3 Verkoop-verkoop (definitief afdrukken van de patiënt facturen)

Hoofdnavigatie menu: verkoop
Submenu: Verkoop

Plaatje

U kunt uw nota’s vinden via verkoop – verkoop. Dit is de verzamelplek van alle nota’s die aangemaakt kunnen worden binnen FysioOne. Wanneer u op het loepje klikt ziet u hoe de concep nota eruit ziet.

Plaatje

Nota’s definitief afdrukken
De nota’s dienen nu nog definitief afgedrukt te worden. Dit kunt u doen door op de button ‘afdrukken’ te klikken. Op het volgende scherm moet u de volgende acties uitvoeren, namelijk:

Plaatje

– selecteren van de juiste lay-out (voor patiënt facturen geldt lay-out 6, voor abonnement geldt lay-out 1 en voor directe verkopen gebruikt u lay-out standaard);
– activeer de select box ‘definitief afdrukken’ (indien de inhoud / opmaak van de nota correct is), indien u dit vinkje bent vergeten, dan blijven de nota’s de status concept houden en blijven de nota’s onder het tabje te versturen staan;
– het invoeren van de juiste datum (let op: hierbij kunt u een t/m datum ingeven zodat u meerdere nota’s tegelijk kunt aanmaken)

Van hieruit kunt u klikken op de button ‘afdrukken’. De PDF bestanden worden nu aangemaakt en kunnen geprint worden op het briefpapier van de praktijk of op blanco papier als de instellingen via configuratie – algemeen – omgevingsinstellingen – factuur layout zijn ingesteld.

Zodra deze actie is uitgevoerd zijn de nota’s verplaatst naar de tweede tab verkoop – verkoop – te boeken.

Nota’s versturen per e-mail
Ook bestaat binnen FysioOne de mogelijkheid om facturen te versturen per e-mail. Deze functie wordt tijdens de inrichting voor u aangezet. Wanneer u de functie later wilt gaan gebruiken dan kunt u contact opnemen met de afdeling support. Het e-mailen zal dan voor u worden ingesteld en tevens zal er een extra uitleg worden gegeven.

Bij het versturen van factureren per e-mail, drukt u niet op de button ‘afdrukken’, maar op de button ‘e-mailen’.  De nota’s worden nu gemaild. Let op: het is erg belangrijk dat u eerst alle nota’s per e-mail verstuurd en daarna de nota’s gaat afdrukken.

De factuur wordt alleen per e-mail verstuurd, wanneer het e-mailadres van de patiënt goed staat ingevuld in de basisinfo in de patiëntenkaart. Een factuur die verstuurd is per e-mail kunt u herkennen aan het envelop tekentje i.p.v. het PDF tekentje bij de verkoop registratie.

5. Nota's doorzetten naar FysioOne financieel

5.1 FysioOne financieel

Indien uw praktijk gebruik maakt van FysioOne Financieel (online boekhouding), dan kunt u door middels de volgende acties de nota’s doorzetten naar uw boekhouding.

5.2 Nota’s doorzetten naar FysioOne Financieel

Wanneer u gebruik maakt van FysioOne financieel, dan kunt u de nota’s via verkoop – Yuki verkopen doorzetten naar FysioOne financieel.
Selecteer hier het jaartal en de maand.

Let op: indien kiest u voor maand 2 / 2017, dan worden alle nota’s die aangemaakt zijn in februari doorgezet naar FysioOne Financieel. U dient dit voor elke maand apart te herhalen.

Plaatje

Wanneer u nu kijkt onder verkoop – verkoop, ziet u dat de nota’s niet meer onder de tab te boeken staan, maar onder de tab afgehandeld. Dit is het eindstation van alle nota’s.

5.3 Nota’s exporteren naar andere boekhoudprogramma’s

Vanuit FysioOne is het mogelijk om een overzicht te exporteren die u kunt importeren in uw boekhoudprogramma. De exportfunctie vanuit FysioOne faciliteert op dit moment de mogelijkheid om te importeren in de boekhoudprgramma’s AFAS, Twinfield en Exact.

Plaatje

Wanneer u klikt op de button AFAS verkopen, Twinfield verkopen of Exact verkopen, kunt u het exportbestand genereren en downloaden op uw lokale computer. Deze kan dan weer geïmporteerd worden in één van deze programma’s.

5.4 Omzetgegevens updaten in FysioOne

Wij adviseren u aan het begin van de maand opnieuw de zittingen te bepalen, zodat alle management rapportages een adequaat overzicht geeft van de juiste informatie. Deze rapportages kunt u gebruiken voor het verkrijgen van bepaalde inzichten in uw cijfers en zo nodig het aansturen van u praktijk.

Zittingen bepalen
U kunt de zittingen bepalen via management rapportage – invoer – zittingen bepalen.

Zittingen raadplegen
U kunt de zittingen raadplegen via management rapportage – invoer – zittingen.

Management rapportages
U kunt de management rapportages raadplegen via management rapportage – rapportages.

6. Kunt u hulp gebruiken?

6.1 Wij wensen u veel succes toe!

Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het informeren van uw team, het activeren van 2-laags authenticatie voor uw praktijk of andere zaken op het gebied van informatiebeveiliging? Neem dan contact op met onze support professionals en zij staan u graag te woord.

Contactgegevens:
SpotOnMedics Supportdesk
T: 088 6600 800
E: support@SpotOnMedics.nl

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Op de hoogte blijven?

Schrijf u in voor de maandelijkse SpotOnMedics Academy nieuwsbrief.