In de nieuwe GDS standaard is het verplicht om met een zorgtraject een zorgtrajectnummer en startdatum mee te sturen.
Aan het begin van het jaar is er onduidelijkheid geweest over de aanlevering van deze gegevens. Dit heeft als gevolg gehad dat er wijzigingen zijn geweest in wat er werd aangeleverd en work-arounds zijn geboden voor praktijken om te kunnen declareren.
We hebben als oplossing voor bovenstaande problemen een nieuwe tool gebouwd. De zorgtraject declaratiegegevens tool. U vindt deze in de details van het traject dat u heeft geselecteerd bij een patiënt.
Als gevolg van het releasen van deze tool zijn er plots meer retouren over zorgtrajectnummers of startdatums dan u gewend bent in de maand juni 2025. Trajecten waarvan behandelingen eerder zijn goedgekeurd, komen ineens terug met retourcodes over incorrecte zorgtrajectnummers.
Dit is te verklaren en geen bug. Dit komt omdat we de tool hebben uitgebracht en deze doet wat hij moet doen. Het probleem is dat in veel van deze gevallen dus de gedeclareerde behandelingen op een andere manier zijn aangeboden, omdat we toen de tool nog niet hadden om te helpen de juiste zorgtrajectnummers te koppelen.
Het goede nieuws is dat:
We merken dat veel lange telefoongesprekken en tickets op dit moment gaan over deze retouren. Vaak komt het er na veel puzzelen op neer dat het traject toch gecrediteerd moet worden, omdat wat eerder aangeleverd is niet correct is. We zijn in de tickets gedoken over deze retouren om elk mogelijke situatie te kunnen verklaren en uit te kunnen leggen en zijn er achter gekomen dat een retour in dit geval in bijna alle gevallen er op neerkomt dat u het beste kunt crediteren en opnieuw kunt indienen.
Dit is geen bevredigend antwoord en laat u als praktijk vaak ook achter met de vraag waarom.
2 Uitzonderingen:
Daarnaast hebben we 2 uitzonderingen gevonden waarbij wat eerder ingediend (soms) wel in orde is en waarbij de tool het niet goed kan berekenen. Deze situaties leveren ook vragen op op dit moment. In deze gevallen is het in principe mogelijk om een aanpassing te doen en door te declareren.
Dit zijn:
Uit het onderzoek dat we hebben gedaan in de tickets blijkt dat in deze gevallen óók geldt ook dat u het beste kunt crediteren en opnieuw in kunt dienen. Om de aanpassing te kunnen doen moeten namelijk een aantal gegevens goed worden nagelopen, zodat u zeker weet dat wat u indient klopt. Hiervoor heeft u in de meeste gevallen kennis nodig van:
Sommige praktijken willen graag gewoon zo snel mogelijk de declaraties afgehandeld en de deur uit.
Andere praktijken willen terecht de logica begrijpen, snappen waarom deze wijziging voor retouren zorgt en hiermee zelf uit de voeten.
Wij bij KCC willen voorkomen dat de logica niet goed begrepen wordt en dat de work-arounds zorgen voor nog meer puzzels en vragen.
Ons advies in elk van de retouren die u nu ontvangt over zorgtrajectnummers in juni, op trajecten waarbij al eerder iets is goedgekeurd, is:
Crediteer het traject > (Controleer of de tool nu goed staat voor aanlevering als u hier zelf nog een wijziging in heeft gedaan na de livegang) > Dien het hele traject vanaf de eerste afspraak opnieuw in met de gegevens in de tool.
Het doel van dit document is om u als FysioOne gebruiker:
Op deze manier hopen we praktijken die wel graag zelf aan de slag gaan de wachttijden te besparen en hebben we meer tijd om u te woord te staan bij vragen die overblijven.
Afbeeldingen in deze handleiding moesten worden geproduceerd aan de hand van een omgeving waar daadwerkelijk op gedeclareerd is. De voorbeelden die u ziet zijn gedeeld met toestemming van de praktijk in kwestie.
De zorgtrajectdeclaratiegegevens vind u in elk traject onder “details van traject” in de patiëntenkaart.
Hoe berekent de tool de trajectgegevens?
We verwachten dat het indienen van de juiste informatie sinds het release van de tool bij nieuwe trajecten goed zal verlopen:
Indien uw retour niet duidelijk gaat over een chronisch traject waarbij de work-around is gebruikt of over een traject waarbij u doorgaat op hetzelfde dossier op een andere diagnosecode, dan zal de tool het hoogstwaarschijnlijk correct berekenen en zou dit inhouden dat wat er bij de zorgverzekeraar geregistreerd staat afwijkt van wat u nu probeert in te dienen met de tool. Of dit incorrect is laten we aan u over als praktijk.
U kunt in deze situatie twee dingen doen:
Zorg er voor dat u alle behandelingen in het traject waarop u afkeuringen krijgt crediteert. Bij afwijzingen in een 001 traject, crediteer je dus alles wat is ingediend op indicatie 001.
Na het crediteren staan als het goed is in de tool nog de juiste zorgtrajectgegevens die het systeem heeft bepaald.
Controleer voor uzelf zo nodig of de declaratiegegevens inderdaad correct zijn.
Dien alles opnieuw in.
Indien u wilt blijven declareren zoals u deed voor de tool live ging, zodat u niet de uitstaande behandelingen hoeft te crediteren, dan kunt u dit natuurlijk doen. U kunt de gegevens in de tool aan te passen naar hoe het eerst moet zijn aangeleverd. De zorgverzekeraar zal dit waarschijnlijk gewoon goed blijven keuren.
Houd er rekening mee dat als deze informatie feitelijk onjuist is, dat de zorgverzekeraar dit mogelijk aan het einde van het jaar wil terugvorderen. Crediteren heeft daarom de voorkeur en is ook gemakkelijker.
Als u het wil blijven indienen zoals het ingediend stond, dan kunt u er voor kiezen om de zorgtrajectdeclaratiegegevens aan te passen naar hoe het heeft gestaan.
In sommige gevallen is het lastig te achterhalen hoe de declaratiegegevens hebben gestaan voor de tool. Ook voor het klantcontact centrum is dit puzzelen. We hadden graag een uitleg willen geven om u hierbij te helpen, maar dit zou te ingewikkeld worden gezien de vele variabelen en plekken waar je kunt kijken.
Indien u wilt doorgaan op een afwijkende registratie en u komt er niet uit met de huidige beschikbare informatie over de tool, dan blijft ons advies om te crediteren en het opnieuw in te dienen.
De tool doet wat hij moet doen en doet dit zo goed mogelijk aan de hand van de trajectgegevens van de patiënt en de eerdere diagnosecodes.
Het gevolg hiervan is echter dat praktijken sinds begin juni meer retouren hebben ontvangen die gaan over startdatums en zorgtrajectnummers. Dit geldt voor trajecten waar al op is gedeclareerd voordat deze tool live ging. In 100% van deze retouren komt het op het volgende neer:
! De gegevens die u uitstuurt met nieuwe declaraties in dit traject, matchen niet meer met wat er eerder is ingediend !
Zoals eerder aangegeven houdt dit in 90% van de gevallen in dat u moet crediteren en het traject opnieuw moet indienen met de gegevens uit de tool vanaf de eerste behandeling als u wil dat de registratie goed loopt bij de zorgverzekeraar.
Er zijn twee uitzonderingen waarbij u het beste kunt crediteren en opnieuw kunt indienen, maar waarbij u eventueel met de juiste kennis ook eventueel een aanpassing kan doen.
In de volgende paragrafen zetten we deze situaties uiteen voor praktijken die meer informatie willen of die liever de aanpassing doen bij deze uitzonderingen.
Bij overgang van een 008 traject naar een 001 traject kan het zo zijn dat de tool het goed berekend, maar dat u nu retouren krijgt omdat u voor eerdere declaraties de work-around met het aanspraakstartveld heeft gebruikt.
Alles crediteren
U kunt voor het gemak alles op het 001 traject crediteren. U kunt het dan opnieuw indienen met de instellingen die de tool heeft bepaald en deze zo laten staan als bij de migratie van de tool.
Laat in dit geval de aanspraakstartdatum leeg. Deze is niet meer van toepassing, omdat de work-around niet meer nodig is.
Aanpassingen maken om door te declareren
U kunt eventueel ook een aanpassing doen om door te declareren in dit geval. U blijft dan de aanspraakstartdatum als work-around gebruiken voor deze klacht, terwijl dit niet meer nodig is. We weten niet zeker hoe de zorgverzekeraar in de toekomst met de work-around omgaan. Ze hebben deze work-around tijdelijk geaccepteerd, maar in feite wordt er natuurlijk een aanspraakveld gebruikt voor iets wat daar niet voor bedoeld is. Om deze reden kunt u het beste crediteren en opnieuw indienen.
Hoe herkent u deze retoursituatie?
U krijgt retouren op een 001 traject waar reeds op gedeclareerd is. Als u kijkt in de zorgtraject declaratiegegevens tool van het 001 traject met de tool in het 008 traject, dan zult u zien dat de tool het correct probeert te berekenen.
In het 001 traject staat namelijk hetzelfde zorgtrajectnummer en dezelfde startdatum als bij de 008. Dit is ook meegegaan met de reeds afgekeurde declaraties.
Zoals je ziet in dit voorbeeld is echter ook de work-around gebruikt voor het koppelen van de 008 aan de 001 begin dit jaar. In deze situatie is dus:
Wat gaat er mis in deze retoursituatie?
In deze situatie heeft de zorgverzekeraar voor de gedeclareerde behandelingen het volgende ontvangen:
——————————————————————————————— Na release van de tool
Wat ontvangt de zorgverzekeraar nu sinds de tool waardoor deze afkeurt?
Ondanks dat we feitelijk hetzelfde aanbieden, is er dus alsnog een verschil in de meegezonden startdatum, door deze work-around.
Hoe kunt u dit herstellen, zodat het weer correct wordt aangeleverd?
Om te zorgen dat u de behandelingen weer kunt aanleveren kunt u er voor kiezen om de datum uit het veld “start” van de 001 in de tool in te vullen bij de tool, zoals hier: 
De zorgverzekeraar zal vanaf nu weer dezelfde informatie ontvangen over dit traject.
Hoe herkent u deze retoursituatie?
U krijgt retouren dat het zorgtrajectnummer ontbreekt of onjuist is. U kijkt bij de patiënt en ziet dat er al gedeclareerd is op het traject waarop wordt afgekeurd. Als u in de zorgtraject declaratiegegevens tool kijkt geeft deze aan “er moet eerst een aandoening worden geselecteerd”.
Wanneer u de diagnosecode van dit traject opnieuw opslaat, zal de zorgtrajectdeclaratietool verschijnen, maar leeg blijven. Dit is logisch als u begrijpt hoe een zorgtrajectnummer wordt bepaald.
Wat kunt u doen?
U zou de ingediende behandelingen die al zijn goedgekeurd kunnen crediteren en de behandelingen opnieuw kunnen aanbieden. Dan worden deze allemaal aangeboden met een nieuw zorgtrajectnummer.
U zou er echter ook voor kunnen kiezen om een wijziging te doen in de bestaande trajecten. Dan kunt u door declareren zonder te crediteren. Met deze wijziging ga je door op het zorgtrajectnummer waarop de eerste behandeling al is goedgekeurd. Dit is geen probleem mits er niets in 2025 is gedeclareerd onder datzelfde zorgtrajectnummer voor een andere diagnosecode. Om dit zeker te weten moet u goed kijken in de trajectgeschiedenis. Dit is soms lastig, vereist wat handelingen voor de work-around en is dus foutgevoelig. Om deze reden is ons advies om te crediteren en opnieuw in te dienen.
Voor praktijken die dit liever aanpassen dan crediteren of voor prakijken die graag de logica begrijpen van wat er gebeurt, hebben we een uitgebreidere uitleg over wat er precies fout gaat bij deze retour en hoe u dit kunt aanpassen en kunt blijven indienen.
Deze uitleg volgt hier onder:
Hoe wordt het zorgtrajectnummer bepaald?
Het systeem maakt een zorgtrajectnummer op de combinatie startdatum + Diagnosecode + lichaamslocatie (links / rechts / links en rechts).
Dus, als een patiënt komt voor de linkerknie vanaf 3 februari, dan maakt het systeem op basis van deze combinatie een zorgtrajectnummer.
Als er iets verandert aan de startdatum, diagnosecode of lichaamslocatie, dan verandert ook het zorgtrajectnummer op de achtergrond. Dit is ook de bedoeling, want als een patiënt ineens declaraties voor een rechterelleboog stuurt, dan ziet de zorgverzekeraar dat als een nieuw zorgtraject en verwachten ze een nieuw zorgtrajectnummer.
Het zorgtrajectnummer hing vóór de tool live ging op de achtergrond aan een dossier. Dit gaf problemen, want:
Wat houdt dit in voor de behandelingen die al zijn ingediend?
Deze behandelingen zijn ingediend op het zorgtrajectnummer dat voorheen aan doorlopende het dossier hing op de achtergrond. Alles wat aan dit dossier hing is met dit zorgtrajectnummer gedeclareerd.
U kunt zien welke trajecten er aan een dossier hangen door het dossier te openen en bij basisgegevens onderaan te kijken:
Vóór de migratie van de tool werden alle dossiers in deze situatie gedeclareerd onder hetzelfde zorgtrajectnummer, ook al zijn deze trajecten allemaal aangemaakt op andere diagnosecodes. Omdat het systeem nu met de tool correct per traject een zorgtrajectnummer bepaald los van het dossier, probeert deze correct een nieuw zorgtrajectnummer te maken bij de nieuwe diagnosecode en is de tool leeg.
In de historie van de tool kun je zien dat dit is gebeurd: bij de eerste gegevens van de tool staat het oude correcte zorgtrajectnummer dat aan dit dossier hing. Daarna is de lege registratie aangemaakt toen er opnieuw is geboekt: 
Het zorgtrajectnummer waar deze declaraties op zijn ingediend was dus voor al deze trajecten hetzelfde tot de tool live ging. Na release van de tool, wil het systeem een nieuw zorgtrajectnummer voor de nieuwe klacht. Dit is in principe onnodig als er in geen van de oudere trajecten behandelingen uit 2025 zijn gedeclareerd. Voor 2025 werd het zorgtrajectnummer namelijk niet meegestuurd.
De work Around
We willen het zorgtrajectnummer dat oorspronkelijk is meegestuurd met de declaratie weer gaan meesturen. Het nummer dat is meegestuurd met de gedeclareerde behandelingen vindt u in Details voor traject > Open de declaratiegegevens tool > klik op het kladblokje > Zie: Migratie.
Het lukt echter niet om deze terug te plakken in de tool, omdat het oude zorgtrajectnummer ook nog bij het vorige traject staat. U krijgt dan de volgende waarschuwing:
Hoe kunt u dit herstellen, zodat het weer correct wordt aangeleverd?
> Open het dossier dat aan het nieuwe traject hangt waarop u nu afkeuringen krijgt.
> Kijk bij basisgegevens in het dossier > onderaan de pagina > U ziet dat er meerdere trajecten zijn gekoppeld aan dit dossier. Kijk welke trajecten aan deze reeks hangen:
In het oude traject:
> Controleer of in deze trajecten behandelingen staan van 2025, zo ja? Dan werkt de work-around niet en kunt u beter crediteren.
> Navigeer naar deze oude trajecten en open hier de zorgtrajectdeclaratiegegevens tool.
> Klik op het kladblok
> Genereer voor al deze oude trajecten een nieuw zorgtrajectnummer met de knop “nieuw nummer genereren”
In het nieuwe traject:
> Ga naar de zorgtrajecttool in het huidige traject waarop de afkeuringen komen.
> Kopieer het zorgtrajectnummer dat u bij “migratie” ziet staan.
> Dit zal nu niet meer blokkeren, omdat het zorgtrajectnummer niet meer uit het dossier van 2024 hangt.
> Sla op.
U kunt de behandelingen in dit traject weer declareren met hetzelfde zorgtrajectnummer.
In de nieuwe GDS standaard is het verplicht om met een zorgtraject een zorgtrajectnummer en startdatum mee te sturen.
Aan het begin van het jaar is er onduidelijkheid geweest over de aanlevering van deze gegevens. Dit heeft als gevolg gehad dat er wijzigingen zijn geweest in wat er werd aangeleverd en work-arounds zijn geboden voor praktijken om te kunnen declareren.
We hebben als oplossing voor bovenstaande problemen een nieuwe tool gebouwd. De zorgtraject declaratiegegevens tool. U vindt deze in de details van het traject dat u heeft geselecteerd bij een patiënt.
Als gevolg van het releasen van deze tool zijn er plots meer retouren over zorgtrajectnummers of startdatums dan u gewend bent in de maand juni 2025. Trajecten waarvan behandelingen eerder zijn goedgekeurd, komen ineens terug met retourcodes over incorrecte zorgtrajectnummers.
Dit is te verklaren en geen bug. Dit komt omdat we de tool hebben uitgebracht en deze doet wat hij moet doen. Het probleem is dat in veel van deze gevallen dus de gedeclareerde behandelingen op een andere manier zijn aangeboden, omdat we toen de tool nog niet hadden om te helpen de juiste zorgtrajectnummers te koppelen.
Het goede nieuws is dat:
We merken dat veel lange telefoongesprekken en tickets op dit moment gaan over deze retouren. Vaak komt het er na veel puzzelen op neer dat het traject toch gecrediteerd moet worden, omdat wat eerder aangeleverd is niet correct is. We zijn in de tickets gedoken over deze retouren om elk mogelijke situatie te kunnen verklaren en uit te kunnen leggen en zijn er achter gekomen dat een retour in dit geval in bijna alle gevallen er op neerkomt dat u het beste kunt crediteren en opnieuw kunt indienen.
Dit is geen bevredigend antwoord en laat u als praktijk vaak ook achter met de vraag waarom.
2 Uitzonderingen:
Daarnaast hebben we 2 uitzonderingen gevonden waarbij wat eerder ingediend (soms) wel in orde is en waarbij de tool het niet goed kan berekenen. Deze situaties leveren ook vragen op op dit moment. In deze gevallen is het in principe mogelijk om een aanpassing te doen en door te declareren.
Dit zijn:
Uit het onderzoek dat we hebben gedaan in de tickets blijkt dat in deze gevallen óók geldt ook dat u het beste kunt crediteren en opnieuw in kunt dienen. Om de aanpassing te kunnen doen moeten namelijk een aantal gegevens goed worden nagelopen, zodat u zeker weet dat wat u indient klopt. Hiervoor heeft u in de meeste gevallen kennis nodig van:
Sommige praktijken willen graag gewoon zo snel mogelijk de declaraties afgehandeld en de deur uit.
Andere praktijken willen terecht de logica begrijpen, snappen waarom deze wijziging voor retouren zorgt en hiermee zelf uit de voeten.
Wij bij KCC willen voorkomen dat de logica niet goed begrepen wordt en dat de work-arounds zorgen voor nog meer puzzels en vragen.
Ons advies in elk van de retouren die u nu ontvangt over zorgtrajectnummers in juni, op trajecten waarbij al eerder iets is goedgekeurd, is:
Crediteer het traject > (Controleer of de tool nu goed staat voor aanlevering als u hier zelf nog een wijziging in heeft gedaan na de livegang) > Dien het hele traject vanaf de eerste afspraak opnieuw in met de gegevens in de tool.
Het doel van dit document is om u als FysioOne gebruiker:
Op deze manier hopen we praktijken die wel graag zelf aan de slag gaan de wachttijden te besparen en hebben we meer tijd om u te woord te staan bij vragen die overblijven.
Afbeeldingen in deze handleiding moesten worden geproduceerd aan de hand van een omgeving waar daadwerkelijk op gedeclareerd is. De voorbeelden die u ziet zijn gedeeld met toestemming van de praktijk in kwestie.
De zorgtrajectdeclaratiegegevens vind u in elk traject onder “details van traject” in de patiëntenkaart.
Hoe berekent de tool de trajectgegevens?
We verwachten dat het indienen van de juiste informatie sinds het release van de tool bij nieuwe trajecten goed zal verlopen:
Indien uw retour niet duidelijk gaat over een chronisch traject waarbij de work-around is gebruikt of over een traject waarbij u doorgaat op hetzelfde dossier op een andere diagnosecode, dan zal de tool het hoogstwaarschijnlijk correct berekenen en zou dit inhouden dat wat er bij de zorgverzekeraar geregistreerd staat afwijkt van wat u nu probeert in te dienen met de tool. Of dit incorrect is laten we aan u over als praktijk.
U kunt in deze situatie twee dingen doen:
Zorg er voor dat u alle behandelingen in het traject waarop u afkeuringen krijgt crediteert. Bij afwijzingen in een 001 traject, crediteer je dus alles wat is ingediend op indicatie 001.
Na het crediteren staan als het goed is in de tool nog de juiste zorgtrajectgegevens die het systeem heeft bepaald.
Controleer voor uzelf zo nodig of de declaratiegegevens inderdaad correct zijn.
Dien alles opnieuw in.
Indien u wilt blijven declareren zoals u deed voor de tool live ging, zodat u niet de uitstaande behandelingen hoeft te crediteren, dan kunt u dit natuurlijk doen. U kunt de gegevens in de tool aan te passen naar hoe het eerst moet zijn aangeleverd. De zorgverzekeraar zal dit waarschijnlijk gewoon goed blijven keuren.
Houd er rekening mee dat als deze informatie feitelijk onjuist is, dat de zorgverzekeraar dit mogelijk aan het einde van het jaar wil terugvorderen. Crediteren heeft daarom de voorkeur en is ook gemakkelijker.
Als u het wil blijven indienen zoals het ingediend stond, dan kunt u er voor kiezen om de zorgtrajectdeclaratiegegevens aan te passen naar hoe het heeft gestaan.
In sommige gevallen is het lastig te achterhalen hoe de declaratiegegevens hebben gestaan voor de tool. Ook voor het klantcontact centrum is dit puzzelen. We hadden graag een uitleg willen geven om u hierbij te helpen, maar dit zou te ingewikkeld worden gezien de vele variabelen en plekken waar je kunt kijken.
Indien u wilt doorgaan op een afwijkende registratie en u komt er niet uit met de huidige beschikbare informatie over de tool, dan blijft ons advies om te crediteren en het opnieuw in te dienen.
De tool doet wat hij moet doen en doet dit zo goed mogelijk aan de hand van de trajectgegevens van de patiënt en de eerdere diagnosecodes.
Het gevolg hiervan is echter dat praktijken sinds begin juni meer retouren hebben ontvangen die gaan over startdatums en zorgtrajectnummers. Dit geldt voor trajecten waar al op is gedeclareerd voordat deze tool live ging. In 100% van deze retouren komt het op het volgende neer:
! De gegevens die u uitstuurt met nieuwe declaraties in dit traject, matchen niet meer met wat er eerder is ingediend !
Zoals eerder aangegeven houdt dit in 90% van de gevallen in dat u moet crediteren en het traject opnieuw moet indienen met de gegevens uit de tool vanaf de eerste behandeling als u wil dat de registratie goed loopt bij de zorgverzekeraar.
Er zijn twee uitzonderingen waarbij u het beste kunt crediteren en opnieuw kunt indienen, maar waarbij u eventueel met de juiste kennis ook eventueel een aanpassing kan doen.
In de volgende paragrafen zetten we deze situaties uiteen voor praktijken die meer informatie willen of die liever de aanpassing doen bij deze uitzonderingen.
Bij overgang van een 008 traject naar een 001 traject kan het zo zijn dat de tool het goed berekend, maar dat u nu retouren krijgt omdat u voor eerdere declaraties de work-around met het aanspraakstartveld heeft gebruikt.
Alles crediteren
U kunt voor het gemak alles op het 001 traject crediteren. U kunt het dan opnieuw indienen met de instellingen die de tool heeft bepaald en deze zo laten staan als bij de migratie van de tool.
Laat in dit geval de aanspraakstartdatum leeg. Deze is niet meer van toepassing, omdat de work-around niet meer nodig is.
Aanpassingen maken om door te declareren
U kunt eventueel ook een aanpassing doen om door te declareren in dit geval. U blijft dan de aanspraakstartdatum als work-around gebruiken voor deze klacht, terwijl dit niet meer nodig is. We weten niet zeker hoe de zorgverzekeraar in de toekomst met de work-around omgaan. Ze hebben deze work-around tijdelijk geaccepteerd, maar in feite wordt er natuurlijk een aanspraakveld gebruikt voor iets wat daar niet voor bedoeld is. Om deze reden kunt u het beste crediteren en opnieuw indienen.
Hoe herkent u deze retoursituatie?
U krijgt retouren op een 001 traject waar reeds op gedeclareerd is. Als u kijkt in de zorgtraject declaratiegegevens tool van het 001 traject met de tool in het 008 traject, dan zult u zien dat de tool het correct probeert te berekenen.
In het 001 traject staat namelijk hetzelfde zorgtrajectnummer en dezelfde startdatum als bij de 008. Dit is ook meegegaan met de reeds afgekeurde declaraties.
Zoals je ziet in dit voorbeeld is echter ook de work-around gebruikt voor het koppelen van de 008 aan de 001 begin dit jaar. In deze situatie is dus:
Wat gaat er mis in deze retoursituatie?
In deze situatie heeft de zorgverzekeraar voor de gedeclareerde behandelingen het volgende ontvangen:
——————————————————————————————— Na release van de tool
Wat ontvangt de zorgverzekeraar nu sinds de tool waardoor deze afkeurt?
Ondanks dat we feitelijk hetzelfde aanbieden, is er dus alsnog een verschil in de meegezonden startdatum, door deze work-around.
Hoe kunt u dit herstellen, zodat het weer correct wordt aangeleverd?
Om te zorgen dat u de behandelingen weer kunt aanleveren kunt u er voor kiezen om de datum uit het veld “start” van de 001 in de tool in te vullen bij de tool, zoals hier:
De zorgverzekeraar zal vanaf nu weer dezelfde informatie ontvangen over dit traject.
Hoe herkent u deze retoursituatie?
U krijgt retouren dat het zorgtrajectnummer ontbreekt of onjuist is. U kijkt bij de patiënt en ziet dat er al gedeclareerd is op het traject waarop wordt afgekeurd. Als u in de zorgtraject declaratiegegevens tool kijkt geeft deze aan “er moet eerst een aandoening worden geselecteerd”.
Wanneer u de diagnosecode van dit traject opnieuw opslaat, zal de zorgtrajectdeclaratietool verschijnen, maar leeg blijven. Dit is logisch als u begrijpt hoe een zorgtrajectnummer wordt bepaald.
Wat kunt u doen?
U zou de ingediende behandelingen die al zijn goedgekeurd kunnen crediteren en de behandelingen opnieuw kunnen aanbieden. Dan worden deze allemaal aangeboden met een nieuw zorgtrajectnummer.
U zou er echter ook voor kunnen kiezen om een wijziging te doen in de bestaande trajecten. Dan kunt u door declareren zonder te crediteren. Met deze wijziging ga je door op het zorgtrajectnummer waarop de eerste behandeling al is goedgekeurd. Dit is geen probleem mits er niets in 2025 is gedeclareerd onder datzelfde zorgtrajectnummer voor een andere diagnosecode. Om dit zeker te weten moet u goed kijken in de trajectgeschiedenis. Dit is soms lastig, vereist wat handelingen voor de work-around en is dus foutgevoelig. Om deze reden is ons advies om te crediteren en opnieuw in te dienen.
Voor praktijken die dit liever aanpassen dan crediteren of voor prakijken die graag de logica begrijpen van wat er gebeurt, hebben we een uitgebreidere uitleg over wat er precies fout gaat bij deze retour en hoe u dit kunt aanpassen en kunt blijven indienen.
Deze uitleg volgt hier onder:
Hoe wordt het zorgtrajectnummer bepaald?
Het systeem maakt een zorgtrajectnummer op de combinatie startdatum + Diagnosecode + lichaamslocatie (links / rechts / links en rechts).
Dus, als een patiënt komt voor de linkerknie vanaf 3 februari, dan maakt het systeem op basis van deze combinatie een zorgtrajectnummer.
Als er iets verandert aan de startdatum, diagnosecode of lichaamslocatie, dan verandert ook het zorgtrajectnummer op de achtergrond. Dit is ook de bedoeling, want als een patiënt ineens declaraties voor een rechterelleboog stuurt, dan ziet de zorgverzekeraar dat als een nieuw zorgtraject en verwachten ze een nieuw zorgtrajectnummer.
Het zorgtrajectnummer hing vóór de tool live ging op de achtergrond aan een dossier. Dit gaf problemen, want:
Wat houdt dit in voor de behandelingen die al zijn ingediend?
Deze behandelingen zijn ingediend op het zorgtrajectnummer dat voorheen aan doorlopende het dossier hing op de achtergrond. Alles wat aan dit dossier hing is met dit zorgtrajectnummer gedeclareerd.
U kunt zien welke trajecten er aan een dossier hangen door het dossier te openen en bij basisgegevens onderaan te kijken:
Vóór de migratie van de tool werden alle dossiers in deze situatie gedeclareerd onder hetzelfde zorgtrajectnummer, ook al zijn deze trajecten allemaal aangemaakt op andere diagnosecodes. Omdat het systeem nu met de tool correct per traject een zorgtrajectnummer bepaald los van het dossier, probeert deze correct een nieuw zorgtrajectnummer te maken bij de nieuwe diagnosecode en is de tool leeg.
In de historie van de tool kun je zien dat dit is gebeurd: bij de eerste gegevens van de tool staat het oude correcte zorgtrajectnummer dat aan dit dossier hing. Daarna is de lege registratie aangemaakt toen er opnieuw is geboekt:
Het zorgtrajectnummer waar deze declaraties op zijn ingediend was dus voor al deze trajecten hetzelfde tot de tool live ging. Na release van de tool, wil het systeem een nieuw zorgtrajectnummer voor de nieuwe klacht. Dit is in principe onnodig als er in geen van de oudere trajecten behandelingen uit 2025 zijn gedeclareerd. Voor 2025 werd het zorgtrajectnummer namelijk niet meegestuurd.
De work Around
We willen het zorgtrajectnummer dat oorspronkelijk is meegestuurd met de declaratie weer gaan meesturen. Het nummer dat is meegestuurd met de gedeclareerde behandelingen vindt u in Details voor traject > Open de declaratiegegevens tool > klik op het kladblokje > Zie: Migratie.
Het lukt echter niet om deze terug te plakken in de tool, omdat het oude zorgtrajectnummer ook nog bij het vorige traject staat. U krijgt dan de volgende waarschuwing:
Hoe kunt u dit herstellen, zodat het weer correct wordt aangeleverd?
> Open het dossier dat aan het nieuwe traject hangt waarop u nu afkeuringen krijgt.
> Kijk bij basisgegevens in het dossier > onderaan de pagina > U ziet dat er meerdere trajecten zijn gekoppeld aan dit dossier. Kijk welke trajecten aan deze reeks hangen:
In het oude traject:
> Controleer of in deze trajecten behandelingen staan van 2025, zo ja? Dan werkt de work-around niet en kunt u beter crediteren.
> Navigeer naar deze oude trajecten en open hier de zorgtrajectdeclaratiegegevens tool.
> Klik op het kladblok
> Genereer voor al deze oude trajecten een nieuw zorgtrajectnummer met de knop “nieuw nummer genereren”
In het nieuwe traject:
> Ga naar de zorgtrajecttool in het huidige traject waarop de afkeuringen komen.
> Kopieer het zorgtrajectnummer dat u bij “migratie” ziet staan.
> Dit zal nu niet meer blokkeren, omdat het zorgtrajectnummer niet meer uit het dossier van 2024 hangt.
> Sla op.
U kunt de behandelingen in dit traject weer declareren met hetzelfde zorgtrajectnummer.