De gegevens die relevant zijn voor declareren vindt u voornamelijk in de details van het traject (In de patiëntenkaart > Tabblad ‘trajecten’):

U kunt linksboven het traject selecteren dat u wilt inzien en het scherm met ‘details voor traject’ uitklappen. Hier vindt u alle relevante traject informatie die wordt meegestuurd naar de zorgverzekeraar.

Start
In dit veld wordt de startdatum van het traject ingevuld. De zorgverzekeraar wilt graag de datum van de eerste behandeling van de klacht ontvangen.
Dit vult het systeem automatisch in bij het aanmaken van een nieuw traject.

Aanspraak startdatum
Indien een patiënt bij een andere praktijk is begonnen voor de klacht, dan wil de zorgverzekeraar graag de originele aanspraakstartdatum ontvangen. De juiste aanspraakstartdatum vindt u vaak terug in de retourinformatie of kunt u navragen bij de patiënt. Als deze informatie van toepassing is, kunt u dit hier invullen.

Verwijsdatum
Indien het gaat om een afspraak op verwijzing, kunt u hier de verwijsdatum invullen. Dit veld is verplicht als u een behandeling op verwijzing declareertt.

Aandoening & Diagnosecode
Hier heeft u verschillende opties om de juiste diagnosecode te selecteren. Deze codes staan standaard op de diagnosecodelijst voor Fysiotherapie ingesteld. Voor het declareren van ergotherapie met de bijbehorende ergotherapie diagnosecodes, verwijzen wije u naar dit hoofdstuk.

Aandoening
Via het blauwe pijltje bij aandoening kunt u gemakkelijk de juiste diagnosecode selecteren. U kunt hier kiezen voor alleen de locatie of de aandoening. Het systeem toont vervolgens de mogelijke combinaties met de gekozen locatie of aandoening. Zo weet u zeker dat de gekozen diagnosecode conform is met de up-to-date DSCPH-lijst van Vektis. Eventuele wijzigingen binnen deze lijst worden geupdate door SpotOnMedics.
:

Wanneer u de juiste locatie en aandoening heeft geselecteerd, toont het systeem ook direct de bijpassende aanspraakcodes waar op gedeclareerd mag worden. Klik op selecteer om de diagnose- en aanspraakcode automatisch over te nemen in de details voor het traject.

Via het drop-down menu/tekstveld
U zou ook simpelweg de diagnosecode kunnen invullen middels de drop-down menu’s of door de diagnosecode zelf in te vullen in het tekstveld. Let wel op dat hier geen controle zit op de juistheid van de diagnosecode. Indien de code incorrect is, wordt dit alsnog afgevangen door de validaties in het declaratieproces.

Locatie aandoening
Per 01-01-2025 is het verplicht om bij bepaalde diagnosecodes een lichaamslocatie mee te sturen. Dit gaat over diagnosecodes waarbij meerdere zijdes mogelijk zijn, zoals bijvoorbeeld de knie of pols.

Wanneer u de juiste diagnosecode in de details voor het traject heeft staan en deze heeft opgeslagen, heeft u de optie om middels de bolletjes aan te geven of de klacht gaat om links, rechts of beide kanten.

Indicatie
Hier vult u de juiste aanspraakcode (voorheen indicatiecode) in.

Let op: Wanneer u overgaat op een nieuwe indicatiecode (bijvoorbeeld van een 008 naar een 001) dan dient u een vervolgtraject aan te maken, zodat u in het vervolgtraject de juiste indicatie kunt invullen. Als u namelijk de aanspraakcode van het lopende traject wijzigt, levert dit mogelijk problemen op als u behandelingen op de oude aanspraakdatum moet crediteren.
Via
Hier kunt u aangeven of dit traject gaat om een verwijzing, een DTF of een eenmalig consult. Dit geeft de balie vaak al aan bij het inplannen van de afspraak via de wachtlijst. Het systeem neemt deze gegevens automatisch over in de details van het traject, maar zijn hier dus nog wel handmatig te wijzigen.

Verwijzing
Wanneer het traject als ‘Via Verwijzing’ wordt aangegeven, worden ook de gegevens van de verwijzer en de verwijsdatum meegestuurd naar de zorgverzekeraar. Belangrijk is dat deze gegevens correct worden ingevuld.

DTF
Wanneer het traject als DTF staat aangegeven, worden er geen verwijsgegevens meegestuurd naar de Zorgverzekeraar.

Verwijzer
Hier vult u de juiste verwijzer in. Dit kan middels het adresboek icon.

U kunt zelf verwijzers toevoegen aan uw relatie adresboek.

Van de geselecteerde verwijzer wordt de AGB code meegestuurd naar de zorgverzekeraar. Let dus op dat de AGB code bij de relatie correct is ingevuld om retouren te voorkomen.
Verwijzing
Hier kunt u de verwijzing eventueel koppelen aan het traject, zodat duidelijk is welke verwijzing bij dit traject hoort. Dit is voor de eigen administratie en wordt dus niet meegestuurd naar de zorgverzekeraar.

U heeft in dit menu de optie een verwijzing te selecteren als deze is geüpload in het tabblad “Docs” in de patiëntenkaart.

Categorie
De categorie wordt vaak al gekozen bij het inplannen bij de balie en overgenomen in de details van het traject. De categorie wordt niet meegestuurd naar de zorgverzekeraar, maar op basis van de categorie kan het systeem een bepaalde klinimetrie pre-set of dossierstructuur klaarzetten bij het inplannen. Het invullen van de categorie is daarom dus wel belangrijk.

Subcategorie
Dit is niet meer relevant en wordt uitgefaseerd. U kunt deze optie negeren.

Therapeut/Behandelaar
Hier vult u de coördinerende therapeut in. Dit staat er vaak al automatisch op basis van bij welke therapeut de intake wordt ingepland vanuit de administratie.

U kunt in de instellingen van uw omgeving aangeven of alle declaraties uit het traject in kwestie moeten worden gedeclareerd op de AGB code van de coördinerend therapeut, in plaats van de therapeut die de behandeling heeft uitgevoerd. Hiervan wordt dan de AGB code meegestuurd bij de declaratie. (Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Vinkje: “Declareren op behandelaar i.p.v. coördinerend therapeut (vanuit traject)”

(Na)zorgtraject ivm van Basis Plus Module Basis plus module
Dit vinkje kunt u aan zetten als u via de BPM wilt declareren.
Wat is de Basis Plus Module?
Hoe declareer ik vanuit de Basis Plus module?

Indicatie ongeval
Dit vinkje zet u aan indien het een indicatie ongeval betreft. In het declaratiebestand komt wordt dan onderwater aangegeven dat het gaat om een ongeval.

Declareren aan patiënt
Hier geeft u aan of de declaraties in het traject aan de zorgverzekeraar moeten worden verstuurd of aan de patiënt. Op basis van dit gegeven wordt een behandeling afgehandeld als patiëntfactuur of als zorgeverzekeraar declaratie. Dit moet correct staan voor u de behandeling Verzend bij stap 2: Verzenden.

Factureren aan Relatie
Wanneer u hier een relatie selecteert worden alle declaraties in dit traject gefactureerd aan een derde door middel van een externe nota.

 

Is deze uitleg door u ervaren als nuttig of niet nuttig?