1.1 Oude en nieuwe versie patiëntenportaal

De oude en nieuwe versie van het patiëntportaal kunnen naast elkaar bestaan. U bepaald zelf wanneer u overgaat op de nieuwe versie van het patiëntportaal. De inloggegevens van patiënten zijn hetzelfde wanneer zij al gebruik maken van de oude versie van het patiëntportaal. 

1.2 Scenario 1: u activeert het nieuwe portaal (nog) niet

U kunt ervoor kiezen om het nieuwe patiëntportaal nog niet te activeren. In dit geval hoeft u géén actie te ondernemen. Het portaal blijft werken zoals u gewend bent. Let op, op den duur zal het oude patiëntportaal uitgefaseerd worden. Wij horen ook graag waarom u het nieuwe portaal nog niet in gebruik wil nemen. Dit kunt u kenbaar maken via een ticket in Freshdesk. 

 

1.3 Scenario 2: u activeert het nieuwe portaal

U kunt ervoor kiezen meteen live te gaan met het nieuwe portaal. In dit geval registreert u een sub-domeinnaam en vinkt u “nieuwe portaal actief” aan. Vanaf dit moment zal in alle mailings gebruik worden gemaakt van de nieuwe link (https://UWDOMEINNAAM.mijnzorgepd.nl). Gebruikt u een link op uw website, wijzig deze dan ook naar het nieuwe domein! 

Patiënten die nu al gebruik maken van het oude portaal, kunnen met dezelfde gegevens inloggen op het nieuwe portaal. 

Als het nieuwe portaal geactiveerd is, dan is het niet meer mogelijk om in het oude portaal vragenlijsten in te vullen of afspraken te maken.

Let op: Zodra u over bent op het nieuwe patiëntportaal, worden alle vragenlijsten en documenten van het oude patiëntportaal overgenomen.

1.4 Scenario 3: u maakt het nieuwe portaal beschikbaar, maar neemt het portaal nog niet in gebruik (testscenario)

U kunt ervoor kiezen alvast een sub-domeinnaam te registreren en daarmee het portaal beschikbaar te maken voor uw praktijk. U laat het vinkje “nieuwe portaal actief” uitstaan. In dit geval zullen alle mailtjes naar patiënten nog verwijzen naar het oude portaal (login.spotonmedics.nl). 

U kunt het nieuwe portaal wel alvast testen. Hiervoor kunt u de inloggegevens van een testpatiënt gebruiken en met deze gegevens inloggen via het nieuwe domein. Navigeer hiervoor naar https://UWDOMEINNAAM.mijnzorgepd.nl . U kunt dus met de inloggegevens van het oude patiëntportaal inloggen! 

1.5 Aanpassingen intake vragenlijst

In het oude patientenportaal bent u gewend dat het veld participatie automatisch wordt ingevuld. Bij het nieuwe portaal is er voor gekozen (op basis van feedback van onze praktijken) om de intakevragenlijsten te versimpelen. Hierdoor wordt de vragenlijst beter in te vullen door de patiënt, maar wordt het veld participatie niet meer automatisch gevuld.

1.6 Dossier inzien

In de nieuwe versie van het portaal is het dossier inzien nog niet opgeleverd. Mocht de patiënt dit verzoeken, dan kunt u de link naar het oude portaal delen (https://login.spotonmedics.nl). De patiënt kan met dezelfde gegevens inloggen op het oude portaal. Hier kan het dossier worden ingezien.

1.7 Verschillen en overeenkomsten

De grootste verschillen en overeenkomsten tussen het oude en nieuwe portaal op een rijtje.

De grootste verschillen en overeenkomsten tussen het oude en nieuwe portaal op een rijtje

	Oude portaal	Nieuwe portaal
Gebruik	Alleen pc en laptop	Alle apparaten, incl. mobiele apparaten
Webservice	Maakt gebruik van FysioOne omgeving	Eigen omgeving met een herkenbare URL
Inloggen	Gebruikersnaam en wachtwoord	Beveiligd inloggen met twee factor authenticatie (2FA) via de mail
Intake vragenlijst	Beschikbaar	Beschikbaar en dynamischer
Klinimetrie	Beschikbaar	Beschikbaar
Documenten	Beschikbaar	Beschikbaar
Afspraken inzien	Beschikbaar	Beschikbaar
Afspraken plannen, wijzigen en annuleren (online inplannen)	Beschikbaar	* Alleen plannen
Behandelgroepen	Beschikbaar	Beschikbaar
Dossier inzien	Beschikbaar	Beschikbaar

* er wordt momenteel nog gewerkt aan deze items, zodat de functionaliteiten die nu beschikbaar zijn in het oude portaal, ook beschikbaar komen in het nieuwe portaal. 

2.1 Activeren en inloggen met twee factor authenticatie

Het patiëntportaal wordt geactiveerd op het moment dat de eerste afspraak met de patiënt wordt ingepland. U krijgt dan de vraag of u het portaal en de intake vragenlijst klaar wil zetten. Op dat moment wordt een gebruikersnaam en wachtwoord gegenereerd voor de patiënt. De patiënt ontvangt een e-mail en kan daarmee zijn portaal activeren. Let op, het e-mailadres moet bekend zijn! 

Als de patiënt al in behandeling is en nog geen gebruik maakt van het portaal dan kunt u via zijn dossier toegang geven tot het portaal. Ga hiervoor naar de patiëntkaart en klik op het tabblad “Portaal”. Druk vervolgens op de knop “Maak inlog”, dit genereert een gebruikersnaam, wachtwoord en een mailbericht. Let op, het e-mailadres van de patiënt moet bekend zijn! 

De e-mailberichten die worden verstuurd kunt u zelf aanpassen. Hoe dit moet kunt u lezen in het hoofdstuk Inrichting patiëntportaal. 

Patiënten worden verplicht om met twee factor authenticatie in te loggen in het portaal. Dit betekent dat de patiënt, na het invoeren van zijn/haar gebruikersnaam en wachtwoord, een mail krijgt met daarin een code. Na het invoeren van deze code is de patiënt ingelogd in zijn/haar portaal. Deze tweelaags authenticatie is doorgevoerd in het kader van de AVG, we hebben namelijk te maken met persoonsgegevens die we met deze extra stap beter beveiligen.

Na het inloggen komt de patiënt op zijn startpagina. Deze is opgebouwd uit een aantal pagina’s, overzicht van acties, welkomsttekst en tegels.

2.2 Intake vragenlijst

Komt de patiënt voor een nieuw traject dan zal bij het inplannen van de eerste afspraak worden gevraagd of de intake vragenlijst klaargezet moet worden in het portaal:

Als de patiënt inlogt in zijn portaal dan ziet hij direct of en hoeveel vragenlijsten er klaar staan om in te vullen. De patiënt kan via de pagina, actie bovenaan of via de tegel vragenlijsten naar de vragenlijsten navigeren.

De intake vragenlijst is opgebouwd uit meerdere pagina’s welke de patiënt doorloopt. De vragenlijst start met een introductietekst en wordt ook afgesloten met een tekst. Deze teksten zijn door u in te richten. Hoe dit moet kunt u lezen in het hoofdstuk Inrichting patiëntportaal. 

Als de vragenlijst eenmaal is afgerond, kan de patiënt deze enkel nog inzien. Wijzigen is niet meer mogelijk. 

Op het moment dat de intake vragenlijst is afgerond door de patiënt, wordt u hierop geattendeerd via een intern bericht (mits deze widget is ingesteld via “mijn voorkeuren”).

U kunt de antwoorden uit de intake vragenlijst overnemen in de anamnese. Ga hiervoor naar het dossier van de patiënt – intake. Helemaal onderaan staat de knop “overnemen”

Hierna is de informatie uit de intakevragenlijst overgenomen in de anamnese en is de intake vragenlijst niet meer zichtbaar in het patiëntportaal. 

2.3 Klinimetrie invullen

Via het dossier van de patiënt kunnen klinimetrie vragenlijsten klaargezet worden. Deze kunnen ter plekke ingevuld worden of online via het portaal. Hiervoor gaat u naar het dossier van de patiënt – klinimetrie. U klikt op toevoegen en zoekt de gewenste vragenlijst. Beslis bij het toevoegen van de klinimetrie al of deze via het portaal wordt ingevuld of niet. Dit zorgt namelijk voor de mail notificatie naar de patiënt! 

Via het “portaal icoon” maakt u de vragenlijst beschikbaar voor het patiëntportaal, u zult zien dat dit icoon dan ook verandert naar een kladblokje. Let op dit triggert geen mailnotificatie naar de patiënt. Andersom kunt u via deze route ook de klinimetrie weer uit het portaal halen, druk in dat geval op het kladblokje. 

Op het moment dat de patiënt inlogt in het portaal ziet hij/zij hoeveel vragenlijsten er klaar staan om in te vullen. De patiënt kan via de pagina, de actie bovenaan of via de tegel vragenlijsten naar de vragenlijsten navigeren. De handelingen in het portaal zijn hetzelfde als bij de intake vragenlijst. 

Op het moment dat de klinimetrie vragenlijst is afgerond door de patiënt, ziet u dit binnenkomen op uw startpagina onder “door patiënt ingevulde formulieren” (mits deze widget is ingesteld via “mijn voorkeuren”).

Drukt u op “gezien” dan zal de klinimetrie vragenlijst niet meer in het portaal zichtbaar zijn. 

2.4 Documenten bekijken en accorderen

U kunt documenten vrijgeven in het portaal. Dit kunnen bijvoorbeeld de praktijk tarieven of de algemene voorwaarden zijn. U kunt per document aangeven of deze geaccordeerd moet worden door de patiënt. Hoe u dit inricht kunt u vinden in het hoofdstuk Inrichting patiëntportaal.

Op het moment dat de patiënt inlogt op zijn portaal, ziet hij direct hoeveel documenten er nog geaccordeerd moeten worden. Via de pagina, actie of tegel ziet de patiënt alle documenten die er zijn. 

U kunt de voortgang van de documenten zien in het dossier van de patiënt. Dit kan in het dossier – portaal – portal documenten. 

Het is mogelijk om het akkoord op een document in te trekken, hiervoor drukt u op het kruisje.

2.5 Afspraken maken, wijzigen of annuleren (online inplannen)

De patiënt ziet in het portaal altijd zijn afspraken staan. Het is aan u of patiënten ook zelf afspraken mogen maken, wijzigen en annuleren via het portaal. Hoe u dit inricht kunt u vinden in het hoofdstuk Inrichting patiëntportaal. 

Let op: het wijzigen en annuleren van afspraken via het (nieuwe) portaal is nog niet mogelijk.

Als de patiënt inlogt ziet hij/zij direct op zijn startpagina de eerstvolgende afspraak. Daarnaast kan hij via de afspraken pagina, actie of tegel navigeren naar het overzicht afspraken. 

Afspraak maken:
Druk u op de afspraken tegel, dan komt u bij ‘afspraak maken’. Als de patiënt afspraken mag maken in het portaal, dan doorloopt de patiënt een keuzemenu. Hierbij moet de patiënt aangeven wat voor soort afspraak hij/zij wil maken, op welke locatie, bij welke behandelaar en op welk tijdstip. 

 

Het is aan u of de afspraak meteen ingepland mag worden of eerst op de wachtlijst komt. Daarnaast kunt u zelf inrichten op welke dagen en tijdstippen er vanuit het Online Inplannen geboekt mag worden (zie hiervoor Inrichting patiëntportaal). 

Geplande afspraken:
Wanneer u op geplande afspraak klikt, krijgt u een overzicht van alle afspraken die in de toekomst gepland staan! Zodra een afspraak heeft plaatsgevonden zal deze hier ook niet meer zichtbaar zijn.

Let op: om afspraken te kunnen zien, dient er altijd een dossier gekoppeld te zijn aan het betreffende traject waar de afspraak in gepland staat!

2.6 Dossier inzien

In de nieuwe versie van het portaal is het dossier inzien nog niet opgeleverd. Mocht de patiënt dit verzoeken, dan kunt u de link naar het oude portaal delen (https://login.spotonmedics.nl). De patiënt kan met dezelfde gegevens inloggen op het oude portaal. Hier kan het dossier worden ingezien. 

3.1 Domeinnaam en activeren

Het portaal is gekoppeld aan een eigen domein van de fysiopraktijk. Dit domein is uniek en herkenbaar voor uw praktijk. 

De domeinnaam heeft voor alle praktijken eenzelfde opbouw namelijk: 

https://UWDOMEINNAAM.mijnzorgepd.nl

Het deel “mijnzorgepd.nl” is niet door u te wijzigen, deze is in het beheer van SpotOnMedics. Het deel “uwdomeinnaam” (ook wel subdomein) is door uzelf in te stellen, kies hier een herkenbare naam voor het patiëntportaal. 

Een aantal zaken waar u rekening mee moet houden bij het kiezen van de domeinnaam:

• Het “uwdomeinnaam” (subdomein) moet een naam zijn en kan daarom geen spaties of vreemde tekens bevatten
• Het “uwdomeinnaam” (subdomein) moet uniek zijn en kan niet gedeeld worden. Het kan daarom zijn dat het “uwdomeinnaam” (subdomein )van uw keuze reeds in gebruik is bij een andere praktijk. Het “uwdomeinnaam” (subdomein) kan dus niet door meerdere praktijken worden gebruikt.
• U kunt het “uwdomeinnaam” (subdomein) zelf niet meer wijzigen. Mocht dit toch nodig zijn, neem dan contact op met ons Klant Contact Center.
• Uw patiënten worden nog niet doorgestuurd naar het nieuwe portaal. Hiervoor moet u het portaal “Activeren” in de portal instellingen (zie hiervoor verderop in dit document). 

Mocht u het “uwdomeinnaam” (subdomein) toch willen wijzigen, dan dient u een verzoek in via ons Klant Contact Center om het subdomein te wijzigen. Houdt rekening met onderstaande:

• het oorspronkelijke adres (subdomein) wordt direct vrijgegeven en kan door andere praktijken gebruikt worden.
• patiënten hebben waarschijnlijk e-mails gekregen waarin de link staat naar het oude subdomein:
  • klikken op de link zal resulteren in een foutmelding waarin aangegeven wordt dat het internetadres niet bestaat;
  • als een andere praktijk het subdomein gebruikt (nadat u het vrij hebt gegeven) dan zien de patiënten het logo van de andere praktijk.
• als u een link op uw eigen website heeft staan naar het patiëntportaal, dan moet deze aangepast worden. 

Het instellen van het subdomein doet u via: configuratie – intranet – portal instellingen

Hier kunt u het portaal ook direct activeren.

Let op, in de overgangsfase van het oude naar het nieuwe portaal zijn een aantal scenario’s. Zie hiervoor het hoofdstuk oude en nieuwe versie patiëntportaal. 

3.2 Welkomsttekst en algemene instellingen

Via configuratie – intranet – portal instellingen kunt u de welkomsttekst op het portaal aanpassen. 

De tekst onder het kopje Introductie text startpagina is de tekst die de patiënt als welkomsttekst op het patiëntportaal ziet. 

Als de patiënt de intake vragenlijst start, begint en eindigt deze met een tekstblok. Deze teksten kunt u hier ook aanpassen.

Bij configuratie – intranet – portal instellingen is het mogelijk een aantal instellingen aan en uit te zetten (vinkjes). Let op: deze werken alleen bij het oude portaal. Bijvoorbeeld; mocht een vinkje aan staan voor ‘aanmelden voor groepsbehandelingen toestaan’, dan zal deze functionaliteit in het oude portaal wel zichtbaar zijn voor de patiënt, maar niet in het nieuwe portaal! 

Via de klinimetrie preset (gekoppeld aan de categorie) worden eventueel meerdere klinimetrie vragenlijsten direct klaargezet in het portaal.

3.3 Praktijkprofiel

Ook heeft u de mogelijkheid om de tekst in het linker kader in het patiëntportaal te wijzigen en het logo van uw praktijk toe te voegen. Dit doet u onder configuratie – algemeen – praktijkprofiel. 

Logo wijzigen:
Druk op de knop ‘Bestand kiezen’. Selecteer hier uw logo die u heeft staan op uw lokale pc of server. Let op: bestand moet de extentie jpg – bmp – gif of png hebben. Druk onder op de knop ‘opslaan’.

Specialisaties:
Hier heeft u de mogelijkheid om extra informatie te vermelden, die voor iedereen in het portaal zichtbaar is. Deze wordt getoond aan de linkerkant van het patiëntportaal.

Contactgegevens:
Onder contactgegevens kunt u gegevens kwijt over de praktijk zoals bijvoorbeeld uw praktijk adres en telefoonnummer.

Let op: u dient de HTML code <p> die in de tekstvakken staan bij ‘over de praktijk’, ‘specialisaties’ en ‘contactgegevens’ bij wijzigingen te laten staan, zodat de layout goed staat in uw patiëntportaal.

Let op: mocht er reeds al een logo geüpload staan en wilt u alleen de tekst aanpassen, dan krijgt u na het klikken op de knop ‘opslaan’ de melding ‘selecteer bestand’. U dient op de knop ‘terug’ te klikken. Mocht het huidige logo momenteel niet op uw computer opgeslagen staan, dan kunt u met de rechtermuisknop op het logo klikken en kiezen voor ‘afbeelding opslaan als’. Selecteer het logo die u net heeft opgeslagen. Hierna kunt u de tekst aanpassen en opnieuw op de ‘opslaan’ knop klikken.

 

Heeft u de tekst per ongeluk verwijderd dan kunt u onze standaard tekst hieronder kopiëren en plakken:

<P><STRONG>Onze kerncompetenties zijn:</STRONG></P>

<P>

– Online toepassing voor de fysiotherapeut <BR>

– Financiele administraties <BR>

– Salarisverwerking</P>

 

<P><STRONG>Bereikbaarheid:</STRONG></P>

<P>Wij zijn tijdens kantoortijden bereikbaar op:</P>

<P>088-6600700</P>

<p>info@spotonmedics.nl</p>

 

3.4 Mailbevestiging

De mailbevestigingen die worden gegenereerd voor het patiëntportaal kunt u aanmaken onder configuratie – intranet – e-mail sjablonen. Hier kunt u bestaande sjablonen aanpassen of nieuw aanmaken.

Via configuratie – intranet – e-mail instellingen koppelt u vervolgens het e-mailsjabloon aan de trigger. Het gaat om de volgende vier triggers:

• sjabloon voor inlogcode e-mail aan patiënten (wachtlijst). Dit is de initiële e-mail welke gestuurd wordt bij het inplannen van een afspraak vanuit de wachtlijst.
• sjabloon voor inlogcode e-mail aan patiënten (handmatig). Dit is de e-mail welke gestuurd wordt bij het handmatig toegang geven tot het portaal (via patiëntenkaart). 
• Sjabloon voor formulier e-mail aan patiënten. Dit is de e-mail welke gestuurd wordt bij het toevoegen van een klinimetrie vragenlijst. 
• Sjabloon voor afspraakverzoek Inplannen via de website. Dit is de e-mail welke gestuurd wordt als bevestiging van het Online inplannen.

3.5 Documenten

Het vrijgeven van documenten kunt u inrichten via configuratie – intranet – portal documenten. Hier kunt u de bestanden uploaden en eventueel een datum range meegeven Dit kunt u bijvoorbeeld doen bij tarieven welke voor één jaar geldig zijn. Hiermee voorkomt u dat oude tarieven nog zichtbaar zijn in het portaal na het verstrijken van de data. 

Tevens geeft u hier aan of het document een akkoord nodig heeft van de patiënt. 

 

Mocht u reeds in het oude portaal al documenten hebben staan, dan staan deze ook in het nieuwe portaal.

3.6 Afspraken

Voor het inrichten van Online Inplannen verwijzen wij u naar de handleiding Online Inplannen. Deze stappen kunt u volgen voor het beschikbaar maken van het inplannen via het patiëntportaal.