Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Configuratiepagina

1.1 Configuratiepagina

Binnen de configuratiepagina van SpotOnMedics FysioOne is er naast de menuoptie ‘Styling widget online inplannen’ een extra menu beschikbaar gekomen voor het Online inplannen; ‘Online inplannen’.

Deze menu opties zijn zichtbaar wanneer u gebruik maakt van de module ‘Online inplannen’ en zijn te benaderen via configuratie → Intranet → Intranet.

2. Configuratiepagina: Styling widget online inplannen

2.1 Configuratiepagina: Styling widget online inplannen

Aan de styling pagina voor de widget van het online inplannen voor de website is geen aanpassing doorgevoerd. Op deze pagina kunt u nog steeds de widget voor uw praktijkwebsite naar wens aanpassen.

3. Configuratiepagina: Online inplannen

3.1 Configuratiepagina: Online inplannen

Op de configuratiepagina ‘Online inplannen’ zijn algemene instellingen voor de module te bepalen. 

3.2 Online inplannen: Afspraken maken vanuit patiëntenportaal

Door het vinkje ‘ afspraken maken vanuit patiëntenportaal’ te selecteren kunnen uw patiënten in hun patiëntenportaal een vervolgafspraak inplannen voor een bestaand traject of een eerste afspraak voor een nieuw traject.

Wanneer dit vinkje geselecteerd is krijgen uw patiënten in het persoonlijke patiëntenportaal de knop ‘afspraak maken’ te zien en kunnen uw patiënten een afspraak maken via het patiëntenportaal. Wanneer het vinkje niet is geselecteerd is deze knop niet zichtbaar en is de functionaliteit om via het patiëntenportaal een afspraak in te plannen niet beschikbaar. 

3.2.1 Online inplannen: Vervolgafspraak vanuit patiëntenportaal

Door op de knop “afspraak maken” te klikken komt de patiënt in het menu om een vervolgafspraak in te plannen in een bestaand traject of een nieuwe afspraak voor een nieuwe klacht / traject. 

Wanneer de knop “vervolgafspraak maken” wordt geselecteerd wordt er genavigeerd naar de widget voor het inplannen van de vervolgafspraak.

De patiënt dient hier de volgende stappen te doorlopen;

  1. Traject kiezen
  2. Type afspraak
  3. Locatie
  4. Therapeut
  5. Datum en tijd
  6. Samenvatting afspraak

Traject kiezen
De patiënt kan alleen een vervolgafspraak maken in een open traject. Trajecten worden getoond in de vorm van de startdatum van het traject voorzien van bijbehorende categorie. Wanneer er geen categorie gekozen is bij een traject zal alleen een datum getoond worden.

Type afspraak
De type afspraak voor een vervolgafspraak kunt u zelf aanmaken via de configuratie → declareren → type afspraken. Via de type afspraak instelling kunt u aangeven of type afspraak beschikbaar is voor het inplannen via het patiëntenportaal. Daarnaast kunt u een prestatiecode koppelen aan de type afspraak.

Locatie en therapeut
De patiënt kan hier de gewenste locatie en de therapeut kiezen.

Datum en tijd
De patiënt kiest net zoals in in de widget als op de website een datum en een tijd.

Samenvatting afspraak
Tot slot dient de patiënt als enige nog de gegevens te controleren en te bevestigen alvorens de afspraak gemaakt kan worden.

Een vervolgafspraak via het patiëntenportaal wordt direct in de agenda geplaatst en hoeft niet meer bevestigd te worden door de praktijk.

3.2.2 Online inplannen: Nieuw behandeltraject vanuit patiëntenportaal

Door op de knop “Nieuw behandeltraject starten” te klikken komt de patiënt in het menu om een nieuw behandeltraject te starten.

Wanneer de knop “Nieuw behandeltraject starten” wordt geselecteerd wordt er genavigeerd naar de widget voor het inplannen van een nieuw behandeltraject.

De patiënt dient hier de volgende stappen te doorlopen;

  1. Type afspraak
  2. Locatie
  3. Therapeut
  4. Datum en tijd
  5. Samenvatting afspraak

De stappen welke de patiënt in deze widget doorloopt komen overeen met de stappen behorende bij de widget voor op de praktijk website. Echter omdat de afspraak via het patiëntenportaal wordt gemaakt zijn de gegevens van de patiënt al bekend en is het alleen noodzakelijk deze te controleren. 

3.3 Online inplannen: Afspraak annuleren of wijzigen in patiëntenportaal toestaan

Door het vinkje ‘afspraak annuleren of wijzigen in patiëntenportaal toestaan’ te selecteren kunnen uw patiënten via het patiëntenportaal gemaakte afspraken annuleren of wijzigen.

Wanneer dit vinkje geselecteerd is krijgen uw patiënten in het persoonlijke patiëntenportaal bij agenda details de knoppen ‘afspraak wijzigen’ en ‘afspraak annuleren’ te zien. Wanneer het vinkje niet is geselecteerd zijn deze knoppen niet zichtbaar.

De patiënten kunnen bij de afspraak details komen door in het linkermenu de ‘agenda’ te selecteren en vervolgens een afspraak te kiezen. 

3.3.1 Online inplannen: Afspraak wijzigen

Door de knop ‘afspraak wijzigen’ te selecteren wordt de patiënt genavigeerd naar de widget om de afspraak te wijzigen. Hetgeen wat de patiënt kan wijzigen is de datum en de tijd. De patiënt kan hier niet de therapeut of de locatie wijzigen.

Een gewijzigde afspraak staat direct in de agenda en hoeft niet door de praktijk bevestigd te worden.

3.3.2 Online inplannen: Afspraak annuleren

Door de knop ‘afspraak annuleren’ te selecteren wordt er direct om een bevestiging gevraagd. Wanneer de groene knop vervolgens wordt geselecteerd is de afspraak uit de agenda verwijderd.  

3.4 Online inplannen: Tonen foto therapeut in online inplan module

LET OP: Deze functionaliteit is nog niet live maar alvast klaar gezet. Het is op dit moment nog niet mogelijk om foto’s in FysioOne te uploaden welke getoond worden in de online inplan module. 

 

3.5 Online inplannen: Afspraak via website direct bevestigd in agenda

Door het vinkje ’afspraak via website direct bevestigd in agenda’ te selecteren worden de afspraken die via de praktijkwebsite via de widget worden gemaakt direct via de wachtlijst in de agenda bevestigd. Automatisch wordt op dat moment de intake vragenlijst verstuurd en de afspraak bevestiging. Omdat er in dit proces geen categorie gekozen is, zal altijd de basis intake vragenlijst verstuurd worden.

Wanneer het vinkje ’afspraak via website direct bevestigd in agenda’ niet is geselecteerd zullen afspraken die via de praktijkwebsite via de widget worden gemaakt op de wachtlijst geplaatst worden. Als praktijk dient u handmatig de afspraak via de wachtlijst in de agenda te bevestigen. 

Let op: Wanneer u ervoor kiest om deze functionaliteit te gebruiken en afspraken dus direct in de agenda bevestigd, dient u een aanpassing door te voeren in de e-mail instellingen. Via configuratie –> intranet –> e-mail instellingen dient u het e-mail sjabloon welke gekoppeld staat aan het sjabloon “Sjabloon voor afspraakverzoek inplannen via de website” aan te passen naar de afspraak bevestiging van de praktijk. De patiënt ontvang namelijk direct na het inplannen van de afspraak op de praktijkwebsite de afspraak bevestiging. Let op: Deze afspraak bevestiging wordt niet geplaatst bij het tabblad “email” bij de patiënt. Daarnaast zal bij de afspraak details worden aangegeven dat de afspraak bevestiging niet verstuurd dient te worden.

3.6 Online inplannen: Tot hoeveel uur voor afspraak mag een patiënt de afspraak wijzigen of annuleren in het patiëntenportaal

U kunt hier aangeven tot hoeveel uur voor een mogelijke beschikbare tijd patiënten een afspraak kunnen inplannen.

Voorbeeld:

U heeft bij ‘Tot hoeveel uur voor beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak inplannen’ 2 uur geselecteerd.

Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari 2020 om 11:55 een afspraak inplannen. De eerst beschikbare tijd zal in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur moeten zijn mits er in de praktijk ook een lege plek is. 

Na het invullen van de type afspraak, de locatie en de therapeut worden de beschikbare dagen en de tijden getoond. Een beschikbare tijd is in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur. 

 

3.7 Online inplannen: Tot hoeveel uur voor beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak inplannen

U kunt hier aangeven tot hoeveel uur voor een mogelijke beschikbare tijd patiënten een afspraak kunnen inplannen.

Voorbeeld:

U heeft bij ‘Tot hoeveel uur voor beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak inplannen’ 2 uur geselecteerd.

Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari 2020 om 11:55 een afspraak inplannen. De eerst beschikbare tijd zal in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur moeten zijn mits er in de praktijk ook een lege plek is. 

Na het invullen van de type afspraak, de locatie en de therapeut worden de beschikbare dagen en de tijden getoond. Een beschikbare tijd is in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur.

3.8 Online inplannen: Tot hoeveel dagen in de toekomst kan een patiënt een afspraak inplannen

U kunt hier aangeven tot hoeveel dagen in de toekomst een patiënt een afspraak kan inplannen. 

Voorbeeld: 

U heeft bij ‘Tot hoeveel dagen in de toekomst kan een patiënt een afspraak inplannen’ 10 dagen geselecteerd. Let hierbij op dat de huidige dag niet meetelt en dat er gekeken wordt naar kalenderdagen en niet naar beschikbare dagen. 

Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari 2020 een afspraak inplannen. In dit geval zal er vanaf 12 februari 2020 geteld worden tot en met 21 februari 2020.

 

3.9 Online inplannen: Verwijzen naar URL na inplannen afspraak via website

U kunt hier een URL invullen waarna genavigeerd moet worden op het moment dat er een afspraak via de praktijkwebsite is ingepland. Let op dat u de URL altijd inclusief; https:// invult.

Wanneer u het URL leeg laat zal de standaard bevestiging van de afspraak getoond worden.

4. Succes met de implementatie

4.1 Hulp nodig?

Heeft u vragen?

Indien u vragen heeft over deze release en hoe u de functionaliteiten optimaal kunt inzetten in uw praktijk dan adviseren wij u om contact op te nemen met de SpotOnMedics klant contact professionals.

 

Contactgegevens:

SpotOnMedics Klant Contact Center

T: 088 6600 800

E: support@SpotOnMedics.nl

Handleiding nieuwe functionaliteiten module Online inplannen

Laatst gewijzigd door: Jitse Stel op 15-06-2020 - 08:06:45
  • Online inplannen
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

In deze handleiding worden de aanpassingen toegelicht die zijn doorgevoerd aan de module online inplannen.

Inhoudsopgave

1. Configuratiepagina

1.1 Configuratiepagina

Binnen de configuratiepagina van SpotOnMedics FysioOne is er naast de menuoptie ‘Styling widget online inplannen’ een extra menu beschikbaar gekomen voor het Online inplannen; ‘Online inplannen’.

Deze menu opties zijn zichtbaar wanneer u gebruik maakt van de module ‘Online inplannen’ en zijn te benaderen via configuratie → Intranet → Intranet.

2. Configuratiepagina: Styling widget online inplannen

2.1 Configuratiepagina: Styling widget online inplannen

Aan de styling pagina voor de widget van het online inplannen voor de website is geen aanpassing doorgevoerd. Op deze pagina kunt u nog steeds de widget voor uw praktijkwebsite naar wens aanpassen.

3. Configuratiepagina: Online inplannen

3.1 Configuratiepagina: Online inplannen

Op de configuratiepagina ‘Online inplannen’ zijn algemene instellingen voor de module te bepalen. 

3.2 Online inplannen: Afspraken maken vanuit patiëntenportaal

Door het vinkje ‘ afspraken maken vanuit patiëntenportaal’ te selecteren kunnen uw patiënten in hun patiëntenportaal een vervolgafspraak inplannen voor een bestaand traject of een eerste afspraak voor een nieuw traject.

Wanneer dit vinkje geselecteerd is krijgen uw patiënten in het persoonlijke patiëntenportaal de knop ‘afspraak maken’ te zien en kunnen uw patiënten een afspraak maken via het patiëntenportaal. Wanneer het vinkje niet is geselecteerd is deze knop niet zichtbaar en is de functionaliteit om via het patiëntenportaal een afspraak in te plannen niet beschikbaar. 

3.2.1 Online inplannen: Vervolgafspraak vanuit patiëntenportaal

Door op de knop “afspraak maken” te klikken komt de patiënt in het menu om een vervolgafspraak in te plannen in een bestaand traject of een nieuwe afspraak voor een nieuwe klacht / traject. 

Wanneer de knop “vervolgafspraak maken” wordt geselecteerd wordt er genavigeerd naar de widget voor het inplannen van de vervolgafspraak.

De patiënt dient hier de volgende stappen te doorlopen;

  1. Traject kiezen
  2. Type afspraak
  3. Locatie
  4. Therapeut
  5. Datum en tijd
  6. Samenvatting afspraak

Traject kiezen
De patiënt kan alleen een vervolgafspraak maken in een open traject. Trajecten worden getoond in de vorm van de startdatum van het traject voorzien van bijbehorende categorie. Wanneer er geen categorie gekozen is bij een traject zal alleen een datum getoond worden.

Type afspraak
De type afspraak voor een vervolgafspraak kunt u zelf aanmaken via de configuratie → declareren → type afspraken. Via de type afspraak instelling kunt u aangeven of type afspraak beschikbaar is voor het inplannen via het patiëntenportaal. Daarnaast kunt u een prestatiecode koppelen aan de type afspraak.

Locatie en therapeut
De patiënt kan hier de gewenste locatie en de therapeut kiezen.

Datum en tijd
De patiënt kiest net zoals in in de widget als op de website een datum en een tijd.

Samenvatting afspraak
Tot slot dient de patiënt als enige nog de gegevens te controleren en te bevestigen alvorens de afspraak gemaakt kan worden.

Een vervolgafspraak via het patiëntenportaal wordt direct in de agenda geplaatst en hoeft niet meer bevestigd te worden door de praktijk.

3.2.2 Online inplannen: Nieuw behandeltraject vanuit patiëntenportaal

Door op de knop “Nieuw behandeltraject starten” te klikken komt de patiënt in het menu om een nieuw behandeltraject te starten.

Wanneer de knop “Nieuw behandeltraject starten” wordt geselecteerd wordt er genavigeerd naar de widget voor het inplannen van een nieuw behandeltraject.

De patiënt dient hier de volgende stappen te doorlopen;

  1. Type afspraak
  2. Locatie
  3. Therapeut
  4. Datum en tijd
  5. Samenvatting afspraak

De stappen welke de patiënt in deze widget doorloopt komen overeen met de stappen behorende bij de widget voor op de praktijk website. Echter omdat de afspraak via het patiëntenportaal wordt gemaakt zijn de gegevens van de patiënt al bekend en is het alleen noodzakelijk deze te controleren. 

3.3 Online inplannen: Afspraak annuleren of wijzigen in patiëntenportaal toestaan

Door het vinkje ‘afspraak annuleren of wijzigen in patiëntenportaal toestaan’ te selecteren kunnen uw patiënten via het patiëntenportaal gemaakte afspraken annuleren of wijzigen.

Wanneer dit vinkje geselecteerd is krijgen uw patiënten in het persoonlijke patiëntenportaal bij agenda details de knoppen ‘afspraak wijzigen’ en ‘afspraak annuleren’ te zien. Wanneer het vinkje niet is geselecteerd zijn deze knoppen niet zichtbaar.

De patiënten kunnen bij de afspraak details komen door in het linkermenu de ‘agenda’ te selecteren en vervolgens een afspraak te kiezen. 

3.3.1 Online inplannen: Afspraak wijzigen

Door de knop ‘afspraak wijzigen’ te selecteren wordt de patiënt genavigeerd naar de widget om de afspraak te wijzigen. Hetgeen wat de patiënt kan wijzigen is de datum en de tijd. De patiënt kan hier niet de therapeut of de locatie wijzigen.

Een gewijzigde afspraak staat direct in de agenda en hoeft niet door de praktijk bevestigd te worden.

3.3.2 Online inplannen: Afspraak annuleren

Door de knop ‘afspraak annuleren’ te selecteren wordt er direct om een bevestiging gevraagd. Wanneer de groene knop vervolgens wordt geselecteerd is de afspraak uit de agenda verwijderd.  

3.4 Online inplannen: Tonen foto therapeut in online inplan module

LET OP: Deze functionaliteit is nog niet live maar alvast klaar gezet. Het is op dit moment nog niet mogelijk om foto’s in FysioOne te uploaden welke getoond worden in de online inplan module. 

 

3.5 Online inplannen: Afspraak via website direct bevestigd in agenda

Door het vinkje ’afspraak via website direct bevestigd in agenda’ te selecteren worden de afspraken die via de praktijkwebsite via de widget worden gemaakt direct via de wachtlijst in de agenda bevestigd. Automatisch wordt op dat moment de intake vragenlijst verstuurd en de afspraak bevestiging. Omdat er in dit proces geen categorie gekozen is, zal altijd de basis intake vragenlijst verstuurd worden.

Wanneer het vinkje ’afspraak via website direct bevestigd in agenda’ niet is geselecteerd zullen afspraken die via de praktijkwebsite via de widget worden gemaakt op de wachtlijst geplaatst worden. Als praktijk dient u handmatig de afspraak via de wachtlijst in de agenda te bevestigen. 

Let op: Wanneer u ervoor kiest om deze functionaliteit te gebruiken en afspraken dus direct in de agenda bevestigd, dient u een aanpassing door te voeren in de e-mail instellingen. Via configuratie –> intranet –> e-mail instellingen dient u het e-mail sjabloon welke gekoppeld staat aan het sjabloon “Sjabloon voor afspraakverzoek inplannen via de website” aan te passen naar de afspraak bevestiging van de praktijk. De patiënt ontvang namelijk direct na het inplannen van de afspraak op de praktijkwebsite de afspraak bevestiging. Let op: Deze afspraak bevestiging wordt niet geplaatst bij het tabblad “email” bij de patiënt. Daarnaast zal bij de afspraak details worden aangegeven dat de afspraak bevestiging niet verstuurd dient te worden.

3.6 Online inplannen: Tot hoeveel uur voor afspraak mag een patiënt de afspraak wijzigen of annuleren in het patiëntenportaal

U kunt hier aangeven tot hoeveel uur voor een mogelijke beschikbare tijd patiënten een afspraak kunnen inplannen.

Voorbeeld:

U heeft bij ‘Tot hoeveel uur voor beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak inplannen’ 2 uur geselecteerd.

Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari 2020 om 11:55 een afspraak inplannen. De eerst beschikbare tijd zal in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur moeten zijn mits er in de praktijk ook een lege plek is. 

Na het invullen van de type afspraak, de locatie en de therapeut worden de beschikbare dagen en de tijden getoond. Een beschikbare tijd is in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur. 

 

3.7 Online inplannen: Tot hoeveel uur voor beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak inplannen

U kunt hier aangeven tot hoeveel uur voor een mogelijke beschikbare tijd patiënten een afspraak kunnen inplannen.

Voorbeeld:

U heeft bij ‘Tot hoeveel uur voor beschikbare tijd kan een patiënt een afspraak inplannen’ 2 uur geselecteerd.

Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari 2020 om 11:55 een afspraak inplannen. De eerst beschikbare tijd zal in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur moeten zijn mits er in de praktijk ook een lege plek is. 

Na het invullen van de type afspraak, de locatie en de therapeut worden de beschikbare dagen en de tijden getoond. Een beschikbare tijd is in dit geval dezelfde dag om 14:00 uur.

3.8 Online inplannen: Tot hoeveel dagen in de toekomst kan een patiënt een afspraak inplannen

U kunt hier aangeven tot hoeveel dagen in de toekomst een patiënt een afspraak kan inplannen. 

Voorbeeld: 

U heeft bij ‘Tot hoeveel dagen in de toekomst kan een patiënt een afspraak inplannen’ 10 dagen geselecteerd. Let hierbij op dat de huidige dag niet meetelt en dat er gekeken wordt naar kalenderdagen en niet naar beschikbare dagen. 

Patiënt gaat via de praktijkwebsite op 11 februari 2020 een afspraak inplannen. In dit geval zal er vanaf 12 februari 2020 geteld worden tot en met 21 februari 2020.

 

3.9 Online inplannen: Verwijzen naar URL na inplannen afspraak via website

U kunt hier een URL invullen waarna genavigeerd moet worden op het moment dat er een afspraak via de praktijkwebsite is ingepland. Let op dat u de URL altijd inclusief; https:// invult.

Wanneer u het URL leeg laat zal de standaard bevestiging van de afspraak getoond worden.

4. Succes met de implementatie

4.1 Hulp nodig?

Heeft u vragen?

Indien u vragen heeft over deze release en hoe u de functionaliteiten optimaal kunt inzetten in uw praktijk dan adviseren wij u om contact op te nemen met de SpotOnMedics klant contact professionals.

 

Contactgegevens:

SpotOnMedics Klant Contact Center

T: 088 6600 800

E: support@SpotOnMedics.nl

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht