Toestemmingsverklaringen kunnen alleen geraadpleegd en gewijzigd worden door de VECOZO-contactpersoon bij uw praktijk of instelling. Diens persoonlijk certificaat is automatisch van de benodigde rechten voorzien.
De diensten waarvoor een toestemmingsverklaring aan een tussenpartij software (TPS) kan worden afgegeven zijn:
Dikgedrukt zijn de diensten waarvoor u ten minste toestemming moet geven voor het declareren via FysioOne.
Vanaf maandag 16 oktober zal het ook niet meer mogelijk zijn om de COV controle en de declaraties uit te voeren met uw eigen systeemcertificaat. U bepaalt zelf wanneer u de overstap maakt, maar voer dit uit vóór maandag 16 oktober 2023. Verloopt uw certificaat eerder, dan voert u dit uit voor de einddatum van uw certificaat! Let op: zorg dat u geen openstaande (niet verwerkte) batches meer heeft staan. Als de batch verzonden is met uw eigen certificaat, is het ook belangrijk de retour te verwerken met uw eigen certificaat. U kunt dit controleren door te kijken of er geen bestanden meer staan bij uw declaratieoverzicht op de status verzonden/geboekt. Maak de overstap dus vóór het declareren of ná het verwerken van alle retouren.
Stap 1: inloggen op het VECOZO portaal
Om de toestemmingsverklaring af te geven logt u in op de site van VECOZO.
Stap 2: verklaring raadplegen
Klik rechtsboven in de navigatiebalk op het gebruikersnummer van uw persoonlijke certificaat (veertien cijferige gebruikersnummer onder uw naam).
Kies voor ‘Mijn gegevens’ en vervolgens voor ‘Algemene instellingen’
Klik op de knop ‘Mijn toestemmingsverklaringen’
Stap 3: verklaring toevoegen
Klik daarna op de knop ‘Voeg toestemmingsverklaring toe’ om een nieuwe toestemmingsverklaring aan te maken.
Selecteer in de keuzelijst ‘Applicatie’ de dienst waarvoor u een toestemmingsverklaring wilt aanmaken of toevoegen. Als een dienst voor u niet van toepassing is of als het maximum aantal toegestane toestemmingsverklaringen voor deze dienst al in gebruik is dan staat de dienst NIET in de lijst. Geef ten minste toestemming voor COV (Controle op Verzekeringsgegevens) en Zvw/Wlz/FZ declaraties
Selecteer in de keuzelijst ‘Type instantie’: tussenpartij software
Selecteer in de keuzelijst ‘Geeft toestemmingsverklaring aan’ de tussenpartij software of de tussenpartij administratief: SpotOnMedics/FysioOne.
Pas indien nodig de einddatum van de toestemmingsverklaring aan. De einddatum mag maximaal 2 jaar in de toekomst liggen en mag niet gelijk of kleiner zijn dan vandaag.
Klik op de knop Doorgaan en lees de disclaimer. Vink het vierkantje bij ‘Ik ga akkoord’ aan als u de disclaimer gelezen heeft en klik op ‘Opslaan’ om de toestemmingsverklaring aan te maken.
Herhaal deze stappen voor alle diensten die nodig zijn (ten minste COV en Zvw/Wlz/FZ declaraties)
Stap 4: controleer uw instellingen in FysioOne
Controleer of de praktijk AGB code correct is ingevuld in de instellingen: Configuratie – algemeen – VECOZO.
Zet na het instellen van de toestemmingsverklaringen het vinkje aan bij “Toestemmingsverklaring bij VECOZO ingevuld” en druk op opslaan.
Indien u nu nog gebruik maakt van uw eigen VECOZO Systeem Certificaat dat u voorheen op deze instellingenpagina geüpload heeft, dan kunt u nu overstappen op de toestemmingsverklaring.
Verklaring verlengen
Wanneer een toestemmingsverklaring gaat verlopen krijgt de contactpersoon 30, 15, 2 en 1 dag(en) voor de verloopdatum een notificatie per e-mail.
Om de einddatum van de toestemmingsverklaring te wijzigen roept u via de knop ‘Mijn toestemmingsverklaringen’ de lijst met afgegeven verklaringen op, en klikt u achter de te wijzigen verklaring op het wijzig-icoon. U kunt dan een nieuwe einddatum tot maximaal 2 jaar in de toekomst vastleggen.
Verklaring intrekken
Om een toestemmingsverklaring in te trekken roept u via de knop ‘Mijn toestemmingsverklaringen’ de lijst met afgegeven verklaringen op en klikt u achter de in te trekken verklaring op het rode stopbord-icoon. Bij de einddatum van de toestemming wordt dan de datum van intrekking ingevuld. Als het een dienst betreft waarvoor maar één toestemmingsverklaring tegelijk actief kan zijn kan vanaf de volgende dag om 00.00 uur een nieuwe toestemmingsverklaring worden toegevoegd.
Voor alle bedrijven waar een apart certificaat voor is, moet de toestemming worden geregeld. Als uw praktijk werkt met een tweede bedrijf met eigen declaratie, dan stelt u de toestemming op beide certificaten in.
Bent u begin dit jaar (2023) overgestapt op een nieuwe KVK dan is dit ingericht als tweede bedrijf. Dit in verband met het afhandelen van de lopende declaraties op het oude KVK nummer. Geef voor beide KVK nummers toestemming als deze beide een eigen certificaat hebben!
Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het afgeven van een toestemmingsverklaring in het VECOZO portaal dan verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met de supportdesk van VECOZO.
VECOZO contactgegevens:
Telefoonnummer: 013 – 46 25 641
Vanaf heden kan de COV en declaraties via het certificaat van SpotOnMedics worden gedaan. Het is niet meer nodig een eigen systeemcertificaat aan te vragen en te uploaden. Het enige wat u hoeft te doen is toestemming geven dat er via een tussenpartij software (SpotOnMedics) gecontroleerd en declareerd mag worden. Deze verklaring kan door de contactpersoon van uw praktijk of instelling online worden geregeld via VECOZO.
Vanaf maandag 16 oktober zal het ook niet meer mogelijk zijn om de COV controle en de declaraties uit te voeren met uw eigen systeemcertificaat. U bepaalt zelf wanneer u de overstap maakt, maar voer dit uit vóór maandag 16 oktober 2023. Verloopt uw certificaat eerder, dan voert u dit uit voor de einddatum van uw certificaat! Let op: zorg dat u geen openstaande (niet verwerkte) batches meer heeft staan. Als de batch verzonden is met uw eigen certificaat, is het ook belangrijk de retour te verwerken met uw eigen certificaat. U kunt dit controleren door te kijken of er geen bestanden meer staan bij uw declaratieoverzicht op de status verzonden/geboekt. Maak de overstap dus vóór het declareren of ná het verwerken van alle retouren.
We nemen u mee in de stappen die u moet volgen!
Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan kunt u altijd een melding aanmaken via Freshdesk.
Toestemmingsverklaringen kunnen alleen geraadpleegd en gewijzigd worden door de VECOZO-contactpersoon bij uw praktijk of instelling. Diens persoonlijk certificaat is automatisch van de benodigde rechten voorzien.
De diensten waarvoor een toestemmingsverklaring aan een tussenpartij software (TPS) kan worden afgegeven zijn:
Dikgedrukt zijn de diensten waarvoor u ten minste toestemming moet geven voor het declareren via FysioOne.
Vanaf maandag 16 oktober zal het ook niet meer mogelijk zijn om de COV controle en de declaraties uit te voeren met uw eigen systeemcertificaat. U bepaalt zelf wanneer u de overstap maakt, maar voer dit uit vóór maandag 16 oktober 2023. Verloopt uw certificaat eerder, dan voert u dit uit voor de einddatum van uw certificaat! Let op: zorg dat u geen openstaande (niet verwerkte) batches meer heeft staan. Als de batch verzonden is met uw eigen certificaat, is het ook belangrijk de retour te verwerken met uw eigen certificaat. U kunt dit controleren door te kijken of er geen bestanden meer staan bij uw declaratieoverzicht op de status verzonden/geboekt. Maak de overstap dus vóór het declareren of ná het verwerken van alle retouren.
Stap 1: inloggen op het VECOZO portaal
Om de toestemmingsverklaring af te geven logt u in op de site van VECOZO.
Stap 2: verklaring raadplegen
Klik rechtsboven in de navigatiebalk op het gebruikersnummer van uw persoonlijke certificaat (veertien cijferige gebruikersnummer onder uw naam).
Kies voor ‘Mijn gegevens’ en vervolgens voor ‘Algemene instellingen’
Klik op de knop ‘Mijn toestemmingsverklaringen’
Stap 3: verklaring toevoegen
Klik daarna op de knop ‘Voeg toestemmingsverklaring toe’ om een nieuwe toestemmingsverklaring aan te maken.
Selecteer in de keuzelijst ‘Applicatie’ de dienst waarvoor u een toestemmingsverklaring wilt aanmaken of toevoegen. Als een dienst voor u niet van toepassing is of als het maximum aantal toegestane toestemmingsverklaringen voor deze dienst al in gebruik is dan staat de dienst NIET in de lijst. Geef ten minste toestemming voor COV (Controle op Verzekeringsgegevens) en Zvw/Wlz/FZ declaraties
Selecteer in de keuzelijst ‘Type instantie’: tussenpartij software
Selecteer in de keuzelijst ‘Geeft toestemmingsverklaring aan’ de tussenpartij software of de tussenpartij administratief: SpotOnMedics/FysioOne.
Pas indien nodig de einddatum van de toestemmingsverklaring aan. De einddatum mag maximaal 2 jaar in de toekomst liggen en mag niet gelijk of kleiner zijn dan vandaag.
Klik op de knop Doorgaan en lees de disclaimer. Vink het vierkantje bij ‘Ik ga akkoord’ aan als u de disclaimer gelezen heeft en klik op ‘Opslaan’ om de toestemmingsverklaring aan te maken.
Herhaal deze stappen voor alle diensten die nodig zijn (ten minste COV en Zvw/Wlz/FZ declaraties)
Stap 4: controleer uw instellingen in FysioOne
Controleer of de praktijk AGB code correct is ingevuld in de instellingen: Configuratie – algemeen – VECOZO.
Zet na het instellen van de toestemmingsverklaringen het vinkje aan bij “Toestemmingsverklaring bij VECOZO ingevuld” en druk op opslaan.
Indien u nu nog gebruik maakt van uw eigen VECOZO Systeem Certificaat dat u voorheen op deze instellingenpagina geüpload heeft, dan kunt u nu overstappen op de toestemmingsverklaring.
Verklaring verlengen
Wanneer een toestemmingsverklaring gaat verlopen krijgt de contactpersoon 30, 15, 2 en 1 dag(en) voor de verloopdatum een notificatie per e-mail.
Om de einddatum van de toestemmingsverklaring te wijzigen roept u via de knop ‘Mijn toestemmingsverklaringen’ de lijst met afgegeven verklaringen op, en klikt u achter de te wijzigen verklaring op het wijzig-icoon. U kunt dan een nieuwe einddatum tot maximaal 2 jaar in de toekomst vastleggen.
Verklaring intrekken
Om een toestemmingsverklaring in te trekken roept u via de knop ‘Mijn toestemmingsverklaringen’ de lijst met afgegeven verklaringen op en klikt u achter de in te trekken verklaring op het rode stopbord-icoon. Bij de einddatum van de toestemming wordt dan de datum van intrekking ingevuld. Als het een dienst betreft waarvoor maar één toestemmingsverklaring tegelijk actief kan zijn kan vanaf de volgende dag om 00.00 uur een nieuwe toestemmingsverklaring worden toegevoegd.
Voor alle bedrijven waar een apart certificaat voor is, moet de toestemming worden geregeld. Als uw praktijk werkt met een tweede bedrijf met eigen declaratie, dan stelt u de toestemming op beide certificaten in.
Bent u begin dit jaar (2023) overgestapt op een nieuwe KVK dan is dit ingericht als tweede bedrijf. Dit in verband met het afhandelen van de lopende declaraties op het oude KVK nummer. Geef voor beide KVK nummers toestemming als deze beide een eigen certificaat hebben!
Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het afgeven van een toestemmingsverklaring in het VECOZO portaal dan verzoeken wij u vriendelijk om contact op te nemen met de supportdesk van VECOZO.
VECOZO contactgegevens:
Telefoonnummer: 013 – 46 25 641