Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mail aftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.
De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Tip: Controleer het op uitdienst zetten van gebruikers die de maatschap c.q. de praktijk gaan verlaten vanaf januari. Een extra check op de gebruikers aan het begin van het jaar is altijd goed.
In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2025) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).
Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.
SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleid met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is voor een eventuele praktijkovername.
Indien dit bij uw praktijk het geval is dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten.
SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleid met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van een eventuele praktijkovername. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van uw FysioOne omgeving.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 11.0 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.
De aanpassingen op het gebied van de meetinstrumenten volgens specificaties 11.0 zijn als volgt:
Toevoegingen algemeen
Ten opzichte van de voorgaande specificatie worden de volgende meetinstrumenten in FysioOne op basis van de specificaties 11.0 aangeleverd:
Algemeen fysiotherapie: ParkinsonNet intakevragenlijst, Stichting sterke schouders netwerk intakevragenlijst, Stichting sterke schouders netwerk outtakevragenlijst, HOOS-12 (Zorgtopics), KOOS-12 (Zorgtopics), Mini-BEST, Tegner score
Bekkenfysiotherapie: Female Sexual Distress Scale-Revised (FSDS-R), Bekkenbodem functie onderzoek – Vaginaal (BBFO-V), Bekkenbodem functie onderzoek – Anorectaal (BBFO-A)
Kinder fysiotherapie: Skully care
Wanneer
Uiterlijk begin februari 2025, bij de eerste aanlevering van het nieuwe jaar.
Academy
Wilt u meer weten over welke meetinstrumenten allemaal worden aangeleverd aan het LDF/LDK/LDO? Raadpleeg dan de FAQ
Wat
Inlezen contracttarieven 2025. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2025 voor Fysio en alle andere specialisaties.
Wanneer
Zodra we deze hebben ontvangen. Mist u een contract in FysioOne waar u over beschikt via de zorgverzekeraar? Dan kunt u dit melden door middel van een ticket met daarbij de documentatie van het contract in de bijlage. Dan kunnen wij het contract inladen bij de beschikbare contractposities.
Hoe
n.v.t.
Wat
Check de instellingen bij Configuratie > Algemeen > Instellingen AFAS, Exact Online en Twinfield.
Wat?
Voor praktijken die gebruik maken van Infomedics lijkt het nu niet verplicht te zijn om in FysioOne het relatienummer in te vullen. Vanaf 01-01-2025 zal het relatienummer wel een verplichting zijn voor GDS801. U dient deze dus in te vullen om correct te declareren naar Infomedics per 01-01-2025
Wanneer?
z.s.m.
Waar?
Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: facturatie.
Indien afwijkend bedrijf: Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > tabblad: bedrijven.
Wat?
Dit is een nieuw verplicht veld dat moet worden meegestuurd met de GDS. Op zowel omgevings- als bedrijfsniveau staat als Zorgaanbiedersoort nu ‘Praktijk’ ingesteld. In uitzonderlijke gevallen zal dit ‘Instelling’ moeten zijn. We willen klanten vragen dit zelf te checken en eventueel aan te passen.
Wanneer?
Z.s.m.
Hoe?
Voor het standaardbedrijf vindt u deze instelling bij Configuratie > Algemeen > VECOZO:
Voor afwijkende bedrijven vindt u deze instelling onder configuratie > Algemeen > Omgevings Instellingen > Tabblad: bedrijven > Open het bedrijf met het kladblok:
Wat?
Per 01-01-2025 worden patiëntenota’s restitutienota’s. Voor de samenstelling van de restitutienota is het belangrijk dat u de benodigde informatie invult.
Wanneer?
Z.s.m.
Hoe?
Bij Basisgegevens en Omgeving instellingen -> Facturatie > Onderaan de pagina. Hier vult u het IBAN nummer in waarop moet worden gefactureerd, de betaaltermijn en het logo dat u wilt tonen op de nota’s:
De logo’s kunt u uploaden/terugvinden onder Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: logo’s.
Let op dat ook de adresgegevens van de praktijk staat ingevuld bij configuratie > Algemeen > Basisgegevens
Indien u een afwijkend bedrijf heeft, dient u deze instellingen ook in te vullen bij Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: Bedrijven > Open het bedrijf met het kladblok.
Meer informatie over de restitutienota vindt u hier.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar.
Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen.
Let op: we raden aan om deze wijzigingen door te voeren in Chrome of een andere Windows browser. Indien u gebruik maakt van Safari van Apple, dan kan het zo zijn dat ook contracten van andere jaren in het overzicht verschijnen, waardoor u mogelijk een verkeerd contract koppelt.
Als u navigeert naar configuratie > algemeen > contractposities dan komt u in het onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contract posities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contract tarieven van de specifieke contractgroep.
Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Selecteer hier het bedrijf > selecteer de lijst > zet het jaar op 2025 > selecteer het contract > bepaal de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken.
Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.
Ga naar configuratie > algemeen > declaratietarieven > selecteerde contractgroep > selecteer de lijst > selecteer de peildatum (vb 1-1-2025). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.
Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren, deze nog niet beschikbaar is.
U kunt hieronder onze instructievideo ‘Wijzigen van contractposities’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijk tarieven
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratie tarieven > (contractgroep) praktijk tarieven
Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2025 om de lijst met praktijktarieven van 2025 zichtbaar te maken. Indien de praktijk tarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2024 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2025.
Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.
Hieronder kunt u de instructievideo ‘Wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.
Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijk tarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.
Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.
Wanneer
z.s.m. Let op dat de wijziging van het tarief ingaat zodra u de prestatiecode aanpast. U kunt deze niet wijzigen op basis van een peildatum. Als u nog declaraties moet uitvoeren in 2024, dient u dit te doen voordat u de tarieven aanpast.
Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief
Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.
‘Declareren onder’: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘declareren onder’
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw
U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.
Wat
Behandelgroepen doorplannen
Wanneer
Z.s.m.
Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.
Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.
Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan
Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in één keer. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.
Let op: Er hoeven met de jaarovergang over het algemeen geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Hierin gelden in 2025 2 uitzonderingen: kinderfysiotherapie en COPD. Dit omdat in 2025 een aantal CSI codes vervallen en er een nieuwe CSI bij komt. Meer informatie hier over vind u in: Handleiding declareren per 01-01-2025 – Nieuwe GDS – SpotOnMedics Academy
Wanneer
Eind 2024/begin 2025
Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)
Wat
Indien noodzakelijk profielen COPD en Kinderfysiotherapie controleren
In 2025 vervallen er een aantal CSI codes en komt er ook een nieuwe CSI code voor COPD. Meer informatie vindt u hier: Handleiding declareren per 01-01-2025 – Nieuwe GDS – SpotOnMedics Academy
Mocht u gebruik maken van profielen waar deze CSI codes in voorkomen, dan dient u voor 2025 nieuwe profielen aan te maken.
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Bij configuratie > Patiëntendossier > Profielen. U kunt een kopie maken van het bestaande profiel met het blauwe pijltje en hier de CSI code wijzigen naar de nieuwe vervangende code.
Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2025-1234 of 1234-2025)
Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.
Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.
Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.
Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2024 is verstuurd.
Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2023, dan zal het factuurnummer van 2024 getoond worden.
Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassing van factuurnummering’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven. De interne tarieven zijn van belang als u hiermee de therapeuten verloning in heeft geregeld.
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2025, zodat u de tarieven voor 2025 kunt toevoegen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.
Wat
Verloning
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Indien u gebruik maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.
Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2025 > bewerk de gewenste interne tarieven.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.
Per 1 januari 2025 verandert het declareren van fysiotherapie en oefentherapie bij COPD-patiënten. Op initiatief van het NZa zal er geëxperimenteerd worden met zorgbundels. In plaats van betaling per behandeling, zal er zorg via bundels (zorgtrajecten) vergoed gaan worden. Dit experiment heeft als doel te onderzoeken of deze aanpak de zorg voor COPD-patienten beter, betaalbaarder en toegankelijker maakt. Diverse zorgverzekeraars zullen hieraan meewerken.
Het is echter nog niet bekend hoe dit vormgegeven dient te worden in de EPDs. We zijn in afwachting van informatie hierover vanuit NzA en de Zorgverzekeraars.
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2024 gegeven zijn, dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntenkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2025 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2024 gekeken.
Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.
Mocht u het toch noodzakelijk vinden om in januari 2025 te declareren en de polisinformatie 2025 van de patiënt kan nog niet worden opgehaald, dan kunt u via de patiëntenkaart – tabje polissen – op COV klikken. De polisinformatie van 2025 wordt opgehaald, zodat de behandeling onder de polisinformatie van 2024 gedeclareerd kan worden.
De COV alles-knop bij afhandelen, gaan we in de periode 1-1-2025 t/m 26-1-2025 deactiveren. De knop zal zichtbaar blijven en er kan ook op gedrukt worden, alleen haalt hij in deze periode nog geen nieuwe polisinformatie op. De COV-knop blijft wel werken op patiëntniveau, zoals deze hiervoor ook werkte. Mocht u toch in januari willen declareren, houd er rekening mee dat de polis wellicht niet up-to-date is. Hierdoor is de kans op meer retouren groter dan gewoonlijk.
Er is met deze mailing een handleiding gedeeld met informatie over de nieuwe flow van Zorgtopics. Over de configuratie wordt er nog extra informatie gedeeld.
De handleiding over de nieuwe flow vindt u hier: Handleiding Zorgtopics 2025 – Nieuwe flow – SpotOnMedics Academy
Wat
Indien u gebruik maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboards van SpotOnMedics Intelligence, dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2025.
Wanneer
Januari 2025
Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor SpotOnMedics Intelligence
Wanneer u een inhoudelijke vraag heeft over het gebruik van FysioOne, vragen wij u een ticket aan te maken in ons klantenportaal Freshdesk. Bij het aanmaken van uw ticket heeft u toegang tot alle beschikbare informatie over actuele zaken en veelgestelde vragen en vaak vindt u zelf al het antwoord op uw vraag.
Met het ticketnummer kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen voor extra informatie of persoonlijke hulp. Dat kan via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).
Heeft u geen ticketnummer?
Als u geen ticketnummer heeft of kunt aanmaken, vraag dan de key user van uw praktijk om de vraag te stellen via ons klantenportaal.
Klik hier voor de directe link naar ons klantenportaal Freshdesk
Klik hier voor de handleiding over het aanmelden van een ticket
Zorg ervoor dat de KCC medewerker toegang heeft tot uw omgeving, zodat wij u direct kunnen helpen bij vragen. Ga naar instellingen > algemeen > helpdesktoegang en klik op het groene plusje. Selecteer KCC professionals/Implementatie consultants en kies bij voorkeur voor een langere periode waar u ons toegang geeft.
Stuur een mail naar sales@spotonmedics.nl zodat wij u uit kunnen nodigen als key user van de praktijk en u een account kunt aanmaken op ons klantenportaal. Vervolgens kunt u, met het ticketnummer bij de hand, telefonisch contact zoeken met ons Klant Contact Center.
Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2024.
Het jaar 2024 loopt alweer op zijn einde. Deze handleiding bevat alle benodigde informatie rondom de jaarovergang, inclusief actiepunten en stap-voor-stap instructies.
U sluit het jaar 2024 af en bereidt uw online omgeving(en) voor op 2025. Bij de benodigde acties kunt u denken aan: het selecteren van het juiste contract per zorgverzekeraar, wijzigen interne tarieven, doorplannen behandelgroepen, et cetera.
Hierop staan alle benodigde acties. U kunt de checklist downloaden, printen en vervolgens stapsgewijs afvinken. Zo weet u zeker dat u niets vergeet. Er is geen checklist voor SpotOnMedics Intelligence.
In deze handleiding vindt u ook korte instructievideo’s. Deze staan ook gebundeld op de volgende pagina: klik hier. In sommige video’s worden voorgaande jaartallen genoemd. De instructies zijn dan nog steeds actueel.
Het advies is om in januari nog niet te declareren, maar dit uit te stellen tot begin februari. Door alle wijzigingen bij de zorgverzekeraars is de COV check in januari nog niet up-to-date. Dit kan resulteren in meer retouren en daardoor meer werk. Ga naar hoofdstuk 3.18 in de handleiding voor meer informatie.
Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mail aftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.
De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Tip: Controleer het op uitdienst zetten van gebruikers die de maatschap c.q. de praktijk gaan verlaten vanaf januari. Een extra check op de gebruikers aan het begin van het jaar is altijd goed.
In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2025) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).
Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.
SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleid met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is voor een eventuele praktijkovername.
Indien dit bij uw praktijk het geval is dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten.
SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleid met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van een eventuele praktijkovername. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van uw FysioOne omgeving.
Klikt u hier om eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 11.0 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.
De aanpassingen op het gebied van de meetinstrumenten volgens specificaties 11.0 zijn als volgt:
Toevoegingen algemeen
Ten opzichte van de voorgaande specificatie worden de volgende meetinstrumenten in FysioOne op basis van de specificaties 11.0 aangeleverd:
Algemeen fysiotherapie: ParkinsonNet intakevragenlijst, Stichting sterke schouders netwerk intakevragenlijst, Stichting sterke schouders netwerk outtakevragenlijst, HOOS-12 (Zorgtopics), KOOS-12 (Zorgtopics), Mini-BEST, Tegner score
Bekkenfysiotherapie: Female Sexual Distress Scale-Revised (FSDS-R), Bekkenbodem functie onderzoek – Vaginaal (BBFO-V), Bekkenbodem functie onderzoek – Anorectaal (BBFO-A)
Kinder fysiotherapie: Skully care
Wanneer
Uiterlijk begin februari 2025, bij de eerste aanlevering van het nieuwe jaar.
Academy
Wilt u meer weten over welke meetinstrumenten allemaal worden aangeleverd aan het LDF/LDK/LDO? Raadpleeg dan de FAQ
Wat
Inlezen contracttarieven 2025. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2025 voor Fysio en alle andere specialisaties.
Wanneer
Zodra we deze hebben ontvangen. Mist u een contract in FysioOne waar u over beschikt via de zorgverzekeraar? Dan kunt u dit melden door middel van een ticket met daarbij de documentatie van het contract in de bijlage. Dan kunnen wij het contract inladen bij de beschikbare contractposities.
Hoe
n.v.t.
Wat
Check de instellingen bij Configuratie > Algemeen > Instellingen AFAS, Exact Online en Twinfield.
Wat?
Voor praktijken die gebruik maken van Infomedics lijkt het nu niet verplicht te zijn om in FysioOne het relatienummer in te vullen. Vanaf 01-01-2025 zal het relatienummer wel een verplichting zijn voor GDS801. U dient deze dus in te vullen om correct te declareren naar Infomedics per 01-01-2025
Wanneer?
z.s.m.
Waar?
Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: facturatie.
Indien afwijkend bedrijf: Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > tabblad: bedrijven.
Wat?
Dit is een nieuw verplicht veld dat moet worden meegestuurd met de GDS. Op zowel omgevings- als bedrijfsniveau staat als Zorgaanbiedersoort nu ‘Praktijk’ ingesteld. In uitzonderlijke gevallen zal dit ‘Instelling’ moeten zijn. We willen klanten vragen dit zelf te checken en eventueel aan te passen.
Wanneer?
Z.s.m.
Hoe?
Voor het standaardbedrijf vindt u deze instelling bij Configuratie > Algemeen > VECOZO:
Voor afwijkende bedrijven vindt u deze instelling onder configuratie > Algemeen > Omgevings Instellingen > Tabblad: bedrijven > Open het bedrijf met het kladblok:
Wat?
Per 01-01-2025 worden patiëntenota’s restitutienota’s. Voor de samenstelling van de restitutienota is het belangrijk dat u de benodigde informatie invult.
Wanneer?
Z.s.m.
Hoe?
Bij Basisgegevens en Omgeving instellingen -> Facturatie > Onderaan de pagina. Hier vult u het IBAN nummer in waarop moet worden gefactureerd, de betaaltermijn en het logo dat u wilt tonen op de nota’s:
De logo’s kunt u uploaden/terugvinden onder Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: logo’s.
Let op dat ook de adresgegevens van de praktijk staat ingevuld bij configuratie > Algemeen > Basisgegevens
Indien u een afwijkend bedrijf heeft, dient u deze instellingen ook in te vullen bij Configuratie > Algemeen > Omgevingsinstellingen > Tabblad: Bedrijven > Open het bedrijf met het kladblok.
Meer informatie over de restitutienota vindt u hier.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar.
Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen.
Let op: we raden aan om deze wijzigingen door te voeren in Chrome of een andere Windows browser. Indien u gebruik maakt van Safari van Apple, dan kan het zo zijn dat ook contracten van andere jaren in het overzicht verschijnen, waardoor u mogelijk een verkeerd contract koppelt.
Als u navigeert naar configuratie > algemeen > contractposities dan komt u in het onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contract posities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contract tarieven van de specifieke contractgroep.
Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Selecteer hier het bedrijf > selecteer de lijst > zet het jaar op 2025 > selecteer het contract > bepaal de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken.
Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.
Ga naar configuratie > algemeen > declaratietarieven > selecteerde contractgroep > selecteer de lijst > selecteer de peildatum (vb 1-1-2025). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.
Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren, deze nog niet beschikbaar is.
U kunt hieronder onze instructievideo ‘Wijzigen van contractposities’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijk tarieven
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratie tarieven > (contractgroep) praktijk tarieven
Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2025 om de lijst met praktijktarieven van 2025 zichtbaar te maken. Indien de praktijk tarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2024 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2025.
Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.
Hieronder kunt u de instructievideo ‘Wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.
Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijk tarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.
Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.
Wanneer
z.s.m. Let op dat de wijziging van het tarief ingaat zodra u de prestatiecode aanpast. U kunt deze niet wijzigen op basis van een peildatum. Als u nog declaraties moet uitvoeren in 2024, dient u dit te doen voordat u de tarieven aanpast.
Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief
Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.
‘Declareren onder’: Configuratie > declareren > prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘declareren onder’
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.
Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw
U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘Geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.
Wat
Behandelgroepen doorplannen
Wanneer
Z.s.m.
Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.
Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.
Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan
Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in één keer. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.
Let op: Er hoeven met de jaarovergang over het algemeen geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Hierin gelden in 2025 2 uitzonderingen: kinderfysiotherapie en COPD. Dit omdat in 2025 een aantal CSI codes vervallen en er een nieuwe CSI bij komt. Meer informatie hier over vind u in: Handleiding declareren per 01-01-2025 – Nieuwe GDS – SpotOnMedics Academy
Wanneer
Eind 2024/begin 2025
Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)
Wat
Indien noodzakelijk profielen COPD en Kinderfysiotherapie controleren
In 2025 vervallen er een aantal CSI codes en komt er ook een nieuwe CSI code voor COPD. Meer informatie vindt u hier: Handleiding declareren per 01-01-2025 – Nieuwe GDS – SpotOnMedics Academy
Mocht u gebruik maken van profielen waar deze CSI codes in voorkomen, dan dient u voor 2025 nieuwe profielen aan te maken.
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Bij configuratie > Patiëntendossier > Profielen. U kunt een kopie maken van het bestaande profiel met het blauwe pijltje en hier de CSI code wijzigen naar de nieuwe vervangende code.
Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2025-1234 of 1234-2025)
Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.
Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.
Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.
Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2024 is verstuurd.
Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2023, dan zal het factuurnummer van 2024 getoond worden.
Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassing van factuurnummering’ bekijken.
Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven. De interne tarieven zijn van belang als u hiermee de therapeuten verloning in heeft geregeld.
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Configuratie > algemeen > declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2025, zodat u de tarieven voor 2025 kunt toevoegen.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.
Wat
Verloning
Wanneer
z.s.m.
Hoe
Indien u gebruik maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.
Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2025 > bewerk de gewenste interne tarieven.
Hieronder kunt u onze instructievideo ‘Afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.
Per 1 januari 2025 verandert het declareren van fysiotherapie en oefentherapie bij COPD-patiënten. Op initiatief van het NZa zal er geëxperimenteerd worden met zorgbundels. In plaats van betaling per behandeling, zal er zorg via bundels (zorgtrajecten) vergoed gaan worden. Dit experiment heeft als doel te onderzoeken of deze aanpak de zorg voor COPD-patienten beter, betaalbaarder en toegankelijker maakt. Diverse zorgverzekeraars zullen hieraan meewerken.
Het is echter nog niet bekend hoe dit vormgegeven dient te worden in de EPDs. We zijn in afwachting van informatie hierover vanuit NzA en de Zorgverzekeraars.
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2024 gegeven zijn, dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntenkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2025 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2024 gekeken.
Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.
Mocht u het toch noodzakelijk vinden om in januari 2025 te declareren en de polisinformatie 2025 van de patiënt kan nog niet worden opgehaald, dan kunt u via de patiëntenkaart – tabje polissen – op COV klikken. De polisinformatie van 2025 wordt opgehaald, zodat de behandeling onder de polisinformatie van 2024 gedeclareerd kan worden.
De COV alles-knop bij afhandelen, gaan we in de periode 1-1-2025 t/m 26-1-2025 deactiveren. De knop zal zichtbaar blijven en er kan ook op gedrukt worden, alleen haalt hij in deze periode nog geen nieuwe polisinformatie op. De COV-knop blijft wel werken op patiëntniveau, zoals deze hiervoor ook werkte. Mocht u toch in januari willen declareren, houd er rekening mee dat de polis wellicht niet up-to-date is. Hierdoor is de kans op meer retouren groter dan gewoonlijk.
Er is met deze mailing een handleiding gedeeld met informatie over de nieuwe flow van Zorgtopics. Over de configuratie wordt er nog extra informatie gedeeld.
De handleiding over de nieuwe flow vindt u hier: Handleiding Zorgtopics 2025 – Nieuwe flow – SpotOnMedics Academy
Wat
Indien u gebruik maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboards van SpotOnMedics Intelligence, dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2025.
Wanneer
Januari 2025
Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor SpotOnMedics Intelligence
Wanneer u een inhoudelijke vraag heeft over het gebruik van FysioOne, vragen wij u een ticket aan te maken in ons klantenportaal Freshdesk. Bij het aanmaken van uw ticket heeft u toegang tot alle beschikbare informatie over actuele zaken en veelgestelde vragen en vaak vindt u zelf al het antwoord op uw vraag.
Met het ticketnummer kunt u ook telefonisch contact met ons opnemen voor extra informatie of persoonlijke hulp. Dat kan via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).
Heeft u geen ticketnummer?
Als u geen ticketnummer heeft of kunt aanmaken, vraag dan de key user van uw praktijk om de vraag te stellen via ons klantenportaal.
Klik hier voor de directe link naar ons klantenportaal Freshdesk
Klik hier voor de handleiding over het aanmelden van een ticket
Zorg ervoor dat de KCC medewerker toegang heeft tot uw omgeving, zodat wij u direct kunnen helpen bij vragen. Ga naar instellingen > algemeen > helpdesktoegang en klik op het groene plusje. Selecteer KCC professionals/Implementatie consultants en kies bij voorkeur voor een langere periode waar u ons toegang geeft.
Stuur een mail naar sales@spotonmedics.nl zodat wij u uit kunnen nodigen als key user van de praktijk en u een account kunt aanmaken op ons klantenportaal. Vervolgens kunt u, met het ticketnummer bij de hand, telefonisch contact zoeken met ons Klant Contact Center.
Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2024.