Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Praktijkmutaties (NAW, maatschap, rechtsvorm)

1.1 NAW wijzigingen

Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mailaftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.  

1.2 Uit- & intreden van nieuwe maatschapsleden

De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.3 Nieuwe rechtsvorm bedrijfsstructuur

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2022) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).

Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van de financiële administratie.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.4 Praktijkovername

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is voor een eventuele praktijkovername.

Indien dit bij uw praktijk het geval is dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van een eventuele praktijkovername. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van uw FysioOne omgeving.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

2. Wijzigingen fysiotherapie per 2022

2.1 Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) per 1 januari 2022

In dit artikel van het KNGF leest u een toelichting op de nieuwe Wet toetreding zorgaanbieders (ook wel de Wtza genoemd). Deze nieuwe wetgeving treedt per 1 januari 2022 in werking en heeft o.a. invloed op uw financiële administratie.

Meer informatie volgt per e-mail
Momenteel inventariseren onze financieel specialisten welke invloed de nieuwe wetgeving op uw administratie heeft. Gebruikers van SpotOnMedics Financieel ontvangen in het nieuwe jaar een e-mail met meer informatie en (indien nodig) advies of hulpmiddelen.

2.2 Covid-19 herstelzorg fysiotherapie en oefentherapie ook in 2022

Per 18 juli 2020 is er een tijdelijke aanspraak voor covid-19 herstelzorg vanuit de basisverzekering mogelijk. Ook in 2022 is er een tijdelijke aanspraak voor covid-19 herstelzorg vanuit de basisverzekering mogelijk.

Dit betreffen de CSI 020 (eerste zes maanden of max 50 behandelingen) en CSI 021 (tweede periode van zes maanden, max 50 behandelingen). Voor deze herstelzorg is de diagnosecode 9363 van toepassing. Deze diagnosecode kan in beginsel alleen voor deze aanspraak worden gebruikt. Na afloop van de 50 behandelingen kan, afhankelijk van de verzekeraar, met CSI code 009 worden gedeclareerd. De hierop aangepaste DCSPH codelijst wordt in de aankomende periode door Vektis gepubliceerd.

Voor de aankomende jaarovergang mbt tot het declareren van herstelzorg COVID patiënten is het volgende van belang.

Bent u momenteel gestart in een traject met CSI code 020 en heeft u aan het einde van het jaar de max. van 50 behandelingen nog niet gebruikt, dan kunt u in het volgende jaar gewoon doorgaan in het huidige traject. U hoeft geen nieuw traject te starten voor die patiënt in FysioOne.

Het maximaal van 50 behandelingen per indicatiecode hebben wij daarnaast voor u ingesteld. U krijgt dus automatisch een signalering bij inplannen en onder afhandelen, wanneer de maximaal aantal behandelingen zijn bereikt. Dit is hetzelfde als bij een chronisch traject die start op CSI 008.

2.3 Wijzigingen rond verzekeraars en volmachten 2022 [nog niet gereed]

Wordt verder gevuld wanneer alle informatie beschikbaar is.

Bron: zorgvergoeding.com

2.4 Inkoopconcern

Per 2022 zijn de onderstaande inkoopconcerns van toepassing:

ASR
CaresQ
CZ
DSW
ENO
Menzis
ONVZ
RMA
VGZ
ZKA/DFZ *
Zorg en Zekerheid

*DFZ geldt alleen voor de praktijken die in 2021 voor DFZ een opstap overeenkomst Fysiotherapie hadden, anders ZKA Landelijk gelden voor FT, OT, ERGO en LOGO de tarieven van Zilveren Kruis

2.5 Nieuwe specificaties LDK, LDF en LDO 9.0

Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 9.0 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.

De aanpassingen op het gebied van de meetinstrumenten volgens specificaties 9.0 zijn als volgt:

Toevoegingen algemeen
Ten opzichte van de voorgaande specificatie worden de volgende meetinstrumenten in FysioOne op basis van de specificaties 9.0 aangeleverd:

Start MSK, MMRC, BI, FES-I, GPE-DV, FAC, BBS, 4DKL, NVL, CCQ weekversie, HAQ-DI.

Toevoegingen op verzoek Chronisch ZorgNet
Osteoporose baseline vragenlijst Chronisch Zorgnet, osteoporose vragenlijst Chronisch Zorgnet.

Aanpassingen
De volgende meetinstrumenten waren reeds aanwezig in FysioOne maar worden op basis van de specificaties 9.0 vervangen door een nieuwe versie:

COV-AL Nulmeting, COV-AL Vervolgmeting, COPD-vragenlijst IQ

Uitfasering
De volgende meetinstrumenten in FysioOne worden op basis van de specificaties 9.0 uitgefaseerd. Dit betekent dat wij deze niet meer kunnen aanleveren volgens de specificaties. U kunt de versies nog wel blijven gebruiken in FysioOne.

CCQ, 4DKL kort

Wanneer
Uiterlijk 1 februari 2022. Via een algemeen service bericht zullen wij u informeren over de daadwerkelijke overgangsdatum naar specificaties 9.0.

Webinar
Ten behoeve van de jaarovergang organiseert SpotOnMedics een webinar voor LDF/LDK/LDO specificaties 9.0 op 16-02-2022 12:00-12:45.
Klik hier om u aan te melden

Verdere informatie over het webinar volgt. U heeft wel de mogelijkheid u op voorhand in te schrijven op het webinar. Klik op link en schrijf u in.

3. FysioOne

3.1 Acties door SpotOnMedics

Wat
Inlezen contracttarieven 2022. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2022 voor Fysio en alle andere specialisaties.

Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door Fysiovergoeding.nl

Hoe
n.v.t.

3.2 Wijzigen contractposities

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar. 

Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen. 

Als u navigeert naar configuratie -> algemeen -> contractposities dan komt u in het onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contract posities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contract tarieven van de specifieke contractgroep.

Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Hier selecteer u het bedrijf, de selecteer de lijst, het jaar zet u op 2022, u  selecteer het contract en bepaalt de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken. 

Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.

Configuratie -> algemeen -> declaratietarieven -> selecteerde contractgroep -> selecteer de lijst -> selecteer de peildatum (vb 1-1-2022). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.

 

Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren deze nog niet beschikbaar is.

U kunt hieronder onze instructievideo ‘wijzigen van contractposities’ bekijken.

3.3 Wijzigen praktijktarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijktarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > algemeen > declaratietarieven > (contractgroep) praktijktarieven

Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2022 om de lijst met praktijktarieven van 2022 zichtbaar te maken. Indien de praktijktarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2021 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2022.

Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.

Hieronder kunt u de instructievideo ‘wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.

3.4 Wijzigen tarieven zelf aangemaakte prestatiecodes

Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijktarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.

Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.

Wanneer
z.s.m.

Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief

Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.

‘Declareren onder’: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘Declareren onder’

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.

3.5 Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.

3.6 Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw

U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.

3.7 Behandelgroep doorplannen

Wat
Behandelgroepen doorplannen

Wanneer
Z.s.m.

Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.

Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.

3.8 Patiënten in behandelgroep doorplannen

Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan

Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in 1x. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.

3.9 Trajecten aanmaken

Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.

Let op: Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Hierin geldt 1 uitzondering en dat is bij niet-chronische indicaties bij kinderen (<18 jaar). Bij trajecten met CSI003, CSI004 of CSI005 moet wel een vervolgtraject worden aangemaakt.

Wanneer
Eind 2021/begin 2022

Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)

3.10 Aanpassen factuurnummering

Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2022-1234 of 1234-2022)

Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.

Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.

Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.

Let op: bent u FysioOne Light gebruiker? Als FysioOne Light gebruiker heeft u op dit moment niet de mogelijkheid om configuratie aanpassingen te doen. Daarom heeft SpotOnMedics in het verleden de factuurnummers voor u aangepast. Wij begrijpen dat dit niet de meest wenselijke situatie is. Om deze reden zullen wij in de eerste helft van januari alle FysioOne Light praktijken de mogelijkheid geven om zelfstandig de factuurnummering aan te passen. Lees hier verder of bekijk de video.

Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2021 is verstuurd.

Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2021, dan zal het factuurnummer van 2022 getoond worden.

Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
FysioOne Light: Configuratie > algemeen > factuur lay-out


Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer


Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassing van factuurnummering’ bekijken.

3.11 Wijzigen interne tarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > Algemeen > Declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2022, zodat u de tarieven voor 2022 kunt toevoegen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.

3.12 Verloning

Wat
Verloning

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Indien u gebruikt maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.

Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2022 > bewerk de gewenste interne tarieven.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.

3.13 Info m.b.t. declareren

COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2021 gegeven zijn dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2022 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2021 gekeken.

Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.

Mocht u het toch noodzakelijk vinden om in januari 2022 te declareren en de polisinformatie 2021 van de patiënt kan nog niet worden opgehaald, dan kunt u via de patiëntenkaart – tabje polissen – op COV klikken. De polisinformatie van 2021 wordt opgehaald, zodat de behandeling onder de polisinformatie van 2021 gedeclareerd kan worden.

3.14 Terugblik naar hot items releases 2021

Gedurende het afgelopen jaar heeft SpotOnMedics verschillende nieuwe functionaliteiten of wijzigingen gereleased.

Onderstaand een verwijzing naar de hot items uit de release notes per kwartaal. Om de notes te raadplegen klikt u op onderstaande link. U kunt hiermee de inhoud van het item nogmaals raadplegen:

3.15 Vragen?

Als u vragen heeft over de functionaliteiten en activiteiten in het FysioOne platform, dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

4. Zorgproducten

4.1 FysioTopics

Wat
Voor FysioTopics hebben er sinds februari 2021 geen nieuwe wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot de FysioTopics zorgplannen. Er zijn om deze reden geen extra werkzaamheden vereist om uit te voeren in FysioOne.

Let op! Om gebruik te kunnen maken van FysioTopics Zorgplannen dient u deze beschikbaar te stellen in de configuratie van uw FysioOne omgeving. Dit kunt u controleren via de configuratie > patiëntendossier > zorgplannen.

Wijzigingen jaarovergang 2021/2022
Het aantal eenheden van Menzis is met ingang van 1-1-2022 verlaagd voor alle medium en high risico zorgplannen lage rug, nek en schouder. Raadpleeg de handleiding FysioTopics voor het vast aantal eenheden. Hier hoeft u als praktijk verder geen acties voor uit te voeren.

Dataverzameling FysioTopics
Sinds de zomer 2021 is het een vereiste om gebruik te maken van SpotOnMedics Intelligence om uw data verzameling te downloaden en aan te leveren aan FysioTopics. Voor meer informatie over SpotOnMedics Intelligence kunt u contact opnemen met uw praktijkadviseur.

Handleiding
In de handleiding van FysioTopics kunt u verdere informatie terugvinden over de configuratie van FysioOne, declaratie en het FysioTopics Intelligence dashboard in SpotOnMedics Intelligence.

4.2 Zorg1

Wat
Voor Zorg1 hebben er sinds april 2021 geen nieuwe wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot de reeds bestaande zorgprogramma’s lage rug, nek, schouder, artrose heup, artrose knie, THP en TKP.

Vanaf 1-1-2021 is het mogelijk om data te verzamelen voor het nieuwe Zorg1 Zorgprogramma COPD in FysioOne. Tevens is er een nieuwe export tabel toegevoegd aan het Zorg1 Intelligence dashboard om de dataverzameling te monitoren en aan te leveren aan Zorg1. 

Wijzigingen jaarovergang 2021/2022
Het aantal eenheden van Menzis is met ingang van 1-1-2022 verlaagd voor alle medium en high risico profielen  lage rug, nek en schouder. Raadpleeg de handleiding Zorg1 voor het vast aantal eenheden. Hier hoeft u als praktijk verder geen acties voor uit te voeren.

In het jaar 2022 is TKP profiel 2 opgesplitst in een AV en BV profiel. Dit betekent dat er een nieuwe prestatiecode is toegevoegd, namelijk prestatiecode 930211. Om gebruik te kunnen maken van de prestatiecode dient de praktijk de prestatiecode toe te voegen aan FysioOne. Raadpleeg de handleiding Zorg1 voor het toevoegen van prestatiecodes.

Wanneer
Z.s.m.

Hoe
Om gebruik te maken van het nieuwe zorgprogramma COPD dient u de beschikbaarheid van de nieuwe workflow te controleren in de configuratie van FysioOne. Controleer hiervoor of de beschikbaarheid van de zorgplannen op ‘ja’ staan via configuratie > patiëntdossier > zorgplannen. Aangezien de reguliere prestatiecodes vooralsnog van toepassing zijn voor COPD hoeft u geen nieuwe prestatiecodes toe te voegen.

Dataverzameling Zorg1
Sinds 2021 is het een vereiste om gebruik te maken van SpotOnMedics Intelligence om uw data verzameling te downloaden en aan te leveren aan Zorg1. Voor meer informatie over SpotOnMedics Intelligence kunt u contact opnemen met uw praktijkadviseur.

Handleiding
In de handleiding van Zorg1 kunt u verdere informatie terugvinden over de configuratie van FysioOne, declaratie en het Zorg1 Intelligence dashboard in SpotOnMedics Intelligence.

Online webinar Zorg1
In samenwerking met Zorg1 wordt er op 25 februari 2022 10:00-11:00 een webinar gegeven aan alle leden van Zorg1 en FysioOne gebruikers.
Klik hier om u aan te melden

De uitnodiging en verdere informatie volgen in 2022.

5. SpotOnMedics Intelligence

5.1 Bladwijzers controleren en aanmaken

Wat
Indien u gebruikt maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboard van SpotOnMedics Intelligence dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2022.

Wanneer
Januari 2022

Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor SpotOnMedics Intelligence.

5.2 Update Clinical Intelligence en het Kwaliteitsdashboard

Wat
Graag informeren wij u over een een update in uw SpotOnMedics Intelligence account. Op basis van wensen en analyse vraagstukken van praktijken zijn het Clinical Intelligence dashboard en het Kwaliteitsdashboard voorzien van een grote update. Dit betekent dat er in de tweede week van januari 2022 een nieuw dashboard gereed staat in uw Intelligence omgeving.

Webinar
Graag nemen wij u mee in de updates van het Clinical Intelligence dashboard en het Kwaliteitsdashboard tijdens een webinar. De webinars worden gegeven op:

  • Webinar 1: Update Clinical Intelligence dashboard
    donderdag 20/01/2022  12:00-12:30
    Klik hier om u in te schrijven voor webinar 1 ‘Update Clinical Intelligence dashboard’.
  • Webinar 2: Update Kwaliteitsdashboard
    donderdag 27/01/2022  12:00-12:30
    Klik hier om u in te schrijven voor webinar 2 ‘Update Kwaliteitsdashboard’.

5.3 Financial Intelligence: Attributen controleren en aanmaken

Wat
Maakt u gebruik van het Financial Dashboard in SpotOnMedics Intelligence dan is de jaarovergang een goed moment om uw attributen te controleren en indien nodig nieuwe attributen aan te maken voor het jaar 2022.

Wanneer
Januari 2022

Hoe
Voor het toevoegen van attributen in FysioOne voor het Financial Dashboard in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor het Financial Dashboard in SpotOnMedics Intelligence (let op; deze handleiding is bescherm met een wachtwoord).

5.4 Vragen?

Als u vragen heeft over het de functionaliteit en activiteiten in het Intelligence platform dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

6. SpotOnMedics Financieel

6.1 Algemene volledigheid van boekhouding controleren

Wat
Algemene volledigheid van de boekhouding checken + aanleveren ontbrekende zaken die betrekking hebben op 2021.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs. 

6.2 Ontbrekende inkoop- & verkoopfacturen uploaden in administratie

Wat
Ontbrekende inkoop- & verkoopfacturen uploaden in administratie.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen met inkoop- en verkoopsignalen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs (Inkoop & Verkoop). Daarnaast controleren of alle creditnota’s definitief zijn afgedrukt in FysioOne en zijn doorgezet naar te boeken en naar de financiële administratie. 

6.3 Openstaande vragen controleren

Wat
Controleren of alle vragen in Yuki zijn beantwoord en afgehandeld. 

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen met alle vragen. 

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus > rubriek ‘Vragen’ > Alle vragen. Controleer of in de laatste kolom ‘afgehandeld’ overal een groen vinkje staat. Is dat niet het geval? Beantwoord dan de vraag. Indien u de vraag al telefonisch of op een andere manier heeft besproken, zorg en dan voor dat u wel via Yuki reageert met het woord ‘afgehandeld’. De backoffice medewerkers van SpotOnMedics Financieel kunnen de vraag dan afsluiten en zorgen dat er een groen vinkje komt te staan. 

6.4 Vraagposten checken

Wat
Vraagposten checken.

Wanneer
Indien er vraagposten zijn deze beantwoorden aan de financieel specialist.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs (Vraagposten staat dan in het rijtje). 

6.5 Aanpassen factuurnummering

Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2022-1234 of 1234-2022)

Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.

Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.

Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.

Let op: bent u FysioOne Light gebruiker? Dan kunt u zelf geen configuratie aanpassingen doen. SpotOnMedics zal daarom voor u de factuurnummers aanpassen. Zorg er dan wel voor dat uw FysioOne omgeving richting het einde van het jaar “open” staat zodat de wijziging doorgevoerd kan worden door SpotOnMedics. Vanaf 17 januari 2022 kunt u dan factureren met de nieuwe factuurnummers.

Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2021 is verstuurd.

Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2021, dan zal het factuurnummer van 2022 getoond worden.

Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering


Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer


Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassing van factuurnummering’ bekijken.

6.6 Declaraties reiskosten kilometervergoeding (zakelijk) en overige declaraties van medewerkers

Wat
Declaraties (zakelijk) reiskosten kilometervergoeding en overige declaraties van medewerkers en praktijkeigenaren.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen bij Personeel en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
FAQ: Declaratieformulier

Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in de administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van de administratie.

6.7 Facturen m.b.t. WKR (Werkkostenregeling)

Wat
Facturen m.b.t. WKR (Werkkostenregeling) (bijv. Kerstpakketten).
Als er sprake is van een eindheffing in verband met overschrijding van de vrije ruimte, wordt dit bedrag meegenomen in de loonaangifte over februari 2022.

Wanneer
Uiterlijk 31 januari 2022 aanleveren i.v.m. het kunnen berekenen van eventuele overschrijding WKR-ruimte.

Hoe
Controleer of alle bonnen, facturen en declaraties m.b.t. WKR zijn aangeleverd of lever deze alsnog aan d.m.v. inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

In NMBRS kunt u bij de laatste run van het jaar het document ‘werkkostenregeling’ openen. Hierin kunt u vinden wat de vrije ruimte is over het hele jaar. 

In Yuki kunt u grootboekrekening #40970 WKR kosten raadplegen. Hierop zijn alle bonnen, inkoopfacturen en declaraties geboekt, welke betrekking hebben op de WKR. Daarnaast zijn de mutaties uit de loonjournaalposten m.b.t. WKR hierop geboekt.

Indien u het bedrag uit NMBRS verminderd met het bedrag in Yuki kunt u controleren hoeveel vrije ruimte er nog over is.  

6.8 Overzicht kas

Wat
Overzicht kas: aansluiting met kassaldo.

Wanneer
Z.s.m. aanleveren voor een correcte administratie.

Hoe
Zie FAQ: kas

Maak een aansluiting tussen het administratieve kassaldo en het werkelijke kassaldo. Zorg dat u op 31-12-2021 of 01-01-2022 het kassaldo telt. Sluit dit niet aan met het administratieve kassaldo? Vermeld dan in het kasboek op 31-12-2021 een kasverschil, zodat het eindsaldo aansluit met het getelde kassaldo. 

6.9 Ontbrekende pinlijsten aanleveren

Wat
Ontbrekende pinlijsten aanleveren (van heel 2021).

Wanneer
Z.s.m. doornemen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
U dient dit via FysioOne aan te leveren. Zie FAQ: pinlijsten

6.10 Bankmutaties van niet gekoppelde bankrekeningen aanleveren

Wat
Bankmutaties van niet gekoppelde bankrekeningen aanleveren. 

Wanneer
Bij niet gekoppelde bankrekeningen. Dit is het geval bij zakelijke deposito en/of spaarrekeningen van alle banken en een betaalrekening van een andere partij dan ABN AMRO, ING, KNAB en Rabobank.

Hoe
Aanleveren middels een MT940-bestand of uitdraai in PDF van de mutaties van het betreffende boekjaar. Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

6.11 Financiële jaaroverzichten (bank) aanleveren

Wat
Financiële jaaroverzichten (bank) aanleveren.

Wanneer
Zodra het jaaroverzicht van de bank beschikbaar is deze aanleveren.

Hoe
Jaaroverzicht downloaden in bankportaal. Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

6.12 KOR (Kleine Ondernemers Regeling)

Wat
Per 1 januari 2020 is de KOR gewijzigd. Heeft u in 2021 geen gebruik gemaakt van de KOR, maar denkt u er in 2022 wel recht op te hebben? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij SpotOnMedics Financieel. 

Indien u bevestiging van de Belastingdienst hebt ontvangen dat u bent aangemeld voor de KOR 2022, betekent dit dat u vrijgesteld bent van het doen van BTW aangifte voor de aankomende 3 jaar. Dit heeft als consequentie dat u geen BTW meer op uw facturen aan uw cliënten mag hebben staan. U dient dan ook uw abonnementen en verkoopartikelen in FysioOne in te stellen op ‘geen’ BTW.

Wanneer:
Per 1 januari 2022.

Hoe:
Het is niet mogelijk om in uw huidige abonnement/verkoopartikel de BTW op ‘geen’ te zetten, omdat deze BTW instelling dan ook geldt voor de prijzen die u heeft ingesteld in het verleden. Het is dus noodzakelijk om nieuwe abonnementen en verkoopartikelen aan te maken, die u aanpast naar BTW ‘geen’ en de prijs voor 2022 toevoegt.

Configuratie – verkopen – abonnementsvormen – open abonnement middels kladblokje – pas BTW aan naar ‘geen’ BTW – voeg de prijs voor 2021 toe door op ‘nieuw’ te klikken.

Configuratie – verkopen – verkoopartikelen – open verkoopartikel middels kladblokje – pas BTW aan naar ‘geen’ BTW – voeg prijs voor 2022 toe door op ‘nieuw’ te klikken.

6.13 Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA)

Wat
U kunt gebruik maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA) indien u in 2021 meer dan 2.400 euro aan investeringen hebt gedaan (zoals bijvoorbeeld inventaris, verbouwing etc). U kunt overwegen om dit jaar nog (december) te investeren om gebruik te kunnen maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek, het percentage bedraagt 28% voor het totaalbedrag aan investeringen tussen € 2.401 en € 59.170. Let op: het is noodzakelijk dat de factuur van de investering een factuurdatum in 2021 betreft. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website van de Belastingdienst. Geen aanpassing vereist in SpotOnMedics Financieel en FysioOne.

Let op: Het is wel noodzakelijk dat de factuur van de investering een factuurdatum in 2021 betreft. 

Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de belastingdienst.

Wanneer:
Vóór 31 december 2021

Hoe: 
Geen aanpassing vereist in SpotOnMedics Financieel en FysioOne.

6.14 Nieuwe contracten / overeenkomsten aanleveren

Wat
Nieuwe contracten / overeenkomsten aanleveren (bv. Huurovereenkomsten / leasecontracten, etc).

Wanneer
Indien er nieuwe contracten / overeenkomsten beschikbaar zijn deze uploaden in de administratie.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in de administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van de administratie.

6.15 Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke info uploaden

Wat
Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke informatie uploaden, zodat dit beschikbaar is in uw administratie.

Wanneer
Indien belangrijke documenten nog niet geüpload zijn in uw administratie (bij twijfel ook uploaden)

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map ‘Uitzoeken Yuki’ om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

6.16 Fiscale eindejaarstips i.s.m. VvAA

Wellicht kunt u in 2021 nog fiscale voordelen benutten, zowel zakelijk als privé. Onlangs hebben wij samen met VvAA een aantal tips op een rij gezet. Deze tips heeft u in december per e-mail ontvangen. Heeft u de e-mail gemist? Klik dan hier.

6.17 Veelgestelde vragen over SpotOnMedics Financieel

6.18 Vragen?

Als u vragen heeft over uw financiële administratie m.b.t. de jaarovergang dan staat ons team u uiteraard graag te woord. Neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon of bel naar het algemene nummer van team Financieel, via: 088 6600 800 (keuze 2).

7. SpotOnMedics Personeel

7.1 Aandachtsgebieden voor uw personeels- / salarisadministratie

Indien de praktijk haar personeelsadministratie bij SpotOnMedics heeft ondergebracht vragen wij u vriendelijk om de volgende punten aan te leveren. Op deze manier kan uw personeels- & salarisspecialist uw administratie zo snel mogelijk afronden.

7.2 WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans)

Sinds 1 januari 2020 is de Wet Arbeidsmark in Balans van kracht. Als gevolg van deze wet zijn de regels rond arbeidscontracten en ontslag veranderd. De veranderingen kunt hier raadplegen: Nieuwsbericht WAB 2019.

Wat is van belang vanaf januari 2021?
Aanbod vaste arbeidsduur
Als er sprake is van een oproepovereenkomst (= min-max contracten + 0-uren contracten) van een van uw medewerkers die in januari 2021 of later in het jaar, langer dan 12 maanden in dienst is, bent u verplicht om deze medewerker, uiterlijk in de 13e maand, een aanbod voor een vaste arbeidsduur voor te stellen. De vaste arbeidsduur in het aanbod is het gemiddelde aantal uren dat de medewerker in de afgelopen 12 maanden voor u heeft gewerkt. De medewerker hoeft hier niet in mee te gaan. Als dit het geval is moet hij/zij het aanbod schriftelijk afwijzen. U moet deze schriftelijke afwijzing bewaren in uw personeelsadministratie.

Premiedifferentiatie WW / 30%-herzieningssituatie
Vanaf 1 januari 2020 gelden 2 percentages voor de premie Algemeen Werkloosheidsfonds (hierna AWf). In de Wet Arbeidsmarkt in Balans is opgenomen dat bij een afwijking van 30% van het aantal gewerkte uren over het kalenderjaar, alsnog de hoge AWf premie betaald moet worden. Bij Kamerbesluit van 5 juni 2020 en in werking treden vanaf 15 september jl. is besloten om deze wetsregel niet over 2020 te handhaven, aangezien dit voor de zorg tot vervelende en onbedoelde consequenties zou leiden. Een gerichte sectorale maatregel is zeer bewerkelijk voor de uitvoering, zodoende is ervoor gekozen een generieke uitzondering te maken voor de toepassing van de 30%-herzieningssituatie. Een generieke oplossing geldend voor alle werkgevers, voorkomt daarnaast discussie over wie er wel of niet onder de uitzondering moet vallen.

De overheid is vooralsnog wel van plan de wetsregel van de 30%-herzieningssituatie in 2021 te handhaven.


Heeft u vragen over dit onderwerp? Laat het uw vaste contactpersoon weten. Zo voorkomt u onnodige risico’s.

7.3 Werkkostenregeling (WKR)

Het einde van het jaar nadert al snel. In december geeft u wellicht een kerstgeschenk aan uw werknemers en/of relaties. De waarde in geld van deze pakketten, verstrekt aan uw werknemers, kan ondergebracht worden in de ruimte die u nog heeft in de zgn. Werkkostenregeling. Deze regeling geldt voor alle werkgevers en de ruimte bedraagt over 2021 3% tot en met het fiscale loon van 400.000 euro. Over het meerdere van het fiscale loon (> 400.000 euro) bedraagt de vrije ruimte 1.2%. Als u gebruik maakt van SpotOnMedics Personeel dan kunt u uw ruimte makkelijk zelf bereken. Onder de dashlet Salarisdocumenten / Werkkostenregeling van Personeel kunt u een overzicht downloaden van de ruimte tot het huidige verwerkingsmoment. U vindt hierin het fiscaal loon, de geschatte vrije ruimte per jaar en de tot op heden ongebruikte ruimte.

Op basis hiervan kunt u een ruwe inschatting maken van de jaarruimte. (A) Let wel, de kosten vanuit uw boekhouding (bijvoorbeeld personeelsfeestjes) dient u nog van deze ruimte af te trekken. Maakt u gebruik van SpotOnMedics Financieel dan kunt u deze kosten vinden onder grootboekrekeningen 40970.(B) Saldeert u nu A met B dan heeft u het restantbedrag van de forfaitaire ruimte van 3% die u gebruiken kunt voor bijvoorbeeld kerstpakketten. Mocht u nu al inschatten dat u de vrije ruimte gaat overschrijden dan ontvangen wij graag t.z.t. (januari 2022) het overschreden bedrag. Dit bedrag moeten wij in de salarisadministratie opnemen tegen 80 % eindheffing. Voor verstrekkingen aan derden gelden andere eindheffingspercentages.

7.4 Zorgbonus (Verlening Subsidieregeling Bonus zorgprofessionals COVID-19)

Veel praktijken hebben inmiddels een toekenningsbericht ontvangen van het Ministerie VWS inzake de aanvraag zorgbonus (Verlening Subsidieregeling Bonus zorgprofessionals COVID-19). Als uw praktijk geen Zorgbonus voor uw teamleden heeft aangevraagd dan is dit bericht niet voor u van toepassing.

Juiste manier van verloning van de zorgbonus
Aan het uitkeren van de zorgbonus zijn regels verbonden. Wij adviseren u deze richtlijnen te volgen om te voorkomen dat uw praktijk hier op een later moment op aangesproken wordt. In dit eerder aan u verstuurde servicebericht (7 december) vindt u meer informatie en de benodigde stappen.

7.5 Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2022

Wat: Kopie van het schrijven van Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2022 (hierna: WhK-beschikking).

Wanneer: Deze mededeling zou u in de maand november 2021 van de belastingdienst ontvangen moeten hebben.

Hoe: Zodra u de WhK-beschikking ontvangt, deze mailen naar de afdeling SpotOnMedics Personeel: personeel@SpotOnMedics.nl

7.6 Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2022

Wat: Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2022.

Wanneer: Indien er wijzigingen doorgevoerd dienen te worden in de administratie.

Hoe: Doorgeven van wijzigingen per e-mail of via het mutatieformulier in SpotOnMedics Personeel (personeel@spotonmedics.nl).

7.7 Doorgeven van het percentage ziekteverzuim verzekeraar 2022

Wat: Doorgeven van het premie percentage verzuimverzekering 2022, waarmee rekening gehouden moet worden als werkgeverslast, bij de vaststelling van het variabele salaris.

Wanneer: Wanneer dit bekend is.

Hoe: Doorgeven wijzigingen aan team Personeel.

7.8 Vragen?

Als u vragen heeft over uw personeelsadministratie m.b.t. de jaarovergang dan staat ons team u uiteraard graag te woord. Neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon of bel naar het algemene nummer van team Personeel, via: 088 6600 800 (keuze 3).

8. Op naar een voorspoedig 2022!

8.1 Succes!

Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2022.

Jaarovergang 2021 / 2022

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 18-01-2022 - 16:20:39
  • Jaarovergang
  • SpotOnMedics Financieel
  • SpotOnMedics FysioOne
  • SpotOnMedics Intelligence
  • SpotOnMedics Personeel

Introductie

Het jaar 2021 loopt alweer op zijn einde. Deze handleiding bevat alle benodigde informatie rondom de jaarovergang, inclusief actiepunten en stap-voor-stap instructies.

Wat houdt de jaarovergang in?

U sluit het jaar 2021 af en bereidt uw online omgeving(en) voor op 2022. Bij de benodigde acties kunt u bijvoorbeeld denken aan het wijzigen van interne tarieven, het doorplannen van behandelgroepen, de volledigheid van de boekhouding controleren, etc.

Tip: schrijf u in voor de webinars

Op 23 en 27 december kunt webinars volgen waarin we de belangrijkste aandachtspunten met u doornemen. Schrijf u in via de onderstaande links. Kunt u er niet bij zijn? Schrijf u dan alsnog in, zodat u na afloop automatisch de opname ontvangt.

Webinar jaarovergang: SpotOnMedics Financieel en Personeel
donderdag 23 december // 14:30 – 15:30 uur
Klik hier om het webinar terug te kijken of hier om de documentatie te raadplegen.

Webinar jaarovergang: SpotOnMedics FysioOne
maandag 27 december // 13:00 – 14:00 uur
Klik hier om het webinar terug te kijken of hier om de documentatie te raadplegen.

Checklists (.pdf)

Hierop staan alle benodigde acties. U kunt de checklists downloaden, printen en vervolgens stapsgewijs afvinken. Zo weet u zeker dat u niets vergeet. Er is geen checklist voor SpotOnMedics Intelligence.

Instructievideo’s

In deze handleiding vindt u ook korte instructievideo’s. Deze staan ook gebundeld op de volgende pagina: klik hier. In sommige video’s worden voorgaande jaartallen genoemd. De instructies zijn dan nog steeds actueel.

Inhoudsopgave

1. Praktijkmutaties (NAW, maatschap, rechtsvorm)

1.1 NAW wijzigingen

Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mailaftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.  

1.2 Uit- & intreden van nieuwe maatschapsleden

De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.3 Nieuwe rechtsvorm bedrijfsstructuur

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2022) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).

Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van de financiële administratie.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.4 Praktijkovername

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is voor een eventuele praktijkovername.

Indien dit bij uw praktijk het geval is dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van een eventuele praktijkovername. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van uw FysioOne omgeving.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

2. Wijzigingen fysiotherapie per 2022

2.1 Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) per 1 januari 2022

In dit artikel van het KNGF leest u een toelichting op de nieuwe Wet toetreding zorgaanbieders (ook wel de Wtza genoemd). Deze nieuwe wetgeving treedt per 1 januari 2022 in werking en heeft o.a. invloed op uw financiële administratie.

Meer informatie volgt per e-mail
Momenteel inventariseren onze financieel specialisten welke invloed de nieuwe wetgeving op uw administratie heeft. Gebruikers van SpotOnMedics Financieel ontvangen in het nieuwe jaar een e-mail met meer informatie en (indien nodig) advies of hulpmiddelen.

2.2 Covid-19 herstelzorg fysiotherapie en oefentherapie ook in 2022

Per 18 juli 2020 is er een tijdelijke aanspraak voor covid-19 herstelzorg vanuit de basisverzekering mogelijk. Ook in 2022 is er een tijdelijke aanspraak voor covid-19 herstelzorg vanuit de basisverzekering mogelijk.

Dit betreffen de CSI 020 (eerste zes maanden of max 50 behandelingen) en CSI 021 (tweede periode van zes maanden, max 50 behandelingen). Voor deze herstelzorg is de diagnosecode 9363 van toepassing. Deze diagnosecode kan in beginsel alleen voor deze aanspraak worden gebruikt. Na afloop van de 50 behandelingen kan, afhankelijk van de verzekeraar, met CSI code 009 worden gedeclareerd. De hierop aangepaste DCSPH codelijst wordt in de aankomende periode door Vektis gepubliceerd.

Voor de aankomende jaarovergang mbt tot het declareren van herstelzorg COVID patiënten is het volgende van belang.

Bent u momenteel gestart in een traject met CSI code 020 en heeft u aan het einde van het jaar de max. van 50 behandelingen nog niet gebruikt, dan kunt u in het volgende jaar gewoon doorgaan in het huidige traject. U hoeft geen nieuw traject te starten voor die patiënt in FysioOne.

Het maximaal van 50 behandelingen per indicatiecode hebben wij daarnaast voor u ingesteld. U krijgt dus automatisch een signalering bij inplannen en onder afhandelen, wanneer de maximaal aantal behandelingen zijn bereikt. Dit is hetzelfde als bij een chronisch traject die start op CSI 008.

2.3 Wijzigingen rond verzekeraars en volmachten 2022 [nog niet gereed]

Wordt verder gevuld wanneer alle informatie beschikbaar is.

Bron: zorgvergoeding.com

2.4 Inkoopconcern

Per 2022 zijn de onderstaande inkoopconcerns van toepassing:

ASR
CaresQ
CZ
DSW
ENO
Menzis
ONVZ
RMA
VGZ
ZKA/DFZ *
Zorg en Zekerheid

*DFZ geldt alleen voor de praktijken die in 2021 voor DFZ een opstap overeenkomst Fysiotherapie hadden, anders ZKA Landelijk gelden voor FT, OT, ERGO en LOGO de tarieven van Zilveren Kruis

2.5 Nieuwe specificaties LDK, LDF en LDO 9.0

Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF, LDK, LDO 9.0 zal SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorvoeren in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties.

De aanpassingen op het gebied van de meetinstrumenten volgens specificaties 9.0 zijn als volgt:

Toevoegingen algemeen
Ten opzichte van de voorgaande specificatie worden de volgende meetinstrumenten in FysioOne op basis van de specificaties 9.0 aangeleverd:

Start MSK, MMRC, BI, FES-I, GPE-DV, FAC, BBS, 4DKL, NVL, CCQ weekversie, HAQ-DI.

Toevoegingen op verzoek Chronisch ZorgNet
Osteoporose baseline vragenlijst Chronisch Zorgnet, osteoporose vragenlijst Chronisch Zorgnet.

Aanpassingen
De volgende meetinstrumenten waren reeds aanwezig in FysioOne maar worden op basis van de specificaties 9.0 vervangen door een nieuwe versie:

COV-AL Nulmeting, COV-AL Vervolgmeting, COPD-vragenlijst IQ

Uitfasering
De volgende meetinstrumenten in FysioOne worden op basis van de specificaties 9.0 uitgefaseerd. Dit betekent dat wij deze niet meer kunnen aanleveren volgens de specificaties. U kunt de versies nog wel blijven gebruiken in FysioOne.

CCQ, 4DKL kort

Wanneer
Uiterlijk 1 februari 2022. Via een algemeen service bericht zullen wij u informeren over de daadwerkelijke overgangsdatum naar specificaties 9.0.

Webinar
Ten behoeve van de jaarovergang organiseert SpotOnMedics een webinar voor LDF/LDK/LDO specificaties 9.0 op 16-02-2022 12:00-12:45.
Klik hier om u aan te melden

Verdere informatie over het webinar volgt. U heeft wel de mogelijkheid u op voorhand in te schrijven op het webinar. Klik op link en schrijf u in.

3. FysioOne

3.1 Acties door SpotOnMedics

Wat
Inlezen contracttarieven 2022. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2022 voor Fysio en alle andere specialisaties.

Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door Fysiovergoeding.nl

Hoe
n.v.t.

3.2 Wijzigen contractposities

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar. 

Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen. 

Als u navigeert naar configuratie -> algemeen -> contractposities dan komt u in het onderstaande pagina. Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan navigeert u naar de pagina om de contract posities in te stellen. Wanneer u op het vergrootglas icoon klikt dan gaat u direct naar de contract tarieven van de specifieke contractgroep.

Wanneer u op het kladblok icoon klikt dan komt u op onderstaande pagina. Hier selecteer u het bedrijf, de selecteer de lijst, het jaar zet u op 2022, u  selecteer het contract en bepaalt de ingangsdatum. Wanneer u op “opslaan” klikt dan heeft u de contractpositie ingesteld. Daarnaast kunt u vanuit deze pagina ook direct navigeren naar de declaratie tarieven door op de knop “tarieven” te klikken. 

Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u ook via onderstaande stappen raadplegen.

Configuratie -> algemeen -> declaratietarieven -> selecteerde contractgroep -> selecteer de lijst -> selecteer de peildatum (vb 1-1-2022). Vanuit het overzicht kunt u ook direct navigeren naar de contractposities door op de knop “contracten” te klikken. Hij navigeert in dit geval naar de geselecteerde contractgroep. De opgegeven lijst wordt niet meegenomen naar het overzicht van contractposities. Deze kunt u weer opnieuw selecteren indien gewenst.

 

Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren deze nog niet beschikbaar is.

U kunt hieronder onze instructievideo ‘wijzigen van contractposities’ bekijken.

3.3 Wijzigen praktijktarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijktarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > algemeen > declaratietarieven > (contractgroep) praktijktarieven

Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2022 om de lijst met praktijktarieven van 2022 zichtbaar te maken. Indien de praktijktarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2021 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2022.

Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.

Hieronder kunt u de instructievideo ‘wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.

3.4 Wijzigen tarieven zelf aangemaakte prestatiecodes

Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijktarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.

Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.

Wanneer
z.s.m.

Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief

Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.

‘Declareren onder’: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘Declareren onder’

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.

3.5 Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.

3.6 Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > kladblokje voor verkoopartikel > knop nieuw

U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.

3.7 Behandelgroep doorplannen

Wat
Behandelgroepen doorplannen

Wanneer
Z.s.m.

Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.

Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.

3.8 Patiënten in behandelgroep doorplannen

Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan

Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in 1x. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.

3.9 Trajecten aanmaken

Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.

Let op: Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Hierin geldt 1 uitzondering en dat is bij niet-chronische indicaties bij kinderen (<18 jaar). Bij trajecten met CSI003, CSI004 of CSI005 moet wel een vervolgtraject worden aangemaakt.

Wanneer
Eind 2021/begin 2022

Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)

3.10 Aanpassen factuurnummering

Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2022-1234 of 1234-2022)

Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.

Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.

Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.

Let op: bent u FysioOne Light gebruiker? Als FysioOne Light gebruiker heeft u op dit moment niet de mogelijkheid om configuratie aanpassingen te doen. Daarom heeft SpotOnMedics in het verleden de factuurnummers voor u aangepast. Wij begrijpen dat dit niet de meest wenselijke situatie is. Om deze reden zullen wij in de eerste helft van januari alle FysioOne Light praktijken de mogelijkheid geven om zelfstandig de factuurnummering aan te passen. Lees hier verder of bekijk de video.

Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2021 is verstuurd.

Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2021, dan zal het factuurnummer van 2022 getoond worden.

Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering
FysioOne Light: Configuratie > algemeen > factuur lay-out


Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer


Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassing van factuurnummering’ bekijken.

3.11 Wijzigen interne tarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > Algemeen > Declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2022, zodat u de tarieven voor 2022 kunt toevoegen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.

3.12 Verloning

Wat
Verloning

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Indien u gebruikt maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.

Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2022 > bewerk de gewenste interne tarieven.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.

3.13 Info m.b.t. declareren

COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2021 gegeven zijn dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2022 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2021 gekeken.

Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.

Mocht u het toch noodzakelijk vinden om in januari 2022 te declareren en de polisinformatie 2021 van de patiënt kan nog niet worden opgehaald, dan kunt u via de patiëntenkaart – tabje polissen – op COV klikken. De polisinformatie van 2021 wordt opgehaald, zodat de behandeling onder de polisinformatie van 2021 gedeclareerd kan worden.

3.14 Terugblik naar hot items releases 2021

Gedurende het afgelopen jaar heeft SpotOnMedics verschillende nieuwe functionaliteiten of wijzigingen gereleased.

Onderstaand een verwijzing naar de hot items uit de release notes per kwartaal. Om de notes te raadplegen klikt u op onderstaande link. U kunt hiermee de inhoud van het item nogmaals raadplegen:

3.15 Vragen?

Als u vragen heeft over de functionaliteiten en activiteiten in het FysioOne platform, dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

4. Zorgproducten

4.1 FysioTopics

Wat
Voor FysioTopics hebben er sinds februari 2021 geen nieuwe wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot de FysioTopics zorgplannen. Er zijn om deze reden geen extra werkzaamheden vereist om uit te voeren in FysioOne.

Let op! Om gebruik te kunnen maken van FysioTopics Zorgplannen dient u deze beschikbaar te stellen in de configuratie van uw FysioOne omgeving. Dit kunt u controleren via de configuratie > patiëntendossier > zorgplannen.

Wijzigingen jaarovergang 2021/2022
Het aantal eenheden van Menzis is met ingang van 1-1-2022 verlaagd voor alle medium en high risico zorgplannen lage rug, nek en schouder. Raadpleeg de handleiding FysioTopics voor het vast aantal eenheden. Hier hoeft u als praktijk verder geen acties voor uit te voeren.

Dataverzameling FysioTopics
Sinds de zomer 2021 is het een vereiste om gebruik te maken van SpotOnMedics Intelligence om uw data verzameling te downloaden en aan te leveren aan FysioTopics. Voor meer informatie over SpotOnMedics Intelligence kunt u contact opnemen met uw praktijkadviseur.

Handleiding
In de handleiding van FysioTopics kunt u verdere informatie terugvinden over de configuratie van FysioOne, declaratie en het FysioTopics Intelligence dashboard in SpotOnMedics Intelligence.

4.2 Zorg1

Wat
Voor Zorg1 hebben er sinds april 2021 geen nieuwe wijzigingen plaatsgevonden met betrekking tot de reeds bestaande zorgprogramma’s lage rug, nek, schouder, artrose heup, artrose knie, THP en TKP.

Vanaf 1-1-2021 is het mogelijk om data te verzamelen voor het nieuwe Zorg1 Zorgprogramma COPD in FysioOne. Tevens is er een nieuwe export tabel toegevoegd aan het Zorg1 Intelligence dashboard om de dataverzameling te monitoren en aan te leveren aan Zorg1. 

Wijzigingen jaarovergang 2021/2022
Het aantal eenheden van Menzis is met ingang van 1-1-2022 verlaagd voor alle medium en high risico profielen  lage rug, nek en schouder. Raadpleeg de handleiding Zorg1 voor het vast aantal eenheden. Hier hoeft u als praktijk verder geen acties voor uit te voeren.

In het jaar 2022 is TKP profiel 2 opgesplitst in een AV en BV profiel. Dit betekent dat er een nieuwe prestatiecode is toegevoegd, namelijk prestatiecode 930211. Om gebruik te kunnen maken van de prestatiecode dient de praktijk de prestatiecode toe te voegen aan FysioOne. Raadpleeg de handleiding Zorg1 voor het toevoegen van prestatiecodes.

Wanneer
Z.s.m.

Hoe
Om gebruik te maken van het nieuwe zorgprogramma COPD dient u de beschikbaarheid van de nieuwe workflow te controleren in de configuratie van FysioOne. Controleer hiervoor of de beschikbaarheid van de zorgplannen op ‘ja’ staan via configuratie > patiëntdossier > zorgplannen. Aangezien de reguliere prestatiecodes vooralsnog van toepassing zijn voor COPD hoeft u geen nieuwe prestatiecodes toe te voegen.

Dataverzameling Zorg1
Sinds 2021 is het een vereiste om gebruik te maken van SpotOnMedics Intelligence om uw data verzameling te downloaden en aan te leveren aan Zorg1. Voor meer informatie over SpotOnMedics Intelligence kunt u contact opnemen met uw praktijkadviseur.

Handleiding
In de handleiding van Zorg1 kunt u verdere informatie terugvinden over de configuratie van FysioOne, declaratie en het Zorg1 Intelligence dashboard in SpotOnMedics Intelligence.

Online webinar Zorg1
In samenwerking met Zorg1 wordt er op 25 februari 2022 10:00-11:00 een webinar gegeven aan alle leden van Zorg1 en FysioOne gebruikers.
Klik hier om u aan te melden

De uitnodiging en verdere informatie volgen in 2022.

5. SpotOnMedics Intelligence

5.1 Bladwijzers controleren en aanmaken

Wat
Indien u gebruikt maakt van bladwijzers in een van de diverse dashboard van SpotOnMedics Intelligence dan is de jaarovergang een goed moment om deze te controleren en waar nodig nieuwe bladwijzers aan te maken voor 2022.

Wanneer
Januari 2022

Hoe
Voor het toevoegen van bladwijzers in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor SpotOnMedics Intelligence.

5.2 Update Clinical Intelligence en het Kwaliteitsdashboard

Wat
Graag informeren wij u over een een update in uw SpotOnMedics Intelligence account. Op basis van wensen en analyse vraagstukken van praktijken zijn het Clinical Intelligence dashboard en het Kwaliteitsdashboard voorzien van een grote update. Dit betekent dat er in de tweede week van januari 2022 een nieuw dashboard gereed staat in uw Intelligence omgeving.

Webinar
Graag nemen wij u mee in de updates van het Clinical Intelligence dashboard en het Kwaliteitsdashboard tijdens een webinar. De webinars worden gegeven op:

  • Webinar 1: Update Clinical Intelligence dashboard
    donderdag 20/01/2022  12:00-12:30
    Klik hier om u in te schrijven voor webinar 1 ‘Update Clinical Intelligence dashboard’.
  • Webinar 2: Update Kwaliteitsdashboard
    donderdag 27/01/2022  12:00-12:30
    Klik hier om u in te schrijven voor webinar 2 ‘Update Kwaliteitsdashboard’.

5.3 Financial Intelligence: Attributen controleren en aanmaken

Wat
Maakt u gebruik van het Financial Dashboard in SpotOnMedics Intelligence dan is de jaarovergang een goed moment om uw attributen te controleren en indien nodig nieuwe attributen aan te maken voor het jaar 2022.

Wanneer
Januari 2022

Hoe
Voor het toevoegen van attributen in FysioOne voor het Financial Dashboard in SpotOnMedics intelligence verwijzen we naar de Academy Handleiding voor het Financial Dashboard in SpotOnMedics Intelligence (let op; deze handleiding is bescherm met een wachtwoord).

5.4 Vragen?

Als u vragen heeft over het de functionaliteit en activiteiten in het Intelligence platform dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

6. SpotOnMedics Financieel

6.1 Algemene volledigheid van boekhouding controleren

Wat
Algemene volledigheid van de boekhouding checken + aanleveren ontbrekende zaken die betrekking hebben op 2021.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs. 

6.2 Ontbrekende inkoop- & verkoopfacturen uploaden in administratie

Wat
Ontbrekende inkoop- & verkoopfacturen uploaden in administratie.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen met inkoop- en verkoopsignalen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs (Inkoop & Verkoop). Daarnaast controleren of alle creditnota’s definitief zijn afgedrukt in FysioOne en zijn doorgezet naar te boeken en naar de financiële administratie. 

6.3 Openstaande vragen controleren

Wat
Controleren of alle vragen in Yuki zijn beantwoord en afgehandeld. 

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen met alle vragen. 

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus > rubriek ‘Vragen’ > Alle vragen. Controleer of in de laatste kolom ‘afgehandeld’ overal een groen vinkje staat. Is dat niet het geval? Beantwoord dan de vraag. Indien u de vraag al telefonisch of op een andere manier heeft besproken, zorg en dan voor dat u wel via Yuki reageert met het woord ‘afgehandeld’. De backoffice medewerkers van SpotOnMedics Financieel kunnen de vraag dan afsluiten en zorgen dat er een groen vinkje komt te staan. 

6.4 Vraagposten checken

Wat
Vraagposten checken.

Wanneer
Indien er vraagposten zijn deze beantwoorden aan de financieel specialist.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs (Vraagposten staat dan in het rijtje). 

6.5 Aanpassen factuurnummering

Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2022-1234 of 1234-2022)

Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix.

Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix.

Let op: dat u niet meer dan 12 karakters invult bij de factuurnummering. De 12 karakters zijn inclusief de prefix of suffix.

Let op: bent u FysioOne Light gebruiker? Dan kunt u zelf geen configuratie aanpassingen doen. SpotOnMedics zal daarom voor u de factuurnummers aanpassen. Zorg er dan wel voor dat uw FysioOne omgeving richting het einde van het jaar “open” staat zodat de wijziging doorgevoerd kan worden door SpotOnMedics. Vanaf 17 januari 2022 kunt u dan factureren met de nieuwe factuurnummers.

Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2021 is verstuurd.

Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2021, dan zal het factuurnummer van 2022 getoond worden.

Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering


Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer


Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassing van factuurnummering’ bekijken.

6.6 Declaraties reiskosten kilometervergoeding (zakelijk) en overige declaraties van medewerkers

Wat
Declaraties (zakelijk) reiskosten kilometervergoeding en overige declaraties van medewerkers en praktijkeigenaren.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen bij Personeel en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
FAQ: Declaratieformulier

Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in de administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van de administratie.

6.7 Facturen m.b.t. WKR (Werkkostenregeling)

Wat
Facturen m.b.t. WKR (Werkkostenregeling) (bijv. Kerstpakketten).
Als er sprake is van een eindheffing in verband met overschrijding van de vrije ruimte, wordt dit bedrag meegenomen in de loonaangifte over februari 2022.

Wanneer
Uiterlijk 31 januari 2022 aanleveren i.v.m. het kunnen berekenen van eventuele overschrijding WKR-ruimte.

Hoe
Controleer of alle bonnen, facturen en declaraties m.b.t. WKR zijn aangeleverd of lever deze alsnog aan d.m.v. inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

In NMBRS kunt u bij de laatste run van het jaar het document ‘werkkostenregeling’ openen. Hierin kunt u vinden wat de vrije ruimte is over het hele jaar. 

In Yuki kunt u grootboekrekening #40970 WKR kosten raadplegen. Hierop zijn alle bonnen, inkoopfacturen en declaraties geboekt, welke betrekking hebben op de WKR. Daarnaast zijn de mutaties uit de loonjournaalposten m.b.t. WKR hierop geboekt.

Indien u het bedrag uit NMBRS verminderd met het bedrag in Yuki kunt u controleren hoeveel vrije ruimte er nog over is.  

6.8 Overzicht kas

Wat
Overzicht kas: aansluiting met kassaldo.

Wanneer
Z.s.m. aanleveren voor een correcte administratie.

Hoe
Zie FAQ: kas

Maak een aansluiting tussen het administratieve kassaldo en het werkelijke kassaldo. Zorg dat u op 31-12-2021 of 01-01-2022 het kassaldo telt. Sluit dit niet aan met het administratieve kassaldo? Vermeld dan in het kasboek op 31-12-2021 een kasverschil, zodat het eindsaldo aansluit met het getelde kassaldo. 

6.9 Ontbrekende pinlijsten aanleveren

Wat
Ontbrekende pinlijsten aanleveren (van heel 2021).

Wanneer
Z.s.m. doornemen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
U dient dit via FysioOne aan te leveren. Zie FAQ: pinlijsten

6.10 Bankmutaties van niet gekoppelde bankrekeningen aanleveren

Wat
Bankmutaties van niet gekoppelde bankrekeningen aanleveren. 

Wanneer
Bij niet gekoppelde bankrekeningen. Dit is het geval bij zakelijke deposito en/of spaarrekeningen van alle banken en een betaalrekening van een andere partij dan ABN AMRO, ING, KNAB en Rabobank.

Hoe
Aanleveren middels een MT940-bestand of uitdraai in PDF van de mutaties van het betreffende boekjaar. Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

6.11 Financiële jaaroverzichten (bank) aanleveren

Wat
Financiële jaaroverzichten (bank) aanleveren.

Wanneer
Zodra het jaaroverzicht van de bank beschikbaar is deze aanleveren.

Hoe
Jaaroverzicht downloaden in bankportaal. Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

6.12 KOR (Kleine Ondernemers Regeling)

Wat
Per 1 januari 2020 is de KOR gewijzigd. Heeft u in 2021 geen gebruik gemaakt van de KOR, maar denkt u er in 2022 wel recht op te hebben? Neem dan contact op met uw contactpersoon bij SpotOnMedics Financieel. 

Indien u bevestiging van de Belastingdienst hebt ontvangen dat u bent aangemeld voor de KOR 2022, betekent dit dat u vrijgesteld bent van het doen van BTW aangifte voor de aankomende 3 jaar. Dit heeft als consequentie dat u geen BTW meer op uw facturen aan uw cliënten mag hebben staan. U dient dan ook uw abonnementen en verkoopartikelen in FysioOne in te stellen op ‘geen’ BTW.

Wanneer:
Per 1 januari 2022.

Hoe:
Het is niet mogelijk om in uw huidige abonnement/verkoopartikel de BTW op ‘geen’ te zetten, omdat deze BTW instelling dan ook geldt voor de prijzen die u heeft ingesteld in het verleden. Het is dus noodzakelijk om nieuwe abonnementen en verkoopartikelen aan te maken, die u aanpast naar BTW ‘geen’ en de prijs voor 2022 toevoegt.

Configuratie – verkopen – abonnementsvormen – open abonnement middels kladblokje – pas BTW aan naar ‘geen’ BTW – voeg de prijs voor 2021 toe door op ‘nieuw’ te klikken.

Configuratie – verkopen – verkoopartikelen – open verkoopartikel middels kladblokje – pas BTW aan naar ‘geen’ BTW – voeg prijs voor 2022 toe door op ‘nieuw’ te klikken.

6.13 Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA)

Wat
U kunt gebruik maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA) indien u in 2021 meer dan 2.400 euro aan investeringen hebt gedaan (zoals bijvoorbeeld inventaris, verbouwing etc). U kunt overwegen om dit jaar nog (december) te investeren om gebruik te kunnen maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek, het percentage bedraagt 28% voor het totaalbedrag aan investeringen tussen € 2.401 en € 59.170. Let op: het is noodzakelijk dat de factuur van de investering een factuurdatum in 2021 betreft. Voor meer informatie verwijzen we u naar de website van de Belastingdienst. Geen aanpassing vereist in SpotOnMedics Financieel en FysioOne.

Let op: Het is wel noodzakelijk dat de factuur van de investering een factuurdatum in 2021 betreft. 

Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de belastingdienst.

Wanneer:
Vóór 31 december 2021

Hoe: 
Geen aanpassing vereist in SpotOnMedics Financieel en FysioOne.

6.14 Nieuwe contracten / overeenkomsten aanleveren

Wat
Nieuwe contracten / overeenkomsten aanleveren (bv. Huurovereenkomsten / leasecontracten, etc).

Wanneer
Indien er nieuwe contracten / overeenkomsten beschikbaar zijn deze uploaden in de administratie.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in de administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van de administratie.

6.15 Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke info uploaden

Wat
Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke informatie uploaden, zodat dit beschikbaar is in uw administratie.

Wanneer
Indien belangrijke documenten nog niet geüpload zijn in uw administratie (bij twijfel ook uploaden)

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map ‘Uitzoeken Yuki’ om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

6.16 Fiscale eindejaarstips i.s.m. VvAA

Wellicht kunt u in 2021 nog fiscale voordelen benutten, zowel zakelijk als privé. Onlangs hebben wij samen met VvAA een aantal tips op een rij gezet. Deze tips heeft u in december per e-mail ontvangen. Heeft u de e-mail gemist? Klik dan hier.

6.17 Veelgestelde vragen over SpotOnMedics Financieel

6.18 Vragen?

Als u vragen heeft over uw financiële administratie m.b.t. de jaarovergang dan staat ons team u uiteraard graag te woord. Neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon of bel naar het algemene nummer van team Financieel, via: 088 6600 800 (keuze 2).

7. SpotOnMedics Personeel

7.1 Aandachtsgebieden voor uw personeels- / salarisadministratie

Indien de praktijk haar personeelsadministratie bij SpotOnMedics heeft ondergebracht vragen wij u vriendelijk om de volgende punten aan te leveren. Op deze manier kan uw personeels- & salarisspecialist uw administratie zo snel mogelijk afronden.

7.2 WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans)

Sinds 1 januari 2020 is de Wet Arbeidsmark in Balans van kracht. Als gevolg van deze wet zijn de regels rond arbeidscontracten en ontslag veranderd. De veranderingen kunt hier raadplegen: Nieuwsbericht WAB 2019.

Wat is van belang vanaf januari 2021?
Aanbod vaste arbeidsduur
Als er sprake is van een oproepovereenkomst (= min-max contracten + 0-uren contracten) van een van uw medewerkers die in januari 2021 of later in het jaar, langer dan 12 maanden in dienst is, bent u verplicht om deze medewerker, uiterlijk in de 13e maand, een aanbod voor een vaste arbeidsduur voor te stellen. De vaste arbeidsduur in het aanbod is het gemiddelde aantal uren dat de medewerker in de afgelopen 12 maanden voor u heeft gewerkt. De medewerker hoeft hier niet in mee te gaan. Als dit het geval is moet hij/zij het aanbod schriftelijk afwijzen. U moet deze schriftelijke afwijzing bewaren in uw personeelsadministratie.

Premiedifferentiatie WW / 30%-herzieningssituatie
Vanaf 1 januari 2020 gelden 2 percentages voor de premie Algemeen Werkloosheidsfonds (hierna AWf). In de Wet Arbeidsmarkt in Balans is opgenomen dat bij een afwijking van 30% van het aantal gewerkte uren over het kalenderjaar, alsnog de hoge AWf premie betaald moet worden. Bij Kamerbesluit van 5 juni 2020 en in werking treden vanaf 15 september jl. is besloten om deze wetsregel niet over 2020 te handhaven, aangezien dit voor de zorg tot vervelende en onbedoelde consequenties zou leiden. Een gerichte sectorale maatregel is zeer bewerkelijk voor de uitvoering, zodoende is ervoor gekozen een generieke uitzondering te maken voor de toepassing van de 30%-herzieningssituatie. Een generieke oplossing geldend voor alle werkgevers, voorkomt daarnaast discussie over wie er wel of niet onder de uitzondering moet vallen.

De overheid is vooralsnog wel van plan de wetsregel van de 30%-herzieningssituatie in 2021 te handhaven.


Heeft u vragen over dit onderwerp? Laat het uw vaste contactpersoon weten. Zo voorkomt u onnodige risico’s.

7.3 Werkkostenregeling (WKR)

Het einde van het jaar nadert al snel. In december geeft u wellicht een kerstgeschenk aan uw werknemers en/of relaties. De waarde in geld van deze pakketten, verstrekt aan uw werknemers, kan ondergebracht worden in de ruimte die u nog heeft in de zgn. Werkkostenregeling. Deze regeling geldt voor alle werkgevers en de ruimte bedraagt over 2021 3% tot en met het fiscale loon van 400.000 euro. Over het meerdere van het fiscale loon (> 400.000 euro) bedraagt de vrije ruimte 1.2%. Als u gebruik maakt van SpotOnMedics Personeel dan kunt u uw ruimte makkelijk zelf bereken. Onder de dashlet Salarisdocumenten / Werkkostenregeling van Personeel kunt u een overzicht downloaden van de ruimte tot het huidige verwerkingsmoment. U vindt hierin het fiscaal loon, de geschatte vrije ruimte per jaar en de tot op heden ongebruikte ruimte.

Op basis hiervan kunt u een ruwe inschatting maken van de jaarruimte. (A) Let wel, de kosten vanuit uw boekhouding (bijvoorbeeld personeelsfeestjes) dient u nog van deze ruimte af te trekken. Maakt u gebruik van SpotOnMedics Financieel dan kunt u deze kosten vinden onder grootboekrekeningen 40970.(B) Saldeert u nu A met B dan heeft u het restantbedrag van de forfaitaire ruimte van 3% die u gebruiken kunt voor bijvoorbeeld kerstpakketten. Mocht u nu al inschatten dat u de vrije ruimte gaat overschrijden dan ontvangen wij graag t.z.t. (januari 2022) het overschreden bedrag. Dit bedrag moeten wij in de salarisadministratie opnemen tegen 80 % eindheffing. Voor verstrekkingen aan derden gelden andere eindheffingspercentages.

7.4 Zorgbonus (Verlening Subsidieregeling Bonus zorgprofessionals COVID-19)

Veel praktijken hebben inmiddels een toekenningsbericht ontvangen van het Ministerie VWS inzake de aanvraag zorgbonus (Verlening Subsidieregeling Bonus zorgprofessionals COVID-19). Als uw praktijk geen Zorgbonus voor uw teamleden heeft aangevraagd dan is dit bericht niet voor u van toepassing.

Juiste manier van verloning van de zorgbonus
Aan het uitkeren van de zorgbonus zijn regels verbonden. Wij adviseren u deze richtlijnen te volgen om te voorkomen dat uw praktijk hier op een later moment op aangesproken wordt. In dit eerder aan u verstuurde servicebericht (7 december) vindt u meer informatie en de benodigde stappen.

7.5 Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2022

Wat: Kopie van het schrijven van Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2022 (hierna: WhK-beschikking).

Wanneer: Deze mededeling zou u in de maand november 2021 van de belastingdienst ontvangen moeten hebben.

Hoe: Zodra u de WhK-beschikking ontvangt, deze mailen naar de afdeling SpotOnMedics Personeel: personeel@SpotOnMedics.nl

7.6 Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2022

Wat: Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2022.

Wanneer: Indien er wijzigingen doorgevoerd dienen te worden in de administratie.

Hoe: Doorgeven van wijzigingen per e-mail of via het mutatieformulier in SpotOnMedics Personeel (personeel@spotonmedics.nl).

7.7 Doorgeven van het percentage ziekteverzuim verzekeraar 2022

Wat: Doorgeven van het premie percentage verzuimverzekering 2022, waarmee rekening gehouden moet worden als werkgeverslast, bij de vaststelling van het variabele salaris.

Wanneer: Wanneer dit bekend is.

Hoe: Doorgeven wijzigingen aan team Personeel.

7.8 Vragen?

Als u vragen heeft over uw personeelsadministratie m.b.t. de jaarovergang dan staat ons team u uiteraard graag te woord. Neem hiervoor contact op met uw vaste contactpersoon of bel naar het algemene nummer van team Personeel, via: 088 6600 800 (keuze 3).

8. Op naar een voorspoedig 2022!

8.1 Succes!

Namens ons gehele team wensen wij u veel succes met de voorbereiding op het nieuwe jaar. Bij vragen staan onze collega’s jullie praktijk graag te woord. Wij wensen u een prettige jaarwisseling en op naar een gezond en succesvol 2022.

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Tip: handleiding jaarovergang (klik hier)