Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Praktijkmutaties (NAW, maatschap, rechtsvorm)

1.1 NAW wijzigingen

Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mailaftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.  

1.2 Uit- & intreden van nieuwe maatschapsleden

De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.3 Nieuwe rechtsvorm bedrijfstructuur

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2020) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).

Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie van tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van de financiële administratie.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

2. Wijzigingen fysiotherapie per 2020

2.1 Nieuwe items overzicht

Per 1 januari 2020 zijn een aantal nieuwe items, waarover wij u willen informeren. In de aankomende subhoofdstukken geven wij verdere tekst en uitleg.

  • Fysiotherapeutische dossiervoering 2019 (vanaf 2020);
  • Nieuwe specificaties LDF 7.0;
  • Nieuwe diagnosecodelijst;
  • Meekijkconsult;
  • Bekken- en geriatrie oefentherapie.

 

2.2 Fysiotherapeutische dossiervoering 2019 (vanaf 2020)

Wat
De richtlijn ‘Fysiotherapeutische dossiervoering 2019’ is tot stand gekomen naar aanleiding van schrapsessies. De sessies hadden tot doel de administratieve lasten te verlichten. Vanaf 01-01-2020 zal de KNGF-richtlijn fysiotherapeutische dossiervoering 2019 beschikbaar zijn in FysioOne.

Er zullen 4 varianten dossiers door u gekozen kunnen worden, het is de of, of, of.

  1. Dossier conform Richtlijn 2011 > deze zal SpotOnMedics niet meer ondersteunen vanaf 2020. Praktijken kunnen deze richtlijn nog steeds kiezen maar onderhoud of aanpassingen worden niet meer uitgevoerd.
  2. Dossier conform Richtlijn 2016, met daarbij de keuze uit de verplicht velden basis, hkz en plus.
  3. Dossier conform Richtlijn 2019 (incl. LDF)
  4. Dossier conform Richtlijn 2019, de Plus audit (incl. LDF)

 

Let op: De richtlijn basis 2019 is altijd incl. de LDF. Conform richtlijn 2019 is in november 2019 een wijziging doorgevoerd op de richtlijn en zijn de LDF parameters toegevoegd aan de richtlijn.

FAQ: wat zijn de verplichte velden KNGF richtlijn dossiervoering 2019?

Klinimetrie
In de nieuwe richtlijn is het uitvragen van meetinstrumenten geen verplicht onderdeel meer. Hierdoor is de ‘Klinimetrie rode draad’ geen standaard onderdeel meer van de verslaglegging. De klinimetrie kan vanuit de klinimetrie-preset ingericht worden. Per categorie kan aangegeven worden welke meetinstrumenten er uitgevraagd dienen te worden. Zo is de klinimetrie voor elke categorie flexibel en voor elke praktijk zelf in te regelen naar eigen kwaliteitseisen.

 FAQ: Hoe werkt de klinimetrie preset of hoe kan ik de klinimetrie preset instellen?

Wanneer
Beschikbaar per 1 januari 2020. Wanneer u besluit om gebruik te maken van de richtlijn, dan dient u deze zelf zsm te activeren.

Hoe (geüpdate per 2-1-2020)
Via configuratie – algemeen – omgeving instellingen heeft u de mogelijkheid om de door u gekozen richtlijn te selecteren.

Let op: de nieuwe richtlijn werkt bij het aanmaken van nieuwe dossiers, dus niet bij dossiers die al reeds aangemaakt zijn. Deze zijn nog conform de oude richtlijn. 

Wanneer u een nieuw dossier aanmaakt, zal het dossier conform de nieuwe richtlijn geopend worden.

Releasenote beschikbaar: Verslagleggingsrichtlijn 2019 in FysioOne

2.3 Nieuwe specificaties LDF 7.0

Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF 7.0 heeft SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorgevoerd in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie  en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties. Om de praktijk hier zo goed mogelijk bij te ondersteunen is er een nieuwe handleiding beschikbaar gesteld. De handleiding geeft inzicht in onder andere het proces van aanlevering en verwerking van data en een uitgebreide uitleg over het verwerkingsverslag die terug te vinden is in FysioOne. Ook zijn er diverse FAQ items toegevoegd op onze Academy.

FAQ’s

Wanneer
Beschikbaar per 1 januari 2020. 

Hoe
U dient een controle uit te voeren of u gebruik maakt van de juiste klinimetrie versie. U dient na te gaan of u gebruik maakt van de laatste versie. Dit kunt u doen via configuratie – patiëntdossier – klinimetrie. 

Om te bepalen of u de juiste klinimetrie beschikbaar heeft gesteld binnen de praktijk, kunt u de volgende FAQ raadplegenWelke gevalideerde en ongevalideerde vragenlijsten worden aangeleverd aan de LDF volgens de specificatie versie 7.0?

2.4 Nieuwe diagnosecodelijst

Wat
In de huidige situatie worden voor het gebruik van de diagnosecodes door verschillende verzekeraars verschillende restricties toegepast. Om hierin uniformiteit en duidelijkheid te creëren is een uniforme lijst met diagnosecodes opgesteld. Per 1-1-2020 zullen alle verzekeraars deze nieuwe codelijst hanteren voor nieuwe trajecten per 1-1-2020. Trajecten die vóór 2020 zijn gestart blijven onveranderd en worden op de bestaande diagnosecodelijst uitgedeclareerd. De uniforme diagnosecodelijst zal worden beheerd door Vektis en zal vanaf 1-1-2020 beschikbaar zijn in FysioOne. 

Let op: de nieuwe lijst kan gebruikt worden voor trajecten met een startdatum vanaf 1-1-2020. Voor trajecten die gestart zijn voor deze datum, kunt u nog gewoon de oude diagnosecodelijst gebruiken. 

Wanneer
Beschikbaar per 1 januari 2020.

Hoe (geüpdate per 18-12-2019)
De geüpdate diagnosecodelijst kunt u vinden via patiëntdossier – DCSPH en wanneer u bij details voor traject de aandoening en locatie selecteert. Ook is de oude aandoeningen lijst hier nog beschikbaar.

Wanneer u een traject aanmaakt met een startdatum per 1-1-2020 of later, dan heeft u zoals u reeds gewend bent, de mogelijkheid om via ‘details voor traject’ op het blauwe vinkje achter ‘aandoening’ te klikken. De nieuwe diagnosecodelijst wordt nu getoond.

Indien het een chronische aandoening is, zal de FysioOne zoals u gewend bent automatisch de CSI code aanpassen naar chronisch.

2.5 Meekijkconsult

Wat
Met de prestatie meekijkconsult wordt de zorgverlener in de eerste lijn de mogelijkheid geboden om tijdens een behandeltraject de expertise in te roepen van andere (meer gespecialiseerde) zorgverleners. Voor deze prestatie geldt een contractvereiste met de zorgverzekeraar. In de tabel hebben wij een opsomming gemaakt van de prestatiecodes meekijkconsult per specialisatie.

PrestatiecodeOnderwerpSpecialisatie
1005Meekijkconsult fysiotherapieFysiotherapie
2005Meekijkconsult oefentherapieOefentherapie
5019Meekijkconsult ergotherapieErgotherapie
6007Meekijkconsult DiëtetiekDiëtetiek

Onderlinge dienstverlening
De andere zorgverlener kan het meekijkconsult in rekening brengen via de prestatie onderlinge dienstverlening. De zorgverlener in de eerste lijn en de andere zorgverlener maken hiervoor een (vrij onderhandelbare) prijsafspraak.

Wanneer
Per 1 januari 2020

Hoe
U dient deze prestatiecodes zelf aan te maken via configuratie – declareren – prestatiecodes – groene +

2.6 Bekken- en geriatrie oefentherapie

Wat
Per 2020 geldt een aparte prestatie voor bekkenoefentherapie en geriatrie oefentherapie. Dit maakt expliciete afspraken met de zorgverzekeraar mogelijk. Het gaat hierbij om de prestatiecodes:

PrestatiecodeOnderwerp
2005 Meekijkconsult oefentherapie
2006Individuele zitting bekkenoefentherapie
2007Individuele zitting geriatrie oefentherapie
2008Individuele zitting bekkenoefentherapie met toeslag voor behandeling aan huis
2009Individuele zitting bekkenoefentherapie met toeslag voor behandeling in een instelling
2010Individuele zitting geriatrie oefentherapie met toeslag voor behandeling aan huis
2011Individuele zitting geriatrie oefentherapie met toeslag voor behandeling in een instelling

Wanneer
Per 1 januari 2020

Hoe
U dient deze prestatiecode aan te maken via configuratie – declareren – prestatiecodes – groene + om de prestatiecode aan te maken.

 

2.7 Wijzigingen rond verzekeraars en volmachten 2020

Aevitae
is met ingang van 2020 alleen nog volmacht voor EUCare onder het contract van Caresq en met uzovicode 3360. De andere volmachten (Avéro, VGZ en ASR komen te vervallen).

One Underwriting Health
wordt volmacht van Zilveren Kruis (niet meer Avéro) met uzovicode 8971 en van CaresQ en met uzovicode 3362.

Zekur
de uzovicode voor declaraties van Zekur wordt 3361, alle andere polissen van Univé en Zorgzaam blijven onder 0101.

ENO
de uzovicode van ENO verandert van 7032 naar 3347 bij de jaarovergang. Declaraties over 2019 moeten nog wel op 7032 worden ingediend. Over 2020 worden ze op 3347 ingediend.

OZF en Avéro
beide worden in 2020 opgenomen in Zilveren Kruis 3311, daarmee zijn uzovicodes 3314 en 3329 opgeheven.

IZZ
is opgenomen in VGZ met uzovicode 7095, daarmee is uzovicode 9015 opgeheven.

ONVZ
net als in 2019 heeft ONVZ een eigen contract alleen voor fysiotherapie onder uzovicode 3343, de oefentherapie valt nog onder VRZ.

Bron: zorgvergoeding.com

2.8 Inkoopconcern

Per 2020 zijn de onderstaande inkoopconcerns van toepassing:

  • ASR
  • CaresQ
  • CZ
  • DSW
  • Menzis
  • RMA
  • VGZ
  • Multizorg/VRZ
  • ENO
  • ONVZ
  • Zilveren Kruis Achmea/De Friesland

Achmea/De Friesland

  • In de provincie Friesland gelden zowel voor De Friesland als de Zilveren Kruis Achmea labels de tarieven van De Friesland.
  • Landelijk gelden zowel voor De Friesland als voor de Zilveren Kruis Achmea labels de tarieven van Zilveren Kruis Achmea.

ENO

  • In de regio ENO gelden voor ENO, Zorg & Zekerheid en ONVZ (oefentherapie) de tarieven van ENO.
  • Landelijk gelden voor ENO, Zorg & Zekerheid en ONVZ (oefentherapie) de tarieven van VRZ.
  • ONVZ heeft voor fysiotherapie een eigen contract voor het hele land, dit geldt niet voor oefentherapie.
Bron: zorgvergoeding.com

3. FysioOne

3.1 Acties door SpotOnMedics

Wat
Inlezen contracttarieven 2020. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2020 voor Fysio en alle andere specialisaties.

Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door Fysiovergoeding.nl

Hoe
n.v.t.

3.2 Wijzigen contractposities

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar. 

Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen. 

Configuratie -> algemeen -> contractposities -> selecteer het bedrijf -> selecteer de lijst -> jaar op 2020 -> selecteer het contract -> bepaal de ingangsdatum

Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u via onderstaande stappen raadplegen.

Configuratie -> algemeen -> declaratietarieven -> selecteerde contractgroep -> selecteer de lijst -> selecteer de peildatum (vb 1-1-2020)

 

 U kunt de contractpositie instellen via configuratie -> algemeen -> contractposities -> kladblokje voor ONVZ of Zorg en Zekerheid -> selecteer het bedrijf -> selecteer de lijst -> jaar op 2019 -> selecteer het contract -> bepaal de ingangsdatum

Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren deze nog niet beschikbaar is.

U kunt hieronder onze instructievideo ‘wijzigen van contractposities’ bekijken.

3.3 Wijzigen praktijktarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijktarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > algemeen > declaratietarieven > (contractgroep) praktijktarieven

Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2020 om de lijst met praktijktarieven van 2020 zichtbaar te maken. Indien de praktijktarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2019 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2020.

Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.

Hieronder kunt u de instructievideo ‘wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.

3.4 Wijzigen tarieven zelf aangemaakte prestatiecodes

Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijktarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.

Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.

Wanneer
z.s.m.

Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief

Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.

‘Declareren onder’: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘Declareren onder’

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.

3.5 Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.

3.6 Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw

U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.

3.7 Behandelgroep doorplannen

Wat
Behandelgroepen doorplannen

Wanneer
Laatste week van het jaar

Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.

Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.

3.8 Patiënten in behandelgroep doorplannen

Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan

Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in 1x. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.

3.9 Trajecten aanmaken

Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.

Let op: Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Echter, voor fysiotherapie/oefentherapie bij kinderen geldt een uitzondering. Bij een niet chronische indicatie begint de telling van het aantal behandelingen in het traject bij de jaarovergang opnieuw. Dan dient wel een vervolgtraject aangemaakt te worden. Bij chronische indicaties hoeft er geen nieuw traject gestart te worden.

Wanneer
Eind 2019/begin 2020

Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)

3.10 Aanpassen factuurnummering

Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2020-1234 of 1234-2020)

Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix. 
Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix. 

Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2019 is verstuurd.

Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2019, dan zal het factuurnummer van 2020 getoond worden.

Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering

Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassing van factuurnummering’ bekijken.

3.11 Wijzigen interne tarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > Algemeen > Declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2020, zodat u de tarieven voor 2020 kunt toevoegen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.

3.12 Verloning

Wat
Verloning

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Indien u gebruikt maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.

Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2020 > bewerk de gewenste interne tarieven.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.

3.13 Info m.b.t. declareren

Trajecten
Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Echter, voor fysiotherapie/oefentherapie bij kinderen geldt een uitzondering. Bij een niet chronische indicatie begint de telling van het aantal behandelingen in het traject bij de jaarovergang opnieuw. Dan dient wel een vervolgtraject aangemaakt te worden. Bij chronische indicaties hoeft er geen nieuw traject gestart te worden.

Samengevat: bij de jaarovergang loopt de teller in SpotOnMedics FysioOne van het aantal behandelingen in het traject door. Het aantal behandelingen op jaarbasis begint bij aanvang van het jaar 2020 weer opnieuw. Wilt u dat de teller van het aantal behandelingen in het traject weer op 0 staat in het nieuwe jaar? Dan dient u een vervolgtraject aan te maken. Wilt u dat de teller van het aantal behandelingen door telt? Dan hoeft u geen nieuw traject aan te maken. De telling begint automatisch opnieuw.

COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2019 gegeven zijn dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2020 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2019 gekeken.

Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.

Mocht u het toch noodzakelijk vinden om in januari te declareren en de polisinformatie 2020 van de patiënt kan nog niet worden opgehaald, dan kunt u via de patiëntenkaart – tabje polissen – op COV klikken. De polisinformatie van 2019 wordt opgehaald, zodat de behandeling onder de polisinformatie van 2019 gedeclareerd kan worden.

3.14 Terugblik naar hot items releases 2019

Afgelopen jaar is er 1 grote release uitgevoerd. Onderstaand vind u de hot items uit deze release, met daarbij de link naar de pagina waar u nogmaals de uitleg kunt teruglezen.

Release 2019

In de release van 2019 zijn onderstaande hot items gereleased. Om het item te raadplegen klikt u op onderstaande link. U kunt hiermee de inhoud van het item nogmaals raadplegen:

3.15 Vragen?

Als u vragen heeft over de functionaliteiten en activiteiten in het FysioOne platform, dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

4. SpotOnMedics Intelligence

4.1 Geen aanpassingen vereist

Indien uw praktijk gebruik maakt van SpotOnMedics Intelligence hoeft u geen aanpassingen op het BI-platform door te voeren.

4.2 Vragen?

Als u vragen heeft over het de functionaliteit en activiteiten in het Intelligence platform dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

5. SpotOnMedics Financieel

5.1 Algemene volledigheid van boekhouding controleren

Wat
Algemene volledigheid van de boekhouding checken + aanleveren ontbrekende zaken die betrekking hebben op 2019.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs. Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.2 Ontbrekende inkoop- & verkoopfacturen uploaden in administratie

Wat
Ontbrekende inkoop- & verkoopfacturen uploaden in administratie.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen met inkoop- en verkoopsignalen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs (Inkoop & Verkoop).
Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.3 Vraagposten checken

Wat
Vraagposten checken.

Wanneer
Indien er vraagposten zijn deze beantwoorden aan de financieel specialist.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs (Vraagposten staat dan in het rijtje). 
Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.4 Ontbrekende pinlijsten aanleveren

Wat
Ontbrekende pinlijsten aanleveren (van heel 2019).

Wanneer
Z.s.m. doornemen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
U dient dit via FysioOne aan te leveren. Zie FAQ: pinlijsten

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.5 Overzicht kas

Wat
Overzicht kas: aansluiting met kassaldo.

Wanneer
Z.s.m. aanleveren voor een correcte administratie.

Hoe
Aansluiting maken met kassaldo.

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.6 Declaraties reiskosten kilometervergoeding (zakelijk) en overige declaraties van medewerkers

Wat
Declaraties reiskosten kilometervergoeding (zakelijk) en overige declaraties van medewerkers.

FAQ: Declaratieformulier

Let op: deze FAQ zou binnenkort kunnen wijzigen. 

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen bij Personeel en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in de administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van de administratie.

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.7 Nieuwe contracten / overeenkomsten aanleveren

Wat
Nieuwe contracten / overeenkomsten aanleveren (bv. Huurovereenkomsten / leasecontracten, etc).

Wanneer
Indien er nieuwe contracten / overeenkomsten beschikbaar zijn deze uploaden in de administratie.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in de administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van de administratie.

5.8 Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke info uploaden

Wat
Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke informatie uploaden, zodat dit beschikbaar is in uw administratie.

Wanneer
Belangrijke documenten die nog niet geüpload zijn in uw administratie (bij twijfel uploaden).

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.9 Bankmutaties van niet gekoppelde bankrekeningen aanleveren

Wat
Bankmutaties van niet gekoppelde bankrekeningen aanleveren. 

Wanneer
Bij niet gekoppelde bankrekeningen (zakelijke deposito en/of spaarrekeningen).

Hoe
Aanleveren middels een MT940-bestand of uitdraai mutaties boekjaar. Via Huisje uploaden in uw administratie.

 

5.10 Financiële jaaroverzichten (bank) aanleveren

Wat
Financiële jaaroverzichten (bank) aanleveren.

Wanneer
Zodra het jaaroverzicht van de bank beschikbaar is deze aanleveren.

Hoe
Jaaroverzicht downloaden in bankportaal en via Huisje uploaden in uw administratie.

5.11 Facturen m.b.t. WKR (Werkkostenregeling)

Wat
Facturen m.b.t. WKR (Werkkostenregeling) (bijv. Kerstpakketten).
Als er sprake is van een eindheffing in verband met overschrijding van de vrije ruimte, wordt dit bedrag meegenomen in de loonaangifte over januari 2020.

Wanneer
Uiterlijk 10 januari 2020 aanleveren i.v.m. het kunnen berekenen van eventuele overschrijding WKR-ruimte.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.12 KOR (Kleine Ondernemers Regeling)

Wat
Indien u bent aangemeld voor de KOR (Kleine Ondernemers Regeling) 2020, betekent dit dat u vrijgesteld bent van het doen van BTW aangifte voor de aankomende 3 jaar. Dit heeft als consequentie dat u geen BTW meer op uw facturen aan uw cliënten mag hebben staan. U dient dan ook uw abonnementen en verkoopartikelen in FysioOne in te stellen op ‘geen’ BTW.

Wanneer:
Is gewijzigd per 1 januari 2020.

Hoe:
Het is niet mogelijk om in uw huidige abonnement/verkoopartikel de BTW op ‘geen’ te zetten, omdat deze BTW instelling dan ook geldt voor de prijzen die u heeft ingesteld in het verleden. Het is dus noodzakelijk om nieuwe abonnementen en verkoopartikelen aan te maken, die u aanpast naar BTW ‘geen’ en de prijs voor 2020 toevoegt.

Configuratie – verkopen – abonnementsvormen – open abonnement middels kladblokje – pas BTW aan naar ‘geen’ BTW – voeg de prijs voor 2020 toe door op ‘nieuw’ te klikken.

Configuratie – verkopen – verkoopartikelen – open verkoopartikel middels kladblokje – pas BTW aan naar ‘geen’ BTW – voeg prijs voor 2020 toe door op ‘nieuw’ te klikken.

 

5.13 Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA)

Wat
U kunt gebruik maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA) indien u in 2019 meer dan 2300 euro aan investeringen hebt gedaan (zoals bijvoorbeeld inventaris, verbouwing etc). U kunt overwegen om dit jaar nog (december) te investeren om gebruik te kunnen maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek (28%).

Let op: Het is wel noodzakelijk dat de factuur van de investering een factuurdatum in 2019 betreft. 

Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de belastingdienst.

Wanneer:
Vóór 31 december 2019

Hoe: 
Geen aanpassing vereist in SpotOnMedics Financieel en FysioOne.

5.14 BTW nummer eenmanszaken

Let op: Speciaal voor eenmanspraktijken!

Wat
Wanneer u eigenaar bent van een eenmanszaak dan heeft u als het goed is onlangs een nieuw BTW-identificatienummer toegestuurd gekregen van de fiscus. Dit wil echter niet zeggen dat u uw oude BTW-nummer kunt weggooien. Dit oude nummer moet u namelijk nog wel blijven gebruiken voor de communicatie met de Belastingdienst, zoals het indienen van uw BTW-aangifte. De toekenning van dit nieuwe BTW-nummer was nodig, omdat het oude nummer het burgerservicenummer (BSN) bevatte van ondernemers met een eenmanspraktijk. Dit is in strijd met de privacywet en zou ook (kunnen) leiden tot fraude.

Let op: U dient onder het oude BTW nummer aangifte te blijven doen! Gooi uw oude BTW nummer daarom niet weg!

Wanneer:
U moet het nieuwe nummer vanaf 1-1-2020 gaan gebruiken voor uw zakelijke contacten. U zult dus facturen, website en andere communicatiemiddelen moeten aanpassen.

Hoe
SpotOnMedics financieel: Het bericht wat u krijgt van de belastingdienst over dit item dient u naar uw SpotOnMedics financieel administratie te sturen.

FysioOne: In FysioOne dient het BTW-nummer te worden aangepast. Maakt u gebruik van Briefpapier waar uw BTW- nummer op staat, dan dient u deze te vervangen. Maakt u géén gebruik van briefpapier, dan dient u de factuurlayout aan te passen in FysioOne via configuratie – algemeen – factuur layout.

 

5.15 Planning jaarafsluiting en oplevering jaarrekening 2019

Let op: deze paragraaf is alleen van toepassing voor praktijken die hun jaarrekening door SpotOnMedics laten opstellen.

Indien u specifieke wensen heeft omtrent de jaarafsluiting van uw administratie m.b.t. de planning van oplevering van het jaarrapport dan vernemen wij dit graag.

Mogelijk heeft u externe afspraken/verplichtingen zoals het overdragen van de cijfers aan een bancaire instelling en/of aandeelhouders en stakeholders.

Mocht dit zo zijn dan vernemen wij dit graag zo spoedig mogelijk, zodat SpotOnMedics hier rekening mee kan houden.

In de maand december ontvangen de contactpersonen van uw praktijk een e-mailbericht met een procesbeschrijving voor de oplevering van de jaarrekening. Wij verwijzen u naar dit e-mailbericht voor verdere informatie over de oplevering van uw jaarrekening 2019.

5.16 Vragen?

Als u vragen heeft over hoe u het beste uw jaar van de financiële administratie kunt afsluiten dan verzoeken wij u contact op te nemen met uw vaste contactpersoon. Hij/zij zal u verder helpen en  ondersteunen waar mogelijk.

U kunt onze specialisten bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 2).

6. SpotOnMedics Personeel

6.1 Aandachtsgebieden voor uw personeels- / salarisadministratie

Indien de praktijk haar personeelsadministratie bij SpotOnMedics heeft ondergebracht vragen wij u vriendelijk om de volgende punten aan te leveren. Op deze manier kan uw personeels- & salarisspecialist uw administratie zo snel mogelijk afronden.

6.2 WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans)

Wat is de WAB?

Vanaf 1 januari 2020 veranderen de regels rond arbeidscontracten en ontslag. Dit is geregeld in de Wet arbeidsmarkt in balans. Dit is relevant voor werkgevers en werknemers.

Heeft u reeds onze nieuwsbrief omtrent de WAB ontvangen? Hierin worden de acties benoemd die ondernomen dienen te worden.

Zo niet, dan kunt u deze hier raadplegen: Nieuwsbericht WAB.

6.3 Werkkostenregeling (WKR)

Het einde van het jaar nadert al snel. In december geeft u wellicht een kerstgeschenk aan uw werknemers en/of relaties.

Als er sprake is van een eindheffing in verband met overschrijding van de vrije ruimte, wordt dit bedrag meegenomen in de loonaangifte over januari 2020.

Klik hieronder op de link om meer informatie te raadplegen over de werkkostenregeling: Nieuwsbericht Werkkostenregeling 2019.

6.4 Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2020

Wat
Kopie van het schrijven van Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2020.

Wanneer
Deze mededeling zou u in de maand november 2019 van de belastingdienst ontvangen moeten hebben

Hoe
Zodra u de WhK-beschikking ontvangt, deze mailen naar de afdeling SpotOnMedics Personeel: personeel@SpotOnMedics.nl

6.5 Afstemming uitgaven aan personeel kalenderjaar 2019 in het kader van de werkkostenregeling

Wat
Afstemming uitgaven aan personeel kalenderjaar 2019 in het kader van de werkkostenregeling.

Wanneer
Dit geldt voor alle praktijken met personeel in dienst.

Hoe
Administratie up-to-date houden (bonnen inleveren)
en toetsen op forfait.

6.6 Doorgeven van de eventuele waarde van verstrekte kerstpakketten (bon)

Wat
Doorgeven van de waarde van verstrekte kerstgeschenken (bon).

Wanneer
Uiterlijk 10 januari 2020 doorgeven.

Hoe
Aanleveren bon van de kerstgeschenken voor werknemers of relaties.

6.7 Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1-1-2020

Wat
Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2020. 

Wanneer
Indien er wijzigingen doorgevoerd dienen te worden in de administratie.

Hoe
Doorgeven van wijzigingen per e-mail of via het mutatieformulier in SpotOnMedics Personeel (personeel@spotonmedics.nl). 

6.8 Doorgeven van het percentage ziekteverzuim verzekeraar 2020

Wat
Doorgeven van het premie percentage verzuimverzekering 2020, waarmee rekening gehouden moet worden als werkgeverslast, bij de vaststelling van het variabele salaris.

Wanneer
Indien uw praktijk medewerkers verloond op basis van omzet

Hoe
Doorgeven van polisblad verzekeraar met percentage 2020 per e-mail.

 

6.9 Vragen?

Als u vragen heeft over hoe u het beste uw jaar van de personeelsadministratie kunt afsluiten dan verzoeken wij u contact op te nemen met het team van SpotOnMedics Personeel. U kunt het team bereiken via het nummer 088 6600 800 (keuze 3) of via personeel@spotonmedics.nl.

7. FysioOne Light

7.1 Configuratie aanpassingen FysioOne Light gebruikers

Als FysioOne light gebruiker kunt u zelf geen configuratie aanpassingen doen. De aanpassing van het factuurnummer zal gedaan worden door SpotOnMedics. Dit betekent dat u vanaf 2 januari 2020 kunt factureren met de nieuwe factuurnummers.

8. Schrijf u in voor de Jaarovergang Masterclass

8.1 Waarom een masterclass?

Na de jaarovergang van 2018 > 2019 hebben wij een enquête afgenomen onder de praktijken die gebruikmaken van ons all-in-one platform. De voornaamste vraag was of de beschikbare hulpmiddelen voldoende ondersteuning boden.

Meerdere praktijken gaven aan dat zij een ‘live’ masterclass prettig zouden vinden, waarin de checklists klassikaal worden doornomen. Hier willen we graag gehoor aan geven en daarom organiseren wij in januari 2020 een Jaarovergang Masterclass op meerdere locaties.

Wat houdt de masterclass in?
Tijdens deze masterclass wordt u aan de hand meegenomen door onze professionals van SpotOnMedics FysioOne, Financieel en Personeel. U kunt zich inschrijven voor de voor u relevante onderdelen. Daarnaast willen we de belangrijkste wijzigingen voor fysiotherapie in 2020 met u doornemen (LDF 7.0, richtlijn dossiervorming) en lichten we nogmaals de hot items uit de release 2019 toe. Welke functionaliteiten zijn gewijzigd en/of toegevoegd op het platform?

Klik hier om u direct in te schrijven

(Lees verder, zie volgende paragraaf).

8.2 Data en locaties

De jaarovergang masterclass vindt twee keer plaats, namelijk op:

Dinsdag 7 januari 2020 (INSCHRIJVEN)
Locatie: SpotOnMedics FysioHub, Hoofddorp
Klik hier voor Google Maps

Donderdag 16 januari 2020 (INSCHRIJVEN)
Locatie: van der Valk Hotel Vianen, Vianen
Klik hier voor Google Maps

Programma
Het programma start om 09.30 uur. Uw eindtijd is afhankelijk van de onderdelen die u wilt volgen. Het tijdschema ziet er als volgt uit:

09:30 uur: ontvangst
10:15 uur: welkom en kennismaking
10:30 uur: jaarovergang FysioOne
12:30 uur: lunch (inclusief)
13:15 uur: jaarovergang Financieel
14:30 uur: pauze
15:00 uur: jaarovergang Personeel
16:00 uur: netwerkborrel

Kosten deelname
Wellicht maakt uw praktijken nog geen gebruik van alle producten en diensten. Daarom kunt u zich inschrijven voor de voor u relevante onderdelen van de masterclass. U kunt een ticket bestellen voor:

FysioOne (€50,- p.p)
FysioOne + Financieel (€70,- p.p.)
FysioOne + Personeel (€70,- p.p.)
FysioOne + Financieel + Personeel (€100,- p.p.)

Klik hier om tickets te bestellen

Wat heeft u nodig?
Tijdens de masterclass heeft u een laptop en oplader nodig. Tip: neem uw laptop opgeladen mee. Per praktijk kunnen 3 personen deelnemen.

9. Kunt u hulp gebruiken?

9.1 Wij wensen u veel succes toe!

Heeft u vragen?
Heeft u vragen heeft over de jaarovergang? Dan verwijzen wij u graag naar de volgende afdelingen / contactpersonen:

  • Bij vragen over FysioOne kunt u contact opnemen met ons klant contact center. Zie onderstaande contactgegevens.
  • Bij vragen over uw financiële administratie verwijzen wij u naar uw contactpersoon.
  • Bij vragen over uw personele administratie verwijzen wij u naar uw contactpersoon.

 

Contactgegevens Klant Contact Center
SpotOnMedics Klant Contact Center
T: 088 6600 800
E: support@spotonmedics.nl

Jaarovergang 2019 / 2020

Laatst gewijzigd door: Lindsey Tol op 08-01-2020 - 13:20:09
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

Het jaar 2019 loopt alweer op zijn einde. Daarom brengen we u graag op de hoogte van de jaarafsluiting van SpotOnMedics FysioOne, SpotOnMedics Financieel (het financieel serviceplatform) en SpotOnMedics Personeel (de salarisadministratie). In deze handleiding vindt u alle nodige informatie en instructies. Onderwerpen die aan bod komen zijn o.a.: praktijktarieven, factuurnummering, declareren, aanlevering van financiële documenten, de werkkostenregeling en de afronding van de salarisverwerking.

Update Jaarovergang 2019>2020 (2-1-2020)

KNGF richtlijn dossiervoering 2019
In ons jaarovergangsdocument hebben wij de richtlijn dossiervoering 2019 benoemd. We hebben hierin nog niet aangegeven wat u dient te doen om gebruik te kunnen maken van deze richtlijn. Wij hebben paragraaf 2.2 in het jaarovergangsdocument dan ook voor u geüpdate. Daarbij is er ook een nieuwe FAQ toegevoegd. Deze kunt u via onderstaande link raadplegen.

FAQ: wat zijn de verplichte velden KNGF richtlijn dossiervoering 2019?

Releasenote: Verslagleggingsrichtlijn 2019 in FysioOne

Nieuwe diagnosecodelijst
Per 1 januari 2020 is de nieuwe diagnosecodelijst in FysioOne beschikbaar. In paragraaf 2.4 van het jaarovergangsdocument, hebben wij extra informatie toegevoegd, zodat u kunt zien hoe u gebruik kunt maken van de nieuwe lijst, Let op: het gaat om trajecten die gestart zijn per 1-1-2020. 

Eindejaarschecklists (.pdf)
De eindejaarschecklists kunt hieronder downloaden. Deze kunt u printen en stapsgewijs afvinken. Zo weet u zeker dat u niets vergeet en dat uw FysioOne omgeving en uw financiële administratie(s) helemaal klaar is voor 2020. Wij raden u aan deze checklists te gebruiken.

Instructievideo’s
In de instructievideo’s legt onze kennis- en kwaliteitsmanager Lindsey Tol u stap-voor-stap uit waar u rekening mee dient te houden. De instructievideo’s zijn in deze handleiding verwerkt, maar we hebben ze ook voor u verzameld op een aparte pagina: klik hier voor de jaarovergang instructievideo’s. NB: in sommige video’s wordt gesproken over 2017 of 2018. Dit kunt u negeren. De instructies zijn dan in de tussentijd niet veranderd.

Jaarovergang masterclass (nieuw!)
Tijdens deze masterclass wordt u aan de hand meegenomen door onze professionals van SpotOnMedics FysioOne, Financieel en Personeel. U kunt zich inschrijven voor de voor u relevante onderdelen. Daarnaast willen we de belangrijkste wijzigingen voor fysiotherapie in 2020 met u doornemen (LDF 7.0, richtlijn dossiervorming) en lichten we nogmaals de hot items uit de release 2019 toe. U kunt de masterclass volgen op dinsdag 7 januari in Hoofddorp, of op donderdag 16 januari in Vianen. Klik hier om u in te schrijven.

Inhoudsopgave

1. Praktijkmutaties (NAW, maatschap, rechtsvorm)

1.1 NAW wijzigingen

Een logisch moment om een nieuwe praktijknaam en/of adreswijziging door te voeren kan de jaarovergang zijn. Als de NAW gegevens van uw praktijk wijzigen dan vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

Let op: bij het doorvoeren van deze wijzigingen adviseren wij u ook uw FysioOne omgeving door te lopen m.b.t. de e-mailaftiteling en overige gegevens waarop deze contactinformatie met uw stakeholders gemeld worden.  

1.2 Uit- & intreden van nieuwe maatschapsleden

De jaarovergang is een logisch moment voor het uittreden en intreden van (bestaande/nieuwe) maatschapsleden in de maatschap. Om alle administratiesystemen goed te informeren over de wijzigingen, vragen wij u vriendelijk dit aan de Finance & Control afdeling van SpotOnMedics door te geven. Onze inside sales professionals staan u graag te woord.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

1.3 Nieuwe rechtsvorm bedrijfstructuur

In de afgelopen jaren heeft SpotOnMedics gemerkt dat de jaarovergang voor praktijken een logisch moment is om een nieuwe rechtsvorm te activeren. Zo kunt u van een eenmanszaak met ingang van het nieuwe jaar (1-1-2020) de bedrijfsactiviteiten voortzetten in een maatschap of BV (besloten vennootschap).

Indien deze wijzigingen bij uw praktijk het geval zijn dan vragen wij u vriendelijk dit zo spoedig als mogelijk aan SpotOnMedics te laten weten. Met de wijziging van de rechtsvorm zal de contractpositie van tussen uw praktijk en SpotOnMedics gewijzigd moeten worden.

SpotOnMedics heeft in de afgelopen jaren veel praktijken begeleidt met de nieuwe werkwijze om ervoor te zorgen dat u zo min mogelijk administratieve lasten ervaart van deze nieuwe rechtsstructuur. Denkt u hierbij bijvoorbeeld aan het declaratieproces en de inrichting van de financiële administratie.

Klikt u hier om een eventuele wijzigingen aan SpotOnMedics kenbaar te maken.

2. Wijzigingen fysiotherapie per 2020

2.1 Nieuwe items overzicht

Per 1 januari 2020 zijn een aantal nieuwe items, waarover wij u willen informeren. In de aankomende subhoofdstukken geven wij verdere tekst en uitleg.

  • Fysiotherapeutische dossiervoering 2019 (vanaf 2020);
  • Nieuwe specificaties LDF 7.0;
  • Nieuwe diagnosecodelijst;
  • Meekijkconsult;
  • Bekken- en geriatrie oefentherapie.

 

2.2 Fysiotherapeutische dossiervoering 2019 (vanaf 2020)

Wat
De richtlijn ‘Fysiotherapeutische dossiervoering 2019’ is tot stand gekomen naar aanleiding van schrapsessies. De sessies hadden tot doel de administratieve lasten te verlichten. Vanaf 01-01-2020 zal de KNGF-richtlijn fysiotherapeutische dossiervoering 2019 beschikbaar zijn in FysioOne.

Er zullen 4 varianten dossiers door u gekozen kunnen worden, het is de of, of, of.

  1. Dossier conform Richtlijn 2011 > deze zal SpotOnMedics niet meer ondersteunen vanaf 2020. Praktijken kunnen deze richtlijn nog steeds kiezen maar onderhoud of aanpassingen worden niet meer uitgevoerd.
  2. Dossier conform Richtlijn 2016, met daarbij de keuze uit de verplicht velden basis, hkz en plus.
  3. Dossier conform Richtlijn 2019 (incl. LDF)
  4. Dossier conform Richtlijn 2019, de Plus audit (incl. LDF)

 

Let op: De richtlijn basis 2019 is altijd incl. de LDF. Conform richtlijn 2019 is in november 2019 een wijziging doorgevoerd op de richtlijn en zijn de LDF parameters toegevoegd aan de richtlijn.

FAQ: wat zijn de verplichte velden KNGF richtlijn dossiervoering 2019?

Klinimetrie
In de nieuwe richtlijn is het uitvragen van meetinstrumenten geen verplicht onderdeel meer. Hierdoor is de ‘Klinimetrie rode draad’ geen standaard onderdeel meer van de verslaglegging. De klinimetrie kan vanuit de klinimetrie-preset ingericht worden. Per categorie kan aangegeven worden welke meetinstrumenten er uitgevraagd dienen te worden. Zo is de klinimetrie voor elke categorie flexibel en voor elke praktijk zelf in te regelen naar eigen kwaliteitseisen.

 FAQ: Hoe werkt de klinimetrie preset of hoe kan ik de klinimetrie preset instellen?

Wanneer
Beschikbaar per 1 januari 2020. Wanneer u besluit om gebruik te maken van de richtlijn, dan dient u deze zelf zsm te activeren.

Hoe (geüpdate per 2-1-2020)
Via configuratie – algemeen – omgeving instellingen heeft u de mogelijkheid om de door u gekozen richtlijn te selecteren.

Let op: de nieuwe richtlijn werkt bij het aanmaken van nieuwe dossiers, dus niet bij dossiers die al reeds aangemaakt zijn. Deze zijn nog conform de oude richtlijn. 

Wanneer u een nieuw dossier aanmaakt, zal het dossier conform de nieuwe richtlijn geopend worden.

Releasenote beschikbaar: Verslagleggingsrichtlijn 2019 in FysioOne

2.3 Nieuwe specificaties LDF 7.0

Wat
Maandelijks start de praktijk het proces waarmee het EPD de behandelepisodes verzamelt die in de afgelopen 3 maanden actief zijn geweest. Naar aanleiding van de nieuwe specificaties LDF 7.0 heeft SpotOnMedics de benodigde aanpassingen doorgevoerd in FysioOne. Hierbij kunt u denken aan het toevoegen van nieuwe klinimetrie  en het wijzigen van huidige klinimetrie specificaties. Om de praktijk hier zo goed mogelijk bij te ondersteunen is er een nieuwe handleiding beschikbaar gesteld. De handleiding geeft inzicht in onder andere het proces van aanlevering en verwerking van data en een uitgebreide uitleg over het verwerkingsverslag die terug te vinden is in FysioOne. Ook zijn er diverse FAQ items toegevoegd op onze Academy.

FAQ’s

Wanneer
Beschikbaar per 1 januari 2020. 

Hoe
U dient een controle uit te voeren of u gebruik maakt van de juiste klinimetrie versie. U dient na te gaan of u gebruik maakt van de laatste versie. Dit kunt u doen via configuratie – patiëntdossier – klinimetrie. 

Om te bepalen of u de juiste klinimetrie beschikbaar heeft gesteld binnen de praktijk, kunt u de volgende FAQ raadplegenWelke gevalideerde en ongevalideerde vragenlijsten worden aangeleverd aan de LDF volgens de specificatie versie 7.0?

2.4 Nieuwe diagnosecodelijst

Wat
In de huidige situatie worden voor het gebruik van de diagnosecodes door verschillende verzekeraars verschillende restricties toegepast. Om hierin uniformiteit en duidelijkheid te creëren is een uniforme lijst met diagnosecodes opgesteld. Per 1-1-2020 zullen alle verzekeraars deze nieuwe codelijst hanteren voor nieuwe trajecten per 1-1-2020. Trajecten die vóór 2020 zijn gestart blijven onveranderd en worden op de bestaande diagnosecodelijst uitgedeclareerd. De uniforme diagnosecodelijst zal worden beheerd door Vektis en zal vanaf 1-1-2020 beschikbaar zijn in FysioOne. 

Let op: de nieuwe lijst kan gebruikt worden voor trajecten met een startdatum vanaf 1-1-2020. Voor trajecten die gestart zijn voor deze datum, kunt u nog gewoon de oude diagnosecodelijst gebruiken. 

Wanneer
Beschikbaar per 1 januari 2020.

Hoe (geüpdate per 18-12-2019)
De geüpdate diagnosecodelijst kunt u vinden via patiëntdossier – DCSPH en wanneer u bij details voor traject de aandoening en locatie selecteert. Ook is de oude aandoeningen lijst hier nog beschikbaar.

Wanneer u een traject aanmaakt met een startdatum per 1-1-2020 of later, dan heeft u zoals u reeds gewend bent, de mogelijkheid om via ‘details voor traject’ op het blauwe vinkje achter ‘aandoening’ te klikken. De nieuwe diagnosecodelijst wordt nu getoond.

Indien het een chronische aandoening is, zal de FysioOne zoals u gewend bent automatisch de CSI code aanpassen naar chronisch.

2.5 Meekijkconsult

Wat
Met de prestatie meekijkconsult wordt de zorgverlener in de eerste lijn de mogelijkheid geboden om tijdens een behandeltraject de expertise in te roepen van andere (meer gespecialiseerde) zorgverleners. Voor deze prestatie geldt een contractvereiste met de zorgverzekeraar. In de tabel hebben wij een opsomming gemaakt van de prestatiecodes meekijkconsult per specialisatie.

PrestatiecodeOnderwerpSpecialisatie
1005Meekijkconsult fysiotherapieFysiotherapie
2005Meekijkconsult oefentherapieOefentherapie
5019Meekijkconsult ergotherapieErgotherapie
6007Meekijkconsult DiëtetiekDiëtetiek

Onderlinge dienstverlening
De andere zorgverlener kan het meekijkconsult in rekening brengen via de prestatie onderlinge dienstverlening. De zorgverlener in de eerste lijn en de andere zorgverlener maken hiervoor een (vrij onderhandelbare) prijsafspraak.

Wanneer
Per 1 januari 2020

Hoe
U dient deze prestatiecodes zelf aan te maken via configuratie – declareren – prestatiecodes – groene +

2.6 Bekken- en geriatrie oefentherapie

Wat
Per 2020 geldt een aparte prestatie voor bekkenoefentherapie en geriatrie oefentherapie. Dit maakt expliciete afspraken met de zorgverzekeraar mogelijk. Het gaat hierbij om de prestatiecodes:

PrestatiecodeOnderwerp
2005 Meekijkconsult oefentherapie
2006Individuele zitting bekkenoefentherapie
2007Individuele zitting geriatrie oefentherapie
2008Individuele zitting bekkenoefentherapie met toeslag voor behandeling aan huis
2009Individuele zitting bekkenoefentherapie met toeslag voor behandeling in een instelling
2010Individuele zitting geriatrie oefentherapie met toeslag voor behandeling aan huis
2011Individuele zitting geriatrie oefentherapie met toeslag voor behandeling in een instelling

Wanneer
Per 1 januari 2020

Hoe
U dient deze prestatiecode aan te maken via configuratie – declareren – prestatiecodes – groene + om de prestatiecode aan te maken.

 

2.7 Wijzigingen rond verzekeraars en volmachten 2020

Aevitae
is met ingang van 2020 alleen nog volmacht voor EUCare onder het contract van Caresq en met uzovicode 3360. De andere volmachten (Avéro, VGZ en ASR komen te vervallen).

One Underwriting Health
wordt volmacht van Zilveren Kruis (niet meer Avéro) met uzovicode 8971 en van CaresQ en met uzovicode 3362.

Zekur
de uzovicode voor declaraties van Zekur wordt 3361, alle andere polissen van Univé en Zorgzaam blijven onder 0101.

ENO
de uzovicode van ENO verandert van 7032 naar 3347 bij de jaarovergang. Declaraties over 2019 moeten nog wel op 7032 worden ingediend. Over 2020 worden ze op 3347 ingediend.

OZF en Avéro
beide worden in 2020 opgenomen in Zilveren Kruis 3311, daarmee zijn uzovicodes 3314 en 3329 opgeheven.

IZZ
is opgenomen in VGZ met uzovicode 7095, daarmee is uzovicode 9015 opgeheven.

ONVZ
net als in 2019 heeft ONVZ een eigen contract alleen voor fysiotherapie onder uzovicode 3343, de oefentherapie valt nog onder VRZ.

Bron: zorgvergoeding.com

2.8 Inkoopconcern

Per 2020 zijn de onderstaande inkoopconcerns van toepassing:

  • ASR
  • CaresQ
  • CZ
  • DSW
  • Menzis
  • RMA
  • VGZ
  • Multizorg/VRZ
  • ENO
  • ONVZ
  • Zilveren Kruis Achmea/De Friesland

Achmea/De Friesland

  • In de provincie Friesland gelden zowel voor De Friesland als de Zilveren Kruis Achmea labels de tarieven van De Friesland.
  • Landelijk gelden zowel voor De Friesland als voor de Zilveren Kruis Achmea labels de tarieven van Zilveren Kruis Achmea.

ENO

  • In de regio ENO gelden voor ENO, Zorg & Zekerheid en ONVZ (oefentherapie) de tarieven van ENO.
  • Landelijk gelden voor ENO, Zorg & Zekerheid en ONVZ (oefentherapie) de tarieven van VRZ.
  • ONVZ heeft voor fysiotherapie een eigen contract voor het hele land, dit geldt niet voor oefentherapie.
Bron: zorgvergoeding.com

3. FysioOne

3.1 Acties door SpotOnMedics

Wat
Inlezen contracttarieven 2020. Momenteel zijn wij druk bezig met het inladen van de nieuwe contracttarieven 2020 voor Fysio en alle andere specialisaties.

Wanneer
Zodra deze verstrekt worden door Fysiovergoeding.nl

Hoe
n.v.t.

3.2 Wijzigen contractposities

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen contractposities

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Net zoals vorige jaar staan de contracten gekoppeld aan de lijst. Wanneer u bijvoorbeeld kiest voor lijst ‘Fysio- en manueel therapie’, dan krijgt u ook alleen de fysiotherapie contracten van de zorgverzekeraar in beeld. Uit deze lijst dient u een keuze te maken. Controleer daarbij uw contracten die u heeft ontvangen van de zorgverzekeraar. 

Om een contract te kunnen selecteren in FysioOne dient u de volgende stappen te doorlopen. 

Configuratie -> algemeen -> contractposities -> selecteer het bedrijf -> selecteer de lijst -> jaar op 2020 -> selecteer het contract -> bepaal de ingangsdatum

Declaratietarieven
De declaratietarieven kunt u via onderstaande stappen raadplegen.

Configuratie -> algemeen -> declaratietarieven -> selecteerde contractgroep -> selecteer de lijst -> selecteer de peildatum (vb 1-1-2020)

 

 U kunt de contractpositie instellen via configuratie -> algemeen -> contractposities -> kladblokje voor ONVZ of Zorg en Zekerheid -> selecteer het bedrijf -> selecteer de lijst -> jaar op 2019 -> selecteer het contract -> bepaal de ingangsdatum

Let op: SpotOnMedics is afhankelijk van de aanlevering van de bestanden van alle zorgverzekeraars incl. de correcte tarieven. Wij proberen deze z.s.m. in de software te uploaden. Het kan dus voorkomen dat wanneer u nu een contract wil selecteren deze nog niet beschikbaar is.

U kunt hieronder onze instructievideo ‘wijzigen van contractposities’ bekijken.

3.3 Wijzigen praktijktarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen praktijktarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > algemeen > declaratietarieven > (contractgroep) praktijktarieven

Let op: u dient de peildatum te wijzigen naar 1-1-2020 om de lijst met praktijktarieven van 2020 zichtbaar te maken. Indien de praktijktarieven allemaal hetzelfde blijven, kunt u ook de peildatum op 1-1-2019 zetten en alleen de einddatum aanpassen naar 31-12-2020.

Let op: na het wijzigen van een tarief per prestatiecode, dient u altijd op het diskette icoon te klikken om de wijziging op te slaan.

Hieronder kunt u de instructievideo ‘wijzigen van praktijktarieven’ bekijken.

3.4 Wijzigen tarieven zelf aangemaakte prestatiecodes

Wat
U kunt ook zelf prestatiecodes hebben aangemaakt die niet standaard voorkomen op de lijst van praktijktarieven. U dient deze tarieven ook te controleren en eventueel aan te passen.

Ook wanneer u bij een prestatiecode ‘declareren onder’ heeft gebruikt dient u te controleren of bij die betreffende prestatiecode het tarief aangepast moet worden.

Wanneer
z.s.m.

Hoe kunt u zelf de prestatiecodes aanpassen: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > tarief

Let op: Indien u prestatiecodes heeft aangemaakt en hierbij de optie ‘declareren onder’ heeft gebruikt, dient u dit te controleren op juistheid voor het nieuwe jaar.

‘Declareren onder’: Configuratie > Declareren > Prestatiecodes > kladblokje voor de prestatiecode > ‘Declareren onder’

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘wijzigen zelf aangemaakte prestatiecodes’ bekijken.

3.5 Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven abonnementen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > abonnementen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘geldigheid tarieven abonnementen’ bekijken.

3.6 Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wat
Geldigheid tarieven verkoopartikelen nalopen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > verkopen > verkoopartikelen > abonnementsvormen > kladblokje voor abonnement > knop nieuw

U kunt ook via onderstaande link onze instructievideo ‘geldigheid tarieven verkoopartikelen’ bekijken.

3.7 Behandelgroep doorplannen

Wat
Behandelgroepen doorplannen

Wanneer
Laatste week van het jaar

Hoe
Behandelgroepen (hoofdmenu) > u dient voor elke groep op de agenda icoon te klikken > selecteer het jaar en de weken waarin de behandelgroep in de agenda moet komen te staan.

Let op: Op het moment dat de behandelgroepen zijn doorgepland wordt dit direct verwerkt in de agenda. Zorg ervoor dat alle wijzigingen op detailniveau van de behandelgroepen correct staan of zijn doorgevoerd. Denk hierbij aan prestatiecode, therapeuten etc. Controleer dit voordat u de behandelgroepen definitief doorplant in de agenda.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van een behandelgroep‘ bekijken.

3.8 Patiënten in behandelgroep doorplannen

Wat
Patiënten in behandelgroepen doorplannen

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Cliënten > zoek op cliëntnaam > kladblokje > tabje verkoop > kladblokje voor groep onder ‘behandelgroepen’ > pas de tot datum aan

Let op: U dient alle patiënten uit de behandelgroep één voor één door te plannen. Dit kan niet in 1x. Advies is daarom ook om eventueel de einddatum verder in de toekomst te zetten, zodat u met de jaarovergang minder werk heeft. U kunt namelijk altijd de einddatum tussentijds bij de cliënt aanpassen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘doorplannen van patiënten in behandelgroep’ bekijken.

3.9 Trajecten aanmaken

Wat
Indien noodzakelijk nieuwe trajecten aanmaken.

Let op: Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Echter, voor fysiotherapie/oefentherapie bij kinderen geldt een uitzondering. Bij een niet chronische indicatie begint de telling van het aantal behandelingen in het traject bij de jaarovergang opnieuw. Dan dient wel een vervolgtraject aangemaakt te worden. Bij chronische indicaties hoeft er geen nieuw traject gestart te worden.

Wanneer
Eind 2019/begin 2020

Hoe
In de cliëntkaart bij trajecten, door een vervolgtraject aan te maken (blauwe driehoekje)

3.10 Aanpassen factuurnummering

Wat
Aanpassen factuurnummering als er gewerkt wordt met een prefix of suffix. (Als voorbeeld: 2020-1234 of 1234-2020)

Let op: indien u gebruik maakt van de pinlijst in FysioOne, dan dient u eraan te denken dat u niet het streepje vergeet in te vullen bij de prefix of de suffix. 
Let op: heeft u meer dan 10.000 verkoopfacturen per jaar, let u er dan op dat u het aantal posities volgnummers op 5 zet. U krijgt dan 5 cijfers achter/voor de prefix of de suffix. 

Wanneer
Zodra de laatste factuur in 2019 is verstuurd.

Indien u besluit om na het aanpassen van de prefix facturen te maken voor 2019, dan zal het factuurnummer van 2020 getoond worden.

Hoe
Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > facturatie > factuurnummering

Bij gebruik van meerdere bedrijven: Configuratie > algemeen > omgevingsinstellingen > bedrijven > kladblokje voor bedrijf > factuurnummer

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassing van factuurnummering’ bekijken.

3.11 Wijzigen interne tarieven

Wat
Indien noodzakelijk wijzigen interne tarieven

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Configuratie > Algemeen > Declaratie tarieven > (contractgroep) interne tarieven Let op: u dient hier de peildatum aan te passen naar 1-1-2020, zodat u de tarieven voor 2020 kunt toevoegen.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘aanpassen van de interne tarieven’ bekijken.

3.12 Verloning

Wat
Verloning

Wanneer
z.s.m.

Hoe
Indien u gebruikt maakt van afwijkende vaste interne tarieven, dient u deze per gebruiker te controleren en eventueel aan te passen.

Dit gaat via: configuratie > algemeen > gebruikers > kladblokje voor de gebruiker > tabblad beloning > kies de juiste peildatum: 01-01-2020 > bewerk de gewenste interne tarieven.

Hieronder kunt u onze instructievideo ‘afwijkende vaste interne tarieven per gebruiker’ bekijken.

3.13 Info m.b.t. declareren

Trajecten
Er hoeven met de jaarovergang geen nieuwe trajecten aangemaakt te worden. Het systeem telt twee zaken. De behandelingen in het lopende traject én de behandelingen in het lopende jaar. Echter, voor fysiotherapie/oefentherapie bij kinderen geldt een uitzondering. Bij een niet chronische indicatie begint de telling van het aantal behandelingen in het traject bij de jaarovergang opnieuw. Dan dient wel een vervolgtraject aangemaakt te worden. Bij chronische indicaties hoeft er geen nieuw traject gestart te worden.

Samengevat: bij de jaarovergang loopt de teller in SpotOnMedics FysioOne van het aantal behandelingen in het traject door. Het aantal behandelingen op jaarbasis begint bij aanvang van het jaar 2020 weer opnieuw. Wilt u dat de teller van het aantal behandelingen in het traject weer op 0 staat in het nieuwe jaar? Dan dient u een vervolgtraject aan te maken. Wilt u dat de teller van het aantal behandelingen door telt? Dan hoeft u geen nieuw traject aan te maken. De telling begint automatisch opnieuw.

COV
Gezien patiënten overstappen van zorgverzekeraar (mogelijkheid tot 1 februari) is het advies om in januari het doorboekproces (via verrichtingen – afhandelen) nog niet uit te voeren en te wachten tot begin februari. De COV is in deze periode nog niet up-to-date. Als u nog behandelingen open heeft staan die in 2019 gegeven zijn dient u geen COV in de basisinformatie van de patiëntkaart te doen. De kans bestaat dat de verzekeringsinformatie van 2020 al reeds beschikbaar is. Deze wordt dan overschreven. De behandelingen worden dan mogelijk naar een verkeerde zorgverzekeraar gestuurd. U dient daarom voor deze behandelingen de COV onder afhandelen of retouren te gebruiken. Op deze manier wordt naar het verzekeringsrecht van 2019 gekeken.

Let op: de gehele maand januari is de COV check wellicht niet actueel in verband met het wijzigen van de zorgverzekeraar van de patiënt en het vrijgeven van deze informatie door de zorgverzekeraar.

Mocht u het toch noodzakelijk vinden om in januari te declareren en de polisinformatie 2020 van de patiënt kan nog niet worden opgehaald, dan kunt u via de patiëntenkaart – tabje polissen – op COV klikken. De polisinformatie van 2019 wordt opgehaald, zodat de behandeling onder de polisinformatie van 2019 gedeclareerd kan worden.

3.14 Terugblik naar hot items releases 2019

Afgelopen jaar is er 1 grote release uitgevoerd. Onderstaand vind u de hot items uit deze release, met daarbij de link naar de pagina waar u nogmaals de uitleg kunt teruglezen.

Release 2019

In de release van 2019 zijn onderstaande hot items gereleased. Om het item te raadplegen klikt u op onderstaande link. U kunt hiermee de inhoud van het item nogmaals raadplegen:

3.15 Vragen?

Als u vragen heeft over de functionaliteiten en activiteiten in het FysioOne platform, dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

4. SpotOnMedics Intelligence

4.1 Geen aanpassingen vereist

Indien uw praktijk gebruik maakt van SpotOnMedics Intelligence hoeft u geen aanpassingen op het BI-platform door te voeren.

4.2 Vragen?

Als u vragen heeft over het de functionaliteit en activiteiten in het Intelligence platform dan staan onze klant contact professionals u graag te woord. Dit kan telefonisch of per ticket middels het supportplatform.

U kunt onze professionals bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 1).

5. SpotOnMedics Financieel

5.1 Algemene volledigheid van boekhouding controleren

Wat
Algemene volledigheid van de boekhouding checken + aanleveren ontbrekende zaken die betrekking hebben op 2019.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs. Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.2 Ontbrekende inkoop- & verkoopfacturen uploaden in administratie

Wat
Ontbrekende inkoop- & verkoopfacturen uploaden in administratie.

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen met inkoop- en verkoopsignalen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs (Inkoop & Verkoop).
Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.3 Vraagposten checken

Wat
Vraagposten checken.

Wanneer
Indien er vraagposten zijn deze beantwoorden aan de financieel specialist.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op de Postbus en loop de rubriek ‘Aandacht’ langs (Vraagposten staat dan in het rijtje). 
Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.4 Ontbrekende pinlijsten aanleveren

Wat
Ontbrekende pinlijsten aanleveren (van heel 2019).

Wanneer
Z.s.m. doornemen en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
U dient dit via FysioOne aan te leveren. Zie FAQ: pinlijsten

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.5 Overzicht kas

Wat
Overzicht kas: aansluiting met kassaldo.

Wanneer
Z.s.m. aanleveren voor een correcte administratie.

Hoe
Aansluiting maken met kassaldo.

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.6 Declaraties reiskosten kilometervergoeding (zakelijk) en overige declaraties van medewerkers

Wat
Declaraties reiskosten kilometervergoeding (zakelijk) en overige declaraties van medewerkers.

FAQ: Declaratieformulier

Let op: deze FAQ zou binnenkort kunnen wijzigen. 

Wanneer
Z.s.m. lijst doornemen bij Personeel en aanleveren wat nog ontbreekt.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in de administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van de administratie.

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.7 Nieuwe contracten / overeenkomsten aanleveren

Wat
Nieuwe contracten / overeenkomsten aanleveren (bv. Huurovereenkomsten / leasecontracten, etc).

Wanneer
Indien er nieuwe contracten / overeenkomsten beschikbaar zijn deze uploaden in de administratie.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in de administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van de administratie.

5.8 Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke info uploaden

Wat
Indien wij uw IB-aangifte(n) doen: jaaroverzichten en overige belangrijke informatie uploaden, zodat dit beschikbaar is in uw administratie.

Wanneer
Belangrijke documenten die nog niet geüpload zijn in uw administratie (bij twijfel uploaden).

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.9 Bankmutaties van niet gekoppelde bankrekeningen aanleveren

Wat
Bankmutaties van niet gekoppelde bankrekeningen aanleveren. 

Wanneer
Bij niet gekoppelde bankrekeningen (zakelijke deposito en/of spaarrekeningen).

Hoe
Aanleveren middels een MT940-bestand of uitdraai mutaties boekjaar. Via Huisje uploaden in uw administratie.

 

5.10 Financiële jaaroverzichten (bank) aanleveren

Wat
Financiële jaaroverzichten (bank) aanleveren.

Wanneer
Zodra het jaaroverzicht van de bank beschikbaar is deze aanleveren.

Hoe
Jaaroverzicht downloaden in bankportaal en via Huisje uploaden in uw administratie.

5.11 Facturen m.b.t. WKR (Werkkostenregeling)

Wat
Facturen m.b.t. WKR (Werkkostenregeling) (bijv. Kerstpakketten).
Als er sprake is van een eindheffing in verband met overschrijding van de vrije ruimte, wordt dit bedrag meegenomen in de loonaangifte over januari 2020.

Wanneer
Uiterlijk 10 januari 2020 aanleveren i.v.m. het kunnen berekenen van eventuele overschrijding WKR-ruimte.

Hoe
Inloggen bij Financieel of via Huisje: klik op Uploaden en kies de map “Uitzoeken Yuki” om de documenten in uw administratie te krijgen of mail het naar het e-mailadres van uw administratie.

Hieronder zijn diverse hulpmiddelen toegevoegd voor uw praktijk.

Aandachtsgebieden van uw administratie

Aanlevering van uw documentatie

Communicatie tussen uw praktijk en SpotOnMedics backoffice

5.12 KOR (Kleine Ondernemers Regeling)

Wat
Indien u bent aangemeld voor de KOR (Kleine Ondernemers Regeling) 2020, betekent dit dat u vrijgesteld bent van het doen van BTW aangifte voor de aankomende 3 jaar. Dit heeft als consequentie dat u geen BTW meer op uw facturen aan uw cliënten mag hebben staan. U dient dan ook uw abonnementen en verkoopartikelen in FysioOne in te stellen op ‘geen’ BTW.

Wanneer:
Is gewijzigd per 1 januari 2020.

Hoe:
Het is niet mogelijk om in uw huidige abonnement/verkoopartikel de BTW op ‘geen’ te zetten, omdat deze BTW instelling dan ook geldt voor de prijzen die u heeft ingesteld in het verleden. Het is dus noodzakelijk om nieuwe abonnementen en verkoopartikelen aan te maken, die u aanpast naar BTW ‘geen’ en de prijs voor 2020 toevoegt.

Configuratie – verkopen – abonnementsvormen – open abonnement middels kladblokje – pas BTW aan naar ‘geen’ BTW – voeg de prijs voor 2020 toe door op ‘nieuw’ te klikken.

Configuratie – verkopen – verkoopartikelen – open verkoopartikel middels kladblokje – pas BTW aan naar ‘geen’ BTW – voeg prijs voor 2020 toe door op ‘nieuw’ te klikken.

 

5.13 Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA)

Wat
U kunt gebruik maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek (KIA) indien u in 2019 meer dan 2300 euro aan investeringen hebt gedaan (zoals bijvoorbeeld inventaris, verbouwing etc). U kunt overwegen om dit jaar nog (december) te investeren om gebruik te kunnen maken van de Kleinschalige Investerings Aftrek (28%).

Let op: Het is wel noodzakelijk dat de factuur van de investering een factuurdatum in 2019 betreft. 

Voor meer informatie verwijzen wij u naar de website van de belastingdienst.

Wanneer:
Vóór 31 december 2019

Hoe: 
Geen aanpassing vereist in SpotOnMedics Financieel en FysioOne.

5.14 BTW nummer eenmanszaken

Let op: Speciaal voor eenmanspraktijken!

Wat
Wanneer u eigenaar bent van een eenmanszaak dan heeft u als het goed is onlangs een nieuw BTW-identificatienummer toegestuurd gekregen van de fiscus. Dit wil echter niet zeggen dat u uw oude BTW-nummer kunt weggooien. Dit oude nummer moet u namelijk nog wel blijven gebruiken voor de communicatie met de Belastingdienst, zoals het indienen van uw BTW-aangifte. De toekenning van dit nieuwe BTW-nummer was nodig, omdat het oude nummer het burgerservicenummer (BSN) bevatte van ondernemers met een eenmanspraktijk. Dit is in strijd met de privacywet en zou ook (kunnen) leiden tot fraude.

Let op: U dient onder het oude BTW nummer aangifte te blijven doen! Gooi uw oude BTW nummer daarom niet weg!

Wanneer:
U moet het nieuwe nummer vanaf 1-1-2020 gaan gebruiken voor uw zakelijke contacten. U zult dus facturen, website en andere communicatiemiddelen moeten aanpassen.

Hoe
SpotOnMedics financieel: Het bericht wat u krijgt van de belastingdienst over dit item dient u naar uw SpotOnMedics financieel administratie te sturen.

FysioOne: In FysioOne dient het BTW-nummer te worden aangepast. Maakt u gebruik van Briefpapier waar uw BTW- nummer op staat, dan dient u deze te vervangen. Maakt u géén gebruik van briefpapier, dan dient u de factuurlayout aan te passen in FysioOne via configuratie – algemeen – factuur layout.

 

5.15 Planning jaarafsluiting en oplevering jaarrekening 2019

Let op: deze paragraaf is alleen van toepassing voor praktijken die hun jaarrekening door SpotOnMedics laten opstellen.

Indien u specifieke wensen heeft omtrent de jaarafsluiting van uw administratie m.b.t. de planning van oplevering van het jaarrapport dan vernemen wij dit graag.

Mogelijk heeft u externe afspraken/verplichtingen zoals het overdragen van de cijfers aan een bancaire instelling en/of aandeelhouders en stakeholders.

Mocht dit zo zijn dan vernemen wij dit graag zo spoedig mogelijk, zodat SpotOnMedics hier rekening mee kan houden.

In de maand december ontvangen de contactpersonen van uw praktijk een e-mailbericht met een procesbeschrijving voor de oplevering van de jaarrekening. Wij verwijzen u naar dit e-mailbericht voor verdere informatie over de oplevering van uw jaarrekening 2019.

5.16 Vragen?

Als u vragen heeft over hoe u het beste uw jaar van de financiële administratie kunt afsluiten dan verzoeken wij u contact op te nemen met uw vaste contactpersoon. Hij/zij zal u verder helpen en  ondersteunen waar mogelijk.

U kunt onze specialisten bereiken via het telefoonnummer 088 6600 800 (keuze 2).

6. SpotOnMedics Personeel

6.1 Aandachtsgebieden voor uw personeels- / salarisadministratie

Indien de praktijk haar personeelsadministratie bij SpotOnMedics heeft ondergebracht vragen wij u vriendelijk om de volgende punten aan te leveren. Op deze manier kan uw personeels- & salarisspecialist uw administratie zo snel mogelijk afronden.

6.2 WAB (Wet Arbeidsmarkt in Balans)

Wat is de WAB?

Vanaf 1 januari 2020 veranderen de regels rond arbeidscontracten en ontslag. Dit is geregeld in de Wet arbeidsmarkt in balans. Dit is relevant voor werkgevers en werknemers.

Heeft u reeds onze nieuwsbrief omtrent de WAB ontvangen? Hierin worden de acties benoemd die ondernomen dienen te worden.

Zo niet, dan kunt u deze hier raadplegen: Nieuwsbericht WAB.

6.3 Werkkostenregeling (WKR)

Het einde van het jaar nadert al snel. In december geeft u wellicht een kerstgeschenk aan uw werknemers en/of relaties.

Als er sprake is van een eindheffing in verband met overschrijding van de vrije ruimte, wordt dit bedrag meegenomen in de loonaangifte over januari 2020.

Klik hieronder op de link om meer informatie te raadplegen over de werkkostenregeling: Nieuwsbericht Werkkostenregeling 2019.

6.4 Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2020

Wat
Kopie van het schrijven van Belastingdienst Mededeling loonheffingen Gedifferentieerde Premiepercentage Werkhervattingskas 2020.

Wanneer
Deze mededeling zou u in de maand november 2019 van de belastingdienst ontvangen moeten hebben

Hoe
Zodra u de WhK-beschikking ontvangt, deze mailen naar de afdeling SpotOnMedics Personeel: personeel@SpotOnMedics.nl

6.5 Afstemming uitgaven aan personeel kalenderjaar 2019 in het kader van de werkkostenregeling

Wat
Afstemming uitgaven aan personeel kalenderjaar 2019 in het kader van de werkkostenregeling.

Wanneer
Dit geldt voor alle praktijken met personeel in dienst.

Hoe
Administratie up-to-date houden (bonnen inleveren)
en toetsen op forfait.

6.6 Doorgeven van de eventuele waarde van verstrekte kerstpakketten (bon)

Wat
Doorgeven van de waarde van verstrekte kerstgeschenken (bon).

Wanneer
Uiterlijk 10 januari 2020 doorgeven.

Hoe
Aanleveren bon van de kerstgeschenken voor werknemers of relaties.

6.7 Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1-1-2020

Wat
Doorgeven van de eventuele wijzigingen in arbeidsduur en loon van de medewerkers per 1 januari 2020. 

Wanneer
Indien er wijzigingen doorgevoerd dienen te worden in de administratie.

Hoe
Doorgeven van wijzigingen per e-mail of via het mutatieformulier in SpotOnMedics Personeel (personeel@spotonmedics.nl). 

6.8 Doorgeven van het percentage ziekteverzuim verzekeraar 2020

Wat
Doorgeven van het premie percentage verzuimverzekering 2020, waarmee rekening gehouden moet worden als werkgeverslast, bij de vaststelling van het variabele salaris.

Wanneer
Indien uw praktijk medewerkers verloond op basis van omzet

Hoe
Doorgeven van polisblad verzekeraar met percentage 2020 per e-mail.

 

6.9 Vragen?

Als u vragen heeft over hoe u het beste uw jaar van de personeelsadministratie kunt afsluiten dan verzoeken wij u contact op te nemen met het team van SpotOnMedics Personeel. U kunt het team bereiken via het nummer 088 6600 800 (keuze 3) of via personeel@spotonmedics.nl.

7. FysioOne Light

7.1 Configuratie aanpassingen FysioOne Light gebruikers

Als FysioOne light gebruiker kunt u zelf geen configuratie aanpassingen doen. De aanpassing van het factuurnummer zal gedaan worden door SpotOnMedics. Dit betekent dat u vanaf 2 januari 2020 kunt factureren met de nieuwe factuurnummers.

8. Schrijf u in voor de Jaarovergang Masterclass

8.1 Waarom een masterclass?

Na de jaarovergang van 2018 > 2019 hebben wij een enquête afgenomen onder de praktijken die gebruikmaken van ons all-in-one platform. De voornaamste vraag was of de beschikbare hulpmiddelen voldoende ondersteuning boden.

Meerdere praktijken gaven aan dat zij een ‘live’ masterclass prettig zouden vinden, waarin de checklists klassikaal worden doornomen. Hier willen we graag gehoor aan geven en daarom organiseren wij in januari 2020 een Jaarovergang Masterclass op meerdere locaties.

Wat houdt de masterclass in?
Tijdens deze masterclass wordt u aan de hand meegenomen door onze professionals van SpotOnMedics FysioOne, Financieel en Personeel. U kunt zich inschrijven voor de voor u relevante onderdelen. Daarnaast willen we de belangrijkste wijzigingen voor fysiotherapie in 2020 met u doornemen (LDF 7.0, richtlijn dossiervorming) en lichten we nogmaals de hot items uit de release 2019 toe. Welke functionaliteiten zijn gewijzigd en/of toegevoegd op het platform?

Klik hier om u direct in te schrijven

(Lees verder, zie volgende paragraaf).

8.2 Data en locaties

De jaarovergang masterclass vindt twee keer plaats, namelijk op:

Dinsdag 7 januari 2020 (INSCHRIJVEN)
Locatie: SpotOnMedics FysioHub, Hoofddorp
Klik hier voor Google Maps

Donderdag 16 januari 2020 (INSCHRIJVEN)
Locatie: van der Valk Hotel Vianen, Vianen
Klik hier voor Google Maps

Programma
Het programma start om 09.30 uur. Uw eindtijd is afhankelijk van de onderdelen die u wilt volgen. Het tijdschema ziet er als volgt uit:

09:30 uur: ontvangst
10:15 uur: welkom en kennismaking
10:30 uur: jaarovergang FysioOne
12:30 uur: lunch (inclusief)
13:15 uur: jaarovergang Financieel
14:30 uur: pauze
15:00 uur: jaarovergang Personeel
16:00 uur: netwerkborrel

Kosten deelname
Wellicht maakt uw praktijken nog geen gebruik van alle producten en diensten. Daarom kunt u zich inschrijven voor de voor u relevante onderdelen van de masterclass. U kunt een ticket bestellen voor:

FysioOne (€50,- p.p)
FysioOne + Financieel (€70,- p.p.)
FysioOne + Personeel (€70,- p.p.)
FysioOne + Financieel + Personeel (€100,- p.p.)

Klik hier om tickets te bestellen

Wat heeft u nodig?
Tijdens de masterclass heeft u een laptop en oplader nodig. Tip: neem uw laptop opgeladen mee. Per praktijk kunnen 3 personen deelnemen.

9. Kunt u hulp gebruiken?

9.1 Wij wensen u veel succes toe!

Heeft u vragen?
Heeft u vragen heeft over de jaarovergang? Dan verwijzen wij u graag naar de volgende afdelingen / contactpersonen:

  • Bij vragen over FysioOne kunt u contact opnemen met ons klant contact center. Zie onderstaande contactgegevens.
  • Bij vragen over uw financiële administratie verwijzen wij u naar uw contactpersoon.
  • Bij vragen over uw personele administratie verwijzen wij u naar uw contactpersoon.

 

Contactgegevens Klant Contact Center
SpotOnMedics Klant Contact Center
T: 088 6600 800
E: support@spotonmedics.nl

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Op de hoogte blijven?

Schrijf u in voor de maandelijkse SpotOnMedics Academy nieuwsbrief.