Situatie:
De declaratie blijft op de status “verzonden” staan.
Oorzaak:
Retourinformatie van VECOZO is (nog) niet opgehaald.
Actie SpotOnMedics:
Voor alle batches die langer dan 2 weken op verzonden staan vragen we opnieuw de retourinformatie op bij VECOZO. Op basis van de retourinformatie werkt de nieuwe declaratiemodule alle statussen bij.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Herstelwerkzaamheden zijn in uitvoering
Situatie:
Behandelingen worden afgewezen met de melding “retourcode 8599 – Prestatiekoppelnummer ontbreekt of is onjuist”, omdat het prestatiekoppelnummer mist of niet klopt. Als je de declaraties opnieuw indient, worden ze weer afgewezen.
Oorzaak:
De creditnota’s zijn afgewezen omdat het prestatiekoppelnummer niet klopt. De zorgverzekeraar kent het opgegeven nummer niet, of het nummer ontbreekt. Dit komt doordat het nummer op de creditnota en de bijbehorende factuur (debet) niet hetzelfde was in FysioOne.
Actie SpotOnMedics:
We hebben, centraal, voor alle declaraties waarbij dat van toepassing was, het juiste prestatiekoppelnummer ingevoerd.
Actie praktijk:
Opnieuw indienen van de credits. Na goedkeuring van de credit kan de debet opnieuw verwerkt worden.
Status:
Herstelwerkzaamheden zijn afgerond
Situatie:
Behandelingen worden afgewezen met de melding “retourcode 8599 – Prestatiekoppelnummer ontbreekt of is onjuist”, omdat het prestatiekoppelnummer mist of niet klopt. Als je de declaraties opnieuw indient, worden ze weer afgewezen.
Oorzaak:
Van de creditnota wordt het prestatiekoppelnummer niet herkend indien er meerdere declaraties zijn. Doordat er meerdere debets zijn ingestuurd, weet VECOZO / de zorgverzekeraar niet op welke debet de credit van toepassing is, omdat het prestatiekoppelnummer van de credit en debet niet hetzelfde was in FysioOne.
Actie SpotOnMedics:
We hebben, centraal, voor alle declaraties waarbij dat van toepassing was, het juiste prestatiekoppelnummer ingevoerd.
Actie praktijk:
Opnieuw indienen van de credits. Na goedkeuring van de credit kan de debet opnieuw verwerkt worden.
Status:
Herstelwerkzaamheden zijn afgerond
Situatie:
Behandelingen worden afgewezen met de melding “retourcode 8599 – Prestatiekoppelnummer ontbreekt of is onjuist”, omdat het prestatiekoppelnummer mist of niet klopt. Als je de declaraties opnieuw indient, worden ze weer afgewezen.
Oorzaak:
Crediteren voor ergotherapie behandelingen met prestatiecode 5000 zijn afgewezen omdat het prestatiekoppelnummer voor de debet en de credit niet hetzelfde was in FysioOne.
Actie SpotOnMedics:
We hebben, centraal, voor alle declaraties waarbij dat van toepassing was, het juiste prestatiekoppelnummer ingevoerd.
Actie praktijk:
Opnieuw indienen van de credits. Na goedkeuring van de credit kan de debet opnieuw verwerkt worden.
Status:
Herstelwerkzaamheden zijn afgerond
Situatie:
De behandeling wordt afgekeurd met “retourcode 8017 – Van deze creditering is er geen debetering bekend”. Als je de behandeling nog een keer instuurt, wordt hij weer afgekeurd.
Oorzaak:
Het systeem van VECOZO of de zorgverzekeraar zoekt bij een terugbetaling (credit) altijd naar de bijbehorende eerdere betaling (debet). Dit doen ze door te zoeken op het prestatiekoppelnummer – dat is een uniek nummer dat bij een behandeling hoort. In dit geval is het prestatiekoppelnummer bij de credit anders dan bij de debet. Daardoor kan het systeem de bijbehorende debetbetaling niet vinden. Het gevolg is dat de terugbetaling niet goed verwerkt kan worden.
Actie SpotOnMedics:
We hebben, centraal, voor alle declaraties waarbij dat van toepassing was, het juiste prestatiekoppelnummer ingevoerd.
Actie praktijk:
Opnieuw indienen van de credits. Na goedkeuring van de credit kan de debet opnieuw verwerkt worden.
Status:
Herstelwerkzaamheden afgerond
Situatie:
Behandelingen worden afgekeurd omdat het nummer van het zorgtraject niet hetzelfde is als het nummer dat eerder is gebruikt en goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
Oorzaak:
Bij een eerdere goedgekeurde declaratie was er nog een dossier aan het traject gekoppeld. Dit dossier is nu verwijderd bij de volgende declaratie(s).
Tijdelijke oplossing / workaround:
Het advies is om de oude declaraties die zijn goedgekeurd te crediteren en daarna alles opnieuw in te sturen, zodat alles hetzelfde nummer krijgt.
Let op: we verwachten eind mei een structurele oplossing op te leveren, waardoor deze actie niet meer nodig is.
Actie SpotOnMedics:
Er wordt een aanpassing uitgevoerd. Bepaling zorgtrajectnummer wordt gedaan op basis van het traject. Indien diagnosecode en lichaamslokatie overeen komen, dan is het zorgtrajectnummer gelijk.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Technische oplossing is in uitvoering
Situatie:
Behandelingen worden afgekeurd omdat het nummer van het zorgtraject niet hetzelfde is als het nummer dat eerder is gebruikt en goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
Oorzaak:
Bij een eerdere goedgekeurde declaratie was er een ander dossier gekoppeld aan het traject. Er is nu een ander dossier gekoppeld omdat de wens is om in één dossier te werken.
Tijdelijke oplossing / workaround:
1. Ga naar trajecten
2. Maak een nieuw / leeg traject aan
3. Klik op de finish vlag om deze te sluiten
4. Ga naar het traject die weer aan het juiste traject gekoppeld moet worden
5. Klik op de blauwe map om naar het dossier te gaan
6. Ga naar basisgegevens
7. Klik op het groene plus teken om het nieuwe / lege traject te koppelen (dit is nodig om de gegevens uit het dossier te bewaren en er mag in FysioOne geen dossier zijn zonder traject)
8. Klik op het rode kruis bij het traject die aan een ander dossier gekoppeld moet worden.
8. Ga terug naar trajecten
9. Klik op het dossier waaraan het zojuist losgekoppelde traject aan gekoppeld moet worden.
10. Ga naar basisgegevens
11. Klik op het groene plus teken om het juiste dossier te koppelen
Let op: Klik niet op het rode kruis bij dossiers. Dit verwijderd het dossier. Een verwijderd dossier kan niet meer teruggezet worden.
Actie SpotOnMedics:
Er wordt een aanpassing uitgevoerd. Bepaling zorgtrajectnummer wordt gedaan op basis van het traject. Indien diagnosecode en lichaamslokatie overeen komen, dan is het zorgtrajectnummer gelijk.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Technische oplossing in uitvoering
Situatie:
Behandelingen worden afgekeurd omdat het nummer van het zorgtraject niet hetzelfde is als het nummer dat eerder is gebruikt en goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
Oorzaak:
Indien er eerder een behandeling wel goed gekeurd is, maar nu wordt afgekeurd op basis van deze retourcode, is niet meer zichtbaar welke zorgtrajectnummer er eerder is gebruikt en kan deze niet meer aangepast worden.
Tijdelijke oplossing / workaround:
Niet van toepassing
Actie SpotOnMedics:
Het gebruikte zorgtrajectnummer van een eerdere declaratie zal getoond worden in het nieuwe declaratieoverzicht – klik op patiënt – tab diagnose en behandeling.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Technische oplossing in uitvoering
Situatie:
Behandelingen worden afgekeurd omdat het nummer van het zorgtraject niet hetzelfde is als het nummer dat eerder is gebruikt en goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
Oorzaak:
Indien een praktijk overstapt naar een SpotOnMedics en er in 2025 al gedeclareerd is in het oude systeem, worden behandelingen afgekeurd omdat het zorgtrajectnummer in FysioOne anders is als in het oude EPD. En er nu geen mogelijkheid is om dit nummer handmatig in te vullen.
Tijdelijke oplossing / workaround:
Niet van toepassing
Actie SpotOnMedics:
Het wordt mogelijk dat het zorgtrajectnummer ingevuld kan worden bij details voor traject. Het gebruikte zorgtrajectnummer wordt getoond bij details voor traject en in de NFE.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Technische oplossing in uitvoering
Situatie:
De declaratie is afgekeurd.
Oorzaak:
Het ingediende bedrag komt niet overeen met het bedrag wat ingediend zou moeten zijn.
Actie praktijk:
Onjuist tarief gekoppeld bij:
1. configuratie – algemeen – contractposities – onjuist contract OF
2. configuratie – declareren – prestatiecode – vaste tarief afspraak OF
3. Budget AV (pbv bedrag) is op
Situatie:
Er is een deelbetaling gedaan.
Oorzaak:
Het ingediende bedrag komt niet overeen met het bedrag wat ingediend zou moeten zijn.
Actie praktijk:
Onjuist tarief gekoppeld bij:
1. configuratie – algemeen – contractposities – onjuist contract OF
2. configuratie – declareren – prestatiecode – vaste tarief afspraak OF
3. Budget AV (pbv bedrag) is op
Situatie:
Er is een deel van het ingediende bedrag uitbetaald, het restdeel wil de praktijk in rekening brengen bij de patiënt.
Oorzaak:
De zorgverzekeraar heeft bepaald dat er een lager bedrag uitbetaald moet worden dan ingediend.
Actie praktijk:
1. Maak bij configuratie – verkopen een verkoopartikel aan. Bijvoorbeeld “Aanvullende factuur fysiotherapie”
2. Ga naar de patientenkaart
3. Ga naar het tabblad verkopen
4. Klik op het groene plus teken
5. Selecteer het bedrijf, waarop de omzet moet komen
6. Vul het onderwerp in
7. Selecteer “Lay out 6”
8. Selecteer het verkoop artikel
9. Vul het bedrag in
10. klik op opslaan
De nota staat nu bij verkopen – te versturen en gaat mee in de facturen flow.
Situatie:
Er is een deel van het ingediende bedrag uitbetaald. Het ingediende bedrag was niet correct. Er moet een nieuw bedrag ingediend worden.
Oorzaak:
De zorgverzekeraar heeft bepaald dat er een lager bedrag uitbetaald moet worden dan ingediend.
Actie praktijk:
1. Ga naar de patientenkaart
2. Ga naar de afspraak
3. Klik op het vergrootglas
4. Klik op het nummer bij declaratienummer
5. Selecteer de afspraak die gecrediteerd moet worden
6. Klik op crediteren
7 Koppel het juiste tarief bij:
– contractposities
– prestatiecodes (vast tarief afspraak)
Situatie:
Behandelingen staat op toegekend, maar de zorgverzekeraar heeft de behandelingen niet toegekend. Alle behandelingen voor deze patiënt zijn afgekeurd, maar op patiëntniveau.
Oorzaak:
Gangbaar is dat de zorgverzekeraar afkeuren op behandeling niveau. Het is ook mogelijk dat ze dit doen op patiëntniveau. Alle behandelingen in FysioOne worden afgekeurd van die patiënt. In FysioOne hadden we geen rekening mee gehouden dat dit kon gebeuren.
Actie SpotOnMedics:
De oorzaak is al aangepakt. Nu moet er nog herstelwerk worden uitgevoerd door alle retourinformatie van zorgverzekeraars opnieuw te verwerken.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Situatie:
Voor één behandeling staan er twee declaraties op toegekend.
Oorzaak:
Onbekend, verkeerde verwerking retourinformatie in FysioOne.
Actie SpotOnMedics:
Prestatiekoppelnummer van de eerste of tweede debit terugzetten, indien er gecrediteerd moet worden.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Op deze pagina vindt u een overzicht van alle retourcodes met daarbij mogelijke scenario’s die van toepassing kunnen zijn voor u en bijbehorende herstelwerkzaamheden die wij daarvoor uitvoeren. Deze pagina zal voortdurend worden bijgewerkt.
Situatie:
De declaratie blijft op de status “verzonden” staan.
Oorzaak:
Retourinformatie van VECOZO is (nog) niet opgehaald.
Actie SpotOnMedics:
Voor alle batches die langer dan 2 weken op verzonden staan vragen we opnieuw de retourinformatie op bij VECOZO. Op basis van de retourinformatie werkt de nieuwe declaratiemodule alle statussen bij.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Herstelwerkzaamheden zijn in uitvoering
Situatie:
Behandelingen worden afgewezen met de melding “retourcode 8599 – Prestatiekoppelnummer ontbreekt of is onjuist”, omdat het prestatiekoppelnummer mist of niet klopt. Als je de declaraties opnieuw indient, worden ze weer afgewezen.
Oorzaak:
De creditnota’s zijn afgewezen omdat het prestatiekoppelnummer niet klopt. De zorgverzekeraar kent het opgegeven nummer niet, of het nummer ontbreekt. Dit komt doordat het nummer op de creditnota en de bijbehorende factuur (debet) niet hetzelfde was in FysioOne.
Actie SpotOnMedics:
We hebben, centraal, voor alle declaraties waarbij dat van toepassing was, het juiste prestatiekoppelnummer ingevoerd.
Actie praktijk:
Opnieuw indienen van de credits. Na goedkeuring van de credit kan de debet opnieuw verwerkt worden.
Status:
Herstelwerkzaamheden zijn afgerond
Situatie:
Behandelingen worden afgewezen met de melding “retourcode 8599 – Prestatiekoppelnummer ontbreekt of is onjuist”, omdat het prestatiekoppelnummer mist of niet klopt. Als je de declaraties opnieuw indient, worden ze weer afgewezen.
Oorzaak:
Van de creditnota wordt het prestatiekoppelnummer niet herkend indien er meerdere declaraties zijn. Doordat er meerdere debets zijn ingestuurd, weet VECOZO / de zorgverzekeraar niet op welke debet de credit van toepassing is, omdat het prestatiekoppelnummer van de credit en debet niet hetzelfde was in FysioOne.
Actie SpotOnMedics:
We hebben, centraal, voor alle declaraties waarbij dat van toepassing was, het juiste prestatiekoppelnummer ingevoerd.
Actie praktijk:
Opnieuw indienen van de credits. Na goedkeuring van de credit kan de debet opnieuw verwerkt worden.
Status:
Herstelwerkzaamheden zijn afgerond
Situatie:
Behandelingen worden afgewezen met de melding “retourcode 8599 – Prestatiekoppelnummer ontbreekt of is onjuist”, omdat het prestatiekoppelnummer mist of niet klopt. Als je de declaraties opnieuw indient, worden ze weer afgewezen.
Oorzaak:
Crediteren voor ergotherapie behandelingen met prestatiecode 5000 zijn afgewezen omdat het prestatiekoppelnummer voor de debet en de credit niet hetzelfde was in FysioOne.
Actie SpotOnMedics:
We hebben, centraal, voor alle declaraties waarbij dat van toepassing was, het juiste prestatiekoppelnummer ingevoerd.
Actie praktijk:
Opnieuw indienen van de credits. Na goedkeuring van de credit kan de debet opnieuw verwerkt worden.
Status:
Herstelwerkzaamheden zijn afgerond
Situatie:
De behandeling wordt afgekeurd met “retourcode 8017 – Van deze creditering is er geen debetering bekend”. Als je de behandeling nog een keer instuurt, wordt hij weer afgekeurd.
Oorzaak:
Het systeem van VECOZO of de zorgverzekeraar zoekt bij een terugbetaling (credit) altijd naar de bijbehorende eerdere betaling (debet). Dit doen ze door te zoeken op het prestatiekoppelnummer – dat is een uniek nummer dat bij een behandeling hoort. In dit geval is het prestatiekoppelnummer bij de credit anders dan bij de debet. Daardoor kan het systeem de bijbehorende debetbetaling niet vinden. Het gevolg is dat de terugbetaling niet goed verwerkt kan worden.
Actie SpotOnMedics:
We hebben, centraal, voor alle declaraties waarbij dat van toepassing was, het juiste prestatiekoppelnummer ingevoerd.
Actie praktijk:
Opnieuw indienen van de credits. Na goedkeuring van de credit kan de debet opnieuw verwerkt worden.
Status:
Herstelwerkzaamheden afgerond
Situatie:
Behandelingen worden afgekeurd omdat het nummer van het zorgtraject niet hetzelfde is als het nummer dat eerder is gebruikt en goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
Oorzaak:
Bij een eerdere goedgekeurde declaratie was er nog een dossier aan het traject gekoppeld. Dit dossier is nu verwijderd bij de volgende declaratie(s).
Tijdelijke oplossing / workaround:
Het advies is om de oude declaraties die zijn goedgekeurd te crediteren en daarna alles opnieuw in te sturen, zodat alles hetzelfde nummer krijgt.
Let op: we verwachten eind mei een structurele oplossing op te leveren, waardoor deze actie niet meer nodig is.
Actie SpotOnMedics:
Er wordt een aanpassing uitgevoerd. Bepaling zorgtrajectnummer wordt gedaan op basis van het traject. Indien diagnosecode en lichaamslokatie overeen komen, dan is het zorgtrajectnummer gelijk.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Technische oplossing is in uitvoering
Situatie:
Behandelingen worden afgekeurd omdat het nummer van het zorgtraject niet hetzelfde is als het nummer dat eerder is gebruikt en goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
Oorzaak:
Bij een eerdere goedgekeurde declaratie was er een ander dossier gekoppeld aan het traject. Er is nu een ander dossier gekoppeld omdat de wens is om in één dossier te werken.
Tijdelijke oplossing / workaround:
1. Ga naar trajecten
2. Maak een nieuw / leeg traject aan
3. Klik op de finish vlag om deze te sluiten
4. Ga naar het traject die weer aan het juiste traject gekoppeld moet worden
5. Klik op de blauwe map om naar het dossier te gaan
6. Ga naar basisgegevens
7. Klik op het groene plus teken om het nieuwe / lege traject te koppelen (dit is nodig om de gegevens uit het dossier te bewaren en er mag in FysioOne geen dossier zijn zonder traject)
8. Klik op het rode kruis bij het traject die aan een ander dossier gekoppeld moet worden.
8. Ga terug naar trajecten
9. Klik op het dossier waaraan het zojuist losgekoppelde traject aan gekoppeld moet worden.
10. Ga naar basisgegevens
11. Klik op het groene plus teken om het juiste dossier te koppelen
Let op: Klik niet op het rode kruis bij dossiers. Dit verwijderd het dossier. Een verwijderd dossier kan niet meer teruggezet worden.
Actie SpotOnMedics:
Er wordt een aanpassing uitgevoerd. Bepaling zorgtrajectnummer wordt gedaan op basis van het traject. Indien diagnosecode en lichaamslokatie overeen komen, dan is het zorgtrajectnummer gelijk.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Technische oplossing in uitvoering
Situatie:
Behandelingen worden afgekeurd omdat het nummer van het zorgtraject niet hetzelfde is als het nummer dat eerder is gebruikt en goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
Oorzaak:
Indien er eerder een behandeling wel goed gekeurd is, maar nu wordt afgekeurd op basis van deze retourcode, is niet meer zichtbaar welke zorgtrajectnummer er eerder is gebruikt en kan deze niet meer aangepast worden.
Tijdelijke oplossing / workaround:
Niet van toepassing
Actie SpotOnMedics:
Het gebruikte zorgtrajectnummer van een eerdere declaratie zal getoond worden in het nieuwe declaratieoverzicht – klik op patiënt – tab diagnose en behandeling.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Technische oplossing in uitvoering
Situatie:
Behandelingen worden afgekeurd omdat het nummer van het zorgtraject niet hetzelfde is als het nummer dat eerder is gebruikt en goedgekeurd door de zorgverzekeraar.
Oorzaak:
Indien een praktijk overstapt naar een SpotOnMedics en er in 2025 al gedeclareerd is in het oude systeem, worden behandelingen afgekeurd omdat het zorgtrajectnummer in FysioOne anders is als in het oude EPD. En er nu geen mogelijkheid is om dit nummer handmatig in te vullen.
Tijdelijke oplossing / workaround:
Niet van toepassing
Actie SpotOnMedics:
Het wordt mogelijk dat het zorgtrajectnummer ingevuld kan worden bij details voor traject. Het gebruikte zorgtrajectnummer wordt getoond bij details voor traject en in de NFE.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Status:
Technische oplossing in uitvoering
Situatie:
De declaratie is afgekeurd.
Oorzaak:
Het ingediende bedrag komt niet overeen met het bedrag wat ingediend zou moeten zijn.
Actie praktijk:
Onjuist tarief gekoppeld bij:
1. configuratie – algemeen – contractposities – onjuist contract OF
2. configuratie – declareren – prestatiecode – vaste tarief afspraak OF
3. Budget AV (pbv bedrag) is op
Situatie:
Er is een deelbetaling gedaan.
Oorzaak:
Het ingediende bedrag komt niet overeen met het bedrag wat ingediend zou moeten zijn.
Actie praktijk:
Onjuist tarief gekoppeld bij:
1. configuratie – algemeen – contractposities – onjuist contract OF
2. configuratie – declareren – prestatiecode – vaste tarief afspraak OF
3. Budget AV (pbv bedrag) is op
Situatie:
Er is een deel van het ingediende bedrag uitbetaald, het restdeel wil de praktijk in rekening brengen bij de patiënt.
Oorzaak:
De zorgverzekeraar heeft bepaald dat er een lager bedrag uitbetaald moet worden dan ingediend.
Actie praktijk:
1. Maak bij configuratie – verkopen een verkoopartikel aan. Bijvoorbeeld “Aanvullende factuur fysiotherapie”
2. Ga naar de patientenkaart
3. Ga naar het tabblad verkopen
4. Klik op het groene plus teken
5. Selecteer het bedrijf, waarop de omzet moet komen
6. Vul het onderwerp in
7. Selecteer “Lay out 6”
8. Selecteer het verkoop artikel
9. Vul het bedrag in
10. klik op opslaan
De nota staat nu bij verkopen – te versturen en gaat mee in de facturen flow.
Situatie:
Er is een deel van het ingediende bedrag uitbetaald. Het ingediende bedrag was niet correct. Er moet een nieuw bedrag ingediend worden.
Oorzaak:
De zorgverzekeraar heeft bepaald dat er een lager bedrag uitbetaald moet worden dan ingediend.
Actie praktijk:
1. Ga naar de patientenkaart
2. Ga naar de afspraak
3. Klik op het vergrootglas
4. Klik op het nummer bij declaratienummer
5. Selecteer de afspraak die gecrediteerd moet worden
6. Klik op crediteren
7 Koppel het juiste tarief bij:
– contractposities
– prestatiecodes (vast tarief afspraak)
Situatie:
Behandelingen staat op toegekend, maar de zorgverzekeraar heeft de behandelingen niet toegekend. Alle behandelingen voor deze patiënt zijn afgekeurd, maar op patiëntniveau.
Oorzaak:
Gangbaar is dat de zorgverzekeraar afkeuren op behandeling niveau. Het is ook mogelijk dat ze dit doen op patiëntniveau. Alle behandelingen in FysioOne worden afgekeurd van die patiënt. In FysioOne hadden we geen rekening mee gehouden dat dit kon gebeuren.
Actie SpotOnMedics:
De oorzaak is al aangepakt. Nu moet er nog herstelwerk worden uitgevoerd door alle retourinformatie van zorgverzekeraars opnieuw te verwerken.
Actie praktijk:
Geen actie vereist
Situatie:
Voor één behandeling staan er twee declaraties op toegekend.
Oorzaak:
Onbekend, verkeerde verwerking retourinformatie in FysioOne.
Actie SpotOnMedics:
Prestatiekoppelnummer van de eerste of tweede debit terugzetten, indien er gecrediteerd moet worden.
Actie praktijk:
Geen actie vereist