Hieronder vindt u een overgave van welke scenario’s we toelichten in dit document. Klik op een titel om naar het hoofdstuk te navigeren dat u nodig heeft:
Ingewikkelde retouren
Afwijzingen op een toegekend 0-tarief
Het lukt niet meer om iets correct in te dienen en uitbetaald te krijgen, omdat er iets verkeerd is geregistreerd. U blijft deze retouren tegenkomen tot het is opgelost. Alle credits komen terug als “van deze credit geen debit” en declaraties komen terug als “reeds gedeclareerd”.
– In deze handleiding leggen we uit hoe u deze afhandelt.
Afwijzingen op periode/datum
Het kan zijn dat u retouren heeft met de retourcode “begindatum ligt voor toegestane datum” of een andere retourcode die aangeeft dat de datum niet klopt,
– In deze handleiding leggen we uit wat er is gebeurd en hoe u deze verwerkt.
Niet alle tussenliggende zijn gedeclareerd
In hele enkele gevallen is er iets gebeurd waardoor niet alle tussenliggende zijn ingediend. Dit is makkelijk te herstellen.
– In deze handleiding leggen we uit hoe u dit afhandelt.
Afgewezen credits
Er zijn als gevolg van de retouren afgewezen credits in het overzicht “niet toegekend” die u niet wegkrijgt, omdat er geen actie meer vereist is.
– In deze handleiding leggen we uit hoe u behandelingen zelf uit het overzicht “niet toegekend” krijgt indien u hier niet meer actie op gaat uitvoeren.
Onduidelijkheid over het inplannen van de eindcode/recidive
Klanten melden dat er onduidelijkheid is over hoe de eindcode/recidive code moet worden ingepland.
– In deze handleiding gaan we hier verder op in.
Voor meer informatie tot nu toe omtrent het declareren van Zorgtopics, verwijzen we u naar deze handleiding.
Aan het begin van 2025 zat er een bug in het systeem die er voor zorgde dat declaraties voor Zorgtopics soms voor 0 euro werden ingediend bij de zorgverzekeraar.
Dit gebeurde wanneer een doorgeboekte tussenliggende Zorgtopics behandeling werd omgezet naar een andere prestatiecode, zoals een Zorgtopics eindcode of een reguliere fysiotherapie behandeling (code 1000).
Dit probleem is inmiddels opgelost en komt niet meer voor. Het kan zijn dat er hierdoor wel ingewikkelde retour situaties zijn ontstaan. We lichten deze casus hieronder toe en leggen uit hoe u deze kunt afhandelen.
Hoe kom ik deze behandelingen tegen?:
U vindt deze afwijzingen vanzelf tussen uw corrigeren lijst als afgewezen eindcodes. Indien u heeft geprobeerd te crediteren, vindt u de afgewezen credits in het nieuwe declaratieoverzicht bij “niet toegekend”.
Hoe herkent u dit scenario?: 
De zorgverzekeraar heeft deze declaratie toegekend voor het ingediende bedrag van 0 euro. Als gevolg staat er bij de zorgverzekeraar wel een registratie van deze 0 euro debit, – terwijl er geen bedrag is toegekend.
Je ziet in deze situatie vaak dat er direct opvolgend een nieuwe batch is ingediend die:
– Is toegekend voor een volledig bedrag (Bedrag uitgekeerd op een andere prestatiecode)
– Is afgewezen als “declaratie is reeds gedeclareerd”. (U dient dezelfde prestatiecode aan en de zorgverzekeraar heeft deze al “toegekend” en betaalt niet meer uit).
Je ziet als gevolg van deze situatie ook dat credit terugkomen met de retourcode “van deze debit is geen credit bekend” of “Er is op basis van het referentienummer wel een debit regel gevonden, echter zijn de kosten afgewezen”
Behandeling laten vrijgeven door de zorgeverzekeraar:
Opnieuw indienen na het vrijgeven:
Situatie 1: Opnieuw aanbieden als er nog niets is uitbetaald.
Situatie 2: Naast de 0 registratie is ook een bedrag
Het kan zijn dat u retouren heeft ontvangen met de retourcode “Begindatum prestatie ligt voor toegestane periode”. Dit kwam omdat we om dat moment de startdatum van het traject meestuurden met de eindcode, in plaats van de datum van de eerste behandeling. Als het traject alvast was aangemaakt in 2024, kreeg u deze daarom retour.
IT heeft een aanpassing gedaan, waardoor op de achtergrond correct de datum van de eerste behandeling mee gaat. Let op: Indien u in de batch kijkt, ziet u nog steeds de startdatum van het traject. We konden dit niet aanpassen in verband met het crediteren. Op de achtergrond sturen we echter wel de juiste datum bij nieuwe debits.
Mocht u deze retour heeft gekregen, hoeft u daarom niet iets aan te passen en kunt u deze gewoon opnieuw indienen.
—-
Let op: Bij contact met de zorgverzekeraar ontstaat er soms verwarring over de datum.
Zij zien bij de eindcode de behandeldatum van de eerste afspraak, omdat we op deze manier de start van het traject meesturen, ondanks dat deze eindcode op een andere datum ligt. Als u de zorgverzekeraar belt met een vraag over de gedeclareerde eindcode die een behandeldatum heeft van 30-06-2025, dan zal de zorgverzekeraar deze niet zien. Zij zien twee behandelingen die allebei de behandeldatum hebben van de eerste afspraak, namelijk zowel de startbehandeling als de eindbehandeling. Indien u de zorgverkeraar belt is het daarom handiger om het factuurnummer te benoemen dan een behandeldatum specifiek.
Het kan zo zijn dat er een Zorgtopics traject is doorgeboekt, terwijl niet alle tussenliggende al op lichtgrijs stonden met de status “wordt als zorgproduct gedeclareerd”. Dit kan gebeurd zijn omdat niet alle tussenliggende gegevens waren geboekt toen u de eindcode verstuurd. Mocht u dit tegenkomen, dan houdt het in dat de behandelingen zijn gedeclareerd en uitbetaald, maar dat er een lager aantal behandelingen is meegestuurd naar de zorgverzekeraar voor de AV van de patiënt.
Hoe zien de trajectgegevens/agenda details er uit?
In dit geval zult u zien dat de Eindcode al donkergrijs is (afgehandeld) en gedeclareerd, Tegelijkertijd staan er tussenliggende behandelingen nog als lichtgrijs en als “wordt als Zorgproduct gedeclareerd”.
Indien u de eindbehandeling opent middels het loopje en op het batchnummer klikt waarop deze is uitbetaald, dan zien we ook dat er maar 1 tussenliggende is meegekomen:
Als u dit tegenkomt, kunt u de eindbehandeling openen middels het loopje en deze crediteren vanuit de uitbetaalde batch. Het systeem crediteert dan de eindcode naar de zorgverzekeraar met daarbij de tussenliggende behandelingen die oorspronkelijk zijn meegekomen.
U kunt deze na het crediteren opnieuw aanbieden. Let wel op dat bij het moment van versturen alle tussenliggende al zijn doorgeboekt.
Indien uw laatste actie een afgewezen credit was met de retourcode “van deze debit is geen credit bekend” of “Er is op basis van het referentienummer wel een debit regel gevonden, echter zijn de kosten afgewezen” dan vindt u deze retouren in het nieuwe declaratieoverzicht onder “niet toegekend”. Deze krijgt u hier niet weg, omdat u niet opnieuw gaat crediteren. Dit heeft de zorgverzekeraar immers voor u gedaan.
We werken aan een manier om deze retouren uit het overzicht te krijgen indien u ervoor kiest geen actie meer te nemen op de retour. Voor nu is dit echter nog niet ingebouwd. Om de behandelingen uit het overzicht te halen bieden we de volgende work-around.
Zelf aan de slag:
Hulp van KCC:
Mocht u er niet uitkomen, dan mag u ook een ticket aanmaken voor ons klant contact centrum en aangeven dat er niet toegekende behandelingen staan in het overzicht. Geef de ticket de titel “Zorgtopics afgewezen credits herstellen” en meldt hierbij: De cliëntnummers & behandeldata. Op deze manier kunnen we deze tickets makkelijker verzamelen en afwerken.
Houdt er rekening mee dat het langer kan duren voordat dit ticket is opgepakt in verband met hogere wachttijden. We willen u vragen voor deze casus niet te bellen.
Er is onduidelijkheid geweest over het inplannen van de eindcodes/recidive in een zorgtopics traject in 2025. Ook is er een tijd geweest waarop de manier en volgorde van inplannen onterecht invloed had op declaraties. We lichten hier toe hoe u de eind- en recidivecodes kunt inplannen:
Een standaard Zorgtopics traject met garantieperiode ziet er uit als volgt:
De behandelcodes tellen mee op de AV van de patiënt.
De recidive code en de eindcode tellen niet als behandeling, maar nemen slechts de geplande tussenliggende codes mee en stuurt deze naar de zorgverzeraar aan het einde van het traject.
In het bovenstaande voorbeeld verstuurt de eindcode 3 behandelingen naar zorgtopics.
Met de recidive worden 2 behandelingen naar zorgtopics gestuurd.
Voor eindcodes en recidive raden we het volgende aan:
Eindcodes:
In 2024 waren praktijken gewend om als de patiënt was uitbehandeld, de laatste tussenliggende code om te zetten naar een eindcode en zo het traject af te sluiten. Omdat in 2025 de eindcode niet als behandeling telt, maar alleen de bestaande behandelingen meeneemt, dient u niet de laatste tussenliggende aan te passen, maar een eindcode over de laatste tussenliggende te plannen.
Plan de eindcode op hetzelfde tijdstip in de agenda als de laatste tussenliggende behandeling. Is de laatste tussenliggende behandeling op 05-05-2025 van 15:30 tot 16:00, dan plant u de eindcode in de agenda ook op 05-05-2025 van 15:00 tot 15:30.
Zo neemt deze geen onnodige plek in de agenda.
Recidive
Stel een patiënt meldt zich met dat er nog klachten zijn, dan kunt u nog verder behandelen in de garantieperiode. Wanneer de patiënt zich meldt, plant u hiervoor behandelcodes in de agenda binnen hetzelfde traject. Aan het einde van de behandelperiode plant u een losse recidive code en declareert u deze. Samen met deze code worden alle behandelcodes uit deze periode meegestuurd.
Let op: Als een patiënt binnen 6-12 maanden (afhankelijk van het profiel) terugkomt voor dezelfde klachten, moeten deze behandelingen allemaal als recidive worden opgestuurd. Ondanks dat een deel van deze behandelingen mogelijk buiten de initiële garantieperiode valt. Je werkt dus door in het bestaande traject van de patiënt. Plan tussenliggende behandelingen in, tot de patiënt is uitbehandeld, en stuur deze op aan de zorgverzekeraar door de recidive code in te plannen en te declareren.
NB. Eerder was het advies om de recidive code alvast in te plannen op de einddag van de garantieperiode, dit blijkt incorrect.
Indien u graag een beeld wil hebben van hoe de declaraties gaan, is het handig als u de zorgtopics patiënten kunt terugvinden in het systeem.
Hiervoor kunt u het overzicht Managementrapportages > Zittingen per Kwartaal gebruiken.
Hier kunt u een overzicht vinden van alle zorgtopics codes. U wilt hiervoor de Eindcodes gebruiken, omdat u de gedeclareerde trajecten wilt inzien.
Door op het aantal zittingen te klikken in het overzicht, krijgt u een lijst van de patiënten met deze code waar u naartoe kunt navigeren.
We hebben dit document opgesteld om u te helpen met het verwerken van Zorgtopics retouren.
Er zijn sinds begin dit jaar een aantal wijzigingen geweest en er liepen een aantal zaken niet zoals gewenst met declareren. Om deze reden zijn bijzondere situaties ontstaan met declaraties. De declaratie verslagen hiervan zijn daardoor vaak lastig te lezen en het is vaak onduidelijk wat er moet gebeuren om dit te herstellen.
In deze handleiding lichten we de verschillende scenario’s toe en hoe u deze kunt verwerken.
Hieronder vindt u een overgave van welke scenario’s we toelichten in dit document. Klik op een titel om naar het hoofdstuk te navigeren dat u nodig heeft:
Ingewikkelde retouren
Afwijzingen op een toegekend 0-tarief
Het lukt niet meer om iets correct in te dienen en uitbetaald te krijgen, omdat er iets verkeerd is geregistreerd. U blijft deze retouren tegenkomen tot het is opgelost. Alle credits komen terug als “van deze credit geen debit” en declaraties komen terug als “reeds gedeclareerd”.
– In deze handleiding leggen we uit hoe u deze afhandelt.
Afwijzingen op periode/datum
Het kan zijn dat u retouren heeft met de retourcode “begindatum ligt voor toegestane datum” of een andere retourcode die aangeeft dat de datum niet klopt,
– In deze handleiding leggen we uit wat er is gebeurd en hoe u deze verwerkt.
Niet alle tussenliggende zijn gedeclareerd
In hele enkele gevallen is er iets gebeurd waardoor niet alle tussenliggende zijn ingediend. Dit is makkelijk te herstellen.
– In deze handleiding leggen we uit hoe u dit afhandelt.
Afgewezen credits
Er zijn als gevolg van de retouren afgewezen credits in het overzicht “niet toegekend” die u niet wegkrijgt, omdat er geen actie meer vereist is.
– In deze handleiding leggen we uit hoe u behandelingen zelf uit het overzicht “niet toegekend” krijgt indien u hier niet meer actie op gaat uitvoeren.
Onduidelijkheid over het inplannen van de eindcode/recidive
Klanten melden dat er onduidelijkheid is over hoe de eindcode/recidive code moet worden ingepland.
– In deze handleiding gaan we hier verder op in.
Voor meer informatie tot nu toe omtrent het declareren van Zorgtopics, verwijzen we u naar deze handleiding.
Aan het begin van 2025 zat er een bug in het systeem die er voor zorgde dat declaraties voor Zorgtopics soms voor 0 euro werden ingediend bij de zorgverzekeraar.
Dit gebeurde wanneer een doorgeboekte tussenliggende Zorgtopics behandeling werd omgezet naar een andere prestatiecode, zoals een Zorgtopics eindcode of een reguliere fysiotherapie behandeling (code 1000).
Dit probleem is inmiddels opgelost en komt niet meer voor. Het kan zijn dat er hierdoor wel ingewikkelde retour situaties zijn ontstaan. We lichten deze casus hieronder toe en leggen uit hoe u deze kunt afhandelen.
Hoe kom ik deze behandelingen tegen?:
U vindt deze afwijzingen vanzelf tussen uw corrigeren lijst als afgewezen eindcodes. Indien u heeft geprobeerd te crediteren, vindt u de afgewezen credits in het nieuwe declaratieoverzicht bij “niet toegekend”.
Hoe herkent u dit scenario?:
De zorgverzekeraar heeft deze declaratie toegekend voor het ingediende bedrag van 0 euro. Als gevolg staat er bij de zorgverzekeraar wel een registratie van deze 0 euro debit, – terwijl er geen bedrag is toegekend.
Je ziet in deze situatie vaak dat er direct opvolgend een nieuwe batch is ingediend die:
– Is toegekend voor een volledig bedrag (Bedrag uitgekeerd op een andere prestatiecode)
– Is afgewezen als “declaratie is reeds gedeclareerd”. (U dient dezelfde prestatiecode aan en de zorgverzekeraar heeft deze al “toegekend” en betaalt niet meer uit).
Je ziet als gevolg van deze situatie ook dat credit terugkomen met de retourcode “van deze debit is geen credit bekend” of “Er is op basis van het referentienummer wel een debit regel gevonden, echter zijn de kosten afgewezen”
Behandeling laten vrijgeven door de zorgeverzekeraar:
Opnieuw indienen na het vrijgeven:
Situatie 1: Opnieuw aanbieden als er nog niets is uitbetaald.
Situatie 2: Naast de 0 registratie is ook een bedrag
Het kan zijn dat u retouren heeft ontvangen met de retourcode “Begindatum prestatie ligt voor toegestane periode”. Dit kwam omdat we om dat moment de startdatum van het traject meestuurden met de eindcode, in plaats van de datum van de eerste behandeling. Als het traject alvast was aangemaakt in 2024, kreeg u deze daarom retour.
IT heeft een aanpassing gedaan, waardoor op de achtergrond correct de datum van de eerste behandeling mee gaat. Let op: Indien u in de batch kijkt, ziet u nog steeds de startdatum van het traject. We konden dit niet aanpassen in verband met het crediteren. Op de achtergrond sturen we echter wel de juiste datum bij nieuwe debits.
Mocht u deze retour heeft gekregen, hoeft u daarom niet iets aan te passen en kunt u deze gewoon opnieuw indienen.
—-
Let op: Bij contact met de zorgverzekeraar ontstaat er soms verwarring over de datum.
Zij zien bij de eindcode de behandeldatum van de eerste afspraak, omdat we op deze manier de start van het traject meesturen, ondanks dat deze eindcode op een andere datum ligt. Als u de zorgverzekeraar belt met een vraag over de gedeclareerde eindcode die een behandeldatum heeft van 30-06-2025, dan zal de zorgverzekeraar deze niet zien. Zij zien twee behandelingen die allebei de behandeldatum hebben van de eerste afspraak, namelijk zowel de startbehandeling als de eindbehandeling. Indien u de zorgverkeraar belt is het daarom handiger om het factuurnummer te benoemen dan een behandeldatum specifiek.
Het kan zo zijn dat er een Zorgtopics traject is doorgeboekt, terwijl niet alle tussenliggende al op lichtgrijs stonden met de status “wordt als zorgproduct gedeclareerd”. Dit kan gebeurd zijn omdat niet alle tussenliggende gegevens waren geboekt toen u de eindcode verstuurd. Mocht u dit tegenkomen, dan houdt het in dat de behandelingen zijn gedeclareerd en uitbetaald, maar dat er een lager aantal behandelingen is meegestuurd naar de zorgverzekeraar voor de AV van de patiënt.
Hoe zien de trajectgegevens/agenda details er uit?
In dit geval zult u zien dat de Eindcode al donkergrijs is (afgehandeld) en gedeclareerd, Tegelijkertijd staan er tussenliggende behandelingen nog als lichtgrijs en als “wordt als Zorgproduct gedeclareerd”.
Indien u de eindbehandeling opent middels het loopje en op het batchnummer klikt waarop deze is uitbetaald, dan zien we ook dat er maar 1 tussenliggende is meegekomen:
Als u dit tegenkomt, kunt u de eindbehandeling openen middels het loopje en deze crediteren vanuit de uitbetaalde batch. Het systeem crediteert dan de eindcode naar de zorgverzekeraar met daarbij de tussenliggende behandelingen die oorspronkelijk zijn meegekomen.
U kunt deze na het crediteren opnieuw aanbieden. Let wel op dat bij het moment van versturen alle tussenliggende al zijn doorgeboekt.
Indien uw laatste actie een afgewezen credit was met de retourcode “van deze debit is geen credit bekend” of “Er is op basis van het referentienummer wel een debit regel gevonden, echter zijn de kosten afgewezen” dan vindt u deze retouren in het nieuwe declaratieoverzicht onder “niet toegekend”. Deze krijgt u hier niet weg, omdat u niet opnieuw gaat crediteren. Dit heeft de zorgverzekeraar immers voor u gedaan.
We werken aan een manier om deze retouren uit het overzicht te krijgen indien u ervoor kiest geen actie meer te nemen op de retour. Voor nu is dit echter nog niet ingebouwd. Om de behandelingen uit het overzicht te halen bieden we de volgende work-around.
Zelf aan de slag:
Hulp van KCC:
Mocht u er niet uitkomen, dan mag u ook een ticket aanmaken voor ons klant contact centrum en aangeven dat er niet toegekende behandelingen staan in het overzicht. Geef de ticket de titel “Zorgtopics afgewezen credits herstellen” en meldt hierbij: De cliëntnummers & behandeldata. Op deze manier kunnen we deze tickets makkelijker verzamelen en afwerken.
Houdt er rekening mee dat het langer kan duren voordat dit ticket is opgepakt in verband met hogere wachttijden. We willen u vragen voor deze casus niet te bellen.
Er is onduidelijkheid geweest over het inplannen van de eindcodes/recidive in een zorgtopics traject in 2025. Ook is er een tijd geweest waarop de manier en volgorde van inplannen onterecht invloed had op declaraties. We lichten hier toe hoe u de eind- en recidivecodes kunt inplannen:
Een standaard Zorgtopics traject met garantieperiode ziet er uit als volgt:
De behandelcodes tellen mee op de AV van de patiënt.
De recidive code en de eindcode tellen niet als behandeling, maar nemen slechts de geplande tussenliggende codes mee en stuurt deze naar de zorgverzeraar aan het einde van het traject.
In het bovenstaande voorbeeld verstuurt de eindcode 3 behandelingen naar zorgtopics.
Met de recidive worden 2 behandelingen naar zorgtopics gestuurd.
Voor eindcodes en recidive raden we het volgende aan:
Eindcodes:
In 2024 waren praktijken gewend om als de patiënt was uitbehandeld, de laatste tussenliggende code om te zetten naar een eindcode en zo het traject af te sluiten. Omdat in 2025 de eindcode niet als behandeling telt, maar alleen de bestaande behandelingen meeneemt, dient u niet de laatste tussenliggende aan te passen, maar een eindcode over de laatste tussenliggende te plannen.
Plan de eindcode op hetzelfde tijdstip in de agenda als de laatste tussenliggende behandeling. Is de laatste tussenliggende behandeling op 05-05-2025 van 15:30 tot 16:00, dan plant u de eindcode in de agenda ook op 05-05-2025 van 15:00 tot 15:30.
Zo neemt deze geen onnodige plek in de agenda.
Recidive
Stel een patiënt meldt zich met dat er nog klachten zijn, dan kunt u nog verder behandelen in de garantieperiode. Wanneer de patiënt zich meldt, plant u hiervoor behandelcodes in de agenda binnen hetzelfde traject. Aan het einde van de behandelperiode plant u een losse recidive code en declareert u deze. Samen met deze code worden alle behandelcodes uit deze periode meegestuurd.
Let op: Als een patiënt binnen 6-12 maanden (afhankelijk van het profiel) terugkomt voor dezelfde klachten, moeten deze behandelingen allemaal als recidive worden opgestuurd. Ondanks dat een deel van deze behandelingen mogelijk buiten de initiële garantieperiode valt. Je werkt dus door in het bestaande traject van de patiënt. Plan tussenliggende behandelingen in, tot de patiënt is uitbehandeld, en stuur deze op aan de zorgverzekeraar door de recidive code in te plannen en te declareren.
NB. Eerder was het advies om de recidive code alvast in te plannen op de einddag van de garantieperiode, dit blijkt incorrect.
Indien u graag een beeld wil hebben van hoe de declaraties gaan, is het handig als u de zorgtopics patiënten kunt terugvinden in het systeem.
Hiervoor kunt u het overzicht Managementrapportages > Zittingen per Kwartaal gebruiken.
Hier kunt u een overzicht vinden van alle zorgtopics codes. U wilt hiervoor de Eindcodes gebruiken, omdat u de gedeclareerde trajecten wilt inzien.
Door op het aantal zittingen te klikken in het overzicht, krijgt u een lijst van de patiënten met deze code waar u naartoe kunt navigeren.