Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. FysioOne Agenda

1.1 Inhoud FysioOne Agenda

De FysioOne Agenda is een module van SpotOnMedics. De functies van deze module zijn via het vaststaande hoofdnavigatiemenu en de startpagina benaderbaar.

We onderscheiden op dit moment de volgende functies:

  • Wachtlijst
  • Patiëntenregistratie
  • Patiëntenkaart
  • Agendabeheer
  • Afspraken inplannen
  • Behandelgroepen

Deze functies worden in deze handleiding individueel behandeld.

2. Wachtlijst

2.1 Wachtlijstfunctie

De wachtlijstfunctie maakt het mogelijk om een registratie bij te houden van nieuwe patiënten die zich aanmelden bij de praktijk en de opvolging van die aanmelding bij te houden.

De registratie van een persoon in de wachtlijst resulteert in het aanmaken van een patiëntenkaart met de gegevens van de patiënt en het uitnodigen van de patiënt voor het via het internet invullen van vragenlijsten, de patiëntenportaal (meer hierover vindt u in de handleiding van de patiëntenportaal).

2.2 Beheren van de wachtlijst

Het beheer van de wachtlijst kan door iedere gebruiker worden uitgevoerd. Klik voor het opvragen van de wachtlijst op de startpagina op ‘wachtlijst’. Tevens kunt u bovenin het hoofdnavigatiemenu klikken op wachtlijst om hetzelfde resultaat te krijgen.

De wachtlijst wordt getoond.

Standaard worden de aanmeldingen getoond waarbij (nog) geen datum 1e afspraak is ingevoerd. Is de datum wel bekend en ingevoerd dan is de aanmelding op te vragen door ‘historie’ aan te klikken in de wachtlijst.

2.3 Nieuwe aanmelding voor de wachtlijst

Een nieuwe aanmelding registratie doet u door op groene plus te klikken in de wachtlijst.

Vul de gevraagde gegevens in voor zover mogelijk en klik op het diskette icoontje  . De aanmelding is nu geregistreerd en terug te vinden in de wachtlijst. Als de patiënt al bekend is bij de praktijk kan gezocht worden op geboortedatum. U vult de geboortedatum in en klikt op het blauwe pijltje. Vervolgens zoekt het systeem de al bekende patiënten met deze geboortedatum. Middels het blauwe pijltje kunt u de gewenste patiënt selecteren. De al bekende gegevens van de patiënt worden gevuld in de wachtlijst.

De wachtlijstfunctie kent een uitgebreide en verkorte versie. Zoals de naam al aangeeft verschillen beide functies in het aantal rubrieken dat te registreren is per functie.

U kunt eenvoudig schakelen tussen de uitgebreide en verkorte versie door op het betreffende tabje te klikken. Ook kunt u de verkorte versie raadplegen via de agenda door in de agenda op een tijdstip te gaan staan en te klikken op + enter.

2.4 Valideren gegevens met VECOZO

Zodra u bij een aanmelding de gegevens van uw patiënt invult, zal er middels het BSN-nummer in combinatie met een geboortedatum en adres automatisch geprobeerd worden om de verzekeringsgegevens via VECOZO op te halen. Lukt dit dan worden ook direct via FysioVergoeding.nl de details van de betreffende verzekeringspolis opgehaald.

De gevonden informatie wordt in de wachtlijst rechts getoond in de pagina en bij de definitieve registratie van de patiënt overgenomen in de patiëntenkaart.

Let op! De koppeling met VECOZO en FysioVergoeding moet specifiek voor uw praktijk geactiveerd worden. Hiervoor is uw VECOZO-systeemcertificaat nodig. U kunt dit uploaden in SpotOnMedics waarna de technische afdeling van SpotOnMedics deze voor u installeert op de server-systemen van SpotOnMedics. Bij het uploaden van het VECOZO-systeemcertificaat wordt er gevraagd om een wachtwoord. U dient het wachtwoord behorend bij het systeemcertificaat in te geven.

2.5 Plannen van een afspraak vanuit een aanmelding

Nadat u de patiënt in de wachtlijst heeft geregistreerd wilt u waarschijnlijk een afspraak plannen. U doet dit direct vanuit de wachtlijst door op de tab agenda te klikken.

Nadat u op de tab agenda heeft geklikt komt u direct in de agenda terecht en kunt u de afspraak plannen.

Verdere uitleg over het plannen van een afspraak volgt in het hoofdstuk ‘agenda’.

Is de afspraak gepland en gaat u terug naar de wachtlijst, dan is automatisch ingevuld wie de therapeut is en op welke datum de afspraak plaatsvindt. Hiermee is ook de wachtlijstregistratie afgerond en staat de patiënt niet meer op de wachtlijst.

U kunt desgewenst patiënten op de wachtlijst plaatsen zonder direct de afspraak te plannen. Nadat de gegevens van de patiënt zijn ingevoerd sluit u de wachtlijst af. De patiënt blijft in dat geval op de wachtlijst staan. Als u vanuit het startscherm de wachtlijst opent ziet u de patiënten staan die nog geen afspraak hebben. U kunt deze openen door op het kladblok-icoontje voor de betreffende patiënt te klikken.

3. Patiëntenregistratie in FysioOne

3.1 Patiëntenregistratie

Via de optie ‘cliënten’ opent u het patiëntenoverzicht.

In de getoonde pagina worden de reeds bekende patiënten weergegeven. Door gebruik te maken van de filters kunt u eenvoudig zoeken naar een bepaalde patiënt.

Door een patiënt te selecteren komt u in de patiëntenkaart terecht. Meer informatie hierover treft u aan in hoofdstuk ‘patiëntenkaart’.

Wanneer u de optie Wildcard heeft geactiveerd (configuratie – algemeen – omgeving instellingen) dan kunt u heel specifiek zoeken naar een patiënt. Wanneer deze optie uitgevinkt staat dan verbreed u het zoekveld.

4. Patiëntenkaart

4.1 Aanmaken patiëntenkaart

Op het moment dat u vanuit de wachtlijst een afspraak plant voor een patiënt wordt deze automatisch toegevoegd aan het cliëntenoverzicht en heeft de patiënt dus een patiëntenkaart. Ook als u in de wachtlijst handmatig een datum van de 1e afspraak invoert dan zal FysioOne de patiënt in het clïentenoverzicht opnemen. De gegevens die u invoert in de wachtlijst worden zoveel als mogelijk overgenomen op de patiëntenkaart.

De patiëntenkaart kent vaste onderdelen die worden weergegeven in tabjes binnen een patiënt.

–    Basisinfo
Vastlegging van de basisinformatie van de patiënt
–    Protocol
Overzicht van metingformulieren en vragenlijsten. Onder de kolom invoer ziet u wat de status is van een metingformulier/vragenlijst
–    Trajecten
Overzicht van de behandeltrajecten die de patiënt heeft doorlopen bij uw praktijk met daaraan gekoppeld afspraken die in de agenda zijn gepland en de details voor het traject
–    Polissen
Overzicht van de verzekeringspolisinformatie die door SpotOnMedics opgehaald is bij VECOZO en Fysiovergoeding.nl. Wanneer u langer dan 1 kalenderjaar klant bent dan ziet u ook de polisinformatie van het vorige kalenderjaar.
–    Email
Overzicht van de e-mails die verstuurd zijn naar de patiënt vanuit SpotOnMedics. Denk bijvoorbeeld aan de afspraakbevesting.
–    Verkoop
Overzicht van abonnementen, behandelgroepen, losse verkopen en andere verkopen. Meer hierover in de handleiding ‘Verkoopmodule’.
–    Grafiek
Patiënt specifieke grafieken met betrekking tot de metingen en vragenlijsten.
–    Tabel
Patiënt specifiek overzicht met betrekking tot de metingen en vragenlijsten.
–    Portaal
Inloggegevens van patiënt, hier kunt u tevens het wachtwoord van de patiënt resetten.
–    Agenda
Overzicht per kalenderjaar van de afspraken die geweest zijn of gepland zijn met de patiënt.
–    Docs
Overzicht van documenten die bewaard kunnen worden in het systeem.
–    Dossier
Hier vindt u een overzicht van uw dossiers. U kunt filteren op open dossiers en alle dossiers.
–    Medisch
Hierin kunt u de medische gegevens van een patiënt invullen. Deze gegevens gelden voor alle dossiers. Let op: wanneer een patiënt in de intakevragenlijst de medische gegevens invult dan worden deze gegevens ook geplaatst onder de tab medisch.
–    Rapportage
Wanneer u een rapportage opstelt of verstuurd dan vindt u dat hier terug. U kunt een pdf- of een zorgmailrapportage versturen
–    Intake
Onder dit tabje vindt u de intakevragenlijst. De vragenlijst kunt u samen met de patiënt invullen en onderaan de pagina overnemen of u kunt een patiëntenportaal aanmaken zodat de patiënt de intakevragenlijst zelf kan invullen.
–    Kwaliteitschecks
Hier kunt u een check aanmaken zodat de kwaliteit van de dossiers kunnen worden gecheckt.
–    Log
Hieronder vindt u de wijzigingen die zijn gemaakt betreft de afspraken of de basisinfo. Tevens is zichtbaar wie de wijzigingen heeft gemaakt

4.2 Basisgegevens van de patiënt

Onder de button ‘basisinfo’ van de patiënt kunt u de volgende informatie met betrekking tot de patiënt vastleggen.

Deze basisgegevens worden zoveel als mogelijk overgenomen vanuit de wachtlijst. U kunt de gegevens in de loop van de tijd verder aanvullen. Tevens vindt u hier gegevens over de verzekering van de patiënt. Wanneer u inzage in het aantal behandelingen wilt dan dient u de kijken onder de tab polissen.

4.3 Behandeltrajecten

De tab ‘trajecten’ toont alle relevante informatie met betrekking tot behandelingen waarvoor de patiënt nu en in het verleden geholpen is.

Links bovenin wordt een overzicht getoond van de behandeltrajecten. Als er meerdere trajecten lopen of hebben gelopen, wordt automatisch het traject zonder einddatum geselecteerd door deze oranje te kleuren.

Vervolgens kan op de icoon met het witte vakje en blauwe pijltjes geklikt worden zodat er  een venster wordt geopend waar de details van het behandeltraject worden getoond.

4.4 Details behandeltraject

De details van het traject worden aangevuld tijdens of na de eerste afspraak.

Deze informatie is van belang voor de uiteindelijke declaratie van de behandeling.
Vul de gegevens zoveel mogelijk aan en klik op opslaan via het diskette-icoontje.

5. Agendabeheer

5.1 Agenda

U kunt de agenda bereiken via de knop agenda in het hoofdnavigatiemenu. Klik op de knop agenda en de agenda wordt geopend in de laatste gekozen weergave.

 

5.2 Weergave selectie

De agenda kent zes verschillende weergaven, te weten;

–    Dagagenda
–    Groepenagenda
–    Ruimte agenda
–    Week agenda
–    Medewerker agenda
–    Apparaten agenda

Naast de weergave kan de gebruiker bepalen welke periode wordt weergegeven in de agenda.
Klik op de knop ‘deze week’ om terug te gaan naar de actuele datum/week wanneer u vooruit of achteruit heeft gekeken in de agenda.
Klik op de dubbele blauwe pijtjes om direct een volledige maand terug of vooruit te springen in de agenda.
Klik op de enkele blauwe pijltjes om direct een week terug of vooruit te springen in de agenda.
Middels het kalender-icoontje kan de gewenst periode geselecteerd worden. Tevens kan er in de witte balk naast het icoontje zelf een datum ingevuld worden om vervolgens op de knop GO te klikken om naar de desbetreffende datum te gaan.

Sneltoetsen 
Alt + RightWeek verder
Alt + LeftWeek terug
Ctrl + RightMaand verder
Ctrl + LeftMaand terug
Ctrl + UpDeze week
Alt + UpDag terug
Alt + DownDag verder

5.3 Dagagenda

De dagagenda geeft een overzicht van de afspraken in de agenda van de ingelogde gebruiker. Standaard is dat de actuele dag geselecteerd, echter kan de gebruiker ook een andere dag of datum selecteren.

In de dagagenda wordt rechts aangegeven welke mutaties zijn doorgevoerd in uw agenda vandaag, bijvoorbeeld dat een afspraak is vervallen door afzegging van een patiënt. Welke type mutaties u laat zien bepaalt u via de tab agenda bij de persoonlijke instellingen (startpagina – persoonlijke instellingen).

De dagagenda is ook beschikbaar op uw startpagina.

5.4 Groepenagenda

Verzorgt u als praktijk groepsbehandelingen dan vraagt dit aparte aandacht voor wat betreft het plannen van deelnemers. Zie meer informatie over de groepsbehandelingen in het volgende hoofdstuk.

5.5 Ruimte agenda

Deze weergave geeft een overzicht van de geplande afspraken per ruimte. Bij het plannen van een afspraak kunt u een ruimte selecteren. Desgewenst kunt u uw therapeuten in vaste ruimtes plaatsen zodat de ruimte agenda automatisch wordt gevuld. Meer informatie over het inrichten van de ruimtes in het rooster vindt u in de handleiding configuratie.

5.6 Weekagenda

De weekagenda geeft voor een geselecteerde gebruiker alle dagen van de week weer. Via startpagina – persoonlijke instellingen – agenda kunt u het aantal dagen welke getoond moeten worden in de weekweergave zelf bepalen. Wilt u een andere gebruiker selecteren dan kunt u dit ook in het selectiemenu doen.  Klik op het  -icoon om de gebruikerslijst te openen en selecteer een andere gebruiker.

 

5.7 Medewerker agenda

Deze weergave geeft voor alle gebruikers een overzicht van de agenda van vandaag of voor een bepaalde dag in de week.

5.8 Apparaten agenda

Maakt u in de praktijk gebruik  van specifieke apparatuur, zoals een shock wave, dan kan het handig zijn een agenda in gebruik te nemen. Bij het plannen van de afspraak kunt u aangeven welke apparaat/apparaten gereserveerd moeten worden. De apparaten weergave laat zien wanneer de verschillende apparaten gereserveerd zijn.

6. Afspraak inplannen

6.1 Wachtlijst (aanmeldprocedure)

Wanneer u nieuwe patiënten wil inplannen in de agenda dan maakt u gebruik van de wachtlijst. U vindt de knop wachtlijst bovenin het hoofdnavigatie menu. Let op: de wachtlijst wordt gebruikt voor de volgende 3 opties: Een nieuwe patiënt met een nieuwe klacht, een bestaande patiënt met een nieuwe klacht en een patiënt met dezelfde klacht die langer dan 3 maanden niet is behandeld.

Wanneer een patiënt wordt ingepland via de wachtlijst dan wordt er automatisch een patiëntenkaart, traject, dossier en wanneer nodig een patiëntenportaal met intake vragenlijst aangemaakt. Tevens vult u in de wachtlijst registratie een categorie in die vervolgens automatisch wordt ingevuld in het traject.

Klik op de groene plus om een nieuwe inschrijving te maken.

Vul de gevraagde informatie in om de inschrijving compleet te maken. Klik op zoek om de polis informatie van de patiënt op te halen. De polis informatie wordt opgehaald vanuit Vecozo en Fysiovergoeding. Vecozo haalt de verzekering gegevens op, Fysiovergoeding koppelt hier het aantal behandelingen aan.

Wanneer de patiënt nog niet in de agenda geplaatst kan worden dan kunt u de registratie onderaan opslaan middels het diskette-icoontje en blijft de registratie staan op de wachtlijst. De registratie is naderhand weer te openen middels het kladblokje om de patiënt alsnog in de agenda te kunnen plannen.

Wanneer alle gegevens zijn ingevuld kunt bovenop de knop agenda klikken om de patiënt direct in te plannen. U komt dan terecht in de wachtlijst planning in de agenda en kunt direct inplannen.

Wanneer de eerste afspraak voor de patiënt is ingepland dan kunt u ervoor kiezen om de afspraakbevestiging te mailen naar de patiënt. U klikt dan in het pop-upscherm op de envelop.

Wanneer u gebruik van het patiëntenportaal dan kunt u direct een intakevragenlijst voor de patiënt klaarzetten in het portaal. Onderstaande vraag kunt u dan met ‘JA’ beantwoorden. Let op: voor bovenstaande opties dient de patiënt in het bezit van een e-mailadres te zijn.

6.2 Vervolg afspraak inplannen

Het plannen van vervolgafspraken vindt plaats vanuit de agenda. In iedere weergave zoals besproken in hoofdstuk 5 is het mogelijk een afspraak in te plannen. Nadat u een tijdstip hebt gekozen kunt u afspraak inplannen.

6.3 Plannen aan de hand van de laatste geselecteerde patiënt

Links in het selectiemenu staat de laatst geselecteerde patiënt. Als u dubbelklikt op het tijdvak in de agenda kunt u een afspraak plannen voor de betreffende patiënt.

 

6.4 Plannen door invoeren van een deel van de naam

U kunt door te klikken op een leeg tijdvak in de agenda een deel van de naam, het BSN-nummer, de geboortedatum of de postcode van de patiënt invoeren om vervolgens de patiënt te selecteren voor een afspraak. Druk vervolgens op enter om de patiënt op te zoeken.

Een lijst met patiënten wordt getoond die aan de criteria voldoet.

Selecteer vervolgens de patiënt door op het blauwe pijltje voor de patiënt te klikken.

Vervolgens kunt u de afspraak invoeren. Selecteer het traject, de prestatiecode, kies een therapeut, een ruimte en/of een apparaat.

Let op: Alle gegevens kunnen later eenvoudig worden aangepast of toegevoegd.

Direct onder de afspraakgegevens ziet u een beschikbaarheidstabel voor de therapeut, de ruimte en/of het apparaat dat u hebt geselecteerd in de afspraak  (zie de volgende pagina).

  • Groen: het tijdvak is vrij
  • Geel: gekozen tijdvak voor de afspraak die u aan het plannen bent
  • Rood: het tijdvak is bezet

U ziet dus in 1 overzicht of de therapeut, de ruimte en/of het apparaat beschikbaar zijn. Is bijvoorbeeld de ruimte niet beschikbaar dan bent u nu nog in de gelegenheid het tijdstip van de afspraak aan te passen.

In het voorbeeld zijn op het gekozen tijdvak (de gele cellen) zowel de therapeut, de ruimte en het apparaat beschikbaar. Klik op ‘opslaan’ om de afspraak vast te leggen. De agenda wordt weer getoond met de nieuwe afspraak erbij.

6.5 Afspraak wijzigen

U kunt op de naam van de patiënt klikken. Vervolgens komt u in de agenda details terecht en kunt u middels het kladblok-icoontje de afspraak wijzigen.

6.6 Afspraak verplaatsen

Wanneer u de afspraak heeft ingepland staat er een icoontje met een wit vakje met een zwart plusje voor de naam van de patiënt. Wanneer u daar op klikt, dan wordt de patiënt geselecteerd. Klik u dubbel op een  leeg tijdvak in de agenda dan kunt u de patiënt verplaatsen door op verplaats te klikken. Zie onderstaand voorbeeld.

6.7 Afspraak verwijderen

Wilt u een afspraak verwijderen uit de agenda dan opent u de afspraak door op de naam van de patiënt te dubbelklikken en kiest voor ‘verwijderen’.

6.8 Afspraak doorplannen

Wilt u een afspraak doorplannen dan kan dat op twee manieren.

Bij een afspraak staat het icoontje met plusje. Wanneer u daar dubbel op klikt wordt de patiënt geselecteerd. Wanneer u op een tijdstip in de agenda klikt en vervolgens kiest voor ‘opslaan’ is de afspraak gekopieerd.

Een tweede manier om een afspraak door te plannen is een afspraak openen en vervolgens kiezen voor ‘doorplannen’. U kunt vervolgens een nieuw tijdstip invoeren en de afspraak wordt in de agenda gezet. Belangrijk bij het doorplannen van de behandeling is dat er geen afspraakbevestiging wordt verstuurd. Deze dient u handmatig te versturen middels het envelop -icoontje in de agenda details.

Let op: U kunt afspraken alleen wijzigen, verplaatsen of verwijderen als deze nog niet zijn afgehandeld, dat wil zeggen doorgeboekt vanuit verrichtingen – afhandelen. Nadat een afspraak is afgehandeld kan alleen de administratie de gegevens van een afspraak nog aanpassen.

6.9 Notities

U kunt notities bij de patiënt maken en losse notities/to do in de agenda zetten:

Notitie bij de patiënt: Wanneer u een afspraak in de agenda maakt, kunt een notitie toevoegen.

In de agenda afspraak komt een uitroeptekentje te staan. Zo weet u dat er een notitie bij de patiënt gemaakt is.

Een losse notitie: Het maken van een notitie in de agenda kan op twee manieren:
1 – Een notitie maken kan door in een leeg tijdvak van de agenda te gaan staan en hier het /-teken te typen en vervolgens de notitie. Wilt u bijvoorbeeld in uw agenda zetten dat u de oefenzaal moet afsluiten dan gaat u op een leeg tijdvak in de agenda staan en typt u /oefenzaal afsluiten en klikt vervolgens op enter.
2 – Als u dubbelklikt op een leeg tijdstip kan u middels de verschillende tabjes kiezen wat voor item u wilt inbrengen in de agenda. Hier kunt u kiezen voor ‘notitie’.

Een to do: Een to-do-item aanmaken kan op twee manieren:
1 – Door in uw agenda op het groene plusje te klikken bovenaan de dag.
Wilt u een to do item in uw agenda zetten dan kan dat door op het groene plusje te klikken boven in de agenda. U geeft een titel, omschrijving en een tijdstip. Het item staat dan in de agenda en eveneens op uw startscherm van FysioOne. Door op het to-do item te klikken in de agenda opent deze. Hier kunt ook aangeven indien deze afgerond is. Dan verdwijnt hij uit de agenda en van de to do lijst.

2 – Wanneer u dubbelklikt op een leeg tijdstip kunt u middels de verschillende tabjes kiezen wat voor item u wilt inbrengen in de agenda. Hier kunt u kiezen voor ‘to do item’.

7. Behandelgroepen

7.1 Aanmaken behandelgroepen

U kunt via verrichtingen – behandelgroepen nieuwe behandelgroepen aanmaken, of bestaande behandelgroepen wijzigen.
U maakt een nieuwe behandelgroep aan door op de groene plus te klikken. Vervolgens dient u een aantal gegevens in te voeren:

Omschrijving:     Naam van de groep, bv ‘COPD maandag Lindsey’ (handig om naast naam van de groep ook naam van de therapeut en dag op te nemen)

  • Dag: dag waarop de behandelgroep in de agenda komt te staan
  • Starttijd: begintijd van de behandelgroep
  • Eindtijd: eindtijd van de behandelgroep
  • Prestatiecode: de prestatiecode welke de deelnemers in de behandelgroep meegegeven moet worden. Individueel afwijken is mogelijk.
  • Min. deelnemers: minimaal aantal deelnemers in de behandelgroep
  • Max. deelnemers: maximaal aantal deelnemers in de behandelgroep

Vervolgens kunt u klikken op de diskette- icoon. Er wordt nu gevraagd om een therapeut en ruimte te selecteren, vul deze gegevens ook in en sla de groep op. De groep is nu zichtbaar in het overzicht behandelgroepen. Als laatste stap dient u de groep door te plannen, zodat deze zichtbaar wordt in de groepenagenda en de agenda van de desbetreffende therapeut. Dat doet u door op de agenda icoon te klikken.

Er wordt gevraagd welke weken u de groep wil doorplannen. Wilt u dit voor het gehele jaar dan kunt u doorplannen vanaf week 1 t/m 52.

Heeft u dit opgeslagen dan is de behandelgroep zichtbaar in de groepenagenda en in de agenda van de desbetreffende therapeut.

7.2 Inplannen deelnemers

U kunt op twee manieren deelnemers in de behandelgroep plannen.

Voor een langere periode
Deelnemers kunt u voor een langere periode in een behandelgroep plannen. Dit doet u door in de patiëntenkaart op de tab verkopen te klikken.

Aan het einde van de regel bij behandelgroepen klikt u op de groene plus. U dient vervolgens de juiste groep, behandeltraject, prestatiecode en datum te kiezen om de deelnemer in de groep te plannen. Vervolgens kunt u klikken op opslaan om het toevoegen aan de groep af te ronden.

Eenmalig
Desgewenst kunt u ook eenmalig een deelnemer in een behandelgroep plannen. Let op: u kunt alleen maar eenmalig inplannen wanneer er nog een leeg veld beschikbaar is in de groep. Dit is dus afhankelijk van het aantal deelnemers in de groep. Eenmalig inplannen doet u door naar de groepenagenda te gaan en de achternaam van de patiënt in te typen. Vervolgens kan de juiste patiënt geselecteerd worden middels de blauwe pijl.  Wanneer er op de blauw pijl is geklikt wordt er gevraagd om de cliënt eenmalig in de groep te plannen.

U kunt de patiënt ook inplannen door dubbel te klikken op het lege vlak onder de groep. Let op: u dient de patiënt dan al te hebben geselecteerd in de agenda.

7.3 Afhandelen

Wanneer u op de naam van de groep klikt komt u in de groep details terecht. Hier kunt u aangeven of een deelnemer aanwezig of afwezig was, eventueel de prestatiecode aanpassen, de patiënt eenmalig uit de groep verwijderen en de afspraakbevestiging mailen naar de patiënt.

Staat bij de deelnemers het vinkje op aanwezig dan is de behandeling zichtbaar onder de trajecten in de patiëntenkaart en wordt de behandeling doorgezet naar verrichtingen – afhandelen, zodat de behandeling gedeclareerd kan worden.

8. Kunt u hulp gebruiken?

8.1 Wij wensen u veel succes toe!

Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het informeren van uw team, het activeren van 2-laags authenticatie voor uw praktijk of andere zaken op het gebied van informatiebeveiliging? Neem dan contact op met onze support professionals en zij staan u graag te woord.

Contactgegevens:
SpotOnMedics Supportdesk
T: 088 6600 800
E: support@SpotOnMedics.nl

FysioOne Agenda

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 24-06-2019 - 22:26:36
  • Agenda
  • SpotOnMedics FysioOne

Introductie

Het secretariaat en de therapeuten maken veel gebruik van de FysioOne Agenda. Om zo goed mogelijk met de agenda te kunnen werken is er een handleiding geschreven. Deze handleiding geeft alle gebruikers handvatten om goed van start te kunnen gaan. Van de basis tot gevorderden functionaliteiten.

Mochten er naar aanleiding van het lezen van deze handleiding toch nog vragen zijn dan staat onze supportdesk u graag te woord. Onze contactgegevens kunt u onderaan de website vinden.

Inhoudsopgave

1. FysioOne Agenda

1.1 Inhoud FysioOne Agenda

De FysioOne Agenda is een module van SpotOnMedics. De functies van deze module zijn via het vaststaande hoofdnavigatiemenu en de startpagina benaderbaar.

We onderscheiden op dit moment de volgende functies:

  • Wachtlijst
  • Patiëntenregistratie
  • Patiëntenkaart
  • Agendabeheer
  • Afspraken inplannen
  • Behandelgroepen

Deze functies worden in deze handleiding individueel behandeld.

2. Wachtlijst

2.1 Wachtlijstfunctie

De wachtlijstfunctie maakt het mogelijk om een registratie bij te houden van nieuwe patiënten die zich aanmelden bij de praktijk en de opvolging van die aanmelding bij te houden.

De registratie van een persoon in de wachtlijst resulteert in het aanmaken van een patiëntenkaart met de gegevens van de patiënt en het uitnodigen van de patiënt voor het via het internet invullen van vragenlijsten, de patiëntenportaal (meer hierover vindt u in de handleiding van de patiëntenportaal).

2.2 Beheren van de wachtlijst

Het beheer van de wachtlijst kan door iedere gebruiker worden uitgevoerd. Klik voor het opvragen van de wachtlijst op de startpagina op ‘wachtlijst’. Tevens kunt u bovenin het hoofdnavigatiemenu klikken op wachtlijst om hetzelfde resultaat te krijgen.

De wachtlijst wordt getoond.

Standaard worden de aanmeldingen getoond waarbij (nog) geen datum 1e afspraak is ingevoerd. Is de datum wel bekend en ingevoerd dan is de aanmelding op te vragen door ‘historie’ aan te klikken in de wachtlijst.

2.3 Nieuwe aanmelding voor de wachtlijst

Een nieuwe aanmelding registratie doet u door op groene plus te klikken in de wachtlijst.

Vul de gevraagde gegevens in voor zover mogelijk en klik op het diskette icoontje  . De aanmelding is nu geregistreerd en terug te vinden in de wachtlijst. Als de patiënt al bekend is bij de praktijk kan gezocht worden op geboortedatum. U vult de geboortedatum in en klikt op het blauwe pijltje. Vervolgens zoekt het systeem de al bekende patiënten met deze geboortedatum. Middels het blauwe pijltje kunt u de gewenste patiënt selecteren. De al bekende gegevens van de patiënt worden gevuld in de wachtlijst.

De wachtlijstfunctie kent een uitgebreide en verkorte versie. Zoals de naam al aangeeft verschillen beide functies in het aantal rubrieken dat te registreren is per functie.

U kunt eenvoudig schakelen tussen de uitgebreide en verkorte versie door op het betreffende tabje te klikken. Ook kunt u de verkorte versie raadplegen via de agenda door in de agenda op een tijdstip te gaan staan en te klikken op + enter.

2.4 Valideren gegevens met VECOZO

Zodra u bij een aanmelding de gegevens van uw patiënt invult, zal er middels het BSN-nummer in combinatie met een geboortedatum en adres automatisch geprobeerd worden om de verzekeringsgegevens via VECOZO op te halen. Lukt dit dan worden ook direct via FysioVergoeding.nl de details van de betreffende verzekeringspolis opgehaald.

De gevonden informatie wordt in de wachtlijst rechts getoond in de pagina en bij de definitieve registratie van de patiënt overgenomen in de patiëntenkaart.

Let op! De koppeling met VECOZO en FysioVergoeding moet specifiek voor uw praktijk geactiveerd worden. Hiervoor is uw VECOZO-systeemcertificaat nodig. U kunt dit uploaden in SpotOnMedics waarna de technische afdeling van SpotOnMedics deze voor u installeert op de server-systemen van SpotOnMedics. Bij het uploaden van het VECOZO-systeemcertificaat wordt er gevraagd om een wachtwoord. U dient het wachtwoord behorend bij het systeemcertificaat in te geven.

2.5 Plannen van een afspraak vanuit een aanmelding

Nadat u de patiënt in de wachtlijst heeft geregistreerd wilt u waarschijnlijk een afspraak plannen. U doet dit direct vanuit de wachtlijst door op de tab agenda te klikken.

Nadat u op de tab agenda heeft geklikt komt u direct in de agenda terecht en kunt u de afspraak plannen.

Verdere uitleg over het plannen van een afspraak volgt in het hoofdstuk ‘agenda’.

Is de afspraak gepland en gaat u terug naar de wachtlijst, dan is automatisch ingevuld wie de therapeut is en op welke datum de afspraak plaatsvindt. Hiermee is ook de wachtlijstregistratie afgerond en staat de patiënt niet meer op de wachtlijst.

U kunt desgewenst patiënten op de wachtlijst plaatsen zonder direct de afspraak te plannen. Nadat de gegevens van de patiënt zijn ingevoerd sluit u de wachtlijst af. De patiënt blijft in dat geval op de wachtlijst staan. Als u vanuit het startscherm de wachtlijst opent ziet u de patiënten staan die nog geen afspraak hebben. U kunt deze openen door op het kladblok-icoontje voor de betreffende patiënt te klikken.

3. Patiëntenregistratie in FysioOne

3.1 Patiëntenregistratie

Via de optie ‘cliënten’ opent u het patiëntenoverzicht.

In de getoonde pagina worden de reeds bekende patiënten weergegeven. Door gebruik te maken van de filters kunt u eenvoudig zoeken naar een bepaalde patiënt.

Door een patiënt te selecteren komt u in de patiëntenkaart terecht. Meer informatie hierover treft u aan in hoofdstuk ‘patiëntenkaart’.

Wanneer u de optie Wildcard heeft geactiveerd (configuratie – algemeen – omgeving instellingen) dan kunt u heel specifiek zoeken naar een patiënt. Wanneer deze optie uitgevinkt staat dan verbreed u het zoekveld.

4. Patiëntenkaart

4.1 Aanmaken patiëntenkaart

Op het moment dat u vanuit de wachtlijst een afspraak plant voor een patiënt wordt deze automatisch toegevoegd aan het cliëntenoverzicht en heeft de patiënt dus een patiëntenkaart. Ook als u in de wachtlijst handmatig een datum van de 1e afspraak invoert dan zal FysioOne de patiënt in het clïentenoverzicht opnemen. De gegevens die u invoert in de wachtlijst worden zoveel als mogelijk overgenomen op de patiëntenkaart.

De patiëntenkaart kent vaste onderdelen die worden weergegeven in tabjes binnen een patiënt.

–    Basisinfo
Vastlegging van de basisinformatie van de patiënt
–    Protocol
Overzicht van metingformulieren en vragenlijsten. Onder de kolom invoer ziet u wat de status is van een metingformulier/vragenlijst
–    Trajecten
Overzicht van de behandeltrajecten die de patiënt heeft doorlopen bij uw praktijk met daaraan gekoppeld afspraken die in de agenda zijn gepland en de details voor het traject
–    Polissen
Overzicht van de verzekeringspolisinformatie die door SpotOnMedics opgehaald is bij VECOZO en Fysiovergoeding.nl. Wanneer u langer dan 1 kalenderjaar klant bent dan ziet u ook de polisinformatie van het vorige kalenderjaar.
–    Email
Overzicht van de e-mails die verstuurd zijn naar de patiënt vanuit SpotOnMedics. Denk bijvoorbeeld aan de afspraakbevesting.
–    Verkoop
Overzicht van abonnementen, behandelgroepen, losse verkopen en andere verkopen. Meer hierover in de handleiding ‘Verkoopmodule’.
–    Grafiek
Patiënt specifieke grafieken met betrekking tot de metingen en vragenlijsten.
–    Tabel
Patiënt specifiek overzicht met betrekking tot de metingen en vragenlijsten.
–    Portaal
Inloggegevens van patiënt, hier kunt u tevens het wachtwoord van de patiënt resetten.
–    Agenda
Overzicht per kalenderjaar van de afspraken die geweest zijn of gepland zijn met de patiënt.
–    Docs
Overzicht van documenten die bewaard kunnen worden in het systeem.
–    Dossier
Hier vindt u een overzicht van uw dossiers. U kunt filteren op open dossiers en alle dossiers.
–    Medisch
Hierin kunt u de medische gegevens van een patiënt invullen. Deze gegevens gelden voor alle dossiers. Let op: wanneer een patiënt in de intakevragenlijst de medische gegevens invult dan worden deze gegevens ook geplaatst onder de tab medisch.
–    Rapportage
Wanneer u een rapportage opstelt of verstuurd dan vindt u dat hier terug. U kunt een pdf- of een zorgmailrapportage versturen
–    Intake
Onder dit tabje vindt u de intakevragenlijst. De vragenlijst kunt u samen met de patiënt invullen en onderaan de pagina overnemen of u kunt een patiëntenportaal aanmaken zodat de patiënt de intakevragenlijst zelf kan invullen.
–    Kwaliteitschecks
Hier kunt u een check aanmaken zodat de kwaliteit van de dossiers kunnen worden gecheckt.
–    Log
Hieronder vindt u de wijzigingen die zijn gemaakt betreft de afspraken of de basisinfo. Tevens is zichtbaar wie de wijzigingen heeft gemaakt

4.2 Basisgegevens van de patiënt

Onder de button ‘basisinfo’ van de patiënt kunt u de volgende informatie met betrekking tot de patiënt vastleggen.

Deze basisgegevens worden zoveel als mogelijk overgenomen vanuit de wachtlijst. U kunt de gegevens in de loop van de tijd verder aanvullen. Tevens vindt u hier gegevens over de verzekering van de patiënt. Wanneer u inzage in het aantal behandelingen wilt dan dient u de kijken onder de tab polissen.

4.3 Behandeltrajecten

De tab ‘trajecten’ toont alle relevante informatie met betrekking tot behandelingen waarvoor de patiënt nu en in het verleden geholpen is.

Links bovenin wordt een overzicht getoond van de behandeltrajecten. Als er meerdere trajecten lopen of hebben gelopen, wordt automatisch het traject zonder einddatum geselecteerd door deze oranje te kleuren.

Vervolgens kan op de icoon met het witte vakje en blauwe pijltjes geklikt worden zodat er  een venster wordt geopend waar de details van het behandeltraject worden getoond.

4.4 Details behandeltraject

De details van het traject worden aangevuld tijdens of na de eerste afspraak.

Deze informatie is van belang voor de uiteindelijke declaratie van de behandeling.
Vul de gegevens zoveel mogelijk aan en klik op opslaan via het diskette-icoontje.

5. Agendabeheer

5.1 Agenda

U kunt de agenda bereiken via de knop agenda in het hoofdnavigatiemenu. Klik op de knop agenda en de agenda wordt geopend in de laatste gekozen weergave.

 

5.2 Weergave selectie

De agenda kent zes verschillende weergaven, te weten;

–    Dagagenda
–    Groepenagenda
–    Ruimte agenda
–    Week agenda
–    Medewerker agenda
–    Apparaten agenda

Naast de weergave kan de gebruiker bepalen welke periode wordt weergegeven in de agenda.
Klik op de knop ‘deze week’ om terug te gaan naar de actuele datum/week wanneer u vooruit of achteruit heeft gekeken in de agenda.
Klik op de dubbele blauwe pijtjes om direct een volledige maand terug of vooruit te springen in de agenda.
Klik op de enkele blauwe pijltjes om direct een week terug of vooruit te springen in de agenda.
Middels het kalender-icoontje kan de gewenst periode geselecteerd worden. Tevens kan er in de witte balk naast het icoontje zelf een datum ingevuld worden om vervolgens op de knop GO te klikken om naar de desbetreffende datum te gaan.

Sneltoetsen 
Alt + RightWeek verder
Alt + LeftWeek terug
Ctrl + RightMaand verder
Ctrl + LeftMaand terug
Ctrl + UpDeze week
Alt + UpDag terug
Alt + DownDag verder

5.3 Dagagenda

De dagagenda geeft een overzicht van de afspraken in de agenda van de ingelogde gebruiker. Standaard is dat de actuele dag geselecteerd, echter kan de gebruiker ook een andere dag of datum selecteren.

In de dagagenda wordt rechts aangegeven welke mutaties zijn doorgevoerd in uw agenda vandaag, bijvoorbeeld dat een afspraak is vervallen door afzegging van een patiënt. Welke type mutaties u laat zien bepaalt u via de tab agenda bij de persoonlijke instellingen (startpagina – persoonlijke instellingen).

De dagagenda is ook beschikbaar op uw startpagina.

5.4 Groepenagenda

Verzorgt u als praktijk groepsbehandelingen dan vraagt dit aparte aandacht voor wat betreft het plannen van deelnemers. Zie meer informatie over de groepsbehandelingen in het volgende hoofdstuk.

5.5 Ruimte agenda

Deze weergave geeft een overzicht van de geplande afspraken per ruimte. Bij het plannen van een afspraak kunt u een ruimte selecteren. Desgewenst kunt u uw therapeuten in vaste ruimtes plaatsen zodat de ruimte agenda automatisch wordt gevuld. Meer informatie over het inrichten van de ruimtes in het rooster vindt u in de handleiding configuratie.

5.6 Weekagenda

De weekagenda geeft voor een geselecteerde gebruiker alle dagen van de week weer. Via startpagina – persoonlijke instellingen – agenda kunt u het aantal dagen welke getoond moeten worden in de weekweergave zelf bepalen. Wilt u een andere gebruiker selecteren dan kunt u dit ook in het selectiemenu doen.  Klik op het  -icoon om de gebruikerslijst te openen en selecteer een andere gebruiker.

 

5.7 Medewerker agenda

Deze weergave geeft voor alle gebruikers een overzicht van de agenda van vandaag of voor een bepaalde dag in de week.

5.8 Apparaten agenda

Maakt u in de praktijk gebruik  van specifieke apparatuur, zoals een shock wave, dan kan het handig zijn een agenda in gebruik te nemen. Bij het plannen van de afspraak kunt u aangeven welke apparaat/apparaten gereserveerd moeten worden. De apparaten weergave laat zien wanneer de verschillende apparaten gereserveerd zijn.

6. Afspraak inplannen

6.1 Wachtlijst (aanmeldprocedure)

Wanneer u nieuwe patiënten wil inplannen in de agenda dan maakt u gebruik van de wachtlijst. U vindt de knop wachtlijst bovenin het hoofdnavigatie menu. Let op: de wachtlijst wordt gebruikt voor de volgende 3 opties: Een nieuwe patiënt met een nieuwe klacht, een bestaande patiënt met een nieuwe klacht en een patiënt met dezelfde klacht die langer dan 3 maanden niet is behandeld.

Wanneer een patiënt wordt ingepland via de wachtlijst dan wordt er automatisch een patiëntenkaart, traject, dossier en wanneer nodig een patiëntenportaal met intake vragenlijst aangemaakt. Tevens vult u in de wachtlijst registratie een categorie in die vervolgens automatisch wordt ingevuld in het traject.

Klik op de groene plus om een nieuwe inschrijving te maken.

Vul de gevraagde informatie in om de inschrijving compleet te maken. Klik op zoek om de polis informatie van de patiënt op te halen. De polis informatie wordt opgehaald vanuit Vecozo en Fysiovergoeding. Vecozo haalt de verzekering gegevens op, Fysiovergoeding koppelt hier het aantal behandelingen aan.

Wanneer de patiënt nog niet in de agenda geplaatst kan worden dan kunt u de registratie onderaan opslaan middels het diskette-icoontje en blijft de registratie staan op de wachtlijst. De registratie is naderhand weer te openen middels het kladblokje om de patiënt alsnog in de agenda te kunnen plannen.

Wanneer alle gegevens zijn ingevuld kunt bovenop de knop agenda klikken om de patiënt direct in te plannen. U komt dan terecht in de wachtlijst planning in de agenda en kunt direct inplannen.

Wanneer de eerste afspraak voor de patiënt is ingepland dan kunt u ervoor kiezen om de afspraakbevestiging te mailen naar de patiënt. U klikt dan in het pop-upscherm op de envelop.

Wanneer u gebruik van het patiëntenportaal dan kunt u direct een intakevragenlijst voor de patiënt klaarzetten in het portaal. Onderstaande vraag kunt u dan met ‘JA’ beantwoorden. Let op: voor bovenstaande opties dient de patiënt in het bezit van een e-mailadres te zijn.

6.2 Vervolg afspraak inplannen

Het plannen van vervolgafspraken vindt plaats vanuit de agenda. In iedere weergave zoals besproken in hoofdstuk 5 is het mogelijk een afspraak in te plannen. Nadat u een tijdstip hebt gekozen kunt u afspraak inplannen.

6.3 Plannen aan de hand van de laatste geselecteerde patiënt

Links in het selectiemenu staat de laatst geselecteerde patiënt. Als u dubbelklikt op het tijdvak in de agenda kunt u een afspraak plannen voor de betreffende patiënt.

 

6.4 Plannen door invoeren van een deel van de naam

U kunt door te klikken op een leeg tijdvak in de agenda een deel van de naam, het BSN-nummer, de geboortedatum of de postcode van de patiënt invoeren om vervolgens de patiënt te selecteren voor een afspraak. Druk vervolgens op enter om de patiënt op te zoeken.

Een lijst met patiënten wordt getoond die aan de criteria voldoet.

Selecteer vervolgens de patiënt door op het blauwe pijltje voor de patiënt te klikken.

Vervolgens kunt u de afspraak invoeren. Selecteer het traject, de prestatiecode, kies een therapeut, een ruimte en/of een apparaat.

Let op: Alle gegevens kunnen later eenvoudig worden aangepast of toegevoegd.

Direct onder de afspraakgegevens ziet u een beschikbaarheidstabel voor de therapeut, de ruimte en/of het apparaat dat u hebt geselecteerd in de afspraak  (zie de volgende pagina).

  • Groen: het tijdvak is vrij
  • Geel: gekozen tijdvak voor de afspraak die u aan het plannen bent
  • Rood: het tijdvak is bezet

U ziet dus in 1 overzicht of de therapeut, de ruimte en/of het apparaat beschikbaar zijn. Is bijvoorbeeld de ruimte niet beschikbaar dan bent u nu nog in de gelegenheid het tijdstip van de afspraak aan te passen.

In het voorbeeld zijn op het gekozen tijdvak (de gele cellen) zowel de therapeut, de ruimte en het apparaat beschikbaar. Klik op ‘opslaan’ om de afspraak vast te leggen. De agenda wordt weer getoond met de nieuwe afspraak erbij.

6.5 Afspraak wijzigen

U kunt op de naam van de patiënt klikken. Vervolgens komt u in de agenda details terecht en kunt u middels het kladblok-icoontje de afspraak wijzigen.

6.6 Afspraak verplaatsen

Wanneer u de afspraak heeft ingepland staat er een icoontje met een wit vakje met een zwart plusje voor de naam van de patiënt. Wanneer u daar op klikt, dan wordt de patiënt geselecteerd. Klik u dubbel op een  leeg tijdvak in de agenda dan kunt u de patiënt verplaatsen door op verplaats te klikken. Zie onderstaand voorbeeld.

6.7 Afspraak verwijderen

Wilt u een afspraak verwijderen uit de agenda dan opent u de afspraak door op de naam van de patiënt te dubbelklikken en kiest voor ‘verwijderen’.

6.8 Afspraak doorplannen

Wilt u een afspraak doorplannen dan kan dat op twee manieren.

Bij een afspraak staat het icoontje met plusje. Wanneer u daar dubbel op klikt wordt de patiënt geselecteerd. Wanneer u op een tijdstip in de agenda klikt en vervolgens kiest voor ‘opslaan’ is de afspraak gekopieerd.

Een tweede manier om een afspraak door te plannen is een afspraak openen en vervolgens kiezen voor ‘doorplannen’. U kunt vervolgens een nieuw tijdstip invoeren en de afspraak wordt in de agenda gezet. Belangrijk bij het doorplannen van de behandeling is dat er geen afspraakbevestiging wordt verstuurd. Deze dient u handmatig te versturen middels het envelop -icoontje in de agenda details.

Let op: U kunt afspraken alleen wijzigen, verplaatsen of verwijderen als deze nog niet zijn afgehandeld, dat wil zeggen doorgeboekt vanuit verrichtingen – afhandelen. Nadat een afspraak is afgehandeld kan alleen de administratie de gegevens van een afspraak nog aanpassen.

6.9 Notities

U kunt notities bij de patiënt maken en losse notities/to do in de agenda zetten:

Notitie bij de patiënt: Wanneer u een afspraak in de agenda maakt, kunt een notitie toevoegen.

In de agenda afspraak komt een uitroeptekentje te staan. Zo weet u dat er een notitie bij de patiënt gemaakt is.

Een losse notitie: Het maken van een notitie in de agenda kan op twee manieren:
1 – Een notitie maken kan door in een leeg tijdvak van de agenda te gaan staan en hier het /-teken te typen en vervolgens de notitie. Wilt u bijvoorbeeld in uw agenda zetten dat u de oefenzaal moet afsluiten dan gaat u op een leeg tijdvak in de agenda staan en typt u /oefenzaal afsluiten en klikt vervolgens op enter.
2 – Als u dubbelklikt op een leeg tijdstip kan u middels de verschillende tabjes kiezen wat voor item u wilt inbrengen in de agenda. Hier kunt u kiezen voor ‘notitie’.

Een to do: Een to-do-item aanmaken kan op twee manieren:
1 – Door in uw agenda op het groene plusje te klikken bovenaan de dag.
Wilt u een to do item in uw agenda zetten dan kan dat door op het groene plusje te klikken boven in de agenda. U geeft een titel, omschrijving en een tijdstip. Het item staat dan in de agenda en eveneens op uw startscherm van FysioOne. Door op het to-do item te klikken in de agenda opent deze. Hier kunt ook aangeven indien deze afgerond is. Dan verdwijnt hij uit de agenda en van de to do lijst.

2 – Wanneer u dubbelklikt op een leeg tijdstip kunt u middels de verschillende tabjes kiezen wat voor item u wilt inbrengen in de agenda. Hier kunt u kiezen voor ‘to do item’.

7. Behandelgroepen

7.1 Aanmaken behandelgroepen

U kunt via verrichtingen – behandelgroepen nieuwe behandelgroepen aanmaken, of bestaande behandelgroepen wijzigen.
U maakt een nieuwe behandelgroep aan door op de groene plus te klikken. Vervolgens dient u een aantal gegevens in te voeren:

Omschrijving:     Naam van de groep, bv ‘COPD maandag Lindsey’ (handig om naast naam van de groep ook naam van de therapeut en dag op te nemen)

  • Dag: dag waarop de behandelgroep in de agenda komt te staan
  • Starttijd: begintijd van de behandelgroep
  • Eindtijd: eindtijd van de behandelgroep
  • Prestatiecode: de prestatiecode welke de deelnemers in de behandelgroep meegegeven moet worden. Individueel afwijken is mogelijk.
  • Min. deelnemers: minimaal aantal deelnemers in de behandelgroep
  • Max. deelnemers: maximaal aantal deelnemers in de behandelgroep

Vervolgens kunt u klikken op de diskette- icoon. Er wordt nu gevraagd om een therapeut en ruimte te selecteren, vul deze gegevens ook in en sla de groep op. De groep is nu zichtbaar in het overzicht behandelgroepen. Als laatste stap dient u de groep door te plannen, zodat deze zichtbaar wordt in de groepenagenda en de agenda van de desbetreffende therapeut. Dat doet u door op de agenda icoon te klikken.

Er wordt gevraagd welke weken u de groep wil doorplannen. Wilt u dit voor het gehele jaar dan kunt u doorplannen vanaf week 1 t/m 52.

Heeft u dit opgeslagen dan is de behandelgroep zichtbaar in de groepenagenda en in de agenda van de desbetreffende therapeut.

7.2 Inplannen deelnemers

U kunt op twee manieren deelnemers in de behandelgroep plannen.

Voor een langere periode
Deelnemers kunt u voor een langere periode in een behandelgroep plannen. Dit doet u door in de patiëntenkaart op de tab verkopen te klikken.

Aan het einde van de regel bij behandelgroepen klikt u op de groene plus. U dient vervolgens de juiste groep, behandeltraject, prestatiecode en datum te kiezen om de deelnemer in de groep te plannen. Vervolgens kunt u klikken op opslaan om het toevoegen aan de groep af te ronden.

Eenmalig
Desgewenst kunt u ook eenmalig een deelnemer in een behandelgroep plannen. Let op: u kunt alleen maar eenmalig inplannen wanneer er nog een leeg veld beschikbaar is in de groep. Dit is dus afhankelijk van het aantal deelnemers in de groep. Eenmalig inplannen doet u door naar de groepenagenda te gaan en de achternaam van de patiënt in te typen. Vervolgens kan de juiste patiënt geselecteerd worden middels de blauwe pijl.  Wanneer er op de blauw pijl is geklikt wordt er gevraagd om de cliënt eenmalig in de groep te plannen.

U kunt de patiënt ook inplannen door dubbel te klikken op het lege vlak onder de groep. Let op: u dient de patiënt dan al te hebben geselecteerd in de agenda.

7.3 Afhandelen

Wanneer u op de naam van de groep klikt komt u in de groep details terecht. Hier kunt u aangeven of een deelnemer aanwezig of afwezig was, eventueel de prestatiecode aanpassen, de patiënt eenmalig uit de groep verwijderen en de afspraakbevestiging mailen naar de patiënt.

Staat bij de deelnemers het vinkje op aanwezig dan is de behandeling zichtbaar onder de trajecten in de patiëntenkaart en wordt de behandeling doorgezet naar verrichtingen – afhandelen, zodat de behandeling gedeclareerd kan worden.

8. Kunt u hulp gebruiken?

8.1 Wij wensen u veel succes toe!

Heeft u vragen?
Indien u vragen heeft over het informeren van uw team, het activeren van 2-laags authenticatie voor uw praktijk of andere zaken op het gebied van informatiebeveiliging? Neem dan contact op met onze support professionals en zij staan u graag te woord.

Contactgegevens:
SpotOnMedics Supportdesk
T: 088 6600 800
E: support@SpotOnMedics.nl

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht