1.1 Toelichting van het gebruik van het declaratieformulier

Met deze handleiding willen onze professionals uw praktijk informeren over hoe u het beste declaraties van uw medewerkers aan de praktijk kenbaar kunt maken en kunt administreren.

In paragraaf 1.4 kunt u de twee type templates ‘declaratieformulier’ downloaden. U kunt deze bestanden lokaal op de computer van het secretariaat opslaan. Het invullen van deze declaraties gaat als volgt in zijn werk.

Type 1 (Scanformulier PDF): 

• U download het scanformulier PDF-bestand ‘Declaratieformulier’. U print dit bestand en vult de gevraagde gegevens in;
• Onder ‘datum’ noteert u de datum van het opstellen van het declaratieformulier;
• Onder ‘periode’ noteert u de maand waarop het declaratieformulier betrekking heeft;
• Onder ‘bedrag’ vult u het totaalbedrag in van de declaratie dat u aan de werknemer gaat terug betalen (alle bonnen bij elkaar optellen).
• De onderliggende bonnen dienen als bijlage bij het document geleverd te worden. Heeft u één bon? Dan kunt u ervoor kiezen om deze op de voorkant te plakken en het declaratieformulier te scannen. Heeft u meerdere bonnen/facturen? Dan kunt u deze achter het declaratieformulier scannen. Let op: documentatie dient gebundeld aangeleverd te worden in één pdf-document. 
• Na het invoeren van de declaraties kopieert u het bestand als bijlage in een e-mail. Daarna stuurt u het bestand naar het e-mailadres van uw boekhouding (praktijknaam@yukiworks.nl) of upload u het bestand in uw boekhouding. Klik hier voor een instructie;

Type 2 (Excel): 

• U download het Excel-bestand ‘Declaratieformulier’. U kopieert dit bestand naar uw eigen systeem, zodat u altijd een basisbestand heeft;
• Als u de declaraties in gaat voeren kopieert u het basisbestand en voert u de mutaties in op het gekopieerde bestand;
• Achter ‘periode’ noteert u de maand waarop het declaratieformulier betrekking heeft;
• U vult de declaraties in op volgorde van datum;
• Bij de uitgaven noteert u altijd het werkelijk bestede of uitgegeven bedrag;
• De onderliggende bonnen dienen als bijlage bij de spreadsheet geleverd te worden. Let op: documentatie dient gebundeld aangeleverd te worden in één pdf-document. Ga voor meer informatie en/of hulpmiddelen naar paragraaf 1.2;
• Na het invoeren van de declaraties kopieert u het bestand als bijlage in een e-mail. Daarna stuurt u het bestand naar het e-mailadres van uw boekhouding (praktijknaam@yukiworks.nl) of upload u het bestand in uw boekhouding. Klik hier voor een instructie;
• De volgende periode kunt u weer gebruik maken van het declaratieformulier door het basisbestand te kopiëren en de hiervoor genoemde stappen te volgen.

Met deze werkwijze dragen wij er samen zorg voor dat uw administratie altijd bij is en het management een goed beeld heeft van de financiële positie van de praktijk. 

(In het kader van informatiebeveiliging adviseren wij u het gedownloade bestand in een online bestandsbeheer omgeving op te slaan en te bewerken zodat er ook geen informatiebeveiligingsincident kan ontstaan. Voorbeeld van online werken met e-mail en bestanden? Klik hier.)

1.2 Reden gebruik declaratieformulieren

Het proces rondom declaraties van uw medewerkers willen wij graag verbeteren. Op dit moment zien onze financieel specialisten veel bonnen/facturen in de administratie binnenkomen waar met de hand bijgeschreven is dat het aan een bepaalde werknemer uit de praktijk terugbetaald moet worden.

SpotOnMedics Financieel is een platform waar een scan- en herkenmodule is ingebouwd. Wanneer u bijvoorbeeld een bon van de Albert Heijn aanlevert zal deze automatisch herkent worden als leverancier Albert Heijn. De handmatig geschreven tekst waarin staat dat het aan een bepaalde werknemer terugbetaald moet worden zal niet worden herkend. Het aanleveren van declaraties op deze manier is hierdoor foutgevoelig.

Door gebruik te maken van een declaratieformulier is het mogelijk om hierop een herkenningsregel te maken.

Let er op dat de declaratieformulieren niet alleen gebruikt moeten worden voor werknemers, maar ook voor eigenaren indien zij willen dat het voorgeschoten bedrag wordt terugbetaald vanuit de praktijk aan de eigenaar. 

1.3 Bundelen van bonnen in pdf-bestand

Als laatste is het de bedoeling dat u het declaratieformulier samen met de onderliggende bonnen scant, zodat er één pdf-bestand ontstaat. Deze kunt u dan uploaden in SpotOnMedics Financieel. Wanneer u het declaratieformulier en de onderliggende bonnen los van elkaar scant en upload in SpotOnMedics Financieel zullen deze apart van elkaar worden verwerkt. Dit is niet gewenst.

Diverse documenten bundelen naar één pdf-document is gewenst.

U kunt bij de scanner instellingen aangeven dat alle scans bij elkaar in één pdf-document moeten komen. Indien dit op uw scanner niet mogelijk is heeft u ook de mogelijkheid om via een webapplicatie alle documenten tot één pdf-bestand te bundelen.

Hieronder treft u een aantal hulpmiddelen aan voor het bundelen van de documenten in één pdf-bestand. Doe er uw voordeel mee.

1. Hoe meerdere pagina’s scannen naar PDF met scanner;
2. Web applicatie om PDF’s samen te voegen.

1.4 Download de templates (Excel en Scanformulier)

In de vorige paragraaf heeft u toelichting gekregen op de manier waarop het declaratieformulier gebruikt dient te worden. In deze paragraaf heeft u de mogelijkheid om een templates (Excel template en scanformulier PDF template) te downloaden waarin u eenvoudig de declaraties kunt plaatsen.

Klik op onderstaande links om de templates te downloaden en in te vullen. Het bestand heeft twee tabbladen (invul template/voorbeeld template). Ook kunt u de templates downloaden onder ‘downloads’.

Declaratieformulier SoM 2.0 (Excel)

 

2.1 Wij wensen u veel succes!

Heeft u vragen?
Heeft u vragen over het downloaden, gebruiken en toesturen van het declaratieformulier? Neem dan contact op met onze uw financieel implementatie consultant of de SpotOnMedics backoffice.

Contactgegevens:
SpotOnMedics
T: 088 6600 800 (keuze 2)
E: financieel@SpotOnMedics.nl