Handleiding
terug naar overzicht

Inhoudsopgave

1. Gebruik maken van het template

1.1 Toelichting van het gebruik van het declaratieformulier

Met deze handleiding willen onze professionals uw praktijk informeren over hoe u het beste declaraties van uw medewerkers aan de praktijk kenbaar kunt maken en kunt administreren.

In de volgende paragraaf kunt u de template ‘declaratieformulier’ downloaden. U kunt dit bestand lokaal op de computer van het secretariaat opslaan. Als u declaraties in wilt vullen kopieert u het basisbestand en vult u op de kopie uw declaraties in van één kalendermaand. Het invullen van deze declaraties gaat als volgt in zijn werk.

  • U download het Excel-bestand ‘Declaratieformulier’. U kopieert dit bestand naar uw eigen systeem, zodat u altijd een basisbestand heeft;
  • Als u de declaraties in gaat voeren kopieert u het basisbestand en voert u de mutaties in op het gekopieerde bestand;
  • Achter ‘periode’ noteert u de maand waarop het declaratieformulier betrekking heeft;
  • U vult de declaraties in op volgorde van datum;
  • Bij de uitgaven noteert u altijd het werkelijk besteedde of uitgegeven bedrag;
  • De onderliggende bonnen dienen als bijlage bij de spreadsheet geleverd te worden. Let op: documentatie dient gebundeld aangeleverd te worden in één pdf-document. Ga voor meer informatie en/of hulpmiddelen naar paragraaf 1.2;
  • Na het invoeren van de declaraties kopieert u het bestand als bijlage in een e-mail. Daarna stuurt u het bestand naar het e-mailadres van uw boekhouding (praktijknaam@yukiworks.nl) of upload u het bestand in uw boekhouding. Klik hier voor een instructie;
  • De volgende periode kunt u weer gebruik maken van het declaratieformulier door het basisbestand te kopiëren en de hiervoor genoemde stappen te volgen.

Met deze werkwijze dragen wij er samen zorg voor dat uw administratie altijd bij is en het management een goed beeld heeft van de financiële positie van de praktijk. Klik op de hyperlink paragraaf 1.3. om het template te downloaden en aan de slag te gaan.

(In het kader van informatiebeveiliging adviseren wij u het gedownloade bestand in een online bestandsbeheer omgeving op te slaan en te bewerken zodat er ook geen informatiebeveiligingsincident kan ontstaan. Voorbeeld van online werken met e-mail en bestanden? Klik hier.)

1.2 Bundelen van bonnen in pdf-bestand

Als laatste is het de bedoeling dat u het declaratieformulier samen met de onderliggende bonnen scant, zodat er één pdf-bestand ontstaat. Deze kunt u dan uploaden in SpotOnMedics Financieel. Wanneer u het declaratieformulier en de onderliggende bonnen los van elkaar scant en upload in SpotOnMedics Financieel zullen deze apart van elkaar worden verwerkt. Dit is niet gewenst.


Diverse documenten bundelen naar één pdf-document is gewenst.

U kunt bij de scanner instellingen aangeven dat alle scans bij elkaar in één pdf-document moeten komen. Indien dit op uw scanner niet mogelijk is heeft u ook de mogelijkheid om via een webapplicatie alle documenten tot één pdf-bestand te bundelen.

Hieronder treft u een aantal hulpmiddelen aan voor het bundelen van de documenten in één pdf-bestand. Doe er uw voordeel mee.

  1. Hoe meerdere pagina’s scannen naar PDF met scanner;
  2. Web applicatie om PDF’s samen te voegen.

1.3 Download het template

In de vorige paragraaf heeft u toelichting gekregen op de manier waarop het declaratieformulier gebruikt dient te worden. In deze paragraaf heeft u de mogelijkheid om een template  (Excel template) te downloaden waarin u eenvoudig de declaraties kunt plaatsen.

Klik op deze link of onderstaande afbeelding om de template te downloaden en in te vullen. Het bestand heeft twee tabbladen (invul template/voorbeeld template).

2. Kunt u hulp gebruiken?

2.1 Wij wensen u veel succes!

Heeft u vragen?
Heeft u vragen over het downloaden, gebruiken en toesturen van het declaratieformulier? Neem dan contact op met onze uw financieel implementatie consultant of de SpotOnMedics backoffice.

Contactgegevens:
SpotOnMedics
T: 088 6600 800 (keuze 2)
E: financieel@SpotOnMedics.nl

Declaratieformulier van uw medewerkers in Financieel

Laatst gewijzigd door: Niels Rientjes op 14-08-2019 - 13:38:10
  • Financieel
  • Workflow
  • Yuki
  • SpotOnMedics Financieel

Introductie

Als uw praktijk haar financiële administratie(s) bij SpotOnMedics legt en u medewerkers op de loonlijst heeft staan, dan kan het voorkomen dat een medewerker een declaratie bij u indient.  Graag helpen wij uw praktijk op weg om de declaratie op de juiste manier in de boekhouding kenbaar te maken. Op deze manier ontstaat er een strakke en complete boekhouding. Onze specialisten hebben in deze handleiding een declaratieformulier-template beschikbaar gesteld. Doe er uw voordeel mee.

Advies vanuit SpotOnMedics
Wij adviseren u deze handleiding aandachtig door te lezen en gebruik te maken van het door SpotOnMedics beschikbaar gestelde declaratieformulier-template.

Succes!
Dan rest ons niks anders dan uw praktijk veel succes te wensen met het werken  in SpotOnMedics Financieel. Heeft u vragen, dan staat uw financieel implementatie consultant of onze backoffice u graag te woord.

Inhoudsopgave

1. Gebruik maken van het template

1.1 Toelichting van het gebruik van het declaratieformulier

Met deze handleiding willen onze professionals uw praktijk informeren over hoe u het beste declaraties van uw medewerkers aan de praktijk kenbaar kunt maken en kunt administreren.

In de volgende paragraaf kunt u de template ‘declaratieformulier’ downloaden. U kunt dit bestand lokaal op de computer van het secretariaat opslaan. Als u declaraties in wilt vullen kopieert u het basisbestand en vult u op de kopie uw declaraties in van één kalendermaand. Het invullen van deze declaraties gaat als volgt in zijn werk.

  • U download het Excel-bestand ‘Declaratieformulier’. U kopieert dit bestand naar uw eigen systeem, zodat u altijd een basisbestand heeft;
  • Als u de declaraties in gaat voeren kopieert u het basisbestand en voert u de mutaties in op het gekopieerde bestand;
  • Achter ‘periode’ noteert u de maand waarop het declaratieformulier betrekking heeft;
  • U vult de declaraties in op volgorde van datum;
  • Bij de uitgaven noteert u altijd het werkelijk besteedde of uitgegeven bedrag;
  • De onderliggende bonnen dienen als bijlage bij de spreadsheet geleverd te worden. Let op: documentatie dient gebundeld aangeleverd te worden in één pdf-document. Ga voor meer informatie en/of hulpmiddelen naar paragraaf 1.2;
  • Na het invoeren van de declaraties kopieert u het bestand als bijlage in een e-mail. Daarna stuurt u het bestand naar het e-mailadres van uw boekhouding (praktijknaam@yukiworks.nl) of upload u het bestand in uw boekhouding. Klik hier voor een instructie;
  • De volgende periode kunt u weer gebruik maken van het declaratieformulier door het basisbestand te kopiëren en de hiervoor genoemde stappen te volgen.

Met deze werkwijze dragen wij er samen zorg voor dat uw administratie altijd bij is en het management een goed beeld heeft van de financiële positie van de praktijk. Klik op de hyperlink paragraaf 1.3. om het template te downloaden en aan de slag te gaan.

(In het kader van informatiebeveiliging adviseren wij u het gedownloade bestand in een online bestandsbeheer omgeving op te slaan en te bewerken zodat er ook geen informatiebeveiligingsincident kan ontstaan. Voorbeeld van online werken met e-mail en bestanden? Klik hier.)

1.2 Bundelen van bonnen in pdf-bestand

Als laatste is het de bedoeling dat u het declaratieformulier samen met de onderliggende bonnen scant, zodat er één pdf-bestand ontstaat. Deze kunt u dan uploaden in SpotOnMedics Financieel. Wanneer u het declaratieformulier en de onderliggende bonnen los van elkaar scant en upload in SpotOnMedics Financieel zullen deze apart van elkaar worden verwerkt. Dit is niet gewenst.


Diverse documenten bundelen naar één pdf-document is gewenst.

U kunt bij de scanner instellingen aangeven dat alle scans bij elkaar in één pdf-document moeten komen. Indien dit op uw scanner niet mogelijk is heeft u ook de mogelijkheid om via een webapplicatie alle documenten tot één pdf-bestand te bundelen.

Hieronder treft u een aantal hulpmiddelen aan voor het bundelen van de documenten in één pdf-bestand. Doe er uw voordeel mee.

  1. Hoe meerdere pagina’s scannen naar PDF met scanner;
  2. Web applicatie om PDF’s samen te voegen.

1.3 Download het template

In de vorige paragraaf heeft u toelichting gekregen op de manier waarop het declaratieformulier gebruikt dient te worden. In deze paragraaf heeft u de mogelijkheid om een template  (Excel template) te downloaden waarin u eenvoudig de declaraties kunt plaatsen.

Klik op deze link of onderstaande afbeelding om de template te downloaden en in te vullen. Het bestand heeft twee tabbladen (invul template/voorbeeld template).

2. Kunt u hulp gebruiken?

2.1 Wij wensen u veel succes!

Heeft u vragen?
Heeft u vragen over het downloaden, gebruiken en toesturen van het declaratieformulier? Neem dan contact op met onze uw financieel implementatie consultant of de SpotOnMedics backoffice.

Contactgegevens:
SpotOnMedics
T: 088 6600 800 (keuze 2)
E: financieel@SpotOnMedics.nl

Wij ontvangen graag uw feedback over deze pagina. Vult u het formulier in en wij nemen indien nodig contact met u op. Bij voorbaat dank.
Praktijknaam
E-mailadres
Bericht

Op de hoogte blijven?

Schrijf u in voor de maandelijkse SpotOnMedics Academy nieuwsbrief.