1.1 Inleiding

Het kan voorkomen dat retourinformatie die door verzekeraars is aangeleverd achteraf moet worden aangepast. Bijvoorbeeld bij debiteurenrisico of een nabetaling. 

Voor dergelijke gevallen is het via de Declaratie forceren functie in het declaratieoverzicht mogelijk om de status van declaraties te wijzigen. 

LET OP: Deze functionaliteit in momenteel in ontwikkeling en wordt nog verder uitgebreid 

1.2 Wanneer gebruik je Declaratie forceren?

Medewerkers die bij het nieuwe declaratieoverzicht kunnen, kunnen deze functie gebruiken.
Dit zijn over het algemeen het secretariaat en de managers binnen de praktijk. 

Momenteel kan de functie worden gebruikt om debets vanuit ‘Niet toegekend’ of ‘Deels toegekend’ naar ‘Volledig toegekend’ te verplaatsen. Declaraties die zijn nabetaald of waar het debiteurenrisico voor geldt, kunnen hiermee worden aangepast in status.

Let wel: De boekhouding wordt niet automatisch aangepast. Dit moet apart in het boekhoudsysteem van jouw praktijk worden verwerkt, zoals in voorgaande jaren ook het geval was. De omzetrapportages worden wel bijgewerkt. 

Deze functie gebruik je (nog) niet voor: 

• Het dichtzetten van deels toegekende behandelingen waarvoor voor het resterende bedrag een restitutienota is verstuurd.
• Het aanpassen van credits bij ‘Niet toegekend’.
• Het aanpassen van behandelingen die langer dan een maand bij Wachtende staan.

In ontwikkeling: Behandelingen die ‘hangen’ in Wachtende

Binnenkort zal het ook mogelijk zijn om declaraties die bij ‘Wachtende’ staan na 30 dagen te markeren als ‘Volledig toegekend’ of ‘Niet toegekend’. Hiermee kan retourinformatie die wel bij de verzekeraar beschikbaar is, maar niet in ons systeem kon worden verwerkt* alsnog worden doorgevoerd.

*Bijvoorbeeld wanneer de toestemmingsverklaring bij vecozo was verlopen en vecozo de retourinformatie dus niet heeft mogen doorsturen naar ons systeem. In november is bekend gemaakt dat deze retourinformatie niet opnieuw vanuit vecozo zal worden aangeboden.

1.3 Hoe werkt het?

1. Open het nieuwe declaratieoverzicht vanuit het HCI SpotOnMedics systeem
2. Ga naar ‘Niet toegekend’ of ‘Deels toegekend’
3. Stel de filters in bovenin de pagina
   • Bijvoorbeeld het factuurnummer waarop de verzekeraar heeft nabetaald
   • Eventueel de periode waarin de behandelingen plaatsvonden
4. Je hebt nu een lijst van alle behandelingen die op dit factuurnummer door de verzekeraar zijn verwerkt
5. Klik op de behandeling om details te openen en check of het om de juiste behandeling gaat
6. Open de “Geavanceerd” tab. Vanuit hier kan je de status van de behandeling aanpassen
   Ter info: Het word later ook mogelijk om meerdere declaraties tegelijkertijd aan te passen.
7. Selecteer het factuurnummer van de debet die je wil forceren. Indien je niet zeker weet welke de juiste is, raden we je aan contact op te nemen met de zorgverzekeraar.
8. Selecteer een reden voor het forceren en voeg eventueel een meer uitgebreide opmerking toe. Klik vervolgens op Toepassen om de wijziging door te voeren.
9. Er verschijnt een melding als de wijziging succesvol is doorgevoerd. De declaratie is nu verplaatst naar ‘Volledig toegekend’.
   • Indien het gaat om een toeslagcode of zorgproduct, worden ook de bijbehorende behandelingen automatisch in status gewijzigd.Let op: Momenteel kan deze wijziging alleen worden doorgevoerd voor debets, niet credits.
10. In de Geschiedenis tab is de statuswijziging en de opgegeven reden zichtbaar. De wijziging wordt doorgevoerd op hetzelfde factuurnummer; er ontstaan dus geen ‘gaten’ in de boekhouding.
    LET OP!: Houd er rekening mee dat de boekhouding niet automatisch wordt aangepast. Deze dient, net als voorgaande jaren, apart te worden bijgewerkt. De cijfers in de omzetrapportages worden wel aangepast.
11. Ook in HCI SpotonMedics is de wijziging zichtbaar in de agenda details van de behandeling. Bovenin wordt een extra regel getoond met de volgende informatie:
    • Factuurnummer van de originele debet
    • Status afgehandeld (Vecozo ‘nvt’ omdat deze factuur niet verstuurd is)
    • Volledig toegekend tarief (berekend op basis van eerder toegekend tarief)
    • De opgegeven reden voor het aanpassen van de behandeling

De behandelingen staan nu op afgehandeld en kunnen indien nodig gecrediteerd en opnieuw gedeclareerd worden.

Indien je de wilt crediteren, zorg dan dat het vinkje ‘Alle verrichtingen tonen’ aan staat. Anders is de behandeling mogelijk niet zichtbaar.

1.4 Voorbeelden

In verschillende situaties komt de informatie in de agenda details er als volgt uit te zien.

1. Nabetaling van een niet toegekende debet
   Er staat een nieuwe regel bovenaan met het totaalbedrag bij toegekend.
2. Nabetaling van een deels toegekende debet
   Er staat een nieuwe regel bovenaan met het deels toegekende bedrag bij toegekend.
   
3. Debiteurenrisico voor een niet toegekende debet
   In het geval dat de zorgverzekeraar geen toegekend tarief heeft meegestuurd, staat er een nieuwe regel bovenaan met een 0-bedrag bij toegekend.
   
   In het geval dat de zorgverzekeraar wél een toegekend tarief heeft meegestuurd, staat er een nieuwe regel bovenaan met het totaalbedrag bij toegekend.