Het kan voorkomen dat retourinformatie die door verzekeraars is aangeleverd achteraf moet worden aangepast. Bijvoorbeeld bij debiteurenrisico of een nabetaling.
Voor dergelijke gevallen is het via de Declaratie forceren functie in het declaratieoverzicht mogelijk om de status van declaraties te wijzigen.
[MELDING] Deze functionaliteit in momenteel in ontwikkeling en wordt nog verder uitgebreid
Medewerkers die bij het nieuwe declaratieoverzicht kunnen, kunnen deze functie gebruiken. Dit zijn over het algemeen het secretariaat en de managers binnen de praktijk.
Momenteel kan de functie worden gebruikt om debets vanuit ‘Niet toegekend’ of ‘Deels toegekend’ naar ‘Volledig toegekend’ te verplaatsen. Declaraties die zijn nabetaald of waar het debiteurenrisico voor geldt, kunnen hiermee worden aangepast in status.
Let wel: De boekhouding wordt niet automatisch aangepast. Dit moet apart in het boekhoudsysteem van jouw praktijk worden verwerkt, zoals in voorgaande jaren ook het geval was. De omzetrapportages worden wel bijgewerkt.
Deze functie gebruik je (nog) niet voor:
[MELDING] In ontwikkeling…
Behandelingen die ‘hangen’ in Wachtende
Begin 2026 zal het ook mogelijk zijn om declaraties die bij ‘Wachtende’ staan na 30 dagen te markeren als ‘Volledig toegekend’ of ‘Niet toegekend’. Hiermee kan retourinformatie die wel bij de verzekeraar beschikbaar is, maar niet in ons systeem kon worden verwerkt* alsnog worden doorgevoerd.
*Bijvoorbeeld wanneer de toestemmingsverklaring bij vecozo was verlopen en vecozo de retourinformatie dus niet heeft mogen doorsturen naar ons systeem. In november is bekend gemaakt dat deze retourinformatie niet opnieuw vanuit vecozo zal worden aangeboden.
1.Open het nieuwe declaratieoverzicht vanuit het HCI SpotOnMedics systeem
2. Ga naar ‘Niet toegekend’ of ‘Deels toegekend’
3. Stel de filters in bovenin de pagina
5. Je hebt nu een lijst van alle behandelingen die op dit factuurnummer door de verzekeraar zijn verwerkt
6. Klik op de behandeling om details te openen en check of het om de juiste behandeling gaat
7. Open de Geavanceerd tab. Vanuit hier kan je de status van de behandeling aanpassen
[MELDING] In 2026 wordt het ook mogelijk om meerdere declaraties tegelijkertijd aan te passen.
7. Selecteer een reden voor het forceren en voeg eventueel een meer uitgebreide opmerking toe. Klik vervolgens op Toepassen om de wijziging door te voeren.
8. Er verschijnt een melding als de wijziging succesvol is doorgevoerd. De declaratie is nu verplaatst naar ‘Volledig toegekend’.
Let op: Momenteel kan deze wijziging alleen worden doorgevoerd voor debets, niet credits.
9. In de Geschiedenis tab is de statuswijziging en de opgegeven reden zichtbaar. De wijziging wordt doorgevoerd op hetzelfde factuurnummer; er ontstaan dus geen ‘gaten’ in de boekhouding.
[MELDING] Houd er rekening mee dat de boekhouding niet automatisch wordt aangepast. Deze dient, net als voorgaande jaren, apart te worden bijgewerkt. De cijfers in de omzetrapportages worden wel aangepast.
10. Ook in HCI SpotonMedics is de wijziging zichtbaar in de agenda details van de behandeling. Bovenin wordt een extra regel getoond met de volgende informatie:
De behandelingen staan nu op afgehandeld en kunnen indien nodig gecrediteerd en opnieuw gedeclareerd worden.
Indien je de wilt crediteren, zorg dan dat het vinkje ‘Alle verrichtingen tonen’ aan staat. Anders is de behandeling mogelijk niet zichtbaar.
Deze handleiding legt uit hoe je gebruik kunt maken van de functie Declaratie forceren binnen het nieuwe declaratieoverzicht van HCI SpotOnMedics. Deze functionaliteit is ontwikkeld om situaties op te lossen waarin retourinformatie van verzekeraars achteraf moet worden aangepast, bijvoorbeeld bij debiteurenrisico of nabetalingen.
Met Declaratie forceren kun je de status van declaraties handmatig wijzigen, zodat deze correct wordt weergegeven in het systeem. Dit is vooral relevant voor medewerkers van het secretariaat en praktijkmanagers die toegang hebben tot het nieuwe declaratieoverzicht.
Let op:
In deze handleiding vind je:
Het kan voorkomen dat retourinformatie die door verzekeraars is aangeleverd achteraf moet worden aangepast. Bijvoorbeeld bij debiteurenrisico of een nabetaling.
Voor dergelijke gevallen is het via de Declaratie forceren functie in het declaratieoverzicht mogelijk om de status van declaraties te wijzigen.
[MELDING] Deze functionaliteit in momenteel in ontwikkeling en wordt nog verder uitgebreid
Medewerkers die bij het nieuwe declaratieoverzicht kunnen, kunnen deze functie gebruiken. Dit zijn over het algemeen het secretariaat en de managers binnen de praktijk.
Momenteel kan de functie worden gebruikt om debets vanuit ‘Niet toegekend’ of ‘Deels toegekend’ naar ‘Volledig toegekend’ te verplaatsen. Declaraties die zijn nabetaald of waar het debiteurenrisico voor geldt, kunnen hiermee worden aangepast in status.
Let wel: De boekhouding wordt niet automatisch aangepast. Dit moet apart in het boekhoudsysteem van jouw praktijk worden verwerkt, zoals in voorgaande jaren ook het geval was. De omzetrapportages worden wel bijgewerkt.
Deze functie gebruik je (nog) niet voor:
[MELDING] In ontwikkeling…
Behandelingen die ‘hangen’ in Wachtende
Begin 2026 zal het ook mogelijk zijn om declaraties die bij ‘Wachtende’ staan na 30 dagen te markeren als ‘Volledig toegekend’ of ‘Niet toegekend’. Hiermee kan retourinformatie die wel bij de verzekeraar beschikbaar is, maar niet in ons systeem kon worden verwerkt* alsnog worden doorgevoerd.
*Bijvoorbeeld wanneer de toestemmingsverklaring bij vecozo was verlopen en vecozo de retourinformatie dus niet heeft mogen doorsturen naar ons systeem. In november is bekend gemaakt dat deze retourinformatie niet opnieuw vanuit vecozo zal worden aangeboden.
1.Open het nieuwe declaratieoverzicht vanuit het HCI SpotOnMedics systeem
2. Ga naar ‘Niet toegekend’ of ‘Deels toegekend’
3. Stel de filters in bovenin de pagina
5. Je hebt nu een lijst van alle behandelingen die op dit factuurnummer door de verzekeraar zijn verwerkt
6. Klik op de behandeling om details te openen en check of het om de juiste behandeling gaat
7. Open de Geavanceerd tab. Vanuit hier kan je de status van de behandeling aanpassen
[MELDING] In 2026 wordt het ook mogelijk om meerdere declaraties tegelijkertijd aan te passen.
7. Selecteer een reden voor het forceren en voeg eventueel een meer uitgebreide opmerking toe. Klik vervolgens op Toepassen om de wijziging door te voeren.
8. Er verschijnt een melding als de wijziging succesvol is doorgevoerd. De declaratie is nu verplaatst naar ‘Volledig toegekend’.
Let op: Momenteel kan deze wijziging alleen worden doorgevoerd voor debets, niet credits.
9. In de Geschiedenis tab is de statuswijziging en de opgegeven reden zichtbaar. De wijziging wordt doorgevoerd op hetzelfde factuurnummer; er ontstaan dus geen ‘gaten’ in de boekhouding.
[MELDING] Houd er rekening mee dat de boekhouding niet automatisch wordt aangepast. Deze dient, net als voorgaande jaren, apart te worden bijgewerkt. De cijfers in de omzetrapportages worden wel aangepast.
10. Ook in HCI SpotonMedics is de wijziging zichtbaar in de agenda details van de behandeling. Bovenin wordt een extra regel getoond met de volgende informatie:
De behandelingen staan nu op afgehandeld en kunnen indien nodig gecrediteerd en opnieuw gedeclareerd worden.
Indien je de wilt crediteren, zorg dan dat het vinkje ‘Alle verrichtingen tonen’ aan staat. Anders is de behandeling mogelijk niet zichtbaar.